Procedure FAVV-audits in het kader van de autocontrole

Transcriptie

1 Federaal Agentschap vr de Veiligheid van de Vedselketen 2015/773/PCCB/ Prcedure FAVV-audits in het kader van de autcntrle Versie 1 dd In tepassing vanaf Verantwrdelijke administratie Verantwrdelijke dienst Bestemmelingen DG Cntrlebeleid, DG Cntrle Cel validatie gidsen, NICE Operatren die een audit aanvragen FAVV-auditren Alle andere FAVV-medewerkers die betrkken zijn bij de ACSaudits Opgesteld dr: Naam functie / dienst Datum Handtekening Jacques Inghelram Attaché Jacques Inghelram (get.) DG Cntrlebeleid Hadewich Lempens Inspecteur DG Cntrle Hadewich Lempens (get.) Nagezien dr: Vincent Helb Directeur S3 a.i. DG Cntrlebeleid Vincent Helb (get.) Paul Mullier Gewestelijke directeur DG Cntrle Paul Mullier (get.) Gedgekeurd dr: Vicky Lefevre Directeur-Generaal DG Cntrlebeleid Vicky Lefevre (get.) Jean-Marie Dchy Directeur-Generaal DG Cntrle Jean-Marie Dchy (get.) 2015/773/PCCB/V01 1/15

2 Overzicht van de revisies Revisie Van tepassing vanaf Reden en mvang van de revisie Trefwrden ACS-audit Cel validatie gidsen NICE Inhudspgave 1. Del Tepassingsgebied Referenties Definities en afkrtingen FAVV-audits in het kader van de autcntrle Aanvraag van de audit (peratr) Vrnderzek (PCE) Opstellen fferte Overeenkmst Audit inplannen Audit vrbereiden Audit uitveren Tijdsbesteding n site Openingsvergadering Onderzek en evaluatie van de bevindingen Sltvergadering Verkrt auditrapprt pstellen Auditcel van de NICE infrmeren (FAVV) Evaluatie acties en actieplan van de peratr Evaluatie crrectieve acties en crrigerende maatregelen NC A s Evaluatie actieplan vr de NC B s Eindverslag pstellen Auditcel van de NICE infrmeren Definitieve beslissing Registratie gegevens (FAVV) Tezicht Uitbreiding Bijlagen en aanverwante dcumenten /773/PCCB/V01 2/15

3 1. Del Deze prcedure beschrijft he een ACS-audit (audit van het autcntrlesysteem) wrdt aangevraagd, uitgeverd en afgehandeld. De huidige prcedure vervangt de vlgende prcedures die niet langer van tepassing zijn: PB 00 P 02 Auditprcedure vr de validatie van autcntrlesystemen in de sectr van de transfrmatie, de grtdistributie en de televeranciers van de primaire prductie bestemd vr FAVV auditren; PB 00 P 03 Auditprcedure vr de validatie van autcntrlesystemen in de sectr van de retail en de zeer kleine bedrijven bestemd vr FAVV auditren; PB 00 P 09 Auditprcedure vr validatie van de aanwezige autcntrle (hygiënevrschriften en registers) in de sectr van de primaire prductie bestemd vr FAVV auditren; 2013/664/CONT. ACS-audits: pvlgen en afhandelen van auditaanvragen. 2. Tepassingsgebied Deze prcedure is van tepassing p alle auditaanvragen die ingediend wrden bij het FAVV. 3. Referenties Deze prcedure is gebaseerd p: - K.B. 14/11/2003 betreffende autcntrle, meldingsplicht en traceerbaarheid in de vedselketen. - De nrm NBN ISO Vr de aangehaalde nrmen: de versies die van tepassing zijn. 4. Definities en afkrtingen ACS: autcntrlesysteem Auditcel van de NICE: dienst die verantwrdelijk is vr de cördinatie van de autcntrleaudits. Cel AER: cel van de PCE die verantwrdelijk is vr de erkenningen, telatingen en registraties van peratren CL: checklist Crrigerende maatregelen audit: extra audit, met als del de uitvering dr het bedrijf van de crrigerende maatregelen in aansluiting p de vastgestelde nn-cnfrmiteiten te verifiëren Initiële audit: audit uitgeverd p vraag van een peratr met als del de eerste keer de validatie van het ACS te bekmen vr een deel f vr alle uitgeverde activiteiten NC: nn-cnfrmiteit(en) Operatr: peratr zelf f persn die dr peratr werd aangesteld als verantwrdelijke PCE vestiging: PCE waar de vestiging die de audit aanvraagt te behrt PCE auditteam: PCE waar de leden van het auditteam te behren TS: technische specificatie 2015/773/PCCB/V01 3/15

4 Uitbreidingsaudit: audit uitgeverd p vraag van een peratr met als del het ACS van ng niet gevalideerde activiteiten te laten valideren Verlengingsaudit: audit uitgeverd p vraag van een peratr met als del de validatie van het ACS te verlengen Vr de andere gebruikte termen: zie glssarium FAVV. 2015/773/PCCB/V01 4/15

5 5. FAVV-audits in het kader van de autcntrle Aanvraag audit (peratr) 5.1 Vrnderzek (PCE) 5.2 Aanvullende inf ndig? Ja Inf vragen Nee Opstellen fferte 5.3 Offerte aanvaard? Nee Stp Ja Overeenkmst 5.4 Audit inplannen 5.5 Audit vrbereiden 5.6 Audit uitveren 5.7 Verkrt auditrapprt pstellen 5.8 Operatr NICE 5.9 NC s? Ja Nee Ontvangst CA/CM/actieplan? Ja Nee Evaluatie 5.10 Eindverslag pstellen Definitieve beslissing PCE - hfd NICE Operatr 5.12 Registratie gegevens 5.14 Tezicht & uitbreiding 5.15 & /773/PCCB/V01 5/15

6 5.1. Aanvraag van de audit (peratr) Elke peratr die één f meerdere van zijn vestigingen wenst te laten auditeren dr het FAVV met per vestiging een auditaanvraag indienen bij de PCE vestiging. Het aanvraagfrmulier is terug te vinden p (zie 6.1) Vrnderzek (PCE) Zdra de PCE vestiging de auditaanvraag ntvangt, wrdt deze geïndicateerd en vergemaakt aan de cel AER. Indien de auditaanvraag terechtkmt bij een andere dienst, stuurt deze de auditaanvraag dr naar de PCE vestiging en brengt de aanvrager hiervan p de hgte. De cel AER vert, indien ndig in verleg met het sectrhfd en/f met de cntrleur/inspecteur die in het bedrijf inspecties uitvert, een vrnderzek uit: De aanvraag: De cel AER cntrleert f de peratr alle vragen p het aanvraagfrmulier heeft ingevuld. De cel AER cntrleert eveneens f de naam, ON, VEN en de activiteiten crrect zijn ingevuld p het frmulier. Indien ndig, als de aanvraag nvlledig is, neemt de cel AER cntact p met de peratr en vraagt hem het aanvraagfrmulier aan te vullen en/f te crrigeren en pnieuw in te dienen. De crrecte registratie van de activiteiten in BOOD (peratrendatabank): De cel AER cntrleert de BOOD-gegevens van het bedrijf. Indien de BOOD-gegevens njuist f nvlledig zijn, neemt de cel AER cntact p met de peratr en vraagt hem het aanvraagfrmulier vr een registratie, een telating en/f een erkenning in te vullen en hierp te vermelden dat het een wijziging betreft in het kader van een auditaanvraag vr de validatie van het ACS bij het FAVV. Het aanvraagfrmulier wrdt behandeld binnen de 3 dagen na ntvangst indien het gaat ver een registratie en binnen de maand indien het gaat ver een telating f een erkenning. Vr meer infrmatie hierver, zie 6.2. Het p tijd indienen van de auditaanvraag: De cel AER cntrleert f de auditaanvraag p tijd werd ingediend. Indien een auditaanvraag vr een initiële audit wrdt ingediend na 31 ktber, infrmeert de cel AER de aanvrager per dat het waarschijnlijk niet meer mgelijk is m de audit uit te veren vr het einde van het jaar. De cel AER vraagt de aanvrager zijn akkrd te geven m zijn auditaanvraag te behandelen. Indien een auditaanvraag vr een verlengingsaudit te laat wrdt ingediend (dit wil zeggen na de vrpgestelde datum die vermeld staat p de validatiebrief) infrmeert de cel AER de aanvrager per dat de aanvraag te laat werd ingediend en dat het bijgevlg mgelijk is dat er niet meer aan de aanvraag vldaan kan wrden vr het verstrijken van de validatieperide. Vervlgens wrdt de nrmale prcedure verder gezet. Zdra het vrnderzek is afgernd, stuurt de cel AER de auditaanvraag per dr naar de auditcel van de NICE (audit.nice@favv.be) Opstellen fferte De auditcel van de NICE behandelt de auditaanvraag en verstuurt een prijsfferte naar de aanvrager. Vr meer infrmatie hierver, zie /773/PCCB/V01 6/15

7 5.4. Overeenkmst Indien de peratr wenst geauditeerd te wrden dr het FAVV, stuurt hij de vr akkrd ndertekende prijsfferte naar de auditcel van de NICE binnen de termijn die weergegeven is p de prijsfferte. Indien het akkrd bij een andere dienst terecht kmt, verstuurt deze dienst het akkrd naar de auditcel van de NICE en brengt de peratr hiervan p de hgte. Zdra de auditcel van de NICE de vr akkrd ndertekende fferte heeft ntvangen, geeft de auditcel van de NICE de pdracht aan de leden van het auditteam vr het starten van de auditprcedure (zie de vlgende punten). Vr meer infrmatie hierver, zie Audit inplannen De auditr neemt cntact p met het bedrijf, legt in samenspraak met het bedrijf de auditdatum vast en bevestigt de datum per . Bij het vastleggen van de auditdatum met rekening gehuden wrden met een termijn ndig vr: - het indienen en gedkeuren van het actieplan vr eventueel vastgestelde NC B (nn-cnfrmiteit B); - het plssen van zware NC vr eventueel vastgestelde NC A; - het nemen van een definitieve beslissing. Vr meer infrmatie in verband met de termijnen, zie TS (technische specificatie) NC (6.4). Opgelet! Een aansluitende verlenging van de validatie van het ACS (~dus znder nderbreking f verlapping) is enkel mgelijk p vrwaarde dat: - De verlengingsaudit uitgeverd wrdt binnen de 60 dagen vrafgaand aan de datum einde validatie (sectr TRA en DIS) f binnen de 9 maanden vrafgaand aan de datum einde validatie (sectr PRI) en - De gunstige beslissing wrdt genmen vr het verstrijken van de validatie. Vr de sectr TRA en DIS wrdt de verlengingsaudit bij vrkeur uitgeverd in de peride einde validatie 60 dagen tt en met einde validatie 30 dagen. Zdra de auditdatum gekend is, stuurt de auditr de datum per dr naar de auditcel van de NICE (audit.nice@favv.be) Audit vrbereiden Verzamelen extra infrmatie Ter vrbereiding van de audit cnsulteert de auditr de histriek van de peratr die beschikbaar is in Fdnet f in andere databanken (vb. ACII), de vrige auditverslagen (indien beschikbaar), de gids(en) (indien van tepassing), de relevante wetgeving en het kwaliteitshandbek van het bedrijf (indien beschikbaar). Indien ndig neemt de auditr cntact p met de peratr en/f de lkale cntrleur/inspecteur vr meer infrmatie. Verzamelen audittls De auditr cntrleert welke audittls (zie 6.5, 6.6 en 6.7) er meten gebruikt wrden: Sectr Televering aan de landbuw Verkrt auditrapprt Ja Eindverslag CL (checklist): - Er bestaat een gids vr de geauditeerde activiteit: specifieke CL - Er bestaat geen gids vr de geauditeerde activiteit: generieke CL B2B 2015/773/PCCB/V01 7/15

8 Primaire prductie (landbuw) Ja Auditverslag: - Auditverslag vr de bedrijven van de transfrmatie, distributie en de televeranciers van de primaire prductie Opmerking: - Samenveging CL/verslag is mgelijk* CL: - Er bestaat een gids vr de geauditeerde activiteit: specifieke CL - Er bestaat geen gids vr de geauditeerde activiteit: generieke CL vr de sectr primaire prductie Auditverslag: - Auditverslag vr de bedrijven van de primaire prductie f - Auditverslag vr de bedrijven van de primaire plantaardige prducten planten niet bestemd vr cnsumptie B2B (.a. verwerking, grthandel, transprt, pslag, ) Ja Opmerking: - Samenveging CL/verslag is mgelijk* Eindverslag: - Generieke checklist vr de sectr B2B B2C Ja Eindverslag: - Generieke checklist vr de sectr B2C *Samenvegen van meerdere CL/verslagen in een enkel dcument is mgelijk p vrwaarde dat vr elke cnfrmiteit/nn-cnfrmiteit duidelijk wrdt aangegeven wat vr welke activiteit/gids van tepassing is. Opstellen dagplanning De auditr maakt een dagplanning p en bezrgt deze per aan de peratr. De auditr infrmeert de peratr welke dcumenten beschikbaar meten zijn p het mment van de audit. De auditr meldt eveneens aan de peratr dat er tijdens de audit een begeleider ter beschikking met zijn met vldende kennis van het ACS en de werking van het bedrijf. Verdeling audittaken Indien de audit wrdt uitgeverd dr meerdere persnen, is de auditr verantwrdelijk vr de verdeling van de taken binnen het auditteam Audit uitveren Tijdsbesteding n site Auditduur De tijd n site die vrgesteld is in de prijsfferte wrdt zveel als mgelijk gerespecteerd. Een afwijking is enkel mgelijk indien hiervr gegrnde redenen zijn (vb. treuzelende peratr die te veel tijd verliest bij het beschikbaar stellen van zijn dcumentatie, een verandering van de auditscpe ). Bij afwijking van de auditduur met de auditr: 2015/773/PCCB/V01 8/15

9 - In principe, de minimale/maximale auditduur respecteren die beschreven is in de autcntrlegidsen, de technische specificatie vr het bepalen van het aantal mandagen (zie 6.8) en de certificeringsregeling slachthuizen en uitsnijderijen (zie 6.9) - de reden van afwijking mschrijven in het verkrt auditrapprt. Tijdsverdeling auditduur Indien er geen gegrnde reden is vr vermindering/verhging van de auditduur, kunnen vlgende situaties zich vrden, afhankelijk van de samenstelling van het auditteam. In dit vrbeeld wrdt er vanuit gegaan dat de tijd n site in de prijsfferte geschat werd p 8 uur. - 1 auditr Duur De audit duurt 8 uur ter plaatse. Prestatie De auditr factureert 8 uur n site. - 1 auditr + expert(en) Duur De audit duurt bij vrkeur 8 uur ter plaatse. Indien de aanwezigheid van een expert bijdraagt tt een vltter verlp van de audit kan de auditduur minder zijn dan de duur vrgesteld p de fferte. Opgelet: minimum 8 uur vr de sm van de uren gepresteerd dr de auditr en de expert. Prestatie De auditr factureert 8 uur n site f de auditr en de expert factureren elk een deel van de prestatie. De auditr ziet erp te dat de sm van de afznderlijke prestaties gelijk is aan de ttaal te factureren manuren. - 1 auditr + 1 auditr in pleiding (bservatr) Duur De audit duurt 8 uur ter plaatse. Prestatie De auditr factureert 8 uur n site. - 1 auditr + 1 auditr in pleiding (medewerker) Duur De auditduur kan wrden verdeeld tussen de auditr en de auditr in pleiding, waardr de audit minder dan 8 uur ter plaatse duurt. Opgelet: minimum 8 uren vr de sm van de uren gepresteerd dr de auditeur en de expert. Prestatie De auditr factureert 8 uur n site f de auditr en de auditr in pleiding (medewerker) factureren elk een deel van de prestatie. De auditr ziet erp te dat de sm van de afznderlijke prestaties gelijk is aan de ttaal te factureren manuren. - 1 auditr (begeleider) + 1 auditr in pleiding (autnm) Duur De audit duurt 8 uur ter plaatse. Prestatie De auditr in pleiding factureert 8 uur n site. Inleiding Openingsvergadering 2015/773/PCCB/V01 9/15

10 De auditr stelt zichzelf (en de andere leden van het auditteam) vr. Hij vraagt f er geen belemmeringen zijn qua tijdsschema, verlp en beschikbaarheid van dcumenten en persnen die ndzakelijk zijn vr het uitveren van de audit. Bevestiging scpe van de audit De auditr verlpt samen met de peratr de scpe van de audit en alle BOOD-gegevens (k deze die niet behren tt de scpe van de audit). Indien ndig wrden de BOOD-gegevens aangepast vlgens de prcedure Beheer van peratren en hun gegevens (zie 6.2). De aanpassingen gebeuren rechtstreeks p de BOOD-fiche en wrden vr akkrd ndertekend dr de peratr met vermelding van naam en datum. De auditr infrmeert de peratr dat indien een activiteit niet uitgeefend wrdt, deze niet zal geauditeerd kunnen wrden en eist de verwijdering van deze activiteit uit BOOD. Indien de peratr deze activiteit niet wil schrappen, infrmeert de auditr hem dat het ACS gedeeltelijk gevalideerd zal zijn en de vestiging niet zal kunnen genieten van een vermindering p de heffing. Uitleg types van NC De auditr geeft uitleg ver de verschillende types NC en bijhrende cnsequenties (zie TS NC, 6.4) en deelt mee nder welke vrwaarden de audit afgebrken kan wrden Onderzek en evaluatie van de bevindingen De auditr evalueert het ACS dr cntrle van dcumenten, prcedures en instructies en cntrleert de implementatie ervan. De auditr berdeelt de vaststellingen ten pzichte van het auditreferentieel (de gids en f de van tepassing zijnde wetgeving). Steeds wrden alle items van het auditreferentieel geverifieerd (uitzndering: crrigerende maatregelenaudit). Indien de auditr vaststelt dat er zware NC zijn, kan de auditr beslissen de audit stp te zetten en een inspectie te starten. Tijdens de inspectie kan een waarschuwing f PV wrden pgesteld Sltvergadering Meedelen resultaten De auditr deelt de peratr het resultaat van de audit mee en infrmeert hem/haar wat de belangrijkste vastgestelde tekrtkmingen zijn. Indien er NC A zijn, dient het verkrt auditrapprt ter plaatse ingevuld en ndertekend te wrden. Bespreken van acties die de peratr met ndernemen en bijhrende timing In geval van NC B en/f NC A wrden er afspraken gemaakt in verband met: - Wat er van de peratr verwacht wrdt (vb. actieplan indienen, plssen NC A); - Heveel tijd de peratr heeft m te den wat er van hem verwacht wrdt; - Wanneer de crrigerende maatregelenaudit wrdt uitgeverd (indien van tepassing). Vr meer infrmatie in verband met crrigerende acties en crrigerende maatregelen en de timing hiervan, zie TS NC (6.4). Opgelet: vr de NC B is er een termijn van < 1 maand na de audit vrzien. Deze termijn betreft de gedkeuring van het actieplan en niet het indienen van dit actieplan. Indien de peratr het actieplan vreger indient, heeft hij meer tijd m het actieplan te crrigeren indien het niet vldet aan de verwachtingen. Overlpen ACII-fiche De auditr nteert p de ACII-fiche welke activiteiten geauditeerd werden en welke gids(en) werd(en) gebruikt en laat de ACII-fiche ndertekenen dr de peratr ter gedkeuring met vermelding van datum en naam. 2015/773/PCCB/V01 10/15

11 Situatie Operatr gebruikt gids Operatr gebruikt geen gids Zuiveringsslib vr landbuw Gids Nummer van de gids Generieke cde (G-99X met X = validatieduur) Generieke cde (G-917) Bewijs van prestatie pmaken De auditr vult ter plaatse een bewijs van prestatie in dat dr de peratr wrdt ndertekend. Vr de ff site uren wrdt er geen prestatiebn pgesteld Verkrt auditrapprt pstellen Bij het pstellen van het verkrt auditrapprt (zie 6.7) hudt de auditr rekening met nderstaande punten: Geschreven in de taal van de VEN (behalve na schriftelijk akkrd van de peratr); Krte, bjectieve mschrijving van de NC dewelke gebaseerd is p feiten en de referentie van de nrm, de wetgeving f de bedrijfsprcedure bevat; de mschrijving met vldende begrijpelijk zijn vr de peratr en een andere auditr bij een vlgende audit; Beschrijving van de acties die de peratr met nemen vr de vastgestelde NC en de afspraken in verband met de timing hiermtrent; Vermelding reden indien audittijd n site niet werd gerespecteerd; Bijlage: ACII fiche waarp auditscpe is aangeduid. In geval van NC A wrdt het verkrt auditrapprt ter plaatse afgegeven en wrdt het ndertekend dr de peratr en dr de auditr. In de andere gevallen wrdt het verkrt auditrapprt ter plaatse f binnen de 5 werkdagen afgegeven. Het verkrt auditrapprt kan wrden ndertekend. Een ntvangstbevestiging per waarin de peratr aangeeft het rapprt ged te hebben ntvangen, vlstaat eveneens Auditcel van de NICE infrmeren (FAVV) De auditr verstuurt de stand van zaken (vb. gunstig, crrigerende maatregelen audit en/f actieplan ndig) per naar de auditcel van de NICE (audit.nice@favv.be) Evaluatie acties en actieplan van de peratr Evaluatie crrectieve acties en crrigerende maatregelen NC A( s) De auditr beslist f een cntrle van de NC A( s) al dan niet ter plaats wrdt uitgeverd (zie TS NC, 6.4). Ter plaatse Plannen De auditr plant in samenspraak met de peratr de crrigerende maatregelen audit, rekening hudende met de termijnen beschreven in TS NC (6.4). Hij infrmeert de peratr dat dit een betalende prestatie is. Zdra de auditdatum gekend is, wrdt deze per vergemaakt aan de auditcel van de NICE (audit.nice@favv.be). Uitveren crrigerende maatregelen audit De auditr evalueert f de peratr vr de NC A( s) binnen de afgesprken termijn acceptabele crrectieve acties en crrigerende maatregelen heeft uitgeverd. Hij infrmeert de peratr ver zijn bevindingen en nteert deze in het eindverslag (zie 5.11). Bewijs van prestatie pmaken De auditr vult ter plaatse een bewijs van prestatie in dat dr de peratr wrdt ndertekend. Vr de ff site uren wrdt er geen prestatiebn pgesteld. 2015/773/PCCB/V01 11/15

12 Niet ter plaatse De auditr evalueert f de peratr vr de NC A( s) binnen de afgesprken termijn acceptabele crrectieve acties en crrigerende maatregelen heeft uitgeverd. Hij infrmeert de peratr ver zijn bevindingen en nteert deze in het eindverslag (zie 5.11). Opgelet Indien de crrectieve acties en crrigerende maatregelen vr de NC A( s) niet vlstaan, heeft de peratr niet meer de mgelijkheid een crrectie uit te veren in het kader van de huidige auditprcedure Evaluatie actieplan vr de NC B s De auditr cntrleert f het actieplan alle ndige infrmatie bevat en f de pgegeven termijnen crrect zijn (zie TS NC, 6.4). Indien het actieplan vldet aan de verwachtingen, infrmeert de auditr de peratr en keurt het actieplan ged dr p het actieplan gedgekeurd p../../. (datum gedkeuring actieplan) te vermelden en dit te ndertekenen. Indien het actieplan niet vldet aan de verwachtingen infrmeert de auditr de peratr en vraagt hem het actieplan te crrigeren binnen de vrpgestelde termijn (zie punt 5.7.4). Indien de termijn van gedkeuring van het actieplan wrdt verschreden, hudt de auditr rekening met de richtlijnen beschreven in de TS NC (6.4) Eindverslag pstellen De auditr stelt een eindverslag p en ndertekent dit. Bij het pstellen hudt de auditr rekening met nderstaande punten: Geschreven in de taal van de VEN (behalve na schriftelijk akkrd van de peratr); Duidelijk aangeven waarm (indien van tepassing) bepaalde eisen niet van tepassing zijn; Evidentie van de geëvalueerde psitieve en negatieve punten; Omschrijving en weging van de NC (indien van tepassing); Bevindingen na crrectie van de NC A (indien van tepassing); Eindbesluit en advies aan PCE-hfd; Bijlagen: Het al dan niet gedgekeurd actieplan (indien van tepassing); De dr de peratr en auditr ndertekende ACII-fiche, waarp per activiteit is aangeduid f ze al dan niet werd geauditeerd en welke gids(en) werd(en) gebruikt. De auditr bezrgt het eindverslag aan het PCE-hfd van de PCE vestiging, rekening hudende met de termijnen beschreven in de TS NC (zie 6.4) Auditcel van de NICE infrmeren De auditr verstuurt de stand van zaken (vb. gunstig/ngunstig) per naar de auditcel van de NICE (audit.nice@favv.be) Definitieve beslissing Het PCE-hfd van de PCE vestiging neemt een definitieve beslissing p basis van het eindverslag. Gunstige beslissing Het PCE-hfd valideert het ACS en deelt de validatie mee aan de peratr dr middel van een validatiebrief (zie 6.10) met het eindverslag als bijlage. Een kpie van de validatiebrief (znder bijlage) wrdt verstuurd naar de auditcel van de NICE en de auditr. 2015/773/PCCB/V01 12/15

13 Ongunstige beslissing Het PCE-hfd meldt de ngunstige beslissing aan de peratr dr middel van een aangetekende brief (zie 6.11) met het eindverslag als bijlage. Een kpie van de brief (znder bijlagen) wrdt verstuurd naar de auditcel van de NICE en de auditr Registratie gegevens (FAVV) Registratie gegevens in ACII De ACII-expert van de PCE waar de vestiging te behrt registreert binnen de 3 werkdagen na het nemen van de definitieve beslissing de auditgegevens in AC II. Deze gegevens wrden geregistreerd p niveau van VEN f CP. In functie van de in BOOD geregistreerde activiteiten, de begin- en einddatum van deze activiteiten en het feit f zij al dan niet auditeerbaar zijn, zal het mgelijk zijn de gegevens te registreren. De te registreren gegevens vr de audit zijn: - De instelling (FAVV); - De auditdatum ((eerste) dag waarp de audit werd uitgeverd); - De auditduur (het aantal uur n site ); - Het audittype (standaard: nrmaal). De te registreren gegevens per activiteit zijn: - Het resultaat (gunstig f ngunstig); - De gids(en) die tijdens de audit gebruikt werd(en); Operatr gebruikt gids: nummer gids Operatr gebruikt geen gids: G-99X (met X = validatieduur) Zuiveringsslib vr landbuw: G De begindatum; Initiële audit: datum definitieve beslissing Verlengingsaudit: Indien de audit werd uitgeverd in de peride einde validatie 60 dagen tt einde validatie (DIS en TRA) f in de peride einde validatie 9 maanden tt einde validatie (PRI) en de gunstige beslissing valt vr het einde van de validatie: aansluiting van validatie Indien dit niet het geval is: datum definitieve beslissing - De einddatum. Autmatisch vrgesteld in functie van de gekzen gids, maar het met gecntrleerd wrden Vregere einddatum kan geregistreerd wrden (afhankelijk van definitieve beslissing dr PCE-hfd) Het autcntrlestatuut van de peratr wrdt autmatisch bepaald in ACII p basis van de geregistreerde audits en p basis van het resultaat ervan. Indien er vr bepaalde activiteiten geen audit is geregistreerd, zal het autcntrlestatuut gedeeltelijk gevalideerd zijn (behalve indien het gaat ver activiteiten die geen invled hebben p het autcntrlestatuut, zals de activiteiten die minder dan een jaar wrden uitgeverd, de niet-auditeerbare activiteiten, ). Registratie gegevens in Fdnet De auditr f de auditr in pleiding (die een audit autnm uitvert nder supervisie van een auditrtrainer) maakt een missie aan in Fdnet en registreert nderstaande gegevens: - Missie: Datum van de missie Operatr - Cntrle: Reden van cntrle: andere Mtivatie: ACS-audit Speciale actie: slidariteit PCE: reginale directie Sectr: sectr van het bedrijf (sectr van de hfdactiviteit indien meerdere activiteiten geauditeerd meten wrden) 2015/773/PCCB/V01 13/15

14 Ophalen dcumenten: het verkrt auditrapprt; het al dan niet gedgekeurde actieplan (indien van tepassing); het eindverslag; de CL( s); de dr de peratr en auditr ndertekende ACII-fiche, waarp per activiteit is aangeduid f ze al dan niet werd geauditeerd en welke gids(en) werd(en) gebruikt; een kpie van de validatiebrief f een kpie van de brief met de ngunstige beslissing. Resultaat van de ACS-audit - Cntrleurs: - Tijd: Leden van het auditteam Enkel de uren n site en ff site (die ter plaatse werden uitgeverd) kunnen geregistreerd wrden Registratie gegevens in ALCONT De auditr en expert(en) registeren de ff site uren die niet ter plaatse werden uitgeverd in ALCONT nder bureau. Als speciale actie wrdt slidariteit aangevinkt. In het vak verantwrding wrdt ACSaudit ingevuld. Vr de factureerbare uren (= auditduur p fferte ± crrectie duur n site m gegrnde redenen (zie 5.6)) wrdt een prestatie tegevegd. Indien er meer uren ff site gepresteerd zijn dan vrzien in de prijsfferte, met de auditduur ff site die weergegeven is p de prijsfferte wrden gefactureerd. Alle leden van het auditteam (met uitzndering van een auditr in pleiding die bserveert en een auditrtrainer die een auditr in pleiding evalueert znder zelf deel te nemen aan de audit) kunnen een prestatie tevegen vr de factureerbare uren. De auditr ziet erp te dat de sm van de afznderlijke prestaties van de leden van het auditteam gelijk is aan de ttale factureerbare uren. Als type prestatie wrdt audit geselecteerd. Onderstaande gegevens wrden geregistreerd: - De duur van de prestatie f het begin- en einduur - Instantie: reginale directie - Sectr: sectr van het bedrijf (sectr van de hfdactivteit indien meerdere activiteiten geauditeerd meten wrden) - Factureerbaar peratr - Prestatiebnnummer On site : prestatiebnnummer Off site : ff site audit Crrigerende maatregelen audit: crrigerende maatregelen audit + prestatiebnnummer - Te factureren peratr Tezicht Het is de verantwrdelijkheid van de peratr m binnen de vrziene termijn een verlengingsaudit aan te vragen m z een nderbreking in de validatie te vermijden. Deze aanvraag wrdt pnieuw vlgens de bvenvermelde stappen behandeld Uitbreiding In het geval een peratr ng niet vr alle activiteiten gevalideerd is, kan deze een uitbreidingsaudit aanvragen. De uitbreidingsaudit verlpt eveneens via de hger vermelde stappen. Het is de verantwrdelijkheid van de peratr die reeds beschikt ver een vlledig gevalideerd ACS m, in het geval van nieuwe activiteiten, tijdig een uitbreidingsaudit aan te vragen m te vermijden dat er zich een nderbreking zu vrden in de validatie. Nieuwe activiteiten meten binnen het jaar na aanvang van de activiteit gevalideerd zijn m blijvend te kunnen genieten van een bnus p de heffing. 2015/773/PCCB/V01 14/15

15 6. Bijlagen en aanverwante dcumenten 6.1 Template auditaanvraag. 2015/910/PCCB/F ( > autcntrle > autcntrle-audit). 6.2 Prcedure: Beheer van peratren en hun gegevens. 2013/677/CONT (enkel beschikbaar vr FAVV-medewerkers). 6.3 Prcedure: cördinatie van FAVV-audits in het kader van de autcntrle. 2015/954/CONT (enkel beschikbaar vr FAVV-medewerkers). 6.4 Technische specificatie nn cnfrmiteiten tijdens audits. 2013/643/PCCB ( > autcntrle > autcntrle-audit). 6.5 Specifieke en generieke tls (intranet > cntrlebeleid > autcntrle > specifieke tls en internet, berepssectren > autcntrle > autcntrle-audit). 6.6 Auditverslagen (internet > berepssectren > autcntrle > autcntrle-audit). 6.7 Template verkrt auditrapprt. 2015/988/PCCB/F ( > autcntrle > autcntrleaudit). 6.8 Technische specificatie vr het bepalen van het aantal mandagen en van de frequentie bij audits in het kader van de validaties van autcntrlesystemen (internet > berepssectren > autcntrle > autcntrle-audit). 6.9 Certificeringsregeling slachthuizen en uitsnijderen (internet > berepssectren > autcntrle > autcntrle-audit) Template validatiebrief. 2013/666/CONT/F (enkel beschikbaar vr FAVV-medewerkers) Template brief ngunstige validatie 2015/956/CONT/F (enkel beschikbaar vr FAVVmedewerkers). 2015/773/PCCB/V01 15/15