Instituut voor Media en Informatie Management. Open Standaarden en Open Source Software in de archiefwereld

Transcriptie

1

2

3 Instituut voor Media en Informatie Management Archieven open u! Open Standaarden en Open Source Software in de archiefwereld Afstudeerscriptie Informatie en Media / Archivistiek-B Hade Mugie Praktijkbegeleider: Peter van Beek Docentbegeleider: Peter Horsman 22 februari 2008

4

5 Voorwoord Deze scriptie en de bijbehorende website zijn tot stand gekomen in het kader van mijn studie Archivistiek-B, een specialisatie van de opleiding Informatie en Media aan de Hogeschool van Amsterdam. Als voormalig programmeur raakte ik geïnteresseerd in Open Source Software en begon me af te vragen wat de stand van zaken in de archiefwereld was met betrekking tot Open Source Software. Al pratend en lezend over het onderwerp besloot ik ook Open Standaarden bij het onderzoek te betrekken. Ik was tijdelijk werkzaam bij het gemeentearchief Ede, zij wilden eind 2007 beslissen of ze aan het eind van de lopende contractperiode verder wilden gaan met Atlantis of dat ze op een ander merk software wilden overstappen. De gemeentearchivaris Peter van Beek wilde graag weten of Open Source Software een goed alternatief zou zijn en was bereid als mijn praktijkbegeleider te fungeren. Zowel de scriptie als de website zijn bedoeld voor archivarissen met weinig affiniteit met ICT, al is enig vakjargon onvermijdelijk gebleken. Bij deze wil ik op de eerste plaats de mensen bedanken die voor mij hebben getypt: Mary Exel van het gemeentearchief Ede, mijn echtgenoot Louis Praamsma en mijn dochter Christine Praamsma. Louis ook nog bedankt voor de morele steun en het opmaken van de tekst. Door jullie is mijn RSI niet veel erger geworden en is de scriptie nu af. Verder wil ik iedereen bedanken die tijd heeft vrij gemaakt om mijn vragen te beantwoorden: Jules Lauwerier, Martin Mollema, Ma Oeh Pe, Gijsbert Kruithof, Peter van Beek, Carlo Buysrogge, Hanneke van Aalst-Houbraken, Joost van Koutrik, Jan Boeije, Diane Habets, Wim Mastenbroek, Marion Karsch, Joeri Meijer, Josje Everse, Femia Siero en Justin Banks, en ook nog Hans Waalwijk, Maaike Lulofs, Chris Streefkerk, Peter Waters, Chido Houbraken, Corné Dekker, Peter van Garderen, Chris Prom en Frits de Jong. Dan wil ik ook nog Marien Geelhoed, Henk Kuiper en Arjan Molenaar en bedanken voor de feedback op mijn teksten. En last but not least bedank ik mijn praktijkbegeleider Peter van Beek en mijn docentbegeleider Peter Horsman voor hun begeleiding.

6

7 Inhoud Samenvatting 7 Summary 8 1 Inleiding Inleiding Probleemstelling Gevolgde aanpak 10 2 Open Standaarden Inleiding Standaarden Metadatastandaarden Voordelen Nadelen Voorbeelden Bestandsformaten Voordelen Nadelen Voorbeelden Conclusie 24 3 Open Source Software Inleiding Software Open Source Software Voordelen Nadelen Licenties Kosten Voorbeelden en gebruik Archiefsoftware DIV-software Repositoriesoftware Overige Software Conclusie 41

8 4 Open Standaarden en Open Source Software 43 5 Rol van de overheid Inleiding Motie Vendrik OSOSS College en Forum Standaardisatie Actieplan De praktijk Conclusie 47 6 Bepalende factoren Inleiding Beschikbaarheid Kwaliteit Kosten Medewerkers Plaats in de organisatie Conclusie 51 7 Conclusies en aanbevelingen Algemene conclusies en aanbevelingen Open Standaarden Open Source Software Specifieke adviezen voor het gemeentearchief Ede 57 Bronnenlijst 59 Bijlage I 65 Bijlage II 66 Bijlage III 67 Bijlage IV 68 Bijlage V 70

9 Archieven open u! 7 Samenvatting In deze scriptie wordt besproken wat de voor- en nadelen zijn van het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software voor archiefinstellingen en DIVafdelingen. Bovendien wordt voor het gemeentearchief Ede de vraag beantwoord of Open Source Software een alternatief kan zijn ter vervanging van Atlantis. Met de Open Standaarden worden meestal open bestandsformaten bedoeld, maar ook metadatastandaarden zijn Open Standaarden. Metadatastandaarden zijn de facto standaarden waarmee, in dit geval, archieven en hun context beschreven kunnen worden. Metadatastandaarden zijn nodig om de toegankelijkheid en interoperabiliteit van archieven te waarborgen. Een archief kan inhoudelijk worden beschreven met ISAD(G) of met EAD, de XML-implementatie daarvan. Een archiefvormer kan inhoudelijk worden beschreven met ISAAR(CPF). EAC, de XML-implementatie daarvan is nog in ontwikkeling. Dublin Core is geschikt voor interoperabiliteit met de rest van de erfgoedsector. Er zijn nog andere metadatastandaarden in ontwikkeling. Conversie van bestaande papieren of Word toegangen naar metadatastandaarden zal veel tijd kosten. Als de in een organisatie gebruikte software EAD ondersteunt is het aan te bevelen om de oude toegangen daarin ook op te nemen of ze anders te converteren naar EAD. Een open bestandsformaat is een bestandsformaat dat is goedgekeurd door een nonprofit organisatie, is gepubliceerd, ter beschikking gesteld is op een royalty-free basis en geen beperkingen op het hergebruik heeft. Het gebruik van open bestandsformaten wordt als norm gesteld door het Kabinet en zorgt voor leveranciersonafhankelijkheid, toegankelijkheid, interoperabiliteit en digitale duurzaamheid. Bij invoering van open bestandsformaten kunnen er problemen ontstaan door de in de organisatie bestaande vendor lock-in, maar uitstel van invoering betekent alleen maar grotere problemen in de toekomst met betrekking tot digitale duurzaamheid. Goed bruikbare open bestandsformaten zijn HTML, TIFF, PDF/A en ODF. Open Source Software is een economisch en juridisch model voor software ontwikkeling waarbij de broncode vrij beschikbaar is en de licentienemer het recht heeft de broncode te wijzigen en te verspreiden. De grootste voordelen zijn dat de leveranciersonafhankelijkheid, het ontbreken van licentiekosten en de vaak betere ondersteuning van Open Standaarden. Bij de ontwikkeling van Open Source Software werken veel gebruikers actief mee aan de verdere ontwikkeling van de software en daar hebben de meeste archiefinstellingen niet genoeg tijd en kennis voor. Er is nog geen bruikbare Open Source archiefsoftware in Nederland. Bekende Open Source Software voor DIV-afdelingen zijn Alfresco en Typo3. Voor repositories bestaat onder andere DSpace en Greenstone. Omdat er nog geen bruikbare Open Source archiefsoftware bestaat in Nederland kan het gemeentearchief Ede Atlantis nu nog niet vervangen door Open Source Software.

10 Archieven open u! 8 Summary In this thesis the advantages and disadvantages of the use of Open Standards and Open Source Software in archival institutions and DIV-departments will be discussed. For the municipal archive of Ede the question will be answered if Open Source Software could be a viable alternative for Atlantis. Open Standards usually means open file formats but metadata standards are also Open Standards. Metadata standards are de facto standards used in this case for describing archives and their context. Metadata standards are necessary to guarantee the accessibility and interoperability of archives. An archive can be described using ISAD(G) or EAD, its XML-implementation. The creator can be described using ISAAR(CPF). EAC, the XML-implementation of ISAAR(CPF) is still under development. Dublin Core can be used for interoperability with the rest of the heritage-sector. There are still other metadata standards under development. Conversion of existing paper or Word finding-aids into metadata standards will take a lot of effort. If the software used by an organisation supports EAD it s advisable to enter these old finding-aids into that software or else convert them to EAD. An open file-format is a file-format that is approved by a not-for-profit organisation, is published, is royalty-free available and has no restrictions on its reuse. The use of open file-formats has been deemed the norm by the Kabinet and creates supplierindependence, accessibility and digital permanence. When introducing open fileformats problems may arise due to the existing vendor lock-in in an organisation, but postponing the introduction only means bigger problems in the future with digital preservation. Usable open file-formats are HTML, TIFF, PDF/A and ODF. Open Source Software is an economic and legal framework for software development, where the source-code is freely available and the end-user has the right to modify and distribute the source-code. The biggest advantages are supplier-independence, no license costs and the often superior support of Open Standards. In the development of Open Source Software users are working actively with the developers, something most archival institutions don t have enough resources for. At the moment there is no usable Open Source archival software available in the Netherlands. For DIV-departments Alfresco and Typo3 are viable alternatives, for repositories there is DSpace and Greenstone for example.

11 Archieven open u! 9 1 Inleiding 1.1 Inleiding Een van de vele zaken waar ik tijdens mijn studie Archivistiek-B mee te maken kreeg en mij in hoge mate interesseerde was het probleem van de digitale duurzaamheid. Digitale duurzaamheid wil zeggen het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten (in de brede zin van het woord), dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn. (Digitale Duurzaamheid, z.j.) Digitale duurzaamheid is een uiterst complexe materie. Behalve een gegevensdrager is er voor de toegankelijkheid van digitale informatie ook nog hardware, software en een gegevensopslagformaat nodig. Gegevensdragers zijn bijvoorbeeld cd s, dvd s, harde schijven en tapes. Hardware is o.a. de computer en bijv. een dvd-speler. Om die hardware te kunnen gebruiken is ook nog systeemprogrammatuur nodig. Software zijn de computerprogramma s en gegevensopslagformaten zijn de bestandsformaten. Naast dit alles is er ook nog metadata nodig om de digitale informatie toegankelijk te maken omdat je metadata niet uit een digitaal document zelf kunt afleiden. De houdbaarheid van al deze vereisten is zeer gering, denk aan 5 1/4" floppy s, PDP-11 en Word 1.0. Voorbeelden van nu (bijna?) niet meer bruikbare en toegankelijke gegevensdragers, hardware en software. Hardware, systeemprogrammatuur en gegevensdrager blijven in deze scriptie buiten beschouwing. Ik beperk me tot de zachtere kant: software, metadata en bestandsformaten. Het gemeentearchief Ede gebruikt op dit moment Atlantis. Juni 2008 zal het lopende contract eindigen, en de vraag is nu of er betere alternatieven zijn en of Open Source Software binnen het bereik van het gemeentearchief ligt. Het doel van deze scriptie en de bijbehorende website 1 is om aan archivarissen en DIV ers informatie te verstrekken over Open Standaarden en Open Source Software. Daarnaast worden er in de scriptie specifieke aanbevelingen gegeven aan het gemeentearchief Ede (de opdrachtgever) voor de eventuele vervanging van Atlantis door Open Source Software. De website zal in de loop der tijd verder worden aangevuld met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van Open Standaarden en Open Source Software die relevant zijn voor archivarissen. De titel van de scriptie, Archieven open u! is ontleend aan de titel van de motie Vendrik Software open u! waarin de Tweede Kamer de Regering oproept het gebruik van Open Source Software en Open Standaarden te stimuleren. 1

12 Archieven open u! Probleemstelling De centrale probleemstelling van deze scriptie is: Wat zijn de voor- en nadelen van het gebruik van Open Source Software en Open Standaarden voor archiefinstellingen en DIV-afdelingen in het algemeen en is het zinvol voor het gemeentearchief Ede om Atlantis te vervangen door een Open Source Softwarepakket en/of Open Standaarden te gaan gebruiken? Behalve deze scriptie verschijnt er ook een website (in de vorm van een blog) met informatie over Open Standaarden en Open Source Software voor archiefinstellingen en DIV-afdelingen. Voor de uitvoering van het onderzoek is deze centrale vraag opgesplitst in een aantal deelvragen als: Wat is Open Source Software? Wat zijn Open Standaarden en wat heeft dat met Open Source Software te maken? Welke Open Source Software bestaat er voor archiefinstellingen en DIVafdelingen? Welke relevante Open Standaarden bestaan er voor archiefinstellingen en DIVafdelingen? Wat zijn de voor- en nadelen van het gebruik van Open Source software en Open Standaarden voor archiefinstellingen en DIV-afdelingen? In hoeverre zijn deze voor- en nadelen specifiek voor archiefinstellingen en DIVafdelingen? Welke factoren bepalen mogelijk de succesvolle toepassing van Open Source Software en Open Standaarden in archiefinstellingen en DIV-afdelingen? Welke rol speelt de overheid? 1.3 Gevolgde aanpak Vanwege mijn RSI-klachten heb ik de afstudeerperiode heel ruim ingepland, zodat ik mijn computerwerkzaamheden goed kon spreiden. In mijn aanvankelijke afstudeervoorstel was het onderwerp van de afstudeeropdracht Open Source Software in archieven. Al snel werd me duidelijk dat ik bij het onderzoek naast Open Source Software ook Open Standaarden moest betrekken. Bovendien wilde ik me niet beperken tot alleen archiefinstellingen, maar ook DIV-afdelingen in het onderzoek betrekken omdat ze dezelfde archiefbescheiden gebruiken, maar in een ander stadium. Het was de bedoeling dat, als ik een stuk literatuur had gelezen, ik het heel kort zou bespreken op het blog. Helaas kostte dat toch teveel computertijd, ik kreeg weer meer last van RSI en ik ben grotendeels gestopt met het bijhouden van het blog. Na de afronding van de scriptie zal ik in de komende tijd de meest interessante bronnen alsnog op het blog plaatsen.

13 Archieven open u! 11 Een eerste oproep op de DIVAR-lijst en het Archiefforum om in contact te komen met gebruikers van Open Standaarden en Open Source Software leverde bijna geen reacties. Ondertussen had ik het onderwerp, dat veel te breed was ingeperkt: ik ging alleen onderzoek doen naar de situatie bij overheidsarchiefinstellingen en DIVafdelingen, en daarbij nog alleen naar specifieke archiefsoftware, dus geen browser- of office-software. Tijdens het onderzoek bleek dat ook de rol van DIV-afdelingen aan het veranderen is en dat de klassieke, aparte DIV-afdelingen lijken te gaan verdwijnen. Omdat dit nog beginnende ontwikkelingen zijn en ik geen tijd had om me hier verder in te verdiepen en omdat het een archivistiek scriptie is, heb ik alleen vluchtig gekeken naar DIV-software. De ondertitel van de scriptie heb ik hieraan aangepast. Er bleek aanvankelijk vooral heel veel Engelstalige literatuur te zijn, maar in de loop van 2007 verschenen er allerlei Nederlandse publicaties als voorbereiding op en naar aanleiding van het Actieplan Nederland Open in Verbinding. De resultaten van de literatuurstudie heb ik verwerkt in een eerste versie van de scriptie. Ondertussen heb ik nog een aantal interessante gesprekken gevoerd over het onderwerp met verschillende mensen. Vervolgens heb ik interviewvragen bedacht en getest op mijn praktijkbegeleider Peter van Beek. Via oproepen op de DIVAR lijst en het Archiefforum heb ik uiteindelijk 12 mensen bereid gevonden mijn vragen te beantwoorden. Helaas bleek er in Nederland nog erg weinig ervaring met Open Standaarden en Open Source Software. Er was al wel wat ervaring met EAD, maar dat was in de scriptie van Karsch en Keuning al besproken. Voor het Was-project (Wegwerken Achterstand Semi-statisch archief) in Ede ben ik zelf met EAD gaan experimenteren. Het lukte me al snel om met behulp van de EAD-toolbox van het Nationaal Archief van een spreadsheet met 20 dossierbeschrijvingen een EAD-bestand en een PDF-bestand te maken. Gaandeweg bleek pagina s toch erg weinig te zijn voor mijn onderwerp en mede omdat de tijd ging dringen heb ik keuzes moeten maken in de uitgebreidheid van de onderwerpen.

14

15 Archieven open u! 13 2 Open Standaarden 2.1 Inleiding Allereerst wordt uitgelegd wat standaarden in het algemeen zijn. Daarna worden van metadatastandaarden en bestandsformaten de voor- en nadelen besproken en een aantal voorbeelden genoemd. 2.2 Standaarden Standaarden zijn wederzijds overeengekomen afspraken waarmee een activiteit of een product gecontroleerd kan worden en waarmee eenheid binnen een organisatie of een groep van organisaties, binnen landen of op wereldschaal gerealiseerd kan worden. (Karsch en Keuning, 2007, p. 16). Standaarden zijn mogelijk op allerlei gebieden: kwaliteitsstandaarden, communicatiestandaarden, veiligheidsstandaarden, standaardeenheden enzovoort. In deze scriptie beperk ik me tot twee soorten gegevens (data) standaarden, te weten metadatastandaarden en bestandsformaten. Metadata is data over data, gegevens over gegevens. In deze scriptie gaat het over het beschrijven van archieven en hun context. Dublin Core, ISAD(G) en EAD zijn bekende voorbeelden van metadatastandaarden. Met bestandsformaten wordt bedoeld de manier waarop gegevens in een computerbestand worden opgeslagen, het bestandstype. Dit wordt vaak aangegeven met een punt en (meestal) drie letters aan het eind van een bestandsnaam. Windows staat standaard zo ingesteld dat die zogenoemde extensie wordt verborgen en ook veel software houdt de extensie verborgen zodat gebruikers niet eens weten dat ze iets in een bepaald bestandsformaat opslaan. De meest bekende bestandsformaten zijn.doc,.tiff,.html en.pdf. 2.3 Metadatastandaarden Om archieven toegankelijk te maken worden ze voorzien van metadata. Daaruit vloeit voort dat metadatastandaarden open moeten zijn opdat iedereen kan zien welke data zijn vastgelegd. Archieven beschrijven wordt al heel lang gedaan, al ver voor invoering van de computer. Maar de exponentieel toegenomen hoeveelheid archiefbescheiden, de mogelijkheden van internet en de verwachtingen van bezoekers maken het noodzakelijk om het beschrijven te standaardiseren. Het expliciet beschrijven en vastleggen van metadata is vooral voor digitale archiefbescheiden heel belangrijk, omdat je metadata daar niet, in tegenstelling tot papieren/analoge archiefbescheiden, uit het document zelf kunt herleiden. Metadatastandaarden zijn de facto standaarden (zie pagina 20).

16 Archieven open u! Voordelen Het gebruik van metadatastandaarden vergroot de toegankelijkheid van archieven doordat de ontstaanscontext en de structuur van archieven dan consequent, volgens internationale afspraken worden vastgelegd. Hierdoor ontstaat bovendien de mogelijkheid om de beschrijvingen van verschillende archieven aan elkaar te koppelen (interoperabiliteit) waardoor ze gelijktijdig doorzoekbaar kunnen worden. Ook kan, als iemand een nieuwe manier van presenteren van gegevens bedenkt, iedereen die methode zonder problemen met zijn eigen gegevens gebruiken. Als archiefbeschrijvingssoftware metadatastandaarden kan im- en exporteren ben je niet meer afhankelijk van één merk software en is er voor een eventuele overstap naar een ander merk geen belemmering. Een ander, door een geïnterviewde genoemd, voordeel is dat van de ondersteuning van de openbaarheid van bestuur. Ook werd nog genoemd, specifiek voor archieven, de uniforme doorzoekbaarheid van bestanden van verschillende archiefinstellingen en dus steeds meer eenheid in de archivistische praktijk, zowel nationaal als internationaal. Verwant hiermee werd publieksvriendelijkheid genoemd, doordat je op allerlei verschillende sites een zelfde soort functionaliteit hebt. Het beschrijven van archieven wordt efficiënter (het wiel hoeft niet elke keer opnieuw uitgevonden te worden). Het opstellen van kwaliteitsstandaarden wordt gemakkelijker doordat er (al bestaande) metadatastandaarden kunnen worden gebruikt. Metadatastandaarden kunnen in de opleiding gebruikt worden, zodat iedereen dezelfde standaarden leert gebruiken en dat niet meer afhankelijk is van wie er toevallig voor de klas staat Nadelen Conversie van bestaande papieren en Word toegangen naar EAD kost veel tijd en vereist nu nog vrij veel kennis van ICT en van EAD. Maar ook conversie naar ISAD(G) kost tijd en vereist kennis van ISAD(G). Deze, ook door een DIV er genoemde, stijging in de beheerslasten door de inzet van de benodigde specialisten wordt echter niet veroorzaakt door het gebruik van een Open Standaard, maar doordat analoge gegevens worden geconverteerd/gedigitaliseerd. Ook overtypen of scannen en OCR-en van papieren toegangen om ze op te nemen in proprietary software als bijvoorbeeld Atlantis A&I kost veel tijd en ook kennis. Metadatastandaarden zijn nog volop in ontwikkeling, er zijn er al wel een aantal vastgelegd en breed geaccepteerd (Dublin Core, ISAD(G) en EAD), maar EAC is nog in ontwikkeling, net als ISIAH en ISDF.

17 Archieven open u! Voorbeelden Dublin Core (ISO 15836:2003) is geen specifieke archiefbeschrijvingsstandaard, maar hij wordt wel vrij veel gebruikt in de rest van de erfgoedsector. De naam heeft niets te maken met de stad Dublin in Ierland, maar met het dorpje Dublin in Ohio in de VS, waar het idee ontstond bij een bijeenkomst van metadata- en webspecialisten, volgens de Nederlandstalige Wikipedia (Dublin Core, 2007). DEN (2006) beschrijft Dublin Core als een sectoroverstijgende standaard voor het toekennen van metadata aan bronnen. In zijn meest eenvoudige vorm bestaat Dublin Core uit 15 velden. Het algemene, niet-sectorspecifieke karakter maakt deze beschrijvingsset geschikt om te dienen als uitwisselingsformaat tussen samenwerkende erfgoedinstellingen. In bijlage I staan de 15 elementen van Dublin Core. Dublin Core wordt onderhouden door The Dublin Core Metadata Initiative 2, een open organisatie die zich bezighoudt met de ontwikkeling van interoperabele online metadatastandaarden die voor vele verschillende doeleinden gebruikt kunnen worden. Het International Council on Archives (ICA 3, ook wel Internationale Archiefraad) is een niet-gouvernementele organisatie voor de wereldwijde archief-community, gericht op het bevorderen van de instandhouding, de ontwikkeling en het gebruik van het mondiale archivistische erfgoed. Het ICA werkt aan de (inmiddels gedeeltelijk voltooide) ontwikkeling van een viertal archiefbeschrijvingsstandaarden. ISAD(G) is de afkorting van International Standard Archival Description (General). Het is een logisch gegroepeerde opsomming van elementen met behulp waarvan een archief en zijn deelarchieven, rubrieken, series en archiefbestanddelen, ongeacht vorm, omvang of medium, op elk niveau volledig kan worden beschreven. In bijlage II staat de Nederlandse versie van ISAD(G). Er zijn zes essentiële beschrijvingselementen, te weten: referentie(s), titel, datering, beschrijvingsniveau, omvang en medium van de beschrijvingseenheid en archiefvormer. De norm definieert evenwel geen uitvoerformaten, noch de wijze waarop de elementen worden gepresenteerd, bijvoorbeeld in inventarissen, catalogi, lijsten enzovoort. (ISAD(G), 2004, p. 4). ISAAR(CPF) staat voor International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF), 2004, p. 2) en beschrijft op een zelfde manier een archiefvormer 4, zie bijlage III voor de Nederlandse vertaling. ISAAR(CPF) is de uitwerking van de context elementen van ISAD(G). ISAAR(CPF) heeft vier essentiële beschrijvingselementen, namelijk soort entiteit, geautoriseerde naam(namen), bestaansperiode en identificatiecode van de normbeschrijving. ISDF, de International Standard for Describing Functions beschrijft de functies van de archiefvormer. Deze standaard is nog in ontwikkeling, net als ISIAH (International Standards for Institutions with Archival Holdings) die de archiefbeheerder beschrijft Authority records kunnen ook organisaties, personen of families beschrijven die een andere rol dan archiefvormer hebben (gehad) (Horsman, 2007/2008).

18 Archieven open u! 16 ISAD(G) en ISAAR(CPF) worden in Nederland weinig gebruikt, de meeste archieven hebben in de loop der jaren hun eigen beschrijvingsstandaarden ontwikkeld, die natuurlijk grotendeels in elk geval de essentiële elementen van ISAD(G) en ISAAR(CPF) bevatten. ISAD(G) en ISAAR(CPF) zijn inhoudelijke standaarden, om ze te kunnen gebruiken moeten ze geïmplementeerd worden. Dat kan gebeuren door de gewenste elementen in een tekstdocument te zetten, bijv. in PDF, ODF of Word. Dit lijkt nog het meest op het vroegere handmatige samenstellen van een inventaris. ISAD(G) en ISAAR(CPF) kunnen ook in archiefsoftware zijn opgenomen als data model zoals bijv. bij ICA-AtoM. Die software kan dan de gewenste toegangen produceren. Een derde mogelijkheid is EAD, een technische standaard die de ISAD(G) standaard heeft geïmplementeerd. EAD is de afkorting van Encoded Archival Description. Het is een standaard om archieftoegangen te maken in XML en is vastgelegd in het bestand EAD.DTD. XML is een standaard voor ( ) de representatie van gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. (Wikipedia (nl), Extensible Markup Language, 2007). Om de toegangen vervolgens te publiceren heb je een stylesheet nodig (een XSLT-bestand) waarmee je vormgeving van de publicatie zelf kunt bepalen. Je kunt je eigen stylesheets maken of bestaande stylesheets gebruiken of aanpassen. Uitvoer is in principe mogelijk in allerlei bestandsformaten, zoals PDF, ODF, HTML of Word. EAD wordt beheerd door de Library of Congress 5 en de Society of American Archivists 6. In bijlage IV staat een voorbeeld van een (gedeelte van een) EAD inventaris in twee formaten, als platte brontekst en als opgemaakt PDF-bestand. Volgens het Overzicht Archiefsoftware 7 van de Taskforce Archieven kunnen de nieuwere versies van Adlib, MAIS-Flexis, CarIn, Ruurd, ScopeArchiv, ABS Archeion en natuurlijk promead EAD exporteren en kunnen Adlib en promead ook EAD importeren. EAD wordt o.a. gebruikt bij het IISG 8, het Nationaal Archief 9, het Regionaal Archief Leiden 10 en het gemeentearchief Delft 11. In het project Zuid-Hollandse Collecties Digitaal, een gezamenlijk project van een aantal archiefbewaarplaatsen in Zuid- Holland, gaat men met behulp van EAD toegangen op internet zetten. Bij kleinere instellingen wordt EAD nog niet gebruikt, omdat de conversie van bestaande toegangen (op papier of in Word) arbeidsintensief is en nog vrij veel computerkennis

19 Archieven open u! 17 en -affiniteit vereist. Karsch en Keuning (2007) vinden het niet voor de hand liggen dat een archiefbewaarplaats geheel zelfstandig een EAD-conversietraject uitvoert, als redenen daarvoor noemen ze: Voor de uitvoering van dergelijke grootschalige projecten ontbreekt het doorgaans aan capaciteit om daarvoor een projectorganisatie te kunnen inrichten. Ook EADkennis en -vaardigheden ontbreken. Een bijkomend probleem vormt veelal de afdeling ICT. Deze voor het EAD-conversietraject cruciale factor wordt niet zelden bij kleine en middelgrote archiefbewaarplaatsen verzorgd vanuit een moederorganisatie, zoals de gemeente. De letterlijk en figuurlijk grote afstand tussen de archiefbewaarplaats en de moederorganisatie kan een belemmering zijn bij de inzet van ICT. Als er al wel een eigen ICT-afdeling is, is deze vaak klein en doorgaans niet afgestemd op extra werkzaamheden als het begeleiden van een EAD-conversietraject. Uitbesteding kan de instelling voor een belangrijk deel in operationele zin ontlasten, maar projectmanagement vanuit de instelling blijft noodzakelijk en er zal toch intensief contact met de uitvoerder moeten zijn over onder andere voorbewerking van de toegangen. (p. 55) Mijn interviews en eigen ervaring hebben dit beeld bevestigd. Net zoals er na de ontwikkeling van ISAD(G) behoefte bleek aan ISAAR(CPF) werd na de eerste ontwikkeling van EAD begonnen met het ontwikkelen van EAC. EAC is de afkorting van Encoded Archival Context en is volgens Pitti (2003, p. 1) an ongoing initiative within the international archival community to design and implement a prototype standard based on Extensible Markup Language (XML) for encoding descriptions of record creators. EAC is net als EAD vastgelegd in een DTD en is een implementatie van de archivistische normbeschrijving ISAAR(CPF). EAC is nog in ontwikkeling en wordt nog nauwelijks toegepast in Nederland. Bij het e-depot van het gemeentearchief Rotterdam is EAC een van de ontwerpstandaarden voor het metadatasysteem. (Horsman, 2007/2008). Over EAD en EAC is nog heel veel, meer diepgaande, informatie te vinden in de HvA scriptie uit 2007 van Marion Karsch en Jan Keuning getiteld EAD en EAC; grensoverschrijdend en grensverleggend. METS is net als EAD en EAC een DTD. Het is een standaard voor het coderen van beschrijvende, administratieve en structurele metadata betreffende objecten in een digital library, in XML. De standaard wordt onderhouden door de Network Development and MARC Standards Office of the Library of Congress 12 en is ontwikkeld als een initiatief van de Digital Library Federation 13. Omdat niet elke instelling en elk softwarepakket in de (erfgoed)wereld dezelfde metadatastandaarden gebruikt, zijn er crosswalks, ook wel mappings genoemd, ontwikkeld, waarin staat welk element uit de ene standaard overeenkomt met welk

20 Archieven open u! 18 element uit de andere standaard. In Appendix A 14 van de Tag Library van The Library of Congress staan crosswalks tussen ISAD(G) en EAD en viceversa, waarbij only clear equivalencies between data elements were included. Other roughly compatible elements that may be identifiable by users were omitted because the match was felt to be ambiguous or uncertain.. Op diezelfde site staat ook een crosswalk 15 van Dublin Core naar EAD versie 1.0. Uit de interviews en de literatuur blijkt dat er in de Nederlandse archieven nog niet veel gebruik wordt gemaakt van Open Standaarden, maar dat de meeste Open Standaarden wel bekend zijn bij de geïnterviewden. Als er standaarden worden gebruikt dan zijn dat meestal Open Standaarden en men kiest daarvoor vanwege de digitale duurzaamheid en/of de openheid. 2.4 Bestandsformaten In de praktijk wordt met een open standaard meestal een open bestandsformaat bedoeld. De Nederlandstalige Wikipedia (Open Standaard, 2007) heeft het bij de definitie van Open Standaarden vooral over de gevolgen van het gebruik van Open Standaarden. Open standaarden zijn publiek beschikbare specificaties om een bepaalde taak te volbrengen (veelal in gebruik bij hard- en software). Doordat iedereen de standaard mag gebruiken, neemt de uitwisselbaarheid tussen de verschillende soorten hardware- en softwareonderdelen toe. Met andere woorden; men kan dan zelf kiezen, welk softwareprogramma en/of welke computerapparatuur men aanschaft en gebruikt. Hierdoor is men minder afhankelijk van een bepaalde hardware- en/of softwareleverancier, dan wel dienstverlener. Wel is het zaak, dat men de juiste technische kunde en noodzakelijke apparatuur weet te (ver)krijgen, waarop oplossingen van andere fabrikanten (naadloos) kunnen aansluiten. De Engelstalige Wikipedia (Open Format, 2007) beschrijft wat een open bestandsformaat is: An open format is a published specification for storing digital data, usually maintained by a non-proprietary standards organization, and free of legal restrictions on use. For example, an open format must be implementable by both proprietary and free/open source software, using the typical licenses used by each. In contrast to open formats, proprietary formats are controlled and defined by private interests. Open formats are a subset of open standards. The primary goal of open formats is to guarantee long-term access to data without current or future uncertainty with regard to legal rights or technical specification. A common secondary goal of open formats is to enable competition, instead of allowing a vendor s control over a proprietary format to inhibit use of competing products. Governments have increasingly shown an interest in open format issues