De fiets van de zaak verdwijnt;

Transcriptie

1 De fiets van de zaak verdwijnt; of toch niet? Brainstormen over het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden in het licht van de CAO Gehandicaptenzorg en de Werkkostenregeling

2 Agenda 1. Kennismaken en doelstelling 2. De Werkkostenregeling: werking en actualiteiten 3. Het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden en de CAO Gehandicaptenzorg 4. Het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden en de Werkkostenregeling 5. Brainstormen over het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden 2

3 2.De Werkkostenregeling werking en actualiteiten 3

4 Werkkostenregeling in werking Vergoeding of verstrekking aan werknemers in de trechter Niet in forfait: *Belaste vergoeding *Gebruteerde vergoeding *Intermediaire vergoeding *Geen loon (kleine attenties) Valt onder een gerichte vrijstelling, dus wordt niet tot het loon gerekend Valt in het forfait Valt onder een 0-waardering, of Valt onder een forfaitaire waardering overschrijding forfaitaire ruimte: belast met 80% eindheffing forfaitaire ruimte: 1,2% van de loonsom vrijgesteld Verschuldigdheid van loonheffing verschuift van werknemer naar werkgever als de werkgever kiest voor eindheffing in plaats van voor individueel loon 4

5 Werkkostenregeling in 2015 Definitieve invoering per 1 januari 2015 voor alle werkgevers Forfait naar 1,2% van de loonsom Concernregeling voor vennootschappen Jaarlijkse afrekensystematiek Beperkte invoering noodzakelijkheidscriterium voor communicatie- en digitale hulpmiddelen. Vervallen van onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen voor een aantal werkplek-gerelateerde voorzieningen. Personeelskortingenregeling 5

6 Gerichte vrijstellingen: uitbreiding per Extraterritoriale kosten Kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking Inschrijving in een beroep(kwaliteits)register Outplacement Vakliteratuur Kosten van EVC-procedure Tijdelijke verblijfskosten Vergoedingsregeling voor reiskosten (tot 0,19) Verhuiskosten Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter - bij overwerk, koopavonden, dienstreizen, lunchvergaderingen, therapeutisch mee-eten e.d. Product eigen bedrijf-regeling / personeelskortingen Arbo-voorzieningen Voorzieningen volgens noodzakelijkheidscriterium (gereedschappen en ICT-apparatuur) 6

7 Nihilwaardering: indikking per Voorzieningen in redelijkheid die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: nihil a) Genot van voorzieningen op de werkplek (inrichting werkplek in brede zin) Computer, kopieerapparaat, telefoon, fietsenstalling, parkeergelegenheid, fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei e.d) b) Consumpties Op de werkplek, ongeacht werktijd c) Werkkleding en reinigingskosten, ter beschikking gesteld - Uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt (uniform of logo > 70cm 2 ); of - die achterblijft Wordt kleding die normaal achterblijft, mee naar huis genomen om te wassen, dan geldt de nihil waardering niet (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten) 7

8 Werkkostenregeling / Waarderingsregels Voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: forfaitaire waarde a) Maaltijden - 3,20 per maaltijd (bedrag 2015) Forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner) b) Huisvesting en inwoning - 5,40 per dag (bedrag 2015) Inclusief energie, water, bewassing c) Kinderopvang, cf. Wet kinderopvang Aantal uren * uurprijs volgens Wet kinderopvang - 6,84 per uur (bedrag 2015) Buiten de werkplek: factuurwaarde of w.e.v. 8

9 Noodzakelijkheidscriterium Uitgangspunt: Als de werkgever een voorziening in het kader van zijn bedrijfsvoering redelijkerwijs noodzakelijk acht, mag deze onbelast aan de werknemer vergoed of verstrekt worden. De voorziening moet zonder meer nodig zijn; zonder de voorziening kan de dienstbetrekking niet goed worden uitgeoefend en dat impliceert dat de voorziening in ieder geval daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking gebruikt wordt. Bij einde van dat noodzakelijke gebruik: inleveren of afrekenen tegen netto loon! 9

10 Noodzakelijkheidscriterium / gereedschappen Introductie van het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Gereedschappen: Wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren; kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt; en de gezamenlijke voorwerpen die voor het verrichten van een werkzaamheid nodig zijn, zoals: werktuigen van een ambachtsman: hamer of duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair. 10

11 Noodzakelijkheidscriterium / communicatie e.d. Introductie van het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur: ICT-middelen zoals desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons, zoals smartphones; en soms printers; en alle vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden; en bij deze voorzieningen behorende gebruik van datatransport zoals dongel of een abonnement via een 4G-kaartje; alsmede voor het gebruik in het kader van de dienstbetrekking benodigde programmatuur en dergelijke. 11

12 Noodzakelijkheidscriterium Omstandigheden zijn bepalend: De werknemer is verplicht tot teruggaaf van de voorziening of tot (netto) betaling van de restwaarde indien niet langer noodzakelijk voor de vervulling van de dienstbetrekking Initiatief ligt bij de werkgever Vaste kostenvergoedingen voor door de werknemer aangeschafte en betaalde noodzakelijke voorzieningen is mogelijk, zolang de inhoudingsplichtige maar expliciet de vereisten bepaalt, waaraan de uit de vergoeding te bekostigen voorziening moet voldoen Geen ruil in het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden Zwaardere bewijslast voor bestuurder/commissaris 12

13 Stappenplan voor wkr-traject 1 Inventarisering uitdiepen Kassen, Facturen, Declaraties Attentieregeling, Declaratiereglement, ARBO-plan Combinatierekeningen Analyseren van de uitkomsten aanscherpen Voorstellen voor beëindiging of aanpassing regelingen? Noodzaak om te maximeren! Aanwijzing eindheffingsbestanddelen Beoordelen/aanpassen regelingen en documenten Declaratieregeling ARBO-plan Attentieregeling 13

14 3.Het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden en de CAO Gehandicaptenzorg 14

15 Meerkeuzesysteem door de jaren heen Ruilen om fiscaal voordeel te behalen 15

16 Meerkeuzesysteem onder de Werkkostenregeling - Fiscale regelgeving is vervallen (fiets, vakbondscontributie, bedrijfsfitness) maar - Meerkeuzesysteem is nog steeds mogelijk! 16

17 Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg tot Artikel 12:1 Uitruilen van arbeidsvoorwaarden 1. De werknemer kan de in dit hoofdstuk genoemde tijd- en/of geldbronnen, uitruilen tegen de in dit hoofdstuk genoemde tijd- en/of gelddoelen met in achtneming van de fiscale en wettelijke regelgeving. In afwijking van de vorige volzin kunnen ten behoeve van het spaarverlof enkel de in artikel 12:4 genoemde tijdbronnen worden ingezet. 2. De werknemer geeft schriftelijk aan welke bronnen hij tegen welke doelen (in het volgend kalenderjaar) wil uitruilen. 3. De keuze die de werknemer maakt geldt, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen en voor zover niet in strijd met het bij of krachtens wet bepaalde, voor de duur van een kalenderjaar. Gedurende deze periode kan de keuze noch door de werknemer noch door de werkgever worden gewijzigd. 4. De werkgever is verplicht de werknemer van te voren te wijzen op de gevolgen van zijn keuze. 17

18 Overwegingen cao-partijen Cao-partijen hadden de volgende overwegingen bij het wijzigen van hoofdstuk 12: Vervallen van enkele fiscale regelingen bij invoering WKR Optimaal benutten van mogelijkheden die de WKR biedt Keuzevrijheid op organisatieniveau; bij de werkgever en ondernemingsraad Voorzetting meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden bij organisaties waarbij het doel vakbondscontributie een onderdeel blijft van dit systeem 18

19 Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg na Artikel 12:1 Vrije ruimte werkkostenregeling (per 1 januari 2015) 1. De invulling van de vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt door de werkgever vastgesteld met instemming van de ondernemingsraad met als gezamenlijke inzet dat de vrije ruimte optimaal wordt benut. 2. De contributie van een werknemersorganisatie partij bij deze CAO maakt onderdeel uit van de invulling van de vrije ruimte. 19

20 Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg na vervolg Maar ook: Artikel 10:7 lid 4 Persoonlijke ontwikkeling individuele werknemers Indien de werknemer gespaarde uren uit artikel 6:11 (geldend per 1 januari 2015) en/of bovenwettelijke vakantieuren uit voorgaande kalenderjaren opneemt ten behoeve van een oriëntatie op zijn beroep/loopbaan, worden deze uren vermeerderd met 20%. Artikel 8:11 Bovenwettelijke vakantieuren (dit artikel geldt per 1 januari 2015) In afwijking van artikel 8:10 kan de werknemer de werkgever verzoeken om bovenwettelijke vakantieuren van voorgaande kalenderjaren uit te laten betalen. Een afwijzing van het verzoek wordt schriftelijk gemotiveerd. 20

21 Wat zijn juridische gevolgen van de invoering van het nieuwe cao-artikel? Als de cao-bepaling niet verwerkt is via een eigen regeling: Werkgever is niet meer gebonden aan het collectief vastgestelde meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden en kan eenvoudig de kans benutten om maatwerkregelingen op te stellen die optimaal aansluiten bij in de eigen organisatie levende wensen. Als de cao-bepaling is verwerkt in eigen regeling meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden Werkgever blijft wel gebonden aan bestaande regeling maar uitwerking is anders: Vergoeding bruto toekennen en betrekken in bruto-nettotraject = sigaar uit eigen doos ; of Budgetteren en als eindheffingsbestanddeel aanwijzen 21

22 Kenmerken bepalingen hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg De kenmerken zijn: Invulling vrije ruimte wordt door werkgever vastgesteld Instemming door de Ondernemingsraad Optimale benutting vrije ruimte is de gezamenlijke inzet Vakbondscontributie -als doel in een meerkeuzeysteem arbeidsvoorwaarden- is een onderdeel van de invulling van de vrije ruimte Hoofdstuk 12 geeft een kader en de spelregels voor de invulling van de vrije ruimte en het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden! 22

23 4. Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden en de werkkostenregeling 23

24 De Werkkostenregeling en het Meerkeuzesysteem De werkkostenregeling kan gebruikt worden voor de zgn. optimalisering van het bestaande arbeidsvoorwaardenpakket: Kostenbeheersing Optimalisering arbeidsvoorwaardenpakket: Uitstraling Aantrekkelijkheid Flexibiliteit Actualiteit Dit kan door: aanwijzen bruto of gebruteerde vergoedingen als eindheffingsbestanddeel en/ of het aanpassen van het Meerkeuzesysteem (doelen en regelgeving) 24

25 Optimalisering arbeidsvoorwaarden wat is een logisch traject? Stap 1. Bepaal de vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsbestanddelen worden aangewezen 1. Toewijzen brutoloon van die vergoedingen, voor verwerking in het bruto/netto traject, die al van oudsher worden verloond 2. Aanwijzen van voorzieningen die als gerichte vrijstelling onbelast kunnen worden toegekend en eventueel optimaliseren van ruilregeling voor gerichte vrijstellingen 3. Toedelen forfait van die regelingen die op grond van de wet of bedrijfsvoering strikt noodzakelijk zijn/ worden geacht 4. Toedelen aan het forfait van die regelingen waarvoor de werkgever onder het oude regime de kosten voor brutering of eindheffing droeg waardoor belastingbesparing kan worden gecreëerd 5. Toedelen van het forfait van voorzieningen die nu plaatsvinden in het kader van een uitruil van arbeidsvoorwaarden 6. Reserveren ruimte onvoorzien 7. Optimalisering restant forfait 25

26 Optimalisering arbeidsvoorwaarden vervolg Stap 2. Bepaal waar ruimte kan worden gecreëerd Stap 3. Bepaal welke ruimte overblijft voor alternatieve regelingen en of die ruimte wordt benut Stap 4 Regelingen kiezen, beschrijven, afstemmen en implementeren 26

27 Schematisch Korte termijn: Wel voorstellen, maar jaarlijks ruimte bepalen Lange termijn: CAO-; handboek arbeidsvoorwaarden e.d. Kan niet (eenvoudig) van worden afgeweken 27

28 Een alternatief in beeld Vergoeding/verstrekking Basis Alternatief 1 Opmerking Kerstpakketten en andere kleine geschenken Fiets Budget verhogen, spelregels versoepelen? Personeelsfeesten en -reizen e.d Werkkleding vergoed of kan mee naar huis Vakbondscontributie Verklaring Omtrent Gedrag Parkeer-, veer- en tolgelden Cadeaubonnen & geschenken in geld (aan werknemers) Opnemen in attentieregeling Onkostenvergoeding, niet onderbouwd Geschenken met een waarde > 25, of niet gebruikelijk Parkeervergunningen IZZ vergoeding 0 0 Jubileumvergoeding - niet vrijgesteld Beperkte doelgroep Reiskosten bovenmatig, nu belaste vergoeding 0 0 Beperkte doelgroep Tablets, 40 stuks, niet achterblijven op de werkplek, zakelijk gebruik 0 0 Noodzakelijkheidscriterium Doel extra MKS: ruilregeling pc-prive Totaal Eindheffingsbestanddelen Forfaitaire ruimte op basis van Beschikbare forfaitaire ruimte Buffer Restant forfaitaire ruimte

29 Aandachtspunten in het kader van de CAO Gehandicaptenzorg Hoofdstuk 12 geeft het kader en spelregels voor de invulling van de vrije ruimte. Hoe gaan we hiermee aan de slag? Zorg er voor dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn Zorg voor overeenstemming over de vulling van de vrije ruimte (zie stappen hiervoor) Monitor gedurende het jaar en informeer belanghebbenden Neem besluiten voor een jaar en ga in het vierde kwartaal van een jaar opnieuw om de tafel 29

30 Aandachtspunten in het kader van het Meerkeuze systeem arbeidsvoorwaarden en de WKR Het gebruik van sommige onderdelen van een meerkeuzesysteem arbeidvoorwaarden beïnvloedt de forfaitaire ruimte: Doelen: 1) De waarde van de vergoeding/verstrekking zal in principe volledig binnen de forfaitaire ruimte vallen, indien geen sprake is van een gerichte vrijstelling of belastingvrije vergoeding. Bronnen: 2) Inzet van geldbronnen beïnvloedt de forfaitaire ruimte, doordat dit een verlagend effect heeft op kolom 14 van de cumulatieve loonstaat. 3) Verkoop van tijdbronnen kan een opwaarts effect hebben op kolom 14 van de cumulatieve loonstaat. 30

31 Aandachtspunten in het kader van het Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden en de WKR 4) Inzet van netto loon leidt ertoe dat het ingezette bedrag in mindering mag worden gebracht op de factuurwaarde (er gaat een lager bedrag in de vrije ruimte ). Maar: dit leidt niet tot fiscaal voordeel. 5) Bepaal gevolgen voor pensioen en sociale verzekeringswetgeving De volgende stappen kunnen worden gezet om de eindheffing te beperken: Beoordelen welke vergoedingen en verstrekkingen via het bruto/nettotraject verloond kunnen worden. Maar: gezien vanuit het principe van een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden is dit niet voor de hand liggend. Schrappen van regelingen Budgetteren /maximeren van het gebruik van regelingen Vergoeding op een lager bedrag stellen 31

32 Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden Een voorbeeld Aanpassing doel Fiets deelname fietsregeling wordt beperkt tot een maximumbudget van x voor alle werknemers op jaarbasis (is het budget op, dan kan de eerstvolgende werknemer volgend jaar als eerste deelnemen) fietsvergoeding wordt gemaximeerd op 550,- en deelname 1 x per 5 jaar Onder fiets worden alle soorten fietsen verstaan inclusief trapondersteuning Fiets moet ook worden gebruikt voor woon-werkverkeer de deelname uit bruto geldbronnen wordt beperkt (beperkt verlaging kolom 14) verkoop van tijdbronnen wordt gestimuleerd (verhoging loonsom kolom 14). Dit effect is overigens beperkt. 32

33 5.Brainstorm Meerkeuzesysteem

34 Brainstormen De brainstorm moet een input geven voor de beantwoording van de volgende vragen: Welke ideeën hebben we voor doelen? Welke kaders spelen een rol? - Aan welke eisen moet een doel in het MKSA voldoen? (Administratief/ financieel etc.) - Aan welke doelstelling moet een doel in het MKSA bijdragen? (HR-beleidsdoelstelling, missie/ visie organisatie, zo groot mogelijk bereik, bestaande wensen etc.) 34

35 Brainstormen: de werkwijze Brainstormen over: 1. Brainstorm over criteria en doelstellingen -> bepalen criteria waaraan het MKSA moet voldoen 2. Brainstorm over mogelijke doelen - > bepalen definitieve doelen 3. Keuze doelen -> bepalen budget en spelregels 35

36 Brainstormen: cijfers De startsituatie: welke ruimte heeft de organisatie? Wat is de forfaitaire ruimte? Wat is het bedrag aan eindheffingsbestanddelen? Welke eindheffingsbestanddelen zijn dit? Met welke buffer willen we rekening houden? 36

37 Brainstormen: cijfers Aantal werknemers Loonsom Forfaitaire ruimte Eindheffingsbestanddelen Buffer Beschikbaar 37

38 Brainstormen: cijfers EHB Totaal Bedrag 38

39 Brainstormen: huidige doelen Welke doelen kent de organisatie al? Fiets Koop en verkoop vakantiedagen Bedrijfsfitness Ruilregeling reiskosten Vakbondscontributie/ bijdrage beroepsverenigingen Levensloop Opleidingen. 39

40 Brainstormen: huidig gebruik Wat is de deelname aan het MKSA? Doel Aantal medewerkers Aandachtspunt: Is er over de jaren heen sprake van bestendig gebruik? 40

41 Stap 1 brainstorm over criteria en doelstellingen regeling Huidig opties: toetscriterium regeling draagt bij aan: aan: karakter: - verplicht - noodzakelijk - gewenst - bespreekbaar 1. missie organisatie 2. uitvoering 3.HR strategie 4. Wensen* managers/ wn'ers 41

42 Stap 2 brainstorm over doelen 42

43 Stap 3 Brainstorm over kaders en spelregels Doel Budget Aantal deelnemers Bedrag Frequentie Definitie (spelregels) Voor waarden Procedure Deelname Huidig Nieuw 43

44 Brainstormen: cijfers nieuw EHB Totaal Bedrag 44

50 6. Vervolgstappen en informatie

51 Vervolgstappen 1. Uitwerken uitkomsten brainstorm in notitie/ regeling 2. Notitie/ regeling wordt voorgelegd aan 3. Voorgestelde notitie/ regeling wordt ter instemming voorgelegd aan OR 4. Uitwerken in reglement, formulieren en in systemen 5. Implementeren in systemen 6. Communicatie (aankondiging wijziging en doorlopend) 7. Planning proces

52 Informatie Nog vragen, meer informatie gewenst? Beschikbaar materiaal: White paper Presentatie HRM (Presentatie) Bijeenkomst OR/medewerkers Nieuwsbrief voor medewerkers, te gebruiken in de organisatie Begeleiding Brainstorm Materialen beschikbaar op: websites van de cao-partijen StAG ( 52

53 Veel succes! 53