7/19/2013. LIBISnet. LIBISnet overlegstructuur. Leuvens Integraal Bibliotheek en Informatie Systeem. LIBIS Diensten Bibliotheek

Transcriptie

1 Leuvens Integraal Bibliotheek en Informatie Systeem Afdeling van KU Leuven voor centrale bibliotheek automatisering Sinds begin jaren 70 Dienstverlening aan externe instellingen > 10 organisaties 19 gekwalificeerde medewerkers + experten van bibliotheek en ICT LIBIS Diensten Bibliotheek Partnership met Ex Libris Jo Rademakers Hoofd LIBIS LIBISnet Ontstaan in 1977 Doelstellingen: Het optimaliseren van de dienstverlening rond traditionele bibliotheekwerking Het ter beschikking stellen van nieuwe geavanceerde toepassingen voor de verdere uitbouw van de dienstverlening Het verhogen van de kwaliteit van de aangeboden informatie Public layer Management layer Library 3 LIBISnet overlegstructuur Adviesraad Coördinatiecel CATA/ONDO CIRC/IBL ACQU/PERI OPAC TECH 6 1

2 Voordelen LIBISnet Voordelen LIBISnet LIBIS volgt de internationale standaarden en de ontwikkelingen op het gebied van bibliotheekautomatisering op de voet. LIBISnet staat voor netwerking. De informatie over de bibliotheek is beschikbaar binnen een grote catalogus. De bibliotheekcollectie wordt daardoor veel beter bekend in de buitenwereld. De catalogisering van de boeken en tijdschriften gebeurt door de lokale gegevens toe te voegen aan de reeds aanwezige bibliografische beschrijving (shared cataloguing). Dit betekent een belangrijke tijdwinst. LIBISnet vraagt slechts beperkte hardware- en softwareinvesteringen aan zijn gebruikers. Een PC met internetverbinding volstaat. LIBISnet zorgt zelf voor de nodige servers (beheer, back-up enz.). Voor de ondersteuning is er stricto sensu geen informaticus nodig. De LIBIS-staf is hooggekwalificeerd en heeft meer dan 30 jaar ervaring met de ondersteuning van gebruikers en instellingen, met een eigen helpdesk en indien nodig ondersteuning ter plaatse. LIBISnet staat ten dienste van de aangesloten instellingen. Kwaliteit van dienstverlening primeert! 7 8 Selectiecriteria Ex Libris / ALEPH 500 Functionaliteit van het aangeboden systeem (opgesplitst naar modules) Architectuur van het aangeboden systeem en mogelijke platformen Leverancier: levensvatbaarheid, ervaring, visie, (project)management, ondersteuning, referenties, mogelijke samenwerking... Kostprijs en leveringstermijn Zeer rijke functionaliteit / rapporten en statistieken Parametriseerbaarheid Ondersteunde standaarden Openheid (ervaring met Blackboard, SAP) Eigen ontwikkelingen Gedegen kennis en visie Stabiele leverancier met goede referenties in wetenschappelijke bibliotheken 9 Leiden, Utrecht, Amsterdam, Groningen, Gent, Helsinki, Milaan, München, Wenen, Berlijn... Harvard, MIT, California Library, Princeton, Yale, Iowa... Standaard paketten ter beschikking Eindgebruiker Eindgebruiker Via het Web (/, 7/7) beschikbaar 10 Webinterface Bibliothecaris / informatieprofessional Clientsoftware op pc 11 1

3 Eindgebruiker Eindgebruiker Raadplegen ganse catalogus (LIBISnet) of eigen scope Lezersinfo verlengen reserveren e-shelf - sdi 3 talen 13 1 Eindgebruiker Lezersinfo verlengen reserveren e-shelf - sdi «Backoffice» ALEPH 500 software van firma Ex Libris Volledig geïntegreerd bibliotheekbeheerssysteem Verschillende modules en functies: 15 Zoeken Catalografie (data input, bibliografische -, holding- en exemplaargegevens) Circulatie (uitleen, reserveringen) Acquisitie (bestellingen) Periodieken (ontvangen en beheren abonnementen) IBL (aanvragen bij andere bibliotheken) Rapporten en statistieken Z39.50/SRU connectie Gebruikersbeheer 16 Catalografie MARC1 Regelwerk gebaseerd op internationale standaarden Datamodel idem Centrale catalogus Toevoegen lokale gegevens (lokale trefwoorden, holding- en exemplaargegevens) Bestandsgecontroleerde invoer templates

4 Circulatie Lezersrecords Exemplaarrecords (Uitleen)politiek 19 Attenderingen Reservaties Verlengingen Boetes Offline module 0 1 Acquisitie en periodiekenbeheer Plaatsen en opvolgen van bestellingen (allerlei soorten materialen) Leveranciers Facturatie Claimbrieven Verwachtingspatronen TS Ontvangen Binden 3

5 Centrale infrastructuur Productie SAN Raid 5 IBM p-series LUDIT Test & training KULnet Gasthuisberg SAN Raid 5 IBM p-series 5 6 Technisch Internet bx Linking Public layer http Poort 699 Management layer LEUVEN LOKAAL Library LibriLinks: context sensitive linking Databank bx recommender service Artikel via Elsevier Toont gerelateerde artikels in een LibriLinksmenu Maakt gebruik van -logbestanden wereldwijd Artikel via ASE Metadata via Openurl Bezitsinfo in OPAC Source Exporteer citatie Knowledge base Hebben we toegang? Voor welke jaargangen? Andere diensten? Algemene voorstelling LIBIS IBL-formulier Websearch Targets 9 5

6 Unified Resource bx bx Linking Management layer Management layer 31 Repository layer Public layer Public layer Linking Repository layer Library Library 3 Online catalogs: What do end users want? Direct links to online content text and media formats Evaluative content, such as summaries/ abstracts, tables of contents and excerpts Relevant search results Item availability information if the item is available and how to get it Simple keyword search with an advanced, guided search option Online Catalogs: What Users and Librarians Want; An OCLC report;

7 What are the expectations of the users? Features van discovery tools Access everywhere, anytime including single sign-on Fast, easy-to-learn, familiar One place to search all Enriched high quality and reliable information Excellent delivery mechanism -useful, context-sensitive, integrated Customized interfaces for specific user populations In line with user spaces & workflows Infrastructure for self-expression and collaboration Engaging and rewarding process Search comfort: Faceted searching Recommender services Availability, focus on full text User driven digitisation Faceted Search Relevance ranking Did you mean Simple keyword search on every page Single point of entry for all library materials State of the art web interface Enriched content Recommendations User contribution RSS Bron: Yang S.Q. en Wagner K. : (010), Integration with social network sites Evaluating discovery tools In: Library Persistent links Hi Tech Vol. 8 No., 010 pp link metasearch Native search Nu in gebruik in KU Leuven Associatie: Central lokale databanken en Central Remote index Local index LIBRIS URCEPLUS LibriLink Brepols Springer Lirias PubMED Elsevier Lokale data worden 1 (e-tijdschriften) of X per dag () geactualiseerd. De beschikbaarheid van de items wordt in real time geactualiseerd Na harvesting: 3rd Party Repository Web of Science Wiley normalisatie naar XML-formaat (PNX) deduplicatie en groepering van versies (FRBR) verrijking data Andere mogelijkheden Limo als Institutional vervanger information resources Hoe werkt Limo? deep search Another library Aggregated licensed resources van OPAC Resource accessed via API Resources supporting metasearch standards Other resources Uniform zoeken, vinden Limo in vgl met de huidige OPAC MarcXML Eenvoudiger om in te zoeken Zoekresultaten beperken na het zoeken Automatische deduplicatie en groepering van versies Gericht op ontsluiting van zeer grote collecties Gericht op ontsluiting van diverse materialen en collecties Gebruikersinput : tags, (reviews) Dublin Core Data Harvest Normalisatie Normalizatie Ontdubbelen FRBR Verrijken 1 7

8 Wat is Central? Functionaliteit van Limo Centrale index van honderden miljoenen records van artikels en e-books en hoofdstukken van grote wetenschappelijke uitgevers Beheerd en gehost door Ex Libris Kan samen met lokale databanken doorzocht worden, de zoekresultaten worden in één gezamenlijke resultatenlijst getoond. Meertalige interface Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Extra: help, bibliotheek zoeken, feedback Functionaliteit van Limo Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Extra: help, bibliotheek zoeken, feedback Eigen infotekst indien gewenst Integratie met (eigen) nieuwsberichten mogelijk 6 Eenvoudig zoeken, met of zonder tabbladen Geavanceerd zoeken Potentieel van portal met alle informatiebronnen, relevant voor de instelling 8

9 Snel beperken op de relevante items via facets Facets Sortering op relevantie, datum of op titel Functionaliteit van Limo Resultatenlijst overlopen Per record Beknopte bibliografische informatie Thumbnail met type bron Beschikbaarheidsaanduiding Tabs Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Mijn Account Extra menu-opties 51 Groepering van versies (FRBR) Functionaliteit van Limo Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Extra menu-opties 5 9

10 Taggen Gebruikers kunnen eigen trefwoorden toevoegen om items sneller terug te vinden Bibliografische referenties beheren Gebruikers kunnen items selecteren in de resultatenlijst (individueel of per pagina) om ze permanent te bewaren in een eigen e-shelf Zoekacties bewaren Mijn account Zoekacties kunnen bewaard worden; gebruikers kunnen een alertering activeren om op de hoogte te blijven van nieuwe resultaten voor deze zoekactie. De mogelijkheden qua circulatie door de eindgebruiker zijn dezelfde als in de vroegere OPAC. Bibliotheekinfo: vanuit zoekresultaat en via zoekfunctie Feedbackknop 10

11 Online help Unified Resource Lokale databanken Akkoord eigenaar Toegangsrechten Beschikbare (meta)data Structuur van de data Update frequentie Datatransfer bx Native search Management layer Local index deep search Central LIBISnet LibriLinks Brepols Web of Science Lirias LibriSource + PubMED Elsevier Lias => Indexovereenkomst link Linking Public layer Institutional information resources metasearch Remote index 3rd Party Another library Resource accessed via API Repository Wiley Aggregated licensed resources Resources supporting metasearch standards Other resources Repository layer Library 66 11

12 Unified Resource Unified Resource Central bx Linking Public layer Management layer Alma Unified Resource Management Alma Management layer bx Linking Public layer Central Repository layer Repository layer Library Library Why we became a development partner What we expect Ex Libris came to us with an interesting vision about the future of libraries and library systems Challenging times for libraries From the process Net-generation Budget cuts There IS a world outside After streamlining the front office we need to streamline the backoffice expectations We think we have something to offer and are encouraged by university management It s [a]live, Jim but not as we know it! Open minded approach! Focus on what really matters Question every existing workprocess Think about alternatives for outdated processes Think about new services Look beyond traditional library borders Exchange of best practices What we expect What we expect From the solution From the solution A framework to create new services Reduce Total Cost of Ownership (TCO) e.g. based on statistical information Alternatives for outdated processes Integrated in the world outside Streamlined technology Complexity of operations Less cataloguing Integration of workprocesses across material types and departments but also across other library like organisations Increase service levels

13 The URM vision Goals of Unified Resource Management Integration of back-office processes (independent of material type, format, acquisition method) to Unified resource management: Alma supports the entire suite of library operations for print, electronic, and digital resources Collaborative Metadata Management: Alma brings highquality, shared metadata into the resource management environment in a unique, hybrid model that balances global sharing with local needs Smart Fulfillment: Alma provides fulfillment services to users in terms that are easy to understand, while using unified workflows and analytics capabilities to streamline and optimize fulfillment workflows Optimized resources and data: Alma simplifies library workflows by using a unique automated business processes and shared data Cloud-based service: Offered as a cloud service to increase the return on investment and reduce the total cost of ownership of the library s infrastructure, and to provide access to shared data and services Intelligent collection development: Alma allows you to maximize your collection development budget with selection, acquisitions, and evaluation processes informed by usage information, cost per use, and the holdings of peer collections. Ex Libris open platform: Using web-based, open interfaces, Alma can be integrated seamlessly with other systems including external campus systems, and libraries can develop adapters and plug-ins to meet their institutions unique needs Streamline current work processes Optimize staff resources Decrease total cost of metadata management through New possibilities for automated data enrichment Community building 7 Strategy Goals of Unified Resource Management Increase cooperation between libraries for ex. acquisition, collections, technical support Exchange of expertise and knowledge A service-oriented architecture that allows for local adaptations and additions to fulfill local needs CONSOLIDATE OPTIMISE EXTEND the frameworks through collaboration the range of services Ex Libris 75 Consolidate the frameworks Optimise through collaboration Unified Resource Selection and acquisition Holdings and institutional structure Fulfillment (circulation) Resource management (cataloguing) Inventory System management Unified Resource Management Library zone Private bibliographic and authority records Libraries working together Community Zone Global and shared bibliogrpahic and authority records Collaborative Zone 13

14 Optimize workflows Software as a Service in the cloud Actionable analytics and intellience User driven acquisition and collection development Usage drive evaluation and renewal E Combined acquisition and activation Unified fulfillment P/E/D Digitization on demand ILL Requests Submissions Converted by Department to Purchases Resource Overlap inusage New Purchases by Fund Did you already think about Support your researchers For publishing For raw / research data management With digital preservation We are not alone Open access Research management Development partnership Share the URM vision Open to and ready for internal change Able to commit Interested in specific areas of joint collaboration Pragmatic and practical Willing and eager to promote URM principles LMS Social media Users Scholarly community Suppliers Partners Support your students Within the electronic learning environment Publishers Vendors Parent organisation IAM-system ERP-systems Student Information System Union catalogs The development Partners Boston College Princeton University Course reading workflows Cataloging workflows Reporting and analysis Workflow streamlining tools Institutional systems collection integration management KU Leuven/LIBIS Purdue University Inter-institional relationship management Metadata management policies Descriptive metadata for digital content E-Research workflows & systems interoperability Consortial service provision 1

15 High level planning Nov Dec 01 March Release June Release Detail analysis of Leuven system environment Analysing and planning integration needs Oct Dec 01 Apr Jun 013 Jul Dec 013 May Release Jul Dec 013 Core collaborative Networks functionality delivered Round 1 migration (, ) Configuration loaded Additional Collaborative networks functionality Delivery of Service Provider processes Round Migration (incl ) Staff Training Final configuration tuning Cutover migration Threats and opportunities Not a technology project But an organisational project Change Change Change Change Change Jan Mar 013 Additional Collaborative networks functionality (no impact on migration) Additional Service Provider processes (no impact on migration) Finalize configuration February Release Our approach Multi institutional Publishing functionality integrated with Alma implemendation and start testiing resources now dominant just in case just in time Patron driven acquisition Ownership Access Metadata almost always already exist use it! Use the implementation of Alma as a tool to implement change awareness Take away worries Cataloguing Acquisition Back office Job certainty Status 3 Influence 1 Wage Job content 5 Front office Management Job content Resources Work place Career 3 Work load Social context Work load Influence IT-people, cataloguers... Our approach Involve Enthusiast Wait 5 Follow Oppose 16 Demonstrations Analysis Quality and performance Go / No Go decision list All stakeholders Workshops Projectcel Project groups Convince Communicate Demonstrations Website / Blog Newsletter Conferences Board meetings 15

16 Our approach Publishing JUMP!!! Central bx Linking Public layer Alma Management layer Rosetta Rosetta Repository layer Library Archive Museum Academic Thank you! Questions? Jo Rademakers KU Leuven +3 (0) De Croylaan 5 PB 559 B-3001 Heverlee Information. Innovation. Inspiration. 16