Documenteren van de Samenleving

Transcriptie

1 Schetsboek Documenteren van de Samenleving De rollen van een archivaris; denken en doen

2 Schetsboek Documenteren van de Samenleving De rollen van een archivaris; denken en doen

3 Woord vooraf Archiefateliers als leerstrategie Het archiefvak bevindt zich in de snelst veranderende omgeving die wij kennen: de omgeving van informatie en data. Er is geen maatschappelijk terrein dat niet door deze veranderingen beïnvloed wordt: economie, politiek, religie, gezondheidszorg, industrie, bestuur, wetenschap, conflict. Ik vind vooral twee aspecten daarvan fascinerend. Ten eerste de afstand tussen ons gedrag en de technologie. Het tempo waarin wij zelf veranderen haalt het niet bij het tempo waarin technologie en toepassingen zich ontwikkelen. Ten tweede de onvoorspelbaarheid. Big data guru s voorzien mogelijkheden die vaak overdreven klinken. Maar ondertussen struikelen nieuwe toepassingen over elkaar die we nooit verzonnen hadden, maar die wel verreikende gevolgen hebben. Verder dan we kunnen voorzien. Daarvoor worden denk ik terecht termen gebruikt als gamechanging en disruptive. Hoe moet een vakgebied als archiefwetenschap zich verhouden tot dit geweld? Door te leren, door snél te leren. Door af te leren dat we alles onder controle kunnen hebben. Door ons bewust te zijn van de expertise die wij te brengen hebben. Door af te leren dat alles af moet zijn voordat we het met de rest van de informatiewereld delen. Het is niet mogelijk op alles antwoorden te hebben, maar het blijft onverminderd belangrijk de goede vragen te stellen. Vanuit de archiefdiscipline zijn er elementen waar andere informatieprofessionals gemakkelijk overheen kijken. Dat blijkt telkens weer. Er worden slimme systemen bedacht voor de jeugdzorg, voor de Wabo, de rechtspraak, workflowmanagement en dienstverlening. Maar aan kwesties als openbaarheid, vernietiging, duurzame formats of toegankelijkheid wordt vaak weinig gedacht. Bij archivarissen zitten juist die aspecten in hun genen. Maar om ervoor te zorgen dat die kennis en waarden op de juiste plek en het juiste moment de nodige aandacht krijgen, moeten we soms anders omgaan met de beroepspraktijk zoals we die tot nu hoog hebben gehouden. De kwaliteit van sommige traditionele inventarissen zullen we niet meer halen, maar er ontstaan dan ook heel andere zoektechnologieën. De kwaliteit van waardering en selectie die wij nastreven zullen we vaak niet bereiken, maar informatieproducenten krijgen daar zelf dan ook een veel grotere rol in. Zo is ons vak in razendsnel tempo aan het veranderen. Wij staan middenin die informatie- en datasamenleving en dat vereist snel leren en snel aanpassen. Niet alleen de inhoud verandert, maar ook onze rol en de bijbehorende competenties.

4 De ateliers zijn daarin een stimulerende leervorm. Universitair en hoger beroepsonderwijs hebben het werkveld nodig om voeling te houden met de veranderende werkpraktijk. Andersom heeft het werkveld de academie nodig om te kunnen reflecteren en ruimte te nemen voor methodische ontwikkeling. Als werkvorm is het atelier een geslaagde onderneming van de Hogeschool van Amsterdam, Universiteit van Amsterdam, Reinwardt Academie en Universiteit van Leiden, het werkveld en Archief Professionals van alle leeftijden met diverse ervaring en achtergrond hebben zich gebogen over twee thema s: Actieve Openbaarheid en Documenteren van de Samenleving. In de ateliers is gebleken dat veel collega s gemotiveerd zijn vraagstukken over de grenzen van disciplines heen te delen en onderzoeken. Zoals altijd levert onderzoek niet louter oplossingsrichtingen maar ook vervolgvragen. Het is daarom nodig dat ons vakgebied zich sterk verbindt met informatieprofessionals van allerlei pluimage. Ik neem dagelijks waar dat archiefvormers en CIO s behoefte hebben aan de specifieke invalshoeken vanuit ons vak. Duurzame toegankelijkheid voor toekomstige generaties, voorkomen van digitaal geheugenverlies, behoud van zicht op belangrijke maatschappelijke ontwikkelingen die nu als digitaal zand door onze vingers glippen. We hebben nu het tij mee om onze expertise in te brengen. Maar als wij niet weten te reageren op die behoefte met praktisch toepasbare inzichten en instrumenten, dan wordt ons vak snel irrelevant. Daarom is voortgang van de ateliers belangrijk. Het is mijn overtuiging dat wij informatieproducenten de instrumenten moeten bieden die het hen gemakkelijk maken het archief van de toekomst te vormen. Ateliers leveren daaraan een kritische en productieve bijdrage. Marens Engelhard, Algemene Rijksarchivaris

5 Colofon Redactie: Els van den Bent, Liane van der Linden, Theo Thomassen de auteurs en redacteuren De redactie heeft geprobeerd alle rechthebbenden te achterhalen en de rechten te regelen. Als desondanks eigenaar, rechthebbende of copyright onjuist of onvolledig vermeld zijn, gelieve contact op te nemen met de Stichting Archiefpublicaties. Cartoons omslag: Lauren Romijn Vormgever: Marc Meeuwissen, Absoluut Designers Druk: Schrijen-Lippertz Met speciale dank aan Hans Berende, Eveline van der Hulst en Laura Millar voor hun bijzondere bijdrage aan dit schetsboek. Oplage: 500 ISBN Stichting Archiefpublicaties, s-gravenhage, 2015 Inhoud Woord vooraf Marens Engelhard 010 Schets Atelier DS Take off! Cartoon Lauren Romijn 011 Inleiding Els van den Bent 024 Schets Gezocht: een archivaris die verbindt Yente Christiaanse, Mariam Heijne, Marieke Houtekamer, Lauren Romijn 025 What is the Role of the Archivist in Documenting Society in a Society that is Increasingly Documenting Itself? Laura Millar 034 Schets Pitcrew Lauren Romijn 036 Documenteren van de wild frontier Charles Jeurgens 047 Sparren met spelbrekers. Deviantie als graadmeter voor een evenwichtige archiefcollectie Maaike Lulofs 058 Schets Do een digitale toolkit Yente Christiaanse 061 Het Bewaren Waard Mariam Heijne 069 Schets Do s and Don ts bij archiefprojecten Mariam Heijne 071 Bijlmer Meer, een erfgoedcollectie van de buurt Marieke Houtekamer 081 Schets Drie beheeropties Marieke Houtekamer 083 Casus Pauzelandschap Potterspoort: wat kan een archivaris met Twitter? Lauren Romijn 093 Schets Do een twittinar Lauren Romijn 095 Archiving the ephemeral? Exploring the primary functions of records at the Dutch National Opera and Ballet and in the case of five independent theatre artists Henrik Lillin 104 Een samenleving documenteren die zichzelf documenteert Theo Thomassen 121 Atelierdeelnemers 122 Over de archiefateliers

6 Inleiding Els van den Bent, met dank aan de verschillende verslagleggers in het atelier Cartoon Lauren Romijn Denken en delen in archiefateliers Eind januari 2015 eindigde een onderzoeksperiode van een half jaar in de archiefateliers, waarin studenten en docenten op experimentele basis samenwerkten met ervaren archivarissen en informatieen erfgoedprofessionals en met experts uit aanpalende disciplines. Gezamenlijk zochten ze oplossingen voor actuele vraagstukken in het werkveld. Acht praktijkinstellingen in totaal droegen onderwerpen aan en namen actief deel aan het onderzoek. Er waren twee ateliers: het atelier Actieve Openbaarheid en het atelier Documenteren van de Samenleving. Door de wisselwerking tussen theorie en praktijk, onderzoekend leren, kennisontwikkeling en -deling en doelgerichte interdisciplinaire interne en externe contacten moesten na vijf maanden concrete en bruikbare resultaten worden opgeleverd. De archiefateliers waren een initiatief van het Platform archiefonderwijs en -onderzoek (Hogeschool van Amsterdam, Universiteit van Amsterdam en Reinwardt Academie), in samenwerking met de Universiteit van Leiden. Het innovatieprogramma Archief2020 en het Amsterdam Creative Industries Centre of Expertise gaven financiële ondersteuning. Beide ateliers kenden sprints van drie à vier weken. Na elke sprint was er een zogenaamde scrum, een bijeenkomst waarin de onderzoekers hun resultaten, maar ook problemen bij de uitvoering en planning voor de volgende sprint presenteerden. Tevens was er gelegenheid aan te geven waaraan behoefte was voor de volgende sprint. Voor het tweede deel van de scrums, dat geleidelijk aan de naam Open Atelier kreeg, werden steeds experts uitgenodigd voor een voordracht of deelname aan een panel, ter verdieping van een gemeenschappelijk onderzoeksaspect. Deze experts reflecteerden vanuit verschillende invalshoeken op de atelieronderzoeken en boden interessante perspectieven en een bredere, ook internationale context. De scrums stonden open voor geïnteresseerde professionals uit het archief-, erfgoed- en informatiedomein voor deelname aan discussies en feedback. Zo werd het atelieronderzoek gevoed door kennis en ervaring in theorie en praktijk. Het atelier Documenteren van de Samenleving Centraal in het archiefatelier Documenteren van de Samenleving stond de rol van de archivaris in de hedendaagse samenleving die in toenemende mate zichzelf documenteert. Dit onderwerp leeft volop in de archiefwereld en maakt ook deel uit van het innovatieprogramma Archief2020. Het thema biedt meerdere invalshoeken. In tegenstelling tot de huidige samenleving die zichzelf van hoog tot laag en 011

7 van jong tot oud massaal via sociale media documenteert, zien we dat wat aan particulier archief in analoge vorm in archiefinstellingen bewaard is gebleven de erfenis is van een bovenlaag van de samenleving (en met een beetje geluk ook van dissidente bewegingen) die in staat was tot zelfdocumentatie. En hoe je het ook wendt of keert, het is tot nu toe steeds de archivaris geweest die besloot welke particuliere archieven in de archiefdepots werden opgenomen. Dat gebeurde met de beste bedoelingen: voor toekomstige generaties moesten die bronnen worden veilig gesteld die het reilen en zeilen van de hele samenleving of een specifieke categorie daarbinnen weerspiegelden. Voor de sterk toenemende stroom van documenten in zowel het publieke als het private domein ontwikkelde de archivaris met vallen en opstaan instrumenten voor waardering en selectie. Maar door het gebruik van digitale technieken kregen documenten een vluchtig karakter en werd het veiligstellen van bronnen urgent. Afgezien van de vraag of selectie uit de veelheid aan bronnen alleen aan de archivaris overgelaten moet worden, staat de archivaris voor de vraag hoe selectie mogelijk is zonder dat er tijd is voor historische reflectie op de betekenis van actuele ontwikkelingen in de samenleving. Voor dat laatste zijn in overheidscontext de nodige instrumenten in ontwikkeling, maar zeker als het gaat om de rol van de archivaris in de wereld van digitale archiefvorming door particulieren, waarin sociale media de boventoon voeren, blijven de vragen nog onbeantwoord. Toen in 2010 het Jaarboek over de professie uitkwam, leek het erop dat er twee soorten archivarissen waren ontstaan: de een koos voor digitale archiefvorming op basis van het model van het records continuüm, de ander voor het beheer van analoge en gedigitaliseerde archieven vanuit een erfgoedbenadering. Dat gebeurde soms uit overtuiging, en soms omdat een keuze voor het een of juist het ander politiek-strategisch gezien opportuun was. Onder invloed van voortschrijdend inzicht en technologische ontwikkelingen heerst nu, vijf jaar later, het besef dat deze keus achterhaald is. Als de archivaris een rol wil blijven spelen in behoud van het archief van de samenleving, i.e. privaat én publiek archief in samenhang, zal hij zich altijd aan het begin van het archiefvormingsproces moeten manifesteren, openstaand voor verschillende invalshoeken en andere disciplines, ongeacht zijn persoonlijke voorkeur en werkomgeving. Dat lijkt vanzelfsprekend maar in de praktijk valt er nog een wereld te winnen. Omdat de projecten die de participerende praktijkinstellingen in het archiefatelier inbrachten vooral op het gebied van particuliere archiefvorming lagen, is met name daarmee geëxperimenteerd. Dat maakte het overigens niet altijd eenvoudig de rol van de archiefinstelling en die van de archivaris als zelfstandig beroepsbeoefenaar van elkaar gescheiden te houden. Voor studenten, docenten en participerende professionals uit het werkveld was het archiefatelier verbazing wekken dat er, bij wijze van spreken, meer stof is opgeworpen dan er is neergedaald. Toch hebben we besloten onze gedachten, ervaringen en aanbevelingen die in dit atelier een rol hebben gespeeld in de vorm van dit schetsboek vast te leggen, in de hoop daarmee aanknopingspunten voor vervolgexperimenten te bieden en stof voor verder onderzoek. Open Ateliers De huidige netwerksamenleving vraagt om positiebepaling waarbij de archivaris zich zal moeten afvragen wat die veranderde samenleving betekent voor waardering en selectie, beheer(baarheid, centraal of decentraal), ontsluiting en strategieën als risicosturing. In verschillende atelierbijeenkomsten zijn deze onderwerpen aangekaart. In het eerste Open Atelier stonden inhoud en samenhang centraal van de begrippen documenteren van de samenleving, archief en het recht op representatie versus het recht om te worden vergeten. Individuen, collectieven, erfgoedinstellingen en overheden leggen vanuit verschillende perspectieven informatie vast: ze documenteren en waarderen, constructief, herinterpreterend en selecterend. Archief verandert voortdurend van context en lading, vooral in het licht van de sociale media. Daar komt de invloed van marktpartijen nog bij als het gaat om vorming, controle, bezit en gebruik van archiefinformatie. Het recht om te worden vergeten Een deskundige inleiding van jurist Bart van der Sloot zorgde voor een beter begrip van de nieuwe Europese regelgeving op dit gebied en daardoor voor een gefundeerde verkenning van de gevolgen daarvan in een Open Atelier. De Data Protection Regulation waarborgt het recht van onderdanen van de EU-lidstaten om van informatieverschaffers te eisen dat zij verwijzingen naar persoonsgegevens verwijderen als deze onjuist, niet relevant of niet meer relevant zijn. Deze verordening wordt breed gesteund door het parlement en door organisaties die privacybescherming nastreven. Maar archiefinstellingen in heel Europa, de ICA en genealogische verenigingen wezen het af. Zij vreesden dat door de dataprotectiewet alle persoonsgegevens, wanneer die niet meer relevant zijn voor de context waarin ze zijn verzameld, uit de registraties zouden worden verwijderd. Dat zou veel historisch onderzoek onmogelijk maken. Omdat een uitzondering wordt gemaakt voor onder meer historisch onderzoek zal het zo n vaart niet lopen, maar de discussie in het atelier was alleszins interessant. Opmerkelijk was in de eerste plaats hoe moeilijk men zich kon neerleggen bij de functieverandering van archieven terwijl dat archieven juist niet alleen qua onderwerp, maar bewust ook als vorm een kwestie van leren leren, van elkaar en van wezenlijk kenmerkt. Opvallend was ook hoezeer men zich in het documenteren van de samen-leving de wisselwerking tussen theorie en praktijk in verschillende disciplines. Het mag dan ook geen gefrustreerd voelde door privacyregels terwijl bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de

8 archiefwereld bepaald geen nieuw verschijnsel is. Daartussendoor kwam ook de paradox ter sprake tussen de behoefte aan bescherming van de persoonlijke levenssfeer enerzijds en het delen van hoogstpersoonlijke informatie via sociale media anderzijds. In de atelierdiscussie klonk het verschil in benadering tussen archiefinstellingen en de individuele beroepsbeoefenaar helder door. Waar aangescherpte privacyregels voor archiefinstellingen vooral zorgen voor een hoop extra werk blijft het voor de individuele archivaris vooral een zoektocht naar een ethische balans tussen álle betrokken belangen. Die zoektocht strekt verder dan het custodiale belang van archiefinstellingen en vraagt om aanscherping van de beroepscode, zo concludeerde een UvA-studente die hiernaar in atelierverband onderzoek deed. nieuwe waarderingsmethodiek en een nieuwe selectiedoelstelling vastgesteld. Nu moesten met het te bewaren materiaal (geselecteerd op basis van structuur-, risico- en trendanalyses) individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen hun geschiedenis kunnen ontdekken en het verleden van staat en samenleving kunnen reconstrueren. Zo werden behalve overheidsarchieven ook particuliere archieven onderwerp van selectie: niet alleen het overheidshandelen, maar de hele samenleving moest worden gedocumenteerd. In het symposium werd de PIVOT-aanpak vergeleken met die van Gewaardeerd Verleden en ging de discussie over vragen als: is een integrale waardering van overheids- en particulier archief wenselijk en mogelijk? Wordt in de nieuwe aanpak het historisch motief in de archiefselectie geherintroduceerd en hoe nieuw is eigenlijk de nieuwe aanpak? Dwarsverbanden Op uitnodiging van het archiefatelier kwam Laura Millar als gastdocent over uit Canada, waar zij als vrij gevestigd archivaris in het archief- en informatiedomein werkzaam is. Zij verzorgde een masterclass en een lezing over de rol van de archivaris in de zichzelf documenterende samenleving en bezocht de vier werkplaatsen van het atelier: Archief Eemland met het programma Het Bewaren Waard, het Stadsarchief Amsterdam met de uitwerking van de Amsterdamse trendanalyse, Imagine IC met een project voor participatief verzamelen in Amsterdam-Zuidoost en Streekarchief Midden Holland, waar participatief verzamelen van burgerinitiatieven aan de hand van sociale media centraal stond. Met haar visie op vier rollen die de archivaris in haar ogen kan en zou moeten spelen, zorgde ze voor een sterk dwarsverband tussen de werkplaatsen. Die rollen, die elders in deze publicatie nog aan bod komen, kregen in de projecten bij de vier praktijkinstellingen concreet gestalte. Dat werkte hier en daar confronterend voor de bestaande praktijk en wierp vragen op als: hoe beïnvloedt het gebruik van digitale media de bestaande acquisitiepraktijk? Maken bewustmaking en ondersteuning bij particuliere archiefvorming acquisitie overbodig? Hoe ga je om met waardering en selectie, of maken particuliere archiefvormers dat zelf wel uit? Ook het symposium PIVOT na 23 jaar: Wie documenteert wie; en waarom? vormde een dwarsverband met het atelier. PIVOT is een afkorting voor Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn, dat de Rijksarchiefdienst in 1992 startte om te kunnen voldoen aan de eisen van de nieuwe Archiefwet. Hoofdingrediënten waren een algemene selectiedoelstelling én een nieuwe selectiemethodiek. Met het te bewaren materiaal moest op hoofdlijnen een reconstructie kunnen worden gemaakt van het handelen van de overheid ten opzichte van haar omgeving. Object van Communities in de erfgoedwereld Tijdens de open bijeenkomst van het archiefatelier stond het thema participatief verzamelen met communities centraal. Een panel van specialisten uit het brede erfgoedveld reageerde op de vier presentaties van de onderzoekers. Volgens Floortje Vantomme (Tapis Plein, het Vlaamse landelijk expertisecentrum voor cultureel erfgoed & participatie) werd er bij alle onderzoeken vooral gedacht vanuit de (archief)instelling en niet vanuit de community. Instellingen zouden zich moeten afvragen waarom en voor wie ze een project opzetten. Wat zijn die actuele gemeenschappen en wat zijn hun wensen ten opzichte van hun eigen erfgoed? Paul van de Laar (directeur Museum Rotterdam) sloot hierbij aan: je moet als instelling van betekenis zijn voor een community. Als publiek mag meebepalen wat in de collectie wordt opgenomen, vergt dat volgens hem in praktijk en beleid een paradigmawisseling voor musea en archieven. Erfgoedprofessionals, dus ook archivarissen, moeten onderzoeken wat hun referentiekader is. Ze zouden zich als een antropoloog door de samenleving moeten bewegen. Door aan het begin van de erfgoedketen te gaan staan, kan samen met gemeenschappen invulling worden gegeven aan verzamelprojecten. Dick Rijken (lector digitale media bij de Haagse Hogeschool) benadrukte dat een project moet beginnen met de vraag: wat is de betekenis van het project voor ons als erfgoed- en archiefinstellingen? En voor de ander, de participant? Vervolgens moet worden gekeken naar de manier waarop leden van een gemeenschap betekenis en kwaliteit aan erfgoed koppelen en hoe erfgoedprofessionals dit zelf doen. Pas daarna komt het instrumentarium in zicht: het bouwen van tools. In dit hele proces fungeren erfgoedprofessionals als docenten, die op informele manier samenwerken met projectdeelnemers. Aansluitend reflecteerde Irene Stengs (Meertens Instituut) op de term community. Zij liet ons waardering en selectie waren niet de archieven zelf, maar de handelingen waardoor die archieven zijn nadenken over de vraag waarom we het Engelse community gebruiken en niet het Nederlandse gegenereerd. In 2007 werd in het rapport Gewaardeerd Verleden van het Nationaal Archief een gemeenschap. Heeft dit te maken met professionalisering? Het woord geeft al aan waar het om draait:

9 gemeenschappelijkheid. Deze gemeenschappelijkheid behelst ook direct het andere, dat wat niet gemeenschappelijk is. Het gaat om in- én uitsluiting. Hoe ga je daar als instelling, als gemeenschap, als individu mee om? Wat wij doen is nooit neutraal en is altijd ingebed in politieke en/of maatschappelijke machtsverhoudingen. De veronderstelling van homogeniteit van gemeenschappen kan een valkuil zijn als er gezocht wordt naar enige mate van representativiteit in collecties. Bovendien is je representatief voelen wat anders dan representatief zijn. Wie bepaalt dit en op grond waarvan? Kritische zelfreflectie is bij dit soort projecten van groot belang. In de paneldiscussie kwamen vragen naar boven als: Hoe ga je om met vraagstukken over representativiteit? En hoe beïnvloeden verwachtingen van participanten de archief- en erfgoedpraktijk? De gangbare veronderstelling: wat een archiefinstelling binnenhaalt, blijft voor altijd bewaard bracht die middag veel tongen in beweging. Musea hebben al veel ervaring met participatief verzamelen en zijn door hun objectgerichtheid vanzelfsprekend custodiaal ingesteld. Maar juist van die kant luidde het antwoord op voornoemde verwachting dat je duidelijk moet maken, dat het niet zeker is of iets bij een erfgoedinstelling voor altijd wordt bewaard omdat historische reflectie nu eenmaal leidt tot betekenisverandering. Maar de archivaris behandelt archieven als historische bron, bij de bestudering waarvan betekenisverandering in de loop der tijd een intrinsiek gegeven is; betekenisverandering kan in zijn ogen dus principieel geen reden voor ontzameling zijn! Meer praktisch gezien is het probleem dat er bij digitaal archief geen tijd is voor historische reflectie en je per definitie risico op verlies loopt, want digitale archiefvormers zullen lang niet altijd hun informatie (willen en kunnen) bewaren volgens de (duurzaamheids)eisen zoals ze in de archiefwereld gelden. Een Gordiaanse knoop, of biedt doorontwikkeling van concepten als Het Bewaren Waard bij wijze van vangnet misschien een gulden middenweg? Slotsymposium, Universiteit van Leiden, 21 januari 2015, foto Erika Hokke 016 Participatief archief De projecten in de verschillende werkplaatsen boden aanknopingspunten te over voor verkenning van toepassing van begrippen als crowdsourcing, participatory archives en engagement in een andere open bijeenkomst van het archiefatelier, georganiseerd door de atelierstudenten. Verschillende voorbeelden uit de buitenlandse literatuur passeerden de revue. Daaruit kwam allereerst naar voren dat een participatief archief is gericht op bijdragen door anderen dan archiefprofessionals van kennis en bronnen die leiden tot een beter begrip van archiefmateriaal. Dat gebeurt bij voorkeur online, maar gaat verder dan de sociale betrokkenheid of social engagement zoals die op Facebook of Flickr is te zien. Bij dat laatste gaat het vooral om de mogelijkheid van individuele communicatie door aanvulling van toegangen op erfgoedobjecten met trefwoorden, commentaar en correcties. Open Atelier, Archief Eemland, 11 december 2014, foto Eveline van der Hulst

10 Bij crowdsourcing en participatory archives gaat het om het gebruik van bepaalde technieken voor ondersteuning van participanten om als groep samen te werken aan een gemeenschappelijk groter doel. Het gaat daarbij om bijdragen die inzicht in het archiefmateriaal vergroten, en niet om individuele meningen, gevoelens of artistieke interpretaties. Dat kost meer moeite en tijd dan alleen het snel toevoegen van een trefwoord aan een foto of beoordeling van een boek met één tot vijf sterren, hoewel dat op zich wel kan bijdragen aan besef van het belang van archieven bij anderen. Een instelling die participatief wil werken zal onderscheid moeten maken tussen sociale betrokkenheid en participatie, maar een groep participanten hoeft geen vooraf bepaald, gelijkgestemd geheel te vormen. In een participatief archief gaat het om een optelsom van structuren, ordeningen, beschrijvingen en gezichtspunten, aangebracht door individuele gebruikers in een gemeenschappelijk archief, ongeacht hun beroep, opvatting of levensstijl. De desbetreffende archiefgemeenschap ontstaat alleen door het gezamenlijke doel van het project, vaak opgezet als burgerinitiatief. In de museumwereld worden verschillende gradaties in participatie aangebracht, zowel in de mate van activiteiten van de participanten als in de mate van controle van de instelling. Welke vorm van participatie het beste past is afhankelijk van het doel dat wordt beoogd. Op basis van de verschillende definities kwamen de projecten van de studenten weer in een ander licht te staan, waarbij aan de hand van hun stellingen de rol van de archivaris en zijn verhouding tot niet professionele community archivists verder kon worden verdiept. In de geest van de Amerikaanse archivaris Kate Theimer, bekend als initiator van de Archives 2.0 wiki en van haar blog ArchivesNext, was de conclusie dat participatief verzamelen het gebruikelijke denken in tegenstellingen van expert en amateur doorbreekt. Bovendien kan zelfs de lichtste en terloopse vorm van participatie al zorgen voor vertrouwdheid met en nieuwsgierigheid naar archieven. Dat is een kans die archiefinstellingen zouden moeten aangrijpen om meer mensen tot actieve participatie te verleiden en daardoor de waarde van het archiefmateriaal te vergroten. Vragen voor vervolgonderzoek In het slotsymposium van het atelier zorgde een panel van deskundigen voor een aanvulling van Laura Millars vier rollen van de archivaris met vier invalshoeken die van belang zijn bij het documenteren van de samenleving. Hester Dibbits, lector erfgoedtheorie aan de Reinwardt Academie en bijzonder hoogleraar Historische Cultuur en Educatie aan de EUR, noemde allereerst het aspect afstand: archiefinstellingen hanteren van oudsher een in tijd en ruimte afstandelijk beleid tot de het aspect aandacht in relatie tot participatie aan de orde met de vraag of aandacht voor wat de communities met hun archieven willen belangrijker is dan het belang van archief- of erfgoedinstellingen bij particulier documenteren. Als derde aspect kwam het begrip kwaliteit aan de orde: er wordt veel gesproken over selectiecriteria, met name representativiteit in collectievorming. Maar hoe beoordelen we kwaliteit? En leidt participatief verzamelen tot grotere representativiteit? En tenslotte het aspect continuïteit, dat belangrijk is bij het documenteren van de samenleving, maar dat op de achtergrond dreigt te raken door teveel aandacht voor trends en kortstondige netwerken. En hoe zit het daarbij, afgezien van de rol van archivarissen, met de rol van archiefinstellingen, nu en in de toekomst? Op welk moment besluit het archief tot acquisitie van het materiaal? Hoe houdt het de vinger aan de pols van archiefvormers en hoe gaat het met hen om als de trend niet meer bestaat? Deze dwarsverbanden tussen de onderzoeksprojecten werden later in het symposium nog meerdere keren aangehaald. De discussie met de zaal ging ook over samenwerking met statistici bij prospectieve trendanalyses en over benadering van daarin geselecteerde actoren. Met daarbij als kanttekening dat dat laatste extra tijd en geld kost, terwijl voor openbare archiefinstellingen het beheren van particuliere archieven geen primaire taak is. Geaccepteerd integraal waarderingsbeleid zou daarvoor wellicht een oplossing kunnen bieden. Aangestipt werd ook het belang van de taal die archivarissen en archiefinstellingen spreken. Steken zij wel voldoende energie in de communicatie met actoren en in het creëren van bruikbare tools voor archiefvormers? Samenwerken met andere erfgoeddisciplines zou daarbij zeker meerwaarde hebben. Archivarissen zijn immers niet de enigen die zich bezig houden met het documenteren van de samenleving. Daarnaast zouden zij zich voor archiefvormers veel sterker kunnen positioneren als adviseurs en hun kennis en expertise, los van hun instelling, veel meer moeten delen met andere experts. Zo luidde tijdens het symposium een breed gedragen antwoord op de vraag naar de rol van een archivaris in het documenteren van de samenleving. Het slotsymposium eindigde met suggesties voor vervolgonderzoek, waarbij reflectie op de opgedane ervaringen en een scherp gedefinieerd begrippenapparaat hoog scoorden. Want wat wordt precies verstaan onder documenteren en wat onder het begrip community, en zijn die begrippen wel goed af te bakenen? Mensen organiseren zichzelf, maar documenteren ze zichzelf ook en wat is de betekenis van de sociale media daarin? En welke rol speelt de archivaris daarbij zonder zelf de communities te gaan documenteren? Om dat laatste te voorkomen werd geopperd research by design als methode uit te proberen. Doorontwikkeling van tools zou een ander punt kunnen zijn voor de agenda van een volgend atelier. gemeenschap. Verschuift deze afstand bij participatief verzamelen? Krijgt het archief ander materiaal De deelnemers onderstreepten verder nog het belang van continuïteit: hoe kunnen archiefinstellingen het documenteren van de (turbulente) samenleving, zeker vanuit een meer postcustodiale aangeboden als de afstand tot de gemeenschap kleiner wordt gemaakt? Vervolgens stelde zij

11 benadering, in hun (acquisitie)beleid integreren? En hoe presenteert de archivaris zich in de samenleving, wat is zijn specifieke expertise en welke andere disciplines zijn nodig om in teamverband de samenleving te documenteren? Kortom: stof genoeg voor vervolgonderzoek! Wat biedt dit schetsboek? Strategische keuzes en participatieve praktijken Dit schetsboek begint en eindigt met artikelen die reflecteren op verschillende strategieën die de archivaris kan volgen. Allereerst komt Laura Millar aan het woord omdat zij voor een belangrijk dwarsverband heeft gezorgd in het archiefatelier Documenteren van de Samenleving. Gekozen is voor de lezing die zij op 29 oktober 2014 onder auspiciën van de KVAN in Gouda hield met als titel: What is the Role of the Archivist in Documenting Society in a Society that is Increasingly Documenting Itself? Charles Jeurgens gaat vervolgens ook in op deze vraag, maar hij plaatst de begrippen die Laura Millar hanteert in een ander daglicht, met name de manier waarop de samenleving wordt gedocumenteerd. Daarna behandelt Maaike Lulofs de vragen waarvoor erfgoedprofessionals zich gesteld zien als zij gemarginaliseerden in de samenleving willen helpen bij de documentatie van verschijnselen en gebeurtenissen die door machtsmechanismen zijn of worden verdrongen. Theo Thomassen sluit het schetsboek bij wijze van uitleiding af met de onderwerpen en discussies uit zijn werkcolleges, die onderdeel vormden van de Open Ateliers. Het artikel geeft inzicht in de manier waarop theorie en praktijk in het atelier met elkaar zijn verbonden en in de rollen die archivarissen kunnen spelen. Het tussengedeelte van dit schetsboek richt zich op de atelierresultaten van de studenten. Om te beginnen belicht Mariam Heijne de mogelijkheden die zij ziet voor verbetering van Het Bewaren Waard, een project van Archief Eemland dat het midden houdt tussen social engagement en een participatory archive. Marieke Houtekamer geeft een advies op maat aan Imagine IC voor participatief identificeren, waarderen, ontsluiten en beheren van particuliere archieven van bewoners uit Amsterdam Zuidoost. Participatie was ook de kern van de aanbevelingen van Lauren Romijn aan het Streekarchief Midden-Holland. Zij gaat daarbij in op de waarde en betekenis van sociale media bij burgerinitiatieven, de eisen die informele informatiestromen aan de inrichting van archiefbeheer stellen en hoe archivarissen op deze ontwikkelingen kunnen anticiperen. Henrik Lillin, student aan de UvA, waagde zich aan een verkennend onderzoek naar immaterieel erfgoed met de vraag of en zo ja hoe podiumvoorstellingen kunnen worden gearchiveerd. Dit onderzoek is nog maar het begin van zijn masterthesis en wordt dus vervolgd. archiveren van tweets tot voorbeelden van websites met hulpmiddelen voor particuliere archiefvormers. Een door de studenten opgesteld competentieprofiel voor de archivaris completeert het geheel. Voorlopig houdt het thema van het archiefatelier de gemoederen nog lang en interdisciplinair in beweging. Zolang de website archiefateliers.nl in de lucht blijft, biedt die een handig platform voor kennisuitwisseling en discussie over vervolgexperimenten. We hopen dat dit Schetsboek informeert en inspireert, om zelf verder te denken, doen en delen! Tussen de artikelen door zijn door de studenten opgestelde Do s and Don ts, best practices en schetsen als impressies van het atelierwerk aan te treffen. De tips variëren van handreikingen voor het

12 Leestips Cook, T., Evidence, Memory, Identity, and Community: Four Shifting Archival Paradigms, Archival Science 13 (2013), Millar, L., Counterpoint. Coming Up with Plan B: Considering the Future of Canadian Archives, Archivaria 77 (2014), Spindler, R. P., An Evaluation of Crowdsourcing and Participatory Archives Projects for Archival Description and Transcription. Tempe, Arizona Theimer, K., Participatory Archives: Something Old, Something New (versie 21 april 2013), Masterclass van Laura Millar, Streekarchief Midden-Holland, 30 oktober 2014, foto Lauren Romijn

13 Gezocht: Een archivaris die verbindt m/v Archieven vertellen ons over het verleden en verrijken zo Je weet het belang en de functie van onze archiefinstelling breed uit te dragen en veel mensen actief bij het werk te betrekken. Je bent in staat om ons kennisnetwerk verder uit te bouwen en het voor je eigen werkpraktijk in te zetten. Je volgt recente ontwikkelingen in het archiefveld en aanverwante vakgebieden en presenteert eigen bevindingen aan (archief)professionals. What is the Role of the Archivist in Documenting Society in a Society that is Increasingly Documenting Itself? Laura Millar So I decided to sign up with Ancestry.ca and see what I could learn from this rather mysterious genealogical tool. I had some reservations, as you can imagine; I knew I was descending the slippery slope from archivist to genealogist. But the need to know about my grandfather was pressing enough to draw me to the dark side. Imagine my surprise shock would be a better word to discover that not only had my grandfather, Thomas Annandale Millar, served in the First World War, but so had his three brothers ons leven. Daarmee zijn archieven schakels tussen verleden en heden. Maar ook voor de toekomst is het nodig dat er archieven zijn die vertellen over het leven van vandaag de dag. Daarom willen wij met een open en uitnodigende Dit profiel past bij jou: Je bent communicatief vaardig en goed in staat je boodschap aan anderen over te brengen. Presentation to KVAN, Gouda, 29 October 2014 Family history I would like to start my remarks today with a small story, which I didn t even know he had three brothers as well as their father, my great-grandfather. My great grandmother, Minnie Constance Millar, born Minnie Constance Taylor in Marylebone, London, in 1865, was left alone in Edmonton, Alberta, Canada, houding samen met de mensen van vandaag zorgen voor Complexe vraagstukken ga je graag aan in teams met begins with my visit to Amsterdam a year ago, when my husband for I don t know how many years, waiting for news of her husband het archief van morgen. Ben jij de archivaris die collega s, andere experts in het informatie- en and I enjoyed a lovely lunch with Theo, followed by a visit to the and four sons her entire family who were at war so far away. verbindingen legt? erfgoeddomein en pioniers in de samenleving. Amsterdams Historisch Museum. After our time in Amsterdam And I learned that one of her sons, Frank Galt Millar, was killed on Dit is wat we van je verwachten: Je draagt bij aan een goede informatiehuishouding Je bent onafhankelijk en kunt zelfstandig besluiten nemen. Je gaat op een experimentele manier met and then in Brussels for the Conference of the International Council on Archives, my husband andi travelled to Ieper and other First World War sites in Belgium and France. August 5th, 1916, aged 27, a month after his brother, my grandfather, joined up, and that Great Uncle Frank was buried at the Railway Dugouts Burial Ground, near Zillebeke, Belgium. voor de maatschappij van de toekomst. verandering om. On our return home to Canada, I grew curious about I had no idea that he had died. I had no idea that he had lived. Je hebt inzicht in de manier waarop informatie de taakuitvoering van instellingen ondersteunt en kan optimaliseren. Je zoekt naar creatieve en innovatieve manieren om informatie te ontsluiten en te beheren. Je vindt het leerproces net zo belangrijk als de uitkomst. Je ziet jezelf als... Gedreven, flexibel, deskundig, creatief, leergierig, my grandfather s time in that war. I knew that my father had served in the Second World War, and that his father had served in both the First and Second Wars. I had once seen digital copies of my grandfather s First World War attestation papers, after typing his name into a computer terminal at the Canadian War Archivists in digital age Ancestry.ca introduced me to my great uncle Frank, because this digital tool had aggregated records preserved and digitized by repositories such as Library and Archives Canada, and Je hebt een speurneus voor actuele en relevante transparant, bij de tijd, netwerker, nieuwsgierig, betrouwbaar, Museum in Ottawa and getting a hit that led me to his 1916 because it had created indexes and crosswalks and search tools gebeurtenissen/informatie/archieven in ons betrokken. enlistment record. But I knew little more than that. Indeed, that allow users like me not only to find out about the people we werkgebied en ziet wat onze archiefinstelling Past dit bij jou? Solliciteer dan per direct! I know virtually nothing about my ancestors, near or far, which knew existed like my grandfather Thomas Annandale but also hiermee kan doen. is a consequence of a highly fraught and complicated family about the people we did not know existed like my great uncles history. Frank Galt, Hugh Stanley, and Reginald Morrison Millar, and my Yente Christiaanse, Mariam Heijne, Marieke Houtekamer, Lauren Romijn 025

14 great grandfather, Thomas Morrison Millar, as well as my great grandmother Minnie, who I think must have suffered so much. This genealogical experience or experiment, perhaps taught me a valuable lesson, not only about life, and about the importance of communicating family histories so that your children and grandchildren can connect with their past, but also, and more pertinent to today s discussion, a lesson about the role, the power, and, I hope, the rewards, of archivists in a digital age. I want to reflect on that lesson today, as I consider the question posed to me: what is the role of the archivist in documenting society in a society that is increasingly documenting itself? To answer that question, we must first consider the traditional role of archivists as custodians. As all archival studies students learn by heart, the essence of archival service is to acquire, preserve, and make available the documentary evidence of society s communications, actions, and transactions. That documentary evidence was, for centuries, a tangible entity: a physical item that had to be managed in a particular geographic location. The uniqueness of the item was intricately connected to its placement within an aggregation of materials, all of which were bound together by the integrity of their collective content, context, and structure. Archivists do not collect single items; we acquire accumulations of materials, ideally through some formal process of transfer from creating agency to storage room. Archival grocery stores To provide this physical service, traditional archivists brought these aggregations of archival materials into a repository, arranged and described them, perhaps copied some of the linear: acquisition before preservation, preservation before description, description before access. I have in the past described these physical repositories as like archival grocery stores, where archivists managed and made available documentary goods, rather like butchers, grocers, or bakers managed and sold meat, vegetables, or bread. There is an important distinction, though, in the different goods held in these repositories. Institutional or agency archives are the products of a particular organization, often a bureaucracy: the records of monarchs, churches, governments, or businesses. They come into existence to help their creators remember facts and acts. Reports, memoranda, financial ledgers, registers registers of the dead, perhaps; registers of soldiers buried in cemeteries across Europe. Evidence of officialdom, of deliberation and decision-making, the documentary remains of actions and transactions. Another type of archival good is less bureaucratic, more personal. Diaries, letters, family photographs, memoirs these records are created deliberately, not as innocent by-products but as conscious creations. They help people remember, just as official records help bureaucrats remember, but that latter remembering is more personal, intended not to capture facts and acts but to memorialize experiences and memories. Photographs show families at Christmas or on summer holiday; letters tell husbands or wives or mothers about life on a particular day in a particular place; diaries capture events and emotions, to be recalled later, with pleasure, perhaps, or perhaps not. Regardless of whether archival materials are categorized as official or personal, the reality is that, for centuries, they could only really live in one place. Copies might be generated, but the originals were unique, irreplaceable, and singular. Possessing Computer technology As we all know, computers changed the game. Computer technology has transformed the nature of communications and information. We all hear the stories of terabytes of data in cloud computing systems, of billions of text messages sent and received, and of the constant presence of smartphones in society. In 1948, the year my husband was born, the first stored-program computer, nicknamed Baby, was built in Manchester, England, and it filled an entire laboratory. Today, my husband and I own two desktops, two laptops, two ipads, and five cell phones, none of which is named Baby. If we, with a combined age exceeding 120, can be so dominated by technology, the world has changed, absolutely. Today, virtually all of society s records start life in digital form. But computers, the Internet, and social media networks are more than tools, and their impact is more than technological. They are drivers for social and organizational change. They have transformed how people conduct their business and personal lives, how they interact, and how they document their actions, transactions, and communications. Widespread access to digital and social media tools not just in developed countries but everywhere in the world is breaking down hierarchical models of governance, changing the essence of social interaction, and giving people a freedom as individuals and within organizations to create, change, destroy, share, and keep their ideas, their images, their records however and wherever they wish, whether those records are innocent byproducts or intentional creations. A complete rethink The products of these digital communications and interactions mainstream recordkeeping institution which traditionally did not consider taking records into archival custody until years after they were created is an increasingly precarious model in this new documentary reality. In a digital age, waiting to take possession of old records whether official or personal is to fight a losing battle. To ensure digital records are available for use today and in the future, archivists need to undertake a complete rethink about the concept of archival custody, and make a radical move away from butchers, grocers, or bakers. So, we return again to our question. What is the role of the archivist in documenting this digital society? The suggestion is that more and more people individuals, organizations, governments are documenting themselves, and that, therefore, the dynamics have changed. I would argue, though, that groups within society have always documented themselves, if they have the capacity, the technology be it pen and paper and the need or desire to do so. Governments created reports and memoranda themselves, and they still do. Businesses created financial statements and press releases themselves, and they still do. Families took photographs themselves. And individuals wrote letters and diaries themselves. And they still do. Documentary products are neither physical nor static What is different, from a recordkeeping perspective, is not that groups and individuals within society do or do not document themselves.what is really different is, first, that so many members of society are documenting themselves, in such diverse ways and for so many reasons, and, second, that their documentary products are neither physical nor static. Which means, to add a third point of distinction, that archivists can no longer depend on content, then invited researchers to access the holdings either in them was the only way to preserve them, viewing them in person the documents we archivists so want to preserve for posterity a traditional linear process: acquisition before preservation, person or remotely. This process was not just custodial, it was the only way to access them. are now directly in the hands of their creators. The custodial, preservation before description, description before access

15 Today, access generally happens first, before description. And description may not happen at all. How many of us have a dozen or more different digital photographs, downloaded at various times from our cameras onto our computers, several of which share the same auto-generated title DSC-011 or IMG-002? Further, in this digital world, preservation may not be a conscious act of setting aside but instead the result of digital multiplication and mass dissemination. Storage in and access through an archival repository may in fact never happen at all. Let me illustrate the reality. It is estimated that the number of cell phones in the world will read 7.3 billion this year. This means that there will be more cell phones in use than there are people on the planet. I cannot argue that statistic. My two-person household alone contributes five phones to the count. And we don t just use those cell phones to talk, do we? Individuals, in their work and home lives, are using the multiplicity of apps and tools on their cell phones and other mobile devices to create and share documents, from photographs to videos to blog posts to tweets. The average person spends more than 11 hours a week dealing with . Over 100 hours of video are uploaded to YouTube every minute. As of last week, Queen Elizabeth has a twitter handle. The world has come a long way from a computer named Baby. These digital products these documents, records, and archives are eternally changeable. That is their joy and their curse. As David Fricker, Director General of the National Archives of Australia and President of the International Council on Archives, has said, paper is patient; digital is not. I would say that paper is quiet, digital is noisy. Paper waits for you. Digital runs away and leaves you in the dust. So if people in society are documenting themselves, and become archives sometime later, so that they can be acquired and preserved. We let wine age in the cellar for ten years; we cannot do the same with digital records. What then is the role of the archivist? Evidence Well, I m still not ready for the question yet. Let us first consider not the role but the goal. What are archivists trying to do? What is our vision, our mission? I suggest that our goals is to protect documentary evidence not information, but evidence in order to support accountability, foster identity, and nurture individual and collective memory. Our goal is to ensure that records are preserved somewhere; that the records are authentic and reliable; and that enough of them the aggregations are preserved in order to provide society with a measure of truth: the truth that is captured in the who, what, where, when, and how. It is then up to society to interpret and reinterpret that evidence to decide their own truth about why. So, to achieve that goal in the digital age, when everyone is his or her own record maker and record keeper, what is the archivists role? Or, really, what are the archivists roles, for there can be many. In order to distinguish those roles, we need to start by looking at the records themselves in a new light. I believe that we need to define records not only by who created them, what they are about, or where they are stored but also, and perhaps more critically, by their measure of accountability and enduring value. Some records have high, enduring accountability and enduring value. To me, these are, for example, the records of governments, educational institutions, nuclear power plants, oil and gas producers, or regulatory agencies. These records document decisions that may significantly affect the lives, health, and welfare of those people. Society relies on those records to hold those agencies to account for their actions and decisions, on behalf of the people. The archivist responsible for these high-risk records may serve as custodian or controller, applying what I believe should be strong and enforceable regulatory requirements not just for keeping good records but for making good records, helping to hold the agency to account by ensuring that it meets its obligation for accountability and transparency. Other records present a lower risk, but they may still have enduring value. The records of service industries, community groups, and professional or social organizations come to mind. Again, these are the records OF corporate agencies, but they are ABOUT people. The risks that they reflect may be lower, and the enduring value of the evidence may be as much social and cultural as legal and regulatory. The role of the archivist would be to manage those records, on behalf of the creating agency, for both their evidential and informational value. If that agency ceased to exist, the materials should find their way into another repository one that commits to collecting and acquiring archives as evidence for posterity. A wild west Still other records creators, while undoubtedly important to society, are not high-risk entities. Individuals and families, artists and academics create records that speak volumes about their lives and times. Their records are OF them and they are ABOUT them. These records may live outside of traditional institutions, in a wild west of personal or community recordkeeping systems. Preserving these materials in collections-oriented repositories in this scenario is not to wait for the materials to make their way to custodial care but to intervene, actively, in the process of records creation and management, in order to help the creator ensure that these very personal records are protected with their authenticity intact. You will notice, perhaps, that I am speaking more of records than archives, and of recordkeepers as well as archivists. I believe that the division constructed by our profession between records (by which we suggest current ) and archives (by which we imply historical ) simply does not work in a digital age. In truth, people think of records as new and archives as old. If archivists keep talking about archives and do not explain the link with records, people will assume the focus is on dusty, old, and archaic stuff, not on valuable documentary evidence of actions and transactions. People do value archives, as evidenced by the overwhelming surge of interest in genealogy, family history, and community heritage. But they do not clearly understand the link between current records and historical archives. They do not fully appreciate that in a digital age, the electronic records they are making today will be lost if they are not protected now. It is the loss of the personal, not the bureaucratic, that I fear the most. When I discovered the records of my great uncle Frank, who lies in a grave 300 kilometres from here, I found the records of bureaucracy. I found digital copies of his official attestation papers showing that he joined the Canadian Over-seas Expeditionary Force on January 6, I found copies of ledgers from the Imperial War Graves Commission showing where and when he was buried. And I found a digital image of the confirmation of inscription, showing that his mother Minnie if what they document is ever-changeable, the archivist can no were created by bureaucracies one can say they were may be an option if the creators do not choose to manage those requested that his headstone be inscribed with Blessed Are longer wait for records to be created and used and then to OF bureaucracies but they are ABOUT the people, and they records themselves. But more and more, the role of the archivist They Who Die in the Lord

16 In my search, I found records ABOUT Frank, but I did not find any evidence OF Frank. I found the records that Canadian and imperial bureaucracies created to manage Frank the soldier, but what I have not found, yet, are the records that Frank and his family created as part of the life of Frank the man. I am sure he must have written letters home to his mother. Perhaps he took photographs with his comrades. Maybe he wrote to a sweetheart. I can see Frank s handwriting on the digital copy of the Army forms, and I can see his signature on the attestation page, but in the language of diplomatics, he may have been the writer, but he was not the author. I cannot see anything that reveals Frank the man. It is the tragedy of my family that I do not know if such personal records might have existed, let alone where to look for them today. I am truly grateful to Library and Archives Canada for performing its custodial duty to protect the bureaucratic evidence, unchanged, of Frank the soldier. But I am also deeply grateful to a billion dollar corporation Ancestry.com and to the people who work so diligently, many of them volunteers pursuing a calling to history, for making it possible for people like me to find records like these, to make the connections to our personal and community stories, because while Library and Archives Canada kept the records and digitized the records, Ancestry built the linkages from the known to the unknown, linkages that would not be possible without computer technologies. Lone Arrangers The success of Ancestry, the success of other digital access and preservation tools, will be built not on the work of solitary archivists in small, isolated repositories the Lone Arrangers, as large, complex, and integrated teams of specialists in areas as diverse as information management, computer programming, auditing, security, privacy, and business administration. This team will be joined by the public what American National Archivist David Ferriero calls the citizen archivist who are perhaps the most important part of the group. In my vision of an archival future, this integrated team will come together to protect and make available the records of society, so that people like me can find evidence not only of what we know about my grandfather, perhaps, but also of what we do not already know such as about the life, and death, of my Great Uncle Frank. In the future, there may well be no analog records for Library and Archives Canada to digitize and Ancestry to index. In the digital world, archivists must work as part of this team, not as Lone Arrangers, to ensure that the born digital records of today are preserved made accessible in the future, so that my brother s grandchildren can find me, Great Aunt Laura, a century from now. And this is not a hypothetical utopia. I have a great niece already. She is two and a half, her name is Claire, she is adorable beyond belief, and she lives in Germany talk about the irony of that. Archivists must participate in the creation and preservation of digital records from the beginning as corporate recordkeepers, information managers, knowledge managers I don t care what they are called as long as they know what they are doing to preserve authentic and reliable evidence. When archivists can help from the start, as part of a diverse team of experts, we have a much better chance of achieving the future I envision. A large part of this work will not be to control archives in custody but to support the creation and management of records archival role will be increasingly advisory. Client-based records and archives consulting, similar to the work performed by lawyers and accountants, will, I believe and hope, become a mainstream career option. In this age where bits and bytes are replacing cellulose and ink, the best way to assist records creators to manage their increasingly chaotic sources of evidence, and help to ensure that at least some of those materials find life everlasting as archives, is to engage, actively and persistently, with our communities. We cannot wait for them to come to us. We must go to them. Reach out We must reach out to the public, who not only need to understand the value of records and archives but also, and more importantly, to participate actively in their care. Instead of trying to do the job for them, we need to make it easier for them to do the job themselves. Many, many more of us need to become facilitators and advisors, consultants and counsellors, instead of sitting in bureaucratic offices waiting and hoping for archives to come to us. But we need to do two other things. First, we need to raise awareness of the value of records and archives across society. We need to talk to school children, not just corporate bosses. Second, we need to participate actively in building tools that will make records creation and records preservation and description and access much easier for the average person. In this regard, I see a direct parallel with the recycling movement. Today, recycling is a given. Blue bins and compost buckets are universal. In North America, we have a catch phrase reduce, reuse, recycle that even little children know by heart. water bottle, on our milk jug, or on our box of printer paper, we automatically think recycle. How on earth, no pun intended, did we get from a time when we thought nothing of tossing milk cartons into the garbage to a time, now, when we instinctively look for a recycling bin every time we need to dispose of something from a newspaper to a juice container? I believe this change happened because the visionaries of the recycling movement, did two things: one, they raised awareness of the importance of recycling, and two, they developed mechanisms to make the job easier. They convinced people that it s good to recycle, and they facilitated the task by inventing recycling boxes, compost buckets, and recycling depots. Today, when we see a little plastic triangle, it speaks volumes to us, as does the deposit on our drinks containers, and the line so common at the bottom of the s sent by my bank and my telephone company, that says before printing, think of the environment. I want to pursue the same strategy for the protection of digital records. We need to create a culture where people understand, implicitly, the importance of the recordkeeping equivalent of Reduce, Reuse, Recycle. The message I want to convey, the words I want children to repeat to their parents on the way home from school, are these: Remember, Respect, Record. What if, when you received an from your bank or your telephone company, at the bottom of the message was a line of text? But instead of saying before printing, think of the environment, it said before deleting, think of the future. How marvelous would that be? Facilitate We also need to create the tools to facilitate that preservation and access. Records and archives professionals have developed we call them in North America but on the combined efforts of in the distributed, digital world of today, which means the When people in my home town see a little triangle on our plastic amazing tools for archival description, interpretation, and access

17 But we have made those tools for ourselves as much as for anyone. They serve our custodial environments, not the creators of records. At the same time, a world of software developers are creating systems that manage documents and records, but too often those tools include few or no requirements for documentary authenticity or reliability. Archivists have to work with these industry partners to design user friendly, effective tools for records creation, preservation, dissemination, and use, tools that protect the integrity of records throughout their life. And then we have to share those tools, which means relinquishing control. We have to become facilitators more than custodians, so that we can help communities manage their own records. We can then step in with custodial care when communities cannot achieve success themselves, or when they wish to contribute to wider social networks. If we help to create strong tools, and we make people aware of the value of records for accountability, identity, and memory, I believe we can help society achieve my watchwords of Remember, Respect, Record. Society is documenting itself So finally, to answer the question I was brought here from Canada to consider. The archivists role in documenting society, in an age when society is documenting itself, involves four tasks. First, to keep in custody when circumstances allow, which will be less and less often. Second, to facilitate, guide, and advise when circumstances do not, which will be more and more often. Third, to build the tools that help societies document themselves, to the standards archivists expect in order to ensure records remain authentic and reliable. And finally, to raise awareness across society of the critical value of records as evidence, and the incredible benefits they bring to individuals, of their hands, can we truly help today s communities achieve accountability, foster their own identity, and preserve their collective memory. If the end result of that awareness raising is that people protect their personal and family records themselves, instead of waiting for bureaucratic institutions like state or national archival repositories to do it for them, then I for one will let out a great cheer. As David Gauntlett, of the University of Westminster, and the keynote speaker at this afternoon s conference, has argued before and I suspect will argue again today, society is seeing a shift from what he calls a sit-back-and-be-told culture to a making-and-doing culture. Let us support that shift in the archival world by relinquishing our custodial predisposition. If we are successful, then perhaps people will recognize the value of their family stories and will treasure their family s documentary records, using the tools and technologies we help create. Then perhaps the families of the future will know more about their past, which is something that eluded me until I was able to discover Great Uncle Frank in a digital database. I am so grateful to discover those records ABOUT Great Uncle Frank, courtesy of an enormous team of archivists, computer technicians, historians, and volunteers at Library and Archives Canada and Ancestry.ca. Now, I shall continue the search for the records OF Uncle Frank, and perhaps someday I will find something that tells me what it was to be Frank the man as well as Frank the soldier. And when I leave Amsterdam at the end of this wonderful visit, my husband and I will drive to the Railway Dugouts Burial Ground near Zillebeke. We will walk past the more than 2400 headstones in that cemetery, until we get to Plot 6, Row B, Grave 40. There, I will meet Great Uncle Frank. I will use my cell family and friends. If you follow me you will see that image and join me in that experience. And, then perhaps, with the help of digital technologies, I will start to construct the documentary connections I imagine for my Great Niece Claire and her generation. families, and communities. Only by making people aware of the phone to take a photograph of me by his headstone, and I will great documentary wealth they hold literally in the palm tweet that photograph to my small group of followers, both Thank you.

18 Pitcrew Cartoon Lauren Romijn 035

19 Documenteren van de wild frontier Charles Jeurgens De vermogende Franse bankier Albert Kahn ( ) was zich als geen ander bewust hoe snel de samenleving waarin hij leefde, veranderde. Bang om definitief kwijt te raken wat zo lang gewoon was geweest, stelde hij een belangrijk deel van zijn leven en fortuin in dienst van het documenteren van de samenleving die in hoog tempo aan het verdwijnen was. Zijn doel was een iconografisch geheugen van de mensheid samen te stellen en hij stuurde daartoe fotografen en camerateams de hele wereld over. Tussen 1909 en 1931 documenteerde hij op die manier niet alleen de grote gebeurtenissen van zijn tijd zoals de ineenstorting van de Oostenrijks-Hongaarse monarchie en het Ottomaanse rijk of het verloop van de Eerste Wereldoorlog maar legde hij ook kleine gebeurtenissen vast als het leven in de Keltische dorpen in Ierland of aspecten van het dagelijks leven in India. Tot de economische crisis in de jaren dertig plotseling een einde maakte aan zijn fortuin, verzamelde Kahn ruim autochroom platen en meter film geschoten in niet minder dan vijftig landen. Zijn grote project kreeg bekendheid als the archives of the planet. Kahn was zeker niet de enige die probeerde de samenleving te documenteren. In Duitsland kreeg het project Menschen des 20. Jahrhundert van kunstenaarfotograaf August Sander ( ) als een poging de volledige maatschappelijke orde van de jaren twintig en dertig van de 20e eeuw in kaart te brengen grote bekendheid. En in het Engeland van de jaren dertig begonnen de antropoloog Tom de naam Mass Observation Project, een decennia durend programma om het alledaagse in Engeland vast te leggen. Stuk voor stuk sympathieke maar door hun alomvattende streven ook onmogelijke pogingen om de samenleving te documenteren. Hoe documenteren archivarissen de samenleving? In het atelier Documenteren van de Samenleving stond die vraag centraal. De Canadese archiefwetenschapper Laura Millar heeft een belangrijk en richtinggevend stempel gedrukt op dit atelier. In oktober 2014, toen het atelier net van start was gegaan, hield ze een lezing voor de KVAN waarin ze haar ideeën over de rol van de archivaris bij het documenteren van de samenleving uiteenzette, gaf ze workshops voor de deelnemers van het atelier en tijdens de afsluitende bijeenkomst in januari was ze aanwezig via een videopresentatie waarin ze de conclusies die ze eerder in haar lezing al had verwoord nog eens herhaalde. In de onderzoeksrapporten en presentaties van de atelieronderzoeken wordt regelmatig gerefereerd aan de zienswijze en conclusies van Millar. Haar visie op de rol van de archivaris lijkt het theoretische raamwerk te hebben gevormd voor de onderzoeken die binnen het atelier zijn uitgevoerd. Alleen al om die reden is het van belang om wat langer stil te staan bij de ideeën van Millar. Dat doe ik door eerst de zienswijze van Millar over de rol van de archivaris bij het documenteren van de samenleving nog eens samen te vatten om vervolgens op een aantal van haar uitgangspunten en haar aanbevelingen te reflecteren. De vier rollen van de archivaris Millar stelt dat de samenleving zich in toenemende mate zelf documenteert en ze vraagt zich af welke rol archivarissen daarbij nog hebben. De wereld van de archivaris is door de digitale revolutie sterk veranderd. De nieuwe technologie in de vorm van chische bestuursstructuren worden in rap tempo afgebroken aangezien mensen tegenwoordig rechtstreeks met anderen communiceren en zelf bepalen wat ze creëren, vernietigen, delen en bewaren. Iedereen is zijn of haar eigen archiefvormer en archiefbeheerder geworden. Het ligt dan ook voor de hand om de rol van de archivaris in de informatiemaatschappij door deze veranderingen eens tegen het licht te houden. In de samenleving die zich in toenemende mate zelf documenteert ziet Millar vier rollen voor de archivaris weggelegd. Geheel in de Angelsaksische traditie benadrukt ze dat archiefbescheiden (records) niet zomaar informatie zijn, maar dat ze de kwaliteit bezitten om bewijs te leveren, verantwoording af te leggen, identiteit te vormen en het individueel en collectief geheugen te ondersteunen. De traditionele rol van de archivaris als beheerder en controleur ziet ze eigenlijk vooral nog weggelegd voor de archieven met een hoog risico. Dit zijn bijvoorbeeld archieven die activiteiten documenteren die de levens, gezondheid en het welzijn van mensen beïnvloeden en om die reden van goede kwaliteit moeten zijn (waarbij de archivaris een rol heeft als adviseur voor goed records management) en altijd beschikbaar moeten zijn (waarvoor de archivaris in de rol van beheerder zorg draagt). De meeste archieven behoren echter niet tot de categorie met een hoog risico. Met betrekking tot archieven met minder risico ziet Millar de archivaris vooral als adviseur die organisaties helpt goed records management te voeren om op die manier de belangen van de archiefvormer veilig te stellen. Deze archieven kunnen wel degelijk van betekenis zijn om te behouden, maar ze hoeven niet noodzakelijkerwijze beheerd te worden door archiefinstellingen. Millar ziet de archivaris in een derde rol als mede- maken zichzelf te documenteren op een manier die beantwoordt aan de archivistische standaarden. Die archivistische standaarden zorgen ervoor dat archiefbescheiden authentiek en betrouwbaar zijn en blijven. Tot slot, zo zegt Millar, zouden activiteiten van archivarissen erop gericht moeten zijn om het bewustzijn in de samenleving te vergroten met betrekking tot de voordelen en het nut die archieven bieden aan individuen, families en gemeenschappen. Een samenleving die zich in toenemende mate zelf documenteert? Het punt waar ik uitgebreid bij wil stilstaan is de veronderstelling dat de samenleving zich in toenemende mate zelf documenteert. Waar is die opvatting op gebaseerd? En, nog belangrijker, wat betekent een samenleving die zichzelf documenteert in deze context? Het is duidelijk dat Millar ervan uitgaat dat naarmate wij (als individu en in georganiseerd verband) meer gebruik maken van de digitale media, we steeds meer informatie vastleggen. Betekent dit dan ook vanzelf dat de samenleving zichzelf documenteert? Het is onmiskenbaar dat we steeds meer informatie genereren en die met steeds meer mensen delen. We maken daarvoor op grote schaal gebruik van internet, social media (wereldwijd maken in 2015 circa 2 miljard mensen gebruik van de sociale media) en andere platforms zoals bijvoorbeeld Youtube. Tot op het maniakale af leggen we allerlei gegevens over onszelf vast (selfies, tweets) en delen die met vrienden en onbekenden. Dit vastleggen en delen is een belangrijk kenmerk van de hedendaagse informatiecultuur geworden. Als Millar onder documenteren dit soort vastleggen en uitwisselen van gegevens verstaat, kan inderdaad worden gesteld dat de samenleving of althans de mensen en organisaties in die Harrisson ( ), de dichter Charles Madge ( ) en en social media heeft, in de woorden van Millar, de sociale ontwikkelaar (samen met burgers en bedrijven) van praktische samenleving zich in toenemende mate documenteren. Millar is de documentairemaker Humphrey Jennings ( ) onder interactie tussen mensen fundamenteel veranderd. De hiërar- hulpmiddelen. Die moeten het voor de samenleving mogelijk echter niet duidelijk over wat ze precies onder documenteren

20 038 van de samenleving verstaat. De samenleving is immers een abstractie die bestaat uit de optelsom van individuen die op een functionele manier met elkaar interacteren. De samenleving documenteren betekent vanuit die invalshoek een gerichtheid op het vastleggen van de interactie die tussen individuen en tussen groepen bestaat. Je zou op het eerste oog kunnen denken dat de netwerkgerichte communicatie via bijvoorbeeld de social media helemaal in dat stramien past en dat de samenleving zich zelf dus inderdaad wel documenteert. Toch plaats ik daar vraagtekens bij. Het netwerk laat zolang de technische infrastructuur intact blijft misschien wel zien met wie informatie is gedeeld en met wie op welke wijze is gecommuniceerd, maar het zijn individuen die informatie plaatsen en delen. Het documenteren van de relaties blijft afhankelijk van de individuele keuzes die mensen maken. Ze kunnen informatie immers ook verwijderen en aanpassen en er zijn weinig regels en waarborgen die het voortbestaan van informatie garanderen, al moet tegelijkertijd worden gezegd dat het verwijderen van informatie die via internet met de wereld is gedeeld evenmin een sinecure is. Viktor Mayer-Schönberger heeft dit laatste op indringende wijze laten zien in zijn boek Delete. De moderne informatiesamenleving heeft door dit alles alle kenmerken van een wild frontier, een frontier die sinds de digitale revolutie zelfs terrein heeft gewonnen op de tot voor kort zo strak gemodelleerde Weberiaanse kantooromgeving. Immers, ook binnen die kantooromgeving is de individuele ambtenaar of medewerker steeds meer zijn eigen archiefvormer en archiefbeheerder geworden. Daarmee is echter niet gegarandeerd dat de meest basale functies die door informatieprofessionals werden bestierd ook zijn geborgd. De belangrijkste professionele zorg van informatiespecialisten als archivarissen en records managers was er immers op gericht te verzekeren dat gemaakte documenten beschikbaar blijven voor zolang dat nodig is. Met andere woorden: er is een groot verschil tussen documenteren in de vorm van vastleggen van gegevens en documenteren in de vorm van beschikbaar houden van gegevens. Een voorbeeld van recente datum kan dit verduidelijken. Nadat op 17 juli 2014 de vlucht MH17 van Amsterdam naar Kuala Lumpur boven de Oekraïne tot een vroegtijdig einde kwam waarbij 298 mensen om het leven kwamen, postte de Oekraïense pro-russische separatist Igor Girkin, die beter bekend staat onder de naam Strelkov, het bericht op VKontakte (de Russische variant van Facebook) dat ze zojuist een Antonov 26 hadden neergehaald met daarbij een link naar een video waarop beelden te zien waren van een neergehaald vliegtuig. Enige uren later, toen duidelijk werd dat het neergeschoten toestel geen Antonov was maar de Boeing777 van Malaysia Airlines verwijderde Strelkov zijn bericht op VKontakte. Twee weken eerder had Anatol Shmelev, collectiespecialist voor Rusland aan de Hoover Institution Library and Archives van de Stanford University voor het Internet Archive een lijst van Oekraïense en Russische websites en blogs gemaakt die de moeite waard waren om in het Internet Archive op te nemen. Daar zat ook de pagina bij die Strelkov op de social media site VKontakte bijhield. Shmelev schreef aan het Internet Archive dat Strelkov één van de hoofdrolspelers in het Oekraiense conflict was en dat om die reden zijn pagina deserves to be recorded twice a day (Lepore, 2015). Dankzij die actie is een screenshot van Strelkov s oorspronkelijke bericht in het Internet Archive terechtgekomen en vormt het daarmee het enige bewijs van Strelkov s bericht. Blogpost van Strelkov op het Internet Archive