Informatiebijeenkomsten Tender kunstgrasvelden amateursport. November 2015

Transcriptie

1 Informatiebijeenkomsten Tender kunstgrasvelden amateursport November 2015

2 Agenda Introductie Hypercube / KYBYS / Damsté Introductie tender kunstgrasvelden Werkwijze tender Vragen en vervolgstappen

3 Introductie Hypercube / KYBYS / Damsté Hypercube business innovation Pieter Nieuwenhuis Onafhankelijk advieskantoor KYBYS Seth van der Wielen Ingenieurs en adviseurs Damsté Ronald Blom Advocaten, notarissen en fiscalisten

4 1. Aanleiding 2. Vertrekpunt 3. Doelstelling 4. Uitgangspunten 5. Waarom leent dit onderwerp zich voor een collectieve tender? 6. Voordelen tender INTRODUCTIE TENDER KUNSTGRASVELDEN

5 Aanleiding 2013 Kunstgrastender Betaald Voetbal 2015 Hypercube is benaderd door een aantal amateur (voetbal) verenigingen Wij hebben deze uitdaging opgepakt en uitgebreid en hebben ons de afgelopen periode voorbereid op een volgende kunstgrastender Gesprekken gevoerd met sportbonden en Stichting Waarborgfonds Sport (SWS)

6 Vertrekpunt Voor welke sporten is de tender bedoeld? Voetbal Korfbal Hockey Voor wie houden we deze tender? Gemeenten en aan hen gelieerde onderdelen Sportverenigingen en stichtingen Scholen en overige instellingen Wat gaan we tenderen? Toplaag (renovatiemarkt) Complete aanleg velden (nieuwe aanleg) Veldinrichting (dug-outs, etc.) Terreininrichting (verharding, etc.) Onderhoud

7 Doelstelling Doelstelling tender De levering en aanleg van kunstgrasvelden aan alle gemeenten, stichtingen en sportverenigingen die dat wensen Doelstelling informatiebijeenkomsten proces bespreken en interesse in dergelijke tender peilen

8 Uitgangspunten Landelijke dekking Gericht op de producenten/leveranciers van kunstgrasvelden Looptijd van twee jaar Onze ambitie: een repeterende tender organiseren met een omvang van 20 tot 40 kunstgrasvelden per jaar We richten ons op marktpartijen, marktcombinaties die zorg dragen voor: Leverantie Aanleg Onderhoud Vezelproducenten Tufters Aannemers

9 Waarom leent dit onderwerp zich voor een collectieve tender? Prijs - Groot aandeel van de kosten wordt bepaald door leverantie van materialen De combinaties Leverantie en schaalgrootte geeft als uitkomst prijsvoordelen Prijsvoordelen door bulk, zekerheid van afname Planning, productie (uitdaging: opslag) Transport Innovatiegevoeligheid van het product Eindfase uitontwikkeling nog niet bereikt door de crisis van de afgelopen jaren heeft productinnovatie wat minder een plek gekregen voor verantwoord innoveren is een bepaalde afnamezekerheid of benodigd slimme, creatieve ondernemersmentaliteit wordt geprikkeld Behoefte aan betaalbare en kwalitatief goede voorzieningen Maatschappelijke behoefte, meer mensen aan het sporten krijgen door kwalitatief goede ondergronden tegen een betaalbare prijs Minder afgelastingen door meer kunstgras wat past in maatschappelijk plaatje van behoefte aan voorspelbaarheid Behoefte aan zekerheid Professioneel inkoopproces met zorgvuldige toetsing, controle Zekerheid van op tijd geleverde producten Opdrachtgevers die niet thuis zijn in de materie kunnen aanhaken (drempelverlagend)

10 Voordelen Zes aantrekkelijke voordelen: Prijsvoordeel Goede en professionele inkoopprocedure Toename van de gemiddelde productkwaliteit Inspannings- of tijdvoordelen Beperking van de inkoopkosten Flexibiliteit door keuzemenu (cafetariamodel) Aandachtspunten van deze tender: Reeds in januari/februari beslismoment deelnemers Planning en garantie van aanlegvelden 2016

11 1. Aanbesteding 2. Organisatie 3. Planning 4. Financiën WERKWIJZE TENDER KUNSTGRASVELDEN

12 Aanbesteding Aanbestedende dienst: oprichting stichting Europese aanbesteding Openbare procedure Eén opdracht: levering, aanleg, renovatie en/of onderhoud Perceelindeling: afhankelijk van het aantal velden Contractvorm

13 Organisatie Stuurgroep Uiteindelijke beslissing tenderwinnaar(s) Commissie van deskundigen Advies aan stuurgroep over tenderwinnaar(s) Klankbordgroep Projectgroep Hypercube, KYBYS en Damsté

14 Planning Contractfase Oriëntatiefase Aanbestedingsfase Formaliseringsfase Implementatiefase Sept 15 Nov 15 Nov 15 Jan 16 Jan 16 Mei 16 Mei 16 Juni 16 Aug 17 Concept process Benaderen sportbonden Informatiebijeenkomsten Marktconsultatie GO / NO GO Vaststellen inkoopstrategie Opstellen contract- en tenderdocumenten Aankondiging Inschrijvingsfase Beoordeling- en guningsfase Gunning (incl. bezwaarperiode) Tekenen contracten Aanleg/renovatie velden

15 Financiën No cure no pay Deel van kosten bij tenderwinnaar(s) Percentage op aanneemsom Deel van kosten bij afnemers Staffel Toetsing onafhankelijke partij

16 VRAGEN EN VERVOLGSTAPPEN

17 Vragen en vervolgstappen Voorlopige interesse kenbaar maken Terugkoppeling informatiebijeenkomsten verwerken Interesse peilen à GO / NO GO Definitieve interesse kenbaar maken Start tender procedure Alles is na te lezen op