Communicatieplan CO 2 prestatieladder

Transcriptie

1 Ingenieursbureau Wolter & Dros B.V. Afdeling Presentatie & Marketingcommunicatie Amsterdamseweg RP Amersfoort Postbus AA Amersfoort Telefoon Fax Communicatieplan CO 2 prestatieladder 18 juni juni van 13 Auteur(s) E.M.Groot-D'hondt, Hoofd PMC

2 2 van 13 Inhoud Introductie 1. Communicatiedoelstellingen 4 2 Doelgroepen en boodschap 5 3. Middelen en Mediakanalen 8 4. Planning Organisatie en Financiën 13 Bijlagen: - Communicatieplanning Communicatieplanning 2014

3 3 van 13 Introductie Voor u ligt het communicatieplan in het kader van de CO 2 prestatieladder van Ingenieursbureau Wolter & Dros B.V. Dit document geeft een beschrijving van de manier waarop de communicatie is geregeld binnen Wolter & Dros als bedoeld in het document de CO 2 -Prestatieladder/het certificeren uitgebracht door ProRail. Informatie over de CO 2 -footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden zowel intern als extern gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden meegenomen in diverse communicatievormen. In dit communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan de functionarissen. Het communicatieplan heeft de volgende opbouw: In hoofdstuk 1 worden de communicatiedoelstellingen toegelicht In hoofdstuk 2 worden de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt en de boodschap per doelgroep. In hoofdstuk 3 worden de verschillende kanalen media en middelen beschreven, die hiervoor worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning afgegeven. In hoofdstuk 5 wordt toegelicht hoe de organisatie en financiën zijn ingericht In afzonderlijke planningen worden de uitingen per jaar gemonitord. Als er in dit plan is vermeld `Ingenieursbureau Wolter & Dros B.V. of `Wolter & Dros dan worden hiermee ook de dochterondernemingen Wolter Dros Woningbouw B.V. en Alfen B.V. bedoeld.

4 4 van Communicatiedoelstellingen Het resultaat van het communicatieplan is het ontwikkelen en produceren van een reeks communicatie uitingen. Het doel van deze uitingen is om de doelgroepen ten aanzien van het onderwerp - de certificering voor de CO2-prestatieladder van Wolter & Dros: te informeren, te overtuigen en te activeren. Toelichting Communicatiedoelstellingen Informeren De doelgroepen worden geïnformeerd en doen kennis op over: het Wolter & Dros energie- en CO 2 reductiebeleid, inzicht in onze carbon footprint, doelstellingen en initiatieven en de status van onze energiemaatregelen Overtuigen en inspireren De doelgroepen worden overtuigd van en geïnspireerd door: het belang van ons energiebeleid en de zorg voor onze samenleving en het milieu en specifiek, de genomen initiatieven van Wolter & Dros op het gebied van CO2- reductie Activeren De doelgroepen worden aangespoord om ook actief mee te denken en te doen zodat meer energie wordt bespaart en de CO2-uitstoot wordt gereduceerd Verbinding en imago Onze uitingen dienen positief bij te dragen aan een het duurzame imago van Wolter & Dros als opdrachtnemer en als werkgever. Bovendien wil Wolter & Dros met de communicatie uitingen binding houden met klanten en medewerkers en zo de relatie met de doelgroep onderhouden.

5 5 van 13 2 Doelgroepen en boodschap We onderscheiden interne en externe doelgroepen. 2.1 Interne doelgroepen Het onderscheid in de manier van communiceren is afhankelijk van de functie die wordt uitgeoefend en in de wijze waarop mensen zijn te bereiken. Echter, niet elke medewerker heeft de beschikking over een eigen werkplek. Deze groep die voornamelijk in de montage werkt is niet altijd direct met digitale communicatiemiddelen als en intranet bereikbaar. Dit is een aspect waarmee rekening moet worden gehouden bij de in te zetten middelen en media. De interne doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: Directieteam Managementteam Medewerkers met account Medewerkers zonder account 2.2 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: 1. Klanten 2. Leveranciers en onderaannemers 3. Arbeidsmarkt 4. NGO s en GO s 5. Aandeelhouder Klanten De klanten van Wolter & Dros zijn: Architecten Bouwmanagementburo s en adviesburo s Aannemers, projectontwikkelaars vastgoedbeheerders Opdrachtgevers in de zakelijke dienstverlening Opdrachtgevers in de zorg en het onderwijs Opdrachtgevers in de industrie en infra Opdrachtgevers in de energie (distributie) Opdrachtgevers in de agrarische sector zoals de tuinbouw en de glastuinbouw Opdrachtgevers in de sector elektrisch vervoer Opdrachtgevers in de woningbouw (woningbouwcorporaties) Gebruikers van een gebouw Leveranciers Leveranciers en leveren een belangrijke bijdrage aan het reductiebeleid dat Wolter & Dros heeft ingezet met betrekking tot haar CO 2 -emissie. Teneinde deze doelgroep te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren, is het van groot belang een goede relatie te hebben en te onderhouden met de leveranciers. Leveranciers dienen zich aan te sluiten bij de doelstellingen die Wolter & Dros zich stelt inzake de reductiedoelstellingen van de CO 2 -emissie. Leveranciers zijn te onderscheiden in twee categorieën: Leveranciers van materialen Onderaannemers: leveranciers van diensten

6 6 van 13 Arbeidsmarkt Deze doelgroep bestaat uit Werkzoekenden Studenten in de techniek Scholieren in de techniek Niet Gouvernementele Organisaties (NGO s) NGO s zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die hun invloed aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen. Er zijn zeer veel NGO s op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen actief. Deze NGO s zijn geïnteresseerd in de activiteiten die Wolter & Dros uitvoert op het gebied van de reductie van de CO 2 -emissie. Tevens zijn zij bereid, mee te denken bij serieuze plannen om te komen tot maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaam ondernemen. Ze fungeren als klankbord voor Wolter & Dros en ons energiebeleid. Het in gesprek zijn met, en informeren over, gebeurt zowel individueel als via de brancheorganisatie. Belangrijke andere NGO s of gerelateerde organisaties zijn: Brancheorganisaties zoals FEME/CWM, Uneto VNI, TVVL Dutchpower Fedet CvE Gouvernementele Organisaties Overheden, overheidsinstellingen (GO s) Overheden en overheidsinstellingen behoren tevens tot de doelgroep van Wolter & Dros. Het gaat om: Landelijke overheden Provincies, rol: als opdrachtgever en als de provincie waar Wolter & Dros is gevestigd Gemeenten: rol als opdrachtgever en als gemeente waar Wolter & Dros is gevestigd Overheidsinstellingen: RGD, RWS, Waterschappen, Politie (gemeente en landelijk), Brandweer etc.: rol als opdrachtgever en als instelling waar Wolter & Dros in de regio mee van doen heeft. GO s zijn regelgever en handhaver. Denk hierbij aan: Emissie van voertuigen (euronorm + roetmeting); Energieverbruikers (bijvoorbeeld in kantoren werkplaatsen en op parkeerplaatsen o.a. in het kader van milieuvergunning); MJA s (Meer Jaren Afspraken). Binnen deze doelgroep bestaat een additionele behoefte contact te hebben met bedrijven die zich actief inzetten voor een beter leefklimaat.

7 7 van 13 Aandeelhouder De enige aandeelhouder van Wolter & Dros is TBI Holdings B.V. TBI is een groep van ondernemingen die onze leefomgeving op een duurzame manier vernieuwt, inricht en onderhoudt. De groep kenmerkt zich als een wendbare netwerkorganisatie. De TBI ondernemingen beschikken over hoogwaardige, specialistische expertise op het gebied van Techniek, Bouw en Infra.

8 8 van Middelen en Mediakanalen Klavertje vier In de uitingen van Wolter & Dros wordt regelmatig het klavertje vier gebruikt. Het klavertje vier staat symbool voor het energiebeleid van Wolter & Dros en de initiatieven voor energie- en CO2-reductie. Het klavertje vier hier niet alleen symbool voor voorspoed en geluk. Klavers zijn ook nuttig als hoogwaardige voedingsstof voor vee. En als bodemverbeteraar. Het plantje neemt stikstof op uit de atmosfeer en geeft dit, via bacteriën in de wortels, terug aan de bodem waarmee het de beschikbaarheid van voedingsstoffen in de bodem verhoogt Interne communicatie In de interne communicatie over het onderwerp energiebeleid en CO 2 worden de volgende middelen en media ingezet Middelen, Media en kanalen Personeelsblad en interne nieuwsbrief Digitale Nieuwsbrief Directie Agenda en Notulen MVO team overleg Agenda en Notulen Directie team overleg Alle documenten mbt energie en CO2-beleid Evt: Postercampagne Overleg MVO team en Directieteam Intranet ing Evt. Sociale media: yammer en facebook Prikbord Personeelsblad en interne nieuwsbrief Het personeelsblad en de interne nieuwsbrief verschijnt een paar keer per jaar. Jaarlijks worden hierin onze footprint, het energie- en CO 2 -beleid, de doelstellingen en maatregelen toegelicht. Digitale Nieuwsbrief - Het betreft hier zowel een digitale nieuwsbrief als digitale mededelingen van directie en MT die via worden verstuurd. Agenda en Notulen - MVO team overleg In het werkoverleg van het MVO team wordt over de status van onze certificering, onze doelstellingen, behaalde resultaten, ingekomen ideeën en de voortgang van onze initiatieven doorgenomen. Het werkoverleg van het MVO vindt periodiek plaats. Agenda en Notulen - Directieteam overleg Periodiek worden in het directieoverleg het energiebeleid, de carbon footprint, de reductiedoelstellingen en de trends en de ontwikkelingen besproken.

9 9 van 13 Alle documenten mbt CO 2 prestatieladder - Intranet Op de intranetsites van Wolter & Dros, Alfen en Comfort Partners is onder Energiebeleid/CO 2 reductie het energie- en CO 2- beleid en de bijbehorende reductiedoelstelllingen beschreven. Daarnaast kom je via een directe link terecht op alle relevante informatie, op onze CO 2 -internetpagina. Sociale media: yammer en facebook Via yammer (vorm van interne twitter) en via het Wolter & Dros facebook pagina wordt relevant nieuws en informatie intern verspreid. CO 2 posters prikbord Via posters wordt het personeel geïnformeerd over specifieke CO 2 campagnes. Met campagnes kweken we bewustwording en wordt het personeel gestimuleerd zelf ook maatregelen te nemen om energie te besparen en/of CO 2 uitstoot te reduceren op de werkplek. Duurzaamheidsverslag - Intranet Onderdeel van de missie van TBI is het werken aan een verdere ontwikkeling van een winstgevende en duurzame onderneming met inachtneming van de omgevingsfactoren. Dit heeft zich in vertaald in een Meerjarenplan voor Duurzaam Ondernemerschap. Om verder invulling te geven aan de strategie wordt gezamenlijk ingezet op een aantal duurzaamheidsthema s. De ondernemingen hebben regelmatig onderling contact over het Meerjarenplan en de voortgang van de te nemen acties en maatregelen wordt geregistreerd en gemonitord via een management informatie systeem genaamd DOMI. In het najaar van 2014 start een aparte werkgroep die onder leiding van TBI zich gaat bezighouden met de interne communicatie omtrent duurzaamheid. 3.2 Externe communicatie In onze externe communicatie over het onderwerp energiebeleid en CO2 kunnen de volgende middelen en media worden ingezet: Middelen, media en kanalen Alle documenten mbt energie en CO 2 -beleid Gedrukte magazines en/of online magazine Digitale nieuwsbrief Duurzaamheidsverslag Actieve deelname aan initiatieven Onderzoek en Rapportages Internet ing DOMI: Duurzaam Ondernemen Management Informatie tool Sociale Media: twitter, linkedin, Werkgroep overleg Contacten met NGO s en GO s Evt. Actieve deelname aan duurzaam event zoals een beurs Actieve deelname aan een duurzaam kennisplatform

10 10 van 13 Internet - Alle documenten mbt energie en CO2-beleid Op de internetsite worden relevante nieuwsberichten mbt duurzaamheid en energie gebruik geplaatst. Daarnaast hebben Wolter & Dros (mede namens Comfort Partners) en Alfen op wolterendros.nl/co2 en alfen.nl/co2 een CO 2 -loket ingericht. Al onze stakeholders kunnen hier informatie vinden en downloaden over ons beleid, de footprint, doelstellingen, initiatieven en alle overige documenten mbt energie- en CO 2 beleid. Zij hebben tevens de mogelijkheid om via de site zelf duurzame tips, suggesties en ideeën en aan te dragen. Gedrukte magazines, duurzaamheidsverslag en online magazine - , internet, leestafel Wolter & Dros en Alfen brengen zowel een gedrukte als online magazines uit. Deze zijn bedoeld voor opdrachtgevers, leveranciers en andere externe belanghebbenden. Verder worden gedrukte bladen het gehele jaar door via de leestafels op de vestiging en op beurzen en evenementen verspreid. Berichten omvatten de CO 2 -footprint, reductiedoelstellingen, trends en initiatieven op het gebied van CO 2 -emissie vermindering. Bovendien kunnen in het kader van specifieke campagnes, frequent digitale nieuwsbrieven uitgebracht mbt duurzaam energiegebruik. Deelname aan initiatieven overleg, onderzoek, kennisdelen Binnen de maatschappelijke omgeving waarin Wolter & Dros opereert, bestaan diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Wolter & Dros participeert in deze initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van klimaattechniek voor een actieve bijdrage in de werkgroepen CO 2 -emissiereductie in het kader van processen in de QRSbranche. Zij communiceert in deze werkgroepen ook haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Contact met NGO s en GO s vnl. via kennisplatforms, kennisgroepen, beurzen Jaarlijks vindt contact plaats met overheid, provincie en gemeente, met brancheorgansaties en NGO s. Een overzicht van deze contacten is te vinden in het Overzicht belanghebbenden. Doelstelling van deze gesprekken is samen met de instantie de CO 2- uitstoot te verminderen door wijziging van processen en activiteiten die Wolter & Dros uitvoert voor de betreffende instantie, of het onder de aandacht brengen van initiatieven die men heeft genomen of waar de organisatie reeds aan deelneemt onder de aandacht te brengen. Duurzaamheidsverslag - Internet Onderdeel van de missie van TBI is het werken aan een verdere ontwikkeling van een winstgevende en duurzame onderneming met inachtneming van de omgevingsfactoren. Dit heeft zich in vertaald in een Meerjarenplan voor Duurzaam Ondernemerschap. Om verder invulling te geven aan de strategie wordt gezamenlijk ingezet op een aantal duurzaamheidsthema s. De ondernemingen hebben regelmatig onderling contact over het Meerjarenplan en de voortgang van de te nemen acties en maatregelen wordt geregistreerd en gemonitord via een management informatie systeem genaamd DOMI. In het najaar van 2014 start een aparte werkgroep die onder leiding van TBI zich gaat bezighouden met de externe communicatie omtrent duurzaamheid.

11 11 van 13 2 Overzicht uitvoeringsaspecten 2.1 Interne communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke Directiebeoordeling Jaarlijks Directie Besluitvorming/strategie/ doelstellingen CO 2 - reductie MVO vergaderingen Voortgang en status doelstellingen CO 2 - reductie Acties koppelen aan doelstellingen CO 2 - reductie en uitzetten bij de verschillende afdelingen Afdelingsoverleg Voortgang en status doelstellingen CO 2 - reductie Acties uitzetten waar nodig Periodiek MVO team olv directielid Interne nieuwsbrief en/of Personeelsblad via of post Beleid, voortgang en status doelstellingen CO 2 -reductie en initiatieven Internet en intranet: Beleid en voortgang en status doelstellingen Achtergrondinformatie Toelichting op specifiek onderwerp halfjaarlijks halfjaarlijks adhoc Directie, HR, PMC Afdeling PMC Afdeling PMC

12 12 van Externe communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke Nieuwsbrief en/of halfjaarlijks Directie, HR, PMC magazine via internet of post Beleid, voortgang en status doelstellingen CO 2 -reductie en initiatieven Internet en intranet: halfjaarlijks Afdeling PMC Beleid en voortgang en status doelstellingen Achtergrondinformatie Toelichting op specifiek onderwerp adhoc Afdeling PMC

13 13 van Organisatie en Financiën In de loop van 2014 zal onder leiding van de directie een MVO- stuurgroep worden aangesteld die zich gaat bezig houden met alle aan MVO gerelateerde zaken waaronder het MVO beleid, het meerjarenplan duurzaam ondernemen en de CO2 prestatieladder. Tot die tijd worden door een tijdelijk team deze activiteiten verricht. Hierbij zijn betrokken, Directievoorzitter Hoofd Presentatie Marketing Communicatie Hoofd HR Afdeling QHSE Duurzaamheids- en energiecoördinatoren Het hoofd Presentatie Marketing Communicatie (PMC) is verantwoordelijk voor alle uitingen extern en intern wat betreft bewaking van de planning (in overleg met MVO team) en de voortgang. Financiën Kosten met betrekking tot alle communicatiemiddelen worden doorbelast naar een specifieke kostenplaats voor certificering. Jaarlijks begroot de afdeling PMC de te maken kosten in overleg met een budgetcontroller van Centrale Administratie. Monitoring en evaluatie In de planning wordt aan de hand van meetpunten, periodiek de voortgang bewaakt en zonodig bijgesteld. Jaarlijks (november) wordt de inzet van de middelen geëvalueerd (zie MVO verslagen). Op basis van deze evaluatie wordt de planning voor het volgende jaar gemaakt.