BIS Videoconference: Visueel vergaderen zonder reistijd of files

Transcriptie

1 BIS Videoconference: Visueel vergaderen zonder reistijd of files De grootste voor presentatie, informatie en communicatieruimtes advies installatietechniek inrichting onderhoud

2 STAP UIT DE FILE MET BIS VIDEOCONFERENCE Onderzoek van Synovate/Interview NSS eind 2007 toont aan dat de Nederlandse werknemer gemiddeld bijna 3,5 uur per week aan vergaderen besteedt. In totaal kost het vergaderen in Nederland alleen al aan loonkosten 60 miljard euro per jaar: 30 miljard aan vergadertijd, 16 miljard aan voorbereidingstijd en 14 miljard aan reistijd. De conclusie is dus gerechtvaardigd dat de gang van zaken binnen moderne zakelijke en institutionele organisaties zich kenmerkt door de talloze vergaderingen die worden gehouden. Managers overleggen met managers, leidinggevenden met uitvoerenden, raden van bestuur met commissarissen, verkopers met relaties, etc. etc. Het met elkaar delen van de juiste informatie op een efficiënte en effectieve manier is inmiddels voor heel veel organisaties een kritische succesfactor geworden. Daarom is het van groot belang om veel aandacht te besteden aan de manier waarop wordt vergaderd en overlegd. BIS Videoconference is een speciale divisie binnen BIS die zich geheel gespecialiseerd heeft in het adviseren, realiseren én onderhouden van professionele videoconference systemen die de snelheid van telefonisch overleg combineren met de ontegenzeggelijke kracht van het beeld. De moderne communicatie apparatuur garandeert dat u zonder tijdsverlies en zonder reis- en verblijfskosten kunt vergaderen met anderen aan de andere kant van Atlantische oceaan, maar ook met mensen in een ander pand in dezelfde stad. Vanachter uw bureau in uw eigen omgeving! De kwaliteit van de moderne systemen voor videoconference is zo goed dat het is alsof uw gesprekspartner zich bij u in dezelfde ruimte bevindt. Het beleggen van een (internationale) vergadering was nog nooit zo eenvoudig! BIS is officieel partner van een aantal wereldwijd gerenommeerde fabrikanten, die hoogwaardige producten en oplossingen produceren voor deze bijzonder dynamische branche. Onze professionals zijn dan ook gespecialiseerd in het perfect werkend installeren en onderhouden van deze hoogwaardige oplossingen. WIST U DAT; Minstens 70% van de communicatie tussen mensen door middel van stemklank en lichaamstaal plaatsvindt en wanneer het gaat om de uiting van gevoelens zelfs 55% van de communicatie bestaat uit lichaamstaal, 38% geuit wordt door de stemklank en slechts 7% wordt gecommuniceerd door middel van woorden? Bron: Onderzoek Amerikaanse psycholoog Mehrabian.

3 KWANTITATIEVE EN KWALITATIEVE VOORDELEN VIDEO- CONFERENCE De voordelen van vergaderen met behulp van videoconference zijn enorm en eenvoudig te onderscheiden in kwalitatieve en kwantitatieve voordelen. Wij zetten ze graag even voor u op een rijtje. Kwantitatieve voordelen (in euro s uit te drukken) Het besparen van reiskosten Het besparen van niet productieve uren onder de reistijd Het besparen van hotelkosten Geen onnodige declaraties ter plaatse Geen onnodige internationale telefoon en internetkosten Besparing op afschrijvingskosten bedrijfsauto s door uitsparing van kilometers Kwalitatieve voordelen (niet in euro s uit te drukken) Spaar het milieu door lagere CO2-uitstoot, lager benzinever - bruik en minder filedruk Snellere en effectievere besluitvorming Eenvoudiger profiteren van kennis en kunde op andere locaties Verbeterde communicatie met collega s, thuiswerkers Verbeterde communicatie met klanten en andere externe stakeholders Efficiënter gebruik van de beschikbare werktijden; meer declarabele uren Verbeterde balans tussen werk en privé-leven van werknemers Kortere en effectievere meetings in vergelijking met fysieke vergaderingen Verhoging productiviteit Nooit meer te laat bij een afspraak Minder misverstanden vergeleken met telefonisch/ overleg Hogere efficiency dan bij telefonisch vergaderen Ad-hoc strategisch overleg hoeft niet meer te wachten en behoudt zijn kracht van het moment Geen Jetlag onder werknemers bij intercontinentale vluchten VERANTWOORD ONDERNEMEN: SPAAR HET MILIEU Aandacht voor het milieu is helemaal in. En dat is goed. De snelle opwarming van de aarde, als gevolg van de enorme CO2-uitstoot, en alle schadelijke gevolgen daarvan vragen om structurele maatregelen waarmee de schade aan het milieu kan worden beperkt. Inmiddels zijn meerdere van dit soort maatregelen bedacht: van het ontwikkelen van alternatieve energiebronnen tot het planten van een boom per verkochte auto; allemaal maatregelen die er op gericht zijn de CO2-uitstoot te verminderen. Ook videoconference biedt een mogelijkheid om de druk op het milieu te verlichten. Het beperkt de noodzaak van (vlieg)reizen, waardoor de uitstoot van CO2 vermindert. Daarnaast daalt het benzineverbruik en neemt het aantal files af. Steeds meer organisaties ontdekken dat en kiezen alleen al om die reden voor het gebruik van videoconference. Daar komt nog bij dat uit wereldwijd onderzoek blijkt dat organisaties die daadwerkelijk serieus met het milieu omgaan beter door het publiek worden beoordeeld en dus een competitive advantage hebben boven bedrijven die dat niet doen. U helpt niet alleen het milieu, u profiteert zelf ook. TOEPASSINGEN De toepassingen met videoconference zijn haast oneindig. Hieronder vindt u een indruk van de mogelijkheden die videoconference u biedt. Management Meetings Algemeen overleg Expert/Kennisdeling op afstand Sollicitatie gesprekken op afstand Broadcasting/archiving management mededelingen R&D ondersteuning snellere time to market Training/Educatie groepen Helpdesk activiteiten Intensiveren persoonlijk contact Stimuleren vertrouwen (top)klanten

4 VAN VIDEOCONFERENCE NAAR EEN COMPLETE MULTIMEDIA OMGEVING De videoconference systemen die BIS aanbiedt staan voor een breed oplossingsportfolio, optimale kwaliteit in audio en video én hoge mate van gebruiksgemak. Naast de tweeweg vergadering (tussen twee kantoren) bieden de oplossingen van BIS verschillende mogelijkheden tot een volledige multimedia omgeving waarbij u optimaal gebruik kunt maken van samenwerkingstechnologie in de breedste zin van het woord. Enkele voorbeelden hiervan zijn: 1. Het delen van PC beelden Met de grootste eenvoud bieden de oplossingen van BIS u de mogelijkheid om de interactiviteit tijdens een vergadering te optimaliseren door simpelweg uw pc te verbinden via een kabel aan uw videoconference oplossing. Met één enkele druk op de knop benadert én toont u bijvoorbeeld Excel sheets, PowerPoint presentaties, een interne software tool of een internetpagina. Ideaal om informatie te delen met je gesprekspartner aan de andere kant. 2. Contact met meerdere kantoren in één vergadering BIS biedt u oplossingen die u in staat stellen om eenvoudig meerdere kantoren te betrekken in dezelfde vergadering. De technologie die dit mogelijk maakt wordt omschreven als Multi-site. De 5+1 lay-out stelt u in staat om met een natuurlijke regie uw vergaderingen te beleggen. De hoofdspreker wordt middels Voice Activation automatisch in het hoofdscherm geplaatst waarnaast de overige deelnemers klein worden weergegeven. 3. Firewall traverso Denkt u na over videoconferencing tussen externe LAN omgevingen en voorziet u uitdagingen op het gebied van het doorlaten van video verkeer tussen de verschillende Firewalls? U wilt eigenlijk de firewall in tact laten, geen externe mensen in hoeven te schakelen om constant de juiste poorten open te zetten en opteert bovendien voor een mogelijkheid om een intern nummerplan te creëren? Geen nood! BIS biedt hiervoor de juiste oplossing met de firewall traversal technologie. 4. Integratie in Cisco IP Telefonie Heeft uw organisatie onlangs een IP telefonie oplossing geïmplementeerd of zit u hier wellicht aan te denken? Om de stap naar videocommunicatie zo eenvoudig mogelijk te maken biedt BIS in samenwerking met Cisco u specifieke mogelijkheden om de systemen op de Call Manager aan te sluiten en u alle denkbare functionaliteiten aan te bieden om spraak data en video op één veilig netwerk te integreren.

5 5. 3G technologie Dankzij de 3G Gateway kunnen mobiele telefoongebruikers volkomen plaatsonafhankelijk face-to-face videogesprekken voeren. Zo kan men met een 3G (derde generatie) mobiel toestel vanuit een hotelkamer in Londen deelnemen aan een videoconference met een collega in Chicago en een klant in Peking. Flexibeler kan niet. 6. Webconferencing In samenwerking met Microsoft heeft BIS mogelijkheden om middels een LCS server professionele visuele communicatie oplossingen te combineren met de webcam technologie, waarmee een einde wordt gemaakt aan de beperkingen die webconferencing van oorsprong met zich mee bracht. 7.Systeem management en online boeken Om uw systemen zo efficiënt mogelijk te beheren en te bedienen, levert en installeert BIS een systeem management tool. Naast beheer kunt u systemen reserveren, boeken en uitgebreide statistische informatie uit de systemen filteren. Vanuit beheersperspectief een absolute must!

6 VOOR IEDERE TOEPASSING HET JUISTE SYSTEEM Om de gewenste functionaliteit en efficiency van videoconference te realiseren, is het van groot belang dat het systeem optimaal wordt afgestemd op de gebruikerseisen en toepassing(en). Omdat de mogelijke toepassingen van videoconference enorm verschillen biedt BIS u ook een uiteenlopend assortiment van videoconference oplossingen. Van portable PC systemen geschikt voor telewerken tot high-end multimedia boardroom oplossingen voor structurele directie vergaderingen tussen internationale hoofdkantoren. Om u een idee te geven van de verschillende oplossingen, die BIS biedt, hebben we de systemen onderverdeeld in de volgende categorieën. Mobiele PC videoconference oplossingen Met uw eigen laptop vanaf iedere willekeurig locatie visueel kunnen communiceren? Of u nu thuis, in het park, op het vliegveld of vanuit uw hotel face-to-face meetings wilt houden met collega s, managers of klanten, BIS heeft de oplossing voor u. Het enige dat u hiervoor nodig heeft is een PC met webcam en de juiste videoconference applicatie. Het gebruiken van deze server-based applicatie is zeer eenvoudig doordat hij op het centrale netwerk wordt aangesloten. Eén druk op de knop is voldoende om een verbinding op te bouwen. Video calls kunnen één op één of in een groep worden opgezet en het behoort zelf tot de mogelijkheden om deze meetings in te plannen. Met dit systeem bent u zeer flexibel en maakt u eenvoudig face-tot-face contact over de hele wereld. Videoconference systemen voor de individuele werkplek BIS biedt meerdere oplossingen om vanachter uw bureau snel individueel contact te leggen met bijvoorbeeld collega s, leveranciers, een expert of uw direct leidinggevende. Middels een compact en stijlvol display op voet met geïntegreerde camera start u met één druk op de knop uw video overleg. Ideaal voor (één-op-één) besprekingen die je liever niet over de telefoon doet maar waarvoor je ook geen geavanceerde, multi-site oplossing nodig hebt. Flexibele systemen voor flexibele toepassingen Kunt of wilt u niet een specifieke ruimte volledig inrichten voor videovergaderingen? Of wilt u al bestaande apparatuur integreren in de aan te schaffen videoconference oplossing? Of bent u op zoek naar verplaatsbare systemen om in meerdere ruimtes te kunnen toepassen? Ook dan heeft BIS perfecte oplossingen voor u. Zo levert BIS modulair opbouwbare systemen, die bestaan uit een HD camera en codec. Deze sluit u eenvoudig aan op ieder willekeurig flatpanel display en u bent klaar om uw meeting te beginnen. Ideaal als u flexibel wilt zijn. Over flexibiliteit gesproken. Die levert BIS ook met de all-in-one systemen van enkele gerenommeerde fabrikanten. U krijgt een volledige videoconference oplossing in één eenvoudig verplaatsbare unit, die u overal kunt inzetten. Het voordeel van deze systemen is dat de bediening zeer eenvoudig is en de audiokwaliteit in veel gevallen hoger is dan bij modulair opbouwbare systemen.

7 Multifunctionele videoconference oplossingen voor middelgrote vergaderruimtes Wilt u met meerdere personen aan een videoconference deelnemen en daarbij eventueel met meerdere locaties verbinding maken? Dan is het belangrijk dat u kiest voor een systeem met een camera die de mogelijkheid biedt zowel de gehele groep in beeld te brengen als individuele sprekers goed uit te lichten. Maar ook de externe deelnemers moeten voor iedereen duidelijk zichtbaar zijn, zodat een voldoende groot display een must is. Natuurlijk kunt u bij BIS ook voor deze systemen terecht. Onze specialisten adviseren u graag over welke oplossing in uw ruimte het best past. High-end oplossing voor high-end meetings Ook voor high-end multimedia boardroom videoconference oplossingen, zoals voor het houden van structurele directievergaderingen tussen internationale hoofdkantoren, kunt u op BIS vertrouwen. BIS, marktleider op het gebied van presenteren, informeren en communiceren, weet hoe belangrijk de juiste overdracht van informatie is en welke rol beeld en geluid hierin spelen. De high-end videoconference oplossingen van BIS voldoen dan ook aan de hoogste eisen op het gebied van kwaliteit en betrouwbaarheid. Camera s met de hoogste resoluties en nieuwste technologieën vormen samen met hoogwaardige plasma of LCD displays de spil van uw vergadering. Door gebruik te maken van meerdere displays worden zowel de individuele deelnemers, sprekers als presentatie perfect weergegeven. Natuurlijk zijn deze systemen ook uitgerust met de beste luidsprekers en microfoons zodat ook de gesproken informatie perfect wordt overgebracht. Audioconferencing Hoewel het een groot voordeel is om uw vergaderpartners te kunnen zien, zijn er ook situaties denkbaar waarin een telefonische of audioconference voldoende is. Ook voor deze situaties heeft BIS een aantal fantastische mogelijkheden in huis met speciale vergadertelefoons. Over de gehele wereld zijn vergadertelefoons aanwezig in kantooromgevingen en als u er zelf ook één of meerdere heeft, is het geen enkel probleem meer om met collega s, klanten en/of leveranciers op deze locaties in groepsverband te vergaderen. Onze vergadertelefoons leveren een uitstekende kwaliteit als het gaat om geluid en verstaanbaarheid, kunnen eenvoudig worden aangesloten op een analoge telefoonlijn en zijn zeer gebruikervriendelijk.

8 INTERACTIEVERE VIDEOCONFERENCE DOOR OOGCON- TACT BIS heeft een videoconference oplossing waarmee u persoonlijk contact met uw gesprekspartner heeft: de Eye Catcher. Bij dit systeem is de camera zodanig gepositioneerd dat u elkaar recht in de ogen kijkt en u op een heel natuurlijke manier met elkaar communiceert. Uw videoconferences worden enerzijds interactiever en efficiënter, terwijl het u anderzijds minder inspanning kost om bij de rapportage en/of vergadering betrokken te blijven. Ook de hoogwaardige kwaliteit van de camera en de zeer goede audio weergave dragen bij aan het succes van dit systeem. VIDEOCONFERENCE IN HD KWALITEIT Videoconference is een technologie die al enige jaren bestaat, maar pas heel recent sterk aan populariteit wint. Heel veel organisaties, voor wie het concept op zich heel interessante voordelen bood, gingen in het verleden toch niet op videoconference over. Dit vanwege de snelheid (of beter: de traagheid) van de verbindingen en de (te) lage kwaliteit van het beeld. Dit ligt inmiddels volstrekt anders. Door de sterke technologische ontwikkelingen zijn de moderne videoconference systemen de traagheid voorbij en is de beeldkwaliteit spectaculair verbeterd. Bijvoorbeeld door toepassing van de HD technologie. Met de BIS Eye Catcher kunt u ook met meerdere mensen (achter dezelfde unit) tegelijkertijd vergaderen en met behulp van de afstandsbediening op uw gesprekspartners inzoomen. Tevens is het mogelijk om met mensen op meerdere locaties te vergaderen, waarbij het geen probleem is om ook connectie te maken met andere videoconference systemen. Natuurlijk kunt u uw laptop op het systeem aansluiten en dankzij de standaard geleverde software worden de laptop-beelden gepresenteerd op het videoconference systeem van uw gesprekspartners. Ideaal voor rapportages. BIS levert ook systemen die het beeld weergeven in HD kwaliteit (minimaal 1920x1080 pixels). Dankzij de high definition beeldtechnologie is de beeldweergave zeer detailrijk, uiterst scherp en met een hoog contrast. Maar dat is niet alles dankzij de HDMI connectiemogelijkheden worden niet alleen uw gesprekspartners levensecht weergegeven, ook de weergave van presentaties (data, grafieken, spreadsheets etc.) laat helemaal niets te wensen meer over. De kwaliteit is verbazend. Het effect verbluffend. BIS REALISEERT DE JUISTE INRICHTING VAN DE VIDEOCONFERENCE OMGEVING Het succes van videoconferencing valt of staat met hoe de gesprekspartners op elkaar overkomen. Als het beeld immers te overdreven rood overkomt, de deelnemers als postzegels tegen de achterwand lijken te plakken en de microfoon vrolijk gaat rondzingen, dan is videoconferencing geen alternatief voor een traditionele vergadering. Om overtuigend via videoconference te kunnen communiceren, moet dezelfde sfeer worden gecreëerd als die waarin men het persoonlijk contact met de relatie wil laten verlopen. Het moet een verlengstuk worden van de eigen persoonlijkheid en van de vertrouwde vergaderruimte. Bovendien dient de functionaliteit zorgvuldig te worden afgestemd op de betreffende doelgroep en de toepassingsgebieden. Daar is dan meer voor nodig dan alleen goed werkende apparatuur en snelle IP en/of ISDN verbindingen.

9 BIS is zich bewust van de invloed die kleurgebruik, akoestiek en licht hebben op de kwaliteit van de video vergadering en onze gespecialiseerde videoconference adviseurs adviseren u dan ook niet alleen graag over de meest geschikte videoconference oplossing voor uw situatie maar denken ook graag met u mee als het gaat om de totale inrichting van de vergaderruimte. Samen met u, en eventueel in overleg met één van onze eigen binnenhuisarchitecten, worden alle elementen voor een efficiënte en sfeervolle vergadering perfect op elkaar afgestemd. MAAK UW VIDEOCONFERENCE RUIMTE AF MET DE HOOGWAARDIG AVINTERIOLINE Naast kleurgebruik, akoestiek en verlichting speelt ook het meubilair een belangrijke rol. Zo moet de vergadertafel optimaal afgestemd worden op het maximaal aantal gebruikers van het videoconference systeem én wordt het overzicht tijdens de vergadering bevorderd wanneer deelnemers zich niet te ver van elkaar bevinden. Daarnaast moet de camera iedere deelnemer in beeld kunnen brengen en moet andersom iedere afzonderlijke deelnemer optimaal zicht op het display hebben. BIS biedt een zeer complete lijn, prachtig vormgegeven AV meubilair en vergadertafels die zeer geschikt zijn voor in videoconference ruimtes: de BIS AvinterioLine. Dankzij deze ergonomisch ontworpen en kwalitatief hoogwaardige meubellijn bent u niet alleen verzekerd van optimale en comfortabele videovergaderingen maar kunt u tevens alle apparatuur op een bijzondere manier in uw interieur integreren. De tafels bieden plaats aan twee tot 20 personen en in de handige 19 meubels kunt u netjes uw randapparatuur wegwerken. Met de AvinterioLine geeft u een extra dimensie aan uw videoconference ruimte.

10 BEREKEN ONLINE UW VOORDEEL Het zal u duidelijk zijn. Videoconference is goed voor het milieu én voor uw portemonnee. Alleen zeggen dat het goed voor uw portemonnee is, is nog wat anders dan het bewijzen. Maar ook het bewijs verzorgen wij graag voor u. Vul de online ROI calculator op onze website in en overtuig uzelf OPTIMAAL GEBRUIKEN MET DE BIS VIDEOCONFERENCE TRAINING U wilt een videoconference oplossing én de zekerheid dat uw medewerkers er optimaal gebruik van maken? De BIS Videoconference training biedt u en uw gebruikers uitkomst. In deze training wordt stap voor stap de werking van de apparatuur uiteengezet en worden uw gebruikers bekend gemaakt met de vele functionaliteiten en mogelijkheden die de oplossing biedt. Na het volgen van deze training maken uw medewerkers vol enthousiasme gebruik van het systeem en haalt uw organisatie optimaal rendement uit deze waardevolle investering. VIDEOCONFERENCE HUREN Bent u nog niet helemaal overtuigd van de voordelen van videoconference? Wilt u eerst proefondervindelijk vaststellen wat de voordelen voor u zijn? Dan kunt u bij BIS een compleet ingerichte vergaderruimte huren. Deze luxueuze ruimte is geschikt voor gezelschappen tot twaalf personen en biedt alle faciliteiten die u nodig heeft voor een succesvolle vergadering zoals een data/videoprojector met projectiescherm, een plasmascherm, een (interactief) whiteboard en van een compleet systeem voor videoconference. Tevens verzorgt BIS vóór, tijdens of na de vergadering de catering voor u.

11 BIS ALGEMEEN BIS, de grootste voor advies, inrichting én onderhoud van presentatie, informatie en communicatieruimtes levert AV & ICT totaaloplossingen aan de zakelijke en institutionele eindgebruiker. BIS is gespecialiseerd in het realiseren van zowel dynamische als complexe AV & ICT solutions, conference systemen en digital signage (visual information transfer) oplossingen, die wij combineren met een uitgebreid programma professionele, technische services. BIS heeft een paar honderd mensen in dienst, verspreid over strategisch gelegen vestigingen in de Benelux. Als marktleider realiseren en onderhouden wij jaarlijks duizenden presentatie, informatie en communicatieruimtes. GESPECIALISEERDE MARKTTEAMS BIS heeft een achttal gespecialiseerde marktteams, waarvan de teamleden zeer specialistische kennis en ervaring hebben op het gebied van het inrichten en onderhouden van presentatie, informatie en communicatieruimtes binnen die betreffende doelmarkt. De marktteams van BIS zijn: BIS Corporates BIS Education BIS Institutes BIS Offshore BIS Government BIS Hospitality Health Care BIS Worship Juist door de inzet van onze verticale gespecialiseerde teams, kunnen onze klanten er zeker van zijn dat ze de meest optimale oplossing voor hun situatie en hun branche geadviseerd krijgen. Een ander voordeel van deze aanpak is dat de BIS marktteams de ontwikkelingen en behoeften die ze in hun markt signaleren terugkoppelen naar onze fabrikanten, die deze informatie gebruiken als input voor hun R&D-programma s. Op deze manier worden producten en oplossingen steeds beter op de marktwensen afgestemd. BIS REALISEERT ÁL UW AV & ICT SOLUTIONS BIS, de grootste voor presentatie, informatie en communicatieruimtes, adviseert, realiseert, installeert, onderhoudt én beheert alle denkbare AV & ICT Solutions, conference systemen en Digital Signage oplossingen; voorzien van een uitgebreid programma doordachte services. BIS heeft tevens een naam hoog te houden op het gebied van zakelijke evenementen en audiovisuele producties. Dankzij een regionale spreiding met vijf vestigingen, zitten we altijd bij u in de buurt en al onze werknemers staan voor u klaar. SHOWROOM Alle BIS vestigingen m.u.v. BIS Delft beschikken over een volledig ingerichte showroom waar bezoekers kunnen zien en ervaren wat wij bedoelen met uiterst complete AV & ICT oplossingen. In elke hoek van onze showroom hebben wij een specifiek concept opgesteld. Al deze oplossingen tezamen geven een duidelijk beeld van de veelzijdige mogelijkheden, die wij voor u in huis hebben. Complete AV & ICT Solutions waarbij beeld, licht, geluid en ICT-infrastructuur volledig op elkaar én op uw behoeften zijn afgestemd. Op afspraak is er iemand aanwezig om u in de showroom rond te leiden.

12 BIS Ridderkerk Tel. +31 (0) Fax. +31 (0) BIS Amsterdam Tel. +31 (0) Fax. +31 (0) BIS Delft Tel. +31 (0) Fax. +31 (0) BIS Eindhoven Tel. +31 (0) Fax.+31 (0) BIS Mechelen Tel. +32 (0)15/ Fax. +32 (0)15/