KERN Boekhouden (handleiding) Real time inzicht in uw boekhouding. Versie december 2007

Transcriptie

1 Versie december 2007 KERN Boekhouden (handleiding) Real time inzicht in uw boekhouding 2007 KERN recreatie & management Groene Specht DB OOSTKAPELLE Voor vergelijkingen moet in eerste instantie worden gedacht aan de boekhouding. KERN heeft daarom gekozen voor het gezamenlijk boekhouden op één server met een vooraf vastgesteld grootboekschema.

2 Inhoud 1. Inleiding Hoe werkt het rekeningschema? Wat als ik nu een rekening verkeerd heb genummerd? Financiële gegevens uit boekhouding (Exact) of reserveringspakket (RCS)? Maak ook zelf een backup Bijlage: het grootboekschema KERN gezamenlijk boekhouden 2

3 1. Inleiding De best denkbare financiële benchmark, gaat uit van vergelijking aan de basis, ofwel de boekhouding. Daarvoor dienen boekhoudingen te worden gestandaardiseerd, terwijl elke ondernemer toch zijn eigen specifieke zaken hierin kan onderbrengen. De bedrijven die meedoen aan de meest uitgebreide financiële benchmark van KERN voeren hun boekhouding in Exact op de server van KERN, welke met een beveiligde VPN verbinding is te benaderen en welke staat opgesteld in een beveiligde colo in Amsterdam. Nadat is ingelogd met een eigen accountnaam en wachtwoord, is alleen de administratie die bij die accountnaam hoort te openen. De deelnemers aan KERN hebben afgesproken te werken volgens een gestandaardiseerd grootboekschema. Dit dient zowel binnen de boekhouding als binnen het reserveringspakket te worden gebruikt. KERN gezamenlijk boekhouden 3

4 2. Hoe werkt het rekeningschema? De rekeningen in het KERN rekeningschema bestaan uit 6 cijfers. Indien u het schema correct gebruikt zijn de eerste 4 cijfers van de grootboekrekening verplicht. De laatste twee cijfers mag u zelf kiezen. Hiermee wordt het mogelijk om binnen een door KERN voorgedefinieerde post een verfijning/specificatie voor uw eigen bedrijf te maken. Voorbeeld In de bijlage is te zien dat telefoonkosten worden geboekt op rekening Indien u het van belang vindt om deze kosten verder te splitsen naar de kosten van de camping, de horeca en de telefooncellen, dan maakt u bijvoorbeeld aan: telefoonkosten camping telefoonkosten horeca telefoonkosten cellen In de bedrijfsvergelijking worden alle grootboekrekeningen t/m bij elkaar geteld. Zo kunnen we komen tot een goede bedrijfsvergelijking, terwijl u het schema toch op uw eigen situatie kunt afstemmen. Het enige dat van belang is, is dat uw grootboekrekeningen die te maken hebben met telefoonkosten, altijd beginnen met Het is niet de bedoeling dat u zelf grootboekrekeningen aanmaakt waarvan de eerste 4 cijfers niet overeenkomen met een grootboekrekening in het RECRON schema. U moet dus elke kosten en opbrengstensoort ergens binnen het hoofdstramien onderbrengen. Om redenen waarop hier niet te diep wordt ingegaan kunnen de grootboekrekeningen binnen de boekhouding niet eindigen op 99. Deze nummers zijn gereserveerd voor bedrijven die meedoen met de bedrijfsvergelijking basis van RECRON. 3. Wat als ik nu een rekening verkeerd heb genummerd? Binnen KERN kunt u controleren of uw boekhouding en reserveringsadministratie voldoet aan het KERN schema. Binnen het tabblad rapporten>>interne monitoring vindt u een tabblad grootboekschermcontrole. Als u deze aanklikt kijkt KERN in uw boekhouding en in de reserveringsadministratie of er grootboekrekeningen bestaan die niet passen in het KERN schema. KERN gezamenlijk boekhouden 4

5 De grootboekrekeningen in Exact spreken voor zich. De grootboekrekeningen binnen Stratech RCS zijn te vinden bij instellingen > tabellen > rekeningen. Bij iedere daar vast te leggen grootboekrekening is ook aan te geven dat bedragen die horen bij overeenkomsten met een aankomstdatum vanaf moeten worden geboekt naar een andere grootboekrekening. Dat wordt in bovenstaand scherm bedoeld met Grootboeknummers vanaf Stratech. Omnummeren binnen Exact Als nu blijkt dat er binnen Exact grootboekrekeningen zijn gevonden die niet passen binnen het KERN schema, dan kunnen die daar heel eenvoudig worden omgenummerd. Ga via Financieel > Grootboek > Grootboekrekeningschema naar de grootboekrekening die u wilt omnummeren. U klikt onder in het scherm op vernummer en geeft vervolgens aan wat het nieuwe nummer wordt. Exact zal vervolgens alle boekingen die op de oude grootboekkaart stonden overboeken naar de nieuwe grootboekkaart. Op deze manier kunnen we binnen KERN zaken met terugwerkende kracht vergelijkbaar maken en houden. KERN gezamenlijk boekhouden 5

6 Kies de rekening die u wilt omnummeren en klik op vernummer Geef een nieuw grootboeknummer op en kies vernummer KERN gezamenlijk boekhouden 6

7 Omnummeren in Stratech RCS Als KERN ook binnen RCS rekeningen heeft gevonden die niet passen in het grootboekschema, dan kunnen ook die worden omgenummerd. Binnen het menu instellingen>tabellen is in RCS te kiezen voor rekeningen. De rekeningen zijn daar eenvoudig te veranderen. Het is aan te bevelen om de oude nummering ergens te bewaren (bijv. dmv een screen shot). De omnummering binnen RCS heeft wel consequenties voor de journaalpost die in de toekomst door RCS wordt aangeleverd. In het voorbeeld op de volgende pagina is te zien dat er op twee grootboekrekeningen pallets wordt geboekt. Rekening wordt voor 58,49 gedebiteerd, maar dat is een rekening die in RCS helemaal niet meer bestaat, omdat deze is omgenummerd in nummer Hoe kan dat? Voor reserveringen waarop betalingen binnen komen, kijkt RCS niet alleen naar de huidige stand van zaken, maar ook naar journaalposten die al eerder voor deze reservering zijn gemaakt. RCS ziet dus niet alleen dat het artikel pallets moet worden geboekt op grootboekrekening , maar ook dat deze in het verleden is geboekt op Het kan dus zijn dat RCS deze gaat tegen boeken. Als u de rekening echter al in Exact heeft omgenummerd dan zijn de boekingen al van de oude naar de nieuwe rekening overgezet. Als RCS oude nummers in de journaalpost heeft staan, moet u daarom toch gewoon het nieuwe nummer gebruiken. In het voorbeeld boekt u de 58,49 dus ook op KERN gezamenlijk boekhouden 7

8 4. Financiële gegevens uit boekhouding (Exact) of reserveringspakket (RCS)? Het reserveringspakket is een subadministratie die gegevens aan kan leveren voor de boekhouding. Zo worden de meeste kampeergelden in Exact vaak eerst op een tussenrekening geboekt en later op basis van gegevens uit RCS verdeeld over de verschillende opbrengstrekeningen (toeristische plaatsen, seizoenplaatsen, toeristenbelasting, BTW, etc.) Het moment dat deze omzet in de boekhouding wordt gerealiseerd is afhankelijk van het moment van boekhouden en van het stelsel dat wordt gebruikt (kasstelsel, factuurstelsel of realisatie bij vertrekdatum). Binnen de kampeersector worden verschillende systemen gebruikt en zijn er grote verschillen in de frequentie van het boekhouden. Hierdoor zijn de omzetten die in de boekhouding terecht komen niet meer bruikbaar in de bedrijfsvergelijking. Daarom kijkt KERN voor omzetten die door RCS aan de boekhouding worden aangeleverd, niet in Exact, maar in RCS. Hierbij realiseren we de omzet op de vertrekdatum. Binnen het KERN tabblad rapporten>>interne monitoring vindt u een tabblad bron grootboeknummers instellen. KERN stelt hier voor om voor de grootboekrekeningen die hij in RCS is tegen gekomen de omzet uit RCS te halen. Voor die rekeningen die hij in RCS niet tegen komt wordt voorgesteld de gegevens uit Exact te halen. Deze instellingen kunnen worden aangepast. Het beste kunt u dat in overleg met KERN doen. KERN gezamenlijk boekhouden 8

9 Hier wordt onderscheid gemaakt tussen de maandcijfers en de jaarcijfers. De maandcijfers komen soms uit RCS en soms uit Exact. Omdat we er vanuit gaan dat u aan het eind van het jaar alles goed in de boekhouding wilt hebben staan en van daaruit uw jaarrekening laat opmaken gaan we er vanuit dat de jaarcijfers uit Exact komen. Ook dit is echter wel aan te passen als daarvoor goede redenen zijn. KERN haalt gegevens van een bepaalde grootboekrekening dus òf uit RCS of uit Exact, maar niet uit beide. Als u dus heeft aangegeven dat de omzetten van een bepaalde grootboekrekening uit RCS moeten komen, dan kijkt KERN voor die grootboekrekening dus niet meer naar Exact. Als u deze grootboekrekening ook direct in Exact voedt via een dagboek in Exact, dus niet alleen met omzetten uit RCS maar ook rechtstreeks, dan gaat het mis. Deze laatste omzet ziet KERN dan niet. Daarom moeten we met elkaar afspreken dat grootboekrekeningen die u in RCS gebruikt in Exact alleen worden gevoed door omzet die uit RCS komt. Voor bijvoorbeeld de rekening overige omzetten kunt u daarom het beste twee grootboekrekeningen aanmaken. De ene noemt u RCS overige omzet 19% (grootboekrekening ) en de andere overige omzet 19% (890300). Als u een bepaalde overige omzet niet via RCS wilt laten lopen maar rechtstreeks in Exact wil boeken, dan boekt u deze op laatst genoemde rekening. Omdat KERN in de overzichten die u kunt opvragen niet naar de laatste twee cijfers kijkt, worden de omzetten hier bij elkaar opgeteld. KERN gezamenlijk boekhouden 9

10 5. Maak ook zelf een backup Uiteraard wordt de server van KERN dagelijks gebackupt. Toch raden we u aan om ook zelf regelmatig een backup te maken binnen Exact en deze weg te schrijven naar de voor u gereserveerde directory onder D:data. Van daaruit kunt u de backup naar uw lokale computer halen en zelf bewaren. KERN gezamenlijk boekhouden 10

11 Bijlage: het grootboekschema Hieronder is het grootboekrekeningschema weergegeven, met daarbij de aanduiding of het een balans of een verlies en winstrekening betreft. Matertiële vaste activa Onroerend goed B Terreinen en beplanting B Wegen en parkeerplaatsen B Nutsvoorzieningen B Gebouwen B Terreininrichting B Afschrijving Vaste Activa B Inventaris B Afschrijving inventaris B Transportmiddelen/werktuigen B Afschrijving transportmiddelen/werktuigen B Financiële vaste activa aandelen in andere BV's B Langlopende leningen aan anderen B Liquide middelen Kas B overige kassen B Rekening Courant bank B Rekening Courant binnen Ond. structuur B Debiteuren Debiteuren B KERN gezamenlijk boekhouden 11

12 Voorraad Privé Voorraden B Emballage horeca B Emballage diversen B Priveopnames B Eigen vermogen Geplaatst aandelen kapitaal B algemene reserve B Onverdeelde winst B Vreemd vermogen Vreemd vermogen lange termijn B Voorzieningen B Crediteuren B Tussenrekeningen lonen Netto loon B Levensloopregeling werknemers B Spaarloon B Afgedragen loonheffingen B Betaald aan bedrijfsvereniging B Betaald aan sociaal fonds B Overige betaalde soc. zekerh./pensioenpremie B Tussenrekeningen BTW Te vorderen BTW hoog B Te vorderen BTW laag B Te vorderen BTW nul B Af te dragen BTW hoog B Af te dragen BTW laag B Af te dragen BTW nul B Betaalde/ontvangen BTW B Kruisposten Kruisposten algemeen B Kruispost bank kas B Kruispost Nederlandse pin/chip B Kruispost Duitse pin B Kruispost creditcards B Kruispost Nederlandse Buitenlandse bank B Tussenrekeningen kamperen Overschotrekening reserveringspakket B Waarborgen B Ontvangen en betaalde toeristenbelasting B Overige verschillen B KERN gezamenlijk boekhouden 12

13 Overlopende activa en passiva Vooruit ontvangen inkomsten B Nog te ontvangen inkomsten B Vooruitbetaalde kosten/inkopen B Nog te betalen kosten/inkopen B Personeelskosten Bruto salarissen V&W Uitkeringen ziektegeld V&W Overhevelingstoeslag V&W Werkgeversdeel bedrijfsvereniging V&W werkgeversdeel soc. fonds verblijfrecreatie V&W Werkgeversdeel ov. soc. verz. en pensioenen V&W Verzuimverzekering V&W Uitzendkrachten V&W Overige personeelskosten V&W Studiekosten V&W Personeelskleding V&W Reiskosten V&W Management fee V&W Onderhoud en schoonmaak Onderhoud onroerende zaken V&W Onderhoud terreinen en beplanting V&W Onderhoud wegen en parkeerplaatsen V&W Onderhoud gebouwen V&W Onderhoud nutsvoorzieningen V&W Onderhoud recreatievoorzieningen (tennis e.d.) V&W Onderhoud sanitairgebouw V&W Onderhoud bungalows V&W Onderhoud overige onroerende goederen V&W Onderhoud roerende zaken en inventarissen V&W Onderhoud inventaris recr.voorz. (tennis,midget) V&W Onderhoud inventaris huuraccommodatie V&W Onderhoud speeltoestellen V&W Onderhoud overige inventarissen V&W Onderhoud huurobjecten V&W Onderhoud auto, werktuigen, gereedschap V&W Onderhoud tractoren V&W Onderhoud grasmaaier V&W kosten overige transportmiddelen V&W Exploitatiekosten horeca V&W Exploitatiekosten winkel V&W Schoonmaakbedrijf V&W Schoonmaakartikelen V&W Toiletpapier e.d. V&W Wasmiddelen wasserette V&W Lakenpakket/wasserijkosten V&W Servicepakketten V&W Vuilafvoer V&W KERN gezamenlijk boekhouden 13

14 Nutskosten Assurantie Aardgas V&W Propaan V&W Water V&W Elektra V&W Assurantie algemeen V&W Verzekering Caravans V&W Verzekering bedrijfsschade V&W Verzekering Gebouwen V&W WA Verzekering V&W Verzekering Inventaris V&W Verzekering Transportmiddelen V&W Kantoor en administratie Kantoorbenodigdheden V&W Drukwerk V&W Vergaderkosten V&W Portokosten V&W Telefoonkosten V&W Automatiseringskosten V&W Adm. en acc. kosten/overige adviseurs V&W Contributies/abonnementen V&W Boetes V&W Diverse kantoor en administratiekosten V&W Overheidsheffingen (geen tb) Gemeentelijke belastingen en heffingen V&W Waterschapslasten V&W Overige overheidsheffingen V&W Buma, Sena, Videma V&W Kamer van Koophandel V&W Overige overheidsheffingen V&W recreatiekosten Recreatiekosten algemeen V&W Recreatieteam V&W Recreatiemateriaal en prijzen V&W Kinderboerderij V&W Autokosten Autokosten V&W Brandstof V&W Reparaties auto s V&W Wegenbelasting V&W KERN gezamenlijk boekhouden 14

15 Verkoop en representatie Algemene verkoopkosten V&W Advertenties V&W Folders en andere reclamedrukwerk V&W Internetsite V&W Beurzen V&W Commissie touroperators V&W Promotioneel samenwerkingsverband V&W Representatie V&W Relatiegeschenken/donaties/sponsoring V&W Verblijfskosten V&W Horecabesteding V&W Overige representatie (incl. welkomstpakketten) V&W Rente/pacht Rente en kosten lang vreemd vermogen V&W Rente en kosten rekening courant V&W Rente diversen V&W Pacht grond V&W Leasing V&W Afschrijvingskosten Afschrijvingskosten onroerende zaken V&W Afschrijvingskosten terreinen en beplanting V&W Afschrijvingskosten wegen en parkeerplaatsen V&W Afschrijvingskosten gebouwen algemeen V&W Afschrijvingskosten nutsvoorzieningen V&W Afschrijvingskosten sanitairgebouw V&W Afschrijvingskosten bungalows V&W Afschrijvingskosten huurcaravans V&W Afschrijvingskosten overige onroerende goederen V&W Afs. kosten roerende zaken en inventarissen V&W Afs. kosten inventaris recreatievoorzieningen V&W Afs. kosten inventaris caravans en tenten V&W Afs. kosten speeltoestellen V&W Afs. kosten overige inventarissen V&W Afs. kosten transportmiddelen/voertuigen V&W Inkopen winkel Inkoop winkel laag V&W Inkoop winkel laag V&W Inkoop winkel hoog V&W Inkopen horeca Inkoop snacks, ijs en snoep V&W Inkoop eten restaurant V&W Inkoop drank laag V&W Inkoop drank hoog V&W Inkoop tabak V&W KERN gezamenlijk boekhouden 15

16 Inkopen overig Inkoop caravans V&W Inkoop diversen geen BTW V&W Inkoop diversen laag BTW V&W Inkoop diversen hoog BTW V&W Omzet verblijfsrecreatie Opbrengst toeristische plaatsen V&W Kampeergeld V&W Annuleringsverzekering V&W Opbrengst seizoenplaatsen V&W Opbrengst jaarplaatsen V&W Overheidsheffingen vaste plaatsen (geen tb) V&W Omzet gas water elektra V&W opbrengst verhuur bungalows V&W Opbrengst huurcaravans en tenten V&W omzet groepsaccommodatie V&W Omzet overige recreatie Omzet waterrecreatie V&W Opbrengst dagbezoek V&W Opbrengst buitenlandse werknemers/zakelijke markt V&W Dagrecreatie V&W Caravanverkoop Opbrengst caravanverkoop V&W Provisies V&W Horeca Winkel Verkoop horeca 0% V&W Verkoop horeca laag V&W Verkoop horeca hoog V&W Verkoop horeca gemiddeld V&W Pacht kantine V&W Verkoop winkel 0% V&W Verkoop winkel laag V&W Verkoop winkel hoog V&W Verkoop winkel gemiddeld V&W Pacht winkel V&W KERN gezamenlijk boekhouden 16

17 Overige omzet Opbrengst technische dienst V&W Opbrengst wasserette V&W Opbrengst fietsen/bolderkarverhuur V&W Douches V&W Opbrengst speelautomaten V&W Opbrengst telefoon V&W Opbrengst recreatie V&W Opbrengst recreatiewerk V&W Opbrengst bingo V&W Opbrengst tennisbanen V&W Overige opbrengst V&W Overige opbrengst geen BTW V&W Overige opbrengst 6% V&W Overige opbrengst 19% V&W Rente opbrengst V&W Bijzondere resultaten Resultaat verkoop bedrijfsmiddelen V&W Resultaat deelnemingen V&W Bijzondere baten V&W Bijzondere lasten V&W Kasverschillen V&W Overige verschillen V&W KERN gezamenlijk boekhouden 17