Enterprise architecture in staalland

Transcriptie

1 architectuur t De EA-aanpak van Tata Steel Enterprise architecture in staalland Tata Steel heeft een enterprise architecture (EA)-aanpak geïntroduceerd met als doel de diverse met elkaar samenhangende ontwikkelingen die binnen de onderneming gaande zijn, beter op elkaar af te stemmen. De auteur gaat in op de hindernissen die genomen moesten worden en op de uitdagingen waarvoor men zich nog gesteld ziet. Gert-Jan Kamer Bij Tata Steel in Europa zijn op dit moment meerdere ontwikkelingen gaande die veel samenhang en afhankelijkheden met elkaar hebben. Voorbeelden hiervan zijn: verdere samenwerking met het moederbedrijf in India; invoering van een nieuw besturingsmodel en de daarbij behorende veranderingsprojecten in de supply chain (Supply Chain Transformation, SCT) en in de Tata Steel Tata Steel in Europa is de op een na grootste staalproducent in Europa. De grootste productievestigingen bevinden zich in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Duitsland, Frankrijk en België. Met servicecentra in zo n 50 landen en samen met ongeveer collega s maken ze circa 18 miljoen ton ruwstaal per jaar. Vanaf oprichtingsjaar 1918 tot 1999 was de vestiging in Nederland bekend onder de naam Hoogovens. In oktober 1999 ontstond Corus uit de fusie met British Steel, en na de overname door de Indiase Tata Steel Group in 2007 heet het bedrijf sinds september 2010 Tata Steel Europe. De Tata Steel Group heeft meer dan werknemers in 26 landen. De omzet in boekjaar bedroeg $ 22,8 miljard. Enterprise architecture is een functie binnen de internationale IT-organisatie van Tata Steel, Group Information Services (GIS). marktbenadering (Journey to Excellence); en de herstructurering van de IT-afdeling. De verwachting is dat enterprise architecture (EA) zal helpen al deze ontwikkelingen op elkaar af te stemmen. Daartoe is reeds in 2008 een EA-taal-, -methodeen -toolselectie gedaan. Nu er ook pilots met EA zijn gedaan, begint het echt op gang te komen en zijn de eerste resultaten zichtbaar voor de organisatie. In dit artikel wordt ingegaan op de uitdagingen die men daarbij is tegengekomen en hoe men daarmee is omgegaan. Ook wordt aandacht besteed aan de toekomst van EA bij Tata Steel. In EA-vakliteratuur, opleidingen, cases en dergelijke wordt meestal gesproken over bedrijven waar informatieverwerking een hoofdproces is. Bij Tata Steel ligt de nadruk uiteraard op staal maken. Constateringen die in dit artikel worden gedaan, moeten ook in dat licht gezien worden. 42

2 Samenvatting Mede ingegeven door diverse met elkaar samenhangende ontwikkelingen binnen de onderneming is binnen Tata Steel een enterprise-architecture-aanpak geïntroduceerd, in de verwachting dat EA zal helpen al deze ontwikkelingen op elkaar af te stemmen. Het uiteindelijke ideaalbeeld is dat er een landschap van tools ontstaat dat het mogelijk maakt om alle EA-gerelateerde aspecten zo automatisch mogelijk consistent te houden. De start Uiteraard zijn ook binnen Tata Steel meerdere keren pogingen ondernomen om het proces- en systeemlandschap te visualiseren. Hiertoe werd gebruikgemaakt van tools als MS Visio, MS PowerPoint, igrafx en andere pakketten. De meeste van deze visualisaties ontstonden in projecten, maar werden na afronding van het project zelden meer onderhouden. Voor procesbeschrijvingen werd gebruikgemaakt van tools zoals MS Word, Lotus Notes en BWise. Van een eenduidige, geïntegreerde aanpak, vastlegging en ontsluiting was tot op heden echter nog geen sprake. De hiervoor genoemde ontwikkelingen maakten echter duidelijk dat een betere samenhang nu wel nodig is. Voor projectmanagement wordt gebruikgemaakt van PRINCE2, maar ook vanuit projectmanagement wordt de samenhang tussen programma s of projecten vaak niet onderkend, aangezien er geen overkoepelende to-be-landschapsbeelden bestaan. De afgelopen jaren werd EA steeds prominenter gesignaleerd als een mogelijk middel om te komen tot een eenduidige, geïntegreerde aanpak. Bij Tata Steel bestond daarnaast de behoefte om IT-trajecten te versnellen en de roep om verdere standaardisatie van beschrijvingen en vastleggingen. Daarom werd vanuit een van de werkeenheden van Tata Steel, waar de roep voor een geïntegreerde aanpak op dat moment groot was, in 2007 een selectietraject voor een architectuurtaal en -tool gestart. Dat betrof het grondstoffenbedrijf, waar een grootschalig IT-renovatietraject gestart zou worden. Na het selectietraject is gekozen voor een EA-methode, -taal en -tool: TOGAF, Archi- Mate en BiZZdesign Architect. Bij methode en taal waren de doorslaggevende eisen dat het open standaarden moesten zijn; bij de keuze van de tool werd met name het gebruiksgemak en de ondersteuning door de leverancier als bepalend ervaren. Een klein, centraal team stelde vervolgens richtlijnen en standaarden op waaraan modelleurs zich moesten gaan houden. Dit team bestond uit een tiental medewerkers van verschillende ITgerelateerde afdelingen in IJmuiden. Het had op dat moment nog geen formele status; men moest EA er even bij doen. Bij verschillende afdelingen van Tata Steel werden personen benaderd die baat zouden hebben bij het werken met EA. Deze personen werden in de gelegenheid gesteld een training in de taal en de tool te volgen, en zij werden periodiek bijeengeroepen om ervaringen uit te wisselen. Vervolgens is de EA bottom-up aangepakt: er werden EA-modellen ontwikkeld, als daartoe vanuit projecten gevraagd werd; er werd dus niet eerst een overkoepelende architectuur gemodelleerd, ondanks dat daar soms wel behoefte aan bleek te zijn. Om te onderzoeken of een EA-aanpak inderdaad de benodigde samenhang zou brengen, werd de aanpak ingezet in een aantal trajecten: Visualisaties in gebruikersdocumentatie. In een project waarvan op dat moment de specificaties werden gemaakt, bestond onduidelijkheid over de to-be-oplossing. De verschillende key users bleken verschillende beelden te hebben over de gewenste to-be-architectuur en wisten dat niet duidelijk genoeg over te brengen aan de IT-organisatie. Een van de architecten heeft een en ander vervolgens verduidelijkt met ArchiMate-views, die daarna ook zijn opgenomen in de specificaties (het Werkwijze-document ). Reacties die vervolgens in het project werden opgetekend waren: Het beschrijven van de processen en systeeminteracties werkt heel efficiënt. De views geven een goed overzicht waardoor je heel snel toegang hebt tot de documentatie. Overzicht is compleet. Door te modelleren komen alle componenten veel sneller in beeld. Ontwerpen zijn overzichtelijk. Details staan op de juiste plek. Professionele uitstraling. Kwaliteitsmanagement. In 2009 werden ook de eerste stappen gezet in een nieuw kwaliteitstraject: het Tata Business Excellence Model (TBEM). Onderzocht werd in hoeverre de EAtaal en de EA-tool hierbij ingezet konden worden. 43

3 architectuur t Dit bleek inderdaad het geval te zijn. Ook ten behoeve van ISO-certificering bleken de EAvisualisaties verhelderend te werken en van toegevoegde waarde te zijn. De tool biedt mogelijkheden om aan de verschillende ArchiMate-concepten attributen toe te voegen die voor kwaliteitsmanagement essentieel zijn. Zo kunnen zelfs verbetervoorstellen (TBEM: Opportunities for Improvement ) ook in de modellen worden vastgelegd en de realisatie ervan worden bewaakt. In een van de eerste projecten die onder architectuur worden ontwikkeld, de transformatie van de GIS-organisatie, worden tevens aanvullende eisen aan de procesmodellen gedefinieerd. Eisen die wellicht tot bedrijfsstandaard zullen worden verheven. Standaardisatie. Zoals reeds vermeld werd er bij verschillende afdelingen van Tata Steel in IJmuiden gebruikgemaakt van verschillende visualisatietools en notatiewijzen. Bij de verschillende fabrieken in IJmuiden, ieder met zijn eigen IT-afdeling, werden zo zeer uiteenlopende schetsen gemaakt van zeer vergelijkbare processen. Het hanteren van één gemeenschappelijke taal en tool heeft inmiddels al tot optimalisaties geleid die anders niet of veel lastiger realiseerbaar geweest zouden zijn. Door deze verschillende trajecten werden het nut en de toegevoegde waarde van EA steeds duidelijker en werd de tijd rijp geacht om de EA-aanpak verder te formaliseren en uit te dragen. Het vervolg Door de impact van de financiële crisis werd een aantal ontwikkelingen getemporiseerd; er moest afscheid worden genomen van een aantal externe krachten. De interne medewerkers moesten zich vooral beperken tot kortetermijnoplossingen. Maar ondanks de crisis bleef er toch wel tijd en aandacht voor EA bestaan. In een aantal werkeenheden en projecten werd nog wel gebruikgemaakt van taal en tool, maar de centrale afstemming kwam even op een lager pitje te staan. Hierdoor ontstonden er wel wat dialecten en werden eigen standaarden en werkwijzen gedefinieerd. Eind 2010 werd dit als issue onderkend en werd de centrale aansturing weer opgepakt. Er werden workshops gehouden waarin de aanpak van EA binnen Tata Steel nader besproken werd. Vervolgens werd TOGAF nadrukkelijker gehanteerd als leidraad volgens welke EA verder geïmplementeerd zou gaan worden. Aansluitend werd de aanzet gegeven voor een afdeling Enterprise Architecture and Strategy binnen GIS en werd het afstemmingsoverleg weer opgestart. Voor de verspreiding binnen Europa werd het Supply Chain Transformation (SCT)-project gekozen, omdat hierin de basisprocessen van de supply chain gerelateerd worden aan het applicatielandschap, precies het aandachtsgebied van EA. In dit project was de relatie tussen processen en systemen tot dan toe vastgelegd in een groot aantal PowerPoint-platen, waarbij dus geen bewaking op samenhang bestaat. Daarnaast werd een bezoek gebracht aan de collega s in India, om ook daar het EA-concept toe te lichten. Men was zich daar inmiddels al wel aan het oriënteren op business process management (BPM), maar EA was nog nieuw. Besloten werd om ook de collega s in India en het Verenigd Koninkrijk op te leiden in tool en taal, waarna men ook daar ging modelleren in Architect. Externe ondersteuning bij het opzetten van de standaarden en de eerste implementaties bleek zeer nuttig te zijn. Bij Tata Steel is hiertoe consultancy vanuit de toolleverancier (BiZZdesign) ingezet. De doelstelling is uiteraard wel om zo spoedig mogelijk zelfstandig verder te kunnen met EA, zonder dat daar nog externe ondersteuning bij nodig is. De voornaamste stakeholders (business management (inclusief IT), business process owners, key users) zijn tot op heden nauwelijks in aanraking gekomen met EA-deliverables. In een aantal ontwerpdocumenten zijn al wel ArchiMate-visualisaties opgenomen, maar van grootschalige verspreiding ervan is nog geen sprake. De komende tijd zal daarom hard worden aan de enterprise architecture gewerkt om daarmee de resultaten tastbaarder te maken, zodat het nut van EA aan de rest van de organisatie aangetoond kan worden. De toekomst Nu de basis voor EA gelegd is, moet de aanpak zich gaan bewijzen. Er is voor gekozen om de verdere standaardisatie al doende te ontwikkelen. Zo is er een compliance assessment in het leven geroepen waarin EA-deliverables vanuit verschillende gezichtspunten beoordeeld zullen worden, waarna ze opgenomen kunnen worden in de 44

4 EA-repository. In deze assessment wordt vooralsnog ruimte gelaten voor discussie, maar zo spoedig mogelijk zal een standaard-eisenset worden gevormd waaraan deliverables moeten voldoen. Om EA verder vorm te geven moeten er nog vervolgstappen worden gezet. In de rest van dit artikel worden de voorliggende uitdagingen benoemd met de voorgestelde werkwijze. Scope van EA Op bijeenkomsten als het LAC, of andere EAgerelateerde bijeenkomsten, in artikelen en in boeken wordt vaak de indruk gewekt dat je met EA (en/of BPM) alle verbeteringen in je bedrijf zou kunnen faciliteren. In de praktijk worden bij Tata Steel en haar voorgangers al geruime tijd procesverbeteringen gerealiseerd met behulp van Lean/Six Sigma, PDCAcirkels et cetera. Daaraan is sinds kort ook nog de kwaliteitsmethode TBEM toegevoegd. Al deze trajecten kennen al hun eigen methodieken en vastleggingen. In theorie zou EA wellicht al deze aspecten van het bedrijf ook in kaart moeten kunnen brengen, maar of er al een EA-tool bestaat die al die aspecten met de juiste diepgang en symbolen kan beschrijven, is maar de vraag. In dat geval zou zo n tool bijvoorbeeld ook workflowmanagement en documentmanagement in zich moeten hebben. Daarnaast zouden de architecten door de business moeten worden gezien als verandercoaches in de breedste zin van het woord. Vooralsnog is er bij Tata Steel voor gekozen dat de EA-functie zich primair bezighoudt met het in kaart brengen en beschrijven van de samenhang tussen bedrijfsprocessen, informatiesystemen en technologie, uiteraard zowel voor de as-is- als de to-be-landschappen. Daarbij zal zo veel mogelijk worden verwezen naar reeds bestaande documentatie. Overigens lijken (goede!) EA-tools wel als beste in staat om ook de gerelateerde gebieden te ondersteunen. De nadruk bij EA-tools ligt uiteraard op de samenhang tussen de verschillende aspecten van EA, maar het lijkt ook de beste bron voor vastlegging van procesbeschrijvingen, KPI s et cetera. Op dit moment worden bij Tata Steel bijvoorbeeld procesbeschrijvingen in verschillende tools vastgelegd. Als er een audit wordt gedaan voor verlenging van het ISO-certificaat, worden op dit moment andere bronnen ontsloten voor deze beschrijvingen dan bij IT-projecten. Uiteraard kunnen deze beschrijvingen dan van elkaar afwijken. In dat geval is vastlegging op één plaats een voor de hand liggende maar nuttige verbetering. Maar de discussie hierover zal breder moeten worden getrokken, omdat het zou kunnen gaan inhouden, dat of nietarchitecten gebruik moeten gaan maken van de EA-tools, of architecten betrokken moeten worden bij niet-ea-gerelateerde trajecten. Door te laten zien hoe bepaalde veranderingstrajecten dankzij EA tot een beter resultaat kunnen leiden, lijkt die tweede optie het beste alternatief, met als bijkomend voordeel dat de architecten zo ook kennis opdoen over die gebieden. EA zal daartoe de komende tijd verder worden uitgedragen, zowel binnen de IT-gemeenschap als daarbuiten.»dankzij de EA-aanpak zullen IT-trajecten in de toekomst beter, sneller én goedkoper kunnen worden doorlopen en van een betere kwaliteit zijn«relatie met gerelateerde gebieden Door de hiervoor genoemde scopebeperking zal integratie met gerelateerde gebieden een extra uitdaging vormen. Hierbij zal met name worden gekeken naar aspecten als: Procedurebeschrijvingen. Deze zijn voor een deel vastgelegd in tools als BWise, Word, et cetera en worden ontsloten via intranet, SharePoint en dergelijke. Application design. Hiertoe wordt gebruikgemaakt van tools als Sparx Enterprise Architect, igrafx en Visio. Overige: knowledge management, risk management, programma- en projectmanagement, business process modelling et cetera. De vastlegging van veel EA-gerelateerde aspecten gebeurt nu op meerdere plaatsen in uiteenlopende tools. We willen en kunnen met onze EA-tools deze gerelateerde tools zeker niet vervangen, maar ontsluiting vanuit onze EA-tool zal altijd mogelijk moeten zijn, waarbij dus ook voor die gerelateerde gebieden een heldere scopeafbakening gemaakt moet worden. 45

5 architectuur t Bemensing Tot dusver was er een kleine centrale groep van architecten actief binnen Tata Steel. Op dit moment wordt gewerkt aan de verdere formalisering van de EA-functie, waar uiteindelijk een achttal architecten deel van zal uitmaken. Daarnaast zijn er inmiddels ongeveer vijftig personen opgeleid in het gebruik van tool en taal, waarvan in de praktijk ongeveer de helft daadwerkelijk aan het modelleren is. De vraag is nu met hoeveel en wat voor soort architecten de EA-ontdekkingsreis voortgezet moet gaan worden. Moet deze reis worden beperkt tot EA of hoort ondersteuning van het BPM-traject daar impliciet bij? Is het realistisch én realiseerbaar om EA tegelijkertijd in Europa en Azië te implementeren? Toolsupport Er is voor gekozen om de totale enterprise architecture van Tata Steel in BiZZdesign Architect op te slaan. Maar is het ook noodzakelijk of het meest efficiënt om alle architecten met die tool te laten werken? Wellicht is het beter om projectarchitecten met tools als Visio of Archi (freeware tool die ArchiMate ondersteunt) te laten werken, bij voorkeur wel gebruikmakend van de symbolenset van ArchiMate. Het blijkt overigens nog wel lastig om voor een productiebedrijf voor bepaalde onderwerpen referentiemateriaal te vinden: hoe hebben vergelijkbare bedrijven hun architectuur vormgegeven? EA blijkt in ieder geval in Nederland met name bij de overheid, banken en verzekeringsmaatschappijen al wel ingeburgerd te zijn, maar nog niet bij met Tata Steel vergelijkbare bedrijven. Dat heeft er onder andere toe geleid dat ten behoeve van de EA-opleiding binnen Tata Steel de standaardcase (die gebaseerd is op een verzekeringsbedrijf) herschreven is en vervangen door een case van een staalbedrijf. Referentiemodellen als SCOR en ISA95 bestaan wel, maar die belichten slechts bepaalde aspecten van een productiebedrijf. Governance In eerste instantie was de gedachte om EA volledig centraal aan te sturen. Daarbij bestaat het risico dat goedbedoelde initiatieven in de kiem worden gesmoord door te strakke richtlijnen. Daarnaast was de aanpak van EA tot nu toe met name bottom-up. Inmiddels zijn de centrale richtlijnen tot stand gekomen en is er een basis gelegd voor EA-governance. Ten behoeve van deze governance zijn criteria vastgelegd op drie niveaus: Tata Steel, domein en project. De governance houdt in dat domeinarchitecten projectarchitecturen altijd zullen moeten goedkeuren voordat de domeinarchitectuur met het betreffende projectresultaat gewijzigd zal worden. Uiteraard is de betreffende domeinarchitect al wel betrokken geweest bij het project, maar het aanpassen van de domeinarchitectuur is toch een aparte stap. Wanneer de impact van een project dusdanig is dat ook de overkoepelende EA moet worden aangepast, wordt deze architectuur op een vergelijkbare wijze aangepast. Koppelen van EA-aspecten aan bedrijfsdoelstellingen Omdat de EA-tool de op handen zijnde uitbreiding van ArchiMate voor business requirements management al ondersteunde, kon er snel worden ingespeeld op het vertalen van de bedrijfsstrategie naar afdelingsdoelstellingen. De visualisaties die in dit kader werden gemaakt, bleken de gebruikersorganisatie zeer aan te spreken, waardoor er een basis is gelegd voor verdere verspreiding van het EA-gedachtegoed binnen het bedrijf. Dit betreft de Motivation Extension van ArchiMate. Binnen Tata Steel worden de nieuwe taalconcepten onder andere gebruikt om de high-level bedrijfsstrategie door te vertalen tot KPI-niveau. Stakeholders Helaas/gelukkig wordt ook bij Tata Steel nog niet vanuit de business expliciet gevraagd naar een schets van de enterprise architecture. Toch zullen we in de toekomst steeds meer vragen vanuit EAperspectief gaan beantwoorden. Verwacht wordt dat door deze EA-push op den duur een EA-pull zal ontstaan. Daarbij zal uiteraard veel aandacht moeten worden besteed aan de betrokkenheid van gebruikerszijde: de visualisaties moeten begrijpelijk blijven, zodat ze echt eigendom van de business kunnen worden; het mogen geen ingewikkelde technische plaatjes worden. 46

6 Conclusie De basis voor succesvolle implementatie van EA is inmiddels gelegd en kan nu worden gebruikt. Het vervolg wordt nog een uitdagende reis, maar het vertrouwen bestaat dat er gedurende deze reis ervaring wordt opgedaan en herbruikbare artefacts worden gemaakt. Het uiteindelijke ideaalbeeld is dat er een landschap van tools ontstaat dat het mogelijk maakt om alle EA-gerelateerde aspecten zo automatisch mogelijk consistent te houden. De betrokken architecten zullen hiermee ervaringen opdoen die op uiteenlopende gebieden benut kunnen worden. Hierdoor zullen IT-trajecten in de toekomst beter, sneller én goedkoper kunnen worden doorlopen en van een betere kwaliteit zijn dan voorheen. Reviewer Paul Teeuwen Mochten er naar aanleiding van het lezen van dit artikel personen zijn die ons voorbeelden kunnen laten zien van een succesvolle invoering van EA binnen hun bedrijf (bij voorkeur een productiebedrijf) en deze kennis met ons willen delen, dan stellen we dat uiteraard zeer op prijs. U kunt zich daartoe richten tot de auteur van dit artikel via gert-jan.kamer@tatasteel. com. Ook voor aanvullende vragen en opmerkingen kunt u gebruikmaken van dat adres. Bij voorbaat dank! Gert-Jan Kamer is enterprise-architect bij Tata Steel. gert-jan.kamer@ tatasteel.com. 47