Way of Working. Ook het Ikazia Ziekenhuis nu live met Vidaví Jannes Aman en Saskia Meeuwsen, Ikazia Ziekenhuis

Transcriptie

1 September 2014 Jaargang 27 #2 Ook het Ikazia Ziekenhuis nu live met Vidaví Jannes Aman en Saskia Meeuwsen, Ikazia Ziekenhuis Met de EDI Tool van VCD profiteren wij van snelheid en gemak Jan Willem Visser, Royaan Skednet Online vind ik een verademing Luc van Lent, Postillion Hotels Nederland Way of Working. Coverstory pag. 4-5 Nicole Prins, Jaguar Land Rover Benelux

2 In deze editie Colofon Voorwoord Way of Working. Nicole Prins, Jaguar Land Rover Benelux Ook het Ikazia Ziekenhuis nu live met Vidaví. Jannes Aman en Saskia Meeuwsen, Ikazia Ziekenhuis We kunnen nog sneller sturen en efficiënter acteren. Albert Cornelisse, Hoogvliet Cruciale data van boorinstallaties voortaan geolied verzameld via Bizzscore web formulieren. Jaap Bezemer en Willem-Jan Scholten, Shell 27 e jaargang nummer 2 VCD Magazine is een uitgave van de VCD IT Groep Vormgeving en realisatie DE HEEREN Geïntegreerde Communicatie Fotografie Fotografie Johan Brouwer Van zorg tot automotive en van hotellerie tot oliewinning Met Synergy krijgen we iets héél belangrijks: één bedrijfsbreed klantbeeld. Dolf Rooijakkers, Van Tilburg-Bastianen Groep Combinatie interview: Visie op verzuimmanagement. Remco Larooij, DeVitOn, Titia Keuning, Arbo Zorgpartners Friesland, Marloes van der Linde, Verzuimstopt, Linda Talman, VCD Humannet De invoering van Mobility heeft ons alleen maar gemak en efficiency gebracht. Remco Visser, Energiewacht Groep Met de EDI Tool van VCD profiteren wij van snelheid en gemak. Jan Willem Visser, Royaan...Eén partner, één oplossing! Niels Serry, ACS en René Serry, UAB Skednet Online vind ik een verademing. Luc van Lent, Postillion Hotels Nederland Mobility! Meer dan alleen het aanschaffen van devices... Maurice Bosman en Bart Oude Wesselink, VCD IT Groep Voor de fusie hebben wij onder begeleiding van VCD gekozen voor een Best of Breed ICT-oplossing. Hans Wind, Zorggroep Leveste Middenveld Symposium Kennismanagement Clinical Rules was een groot succes. Hugo van der Kuy, Orbis medisch en zorgcentrum, Sittard-Geleen Terugblik SBG bijeenkomsten. Bijeenkomsten voor vrijgevestigde psychologen, psychotherapeuten en psychiaters Kort & Krachtig. Interessante berichten en ontwikkelingen binnen de VCD IT Groep Teksten Paul Spendel Consultancy Eindredactie Puck Koopmans - van Dijk VCD IT Groep info@vcd.nl Oplage exemplaren VCD IT Groep Vestiging Groningen Eemsgolaan 17 Postbus AX Groningen Telefoon (050) Fax (050) Vestiging Eindhoven Esp AA Eindhoven Vestiging Delft Poortweg 4j 2612 PA Delft info@vcd.nl Ook in deze editie van ons magazine vertellen onze opdrachtgevers openhartig over hun uitdagingen. Van zorg tot automotive en van hotellerie tot oliewinning. Wat opvalt, is dat deze sectoren zich inmiddels in een voortdurend proces van verandering bevinden. Met andere woorden: het is inmiddels een vast gegeven dat alles voortdurend verandert. Bij de één wat meer dan bij de ander, maar wisselende omgevingsfactoren vragen van organisaties meer dan ooit om alert te reageren op kansen en bedreigingen. Neem bijvoorbeeld de sector zorg. Wat we al aan zagen komen, duizenden ontslagen, is in deze sector inmiddels helaas de nieuwe werkelijkheid. Niet alle huidige maatschappelijke ontwikkelingen geven wij het label onrustig. Sommige plotselinge veranderingen zijn juist positief en ingrijpend. Neem de revolutionaire taxi-app Uber en de boekingssites booking.com en AirBnB. Actuele voorbeelden van disruptive innovaties die ineens hele markten en bestaande businessmodellen omgooien. Blijkbaar bereikt de markt op enig moment een punt waarop aan dergelijke concepten ineens behoefte is. Wat we zien, is dat alleen al bij deze drie veranderingen op mondiale schaal de factor IT een belangrijke component vormt. Of anders gezegd: deze innovaties zijn zonder ICT niet mogelijk. Uiteraard zijn deze voorbeelden van innovatieve bedrijven die ineens de wereld bestormen uitzonderingen. In onze dagelijkse praktijk hebben wij te maken met normale organisaties en bedrijven die juist hard werken om zichzelf op basis van relevante data stap-voor-stap te verbeteren en niet ineens mondiaal en baanbrekend. Bij deze organisaties breek ik graag een lans voor onze ERP oplossingen. Al lang en breed bewezen in de markt en een bewezen oplossing om voortvarend en tegelijkertijd beheerst te verbeteren. ERP oplossingen komen in deze volatiele tijdgeest goed van pas. Opvallend is dat de organisaties die onze ERP oplossingen toepassen het goed doen, zoals met Exact Synergy of met DistRetail in de retail en met CarIT in de automotive. Een voorbeeld daarvan in dit magazine is het interview met het Ikazia Ziekenhuis dat koos voor de zorgoplossing Vidaví van VCD. Ook VCD is, net als de organisaties die zich voor deze editie lieten interviewen, onderhevig aan allerlei externe factoren. Die inspireren ons alert te blijven en nieuwe wegen in te slaan. Uiteraard zijn en blijven wij system integrators, maar we willen ook meer waarde toevoegen voor onze klanten aan de bewezen oplossingen van anderen die wij bij hen implementeren. Al met al is er om ons heen heel veel in beweging. Wellicht een goed moment om even in alle rust deze nieuwe editie van ons VCD Magazine te lezen en u te laten inspireren. Sjouke Kuindersma Algemeen Directeur VCD IT Groep 02 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

3 Way of Working. Jaguar Land Rover Benelux, actief in het allerhoogste premiumsegment, ondersteunt vanuit Beesd circa 80 dealers in Nederland, België en Luxemburg. De ambities van de organisatie voor de komende jaren zijn groot, ondersteund door een intern programma getiteld Jaguar Land Rover Way of Working. Informatievoorziening maakt hier een belangrijk onderdeel van uit. Jaguar Land Rover Nederland is een key account van VCD en alle dealers werken al geruime tijd met CarIT van VCD. Nicole Prins, Customer Relations Director Jaguar Land Rover Benelux: In de automotive wordt traditioneel veel gestuurd op het onderbuikgevoel. Wij willen laten zien dat je met de juiste data-analyse heel gericht accenten ter verbetering kan leggen in je processen. Nicole Prins, Customer Relations Director Jaguar Land Rover Benelux Als organisatie in het premiumsegment draait alles bij Jaguar Land Rover Benelux om het de eindklant laten beleven van een maximale experience, zowel op internet als in de showroom. Nicole Prins: Dit verlangt dat we heel nauw met onze gewaardeerde dealers samenwerken. De term customer in mijn functiebenaming heeft dus zowel betrekking op de eindklant als de dealers. De laatste groep verdient ook alle aandacht. Belang van social media en internet Vooral Jaguar is een merk dat enorm in ontwikkeling is, geeft Nicole Prins aan: Kijk alleen maar naar de recente campagne met het thema it s good to be bad voor het F-type. We spreken steeds meer doelgroepen aan buiten het louter klassieke-conventionele segment, met meer nadruk op snelheid en techniek. We zien daarbij dat social media en internet voor ons steeds belangrijker worden. Weliswaar is niet elke geïnteresseerde via die kanalen direct een potentiële koper, maar we bereiken er wel een veel groter publiek mee dan puur in de showroom. Tegelijkertijd is die doelgroep diffuser dan de doelgroep die we rechtstreeks in onze showroom mogen ontmoeten. Ons beleid is er in ieder geval op gericht ook digitaal steeds actiever te worden. Succesvol met anticyclisch investeren De klant is kritischer geworden en neemt steeds meer een weloverwogen beslissing, geeft Nicole Prins aan: Niet alleen over de aankoop zelf, maar ook issues over hoe lang er met een auto gereden wordt en waar en hoe men service en onderhoud onderbrengt. De klant beslist hierin steeds bewuster. Ondanks de economische tegenwind zagen we geen terugval in de verkochte aantallen en we hebben onze volumes zelfs zien groeien. Ons beleid om anticyclisch nieuwe en succesvolle modellen te introduceren heeft zijn vruchten afgeworpen, een beleid dat in 2008 is ingezet door de nieuwe eigenaren. Way of working De ambities van de organisatie voor de komende jaren zijn groot, ondersteund door een intern programma getiteld Jaguar Land Rover Way of Working. Nicole Prins: Way of Working is voor iedereen een heldere strategie met uitgangspunten binnen onze organisatie. Het focust zich op procesoptimalisatie op grond waarvan onze dealers en wij als importeurs nog intensiever gaan werken. We willen groeien, niet alleen kwantitatief, maar vooral ook kwalitatief. Dat laatste vergt een analyse van wat precies onze intrinsieke waarde als organisatie is en of die nog verder verbeterd kan worden. In praktische zin; waar laten we eventueel nog zaken liggen omdat onze processen nog niet geoptimaliseerd zijn in de totale keten naar de klant toe. Doel van die optimalisatie op basis van het concept Way of Working is een nog betere klanttevredenheid en hogere conversieratio, vooral binnen ons potentieel van huidige klanten. Het doel daarvan is uiteraard ook om deze klantgroep langer aan ons te binden door samen met onze dealers meerwaarde te creëren voor die klant. Ook al digitaliseert de wereld en vinden mensen ons steeds meer via de nieuwe media; Jaguar en Landrover zijn nog altijd merken waarvoor klanten graag naar de showroom komen. Mijn inschatting is dat dit gevoel binnen ons segment voorlopig wel zo zal blijven. Het belang van data Informatievoorziening is binnen dit concept van Way of Working voor ons van groot belang, geeft Nicole aan: De essentie van dataverzameling en -analyse is dat je voorspellende uitspraken kunt doen over je klanten en daar proactief acties aan verbindt. Echter, we zijn kritisch. Je kunt bergen data vergaren om het verzamelen zelf, maar als je daar niet gericht iets mee doet om op de juiste issues te sturen, is het zinloos. In de automotive wordt traditioneel veel gestuurd op onderbuikgevoel. Wij willen juist laten zien met onze informatievoorziening dat je heel goed accenten kunt leggen in je processen ter verbetering, zodat je de drijfveren We zijn geen massamerk. onze klanten zullen altijd maatwerk van hun dealer blijven verlangen. en behoeften van de klant op basis van reële data in beeld krijgt en daar vervolgens gericht op kan sturen. Feitelijk willen we de life cycle van de klant, de totale customer journey, samen met de dealers beter beheersen. Daarbij is een datamanagementsysteem van groot belang, gekoppeld aan hun inzichten in relatie tot hun klanten. Het is altijd een samenspel van die twee zaken, denk ik. We zijn geen massamerk en onze klanten zullen altijd maatwerk van hun dealer blijven verlangen. In nauw samenspel met dealers Bij onze dealers is het besef dat datamanagement van groot belang is, zeer urgent. Wel is het goed om voortdurend aan hen te laten zien wat we ermee doen en welk resultaat het oplevert. Op internationaal niveau kijken we goed rond wat we als best practices zien en dat benchmarken wij. Tegelijkertijd hebben de dealers hier ook een eigen verantwoordelijkheid in. Wat hebben zij nodig om hun business goed te sturen en te managen? Daarom werken we binnen het concept van Way of Working, zeker momenteel in de pilotfases op het onderdeel service, heel goed samen met onze dealers. Wat wij als mogelijke verbetering zien, toetsen wij direct bij de dealers om te bekijken of we elkaar daar in kunnen vinden. Alle stappen vooruit binnen dit concept zetten we dus samen. Dataverzameling en -analyse is geen rocket science. Het gaat meer om het bevestigen van vermoedens en feitelijk laten zien waar het verschil m nu echt in zit in de business. Maar ook binnen die bandbreedte is er nog heel veel mogelijk. 4 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

4 Ook het Ikazia Ziekenhuis nu live met Vidaví. Op 13 mei 2014 is de ERP-oplossing Vidaví live gegaan bij het Ikazia Ziekenhuis in Rotterdam. Zij zijn het achtste ziekenhuis dat nu met Vidaví werkt. Jannes Aman is Hoofd Ondersteunende Diensten en Voorzitter van de stuurgroep Vidaví en Saskia Meeuwsen is Intern projectleider Vidaví en Strategisch Inkoper bij het Ikazia. Zij kijken terug op een geslaagde implementatie en een live-gang die beheerst is verlopen: Wat Vidaví ons nu naar verwachting gaat brengen op het terrein van efficiency en kostenbesparing, heeft uiteraard ook de grote interesse van de Raad van Bestuur van het Ikazia. Jannes Aman, Hoofd Ondersteunende Diensten en Voorzitter stuurgroep Vidaví en Saskia Meeuwsen, Intern Projectleider Vidaví en Strategisch Inkoper Ikazia Ziekenhuis Het Ikazia Ziekenhuis is een ziekenhuis in Rotterdam Zuid. Volgens een onderzoek van opinieblad Elsevier is het Ikazia Ziekenhuis het beste ziekenhuis van Rotterdam. De geheel vernieuwde hoofdingang werd op 31 oktober 2011 geopend voor het publiek. In 2012 werd het door de beoordelingssite Zorgkaart Nederland uitgeroepen tot meest patiëntvriendelijke ziekenhuis van Nederland. De naam Ikazia is een afkorting van InterKerkelijke Actie Ziekenhuis In Aanbouw, een stichting die in de jaren zestig lang geijverd heeft voor de bouw van het ziekenhuis. In het ziekenhuis werken circa mensen. Intensieve samenwerking met VCD Vidaví is een integrale standaard applicatie met zorgspecifieke functionaliteiten waarmee ondermeer ziekenhuizen hun bedrijfsvoering kunnen optimaliseren. Dit leidt tot een efficiencyslag en besparing op kosten. Via een selectietraject koos de projectgroep van Ikazia ervoor met VCD en Vidaví in zee te gaan, geeft Jannes Aman aan. Vorig jaar hebben wij een no go gegeven omdat het systeem toen niet voldoende af was. In april van dit jaar hebben we besloten om live te gaan met Vidaví. Af en toe komen we nog wat onverwachte zaken tegen, die snel opgelost worden door VCD, aldus Jannes Aman. Intensief samengewerkt in implementatieperiode Saskia Meeuwsen: In de implementatieperiode hebben we heel intensief met VCD samengewerkt. De begeleiding door de consultants was goed. Inhoudelijk heeft VCD goede kennis van het systeem zelf, de inhoudelijke processen die in een ziekenhuis spelen en ook de inrichtingen die er in het systeem mogelijk zijn. Jannes Aman: Wat wij vernamen van de werkvloer die nu met Vidaví werkt, is dat de VCD consultants zich zeer betrokken toonden. Zij doorgronden de processen en protocollen zoals die op diverse afdelingen in het Ikazia spelen. We hebben Vidaví geïmplementeerd op de afdelingen inkoop, financiën en logistiek. Het feit dat VCD goede inhoudelijke kennis heeft van deze disciplines in de zorg heeft de implementatie vergemakkelijkt. Met z n allen hebben we die intensieve implementatieperiode goed doorstaan. Een goede proefconversie is het halve werk Saskia Meeuwsen: Met z n allen hebben we die intensieve implementatieperiode goed doorstaan. Op grond van onze ervaringen beamen we het belang van een goede proefconversie, dit willen we meegeven aan andere ziekenhuizen die ook voor Vidaví kiezen. Gelukkig heeft VCD dit in hun aanpak goed verankerd. Door het uitvoeren van een proefconversie kwamen er bij het Ikazia zaken naar voren die te maken hadden met datakwaliteit en met aansluiting. Bij de daadwerkelijke conversie liepen we hier dus niet meer tegenaan. We hebben zelfs twee proefconversies gedaan, de laatste eind januari. Half mei zijn we daadwerkelijk overgegaan. De puntjes op de í van Vidaví Jannes Aman: We hebben volgens plan een goede conversie doorlopen en we stellen dat het systeem draait. Momenteel zijn we in de fase waarin wij onze wensen binnen de projectscope die nog niet in Vidaví zijn opgenomen, gerealiseerd willen krijgen. Er komt dus nog een release met de restpunten. VCD werkt daarin constructief mee. We hopen na die fase door te kunnen bouwen en de voordelen van Vidaví, zoals de efficiencyslagen en kostenbesparing, ten volle te kunnen benutten. Saskia was een van degenen die onze medewerkers goed hebben opgeleid om met Vidaví aan de slag te kunnen en met de vragen die nu nog bij hen naar boven komen, vinden zij direct gehoor bij VCD. Uiteraard is ook de Raad van Bestuur benieuwd naar wat Vidaví gaat brengen. Ik breng elke 14 dagen in een werkoverleg verslag uit, en eventuele issues van belang in relatie tot Vidaví worden binnen het MT besproken. Iedereen is doordrongen van deze grote overgang. Advies omtrent projectmanagement Tot slot hebben Saskia Meeuwsen en Jannes Aman nog een advies als het gaat om de implementatie en live-gang van Vidaví: We zijn begonnen met het aanstellen van een externe projectleider, met kennis van ERP implementeren. Maar al snel daarna hebben we ook een interne projectleider benoemd. Die laatste kan binnen je zorgorganisatie de verbindende schakel vormen tussen alle betrokken afdelingen door toezicht te houden, medewerkers te begeleiden, mogelijke problemen te signaleren en te zorgen dat VCD snel antwoord kreeg op vragen en informatieverzoeken. Ook communiceerde deze met onze externe projectleider en de projectleider van VCD, Bart Mulder. We kunnen iedereen in een dergelijk belangrijk project aanraden, in de situatie dat er een externe projectleider wordt ingehuurd, ook zo n interne projectleider aan te stellen. 06 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

5 Hoogvliet in vogelvlucht Hoogvliet Supermarkten is een supermarktketen met moderne winkels in Zuid-Holland, Noord-Holland, Utrecht en Gelderland. Het service- en distributiecentrum bevindt zich in Alphen aan den Rijn. De organisatie telt in totaal ruim enthousiaste medewerkers met gevoel voor kwaliteit, service en klantgerichtheid. Verschillende onderscheidende technologieën maken van SAP IQ één van s werelds snelste, maar meteen ook meest economische analytische server van dit moment. Een voorbeeld hiervan is de sterke compressie van gegevens, waardoor, in de situatie van Hoogvliet, een besparing van 80% in benodigde opslagruimte wordt gerealiseerd. We kunnen nog sneller sturen en efficiënter acteren. Hoogvliet rolt momenteel onder begeleiding van VCD een BI masterplan uit met een centrale rol voor een gloednieuw datawarehouseplatform. Uiteindelijk betreft het een totale BI implementatie met een Datawarehouse, SAP/BusinessObjects, QlikView en eveneens inbedding in de organisatie, stroomlijning van interfaces en het gezamenlijk ontwikkelen en uitbouwen van het BI gebruik. Het resultaat is een stuurmechanisme voor de hele organisatie, van groot belang binnen de retail waar de snelheid en hoeveelheid van data een cruciale rol speelt. Ook bijzonder om te melden is dat Hoogvliet binnen dit proces de eerste afnemer is van SAP IQ, een nieuw en geavanceerd databaseplatform. Albert Cornelisse: Wij krijgen hiermee enorm veel sneller antwoord op onze queries, zowel operationeel als op managementniveau, ongeacht hoeveel data we ook opbouwen. Daarnaast wordt het laadproces van het datawarehouse met 75% versneld en is 80% minder opslagruimte benodigd door de sterke compressie. Huidige datawarehouseplatform naar een hoger niveau Voor ons is dit een belangrijk project. Wij hebben sinds 2008 een strategisch partnerschap met VCD, zij hebben ons eerste datawarehouse gerealiseerd, inclusief een aantal QlikView dashboards. Gezien het toenemende belang van BI voor het realiseren van de bedrijfsresultaten, hebben we vorig jaar door VCD een analyse van de informatievoorziening en de inbedding laten uitvoeren. Deze analyse beschreef helder de knelpunten in de bestaande situatie, maar belangrijker ook een helder beheersbaar migratieplan naar een volwaardige BI omgeving waarmee wij ons concurrentievoordeel behouden. Vorig jaar zomer is dit project met VCD geïnitieerd en besloten is de komende twee jaar gezamenlijk de informatievoorziening en de BI organisatie verder uit te bouwen en naar een hoger niveau te tillen. Het project wordt op een Agile wijze aangestuurd, dit geeft Hoogvliet continue controle en de mogelijkheid om, op basis van gewijzigde bedrijfsbelangen, steeds bij te sturen. Een voorbeeld hiervan is de integratie van het nieuwe E-commerce platform in het Retail Datawarehouse. Ons doel is om de geïntegreerde data maximaal te kunnen gebruiken als basis voor onze operationele informatie en managementinformatie, met de overstap naar SAP IQ zijn we hier weer een stap dichterbij, vat Albert Cornelisse het recente verleden samen. Bewuste keuze voor gloednieuwe SAP IQ Als nieuw datawarehouseplatform is gekozen voor SAP IQ. Hoogvliet is de eerste klant van VCD die hiertoe besloot, een primeur dus. Door haar architectuur schaalt SAP IQ lineair met de toegepaste hardware. En de column-based technologie maakt het beheer van indexen overbodig. SAP IQ behoudt simpelweg haar hoge querysnelheid. Albert Cornelisse: We migreren momenteel naar deze SAP IQ database. Uiteraard hebben we met VCD volop overleg gehad over deze keuze. VCD heeft door middel van een uitgebreide Proof of Concept aangetoond dat het platform zeer goed presteert op onze omgeving. We hebben de snelheid van onze huidige database én de verwachte informatiegroei vergeleken met de mogelijkheden van SAP IQ en hiervoor weloverwogen gekozen. Met de oude database hadden we door kunnen gaan, maar dat vereiste dat we veel moesten investeren in het vóórbewerken van informatie voordat we deze konden aanwenden als BI informatie. Met SAP IQ hoeft dat niet. Je kunt deze database veel sneller bevragen zonder dat je een speciale BI programmering moet ontwikkelen. Snellere resultaten bij queries ongeacht de datagroei Momenteel is VCD druk met het in kleine iteraties uitbouwen van het Retail datawarehouse, managementrapportages, interfaces, inbedding, aanpassen van bedrijfsprocessen en het uitfaseren van bestaande systemen. De situatie nu is dus dat de bestaande configuratie is vervangen, onder andere door SAP IQ, en de koppelingen met het ERP zijn vernieuwd. We beschikken nu over een compleet vernieuwd datawarehouseplatform. We zijn daarmee verzekerd van snellere resultaten bij queries ongeacht de hoeveelheid datagroei in de toekomst. Die snelheid is veel hoger dan met het oude datawarehouseplatform. We kunnen nu veel sneller beschikken over data, van groot belang omdat de business binnen Hoogvliet ons daar om vraagt. We gaan nu met verschillende BI onderwerpen aan de slag binnen Hoogvliet die prioriteit hebben. Deze gaan we toevoegen binnen het nieuwe datawarehouseplatform. Waarom we al dit werk verzetten? Ook binnen retail wordt het steeds belangrijker om te kunnen beslissen op basis van relevante en actuele informatie. Binnen Hoogvliet werken wij zeer gestandaardiseerd en lean & mean. Hoe sneller wij onze BI informatie hebben, hoe beter we ons beleid kunnen bijsturen en efficiënt kunnen acteren, van omzetverloop in de winkels en personeelskosten tot en met allerlei logistieke stromen, het complete palet. We beschikken nu over een compleet vernieuwd datawarehouseplatform. Agile: snel tot resultaat Bedrijven en organisaties in profit en non profit willen steeds sneller toegevoegde waarde zien van hun ICT-projecten. Flexibele (agile) ontwikkelmethoden richten zich op het snel opleveren van bruikbare deelproducten, zoals ook ingezet door VCD bij Hoogvliet. Albert Cornelisse: Agile is inderdaad een prima methode om dit soort complexe trajecten op te knippen en met de juiste prioriteitsteling sneller resultaten te behalen. Albert Cornelisse, ICT Manager Hoogvliet 08 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

6 Cruciale data van boorinstallaties voortaan geolied verzameld via Bizzscore web formulieren. Shell boort wereldwijd met 137 installaties naar olie. Hiervoor werkt Shell samen met zogenaamde drilling contractors, onderaannemers die de boorinstallaties beheren. Het accuraat meten van de performance van deze drilling contractors is cruciaal en Shell hanteert hiervoor Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI s). Tot voor kort werd deze performance data bij de drilling contractors handmatig via Excel opgevraagd en verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig traject. Sinds het laatste kwartaal van 2013 heeft Shell daarom Bizzscore van VCD ingevoerd. Met dit webbased instrument is het veel makkelijker voor onze drilling contractors om hun performance aan ons door te geven, aldus Willem-Jan Scholten en Jaap Bezemer van Shell. Jaap Bezemer, Cost and Planning Engineer Shell Exploration and Production Willem-Jan Scholten, Global Technical Expertise Holder Drilling Rigs binnen Shell. We kunnen dus snel achterhalen waar het hapert, vervolgens ingrijpen en mensen persoonlijk benaderen. Met de webbased Bizzscore oplossing houden we bij de dataverzameling dus op elk moment de vinger aan de pols. Bizzscore stelt Shell in staat om te komen tot de optimalisering van prestatiemeting en verbetermanagement. Voordelen Jaap en Willem-Jan zijn blij met de voordelen van Bizzscore: Het is efficiënt door de automatische uitnodigingen voor data-aanlevering per , daarnaast is de geleverde data ook direct inzichtelijk. Vooral dit laatste verhoogt het commitment van de drilling contractors om ermee te werken. Zij krijgen direct inzicht in de eigen resultaten. Voorheen verdween de data in de database. Totdat het rapport uitkwam, wist niemand wat er gebeurde en hadden de drilling contractors er niets aan. Als partners een specifiek rapport wensten, maakte Jaap dit rapport. Nu hebben de drilling contractors zelf een account. Zij kunnen daarmee het systeem in en er rapporten uit halen die voor hen van belang zijn. Ook zien we nu een verbeterde datakwaliteit door een goed inzichtelijke Audit-trail: wie vulde wat, wanneer in en wie paste wat wanneer aan? Er is nog een ander voordeel. Voorheen vroegen we contractors bij de data-aanlevering al bepaalde voorberekeningen te maken. We komen met Bizzscore nu zo ver dat we de kleine stukjes data die normaal al in de voorberekening werden verwerkt, ook heel gemakkelijk door ons kunnen worden uitgevraagd. Door dit op een dergelijk detailniveau te doen, ontdekken we ook sneller aanleverfouten. De kwaliteit van de informatie in onze database stijgt, tegelijkertijd beschikken we over meer data voor onze analyses. Tal van beleidsvragen kunnen we hiermee beter beantwoorden. Uiteraard uit zich dit in een verbeterde kwaliteit van onze KPI s. Eerder noemden we ook de groei van het aantal rigs als reden om van Excel over te stappen op een andere oplossing. Bizzscore is moeiteloos schaalbaar, dus de groei van het aantal rigs in de toekomst vormt voor de werkwijze en rapportages vanuit Bizzscore geen enkele belemmering. Stand van zaken Voor de rapportage van kwartaal 2 en 3 in 2013 heeft Shell de Bizzscore web formulieren parallel laten lopen met Excel. Voor kwartaal 4 is voor het eerst louter en alleen met Bizzscore gewerkt. We hebben dit instrument nu voor één afdeling ingezet, maar zien ook kansen voor het gebruik ervan op andere afdelingen, zoals wellicht Materials & Services. Overigens, al onze sinds 2002 via Excel verzamelde data en daarvan afgeleide rapporten staan ook in Bizzscore. Terugkijken is dus geen enkel probleem. Jaap Bezemer is Cost and Planning Engineer bij Shell Exploration and Production: Ik doe studie naar nieuwe projecten binnen Shell. Willem-Jan Scholten is Global Technical Expertise Holder Drilling Rigs: Ik ben well engineer binnen de Contracts & Procurement Group. Het is mijn taak om alles in goede banen te leiden rondom zogeheten rigs, de olieboortorens. Wij hebben onshore en offshore momenteel 137 rigs onder contract bij diverse drilling contractors. Shell bepaalt daarbij tot in detail de terms & conditions waaronder zij moeten leveren. Onze standaarden zijn daarbij voortdurend in beweging, vooral proactief inspelend op het voorkomen van welk incident dan ook. Niet alleen op het vlak van kwaliteit, maar ook als het gaat om veiligheid willen we beter zijn dan alle andere spelers in de markt. Jaap Bezemer: Uiteraard zijn we heel benieuwd naar de performance van deze rigs op basis van de afgesproken terms & conditions. Wij verwachten dat deze drilling contractors aan ons rapporteren met data die wij verwerken in drie KPI s. Deze drie KPI s meten de performance van deze 137 rigs op de terreinen Health, Safety & Environment (HSE), Operations en People. Denk bij HSE aan mogelijke ongelukken of de hoeveelheid eventueel gelekte olie. De KPI Operations reflecteert in welke mate de planning wordt gerealiseerd. Van groot belang, want bij de grootste boorinstallaties kost het 1 miljoen euro als deze een dag niks doen. Met de KPI People meten wij in hoeverre de mensen op de boorinstallatie de juiste trainingen en dergelijke hebben gevolgd. Data verzamelen via Excel: lastig, tijdrovend en foutgevoelig Willem-Jan: Om die KPI s te kunnen voeden, zenden we sinds 2002 een Excel template rond naar alle drilling contractors. Vervolgens verzamelen wij alle aangeleverde performance data in een groter Excel sheet voor de kwartaalrapportages. Sinds 2002 hebben we hiermee een gigantische database aan informatie opgebouwd. Maar gaandeweg merkten wij dat rigs hun data niet altijd op tijd aanleveren. Jaap Bezemer: Rigs zijn op de operatie zelf gefocust en het rapporteren daarover ziet men als een administratieve taak en niet als hun eerste prioriteit. Via incentives in contracten worden zij overigens extra gestimuleerd om die data te leveren, want uiteindelijk moeten zij een bepaalde performance realiseren. Echter, de tijd tussen het beschikbaar komen van de data bij de contractors en het zenden daarvan aan ons via de Excel template wilden we verkorten. Vaak duurde het drie maanden voordat we de data hadden. Met het groeiend aantal rigs werd dit echt een issue. Maar eerlijk is eerlijk: ook de interne validatie van die aangeleverde data binnen Shell vergt tijd. Willem-Jan: Eveneens voorzien we een kwantitatieve groei in het aantal rigs. Toen we in 2002 met het verzamelen van de data begonnen, werkten we met 50, 60 rigs en nu is dat aantal gegroeid tot ver boven de 100. Die groei en de te langzame aanlevering van data voor de prestatie indicatoren waren voor ons aanleiding om meer grip op dit proces te krijgen. Bizzscore web formulieren: digitaal uitvragen en controleren De keuze voor een andere oplossing dan Excel viel uiteindelijk op Bizzscore van VCD. De implementatie is uiterst soepel gegaan en de Shell-data is volledig beveiligd op de servers van VCD. Willem-Jan: Een organisatie als Shell besluit daar niet zomaar toe. Jaap: Nu krijgen de verschillende actoren gerichte en tijdig verzonden s met het verzoek om webbased data in te vullen of data te controleren. Deze webbased oplossing vervangt onze trage op Excel gebaseerde methode. Via gedigitaliseerde verzoeken vragen de Bizzscore web formulieren bij onze 137 boorinstallaties de performance data uit. Shell kan op basis hiervan controleren en rapporteren. Ook het proces zelf is veranderd, volgens Willem-Jan: In de Exceltijd vroegen we de data aan de contractor en kregen we het uiteindelijk van de senior well engineer. Met Bizzscore gaat het verzoek vanuit het webbased systeem uit naar de contractor en vervolgens krijgt de senior well engineer een notificatie om het te controleren. Als de senior well engineer het vervolgens niet controleert, zit het tóch in de database en krijgen wij een code niet gecontroleerd. Daarmee weten we direct en heel helder wie zijn werk nog moet doen: de drilling contractor of de senior well engineer Een organisatie als Shell besluit daar niet zomaar toe. Ook inzetbaar voor incentives We willen dit systeem ook gebruiken voor incentives. Als een rig boven het gemiddelde scoort, willen wij de drilling contractor daarvoor belonen. In de praktijk zien we al dat dit als stimulans enorm goed werkt. De kosten voor de incentive betalen zichzelf terug door een maximale performance bij de rig in kwestie. Overigens, we laten de drilling contracters alleen hun eigen positie in de ranking zien op basis van hun specifieke performance. Ook zien zij daarbij hun ranking in relatie tot de andere drilling contractors. Echter, zonder dat aan deze andere drilling contractors een naam wordt gekoppeld. We noemen dit blinded reports. Verder kiest Shell elk jaar in vier categorieën een rig of the year, een prestigieuze prijs. Het mag duidelijk zijn dat we de beoordelingsdata daarvoor nu heel eenvoudig uit Bizzscore halen! 10 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

7 Met Synergy krijgen we iets héél belangrijks: één bedrijfsbreed klantbeeld. Van Tilburg-Bastianen Groep (TB) werkt met veel verschillende applicaties, vaak omdat de automotive importeurs waarmee zij samenwerken geen andere keuze bieden. Dolf Rooijakkers, Manager Business Support Van Tilburg-Bastianen Groep, nam het initiatief voor een optimalisatieslag hierin. Hij vroeg VCD om mee te denken over een geïntegreerde ICT-oplossing: De spil hierin is nu Exact Synergy. Dolf Rooijakkers, Manager Business Support Van Tilburg-Bastianen Groep Van Tilburg-Bastianen Groep (TB Groep) is specialist in totaaloplossingen als het gaat om mobiliteit. In Nederland is TB dealer van DAF trucks, VW bedrijfswagens en VW en Audi personenauto s. Dolf Rooijakkers: De importeurs waarmee wij werken zijn Pon en DAF. In Polen is TB Groep actief met trucks van DAF. Het bedrijf telt 600 medewerkers en naast verkoop is er veel aandacht voor service en onderhoud. Complexe situatie Dolf Rooijakkers: We werken met veel verschillende applicaties. Vanuit het oogpunt van beheer wilden we naar een meer geïntegreerde oplossing. Complicerend daarbij is wel dat we vanuit de importeurs waarvoor wij dealer zijn, Pon en DAF Trucks, verplicht werken met hun Dealer Management Systeem (DMS). Echter, het is voor ons cruciaal dat wij een TB breed klantbeeld hebben. We hebben bijvoorbeeld als klant een logistiek bedrijf dat VW en Audi personenwagens voor de medewerkers bij ons aanschaft en VW bestelbusjes voor de kleinere vrachten. Via diverse merken en managementlagen komen al die contacten dus ons bedrijf binnen, maar daar willen we in ons systeem één overzichtelijk beeld op klantniveau van hebben. Met de separate systemen van onze importeurs was dat niet mogelijk, maar we kunnen ook niet om die systemen heen. Een kwestie van koppelen Vooral om dat totale klantbeeld alsnog te bereiken, hebben we deze optimalisatieslag samen met VCD gedaan. We hebben meerdere pakketten vergeleken en integraal gekozen voor Synergy van Exact. Dit wordt geïmplementeerd door VCD. Voor de vele verbindingen die nodig zijn tussen de separate CRM-systemen van de importeurs en meer én Synergy is een belangrijke rol weggelegd voor VCD. Die benodigde koppelingen zijn door VCD op een voortreffelijke manier gerealiseerd. Maar we integreren er meer processen mee, zoals activaregistratie, Customer Portal, HR, I Need, Kwaliteitsmanagement, Rapportage en Service desk. Ook integratie met Reporting Services zal nog worden toegevoegd. Meerdere voordelen We doen dit soort ICT-slagen alleen als we zeker weten dat we er geld mee verdienen. En naar het zich laat aanzien, dienen de voordelen zich al aan. Exact Synergy Enterprise biedt ons inzicht, structuur en verbetert onze efficiency. We hebben nu feitelijk alle processen samengebracht in één systeem. Als TB Groep krijgen we meer inzicht in processen, doen we geen dubbel werk meer en documenten staan op een centrale plaats. Eveneens, en dat is heel belangrijk, kan het management voortaan sturen op basis van actuele gegevens. Ook hebben we nu ons totale klantbeeld, TB breed. Een directeur van bijvoorbeeld een transportbedrijf die trucks bij ons koopt en een dag later binnenwandelt voor een Audi voor zichzelf, wordt direct als zodanig herkend. VCD schat dat de TB Groep op jaarbasis circa euro door een tijdsbesparing van circa 900 mandagen zal realiseren met deze integratie. Kleine besparingen lopen snel op We besparen alleen al veel tijd omdat we onze informatie nu veel sneller hebben, maar de kostenbesparingen gaan breder dan alleen het CRM-systeem. Met Synergy kun je namelijk zoveel meer doen dan alleen CRM. Een voorbeeld? Onze medewerkers kunnen in Synergy informatie snel terugvinden en dus hoeven collega s veel minder vaak met elkaar te bellen. Dat lijkt gering, maar er werken in Nederland 400 mensen in onze organisatie. Als zij 5 minuten per dag op kosten besparen omdat ze de informatie sneller krijgen en niet een collega hoeven te raadplegen, dan lopen die besparingen op jaarbasis enorm op....dan lopen die besparingen op jaarbasis enorm op. ICT als katalysator voor groei We willen vooroplopen ten opzichte van onze concurrenten, onder andere door nog betere automatisering. ICT moet de katalysator zijn van de groei die wij de komende jaren willen realiseren. Van belang is dan dat iedereen in de organisatie werkt met dezelfde financiële rapportages om snel de juiste managementinformatie te krijgen. Maar ook willen we heel graag weten wat onze klanten van ons willen. Dit zal zover gaan dat we dan ook de systemen van de klanten laten communiceren of minimaal de klanten toegang geven tot voor hen relevante informatie in onze systemen. We kunnen in de gewenste groei een stap verder zetten door klanten vanuit ons ICT-systeem informatie te verschaffen. Daarmee kan TB de klanten echt helpen met hun mobiliteitsvraagstuk. Strakke projectorganisatie VCD werkt vanuit een strak geleide en multidisciplinaire projectgroep aan de optimalisatie van onze ICT. Vanuit alle perspectieven en gelaagdheden worden we snel bijgestaan in dit project. Want soms moet je heel snel kunnen schakelen. We zitten nu tussen de 70% en 80% realisatie ten opzichte van het totale traject. Voor de implementatie van het geïntegreerde CRM-systeem hebben we er bewust voor gekozen eerst onze divisie truck verkoop en onderhoud over te laten gaan. Nu bekijken wij hoe wij deze oplossing kunnen integreren in de personenauto divisie. En onze aparte leasemaatschappij werkt er ook al mee, evenals onze business unit voor de zakelijke markt, aldus Dolf Rooijakkers. Project of the Year Award In maart 2013 vond de Exact Partner van het Jaar verkiezing plaats. Tijdens deze avond werden er vier awards uitgereikt. VCD was één van de gelukkige winnaars en kreeg de Project of the Year Award toegekend op basis van haar werk voor de Van Tilburg-Bastianen Groep. 12 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

8 Visie op verzuimmanagement Ondernemer Remco Larooij is onlangs gestart met DeVitOn, een afkorting van De Vitale Onderneming. DeVitOn richt zich op het begeleiden van organisaties door het vanuit een strategische context implementeren van programma s rondom gezondheidsmanagement, duurzame inzetbaarheid en vitaliteitsbeleid. In de zijlijn is Remco Larooij nog partner van CS Works, als adviseur strategisch gezondheidsmanagement: De rol en inbreng van duurzame inzetbaarheid zal alleen maar toenemen. Wat ik in de afgelopen 11 jaar heb gezien, is dat verzuimmanagement meer een commodity wordt dat echter wel nog steeds goed georganiseerd moet worden. Vooral arbodiensten en de geldende weten regel geving hebben ervoor gezorgd dat op dit terrein een meer werkgeversgerichte aanpak is ontstaan. Op zich is dat goed, want ik denk dat verzuimbegeleiding een onderdeel is van je organisatieproces. Wel is het jammer dat verzuimmanagement een soort commodity is geworden. Meer en meer organisaties zeggen: we hebben het verzuim onder controle met een percentage van 3 tot 4%. Maar de actuele vraag is nu hoe zij ervoor gaan zorgen dat hun medewerkers duurzaam inzetbaar blijven. Thema s als duurzame inzetbaarheid, gezondheidsmanagement en vitaliteitbeleid moeten in mijn ogen meer aandacht krijgen binnen organisaties. Het is de cruciale factor, want daar ligt je grootste kans om werknemers meer betrokken, bevlogen en productief te maken en dus minder te laten verzuimen. Remco Larooij, DeVitOn: Verzuimmanagement zal altijd een onderdeel blijven van de business. Van damage control naar risk control De rol en inbreng van duurzame inzetbaarheid zal alleen maar toenemen. Omdat het aangrijpt op veel meer uiteenlopende vlakken, zoals opleiding, klantgerichtheid, productiviteit en dus ook minder verzuim. Verzuimmanagement zal altijd een onderdeel blijven van de business, want uiteindelijk zijn er wetgeving en kosten mee gemoeid. Dus als werkgever zal je er ook iets mee moeten. Ik zie wel een verschuiving. Verzuimmanagement is damage control en gezondheidsmanagement is risk control. Daar zit het verschil. Men wil steeds meer focussen op het voorkomen van risico s in plaats van schadebeperking na een incident. Rol van Humannet Anno 2014 kun je niet zonder ICT en technologie, ook niet binnen verzuim manage ment. Een systeem als Humannet wordt ook steeds beter omdat het de juiste formulieren genereert en de goede verbindingen legt met managementinformatie. Humannet is nu niet geëquipeerd om duurzame inzetbaarheid en gezondheidsmanagement te ondersteunen. Maar je kunt je afvragen of je dat ook moet willen. Kies je voor een geïntegreerd systeem waarin je zowel verzuim- als gezondheidsmanagement vastlegt? Of zeg je: uit privacy en medische overwegingen willen we die verbinding niet maken. Een interessante discussie. Humannet is een van de grootste leveranciers van verzuimregistratiesystemen in Nederland. Ik weet dat Humannet wel aan de performance kant, gekoppeld aan verzuimmanagement, meer inzicht wil genereren op managementniveau. Dat juich ik erg toe, besluit Remco Larooij. Graag laten wij voor dit magazine drie gebruikers van Humannet aan het woord over hun visie op verzuimmanagement, de rol daarvan in de toekomst en de rol die Humannet daarbij kan spelen. Ter afsluiting geeft Linda Talman - van Gijssel Product Manager VCD Humannet, haar visie. Zorgpartners Friesland levert ziekenhuiszorg en ouderenzorg aan inwoners van Friesland. De ziekenhuiszorg wordt verleend in het Medisch Centrum Leeuwarden (MCL), MCL Harlingen en Tjongerschans in Heerenveen en Lemmer. De ouderenzorg - onder de naam Noorderbreedte - omvat vijftien locaties, Noorderbreedte Thuiszorg en vestigingen van franchiseorganisatie Noorderbreedte State. Naast MCL en Noorderbreedte voert Arbo de dienstverlening uit voor een klinischchemisch laboratorium, huisartsenlaboratorium en trombosedienst. In totaal werken er rond de medewerkers. Titia Keuning is Hoofd Arbo: Binnen Zorgpartners Friesland vinden we het belangrijk dat medewerkers gezond en met plezier kunnen werken. De Arbodienst heeft hierin een belangrijke bijdrage. Duurzame inzetbaarheid en daarbinnen verzuimmanagement is een speerpunt in ons beleid. Doelstelling is het duurzaam inzetbaar en gemotiveerd houden van medewerkers in een sterk veranderende omgeving, met als beoogd resultaat kwalitatief uitmuntende en compassievolle patiënten- en cliëntenzorg. Daartoe hebben we binnen de verschillende organisatieonderdelen gezondheidsbeleid op maat ingevoerd. Binnen MCL werken we met vijf thema s: fysieke belasting, psychosociale belasting, risico-inventarisatie en -evaluatie, vitaliteit en resultaatgerichte re-integratie. Als onderdeel van duurzame inzetbaarheid introduceren we nu het gespreksmodel Huis van WerkVermogen. We gebruiken het in het jaargesprek, verzuimgesprek en tussentijdse gesprekken. Het is een hulpmiddel om de dialoog over de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor duurzame inzetbaarheid tussen medewerker en leidinggevende te stimuleren; opbouwend in een sfeer van veiligheid en vertrouwen. Het sluit aan op de eerder uitgevoerde WerkVermogensMonitor (vragenlijst). Dit leverde op maat beleid op per afdeling als het gaat om duurzame inzetbaarheid en dus ook verzuimmanagement. Titia Keuning, Hoofd Arbo Zorgpartners Friesland: Humannet moet zich op meer richten dan alleen verzuimbeheersing. Rol van ICT De rol van ICT is van belang in dit proces. We gebruiken niet voor niets Humannet voor de resultaatgerichte re-integratie. Dit systeem is een goede ondersteuning voor leidinggevenden. De dossiers zijn UWV-proof. We krijgen geen loonsancties. Maar Humannet is vooral curatief ingesteld. We zouden graag zien dat Humannet, gezien alle ontwikkelingen, ook een ICT-instrument biedt om preventief vanuit persoonlijke gezondheidsdossiers in te kunnen werken. Wij gaan aan de slag met een portal die gericht is op duurzame inzetbaarheid. Dit wordt een portal waarbij een medewerker individueel kan inloggen en kan checken (bijvoorbeeld door testen) hoe het met het werkvermogen is gesteld. Ter voorbereiding op het jaargesprek, persoonlijke gesprekken of verzuimgesprek kan het (persoonlijke) Huis van Werk- Vermogen dat ook op de portal staat worden gebruikt. Daarnaast zou het goed zijn om meer aandacht te geven aan effectmeting. In de praktijk blijkt dat dit niet altijd gemakkelijk is. Als je diverse factoren met elkaar kunt verbinden via een ICTprogramma kan dit meer inzicht geven, aldus Titia Keuning. Verzuimstopt is een klantgedreven organisatie die sinds 2003 werkgevers en medewerkers in heel Nederland ondersteunt, adviseert en begeleidt bij (tijdelijke) arbeidsongeschiktheid en bij dreigende uitval. Marloes van der Linde, Vestigingsmanager in Deventer van Verzuimstopt: Dat doen we niet alleen tijdens de eerste twee jaar van verzuim, maar ook in de daaropvolgende 10 jaar waarin werkgevers nog (financieel) verantwoordelijk zijn. Daarnaast werken wij aan actieve bewustwording op het terrein van preventie en gezondheidsmanagement en interventies die passen bij de cultuur en de medewerkers van onze opdrachtgevers. Marloes van der Linde, Vestigingsmanager Deventer Verzuimstopt: ICT kan goed ondersteunen in de vastlegging van activiteiten gedurende verschillende processen. Ons onderscheidend vermogen ligt onder andere in het feit dat wij hoogopgeleide casemanagers hebben die verantwoordelijk zijn voor een eigen klantenportfolio en bij de opdrachtgever op locatie zitten. Dus kennen wij de werkgevers, leidinggevenden en mede werkers en hun werkomgeving goed. Hierdoor kunnen we gericht adviseren. Daarnaast is Verzuimstopt flexibel in het aanbieden van dienstverlening en onder steuning op basis van maatwerk. Ik ben vestigingsmanager in Deventer en ben onder andere verantwoordelijk voor het aansturen van het team. Verzuimstopt is sinds 2011 een dochteronderneming van Merces Custodio in Naarden. Deze samenwerking maakt dat de expertise van de organisatie verder is uitgebreid. Veranderingen De veranderingen met betrekking tot de pensioengerechtigde leeftijd vragen van werkgevers én werknemers veel aandacht. Veranderende werkeisen, werkculturen en afnemende sociale zekerheid verlangen een grotere flexibiliteit en mobiliteit van werkgever en werknemer. De werkgever kan en moet tot op zekere hoogte voorwaarden scheppen voor veiligheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, maar de regie ligt bij jezelf. De werkgever heeft als grootste zorg hoe hij de ouder wordende werknemers vitaal aan het werk kan houden. Om dit te realiseren, zal de werkgever daar nu al bewust mee om moeten gaan door preventief op deze veranderingen in te spelen. Verzuimmanagement en duurzame inzetbaarheid zijn steeds verder met elkaar verbonden en zullen ook integraal benaderd moeten worden binnen organisaties. Een goed inzetbaarheidsbeleid en ouderenbeleid zijn van groot belang. De focus dient nog sterker te verschuiven van arbeidsbeperkingen naar arbeidsmogelijkheden. ICT ICT kan goed ondersteunen in de vastlegging van activiteiten gedurende verschillende processen. Voorbeelden daarvan zijn projectplanning, online communicatie en verslaglegging. De mogelijkheden van ICT kunnen benut worden om een zo groot mogelijke doelgroep aan te spreken en processen efficiënter in te richten. Ook ontwikkelingen op het vlak van ehealth, ofwel digitale zorg, kunnen bijdragen. Hierbij vind ik dat ICT niet een doel op zich is, maar ondersteunend moet zijn. Interpersoonlijk contact draagt naar mijn visie bij aan een weerbare en vitale organisatie. Ten aanzien van verzuimmanagement ondersteunt Humannet ons in het tijdig signaleren van acties die in het kader van de Wet verbetering poortwachter dienen te gebeuren. Ook het bouwen van een (WIA-proof) dossier, inclusief het medische dossier, is op een gebruikersvriendelijke manier in Humannet gerealiseerd. Ten aanzien van duurzame inzetbaarheid en het volgen van activiteiten en resultaten houden wij een aparte administratie bij, omdat hiervoor momenteel nog onvoldoende mogelijkheden binnen Humannet Starter zijn. Linda Talman is blij met de ontwikkeling waarbij organisaties het verzuimmanagement steeds meer onder de knie krijgen en toe zijn aan het gaan managen van productiviteit van medewerkers ofwel performancemanagement: Factoren zoals gezondheid, maar bijvoorbeeld ook bedrijfscultuur en management(stijl) hebben daar invloed op. Wij constateren echter dat veel organisaties moeite hebben om dit concreet en effectief vorm te geven. Daarom zijn wij al enige tijd bezig om met behulp van ICT een platform te bouwen voor het meten en besturen van productiviteit. Tijdens het VCD Zorg event Healthtivity op 25 september 2014 zullen wij de kracht van performancemanagement laten zien. Linda Talman, Product Manager VCD Humannet: Wij werken aan een platform voor het meten en besturen van productiviteit. Dit platform wordt geïntegreerd in de Humannet software: Resultaten, acties, ingevulde vragenlijsten en meer kunnen vervolgens worden opgeslagen in een medewerkerdossier of een bedrijfsdossier. Dit zijn dus nieuwe types dossiers die aan Humannet toegevoegd gaan worden. In de performancemanagement functionaliteit wordt tijdens het inrichten ervan eerst de bedrijfsstrategie vertaald naar de doelstellingen voor HRM, duurzaam inzetbaarheidsmanagement, werknemerstevredenheid en meer, aldus Linda Talman. Volgen om te verbeteren Vervolgens worden deze doelstellingen gemonitord met vastgestelde kritische prestatie indicatoren (KPI s) en kritische succesfactoren (KSF s). Linda Talman: De functionaliteit wordt generiek gemaakt waardoor het mogelijk is om maatwerk te bieden aan onze klanten en gebruikers. Op deze wijze kan met flexibele rapportagemogelijkheden en dashboards niet alleen de individuele werknemer gevolgd worden, maar ook groepsresultaten en bedrijfsresultaten. Humannet verwacht hiermee haar visie en de trends uit de markt op het gebied van verzuim- en performancemanagement handen en voeten te geven en zo werkgevers en arbodiensten in Nederland een ICT oplossing te bieden om effectief verzuimmanagement en performancemanagement optimaal te ondersteunen. 14 VCD Magazine September

9 De invoering van Mobility heeft ons alleen maar gemak en efficiency gebracht. Remco Visser, Manager ICT Energiewacht Groep De Energiewacht Groep benaderde VCD met een vraagstuk over locatieonafhankelijk werken met devices op basis van het veilig delen van informatie. 24/7 beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers, vanuit welke locatie dan ook. Remco Visser, Manager ICT van Energiewacht Groep: Inmiddels werkt de Mobility oplossing die VCD ons hiervoor bood op basis van Citrix naar volle tevredenheid. De Energiewacht Groep is al jaren actief als serviceorganisatie voor verwarmingstoestellen en warmwatertoestellen. Remco Visser: Met meer dan 240 medewerkers staan we dagelijks klaar voor onze particuliere en zakelijke klanten. Energiewacht Groep is werkzaam in Friesland, West-Overijssel, Zuid-Drenthe, Oost- Utrecht, de kop van Noord-Holland, Flevoland, Salland en Gelderland. Op basis van eerdere goede ervaringen met VCD Energiewacht Groep is in 2011 gefuseerd met het Friese Gaswacht. Daar kom ik ook vandaan en in die organisatie gebruikten we al Citrix om locatieonafhankelijk te kunnen werken. Dit had VCD voor ons destijds uitgerold. Door de fusie kwam de vraag waar wij ons serverpark zouden neerzetten en hoe we vervolgens alle vestigingen vanuit één centrale locatie gingen voorzien van een altijd en overal beschikbaar netwerk. Door onze goede ervaringen met VCD vanuit het Friese Gaswacht, heeft VCD ook nu ons hierin geadviseerd. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen deze bewezen oplossing van VCD ook in Zwolle uit te rollen voor alle vestigingen van de nieuwe fusieorganisatie. De veiligheid is gegarandeerd, het bleek direct een 100% stabiel systeem en na een intensieve testperiode hebben we er tot nu toe probleemloos mee gewerkt, aldus Remco Visser. Vooral ondersteunend in verkoopproces De voordelen van Mobility ervaren we inmiddels volop. Zoals veilig en beheersbaar werken door makkelijk en overal toegang te geven aan geautoriseerde medewerkers tot applicaties en informatie via elk device. Mobility van VCD biedt ons de kans eenvoudig, snel en veilig documenten en informatie te delen. Geautoriseerde collega s die thuis en buiten de centrale vestigingen werken, kunnen nu vanuit elk device en elke locatie 24/7 inloggen op onze applicaties en informatie. Onze verkoopadviseurs zitten bijvoorbeeld bij de klanten thuis met hun laptop en loggen heel snel, beveiligd en gemakkelijk in op Citrix. Onze verkoopadviseurs zitten bijvoorbeeld bij de klanten thuis met hun laptop en loggen heel snel, beveiligd en gemakkelijk in op Citrix. Zij werken dus bij de klant thuis op ons netwerk. Ideaal voor het voor de klant snel opvragen van informatie of het verstrekken van offertes en het ter plekke doorvoeren van bestellingen. Deze oplossing is absoluut ondersteunend aan ons bedrijfsproces, aldus Remco Visser. We kunnen nu een stuk efficiënter werken en het maakt niet uit waar we zitten. Overigens werken onze monteurs alleen met een PDA, ook deze data wordt naar binnen toe gesynchroniseerd. Advies Tot slot heeft Remco Visser een welgemeend advies voor andere organisaties die ook over willen stappen op het gemak van Mobility: In eerste instantie zagen onze medewerkers het als een controle-instrument. Door hen mee te nemen in het verhaal en de voordelen uit te leggen, was dat vooroordeel snel weg. Zij zien nu ook het gemak van mobiel werken. Mijn advies is dus je medewerkers stap-voor-stap te betrekken bij deze overgang. 16 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

10 Met de EDI Tool van VCD profiteren wij van snelheid en gemak. Electronic Data Interchange (EDI) is een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, rekeningen en bepaalde berichten of bevestigingen. EDI wordt steeds meer gevraagd en toegepast, zo ook door Royaan. Onlangs is men naar volle tevredenheid overgestapt van een oude EDI-oplossing op de innovatieve EDI Tool van VCD. Jan Willem Visser, Manager ICT Royaan: De oplossing waar Royaan voor koos, betreft EDI van SRC System Integrators in combinatie met de VCD CSS EDI Tool. Een overzichtelijke standaardoplossing van gerenommeerde partijen met een korte implementatietijd. Inmiddels is deze specifieke EDI-oplossing door VCD opgeleverd en live. Royaan: producent van premium snacks Met merken als Van Dobben en Kwekkeboom is Royaan een producent van premium snacks. Royaan levert in het hogere segment aan organisaties als Deli XL, Metro Group, Sligro en Lekkerland. Voor de logistieke afhandeling, inclusief warehousing, werkt Royaan samen met een externe logistieke dienstverlener. EDI: automatisering totale orderproces Jan Willem Visser: EDI is voor ons belangrijk. Wij wisselen informatie uit met klanten langs dit kanaal, hoofdzakelijk bestellingen van klanten. We produceren op voorraad en uiteindelijk worden bestellingen naar onze transporteurs vertaald in pick- en leverorders. EDI helpt vooral onze verkoopbinnendienst om ons totale orderproces te automatiseren. We gebruikten al EDI, maar zijn recent overgestapt op de EDI-oplossing van VCD. De verbindende EDI Tool; efficiënt en kostenbesparend We gebruikten al EDI, maar zijn recent overgestapt op de EDI-oplossing van VCD. De trigger daarbij was vooral de combinatie van SRC System Integrators en de VCD CSS EDI Tool. SRC levert verschillende producten op EDI-gebied. Niet al onze klanten gebruiken EDI, dus SRC ondersteunt ook via een webportaal onze klanten die geen EDI-bericht kunnen versturen. De dekking kan hiermee in één keer een stuk groter worden. Dat product wilden wij uiteraard graag afnemen, en twee vliegen in één klap slaan door het EDI-verkeer via SRC te laten verlopen. Dit is allemaal mogelijk met de EDI Tool van VCD CSS die dat prima kan ondersteunen. VCD levert de tool die communiceert met SRC én onze transporteurs. Dit is voor ons de cruciale commerciële link tussen de buitenwereld en Royaan. Met één tool ben je dan binnen Exact klaar en je hebt met één leverancier voor berichtenuitwisseling alles voor je klanten gedekt. Met deze oplossing kunnen we dus geautomatiseerd verzenden en ontvangen in Exact Globe en we hebben de zekerheid EDI te gebruiken via het platform van een gerenommeerde EDI-specialist zoals SRC, geeft Jan Willem Visser aan. Snelheid en gemak In april van dit jaar zijn we overgegaan en we merkten direct de snelheid en het gemak. Het is vooral handig dat we naar onze transporteurs automatisch orders kunnen doorgeven en retourinformatie van hen ontvangen. Dat scheelt veel handwerk en communicatiefouten. De toegevoegde waarde zit hem dus vooral in de verbeterde communicatie via EDI met onze transporteurs. In het begin, direct na de implementatie, waren er wat kinderziektes, maar die zijn heel snel door VCD opgepakt, aldus Jan Willem Visser. Welgemeend advies Wel heeft Jan Willem Visser een advies: EDI is een standaard en het valt mij op dat er in de praktijk toch wel verschillende invullingen en interpretaties aan gegeven worden. Je moet de berichten dus heel goed vertalen in de driehoek klant, transporteur en je organisatie. Met een partner als VCD levert dat geen probleem op. Jan Willem Visser, Manager ICT Royaan 18 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

11 ...Eén partner, één oplossing! Land Rover Experience Center UAB/ACS uit Nieuwegein en Hilversum kwam in een samenspel met VCD tot een compleet nieuwe server based computing infrastructuur. Inclusief een volledig geactualiseerde applicatieomgeving, met onder andere CarIT van VCD Automotive. Hieraan wordt voor managementdoeleinden nog een VCD BI oplossing toegevoegd. René Serry is directeur UAB en Niels Serry is directeur ACS: Wij hebben in feite voor VCD gekozen als totaalleverancier, van IT-infrastructuur tot en met software. Bedoeld om ons enerzijds te versterken en anderzijds te ontzorgen. Kortom, één partner, één oplossing voor al onze behoeften op het gebied van IT. Niels Serry, Directeur ACS en René Serry, Directeur UAB René en Niels Serry: Er was bij ons sprake van een verouderd systeem. We liepen er bijvoorbeeld tegenaan dat software updates niet meer werkten. Uiteindelijk werden we ook geconfronteerd met een crash. Het was duidelijk dat er iets moest gebeuren. We werkten al met CarIT van VCD. Ook ondersteunde VCD gedeeltelijk de hardware. We hebben verschillende concepten besproken, zoals gehost vanuit het datacenter, geïmplementeerd op locatie en een combinatie hiervan. Afgewogen tegen de wensen en ontwikkeling hebben UAB en VCD samen geconcludeerd dat een SBC Onpremise oplossing ons het beste past. Structuur door stapsgewijze aanpak VCD heeft dit traject uitermate planmatig aangepakt, geven René en Niels aan: Met VCD hebben we eerst intensief gesproken en zijn onze wensen geïnventariseerd. Gevolgd door een site survey: wat hebben we aan IT en wat willen we daarvan behouden? Dit resulteerde in een aanbeveling vanuit VCD op grond waarvan we heel goed konden besluiten wat we daarvan geïmplementeerd wilden zien en wat ons overbodig leek. Vervolgens brak de fase van het implementeren aan. Die stapsgewijze aanpak werkte goed en verhelderend en bracht structuur aan in de gedachtevorming. Op één van de twee vestigingen hebben we nu ons datacenter ingericht. The Jaguar Landrover Way of Working De Jaguar Land Rover Groep heeft grote ambities: De komende jaren zal het publiek veel nieuws vanuit Landrover vernemen. Om die ambities te realiseren, hadden we behoefte aan een nieuwe manier van werken. Waarbij we niet uit gaan van wat we hadden, maar vooral van wat we willen hebben en waar we naartoe gaan. Denk aan vergroting van het aantal offertes, het meer focussen op sales, eigenlijk basale zaken. Echter, wel actief ondersteund vanuit de importeur en dus ook fabriek. Die nieuwe aanpak hebben we verwoord in een filosofie genaamd The Jaguar Landrover Way of Working. In onze vestiging in Nieuwegein zijn wij hiervan pilotdealer. Hilversum doet daar uiteraard ook aan mee. Dit concept raakt ook onze IT. Denk hierbij vooral aan de implementatie van dit concept in onze nieuwe IT-infrastructuur en software als het gaat om de BI-tool en QlikView. Hiermee krijgen wij meer inzage in onze business en kunnen we dus sneller sturen op KPI s. Advies: extra aandacht voor site survey De implementatie van de geschetste totaaloplossing is nu in de afrondende fase: Het is netjes uitgerold door VCD, het staat en het werkt. Uiteraard lopen we tegen wat kleine gebruikersinstellingen aan, maar dat is onlosmakelijk verbonden aan een implementatie. VCD pakt dit soort issues voortvarend op. Uiteraard zijn we blij dat we door de nieuwe IT-infrastructuur kunnen blijven werken met de allerlaatste updates van CarIT. Wel hebben René en Niels een advies voor wie een overstap naar een nieuwe infrastructuur overweegt: Doe een site survey zo gedetailleerd mogelijk en houd de vinger aan de pols. Breng in kaart wat je nu hebt aan IT en wat je daarvan mee wilt nemen naar de nieuwe omgeving. Die fase is van groot belang. Makkelijke overgang voor medewerkers Voor de medewerkers viel de overgang heel erg mee, stellen Niels en René: Omdat we al met CarIT werkten, was de impact minder groot. De softwareomgeving is hetzelfde gebleven, alleen de hardwareomgeving is anders. We zijn van lokale computers naar thin clients gegaan. Als er al iets was om aan te wennen, dan is het dat wij data niet meer lokaal opslaan, maar op een server. Uiteraard zijn we blij dat we door de nieuwe IT-infrastructuur kunnen blijven werken met de allerlaatste updates van CarIT. 20 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

12 Skednet Online vind ik een Luc van Lent, Financieel Directeur Postillion Hotels Nederland verademing. Skednet Online is een door VCD CSS ontwikkelde oplossing voor personeelsplanning en uren- en tijdregistratie. Uitermate geschikt voor organisaties met wisselende roosterplanning, voortaan kunnen zij dit werk met enkele muisklikken online verrichten. Zo ook Postillion Hotels Nederland die nu een jaar met Skednet Online werkt, als een van de eersten. Luc van Lent, Financieel Directeur Postillion Hotels Nederland: We kunnen nu beter sturen op loonkosten en productiviteit. Dit geeft ons betere grip op de personeelskosten. Postillion Hotels Nederland beheert zes hotels verspreid over Nederland. De hotelketen Postillion staat voor vergaderen, werken en overnachten en de hotels zijn gesitueerd op strategische locaties. Daarbij zijn de Postillion hotels, doordat ze alle gelegen zijn aan de snelwegen, uitermate geschikt als meetinglocatie. Postillion Hotel Utrecht Bunnik is in twee opvolgende jaren, 2012 en 2013, uitgeroepen tot Congreslocatie van het jaar en een aantal van de hotels is onderscheiden met vijf vergaderhamers. Gemak van de interface Anderhalf jaar geleden hebben we diverse oplossingen voor personeelsplanning en uren- en tijdregistratie bekeken. Verschillende partijen boden toen ook een tailormade oplossing. De keuze viel uiteindelijk op Skednet Online, één van de standaardoplossingen, geeft Luc van Lent aan. Waarom? Meerdere redenen, maar ik was vooral getroffen door het gemak van de interface; het rooster dat je op het scherm voor je ziet. Iedereen kan vanuit elke locatie meekijken en we zijn automatisch verzekerd van de laatste updates. Eveneens hadden we een positief referentiebezoek afgelegd aan een collega-hotelketen. Maar vooral het intuïtieve bij het daadwerkelijk roosteren en het slepen en schuiven met balkjes werkt prettig. Daarnaast biedt Skednet Online een gratis app voor de medewerkers. Hiermee hebben zij altijd inzicht in het actuele rooster, kunnen zij vrij eenvoudig vragen stellen en zijn zij 24/7 op de hoogte van eigen opgebouwde verlofuren, aldus Luc van Lent. Voortschrijdend inzicht Wat ook prettig is aan Skednet Online is dat het je kennis over roosteren vergroot op basis van standaard roosters en roosters uit het verleden. De historie is geborgd in het systeem, die kun je makkelijk opzoeken en monitoren en zo tot voortschrijdend inzicht komen. Met die inzichten kun je weer makkelijker nieuwe roosters maken. Centraal zicht op roostering Voorheen had elk hotel zijn eigen spreadsheet, daarom is Skednet Online een verademing. Vanachter mijn computer heb ik altijd direct zicht op hoe de medewerkers van de verschillende hotels zijn ingeroosterd. Overlap in shifts heb je door die makkelijke interface dus direct in de gaten. Monitoren en vervolgens bijsturen gaat gemakkelijker en daarmee bespaar je dus aantoonbaar op geld. Bij alle hotels werd er al goed gepland, maar waren er nog reële besparingen te bereiken. Een aantal maanden heb ik alle hoofden van de hotels op basis van Skednet Online allerlei adviezen kunnen geven om nog strakker te roosteren. Het heeft ons absoluut meer efficiency gebracht. Er werd al goed geroosterd binnen onze organisatie, maar daar is nu meer de nadruk op komen te liggen. De bewustwording aan uren is door Skednet Online enorm toegenomen. De bewustwording aan uren is door Skednet Online enorm toegenomen. Meerdere besparingen We gaan nu ook tijd-voor-tijd en vakantiedagen koppelen. Uiteindelijk verdient de oplossing zich ook terug omdat je niet meer uren bezig bent met gegevens in te voeren, zaken te controleren en te koppelen naar de salarisadministratie. De oplossing verdient zich dus ook terug door de administratieve afhandeling achter de schermen. Het is een oplossing in ontwikkeling en wij zijn een van de eerste gebruikers. Met VCD hebben we een prima relatie om verbeterpunten direct gerealiseerd te krijgen, dat werkt heel slagvaardig, besluit Luc van Lent. Skednet Online: de voordelen Het plannen van personeel ofwel roosterplanning lijkt op zichzelf een eenvoudige bezigheid, maar de praktijk wijst anders uit. Een wisselend aanbod van uw klanten gedurende de ruime openingstijden, het rekening houden met de beschikbaarheid van uw personeel, loonkosten en het roosteren is een tijdrovende puzzel. Skednet Online biedt de oplossing voor deze puzzel. Sneller, efficiënter en eenvoudig roosteren van uw personeel Structureel grip op uw loonkosten per medewerker en per afdeling 24/7 beschikbaar voor iedere medewerker middels de gratis beschikbare Skednet app Unieke gebruikersinterface! Alle gegevens in één overzicht Alle informatie en communicatie met uw medewerkers is online aanwezig! 22 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

13 Mobility! Meer dan alleen het aanschaffen van devices... VCD is een ervaren gesprekspartner voor Mobility oplossingen. Ons concept MobilityGemak garandeert dat applicaties en informatie op elk gewenst moment op elke gewenste locatie veilig bereikbaar en deelbaar zijn voor alle betrokkenen in uw organisatie, ongeacht het gebruikte device. Maurice Bosman en Bart Oude Wesselink, MobilityGemak VCD Dankzij MobilityGemak hebben medewerkers gemakkelijk, veilig en overal toegang tot hun mail, agenda, applicaties en informatie op elk device, vat Bart Oude Wesselink, directeur van VCD Infra Solutions, samen. Bovendien zijn documenten veilig en eenvoudig te delen en MobilityGemak stelt organisaties in staat om mobiele devices te beheren en te controleren. Het biedt ook de mogelijkheid om informatie op mobiele devices te versleutelen. Via een beveiligde verbinding wordt informatie die op uw systemen staat, rechtstreeks beschikbaar gesteld zonder deze informatie eerst naar een externe, onbeheerde locatie te verplaatsen (denk aan Dropbox). Daarnaast kunt u op afstand apps en informatie verwijderen wanneer een device gestolen of verloren is. VCD, een ervaren sparringspartner Bart Oude Wesselink: Het invoeren van Mobility is meer dan alleen het aanschaffen van devices. Organisaties willen dat hun medewerkers makkelijk toegang hebben tot de applicaties, op een manier die deze medewerkers ook gewend zijn in hun privé-omgeving. En, wellicht het allerbelangrijkste, dat informatie veilig kan worden gedeeld. Om dat te kunnen realiseren, is het zinvol om voor een ervaren sparringpartner zoals VCD te kiezen die organisaties wegwijs kan maken in de diverse vraagstukken rondom Mobility. Veranderende werkgewoontes Maurice Bosman, Business Consultant VCD Infra Solutions: Mobility is een enorm belangrijke trend in de wereld van ICT. Er vindt een verandering plaats in werkgewoontes. Mobility faciliteert deze verandering voor organisaties en biedt de medewerker de mogelijkheid een eigen favoriete werkstijl te ontwikkelen. Verder zie ik Mobility onder andere oprukken binnen productiebedrijven bijvoorbeeld onder de noemer paperless factory. Kortom, wij constateren een toenemende vraag naar mobiele oplossingen. De menselijke factor Bart Oude Wesselink: Bijvoorbeeld op je mobiele device is inmiddels heel gewoon. Ook wordt Mobility steeds meer gebruikt om toegang te krijgen tot internet, ERP-applicaties en intranet. Maar daarnaast zien we ook een groeiende behoefte om overal en altijd toegang tot je Office documenten te krijgen. Dus enerzijds applicatie gerelateerd en anderzijds toegang tot je pure data. Maurice Bosman: De technologie voor Mobility is er. De stabiliteit is goed gewaarborgd, evenals de veiligheid. Het is vooral de menselijke factor die leidend is of Mobility binnen een organisatie wel of niet een succes wordt. Het gaat er nu om hoe je de mogelijkheden van Mobility efficiënt in je organisatie inbedt om zo productiviteitswinst en kostenbesparing te realiseren. Bart Oude Wesselink: Op dit moment is dat de grootste uitdaging achter Mobility. Maatwerk zit m uiteindelijk in de werkwijze en de werkstijl van de medewerker. Iedere medewerker, zoals wij zien in de praktijk, neemt met Mobility zijn eigen werkstijl aan. Iedereen vult bij het daadwerkelijke gebruik zelf zijn eigen informatiebehoefte zo efficiënt en intuïtief mogelijk in. De techniek van ons concept MobilityGemak biedt die ruimte. Uitdaging voor applicatieleveranciers Is het beschikbaar stellen van de juiste apps op het juiste device de toekomst van Mobility? Maurice Bosman: We kunnen veel applicaties onderbrengen in een zakelijke AppStore en ontsluiten aan mobiele devices. Nog niet iedere applicatie is geoptimaliseerd voor mobiele devices. Wel zien we dat steeds meer leveranciers hun applicaties hiervoor geschikt gaan maken. VCD biedt drie Mobility oplossingen Uiteraard is de ideale Mobility oplossing voor iedereen anders. VCD biedt drie Mobility oplossingen. Deze kunt u in elke gewenste volgorde of combinatie toepassen. Mobile Application Management (zakelijke Appstore - IT Store) Mobile Information Management (veilig delen van informatie - Dropbox alternatief) Mobile Device Management (beheren van uw devices) Meer weten? Maak een afspraak voor een live demonstratie. Een ideaal moment om in te spelen op al uw specifieke vragen over MobilityGemak. VCD gaat graag met u in gesprek om uw wensen in kaart te brengen en te komen tot de ideale Mobility oplossing voor úw organisatie. Mobility is een verschuiving in werkgewoontes, met steeds meer medewerkers die buiten het kantoor werken met mobiele apparaten en cloud diensten om zakelijke taken uit te voeren. Meer weten? Kijk op onze website: mobilitygemak 24 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

14 Voor de fusie hebben wij onder begeleiding van VCD gekozen voor een Best of Breed ICT-oplossing. Zorggroep Leveste Middenveld is ontstaan door een fusie van drie ziekenhuizen: Scheper Ziekenhuis in Emmen, Bethesda Ziekenhuis in Hoogeveen en Refaja ziekenhuis in Stadskanaal. Eveneens behoren twee care instellingen tot de fusieorganisatie waarvoor, evenals voor de ziekenhuizen, de financiële administratie in Exact en de logistiek met TBlox wordt verzorgd. Hans Wind, Hoofd Financiën Zorggroep Leveste Middenveld (ZLM): Voor mij is de belangrijkste taak het automatiseringstechnisch samenvoegen van de administraties van deze drie fusiepartners. We staan nog aan de vooravond van dat proces. Hans Wind, Hoofd Financiën Zorggroep Leveste Middenveld: Wat helpt is dat alle drie de administraties met dezelfde SOFTWAREPAKKETTEN werken... Onder begeleiding van VCD hebben wij gekozen voor een Best of Breed van systemen die bij de drie fusiepartners al naar volle tevredenheid in gebruik waren: Exact Financials Enterprise, het voor de zorg zeer belangrijke debiteurensysteem DB3, en TBlox voor inkoop/logistiek, aldus Hans Wind. Met TBlox, Exact en DB3 heb je in principe een configuratie die een heel eind in de buurt komt van een ERP. Een écht ERP-pakket zal, denk ik, nog meer mogelijkheden bieden, maar de best of breed oplossing die wij nu krijgen beantwoordt daar nagenoeg aan. We onderschrijven wel dat een ERP-oplossing, in welke vorm dan ook, in de zorg steeds belangrijker wordt. In twee stappen naar uniformering We hebben bij deze fusie ervoor gekozen om in twee stappen te komen tot uniformering van de financiële administratie. De eerste stap was op de locatie Emmen overgaan van Oracle Business Suite naar Exact en TBlox en het op alle separate locaties overgaan naar nieuwere versies van Exact, DB3 en TBlox. Wij gaan nu naar de fase waarin de financiële kernprocessen, onder andere facturering via Caress en financieel via Exact en DB3, zullen worden samengevoegd van drie aparte locatieadministraties tot één centrale administratie. Wat uiteraard helpt is dat alle drie de administraties met dezelfde softwarepakketten werken, waardoor de processen en procedures op heel globaal niveau al goed overeenkomen. Bij de feitelijke uniformering zal het dan meer gaan over eenduidige werkwijzen en procesafspraken. Belangrijke rol voor DB3 De addon DB3 is in dit proces een zeer noodzakelijke tussenschakel om productie en financiën af te stemmen op basis van DBC s: DB3 staat voor debiteurenbeheer, specifiek afgestemd op alle eisen en criteria die daarvoor gelden in de zorg. Het aanmanen en raadplegen van vorderingen en vooral de check op factuurregelniveau (welke regel heeft de zorgverzekeraar wel deels betaald en welke niet?) waren met Exact onvoldoende mogelijk. Op de locatie Hoogeveen had men al goede ervaringen met DB3. Vanzelfsprekend is toen het besluit genomen om ook op de andere locaties met Exact te gaan werken en daar DB3 aan te koppelen. DB3: waarborg voor detailinformatie De koppeling van DB3 met Exact Financials Enterprise werkt goed, vindt Hans Wind: Binnen DB3 krijgen we nu detailinformatie die je niet rechtstreeks uit Exact Financials haalt. Exact functioneert prima op grote lijnen, DB3 vult nu aan met de diepgravende details. Immers, gedegen en gedetailleerd inzicht in de afhandeling van de DBC facturatie richting zorgverzekeraars is tegenwoordig een must. Maar ik benadruk ook graag dat debiteurenbeheer in de zorg ook gewoon een kwestie is van erbovenop zitten, innen en manen als dat moet. Spanningsveld Tot slot schetst Hans Wind een wellicht voor andere fusieorganisaties herkenbaar spanningsveld: Het juridische en organisatorische fusieproces gaat per definitie sneller dan ik als administratieve entiteit kan volgen. Er zijn bij ons bijvoorbeeld nu intern wensen op informatiegebied vanuit de fusie die lastig zijn in te vullen omdat de data daarvoor nog uit de drie separate administraties komt. Je wilt enerzijds rap financieel-administratief meebewegen met de snelle besluitvorming rond de fusie en tegelijkertijd moet je je administratie beheersbaar zien te houden. De financiële administratie is immers een hoeksteen van je organisatie. Daarin moet je de goede keuzes zien te maken. Welke keuze dat is, zal uiteraard per fusieorganisatie verschillen. 26 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

15 Het symposium Kennismanagement is helaas achter de rug. Persoonlijk vond ik het een inspirerende middag. Zoals het succesverhaal van Asten, een terugblik en vooruitblik op de ICT voor apothekers, het toepassen van Clinical rules in verpleeghuizen en ziekenhuizen en het inspirerende verhaal van StatusScoop. Digitalis en VCD, bedankt voor de organisatie. Symposium Kennismanagement Clinical Rules was een groot succes. Op 17 juni 2014 organiseerden VCD Healthcare en Digitalis Rx in Nieuwegein een Symposium Kennismanagement met als titel Op weg naar medicatieveiligheid 3.0. Hugo van der Kuy was een van de sprekers. Uiteraard kwam in het programma Clinical Rules uitgebreid aan de orde: We hebben laten zien dat het wellicht eerst wat extra werk geeft, maar op termijn ook tijd oplevert en je werk als apotheker veel leuker en efficiënter maakt. Tijdens dit zowel door openbaar- als ziekenhuisapothekers drukbezochte symposium werd de stand van zaken rond kennismanagement voor (ziekenhuis)apothekers geïllustreerd met tools die zich richten op pro-actieve sturing van de farmaceutische zorgverlening. Ofwel: we zijn op weg naar medicatieveiligheid 3.0.! Hoe kan kennismanagement rondom farmaceutische patiëntenzorg in de praktijk daarin beter worden ondersteund? Tijdens het symposium werden de plannen, de ideeën en de tools besproken die daaraan kunnen bijdragen. Kennismanagement leidt tot meer kwaliteit Hugo van der Kuy, één van de sprekers, ziekenhuisapotheker, klinisch Farmacoloog en lid Medische Staf Orbis medisch en zorgcentrum, Sittard-Geleen: Van de deelnemers ontving ik louter positieve reacties. Mijn kernboodschap is dat eerste en tweede lijns zorgprofessionals de handen ineen moeten slaan om samen te werken om de voordelen van Clinical Rules nog verder te benutten. Graag benadruk ik dat het verschil tussen de eerste lijn en de twee lijn niet Meer informatie over dit symposium vindt u op webcast externe-webcast/134/ of neemt u contact met ons op zo groot is als mensen soms denken. Tijdens deze dag heb ik onder andere geprobeerd uit te dragen dat zodra iemand in het ziekenhuis ligt op de afdeling orthopedie, en deze persoon gebruikt cardiologische medicatie, zijn situatie op dat tweede gebied nog steeds gelijk is nadat deze patiënt het ziekenhuis weer heeft verlaten. Kennismanagement op basis van Clinical Rules kan daar digitaal de brug tussen slaan. Dat is de essentie. Het gebruik van kennismanagement door Clinical Rules maakt het mogelijk dat er altijd gekeken wordt naar het totale beeld van de patiënt; niet alleen de medicatie is van belang, maar ook andere patiëntkenmerken zoals allergieën, leeftijd en labwaarden. Hernieuwd enthousiasme Juist door er weer aandacht op te vestigen en de zoete vruchten van al dit werk te tonen, is een aantal mensen weer heel enthousiast geworden. We hebben laten zien dat het niet alleen extra werk geeft, maar op termijn ook tijd oplevert. De interventies richting de artsen met Clinical Rules kun je als apotheker veel preciezer en efficiënter doen, waardoor je werkvoldoening toeneemt en uiteraard ook de medicatieveiligheid voor de patiënten. We hebben een continue doorontwikkeling inzake de Clinical Rules functionaliteit, de inhoud klopt. Wat je merkt, is dat een aantal ziekenhuizen aarzelt om over te stappen. Ik hoop dat dit symposium voor hen die drempel lager heeft gemaakt. We zien nu wel een eerste groep zeer actieve en enthousiaste apothekers die los gaat met Clinical Rules. Ik hoop dat anderen hierdoor ook overtuigd raken om aan te haken, aldus Hugo van der Kuy. VCD organiseerde recent vier bijeenkomsten voor vrijgevestigde psychologen, psychotherapeuten en psychiaters. De bezoekers kregen uitleg over hun verplichting sinds 1 januari 2014 om hun behandeldata aan te leveren bij Stichting Benchmark GGZ (SBG). Terugblik SBG bijeenkomsten Een probleemloze SBG aanlevering geeft verzekeraars globaal inzicht in het behandelresultaat van de praktijk. Het gaat om een informatieverplichting die in de contracten staan die vrijgevestigde psychologen, psychotherapeuten en psychiaters met zorgverzekeraars hebben. Echter, aanleveren kan in 2014 niet omdat DIS en SBG eerst de route vrij moeten geven. Dit zal naar verwachting plaatsvinden in Om deze aanlevering over 2014 in 2015 met terugwerkende kracht zo correct mogelijk alsnog te doen, presenteerden VCD en InfinitCare een oplossing. Hiermee kunnen behandelaren over heel 2014 alvast monitoren of zij de registratie correct doen, of bijsturen als dat nodig is. Behandeldata op de juiste manier aangeleverd Met deze oplossing op basis van proven technology van InfinitCare voldoen vrijgevestigde psychologen, psychotherapeuten en psychiaters in 2015 met terugwerkende kracht aan hun verplichtingen rondom SBG. Ook kunnen zij nu al hun metingen monitoren, zodat zij bij aanlevering van hun DBC s over 2014 een hoger percentage correcte metingen hebben. VCD en InfinitCare geven inzicht in het responspercentage en hoe zij dit percentage kunnen verhogen, zodat de zorgaanbieders aan alle afspraken met SBG en zorgverzekeraars voldoen. Deze oplossing is inmiddels ingezet voor een aantal ambulante instellingen en afdelingen voor ziekenhuispsychiatrie die met Online-DBC werken. Heeft u interesse? Was u niet aanwezig, maar stelt u het wel op prijs de White Paper van deze bijeenkomsten te ontvangen? Vraagt u dit dan gerust aan via de afdeling Shared Services van VCD of neem contact met ons op via telefoonnummer Hugo van der Kuy, Orbis medisch en zorgcentrum, Sittard-Geleen 28 VCD Magazine September 2014 VCD Magazine September

16 Kort & Krachtig Interessante berichten en ontwikkelingen binnen de VCD IT Groep > 4 VCD BI ondersteunt bij bouw Veiligheidsmanagementsysteem (VMS) HP ElitePad 1000 G2 Tablet 30 Save the date VCD organiseert dit najaar ook weer diverse events en seminars. Denk hierbij aan gebruikersdagen ViPharma, Vidaví en DB3, maar ook een vervolg op het Seminar Integratie Zorg & Welzijn en een Masterclass Verzuimmanagement. De tweede gebruikersdag van ViPharma staat op 7 oktober gepland, noteer deze datum alvast in uw agenda! Hou onze website in de gaten voor de data en actuele informatie. * 3 VCD Waterschapsdag Op woensdag 29 oktober vindt een landelijke Business Intelligence dag plaats voor de waterschappen. Op deze dag wordt ingegaan op algemene en ICT ontwikkelingen binnen de waterschappen. Ook komt een spreker van het Waterschapshuis langs. Het Waterschapshuis is de regie- en uitvoeringsorganisatie voor de 24 waterschappen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. De dag sluiten we af met een informele activiteit. Meer informatie vindt u op Hier kunt u zich ook opgeven voor deze gratis BI dag. {02 Nieuwe en uitdagende opdrachten voor VCD Infra Solutions Recent ontving VCD Infra Solutions een aantal mooie opdrachten. De scope daarvan is breed, van uitbreiding en vernieuwing van de storage omgeving en werkplekken tot en met vernieuwing van het netwerk en server virtualisatie. Uitdagingen die VCD Infra Solutions oppakt voor IGT Testing Systems, Dutch Rescue Vehicles, Autobedrijf de Beier en Kabeltex. Om de patiëntveiligheid te vergroten en te borgen hebben de meeste ziekenhuizen een geaccrediteerd of gecertificeerd Veiligheidsmanagementsysteem (VMS). Voor het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ) is dit één van de belangrijkste pijlers voor het toekennen van de accreditatiestatus. Het NIAZ ontwikkelt kwaliteitsnormen en toetst de zorginstellingen of zij in staat zijn veilige en kwalitatief hoogwaardige zorg te leveren. Eveneens kijkt men of zorginstellingen blijvend aandacht schenken aan veiligheid en werken aan continue verbetering. Bij het herhaaldelijk niet behalen van deze accreditatie kan het NIAZ een ziekenhuis sluiten. Meerdere ziekenhuizen hebben inmiddels VCD BI gevraagd hen te ondersteunen bij de totstandkoming van een VMS (dashboard). #5 Ikazia Ziekenhuis succesvol live met Vidaví! De live-gang van de ERP oplossing Vidaví bij het Ikazia Ziekenhuis is succesvol verlopen! Het Ikazia Ziekenhuis heeft Vidaví, op enkele modules na, volledig afgenomen. Jannes Aman, Voorzitter van de stuurgroep van de Vidaví implementatie, kijkt tevreden terug op deze implementatie. Lees het volledige persbericht op onze website Meer dan een tablet: een complete bedrijfsoplossing. Met zijn kracht en flexibiliteit verandert de elegante, dunne HP ElitePad 1000 G2 uw manier van werken. Deze lichtgewicht tablet stimuleert uw productiviteit.

17 25 september 2014 Reserveer nu uw stoel voor het Zorg Event van 2014! Mét gastspreker Patrick van Veen Keuze uit 8 parallelsessies Is de Cloud iets voor de Zorg? Remote Care Big challenge? Mobility Prettig werken, waar dan ook! Kennismanagement Meer doen met medische informatie De klant spreekt over registratie en facturering van patiënt- en behandelgegevens Dashboards voor zelfsturende teams Meer doen met minder mensen IT een doel op zich? vcd.nl/healthtivity