Convenant gegevensuitwisseling

Transcriptie

1 veilig Ontwikkeling Maatschappelijke Ontwikkeling Stadskantoor Lübeckplein 2 Postbus GA Zwolle Telefoon (038) Fax (038) GR.van.Dijk@zwolle.nl werkgroep hulpverlening slachtoffers Loverboys Opdrachtgever gemeente Zwolle Opdrachtnemer Maatschappelijke Ontwikkeling

2 Inhoud 1.1 I Algemene Bepalingen Artikel 1. Definities II Samenwerking Artikel 2. Doel 4 Artikel 3. Het overleg en de registratie 4 Artikel 4. Grondslag verwerking 4 Artikel 5. Geheimhoudingsplicht 5 2. III Doelbinding Artikel 6. Doel verwerking persoonsgegevens 5 Artikel 7. Persoonsgegevens 5 Artikel 8. Verstrekking van gegevens aan derden 5 Artikel 9. Verantwoordelijke gegevensuitwisseling 6 Artikel 10. (Rechtstreekse) toegang 6 Artikel 11. Beveiliging 6 Artikel 12. Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens 6 Artikel. Beheerder 6 Artikel 14. Duur, wijziging en opheffing 6 3. IV Informatieverstrekking aan betrokkene Artikel 15. Informatieplicht verantwoordelijke 7 V Rechten van de betrokkene Artikel 16. Rechten van de betrokkene 7 Artikel 17. Recht op inzage 7 Artikel 18. Recht op correctie 8 Artikel 19. Recht van verzet 8 4 VI Wijziging, aanvulling en geschillen Artikel 20. Wijziging en aanvullingen van het convenant 8 Artikel 21. Voortgang en evaluatie 9 Artikel 22. Beslechting van geschillen 9 Bijlage 1: Te verwerken persoonsgegevens 10 Bijlage 2: Te verstrekken persoonsgegevens in het kader van de werkzaamheden van de werkgroep Hulpverlening opvang slachtoffers 11 1/12

3 Convenant over de gegevensuitwisseling tussen partijen die deelnemen in de werkgroep hulpverlening slachtoffers Loverboys in het kader van het project loverboys in de regio Zwolle Partijen 1. de gemeente Zwolle te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar Wethouder,., hiertoe gemachtigd door het Collegebesluit van 6 juli 2004 en 2. Stichting Trias, rechtsgeldig vertegenwoordigd door, lid van de Raad van Bestuur en 3. Politie IJsselland te Zwolle, rechtsgeldig vertegenwoordigd door en 4. Stichting Travers, rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., directeur-bestuurder en 5. De raad voor de kinderbescherming, onderdeel uitmakend van het Ministerie van Justitie, Directoraat Generaal Preventie, Jeugd en Sancties, gevestigd te Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordig door., vestigingsmanager en 6. Stichting Bureau Jeugdzorg Overijssel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., Regiomanager IJssel-Vecht. Nemen het volgende in aanmerking Partijen zijn allen betrokken bij het project Loverboys in de gemeente Zwolle. Partijen streven ernaar de werkzaamheden van de organisatie betrokken bij de werkgroep Loverboys in Zwolle op efficiënte en effectieve wijze op elkaar aan te laten sluiten. Daarvoor is het nodig en gewenst onderling gegevens uit te wisselen. 2/12

4 Partijen hebben het stappenplan van de handreiking voor gemeenten over privacyaspecten bij aanvang van de werkzaamheden in het kader van de werkgroep Loverboys gezamenlijk doorlopen. Op basis van dit stappenplan hebben zij afspraken gemaakt over de samenwerking tussen partijen en over de uitwisseling van persoonsgegevens van betrokkenen. Partijen leggen de door hen afgesproken vorm en inhoud van de uitwisseling en de daarbij behorende samenwerking, in dit convenant vast en verbinden zich jegens elkaar om in overeenstemming met hetgeen in dit convenant, en onder andere de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet Politieregisters is bepaald, te handelen. Partijen zijn zich ervan bewust dat zij bij het uitwisselen van gegevens gehouden zijn aan wet- en regelgeving met betrekking tot onder meer privacy en het beroepsgeheim en aan verplichtingen die voortvloeien uit beroepscodes en/of weten regelgeving. Partijen realiseren zich dat gezocht moet worden naar een evenwicht tussen het belang bij gegevensuitwisseling en het belang van de betrokkene bij zijn of haar persoonlijke levenssfeer. Bij het invullen van de samenwerking en de gegevensuitwisseling in het kader van het criminaliteitspreventiebeleid hebben partijen met al deze belangen rekening gehouden. Partijen zijn ook op de hoogte van de wettelijke beperkingen die bestaan inzake de gegevensverstrekking door de politie. Partijen verklaren het volgende te zijn overeengekomen 1.1 I Algemene bepalingen Artikel 1. Definities a. Werkgroep Loverboys: het samenwerkingsverband van partijen in het kader van het project loverboys ten behoeve van (onder meer) het criminaliteitspreventiebeleid in Zwolle. b. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. c. Partij: één van de organisaties die deelneemt aan de werkgroep Loverboys en tijdens overleg, in het kader van deze werkgroep, wordt vertegenwoordigd door een medewerker. d. Betrokkene: iedere natuurlijke persoon die door een of meer van de deelnemers wordt aangemeld voor bespreking in het overleg, zijnde het (vermoedelijk) slachtoffer. e. Slachtoffer: degene die lijdt onder het gedrag van iemand anders. f. Overleg: het maandelijkse overleg tussen partijen in de werkgroep met betrekking tot betrokkenen g. Registratie: de registratie of lijst van persoonsgegevens betreffende betrokkenen ten behoeve van het overleg 3/12

5 h. Verantwoordelijke: het bestuur van de stichting Bureau Jeugdzorg te Zwolle. i. Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens in de registratie. j. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. k. College bescherming persoonsgegevens: het college als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens l. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn gezag te zijn onderworpen. m. Loverboy: veelal jonge mannen die veelal jonge meisjes verleiden en vervolgens dwingen tot prostitutie. 1.2 II Samenwerking Artikel 2. Doel Het doel van de samenwerking tussen partijen is: a. Het coördineren en organiseren op basis van signalen en meldingen van een sluitende hulpverlening aan slachtoffers. b. Het signaleren en informeren van elkaar teneinde ene beter inzicht te krijgen in de aard en omvang van de loverboysproblematiek in Zwolle. Artikel 3. Het overleg en de registratie 1. De partijen wisselen tijdens het overleg persoonsgegevens over de betrokkenen uit. 2. Van het overleg wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Persoonsgegevens worden geanonimiseerd vermeld in het verslag, dat wil zeggen voorzien van voornaam met de eerste letter van de achternaam. 3. De partijen leggen ten behoeve van de uitwisseling van gegevens (tijdens het overleg) een registratiesysteem aan dat wordt beheerd door Stichting Bureau Jeugdzorg IJssel-Vecht. Artikel 4. Grondslag verwerking De grondslag van de gegevensverwerking is gelegen in het op een goede manier vervullen van de publiekrechtelijke taak van de bij dit convenant aangesloten partijen. 4/12

6 Artikel 5. Geheimhoudingsplicht Voor zover de partijen daartoe al niet verplicht zijn, leggen zij aan die medewerkers die inzage hebben of in overeenstemming met het bepaalde in dit convenant op andere wijze persoonsgegevens verkrijgen uit het overleg en/of de registratie, een plicht tot geheimhouding op. Deze plicht strekt tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 2 III Doelbinding Artikel 6. Doel verwerking persoonsgegevens 1. Het doel van het verwerken van de persoonsgegevens van betrokkenen is: a. Het onderling uitwisselen van gegevens bevordert de duidelijkheid over de (eventuele) slachtoffers; b. Door het uitwisselen van gegevens kan de werkgroep in een vroeg stadium ingrijpen bij signalen van eventuele slachtoffers. 2. De partijen verwerken de persoonsgegevens van de betrokkenen uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor het doel of de doeleinden van het overleg en de registratie. 3. De partijen kunnen de uitgewisselde persoonsgegevens van de betrokkenen verder verwerken, uitsluitend voor zover die verdere verwerking verenigbaar is met het doel of de doeleinden van het overleg en de registratie. Artikel 7. Persoonsgegevens 1. In bijlage 1 van dit convenant staat nader omschreven: a. Over welke categorieën van betrokkenen gegevens worden verwerkt. b. Per categorie van betrokkene wordt aangegeven welke gegevens worden verwerkt. 2. In bijlage 2 van dit convenant staat nader omschreven welke partij welke gegevens verstrekt in het kader van dit convenant. 3. Ieder van de partijen is verantwoordelijk voor de gegevensuitwisseling die noodzakelijk is voor haar eigen taak of belang. 4. De partijen wisselen uitsluitend persoonsgegevens uit die rechtmatig en in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke regelingen zijn verkregen. Artikel 8. Verstrekking van gegevens aan derden 1. Er worden geanonimiseerde persoonsgegevens (per doelgroep) verstrekt aan de GGD. 2. Er worden persoonsgegevens verstrekt aan de gemeente Zwolle, de stichting Trias, Politie IJsselland te Zwolle, stichting Travers en de Raad voor de Kinderbescherming. 5/12

7 Artikel 9. Verantwoordelijke gegevensuitwisseling 1. De verantwoordelijke voor de verwerking is het bestuur van de Stichting Bureau Jeugdzorg te Zwolle. 2. De verantwoordelijke wijst een beheerder aan. 3. De verantwoordelijke verstrekt de persoonsgegevens aan de in bijlage 3 opgenomen functionarissen. Artikel 10. (Rechtstreekse) toegang De beheerder heeft rechtstreekse toegang tot de persoonsgegevens in het registratiesysteem. Artikel 11. Beveiliging 1. De verantwoordelijke beveiligt de persoonsgegevens van de betrokkenen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hij of zij treft daartoe de nodige passende technische of organisatorische maatregelen. 2. De verantwoordelijke en de partijen zijn verplicht te handelen in overeenstemming met de beveiligings- en toegangsrichtlijnen als opgesteld door de verantwoordelijke. Artikel 12. Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens De persoonsgegevens in de registratie worden niet langer bewaard dan één jaar na bespreking van de persoonsgegevens van betrokkene tijdens het mondelinge overleg tussen partijen. Artikel. Beheerder 1. De beheerder van de registratie is de regiomanager van de Stichting Bureau Jeugdzorg (regio IJssel-Vecht.). 2. De beheerder is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens in de registratie en voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens betreffende de registratie. 3. De beheerder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens in de registratie. Artikel 14. Duur, wijziging en opheffing 1. Dit convenant treedt in werking na ondertekening door alle partijen en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 2. Partijen zullen in overleg treden over aanpassing van dit convenant wanneer door één der partijen als gevolg van wet- of regelgeving, beleid, een rechterlijke uitspraak of bezwaren van een regelgevende of toezichthoudende instantie daartoe aanleiding bestaat. 3. Partijen kunnen besluiten tot uittreding uit de werkgroep Loverboys. Het besluit wordt schriftelijk bekendgemaakt aan de werkgroep Loverboys. De opzegtermijn bedraagt zes maanden. 4. Partijen kunnen besluiten tot ontbinding van dit convenant. Het besluit hiertoe wordt genomen met tweederde meerderheid van de stemmen. 6/12

8 3 IV Informatieverstrekking aan betrokkene Artikel 15. Informatieplicht verantwoordelijke 1. De informatieverstrekking aan betrokkene moet in ieder geval omvatten: a. Wie de verantwoordelijke is: b. Voor welk doel de gegevens worden verzameld. 2. Indien een partij de persoonsgegevens buiten de betrokkene om verkrijgt, informeert hij of zij de betrokkene op het moment van eerste vastlegging van de persoonsgegevens door de partij. De informatie hoeft niet te worden verstrekt als de betrokkene al op de hoogte is van de informatie en indien informatieverstrekking de privacy van derden kan schaden en in het geval het gaat om de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. 3. Partijen wijzen de betrokkene bij de informatieverstrekking op de mogelijkheden van rechtsbescherming en toezicht en op de rol daarin van het College bescherming persoonsgegevens. V Rechten van de betrokkene Artikel 16. Rechten van de betrokkene 1. De betrokkene kan aan de verantwoordelijke verzoeken: a. informatie te verschaffen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, b. inzage te geven in zijn of haar persoonsgegevens; en c. zijn of haar persoonsgegevens te corrigeren (verbeteren, aanvullen, verwijderen en/of afschermen). 2. Indien betrokkene een verzoek om informatie over zijn/haar persoonsgegevens indient of een verzoek tot inzage in zijn persoonsgegevens, worden deze gegevens verstrekt, tenzij inzage de privacy van derden kan schaden en in het geval het gaat om de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. 3. De betrokkene heeft verder het recht zich te verzetten (het recht van verzet) tegen verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens, mits bijzondere persoonlijke omstandigheden dat rechtvaardigen. 4. De wijze waarop de betrokkene deze rechten kan uitoefenen is in de volgende bepalingen omschreven. 5. Aan het uitoefenen van deze rechten zijn voor de betrokkene geen kosten verbonden. Artikel 17. Recht op inzage 1. De betrokkene richt zijn of haar verzoek om inzage aan de verantwoordelijke: stichting Bureau Jeugdzorg te Zwolle. 2. De verantwoordelijke beantwoordt het verzoek zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Dit antwoord is schriftelijk. 7/12

9 3. De verantwoordelijke kan weigeren om aan een verzoek om inzage te voldoen, indien inzage de privacy van derden kan schaden en in het geval het gaat om de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. 4. Het antwoord omvat in elk geval een volledig overzicht met informatie over: a. het doel of de doeleinden van het overleg en de registratie (artikel 5.1) b. de gegevens of categorieën van gegevens die in de registratie worden vastgelegd, c. de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens; d. de herkomst van de gegevens; e. indien de verzoeker dat wenst informatie over de (elektronische) systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking. 5. De verantwoordelijke kan in het belang van de betrokkene het verzoek in een andere dan schriftelijke vorm beantwoorden. Artikel 18. Recht op correctie (verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) 1. De betrokkene richt zijn of haar verzoek om correctie aan de stichting Bureau Jeugdzorg te Zwolle. De betrokkene geeft in het verzoek aan welke correcties hij of zij uitgevoerd wil zien. 2. De verantwoordelijke voldoet zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, aan het verzoek, indien en voor zover de persoonsgegevens betreffende de betrokkene a. feitelijk onjuist zijn; b. voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of c. anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. 3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering en/of afscherming in ieder geval uiterlijk binnen twee weken na deze beslissing wordt uitgevoerd. 4. De verantwoordelijke motiveert in het eventuele geval zijn of haar beslissing om niet of niet geheel aan het verzoek te voldoen, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, aan de betrokkene, dit bericht schriftelijk. Artikel 19. Recht van verzet 1. De betrokkenen kan bij de verantwoordelijke te allen tijde bezwaar aantekenen tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in de registratie in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. Binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar beoordeelt de verantwoordelijke of dit verzet gerechtvaardigd is. 4 VI Wijziging, aanvulling en geschillen Artikel 20. Wijzigingen en aanvullingen van het convenant 1. Wijzigingen in de doeleinden van de verwerkingen als bedoeld in dit convenant en wijzigingen in het gebruik en de wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging danwel aanvulling van dit convenant. 8/12

10 2. Wijzigingen en aanvullingen van dit convenant behoeven de instemming van tweederde meerderheid van de partijen. De wijziging treedt direct na goedkeuring in de werkgroep in werking. 3. Indien het doel (de doeleinden) van de gegevensverwerking, de categorie van betrokkenen en ontvangers of de beveiligingsmaatregelen wijzigt, wordt de wijziging binnen een jaar door de verantwoordelijke doorgegeven aan het College bescherming persoonsgegevens in Den Haag. 4. Wijzigingen en aanvullingen worden schriftelijk vastgelegd. Artikel 21. Voortgang en evaluatie Partijen zullen jaarlijks met elkaar, op nader te bepalen wijze, communiceren over de voortgang van de uitvoering van dit convenant. Artikel 22. Beslechting van geschillen 1. Partijen streven ernaar verschillen van inzicht en/of mening over de uitleg, uitvoering of nakoming van dit convenant in onderling overleg op te lossen. 2. Indien de partijen er onderling niet uitkomen, wijzen zij een onafhankelijke derde aan ten behoeve van de oplossing van het geschil. Zwolle, Gemeente Zwolle,.., Wethouder 2. Stichting Trias,. 3. Politie IJsselland te Zwolle, 4. Stichting Travers,., directeur-bestuurder 5. Raad voor de Kinderbescherming, Vestiging Zwolle. 6. Bureau Jeugdzorg Overijssel, 9/12

11 Bijlage 1: Te verwerken persoonsgegevens A. Categorie van betrokkenen 1) Vermoedelijke slachtoffers van loverboys tot en met 23 jaar 2) Slachtoffers van loverboys tot en met 23 jaar B. Verwerkte gegevens per betrokkene 1. Slachtoffers tot en met 23 jaar - Naw- gegevens - Geboortedatum - Geslacht - Opleiding - Herkomst van de informatie - Achtergrondinformatie over het slachtoffer 2. Vermoedelijke slachtoffers tot en met 23 jaar - Naw- gegevens - Geboortedatum - Geslacht - Opleiding - Herkomst van de informatie - Achtergrondinformatie over het slachtoffer 10/12

12 Bijlage 2: Te verstrekken persoonsgegevens in het kader van de werkzaamheden van de werkgroep Hulpverlening opvang slachtoffers Partijen Te verstrekken gegevens Gemeente Zwolle - Naw-gegevens (vermoedelijk) slachtoffer - geboortedatum (vermoedelijk) slachtoffer - geslacht (vermoedelijk) slachtoffer - opleiding (vermoedelijk) slachtoffer Stichting Trias - Naw-gegevens (vermoedelijk) slachtoffer - geboortedatum (vermoedelijk) slachtoffer - geslacht (vermoedelijk) slachtoffer - opleiding(vermoedelijk) slachtoffer Politie IJsselland te Zwolle - Naw-gegevens (vermoedelijk) slachtoffer - geboortedatum (vermoedelijk) slachtoffer - geslacht (vermoedelijk) slachtoffer - opleiding (vermoedelijk) slachtoffer Stichting Travers - Naw-gegevens (vermoedelijk) slachtoffer - geboortedatum (vermoedelijk) slachtoffer - geslacht (vermoedelijk) slachtoffer - opleiding (vermoedelijk) slachtoffer Stichting Bureau Jeugdzorg - Naw-gegevens (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar - geboortedatum (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar - geslacht (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar - opleiding (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar Raad voor de Kinderbescherming - Naw-gegevens (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar - geboortedatum (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar - geslacht (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar - opleiding (vermoedelijk) slachtoffer tot 18 jaar - achtergrondinformatie over het slachtoffer 11/12

13 Bijlage 3. Er wordt informatie verstrekt aan de in deze bijlage opgenomen personen. Partijen Medewerkers aan wie informatie verstrekt mag worden Gemeente Zwolle Projectmanager leerplicht Stichting Trias Regiomanager Politie IJsselland te Zwolle, Coördinator Loverboys/Recherche Stichting Travers, Adjunct sectordirecteur Welzijn Stichting Bureau Jeugdzorg, Coördinator hulpverlening Raad voor de Kinderbescherming, Raadsonderzoeker 12/12