Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau. Rapportage. Onderzoek naar subsidiebeleid in Baarle-Nassau. Baarle-Nassau

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau Rapportage Onderzoek naar subsidiebeleid in Baarle-Nassau Baarle-Nassau

2 Inhoudsopgave 1. Onderzoeksverantwoording Centrale boodschap Subsidiebeleid gemeente Baarle-Nassau Overzicht en inrichting subsidierelaties Doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidieproces Bijlage 1: Bestuurlijke reactie college Baarle-Nassau Bijlage 2: Nawoord rekenkamercommissie Bijlage 3: Normenkader Bijlage 4: Checklist vaststelling subsidiebeleid Bijlage 5: Geraadpleegde bronnen

3 1. Onderzoeksverantwoording De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau heeft een onderzoek uitgevoerd naar het subsidiebeleid van de gemeente Baarle-Nassau. Met dit onderzoek brengt de rekenkamercommissie in beeld op welke wijze de gemeente Baarle-Nassau haar subsidieproces heeft ingericht. Daarnaast gaat het onderzoek in op de afspraken die de gemeente met gesubsidieerde instellingen maakt over de wijze waarop deze instellingen zich dienen te verantwoorden. Het verstrekken van subsidies is immers een instrument van de gemeente om haar doelstellingen te realiseren. Een goede verantwoording is nodig om als college en raad te achterhalen of de verstrekte subsidies daadwerkelijk bijdragen aan de beoogde gemeentelijke doelen. 1.1 Doelstelling en centrale vraag De doelstelling van dit onderzoek luidt als volgt: Inzicht bieden in het subsidieproces in de gemeente Baarle-Nassau om aan de hand daarvan te komen tot eventuele voorstellen om dit proces doelmatiger en doeltreffender te laten verlopen. De in dit onderzoek geformuleerde centrale vraagstelling luidt: Op welke wijze krijgt het subsidieproces in de gemeente Baarle-Nassau vorm en welke verbeteringen (in termen van doelmatigheid en doeltreffendheid) zijn mogelijk? De doelmatigheid heeft de rekenkamercommissie onderzocht door na te gaan in hoeverre het subsidieproces in de praktijk verloopt binnen de voorgeschreven termijnen en volgens de schriftelijke procesbeschrijvingen. De doeltreffendheid heeft de rekenkamercommissie onderzocht door te kijken naar de prestatieafspraken die aan een aantal geselecteerde subsidierelaties ten grondslag liggen, inclusief de verantwoording die de gesubsidieerde instellingen hierover afleggen. Daarbij heeft de rekenkamercommissie uitsluitend onderzocht of de gemeente voldoende heeft geborgd dat zij kan sturen op een doeltreffende inzet van subsidieverstrekking. Zijn de prestatieafspraken met gesubsidieerde instellingen voldoende meetbaar, specifiek en tijdgebonden geformuleerd? Is bij de gesubsidieerde instelling duidelijk wat de gemeente verwacht? In hoeverre verantwoordt de gesubsidieerde instelling over het bereik van beoogde doelgroepen en doelen? 1.2 Deelvragen De centrale vraagstelling heeft de rekenkamercommissie uitgewerkt in zeven deelvragen, namelijk de volgende: Opzet van het subsidieproces 1. Wat is de kwaliteit van de kaders die raad over subsidies heeft vastgesteld? 2. Wat is de kwaliteit van de wijze waarop het subsidieproces in opzet is vormgegeven? 3. Welke soorten subsidies verleent de gemeente en waarom? Werking van het subsidieproces (doelmatigheid) 4. In hoeverre houdt de gemeente zich aan de voorgeschreven termijnen voor het aanvragen, het beoordelen en het verstrekken van subsidies? 5. In hoeverre werkt de gemeente in de praktijk volgens het voorgeschreven subsidieproces? Werking van het subsidieproces (doeltreffendheid) 6. In hoeverre liggen aan de subsidieverstrekking heldere prestatieafspraken ten grondslag? 7. In hoeverre verantwoorden de gesubsidieerde instellingen over het behalen van deze afspraken (doelgroepbereik, bijdrage aan gemeentelijke doelen)? 3

4 Om een antwoord te geven op deze deelvragen, heeft de rekenkamercommissie gebruik gemaakt van een documentanalyse en een interview met bij het onderwerp betrokken ambtenaren. Daarnaast heeft zij vier interviews gevoerd met vertegenwoordigers van gesubsidieerde instellingen. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode van februari tot juli Leeswijzer Het eerste hoofdstuk van dit onderzoeksrapport bevat de onderzoeksverantwoording. Hoofdstuk twee bevat de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Vanaf hoofdstuk drie leest u de onderzoeksbevindingen, te beginnen met een beschrijving van het subsidiebeleid van de gemeente. Het vierde hoofdstuk geeft een overzicht van de subsidierelaties en beschrijft vier instellingen die we nader hebben onderzocht. Hoofdstuk vijf beschrijft de praktijk van subsidieverstrekking en gaat in op de doeltreffendheid en de doelmatigheid, door een verdiepend onderzoek naar vier instellingen. 4

5 2. Centrale boodschap De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau concludeert dat de raad en het college van de gemeente Baarle-Nassau niet sturen op de mate waarin gesubsidieerde instellingen bijdragen aan gemeentelijke doelen. Dit is opvallend omdat de inhoud van de Kadernota Subsidiebeleid en de werkwijze met budgetsubsidies wel suggereren dat de gemeente dit doet. De Kadernota Subsidiebeleid maakt immers per beleidscluster inzichtelijk aan welke doelen gesubsidieerde instellingen bij dienen te dragen. Onder het kopje Meten is weten laat deze nota zien aan de hand van welke indicatoren de gemeente de prestaties van gesubsidieerde instellingen wil meten. In de praktijk gebeurt dit in de meeste gevallen niet of slechts gedeeltelijk. De rekenkamercommissie vindt dat de raad een keuze moet maken in de wijze waarop de gemeente dient te sturen op gesubsidieerde instellingen. Hierbij sluit zij graag aan bij de recente discussie in de raadsvergadering van 22 mei 2011, waarin een aantal raadsfracties de wens heeft uitgesproken om door middel van een evaluatie te komen tot een efficiënte en effectieve wijze van subsidiering. Meer specifiek adviseert de rekenkamercommissie om bij een mogelijke herziening van het subsidiebeleid in ieder geval een besluit te nemen over de vraag of de raad wil sturen op basis van waardering (goed dat bepaalde organisaties er zijn) of op basis van doelrealisatie (aan welke gemeentelijke doelen wordt aantoonbaar een bijdrage geleverd)? Het één is niet beter dan het ander. De uiteindelijke (politieke) keuze heeft echter wel gevolgen voor de inrichting van het subsidiebeleid. Op het moment dat de raad kiest voor sturing op waardering, dan is het verstrekken van budgetsubsidies niet meer nodig. Als de raad kiest voor sturing op doelrealisatie, dan dient de gemeente de eisen voor de verantwoording van gesubsidieerde instellingen te handhaven en zal zij de gewekte suggestie in de Nota Subsidiebeleid ook in de praktijk gestalte moeten geven. 2.1 Conclusies De rekenkamercommissie komt naar aanleiding van het onderzoek met vier conclusies: 1. Raad en college sturen niet op de mate waarin gesubsidieerde instellingen bijdragen aan gemeentelijke doelen. Dit blijkt allereerst uit het feit dat de gemeente in overeenkomsten en subsidiebeschikkingen geen koppeling maakt tussen de te behalen prestaties en de te realiseren gemeentelijke doelen. In de tweede plaats blijkt dit uit het feit dat de (jaarlijkse) verantwoordingsinformatie van de gesubsidieerde instellingen niet expliciet ingaat op het bereik van deze gemeentelijke doelen. 2. Het subsidiebeleid en de gekozen subsidievormen suggereren wel sturing op doelbereik. De rekenkamercommissie concludeert dat het subsidiebeleid van de gemeente goed in elkaar zit. Zo wordt duidelijk gemaakt wat de gemeentelijke doelen zijn, welke instellingen subsidie ontvangen, aan de hand van welke indicatoren de gemeente de prestaties wil meten en welke subsidievormen geldend zijn. Zowel het vermelden van de te bereiken doelen als het gebruik van budgetsubsidies suggereren een sturing op doelbereik. In de praktijk is hiervan geen sprake. 3. De ambtelijke organisatie heeft geen procesbeschrijving voor het subsidieproces opgesteld. Hierdoor is voor niet direct betrokkenen onduidelijk welke stappen gezet dienen te worden en binnen welke termijn. In de praktijk blijkt dat de gemeente zich over het algemeen aan de globale termijnen uit de subsidieverordening weet te houden. 2.2 Aanbevelingen Op basis van het onderzoek komt de rekenkamercommissie voor de gemeente Baarle-Nassau tot de volgende vier aanbevelingen aan de raad: 1. Bepaal of de gemeente in haar subsidieverstrekking dient te sturen op doelrealisatie. Hierbij kan de raad ervoor kiezen om (A) in geen van de gevallen te sturen op de mate waarin de gesubsidieerde instelling bijdraagt aan gemeentelijke doelen, (B) dit slechts in een aantal gevallen te doen - bijvoorbeeld bij de grote gesubsidieerde instellingen die een jaarlijkse 5

6 subsidie ontvangen, of (C) dit in geen van de gevallen te doen. Belangrijke afweging hierbij is of de voordelen hiervan (transparantie over bestede publieke middelen) opwegen tegen de mogelijke beperkingen (bijvoorbeeld in personele capaciteit). 2. Geef het college opdracht het subsidiebeleid (afhankelijk van de bij aanbeveling 1 gekozen richting) te wijzigen. Op het moment dat de raad ervoor kiest om geheel of in een aantal gevallen te sturen op de bijdrage van de gesubsidieerde instelling aan de realisatie van gemeentelijke doelen, dan heeft dit een verscherping van de verantwoordingscyclus tot gevolg. De gemeente dient in dat geval tot explicietere afspraken met gesubsidieerde instellingen te komen over de vraag aan welke gemeentelijke doelen zij moeten bijgedragen. Dit vormt dan het uitgangspunt voor de definitieve subsidiebeschikking. Op het moment dat de raad ervoor kiest om in geen van de gevallen te sturen op de bijdrage aan gemeentelijke doelen, dan beveelt de rekenkamercommissie aan om de doelsubsidies om te zetten in een waarderingssubsidie. Daarnaast adviseert de rekenkamercommissie om in dat geval expliciet melding te laten maken in toekomstig subsidiebeleid dat de gemeente stuurt op basis van waardering in plaats van doelrealisatie. Zo verschaft de gemeente helderheid over haar beleidslijn. Zodra het college het subsidiebeleid heeft gewijzigd volgens de door u gekozen beleidslijn, zal u als raad in de gelegenheid worden gesteld dit gewijzigde subsidiebeleid vast te stellen. Bijlage 4 van deze rapportage bevat een checklist die u bij de behandeling van het gewijzigde subsidiebeleid kunt gebruiken. 3. Geef het college opdracht om een procesbeschrijving op te laten stellen voor het subsidieproces. De afwezigheid van deze beschrijving brengt het risico met zich mee dat voor toekomstige medewerkers niet duidelijk wordt welke stappen er in het subsidieproces van belang zijn. Daarnaast kan onduidelijkheid over de te hanteren termijnen risico s voor de rechtmatigheid met zich meebrengen. 4. Bepaal als gemeenteraad hoe u geïnformeerd wenst te worden over de voortgang. Zodra u een keuze heeft gemaakt voor één van de twee uitgangspunten, beveelt de rekenkamercommissie aan met het college expliciet af te spreken wanneer u welke informatie krijgt over de voortgang van de uitvoering van de wijzigingen die met dit uitgangspunt gemoeid zijn. 2.3 Vergelijking met Alphen-Chaam Dit onderzoek is ook in Alphen-Chaam uitgevoerd, waardoor een vergelijking tussen deze beide gemeenten mogelijk is. Hierbij vallen drie zaken op: 1. De gemeente Alphen-Chaam heeft in een procesbeschrijving uitgewerkt welke stappen er in het subsidieproces gezet dienen te worden, Baarle-Nassau heeft een dergelijke beschrijving niet opgesteld. Doordat de gemeente Alphen-Chaam deze procesbeschrijving heeft, is het voor haar medewerkers eenvoudiger om na te gaan wat en op welk moment er van hen wordt verwacht. Dit vergroot de kans op een doelmatige (tijdige) uitvoering van het proces van subsidieverstrekking. 2. De gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau hebben beiden gekozen voor beleidskaders en subsidievormen die sturing op doelbereik suggereren. Beide gemeenten hebben in de geldende kaders voor subsidieverstrekking inzichtelijk gemaakt welke gesubsidieerde instellingen aan welke gemeentelijke doelen dienen bij te dragen. Ook is in beide gemeenten (onder andere) voor een op doelrealisatie gerichte subsidievorm gekozen. In Alphen-Chaam gaat het om de doelsubsidie; in Baarle-Nassau om de budgetsubsidie. 3. De gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau sturen in de praktijk beiden niet of nauwelijks op de mate van doelrealisatie. In beide gemeenten bestaat de verantwoording door gesubsidieerde instellingen voornamelijk uit financiële voortgangsinformatie en in een aantal gevallen informatie over ledenaantallen. Er vindt geen inhoudelijke verantwoording plaats over georganiseerde activiteiten en de wijze waarop met deze activiteiten wordt bijgedragen aan doelrealisatie. 6

7 3. Subsidiebeleid gemeente Baarle-Nassau Dit hoofdstuk maakt inzichtelijk welke doelen de raad heeft vastgesteld ten aanzien van het subsidiebeleid van de gemeente Baarle-Nassau. Hiermee legt dit hoofdstuk de basis voor de beantwoording van deelvragen 1, 2 en 3. Deze deelvragen luiden: 1. Wat is de kwaliteit van de kaders die de raad over subsidies heeft vastgesteld? 2. Wat is de kwaliteit van de wijze waarop het subsidieproces in opzet is vormgegeven? 3. Welke soorten subsidies verleent de gemeente en waarom? 3.1 Overzicht beleidskaders subsidieverstrekking De raad van heeft drie kaders vastgesteld voor de wijze waarop de gemeente invulling dient te geven aan haar taken op het gebied van subsidieverstrekking. Het gaat om de volgende kaders: / de Kadernota Welzijnsbeleid / Subsidiebeleid , vastgesteld door de raad op 25 oktober 2007; / de Algemene Subsidieverordening Welzijn (ASV) 2007, vastgesteld door de raad op 14 december 2006; / de Beleidsregels Welzijnsbeleid, vastgesteld door het college in november De Kadernota Welzijnsbeleid / Subsidiebeleid (verder in de tekst kortweg: de Nota Subsidiebeleid) laat schematisch zien hoe bovenstaande documenten met elkaar samenhangen. Figuur 3.1 geeft dit schema weer. 1 Figuur Schematische samenhang kaders subsidiebeleid Baarle-Nassau Aanleiding voor het opstellen van de bovenstaande drie kaders is een evaluatie van het vorige subsidiebeleid. Naar aanleiding van deze evaluatie besluit de gemeente om als twee belangrijkste uitgangspunten voor het subsidiebeleid te nemen dat deze gebaseerd moet zijn op een vereenvoudiging van het subsidiebeleid en het verstrekken van rechtmatige subsidie. 3.2 Kadernota Subsidiebeleid is het leidende kader voor het subsidiebeleid De Nota Subsidiebeleid bevat een indeling in gemeentelijke doelstellingen per beleidscluster. Daarnaast geeft deze nota inzicht in de subsidiegrondslagen die de gemeente voor de periode hanteert. Tot slot bevat de nota een financiële vertaling van de subsidieverstrekking door de gemeente. 1 Kadernota subsidiebeleid Gemeente Baarle-Nassau. 7

8 Doelen per beleidscluster De Nota Subsidiebeleid bevat een overzicht van tien beleidsclusters, namelijk de volgende: / Peuterspeelzaalwerk; / Sportbeoefening en bevordering; / Kunst en cultuur; / Gemeenschappelijke bibliotheek Baarle-Nassau/Baarle-Hertog; / Algemeen Maatschappelijk werk; / Algemeen Ouderenwerk; / Jeugd- en Jongerenwerk; / Gemeenschapshuizen; / Bevordering sociaal cultureel werk; / Gezondheidszorg. Voor elk van deze tien beleidsclusters is in de Nota Subsidiebeleid aangegeven: / welke gemeentelijke doelstellingen de gemeente nastreeft en welke instellingen hiervoor een subsidie ontvangen. Zo bevat het cluster Peuterspeelzaalwerk een definitie van peuterspeelzaalwerk, met daarbij de leeftijdscategorie en het maximaal aantal dagdelen dat peuters opgevangen mogen worden. Daarbij is opgenomen dat door het verstrekken van subsidie aan het Peuterspeelzaalwerk de volgende doelen bereikt worden: - het in standhouden van het peuterspeelzaalwerk in de gemeente Baarle-Nassau dat voldoet aan de vereisten van de geldende verordening(en); - het peuterspeelzaalwerk laagdrempelig aanbieden. Iedere ouder, ongeacht de financiële omstandigheden moet gebruik kunnen maken van het peuterspeelzaalwerk; - het voorkomen van wachtlijsten bij het peuterspeelzaalwerk langer dan drie maanden. / welke activiteiten de gesubsidieerde instellingen dienen uit te voeren. Voor het peuterspeelzaalwerk gaat het hier om zaken die verband houden met de speel- en / of aanvullende ontwikkelingsmogelijkheden van kinderen. / op welke manier de gemeente monitort of de gesubsidieerde instellingen er daadwerkelijk in slagen de gemeentelijke doelen te behalen (onder het kopje meten is weten ). Zo geldt voor het Peuterspeelzaalwerk dat zij worden gestuurd op het aantal peuters en aantal groepen dat gebruik maakt van de peuterspeelzaal, een overzicht van de eventuele wachtlijsten en de inspectierapportages van de GGD. Binnen clusters vallen zowel instellingen met meerjarige als jaarlijkse budgetsubsidie, en dus zowel instellingen die jaarlijks als eens per vier jaar verantwoording indienen. In deze verantwoording dient volgens de Nota Subsidiebeleid op de bovenstaande indicatoren ingegaan te worden. / een overzicht van de subsidievormen die de gemeente in dit cluster inzet. Er is bij het Peuterspeelzaalwerk bijvoorbeeld sprake van budgetsubsidie. Uit het bovenstaande wordt duidelijk dat de doelen per cluster wel als maatschappelijk effect zijn geformuleerd, maar niet altijd meetbaar en tijdgebonden zijn geformuleerd. Zo is niet duidelijk hoeveel peuters de peuterspeelzaal dient op te vangen en hoe deze aantallen zich door de tijd heen dienen te ontwikkelen. 3.3 Subsidieverordening 2007 en Beleidsregels Welzijnssubsidies: juridische kaders De juridische kaders voor subsidieaanvragen, subsidieverlening en subsidievaststelling zijn vastgelegd in de Algemene Subsidieverordening Welzijn Baarle-Nassau (ASV) In de subsidieverordening zijn in de eerste plaats criteria opgenomen om te beoordelen of een instelling voor subsidie in aanmerking komt. Meer specifiek maakt de ASV duidelijk dat zij alleen subsidie verstrekt aan instellingen die rechtspersoonlijkheid bezitten. Daarnaast stelt de ASV dat de gemeente subsidie kan weigeren op het moment dat: / de activiteiten van de instelling niet gericht zijn op de gemeente of niet aanwijsbaar ten goede komen aan ingezetenen van de gemeente; 8

9 / de instelling doelstellingen nastreeft of activiteiten ontplooit die in strijd zijn met de wet, het algemene belang of de openbare orde; / de subsidieverstrekking niet past binnen het welzijnsbeleid van de gemeente; / er geen aantoonbare financiële noodzaak bestaat voor subsidie. In de tweede plaats bevat de verordening een aantal voorschriften over de termijnen waarin organisaties subsidieaanvragen dienen te doen (voor 1 juni in het jaar voorafgaande aan het subsidiejaar), aanvragen tot definitieve vaststelling van de subsidie en de termijnen waarin het college uitsluitsel dient te geven over het wel of niet honoreren van deze aanvragen (uiterlijk vier weken voor de start van het subsidiejaar). Subsidievormen De verordening geeft weer welke subsidievormen de gemeente hanteert. Zij maakt daarbij een onderscheid in structurele- en incidentele subsidies. Incidentele subsidies zijn onder te verdelen in ondersteuningssubsidies (voor een eenmalige activiteit) en projectsubsidies (voor een bepaald project gebaseerd op landelijke, provinciale of regionale initiatieven). De structurele subsidies zijn onder te verdelen in: / Waarderingssubsidies: subsidie verleend uit waardering voor het bestaan van de instelling en de te verrichten activiteiten; / Budgetsubsidies: hoogte is afhankelijk van de te verrichten activiteiten/prestaties, die vallen binnen de welzijnsdoelstellingen van de gemeente. Een budgetsubsidie kan ook een meerjarige subsidie zijn. Deze subsidies worden in de praktijk primair verstrekt aan kleinere organisaties. Budgetsubsidies die jaarlijks worden verstrekt (jaarlijkse subsidies) worden primair verstrekt aan de grotere instellingen; / Exploitatiesubsidies: verstrekt aan instellingen waarbij de subsidieverlening- en vaststelling verleend wordt via het Gemeenschappelijk Overleg Baarle (GOB). De gemeente verstrekt exploitatiesubsidie alleen aan instellingen die activiteiten verrichten zowel voor inwoners van de gemeente Baarle-Nassau als Baarle-Hertog. Rol van de raad in het subsidieproces De verordening maakt duidelijk dat de raad bij de begrotingsbehandelingen beslist over het subsidieplafond. Daarnaast noemt de verordening dat verlening van meerjarige subsidies altijd gebeurt onder voorbehoud dat de raad de benodigde financiële middelen beschikbaar stelt (ook dit dient bij de vaststelling van de begrotingsbehandeling te gebeuren). Zodra de raad deze bedragen beschikbaar heeft gesteld, kan het college overgaan tot het daadwerkelijk beschikken en verlenen van de subsidiegelden. 3.4 Beleidsregels welzijnssubsidies: gevraagd verantwoording per subsidievorm Een uitwerking van de subsidieverordening is gemaakt in de door het college vastgestelde Beleidsregels Welzijnssubsidies In dit document is per subsidievorm omschreven welke verantwoordingsinformatie zij dienen aan te leveren. Waarderingssubsidie Om in aanmerking te komen voor een waarderingssubsidie moet een instelling allereerst een aanvraag doen zoals omschreven in de ASV. Naast de algemene gegevens over de instelling moet de instelling schriftelijk kunnen verklaren dat zij nog steeds dezelfde soort activiteiten verricht. Tot slot moet zij eventuele substantiële wijzigingen in de aard en strekking van de instelling inzichtelijk maken. Voor een waarderingssubsidie leggen instellingen geen verantwoording af, de subsidie wordt direct definitief vastgesteld. Budgetsubsidie Om in aanmerking te komen voor een budgetsubsidie moet een instelling eveneens een aanvraag doen zoals omschreven in de ASV. In deze aanvraag dient zij informatie te geven over de te verrichten activiteiten (inclusief een toelichting) en een begroting voor het eerstvolgende subsidiejaar. Instellingen die een meerjarige subsidie ontvangen, leggen eens 9

10 per vier jaar een verantwoording af en hoeven na hun eerste subsidiejaar enkel nog aan te geven of zij de aangegeven activiteiten nog steeds verricht en of zij daarvoor nog voldoende middelen heeft. Het vastgestelde bedrag bij de eerste beschikking is tevens het definitieve bedrag en wordt daarbij gelijk als zodanig vastgesteld. Aan het einde van het jaar dienen de instellingen die een jaarlijkse budgetsubsidie ontvangen, een activiteitenverslag (inclusief toelichting), een jaarrekening en een specificatie van de egalisatiereserve aan de gemeente op te sturen. Exploitatiesubsidie Om in aanmerking te komen voor een exploitatiesubsidie, moet een instelling eveneens een aanvraag doen zoals omschreven in de ASV en activiteiten verrichten voor inwoners van zowel Baarle-Nassau als Baarle-Hertog. Bij de aanvraag dient de instelling dezelfde informatie aan te bieden als bij een jaarlijkse budgetsubsidie. Dit geldt ook voor de informatie die aan het einde van het jaar aangeleverd dient te worden. Verschillen in verantwoordingsinformatie tussen de verschillende subsidievormen Het bovenstaande maakt duidelijk dat er veel overeenkomsten zijn in de wijze waarop over de verschillende subsidievormen verantwoording dient plaats te vinden. Zo dienen instellingen die exploitatiesubsidies ontvangen (en die dus in het GOB komen) dezelfde informatie op te sturen als instellingen die jaarlijkse subsidie ontvangen. Ook het onderscheid tussen verantwoording op basis van waarderingssubsidies en meerjarige budgetsubsidies is nihil; in beide gevallen dient de instelling aan te geven of hij nog steeds dezelfde activiteiten organiseert. Procesbeschrijving ambtelijke organisatie ontbreekt De gemeente Baarle-Nassau heeft geen procesbeschrijving opgesteld aan de hand waarvan subsidieaanvragen behandeld en verwerkt dienen te worden. In de praktijk organiseert de uitvoerend subsidiemedewerker de aanvragen, vaststellingen en controle op verantwoordingsinformatie. Dit doet hij in overleg met de beleidsmedewerker subsidies en de inhoudelijke beleidsmedewerker waar de desbetreffende subsidies onder vallen. 3.5 Beoordeling subsidiebeleid Tabel 3.1 geeft een beoordeling van de door de raad vastgestelde kaders op het gebied van subsidiebeleid. Tabel 3.1 Normen over de opzet van het subsidieproces Norm: Beoordeling: 1 De raad heeft een duidelijk aanwijsbaar en kwalitatief hoogwaardig kader voor het subsidiebeleid vastgesteld. Deze kwaliteit blijkt uit het feit dat dit kader: / een visie op subsidieverstrekking formuleert, waarin de raad ingaat op beoogde maatschappelijke effecten; / specifieke, meetbare en tijdgebonden doelen bevat; / voorwaarden en criteria geeft aan de hand waarvan de gemeente bepaalt welke instellingen zij wel of niet subsidieert. Voldaan. In de Nota Subsidiebeleid staat per beleidscluster wat de gemeente op dit terrein wil bereiken. Beperkt voldaan. Per beleidscluster staat in de Nota Subsidiebeleid doelen genoemd en een aantal indicatoren aan de hand waarvan bepaald kan worden of de doelen behaald zijn. Deze doelen zijn in een aantal gevallen niet specifiek en meetbaar en in geen enkel geval tijdgebonden. Voldaan. De subsidiecriteria en weigeringsgronden staan zowel in de Beleidsregels Welzijnssubsidies als in de verordening. 10

11 2 Het college (en/of de ambtelijke organisatie) heeft de kaders van de raad uitgewerkt in een procesomschrijving waarin staat: / welke stappen in het subsidieproces gezet dienen te worden; Niet voldaan. Er is geen procesbeschrijving beschikbaar. / hoe taken en bevoegdheden zijn verdeeld; Niet voldaan. Er is geen procesbeschrijving beschikbaar. / welke afhandelings- en reactietermijnen betrokken ambtenaren dienen te hanteren; / op welke wijze de instelling zich moet verantwoorden; / in welke gevallen raad en/of college betrokken dienen te worden bij het subsidieproces; / welke soorten subsidies de gemeente in welke gevallen inzet. Beperkt voldaan. In de Beleidsregels staan de data van uitbetalen en in de Verordening de uiterlijke datum waarop het college een besluit neemt. De termijnen die betrokken ambtenaren in de overige stappen dienen te hanteren, staan niet in een werkproces opgenomen. Voldaan. In de Beleidsregels staan de documenten en lijsten die de instelling moet overleggen. Voldaan. Dit staat in de verordening en in de beleidsregels. De raad stelt volgens de verordening het subsidieplafond vast tijdens de begrotingsbehandeling. Het college beslist over nadere beleidsregels en voert uit. Beperkt voldaan. In de Nota Subsidiebeleid, de Verordening en in de Beleidsregels staat uitleg over welke subsidievormen er zijn, waarvoor ze dienen en welke instelling welke subsidie krijgt. Aan de hand van deze omschrijving is echter niet duidelijk in welk geval bijvoorbeeld een budget- of waarderingssubsidie wordt ingezet. 11

12 4. Overzicht en inrichting subsidierelaties Dit hoofdstuk maakt de aard en omvang van alle subsidierelaties van de gemeente Baarle- Nassau inzichtelijk en geeft een korte toelichting op de vier gesubsidieerde instellingen die ten behoeve van dit onderzoek verdiepend zijn onderzocht. 4.1 Aard en omvang subsidierelaties In tabel 4.1 is de omvang van de subsidiebedragen in de afgelopen drie jaar in kaart gebracht. Uit deze tabel blijkt dat het aantal verleende subsidies nagenoeg gelijk is gebleven. Het totaalbedrag aan verleende subsidies is van 2008 naar 2009 fors afgenomen, om vervolgens in 2010 weer sterk toe te nemen. Tabel Subsidierelaties en -bedragen van de gemeente Baarle-Nassau ( ) Jaar Aantal verleende subsidies* Totale bedrag aan subsidies** * Projectsubsidies zijn hierin niet meegenomen; ** Exclusief bedrag aan projectsubsidies (2010: 6500). In tabel 4.2 is inzichtelijk gemaakt welke instellingen de grootste subsidiebedragen ontvangen. Hieruit blijkt dat de gemeente in het jaar 2010 een bedrag van ,- aan de tien grootste ontvangers van subsidie heeft verstrekt. De overige ,- is naar 41 instellingen gegaan. Tabel Grootste subsidiebedragen van de gemeente Baarle-Nassau (2010) Subsidieontvanger Subsidiebedrag Subsidievorm Cluster Stichting Cultureel Centrum Baarle Exploitatiesubsidie Niet bekend Theek Exploitatiesubsidie /Budgetsubsidie Gemeenschappelijke bibliotheek Instituut voor Maatschappelijk Welzijn (I.M.W.) Jaarlijkse budgetsubsidie Algemeen maatschappelijk werk Peutersoos Baarle Jaarlijkse budget subsidie WIJ Breda Jaarlijkse budgetsubsidie Peuterspeelzaalwerk Niet bekend I.M.W. en Schoolmaatschappelijk werk Jaarlijkse budgetsubsidie Algemeen maatschappelijk werk Peutersoos Ulicoten Jaarlijkse budgetsubsidie S.J.B Jaarlijkse budgetsubsidie Muziekschool de Noorderkempen Jaarlijkse budgetsubsidie Dorpshuis Jaarlijkse budgetsubsidie Peuterspeelzaalwerk Jeugd- en Jongerenwerk Kunst en cultuur Gemeenschapshuizen 12

13 4.2 Vier casestudies De rekenkamercommissie heeft vier instellingen geselecteerd om nader te onderzoeken. Deze selectie is gebaseerd op de grootte van het subsidiebedrag en de instelling, de subsidievorm en het beleidscluster. De rekenkamercommissie heeft gekozen voor twee grote instellingen (Theek 5 en Stichting Peuterspeelzaal Ukkie) en twee kleinere (Muziekvereniging Ulicoten en Stichting Plus). Theek 5 Bibliotheek Theek 5 verzorgt de bibliotheekvoorziening van de gemeente Baarle-Nassau en de gemeente Baarle-Hertog. De stichting is in 2005 ontstaan uit een fusie van vijf bibliotheken in vijf gemeenten (Dongen, Drimmelen, Geertruidenberg, Gilze en Rijen, Oosterhout). Sinds januari 2007 is Baarle-Nassau / Baarle-Hertog ook één van de deelnemende gemeenten, net als Alphen-Chaam. Theek 5 ontving in 2010 van de gemeente Baarle-Nassau bijna aan subsidie per jaar en is daarmee na Stichting Cultureel Centrum Baarle de grootste subsidieontvanger in de gemeente. Ten aanzien van de subsidierelatie met Theek 5 is ook de samenwerkingsconstructie met de gemeente Baarle-Hertog van belang. Er bestaat een grensoverschrijdende administratieve afspraak tussen de gemeenten Baarle-Nassau, Baarle-Hertog en Stichting Theek 5. In deze administratieve overeenkomst staan afspraken om de bibliotheek als eenheid te laten voortbestaan, waarbij voldaan wordt aan zowel de Nederlandse als Vlaamse regelingen. Na anderhalf jaar wordt de afspraak geëvalueerd, staat in artikel 16 van de overeenkomst. Stichting Peuterspeelzaal Ukkie De Stichting Peuterspeelzaal Ukkie voert peuterspeelzaalwerk uit en ontvangt jaarlijks aan budgetsubsidie. De stichting krijgt subsidie voor het leiden van minimaal acht peutergroepen. Er komen momenteel 78 peuters naar de peuterspeelzaal, in de leeftijd van twee tot vier jaar. Per peuterleidster mogen zes tot acht peuters in de groep, afhankelijk van de leeftijd. Het aantal groepen fluctueert tussen zes en tien. Er zijn afspraken gemaakt met de gemeente waarin wordt uitgegaan van gemiddeld acht peutergroepen. Muziekvereniging Ulicoten De muziekvereniging Ulicoten maakt muziek tijdens diverse activiteiten en gebeurtenissen in en om Ulicoten. Bijvoorbeeld bij jubilea, op Koninginnedag, in de kerk en tijdens eigen uitvoeringen. De vereniging heeft momenteel 46 leden. Er zijn drie onderdelen: de brassband, de percussiegroep en de drumband, inclusief opleiding. De vereniging ontvangt een meerjaarlijkse subsidie van ongeveer Daarnaast wordt de huur van het repetitielokaal vergoed; het bedrag dat resteert is een bedrag voor de vaste kosten van de vereniging. Stichting Plus Dit is een culturele instelling die sociaal-culturele activiteiten stimuleert en organiseert, zoals concerten, workshops, film en theatervoorstellingen en literaire activiteiten. De doelstelling is het organiseren van sociaal-culturele activiteiten voor personen ouder dan zestien jaar. Voorbeelden van activiteiten zijn: een filmclub, concerten, radio maken en optredens van nietcommerciële muzikanten. De stichting kreeg in 2010 ruim meerjarige budgetsubsidie. Het grootste deel gaat op aan de huur van de accommodatie ( 4.000). 13

14 5. Doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidieproces Dit hoofdstuk laat voor de onderzochte instellingen zien of de subsidieprocessen tijdig en volgens de procesbeschrijving zijn verlopen (doelmatigheid). Daarnaast wordt duidelijk hoe de instellingen zich verantwoorden over doelbereik (doeltreffendheid). Hiermee legt dit hoofdstuk de basis voor de beantwoording van deelvragen 4 t/m 7. Deze deelvragen luiden: 4. In hoeverre houdt de gemeente zich aan de voorgeschreven termijnen voor het aanvragen, het beoordelen en het verstrekken van subsidies? 5. In hoeverre werkt de gemeente in de praktijk volgens het voorgeschreven subsidieproces? 6. In hoeverre liggen aan de subsidieverstrekking heldere prestatieafspraken ten grondslag? 7. In hoeverre verantwoorden de gesubsidieerde instellingen over het behalen van deze afspraken (doelgroepbereik, realiseren van prestaties, bijdragen aan gemeentelijke doelen)? 5.1 Theek 5 In de subsidierelatie met Theek 5 heeft de gemeente niet in alle gevallen de voorgeschreven stappen in het subsidieproces tijdig doorlopen. De gemeente heeft wel concrete indicatoren in de Nota Subsidiebeleid vastgelegd aan de hand waarvan zij de prestaties van de bibliotheek wil meten, maar deze worden in de praktijk niet genoemd in de subsidiebeschikking. Meer in brede zin verantwoordt Theek 5 zich wel over haar prestaties, maar maakt zij niet altijd expliciet in welke mate haar activiteiten hebben bijgedragen aan de specifieke doelen van Baarle-Nassau. Tijdigheid van het proces De stappen in het subsidieproces ten aanzien van Theek 5 zijn in de jaren 2010 en 2011 niet tijdig doorlopen. Dit blijkt allereerst uit het feit dat de gemeente op 26 februari 2010 de voorlopige beschikking voor ditzelfde jaar opstuurt. Dit is te laat, omdat de verordening voorschrijft dat dit uiterlijk vier weken voor de aanvang van het betreffende subsidiejaar dient te gebeuren. In de tweede plaats blijkt dit uit het feit dat de definitieve subsidie over het jaar 2009 op 19 januari 2011 wordt medegedeeld aan Theek 5. De oorzaak voor het niet tijdig toesturen van de beschikkingen aan Theek 5 is dat over deze subsidieverstrekking eerst gezamenlijke besluitvorming plaats dient te vinden met Baarle-Hertog, in de GOB-plenair vergadering. Deze vergaderingen kunnen niet altijd binnen de gewenste termijn belegd worden om te kunnen voldoen aan de termijnen uit het subsidieproces. De vaststelling van de voorlopige en definitieve beschikkingen over het jaar 2008 zijn wel op tijd verlopen. In het geval van Theek 5 is de raad in de gelegenheid gesteld om het subsidiebedrag vast te stellen. Wanneer door zowel Baarle-Nassau als Baarle-Hertog gezamenlijk subsidie is verstrekt, wordt de vaststelling namelijk door de gemeenteraad gedaan. Afspraken over doelen De gemeente Baarle-Nassau heeft geen afspraken gemaakt met Theek 5 over de vraag aan welke gemeentelijke doelen deze bibliotheek een bijdrage dient te leveren. In een tussen de gemeente en Theek 5 overeengekomen Convenant Basisbibliotheek zijn weliswaar een aantal afspraken gemaakt, maar deze gaan nagenoeg uitsluitend in op de financiële verantwoording. In de Nota Subsidiebeleid stelt de gemeente als doel voor de bibliotheek dat inwoners van zowel Baarle-Nassau als Baarle-Hertog laagdrempelig gebruik moeten kunnen maken van deze voorziening. Ook noemt deze nota dat de gemeente Baarle-Nassau een gezamenlijke Nederlandse/Vlaamse bibliotheek in stand wil houden die voldoet aan Nederlandse en Vlaamse normen. Als derde doelstelling is het stimuleren van inwoners om gebruikt te maken van het bibliotheekwerk opgenomen. In de subsidiebeschikking aan Theek 5 wordt van deze doelen echter geen melding gemaakt. Verantwoording over doelbereik Volgens de Nota Subsidiebeleid dient Theek 5 zich aan de hand van de volgende indicatoren te verantwoorden over haar bijdrage aan de beoogde gemeentelijke doelen: 14

15 / overzicht van het aantal leden per kern; / aantal uitleningen per leeftijdscategorie; / georganiseerde activiteiten; / contributiehoogte ten behoeve van de laagdrempeligheid / een vergelijking met andere gemeenten. In de praktijk verantwoordt Theek 5 zich primair door middel van haar financieel jaarverslag. In dit jaarverslag geeft Theek 5 inzicht in de indicatoren die in de Nota Subsidiebeleid van de gemeente Baarle-Nassau zijn voorgeschreven. Zo geeft het jaarverslag informatie over het aantal inschreven leners (leden) en het aantal uitleningen. Er wordt echter niet expliciet aangegeven of de gemeentelijke doelen van Baarle-Nassau daarmee zijn gerealiseerd. 5.2 Stichting Peuterspeelzaal Ukkie In de subsidierelatie met Peuterspeelzaal Ukkie heeft de gemeente in alle onderzochte gevallen (de jaren 2009 en 2010) de voorgeschreven stappen in het subsidieproces tijdig doorlopen. Daarnaast heeft de gemeente concrete afspraken gemaakt over de prestaties die Ukkie dient te leveren. Deze prestaties zijn niet gekoppeld aan de gemeentelijke doelstellingen uit de Nota Subsidiebeleid. In de praktijk verantwoordt Peuterspeelzaal Ukkie zich wel over haar prestaties, maar niet over de mate waarin deze hebben bijgedragen aan gemeentelijke doelen. Tijdigheid van het proces In de jaren 2009 en 2010 heeft de gemeente de stappen in het subsidieproces ten aanzien van Peuterspeelzaal Ukkie tijdig doorlopen. Dit blijkt uit het feit dat zij de voorlopige beschikkingen voor beide jaren in december van het jaar daarvoor heeft vastgesteld en verzonden (voor 2009 op 15 december 2008 en voor 2010 op 24 december 2009). De definitieve vaststelling van de subsidiebeschikking over het jaar 2009 vindt in september 2010 plaats, nadat Peuterspeelzaal Ukkie op 8 augustus van dat jaar de verantwoordingsstukken heeft aangeleverd. Dit is later dan de subsidieverordening voorschrijft (voor 1 juni). Afspraken over doelen De afspraken over subsidieverstrekking tussen de gemeente Baarle-Nassau en Peuterspeelzaal Ukkie zijn vastgelegd in een meerjaarlijkse subsidieovereenkomst en een jaarlijkse beschikking. De meerjaarlijkse subsidieovereenkomst is voor het eerst gemaakt in 2006, voor de periode In deze overeenkomst is een prognose opgenomen van het aantal te verwachten groepen peuters, de stijging van de loonkosten en vaste kosten. Op basis daarvan is het benodigde subsidiebedrag per jaar vastgesteld. Fluctuaties in het aantal groepen peuters wordt uitgesmeerd over vier jaren. De overeenkomst gaat ook in op de subsidiabele activiteiten en de te leveren prestaties. Zo is aangegeven dat: / de subsidie wordt verstrekt voor de opvang van acht groepen peuters; / het peuterspeelzaalwerk is bedoeld voor peuters met de leeftijd vanaf 2,5 jaar; / peuters maximaal twee dagen subsidiabel gebruik maken van de speelzaal. Tot slot gaat de overeenkomst in op het te voeren pedagogisch beleid, zoals peuters leren opkomen voor zich zelf, een positieve grondhouding te hebben en speciale aandacht uit te laten gaan naar kinderen met een ontwikkelingsachterstand en/of een problematische thuissituatie. Inmiddels wordt tussen de gemeente en Peuterspeelzaal Ukkie gesproken over een nieuw te sluiten meerjarige subsidieovereenkomst. Ook zijn er plannen om het peuterspeelzaalwerk bij de kinderopvang te laten aansluiten; deze plannen worden momenteel besproken. De subsidieovereenkomst met Peuterspeelzaal Ukkie bevat zes subsidiabele activiteiten en prestaties, waaronder het houden van acht groepen peuterspeelzaalwerk en het niet zelfstandig verhogen van de ouderbijdragen door de stichting. Deze prestaties komen deels overeen met de doelen uit de Nota Subsidiebeleid, maar die verbinding wordt niet duidelijk gelegd in de overeenkomst. Het gaat om de volgende doelen uit de nota: / het in stand houden van peuterspeelzaalwerk in de gemeente dat voldoet aan de vereisten van de geldende verordening(en); 15

16 / een laagdrempelig aanbod realiseren. Iedere ouder, ongeacht financiële omstandigheden, moet er gebruik van kunnen maken; / het voorkomen van wachtlijsten langer dan drie maanden. Ook in de jaarlijkse subsidiebeschikkingen aan Peuterspeelzaal Ukkie (die een uitwerking zijn van de meerjaarlijkse overeenkomst) verwijst de gemeente niet naar de doelstellingen of indicatoren onder Meten is weten uit de Nota Subsidiebeleid. Wel verwijst de gemeente hierin naar de subsidieovereenkomst. Verantwoording Volgens de Nota Subsidiebeleid dient Peuterspeelzaal Ukkie zich aan de hand van de volgende indicatoren te verantwoorden over haar bijdrage aan de beoogde gemeentelijke doelen: / het aantal peuters dat gebruik maakt van de peuterspeelzaal; / het aantal groepen per peuterspeelzaal; / een overzicht van de eventuele wachtlijsten per peuterspeelzaal; / inspectierapportages van de GGD. In de praktijk verantwoordt Peuterspeelzaal Ukkie zich door middel van een financieel jaarverslag, een activiteitenoverzicht en een lijst met namen van ingeschreven peuters. Hierdoor geeft zij inzicht in het aantal peuters en het aantal groepen (de eerste indicatoren), maar niet over het wel of niet bestaan van wachtlijsten. Uit gesprekken blijkt dat er geen wachtlijsten bestaan, maar dit wordt niet benoemd in de verantwoordingsinformatie. Wel krijgt de gemeente hier inspectierapportages over van de GGD De voorwaarden voor de subsidie over hoeveelheid groepen, aantal dagdelen en leeftijd van de peuters, zoals omschreven in de subsidieovereenkomst, zijn wel af te leiden uit de stukken Muziekvereniging Ulicoten In de subsidierelatie met Muziekvereniging Ulicoten zijn de voorgeschreven stappen tijdig verlopen. Aangezien deze vereniging meerjarige subsidie ontvangt, hoeft zij zich niet te verantwoorden over inhoudelijke en/of financiële resultaten. Dit is voorgeschreven in de subsidieverordening (zie hoofdstuk 2 van dit rapport). In de praktijk verantwoordt Muziekvereniging Ulicoten zich dan ook niet over haar prestaties bijdrage aan gemeentelijke doelen. Tijdigheid van het proces Ten aanzien van de muziekvereniging Ulicoten heeft de gemeente de stappen in het subsidieproces tijdig doorlopen. Dit blijkt in de eerste plaats uit het feit dat zij op 9 november 2010 de voorlopige beschikking voor het jaar 2011 heeft vastgesteld (dus ruim voor de aanvang van het desbetreffende subsidiejaar). Dit heeft zij gedaan op basis van een formulier voor meerjarige subsidies, waarop is aangegeven dat de instelling verklaart nog steeds dezelfde soort activiteiten te verrichten als het jaar daarvoor. Aangezien de gemeente de voorlopige beschikking bij meerjarige subsidies ook direct als definitief beschouwt, is deze direct als zodanig vastgesteld. Uit het subsidiedossier blijkt dat in 2008 een zelfde tijdspad gevolgd is. Afspraken over doelen Aangezien de Muziekvereniging Ulicoten een meerjaarlijkse budgetsubsidie ontvangt, hoeft deze vereniging na zijn eerste subsidiejaar alleen te geven of zij nog dezelfde activiteiten verricht en of zij daarvoor nog voldoende middelen heeft. In 2009 en 2010 is dit volgens eigen zeggen het geval. Verantwoording De Muziekvereniging Ulicoten hoeft geen verantwoording af te leggen over haar inhoudelijke en financiële prestaties, en daarmee ook niet over haar bijdrage aan gemeentelijke doelen. Er vindt ook geen mondelinge afstemming plaats met de gemeente over de subsidieverstrekking. De instelling krijgt geen vragen van de gemeente naar aanleiding van de ingediende informatie. Wel zijn er volgens de Muziekvereniging goede contacten wanneer daaraan behoefte is. 16

17 5.4 Stichting Plus In de subsidierelatie met Stichting Plus zijn de voorgeschreven stappen tijdig verlopen. Net als de Muziekvereniging Ulicoten, ontvangt deze stichting meerjarige subsidie. Hierdoor hoeft ook zij zich niet te verantwoorden over inhoudelijke en/of financiële resultaten. In de praktijk verantwoordt Stichting Plus zich dan ook niet over prestaties of haar bijdrage aan gemeentelijke doelen. Tijdigheid van het proces Ten aanzien van Stichting Plus heeft de gemeente de stappen in het subsidieproces tijdig doorlopen. Net als voor Muziekvereniging Ulicoten geldt ook voor Stichting Plus dat zij eens per jaar een formulier dient in te vullen waarin zij aangeeft nog steeds dezelfde activiteiten te verrichten als het jaar daarvoor. Op 12 mei 2009 ontvangt de gemeente de aanvraag van Stichting Plus voor Ook nu reageert de gemeente op 9 november 2009, vlak na de begrotingsbehandeling waar de gemeenteraad de financiële middelen beschikbaar stelt. Ook hier geldt dat uit het subsidiedossier blijkt dat in 2008 een zelfde tijdspad gevolgd is. Afspraken over doelen Aangezien Stichting Plus een meerjaarlijkse budgetsubsidie ontvangt, hoeft deze vereniging na zijn eerste subsidiejaar alleen te geven of zij nog dezelfde activiteiten verricht en of zij daarvoor nog voldoende middelen heeft. In 2009 en 2010 is dit volgens eigen zeggen het geval. Verantwoording Stichting Plus hoeft geen verantwoording af te leggen over haar inhoudelijke en financiële prestaties, en daarmee ook niet over haar bijdrage aan gemeentelijke doelen. Er vindt ook geen mondelinge afstemming plaats met de gemeente over de subsidieverstrekking. De instelling krijgt geen vragen van de gemeente naar aanleiding van de ingediende informatie. Wel zijn er volgens de stichting goede contacten wanneer daaraan behoefte is. 5.5 Beoordeling Tabel 5.1 geeft een beoordeling van de doelmatigheid (lees: tijdigheid) waarmee in de vier onderzochte cases vorm is gegeven aan het subsidieproces. Tabel 5.1: Normen over de doelmatigheid van het subsidieproces Norm: 3 De gemeente houdt zich aan de afhandelingstermijnen die wettelijk (en door de gemeente) worden voorgeschreven voor alle stappen in het subsidieproces. 4 De subsidieverstrekking aan de vier geselecteerde gesubsidieerde instellingen verloopt conform de procesbeschrijvingen die in de gemeente gehanteerd worden. Beoordeling: Grotendeels voldaan. In de verordening staan de reactietermijnen van de ambtenaren zelf niet expliciet genoemd, alleen de momenten waarvoor een instelling de aanvraag moet indienen (voor 1 juni) en dat de raad tijdens de begrotingsbehandeling de te verstrekken subsidiebedragen toekent. In drie van de vier gevallen (Stichting Plus, Muziekvereniging Ulicoten en Peuterspeelzaal Ukkie) is tijdig invulling gegeven aan deze procedure. Alleen voor Theek 5 is de subsidie in een aantal gevallen niet tijdig verstrekt, de oorzaak ligt in de benodigde besluitvorming in GOB-verband. Niet te beoordelen. Er zijn geen procesbeschrijvingen in de gemeente, waardoor het niet mogelijk is te bepalen of volgens deze beschrijvingen gewerkt wordt. Tabel 5.2 op de volgende pagina geeft een beoordeling van de mate waarin de gemeente op doeltreffende wijze vorm heeft gegeven aan het subsidieproces. Het gaat hierbij om de vragen in hoeverre zij met de gesubsidieerde instelling afspraken heeft gemaakt over de te realiseren 17

18 doelen, en in hoeverre deze instelling zich over het bereik van deze doelen verantwoordt. Hieruit wordt duidelijk dat de gemeente in beperkte mate stuurt op de mate waarin gesubsidieerde instellingen bijdragen aan de doelen die in de Nota Subsidiebeleid zijn opgesteld. Tabel 5.2 Normen over de doeltreffendheid van het subsidieproces Norm: Beoordeling: 5 De gemeente heeft duidelijke (subsidie)afspraken met de vier geselecteerde instellingen gemaakt. Deze afspraken: / geven aan welke activiteiten en prestaties deze instellingen dienen te leveren; / schrijven voor op welke manier deze instellingen verantwoording af dienen te leggen over de wijze waarop zij hebben bijgedragen aan deze gemeentelijke doelen. 6 De vier geselecteerde gesubsidieerde instellingen leggen in de praktijk verantwoording af over de mate waarin de activiteiten en prestaties in de subsidiebeschikking in de praktijk zijn behaald. Grotendeels voldaan. In de subsidiebeschikking en overeenkomst met Theek 5 en Peuterspeelzaal Ukkie wordt expliciet gemaakt welke prestaties geleverd moeten worden. In het geval van Stichting Plus en de Muziekvereniging Ulicoten is dit niet het geval. Dit is echter een bewuste keuze van de gemeente. Beperkt voldaan. In de Nota Subsidiebeleid staan gegevens die de gemeente wil ontvangen van de instellingen. Hier wordt in de correspondentie met de instellingen echter niet actief om gevraagd. Niet voldaan. Gesubsidieerde instellingen verantwoorden zich jaarlijks of vierjaarlijks, maar ze verantwoorden zich niet expliciet over de bijdrage aan gemeentelijke doelen. In de praktijk vraagt de gemeente hier ook niet om. 18

19 Bijlage 1: Bestuurlijke reactie college Baarle-Nassau De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau heeft op 5 oktober 2011 de navolgende bestuurlijke reactie van het college ontvangen, waarin het ingaat op de conclusies en aanbevelingen uit de rapportage

20 Bijlage 2: Nawoord rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau is verheugd dat het college aangeeft dat de conclusies en aanbevelingen aansluiten bij zijn gedachten hierover. Wij adviseren de raad om het college de opdracht te geven om bij de geplande evaluatie van het subsidiebeleid expliciet aan te geven op welke wijze de aanbevelingen uit deze onderzoeksrapportage gestalte moeten krijgen. Daarnaast zien wij uit naar de behandeling van dit rapport in de raad. 20

21 Bijlage 3: Normenkader Onderstaande tabel maakt inzichtelijk welke normen de rekenkamercommissie hanteert in het onderzoek. Normen over de opzet van het subsidieproces Norm: 1 De raad heeft een duidelijk aanwijsbaar en kwalitatief hoogwaardig kader voor het subsidiebeleid vastgesteld. Deze kwaliteit blijkt uit het feit dat dit kader: - een visie op subsidieverstrekking formuleert, waarin de raad ingaat op beoogde maatschappelijke effecten; - specifieke, meetbare en tijdgebonden doelen bevat; - voorwaarden en criteria geeft aan de hand waarvan de gemeente bepaalt welke instellingen zij wel of niet subsidieert. 2 Het college (en/of de ambtelijke organisatie) heeft de kaders van de raad uitgewerkt in een procesomschrijving waarin staat: - welke stappen in het subsidieproces gezet dienen te worden en door wie; - hoe taken en bevoegdheden zijn verdeeld; - welke afhandelings- en reactietermijnen betrokken ambtenaren dienen te hanteren; - op welke wijze de gemeente dient te communiceren met gesubsidieerde instellingen; - in welke gevallen raad en/of college betrokken dienen te worden bij het subsidieproces; - welke soorten subsidies de gemeente in welke gevallen inzet. Deelvraag: Normen over de doelmatigheid van het subsidieproces Norm: 3 De gemeente houdt zich aan de afhandelingstermijnen die wettelijk (en door de gemeente) worden voorgeschreven voor alle stappen in het subsidieproces. 4 De subsidieverstrekking aan de vier geselecteerde gesubsidieerde instellingen verloopt conform de procesbeschrijvingen die in de gemeente gehanteerd worden. Deelvraag: 4 5 Normen over de doeltreffendheid van het subsidieproces Norm: 5 De gemeente heeft duidelijke (subsidie)afspraken met de vier geselecteerde instellingen gemaakt. Deze afspraken: - geven aan welke activiteiten en prestaties deze instellingen dienen te leveren; - schrijven voor op welke manier deze instellingen verantwoording af dienen te leggen over de wijze waarop zij hebben bijgedragen aan deze gemeentelijke doelen. 6 De vier geselecteerde gesubsidieerde instellingen leggen in de praktijk verantwoording af over de mate waarin de activiteiten en prestaties in de subsidiebeschikking in de praktijk zijn behaald. Deelvraag: