Opgave doen in Excel voor Contractanten van Stichting de Thuiskopie

Transcriptie

1 Opgave doen in Excel voor Contractanten van Stichting de Thuiskopie Deze handleiding is bedoeld ter ondersteuning bij het verrichten van opgave via Excel. Op basis van het ingestuurde document wordt uiteindelijk het totaalbedrag thuiskopievergoeding gebaseerd, het is dus van belang dat de sheets correct worden ingevuld. Op de portal zijn twee voorbeeldsheets te vinden (zie ook de screenshots onderin), welke de correct indeling van de kolommen bevatten. Deze volgorde mag niet worden aangepast! Twee verschillende Excel Sheets kunnen worden geüpload op onze portal. 1. Maandelijkse totaalopgave 2. Maandelijkse specificatie relatieoverzicht De maandelijkse totaalopgave bevat een overzicht van verkopen, welke eventueel heffingsvrij verkopen kunnen bevatten. Indien relaties heffingsvrij leveren aan geregistreerde contractanten en/of professioneel gebruikers, dienen deze in sheet 2 te worden gespecificeerd. Als relaties geen heffingsvrije verkopen doen maar alles met heffing verkopen, volstaat het uploaden van sheet 1. Standaard regels voor opgave via Excel; vorm + inhoud - # Totaal verkocht ; - contractanten geven hierin het totaal maandelijkse aantal verkochte voorwerpen op uit heffingsvrije voorraad/importen - voorwerpen ingekocht inclusief thuiskopievergoeding mogen niet worden verrekend bij het doen van opgave indien deze dfffffffffffffffffffffffffffff worden geëxporteerd. - voorwerpen ingekocht inclusief thuiskopievergoeding kunnen buiten de opgave worden gelaten, deze voorwerpen worden ddddddddddddddd doorverkocht inclusief thuiskopievergoeding. - Excel sheets bevatten harde waarde, geen koppelingen naar sheets of leestekens. - Waarden zijn > 0. Retouren kunnen worden verrekend bij de opgave of aan het einde van het jaar. Een opgave bevat geen negatieve aantallen! - Opmaak zoals vermeld in voorbeeldsheets aanhouden, geen kolommen omdraaien of achterwege laten, dit leidt tot problemen bij het inlezen. In onderstaand schema een visuele representatie met daarbij de Excel kolommen van Sheet 1 ingevoegd.

2 Goederenstromen en Opgave verplichtingen Contractanten Bij aanvang van het contract wordt door STK gevraagd naar een historie van importen/verkopen Voorraad voor ingangsdatum contract Totaal Verkocht (KOLOM E] Consumenten of Niet Contractanten + Heffing Voorraad Nieuw ingekocht/ geïmporteerd Ingekocht met Heffing Contractanten* [KOLOM F] Geregistreerde Professioneel Gebruikers [KOLOM G] Opgave Velden op Portal Thuiskopie vergoeding (=E-F-G-H) Export [KOLOM H] Verkopen die door u zijn ingekocht met heffing hoeft u niet op te geven. Hier is reeds over afgedragen. U verkoopt deze aan alle partijen met heffing door. U kunt hiervoor wel Restitutie Aanvragen in geval van Export of indien u deze Voorwerpen voor uw eigen Bedrijf gaat gebruiken. Restitutie Module (niet in Opgave, aparte aanvraag op Portal voorzien van Inkoopfactuur) * e leveringen naar andere Contractanten dienen met elkaar te worden afgestemd! (zie artikel 7 incasso overeenkomst)

3 1. Excel sheet Maandelijkse totaalopgave Totaal verkocht wordt opgegeven per productgroep welke eventueel wordt uitgesplitst in heffingsvrij verkopen. De verschillende kolommen (AtmI) worden hier toegelicht. A) TK registratie nummer Uw eigen 8 cijferige TK nummer welke u na registratie heeft ontvangen van Stichting de Thuiskopie. B) Start Datum (jjjjmmdd) Start datum van rapporteren, eerste dag van de maand. J = Jaar M=Maand D=Datum (bv. Januari ) C) Eind Datum (jjjjmmdd) Eind datum van rapporteren, laatste dag van de maand. (e.g for january ) Op de portal voert u de sheet in onder de juiste periode, daarnaast wijzigt u maandelijks de sheet in de juiste maand. D) Productgroup Code Voorwerpen worden gecategoriseerd op basis van productgroepcodes, hiervoor is een vast formaat per categorie. Bijvoorbeeld voor smartphones 16GB = TEL (zie indeling hieronder) E)Totaal verkocht Uitgesplitst per productgroepcode, total nummer verkocht; bijv Indien er geen voorwerpen verkocht zijn in een bepaalde categorie mag deze regel achterwege worden gelaten. Gelieve in dit veld dus cijfers in te voeren! F) aan Contractanten Indien heffingsvrij verkocht aan geregistreerde contractanten, gelieve hier het totaal aantal voorwerpen per productcategorie te vermelden. De specificatie (naar welke Contractanten, hoeveel stuks / voorwerp), komt in Sheet #2 aan bod. G) aan Prof Gebruikers Indien heffingsvrij verkocht aan geregistreerde professionele gebruikers, gelieve hier het totaal aantal voorwerpen per productcategorie te vermelden. De specificatie (welke Prof. Gebruikers, hoeveel stuks / voorwerp), komt in Sheet #2 aan bod. H) geëxporteerd Indien voorwerpen heffingsvrij geëxporteerd hier het aantal opgeven, deze hoeven later niet nader te worden gespecificeerd. Dit kan dus uitsluitend indien deze voorwerpen zijn geïmporteerd door contractant zelf of heffingsvrij bij andere contractanten zijn ingekocht. Voor voorwerpen ingekocht inclusief thuiskopievergoeding en geëxporteerd kan een restitutie worden aangevraagd! I) Heffingsplichtig (=E-F-G-H) Totaalverkocht minus heffingsvrije verkopen = voorwerpen waarover dient te worden afgedragen (verkopen aan niet geregistreerde gebruikers/consumenten)

4 2. Maandelijkse specificatie relatieoverzicht LET OP: Indien uw totaaloverzicht geen heffingsvrije leveringen bevat kan deze specificatie achterwege worden gelaten. A) TK registratie nummer Uw eigen 8 cijferige TK nummer welke u na registratie heeft ontvangen van Stichting de Thuiskopie. B) Start Datum (jjjjmmdd) Start datum van rapporteren, eerste dag van de maand. J = Jaar M=Maand D=Datum (bv. Januari ) C) Eind Datum (jjjjmmdd) Eind datum van rapporteren, laatste dag van de maand. (e.g for january ) Op de portal voert u de sheet in onder de juiste periode, daarnaast wijzigt u maandelijks de sheet in de juiste maand. D) Productgroup Code Voorwerpen worden gecategoriseerd op basis van productgroepcodes, hiervoor is een vast formaat per categorie. Bijvoorbeeld voor smartphones 16GB = TEL (zie indeling hieronder) E) Relatie (CNT/PRF) In deze kolom wordt aangegeven of de heffingsvrije levering een Contractant (CNT) of Professioneel Gebruiker (PRF) betreft. De contractanten staan op onze website En de Prof Gebruikers kunt u vinden na te zijn ingelogd op de Portal onder de tab, zoek professioneel gebruikers. F) Relatie KVK nr * Het KVK nummer waarmee de relatie bij Thuiskopie staat geregistreerd G) Relatie BTW-nr * HET BTW nummer waarmee de relatie bij Thuiskopie staat geregistreerd. H) Relatie naam De firma naam waarmee de relatie bij Thuiskopie staat geregistreerd. I) verkocht Per periode het aantal heffingsvrij verkochten voorwerpen naar de relatie per productcategorie * Om correct een heffingsvrije levering te specificeren wordt KvK OF - BTW nummer gebruikt. Sowieso beide kolommen in sheet behouden!

5 3. Product group definities. De volgende tabel toont de productgroep codes voor de verschillende voorwerpen. De exacte definitie van de verschillende producten is te vinden op in de factsheet tarieven en voorwerpen! Article Audio/Video player CD-r DVD-r E-reader External harddisk Harddisk recorder Laptop Personal Computer / Media Center Settopbox Smartphone / Mobile with MP3 function Tablet Productgroupcode AVP CD DVD EREAD HD HDR LAP PC STB TEL TAB

6 4. Voorbeelden van zowel Excel Sheets voor een fictieve aannemer TK de eerste kolom bevat altijd uw eigen TK registratie # Example Sheet 1: Example Sheet 2: KvK of BTW is verplicht, beide is toegestaan.