Notulen algemene vergadering Flash Veendam 22 oktober 2014

Transcriptie

1 Notulen algemene vergadering Flash Veendam 22 oktober 2014 Aanwezig: Andries Barla, Irma Gorens, Andre Bouwmeester, Bert Huisman, Janet Huisman, Leonie Kuperus, Corrie Eleveld, Maureen Kaldijk, Be Boschma, Henriette A,B, Edwin Zuur, Jan-Hendrik Poot, Freddy Pelgrim, Patrick Nagtegaal, Nermin Cosovic, Hillegonda Kruid, Irma Osinga, Marike Koekkoek, Jacomien Rademaker, Albert Rademaker, Erwin Doddema, Fred van Loenen, Niek Poot, Roelof Boiten, Dennis Overhand, Ron Hekkelman, Harry Gorens, Rikus Koning, Gerben Piest, Brenda Lubben, Jessica Lamain, Esther Overhand Afwezig met kennisgeving: Josien Lamain, Leonie Kragt, Christa Tunteler, Ellin Frericks, Rob Hukema, Hemmo de Vries, Erik Kuperus, Ann de Jong 1. Opening Andre opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. 2. Mededelingen/ingekomen stukken Bestuursverkiezing komt vanaf punt 11 naar voren, waarbij er 3 nieuwe personen voor het bestuur worden aangewezen. Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Verslag jaarvergadering 6 november Jaarverslag commissie technische zaken Ron: Onder het punt trainersbijeenkomst staat dat er in het komende seizoen een vervolgbijeenkomst staat, ook is er afgesproken dat er een bundeling rond zou gaan met alle op- en aanmerkingen van de afgelopen bijeenkomst. Andre: dit verslag moet nog worden geregeld, maar dit komt zo spoedig mogelijk. Ook komt er een vervolgafspraak. Dit wordt vanuit de TC gecommuniceerd. Edwin Zuur gaat het materiaalbeheer; ballen, shirts etc. regelen vanuit de TC. 5. Jaarverslag sponsorcommissie Vorige week is er een overleg geweest met de sponsorcommissie, waarbij aanwezig: Chris Brauns, Fred van Loenen, Patrick Nagtegaal, Edwin Zuur, Andries Barla en Andre Bouwmeester. Daarin is vast gesteld dat Fred van Loenen zich beschikbaar heeft gesteld als voorzitter van de sponsorcommissie. Patrick Nagtegaal als lid binnen de sponsorcommissie. Edwin Zuur is voor allerlei ideeën en waar mogelijk ook de uitvoering. Chris Brauns blijft ook lid binnen de sponsorcommissie, maar doet het wat rustiger aan. 6. Jaarverslag commissie promotie en activiteiten 7. Jaarverslag secretariaat

2 8. Financieel jaarverslag Bert geeft uitleg m.b.t. jaarverslag. Er zijn 3 onderwerpen waarop de kosten zijn gebaseerd: huisvestingskosten, NeVoBo kosten en trainersvergoeding. Begroting was sluitend van afgelopen seizoen, alleen dit is niet gerealiseerd doordat de sponsorgelden anders zijn geworden als wat er was begroot, onze grootste sponsor Nedmag/Kisuma is afgehaakt. We hebben wel subsidie van de gemeente ontvangen, alleen dit was velen malen lager als dat wat van tevoren was begroot. De zaalhuur is hoger uitgevallen als wat er was begroot. Als we zo doorgaan met de kosten en de weinige inkomsten, dan halen we het einde van het jaar niet. We moeten op financieel vlak wat veranderen, dit voorstel komt straks bij punt 12. Nog te betalen: zaalhuur van seizoen moet nog worden betaald. Jan-Hendrik: wat is de reden dat Nedmag/Kisuma niet betaald hebben? Bert: er waren een aantal voorwaarden die in het contract stonden en een aantal van deze voorwaarden zijn niet gehaald en daarop heeft Nedmag/Kisuma gezegd dat ze niet de verplichting hebben om aan het geldbedrag te voldoen. Jan-Hendrik: ik neem aan dat er gewoon teamsponsoring was, dus dat er een verplichting was richting de vereniging. Andre: Nedmag/Kisuma hebben we 3 jaar geleden op 2 argumenten nog als sponsor weten te houden, ze hadden toen al in 1 e instantie in gedachte om niet verder te gaan met de sponsoring. Ze vonden het een goed idee om talententraining via de Winkler Prins te gaan doen in samenwerking met de vereniging. Is ook opgestart, maar het is in hun ogen niet zo ver gelukt om de resterende sponsorgelden te betalen. Het was afhankelijk van het resultaat van de talententraining of ze al dan niet alles gingen betalen. Een deel ervan is ten goede gekomen aan de vereniging en een deel werd gekoppeld aan de talententraining. Het 2 e punt waar we als vereniging tegenaan zijn gelopen is de subsidie van de gemeente. We hadden op dat moment teveel geld in kas, waardoor we daar niet voor in aanmerking kwamen. Ron: waren die voorwaarden heel expliciet aangegeven in het sponsorcontract van Nedmag/Kisuma? Andre: wij konden niet een hard bewijs leveren dat we dit wel zo hadden gerealiseerd als dat we van tevoren hadden ingeschat. Nermin: heeft er moeite mee hoe alles is gelopen, ook omdat hij er veel tijd en energie in heeft gestopt. Andre: Nedmag/Kisuma zien het zelf anders, maar dat wil niet zeggen dat er geen tijd en energie in gestopt is. Waarschijnlijk hadden Nedmag/Kisuma verwacht/gehoopt dat er grotere groepen mee zouden doen aan deze talententraining en die eventueel een maatschappelijke stage bij hun zouden komen lopen, maar hier hebben ze niets van gezien. Bert: Nedmag/Kisuma wilden al afbouwen en zouden komend jaar sowieso niet doorgaan met sponsoring op de manier zoals het de afgelopen jaren is gebeurd. Ook al was het project een succes geweest, dan was het alsnog zo geweest dat ze met de sponsoring waren gestopt op de manier zoals het nu was gegaan. Andre: het projectplan met de Winkler Prins gaat gewoon door, ondanks dat er geen sponsorgeld meer beschikbaar voor is. Vanuit de vereniging zien we er zeker potentie in. Jaarverslag is vastgesteld. 9. Verslag kascommissie Alles is gecontroleerd en goed gekeurd.

3 10. Verkiezing kascommissie De kascommissie bestond dit jaar uit Albert Rademaker en Corrie Eleveld met als reserve lid Dennis Overhand. Volgend jaar zal de kascommissie bestaan uit Corrie Eleveld en Dennis Overhand met als reserve lid Be Boschma. 11. Bestuursverkiezing Irma Gorens en Andre Bouwmeester zijn aftredend bestuurslid. Ze worden bedankt voor hun vele jaren als bestuurslid voor de vereniging. Andries Barla wordt benoemd als voorzitter Flash Veendam. Leonie Kuperus wordt benoemd als voorzitter TC. Esther Overhand wordt benoemd als secretariaat. De ALV heeft het nieuwe bestuur vastgesteld. 12. Begroting seizoen en vaststellen contributie Bert geeft uitleg m.b.t. begroting seizoen Waar we naar gekeken hebben is wat we kunnen doen voor komend seizoen. Zoals het er nu voor staat kunnen we het jaar niet in gaan. We hebben in de begroting de sponsorvergoedingen naar beneden bij gesteld. Er ligt een behoorlijke uitdaging om het begrote sponsorbedrag alsnog voor elkaar te krijgen. De trainersvergoeding moet wat naar beneden toe. We willen in ieder geval proberen om niet hoger uit te komen als afgelopen seizoen. We zijn er ook al mee bezig geweest om hier wat in te snijden, maar de grootste inkomsten zal toch uit de contributies moeten komen. Dat is eigenlijk de enige oplossing als je naar de gegevens kijkt van de begroting. De zaalhuur en NeVoBo kosten kan niet in worden gesneden, dat zijn vastgestelde bedragen die worden gemaakt en die we moeten afdragen. We hebben gekeken naar onze huidige contributie en deze bestaat uit 20 verschillende tarieven. Deze contributie is de huidige 6-9 jaar niet aangepast, mede ook door het goede sponsorcontract wat we hadden met Nedmag/Kisuma. We willen er nou naar toe om zonder sponsorgeld een gezonde vereniging te zijn. Ook zijn we naar onze collega verenigingen gaan kijken om te zien hoe zij deze kosten hebben ingedekt. Er is gekeken naar de kosten voor de vereniging van elk spelend lid: trainingsgeld, NeVoBo kosten. Ook willen we een kledingbedrag van 15,- erbij innen, dit om ervoor te zorgen dat elk spelend lid een wedstrijdshirt heeft, die in bruikleen is van de vereniging. De vereniging zorgt er dan voor dat elk team om de zoveel jaar in nieuwe wedstrijdshirts wordt gestoken, ongeacht of er een sponsor is of niet. Corrie: de nieuwe mini-leden hebben net een wedstrijdshirt gekocht voor dit seizoen. Hoe moeten we dit aan de ouders vertellen. Andries: je zit altijd met een overgangsjaar, er zijn teams die net een shirt gekocht hebben, maar je zal toch een keer moeten beginnen met het innen van het geld. Dus dit geldt voor alle spelende leden. Maureen: ga je als team nou wel op zoek naar een sponsor? Andries: je zal als team gewoon nog op zoek moeten naar een sponsor. Je steunt hiermee de club. We moeten met elkaar de begroting rond krijgen. Dus wanneer je een sponsor kan vinden is dat voor de club alleen maar mooi meegenomen, wanneer je dit sponsorgeld mist moeten de contributies alleen maar verder omhoog. Dat wat een lid moet betalen aan contributie, dat kost een lid ook daadwerkelijk. Dit zijn de kosten die elk spelend lid maakt om lid te zijn van de vereniging en van de NeVoBo en daarop is de contributie gebaseerd.

4 Uiteindelijk moet het zo zijn, dat de contributie wat de leden betalen, de begroting daarmee rond komt. Irma: kan je niet voor de mini s voor het 1 e jaar startbedrag maken en als ze dan blijven volleyballen, dat ze dan over gaan naar het normale schema. Esther: als ze beginnen met volleyballen en ze spelen nog geen competitie betalen ze geen NeVoBo kosten en geen wedstrijdshirt geld. Andries: in het begin mogen ze altijd een paar keer gratis meetrainen, dus dan kunnen ze dan beslissen of ze het leuk vinden of niet. Henriette: er is ook hart voor de sport en een kind moet ook leren dat ze een verplichting aan gaan door een teamsport te gaan doen. Nermin: de verdeling van de trainende leden over de velden moet ook anders, daar kan je ook kosten mee besparen. Andries: dit wordt zeker meegenomen in de TC en naar gekeken. Nermin: we konden gebruik maken van de Winkler Prins. Andries: we gaan zeker kijken naar alle mogelijkheden met de Winkler Prins om hier gebruik van te maken. Freddy: geef aan de leden aan wat de reden is van de verhoging van de contributie, zodat er open over gecommuniceerd kan worden. Dit kan je het beste via een brief aan de leden verkondigen, waarin ook het nieuwe contributiesysteem staat vermeldt. Begroting en contributie worden vastgesteld voor komend seizoen. 13. Vaststelling nieuw huishoudelijk reglement Vastgesteld voor dit seizoen, wanneer leden nog aanpassingen willen hebben moeten ze dit laten weten, zodat we dit komend seizoen kunnen aanpassen. 14. Vooruitblik op seizoen Andries: de hele opzet bij de jeugd en mini s vind ik prima. Elk jeugdlid traint 2x in de week. Er moet nog een soort uitbreiding komen. De samenwerking met de Winkler Prins moet structureler. De Winkler Prins staat er ook helemaal achter. Het zal een belangrijk punt worden voor komend jaar om dit een vast karakter te geven. Verder zijn we heel erg blij mee dat er een nieuw damesteam en nieuw herenteam bij zijn gekomen voor dit seizoen. Heren 2 is nog een beetje een zorgenkindje qua bezetting. Maar we zijn blij dat ze zijn gestart. We zijn weer groeiende. Als voorzitter van de vereniging ben ik er blij om dat er jongere mensen opstaan om meer voor de vereniging te doen. Verder willen we een goed jaarprogramma hebben om alles duidelijk te hebben voor de leden. We zijn blij dat de commissies allemaal weer wat lopen. Ik hoop dat de vacatures die er nog zijn opgevuld worden door mensen die veel verstand hebben van volleybal. Leonie: even terug komende op de vraag over de bijeenkomst die er is geweest in mei. Het is de bedoeling dat we daar op door gaan om daar meer een gestructureerd beleid mee te krijgen, ook doormiddel van samenwerking met Nermin en de Winkler Prins. We proberen via een jaarplanning meer duidelijkheid te bieden aan de trainers en daarmee ook aan de leden. Ook wanneer teams geen trainer hebben, dat er dan een aanvoerder is die aanspreekpunt is voor de TC. Voor de jeugd beetje gestructureerde trainen en de ruimte goed benutten, zorgen dat de toplijn weer goed wordt ingezet, maar niet vergeten dat we ook aandacht geven aan de breedtelijn, want zonder breedtelijn, kan je ook geen toplijn bieden. Daarmee willen we proberen om weer mee te gaan bij de open club kampioenschappen voor de jeugd.

5 Andre: we zijn ongeveer 5 jaar geleden gestart met de Veencup door middel van een clinic en een demowedstrijd van Lycurgus heren 1, wat uiteindelijk een internationaal volleybaltoernooi voor de dames op het hoogste niveau is geworden. Waarbij tevens onze 1 e teams een toernooi spelen op hun eigen niveau. We hebben een kleine werkgroep voor de Veencup, als je hier verder mee wilt zou je hier een aparte werkgroep voor moeten hebben. Het heeft potentie om hier mee door te gaan, ook omdat de eredivisie teams het toernooi nou kennen. Deze toernooien komen eigenlijk verder alleen maar voor in België en Frankrijk. Door dit toernooi kun je je als vereniging profileren. Wanneer je dit goed doet is er een mogelijkheid dat er geld mee verdient wordt. Het is nou de vraag of je het organisatorisch voor elkaar krijgt om dit te regelen, daarom de vraag of we verder moeten met de Veencup? Wanneer we er verder mee willen moeten we een projectgroep starten. Erwin: wat heeft het qua inkomsten aan bezoekers opgeleverd? Andre: veel te weinig, 70 betalende bezoekers, dankzij Fred hebben we mooie pakketten kunnen leveren en wel een goed kwalitatief programma kunnen neerzetten. Op de zondag zijn er ruim 90 Flash leden aanwezig geweest om te helpen, dus in die zin is het wel een evenement geworden voor de hele vereniging. Financieel hebben we quitte gedraaid. Rikus: wat is het doel van de Veencup? Andre: volleybalevenement neerzetten wat toonaangevend is voor Noord-Nederland, maar toch ook wel om er geld aan te verdienen. Gerben: de mensen die niets met volleybal hebben komen niet speciaal langs om bij dit toernooi te kijken. Henriette: ook ouders van betrokken leden zie je niet, het is steeds hetzelfde vaste groepje. Ron: van tegenstanders is ook te horen gekregen dat de ouders de kosten te hoog vonden om te kijken bij de 2 e divisie toernooi. Ron: geeft een suggestie om een bijvoorbeeld één groot interland wedstrijd en de rest van de wedstrijden is een verenigingstoernooi voor meerdere teams van de vereniging. Freddy: vanuit de gemeente wordt er geadviseerd om nogmaals contact op te nemen met de Kompanije, dit om extra samenwerking te krijgen. Hillegonda: de manier waarop we zijn benaderd om activiteiten te doen voor de vereniging moet beter. De vraag blijft nog liggen of het toernooi door moet gaan, dit wordt in het bestuur besproken en hier wordt nog op terug gekomen vanuit het bestuur. 15. Rondvraag Rikus: er gaan verhalen rond over uitstapjes van mannelijke spelende leden, dit punt wordt opgepakt door de TC. Corrie: wanneer een nieuw lid zich aanmeldt is het dan een idee om het huishoudelijke reglement erbij uit te delen met de contributie. Andries: de nieuwe leden zouden een brief moeten krijgen met de algemene informatie van de vereniging + nieuw aanmeldingsformulier. Albert: vraagt zich af of de aanmeldingsformulieren die er nu zijn de oude zijn, dit zijn voor nu de formulieren, maar er worden nieuwe gemaakt. Marike: zijn er activiteiten/evenementen die georganiseerd worden waar je als vereniging mee gaat helpen om extra inkomsten binnen te krijgen. Andries: er zijn waarschijnlijk genoeg leden die aan eenmalige activiteiten mee willen doen. Erwin: vraagt zich af of er nog geldt dat er, wanneer er meer leden uit 1 familie lid zijn, dat ze dan ook korting krijgen.

6 Andries: in het nieuwe huishoudelijke reglement staat er geen contributiekorting meer vermeld wanneer er meer leden uit 1 familie lid zijn. Erwin: Er zijn een aantal jongens in de c-jeugd, of het een idee is om er een jongensteam van te maken. Voor dit seizoen is dit niet mogelijk. De TC neemt dit mee voor volgend seizoen. Ron: biedt zich aan om meer te doen voor de structurele en technische zaken voor de TC. Hij zal ondersteuning gaan bieden bij de beleidsmatige zaken. 16. Sluiting vergadering Bert wordt bedankt voor de gelegenheid om de ledenvergadering bij Moekotte te houden. Andries sluit de vergadering om uur.