Management Checklist Unit4 Multivers Installatie

Transcriptie

1 Checklist Management Checklist Unit4 Multivers Installatie In business for people.

2 Management Checklist Unit4 Multivers Installatie Algemeen Gebruikers-interface volledig volgens Microsoft standaard Transparante koppelingen met MS Office en Exchange SQL-database (InterBase) Integrale werkmaatschappijenstructuur (optie) Meerdere administraties mogelijk Variabel instelbare informatieschermen Flexibele rapportage mogelijkheden Uitgebreid rechtenbeheersysteem Systeemconfiguratie conform bedrijfsspecifieke situatie Uitgebreide zoekfuncties Online helpfunctie Diverse optionele uitbreidingen Relatiebeheer Relaties en contactpersonen eenvoudig vastleggen Zelf extra tabbladen en velden aanmaken Selecties maken op alle eigenschappen van uw klanten Eenvoudig samenvoegen en genereren van direct mailings Relatiegebonden documentbeheer Analyses van uw prospects uitvoeren Te nemen acties en notities aanmaken, toewijzen en afhandelen Met één druk op de knop relatie omzetten in debiteur of crediteur Werkmaatschappij overkoepelend relatiebestand (Extended-versie) CRM Centrale vastlegging relatie informatie Inzicht en grip op uw verkoopkansen en pipeline Effectieve opvolging van offertes Acties en notities Verbetering relatiebeheer, meer tevreden klanten Eenvoudige mailing functionaliteit Overzichtelijk dashboard Artikelbeheer Inlezen producent- en leveranciersartikelen, onder andere op basis van de door 2BA aangeleverde database Inlezen bijbehorende inkoopcondities groothandels Via internet rechtstreeks zoeken in 2BA database Deeplink naar website van leverancier Automatisch toevoegen gevonden artikel(en) aan eigen database Vrije velden toevoegen aan artikelen Zoeken op (deel van) artikelomschrijving Zoeken artikelen op basis van classificatie, synoniemen en kenmerken Per artikel informatie met betrekking tot: verpakking, aantal in verpakking, kortingsgroep, EAN-code en levertijd Onderscheid tussen besteleenheid en verwerkbare eenheid Hiërarchische samenhang tussen producentartikel, leveranciersartikel(en) en voorraadartikel Werkmaatschappij overkoepelend artikelbestand (Extended-versie) 2 Unit4 - Multivers

3 Voorcalculatie Aanmaken nieuwe calculatie met omschrijving en relatiegegevens Afwijkend project- en factuuradres mogelijk Calculeren op basis van voorgedefinieerde normen Variabele calculatieprijs formules Vooraf te definiëren paragraaf- en subparagraaf omschrijvingen (ook Stabu) Calculeren van uren, materialen, kosten, werk derden, stelposten 2BA artikelbestand lokaal of online (via internet) te raadplegen Gebruik van uitgebreide zoekmogelijkheden (artikelen) Deeplink naar website van leverancier voor extra artikelinformatie (2BA) Gebruik van recepten of deelcalculaties uit calculatiebibliotheek Werken met onbekende artikelen en tekstblokken Automatische berekening van uren via normstelsels Manipuleren van prijzen, kortingen en uurnormen met variabele formules Actualiseren calculatie aan de hand van nieuwste materiaalprijzen en tarieven Fixatie speciaal door leverancier geoffreerde artikelprijzen Manipuleren calculatie aan de hand van opslagen en afslagen op diverse niveaus Knip- en plakmogelijkheden, ook delen uit andere calculatie(s) Uitgebreide manipulatiemogelijkheden binnen de calculatie staartgevevens (op- en afslagen per categorie tot 3 niveaus) Afdrukken calculatie met variabel in te delen layout Export naar Microsoft Excel Export naar projectbudget Export naar werkbegroting (materiaalstaat) Automatisch genereren bestellingen Wachtwoordbeveiliging per calculatie Calculaties worden weggeschreven in aparte bestanden zodat archivering, uitwisseling en autorisatie eenvoudig is te realiseren Werkvoorbereiding Samenstellen materiaallijst (evt. met voorcalculatie als onderlegger) Genereren offerte aanvragen bij leveranciers Vergelijken prijzen en levertijden diverse groothandels Automatisch aanmaken bestellijst en inkooporders Opstellen werkbegroting naar deeltaken (project uitvoeringsfases) Materiaal-beslissing staat Bewaking op tijdige ontvangst van bestellingen Vastleggen voorraadreserveringen Productie opdrachten Planning Opsplitsen project in uitvoerbare deeltaken Onderling koppelen van project deeltaken Termijnopstelling per deeltaak Toewijzen interne werkopdrachten aan deeltaken Koppelen inkooporders aan deeltaak gerelateerde werkopdrachten Bewaking op tijdige ontvangst van de bestellingen Grafische weergave projectplanning naar deeltaken Stand opname per deeltaak Grafische weergave van het verloop van het project op basis van stand opnames en de voor- en nacalculatie Automatische signalering te factureren termijnen Manplanning (monteur agenda s) Inkoop en voorraad administratie Voorraadadministratie met meerdere magazijnen Magazijnoverboekingen Voorraadreserveringen

4 Voorraad herwaardering Productieopdrachten Technische en economische voorraad Materiaalafgifte ten behoeve van project Inkoopadministratie Bestellingen voor project, voor werk- of serviceopdracht, voorraad en diverse Variabele afleveradressen per bestelling Vergelijken prijzen en levertijden verschillende leveranciers Inkoopprijs- en kortingsafspraken Mogelijkheid tot overnemen van historische inkooporders Ontvangstregistratie Boekingen project retouren Informatie met betrekking tot nog te ontvangen bestellingen of delen hiervan Genereren besteladvieslijst en voorraadbestellingen Elektronisch bestellen (ICM) Confrontatie bestel- en/of ontvangstinformatie bij boeken inkoopfactuur Project management Flexibele, hiërarchische projectstructuur Gebruik van vrije velden en verzamelgroepen Opvoeren van projecten en deelprojecten Eenvoudig dupliceren deelprojecten Digitaal dossier per (deel) project Meerdere debiteuren per project mogelijk Projectleider per (deel)project toe te wijzen Projectleidersscherm ( mijn projecten ) Valutasoort per (deel)project Kostendrager per project en eventueel afwijkend per deelproject Kostenplaats (afdeling) per(deel)project Financiële verbijzondering naar projecttype per (deel)project Aanneemsom en termijnopstelling per (deel)project Identificatie meer-/minderwerk per (deel)project Administratieve budgettering per (deel)project Opvoeren/afdrukken werkopdrachten Materiaalboekingen op project: rechtstreeks of via werkopdracht, magazijnuitgifte, goederenontvangst (externe bestelling) of inkoopfactuur Urenboekingen via weekstaat, werkopdracht of online Afstemmen bestel- en ontvangstinformatie bij inboeken inkoopfactuur Invoeren standopnames, ramingen en prognose eindstand per (deel)project Laatste 10 stand opnames worden bewaard Automatische toeslagberekening (dekkingsbijdrages) Gefaseerde, dus ook tussentijdse resultaatneming op onderhanden (deel)projecten Service en contracten Registratie van onderhoudscontracten en bijbehorende installatiegegevens Digitaal dossier per contract en/of installatie Variabele contract looptijdopstellingen Variabele termijnopstellingen Automatische indexering en contractprolongatie Budgetteren contracten en installaties naar kostencategorieën Flexibele facturatie mogelijkheden Bijhouden servicehistorie per installatie Bijhouden artikelhistorie Volledige integratie met projectensysteem Meerdere installaties per contract Eenvoudig dupliceren van installaties Mogelijkheid tot het definiëren van subinstallaties Vrije velden per installatie op te voeren Gedetailleerde registratie installatie onderdeelgegevens 4 Unit4 - Multivers

5 Registratie meetgegevens Kenmerken als vrije velden (zoeksleutels) op te voeren bij installatie onderdeelgegevens Snel en uitgebreid zoeken op installatie onderdelen, vrije velden of specifieke kenmerken Onderhoudschema per installatie, inclusief eventuele inspectiebeurten en monteurchecklist Koppelen tijdsbesteding en verbruiksmateriaal aan geplande onderhoudsbeurt Grafische weergave van toekomstige capaciteitsbehoefte te verrichten preventief onderhoud c.q. uit te voeren inspectiebeurten Tot werkopdracht activeren van geplande onderhoud-/inspectiebeurt Automatisch genereren voorraadreserveringen m.b.t. te gebruiken materiaal Produceren aankondigingbrief inzake bezoek monteur Registreren storingsmeldingen Combineren storingsopdracht met preventief onderhoud-/inspectiebeurt Genereren/plannen werkopdrachten Monteur agenda, met synchronisatie met MS Outlook agenda Berichtgeving naar opdrachtgever per of SMS Koppelen bestelling (materiaal en/of werk derden) aan werkopdracht Continu overzicht van nog uit te voeren en af te werken serviceopdrachten Boeken werkopdrachten, inclusief vastleggen digitale memo voor eerstvolgend bezoek Mogelijkheid tot facturatie op regiebasis Uitgebreide rapportagemogelijkheden Draaitabel/rapport van gemaakte kosten per contract vs. contractopbrengst Standaard importfunctie voor conversiedoeleinden Digitale werkbon Interactief aansturen monteurs inzake uit te voeren service opdrachten met behulp van smart device monteur Terugkoppelen status service opdracht met bestede werktijd en materiaalverbruik Digitale handtekening voor akkoord opdrachtgever Mogelijkheid om via monteur device een nieuweof vervolg serviceopdracht aan te maken Bijlagen bij digitale werkbon (bijv. instructie documenten, handleiding etc.) Door monteur gemaakte foto s worden opgeslagen bij de digitale werkbon Per versturen van de getekende digitale werkbon aan de klant Opslaan digitale werkbon in installatie dossier Automatisch boekingsvoorstel ten behoeve van de administratie/facturatie Urenregistratie Variabele invoermogelijkheid weekstaten Boeken uren op projecten: rechtstreeks, op basis van dag- of weekstaten, werkopdrachten of online Boeken van directe en indirecte uren en kosten (declaraties, kilometers) bij weekstaat Boeken uren van inleners (af te stemmen tijdens boeken van factuur crediteur) Combinatie van boekingsmethodes Controle op norm uren Online invoeren weekstaten (optioneel) Universele importmogelijkheid externe urenmutaties Automatische correctie geboekte uren aan de hand van vooraf ingevoerd productiviteitspercentage per werknemer Tarieven (zowel kostprijs als commercieel) per man, per afdeling, soort werk, project, klant Centraal doorboeken ingevoerde uren door hiertoe geautoriseerde functionaris Mandagenregister

6 Export urenmutaties per periode ten behoeve van de salarisadministratie Uitgebreide rapportagemogelijkheden (uren per man, afdeling, project enzovoort) Inzicht in de productiviteit van afdelingen en medewerkers Variabele rapportage layouts (inclusief export naar Microsoft Excel) Verkoopoffertes en -orders Invoeren/afdrukken handelsoffertes Promoveren offerte tot verkooporder Invoeren van een verkooporder Orderkosten en orderkorting binnen van tevoren vastgestelde grenzen Baliefacturatie Prijs- en kortingsafspraken Afdrukken orderbevestiging Koppeling naar inkooporder Automatisch genereren van gekoppelde inkooporder Automatisch genereren van projectreservering t.b.v. de voorraadreservering Automatisch genereren van voorraadreservering Afdrukken magazijn afgifte bon Backorders inclusief bewaking op backorders waarvoor inmiddels voorraad is Gereed melden magazijnafgifte Afdrukken pakbon Afdrukken verkoopfactuur Betaling per kas (Extended versie) Eventueel aanmaken bijbehorend project Aanmaken voorraadreserveringen Aanmaken/afdrukken afleverbon Facturering Facturering op basis van: Vaste termijnopstelling (deel-)project Termijnopstelling op basis van deeltaken binnen de werkbegroting Afrekenstaat Voorschotten Facturatie schema onderhoudscontracten Regie Verkooporders Handmatige invoer Ondersteuning BTW verlegd regeling Project en debiteur gerelateerde verkoopprijsafspraken Ingebouwde prijs-/kortingstaffel Proeffacturen (ook op beeldscherm) Handmatig aanpassen proeffactuur Verzamelfacturen Informatie & rapportages Projectdossier administraties Project standopnames, ramingen en prognose eindstand Projectsignaleringen Overzicht voortgangsresultaat en prognose eindstand Centraal Informatieprogramma met vele voorgedefinieerde query s Eenvoudig kiezen voor een andere weergave van gegevens door één muisklik Query s door gebruiker te modificeren en te bewaren Uitgebreide informatiemogelijkheden voor/ nacalculatie op het beeldscherm, met variabele layout en downdrill mogelijkheid tot op het laagste detailniveau 6 Unit4 - Multivers

7 Projectoverzichten gecumuleerd en in detail Uitgebreide urenrapportages Mandagen register Uitgebreide servicehistorie Draaitabellen Directe exportmogelijkheid naar Microsoft Excel Financiële administratie Complete financiële administratie inclusief grootboek, debiteuren, crediteuren, BTW aangifte, betalingsherinneringen en telebankieren Meerdere boekjaren en perioden naast elkaar kunnen leggen In meerdere boekjaren tegelijkertijd kunnen werken Budgetten, prognoses per grootboekrekening, kostenplaatsen en dossiers, plus bewaking Eenvoudige bewaking van de openstaande posten van uw debiteuren Vooraf vastleggen van periodiek terugkerende journaalposten Eenvoudig herstellen van onjuiste boekingen Automatische incasso s Registratie en verwerking vaste activa Gemakkelijk kunnen beschikken over uitgebreide statistieken, variabele ratio s en kengetallen Verbijzonderen naar kostenplaatsen en kostendragers Automatische signaleringen met behulp van de Management Assistent Financieel dashboard

8 Over Unit4 Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim medewerkers wereldwijd genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening werken met business software van Unit4. Unit4 Software B.V. Stationspark 1000, 3364 DA Sliedrecht Postbus 102, 3360 AC Sliedrecht T (gratis informatienummer) E mkb@unit4.com Unit4 Multivers Copyright Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners. In business for people.