Inlichtingenbureau Jaarverslag 2004 Den Haag 15 maart Opdrachtgever Jan van de Beek

Transcriptie

1 Inlichtingenbureau Jaarverslag 2004 Den Haag 15 maart 2005 Opdrachtgever Jan van de Beek Status Datum Definitief 11 maart 2005

2 Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding Wettelijk kader Missie Leeswijzer Omgeving Inleiding Bestuurlijk perspectief Juridisch perspectief Informatie perspectief Klant perspectief (dienstverlening) Veranderagenda Meerjarenplan en Streefbeelddiscussie Activiteitenplan Nieuwe Diensten (AND) Verbeterplan Samenloopsignalen Herbouw samenloopapplicatie (deelproject 2 Sectorloket Gemeenten) Planning en voortgang project Sectorloket Gemeenten Elektronische rechtmatigheidscontrole Inleiding Verbeteringen aan de Huidige Samenloopapplicatie Release 2.0 Samenloopapplicatie Vermogenssignalen Zorgverzekeraars Dienst Justitiële Inrichtingen Informatiebeveiliging Elektronische ketenberichten Project Sectorloket Gemeenten (deelproject 1) Ketenprojecten Overige dienstverlening Beheer en dienstverlening rond Suwinet Informatiebeveiliging gemeenten Relatiemanagement en communicatie Relatiemanagement Soorten contacten met gemeenten Dienstverlening via de Servicedesk Regiobijeenkomsten Gebruikerstrainingen Monitoring reïntegratie op grond van artikel 62 Wet SUWI Klanttevredenheidsonderzoek Communicatie Samenwerking Externe publicaties Website Werkdag Sofi krijgt steun Verbeterplan Samenloopsignalen

3 8 Organisatie Inlichtingenbureau Inleiding Bestuur Interne sturing Externe verantwoording Personeelsmanagement Jaarrekening Balans per 31 december Resultatenrekening Toelichting Algemeen Grondslagen voor de waardering van de activa en passiva Toelichting op de Balans Toelichting op de Resultatenrekening Vergelijking werkelijke kosten versus budget Accountantsverklaring Bijlage A Mededeling omtrent de bedrijfsvoering Bijlage B Verantwoordings- en beleidsinformatie Bijlage C Privacy Jaarverslag

4 4

5 Voorwoord Toen ik in november 2004 aantrad als voorzitter van het bestuur dacht ik een goed beeld te hebben van het Inlichtingenbureau. De eerste maanden leerden me vooral dat de materie, de projecten en de activiteiten veel complexer zijn dan ze aan de buitenkant lijken. Het koppelen van bestanden klinkt zo simpel. In de praktijk zijn het huzarenstukjes. Historisch gegroeide verschillen in systemen, in opslagwijze, en vooral ook in optiek moeten worden overbrugd. Al snel lijkt zo n brug op een labyrint. Wat voor partij A een cruciaal gegeven is, is voor partij B niet erg relevant en is dan ook op zijn best als een restgegeven opgeslagen. Er zijn partijen die in eurocenten noteren, zonder komma, waar andere afgeronde guldens hanteren. Accenten of tekens op of onder letters, de zogenaamde diakritische tekens, worden overal anders aangepakt, of juist genegeerd. Dat dit veelvuldig tot naamsverwarring leidt moge duidelijk zijn. Wij hanteren dan ook het sofinummer als centraal gegeven, maar niet iedereen doet dat. Ik wil u niet vermoeien met details van de problematiek. Het gaat hier om de grote lijnen. Voor het Inlichtingenbureau stond 2004 voor het begin van de bouw van het sectorloket en de eerste Elektronische Keten Berichten tussen CWI en sociale diensten. Tegelijkertijd lukte het om de oude Samenloopapplicatie perfect aan de praat te houden, met als resultaat dat zo n 95 % van de sofinummers van bijstandscliënten wordt bevraagd voor samenloop met gegevens van UWV, IB-Groep, en/of Belastingdienst. Deze laatste levert sinds 2004 gegevens over vermogen van bijstandscliënten op Nederlandse rekeningen. In 2004 is bovendien een brede pilot gestart met de Dienst Justitiële Inrichtingen, zodat een detentieaanvang van bijstandscliënten nu wordt doorgegeven. Voor het Inlichtingenbureau was 2004 ook een jaar van onzekerheid. De streefbeelddiscussie is niet afgerond, waardoor geen duidelijke koers te bepalen viel. Deze onzekerheid werd in alle lagen van de organisatie gevoeld en leidde ook tot onrust. Er zijn in de loop van het jaar, conform de analyses, diverse functies versterkt. Om de continuïteit te borgen, de kwaliteit te verbeteren en de risico s beter te beheersen. Overigens, en dit tot slot, het Inlichtingenbureau scoort een 7,2 in het Klanttevredenheidsonderzoek Hetzelfde onderzoek leverde in 2003 een 6,9 op. Graag wil ik mijn voorganger, de heer Schutte, bedanken voor zijn inzet om het Inlichtingenbureau goed op de kaart te zetten. Dat is gelukt. Het Inlichtingenbureau is een alom bekende speler in het veld. Het is de uitdaging om hier nu een nieuwe dimensie aan toe te voegen. Udo Groen 5

6 1 Inleiding In dit Jaarverslag rapporteert het Inlichtingenbureau over de uitvoering van haar wettelijke taken. Ook aan de orde komen onderwerpen die genoemd zijn in de Meibrief, het Jaarplan 2004, rapporten van de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) en de EDP Audit Wettelijk kader Stichting Inlichtingenbureau voert een aantal wettelijke taken uit. Haar kerntaken zijn: Elektronische rechtmatigheidscontrole conform artikel 64 tweede lid WWB jo. BIG/Bijlage XVI; Fungeren als sectorloket voor gemeenten ten behoeve van elektronisch gegevensverkeer met andere Suwi-partijen (elektronische ketenberichten) en overige organisaties (overige dienstverlening); Ondersteuning van Suwinet-Inkijk door ontsluiting van gemeentelijke gegevens ten behoeve van andere Suwi-partijen die gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun wettelijke taak. Daarnaast is er een wettelijke taak terzake van de coördinatie van ICT-activiteiten van gemeenten in relatie tot de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Suwi). Deze wordt uitgevoerd door het Coördinatiepunt ICT Gemeenten (CP-ICT). 1.2 Missie De missie die in 2004 is geformuleerd, is erop gericht invulling te geven aan het wettelijk kader. De missie luidt kort en krachtig: Het ondersteunen van werkprocessen van gemeentelijke sociale diensten (GSD-en) door middel van ketenautomatisering via het Sectorloket, inclusief het verder ontwikkelen van taken binnen bestaande kaders. 1.3 Leeswijzer De opzet van dit verslag sluit aan bij de modelverantwoording en is als volgt: In hoofdstuk 2 is een omgevingsanalyse opgenomen aan de hand van een aantal perspectieven. Naast het bestuurlijk perspectief wordt ingegaan op het informatie perspectief en het klantperspectief. Hoofdstuk 3 bevat de Veranderagenda. De hoofdlijnen van het beleid komen daar aan de orde aan de hand van een bespreking van de stand van zaken met betrekking tot het Jaarplan 2004, Meerjarenplan (Toekomstvisie 2006), Activiteitenplan Nieuwe Diensten en Verbeterplan. In de hoofdstukken 4, 6 en 7 staat de dienstverlening centraal. Hoofdstuk 4 behandelt de elektronische rechtmatigheidscontrole met behulp van de huidige Samenloopapplicatie. Beschreven worden de in 2004 gerealiseerde uitbreidingen en verbeteringen. Aanvullend staat in Bijlage B een overzicht van de kwaliteit van de dienstverlening aan de hand van prestatie-indicatoren die met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zijn overeengekomen. De overige dienstverlening, onder andere het beheer van een database met GSD-gegevens ten behoeve van Suwinet-Inkijk en ondersteunende dienstverlening ten behoeve van Suwinet op verzoek van BKWI, wordt besproken in hoofdstuk 6. De relatie met onze belangrijkste klanten, de gemeentelijke sociale diensten, staat centraal in hoofdstuk 7. Hoofdstuk 4 paragraaf 4 en hoofdstuk 5 samen gaan over het nieuwe Sectorloket Gemeenten. In hoofdstuk 5 komen de (voorbereidingen op het versturen van) elektronische ketenberichten aan de orde. Hoofdstuk 8 gaat in op de organisatie. Hoofdstuk 9 ten slotte bevat een overzicht van de financiën over

7 2 Omgeving 2.1 Inleiding De omgeving van het Inlichtingenbureau kan vanuit verschillend perspectief worden bezien. Hieronder wordt in paragraaf 2.2 eerst het bestuurlijk perspectief geschetst en vervolgens in paragraaf 2.3 het juridisch perspectief. Minstens zo belangrijk zijn het informatie perspectief, zie paragraaf 2.4, en het klantperspectief dat in paragraaf 2.5 aan bod komt. Daarnaast is het Inlichtingenbureau ook partner in het Suwi-domein, zie paragraaf Bestuurlijk perspectief De Stichting Inlichtingenbureau is opgericht door de Staat der Nederlanden op 29 augustus Statutaire doelstelling is het voor gemeenten - ten behoeve van hun taken op het gebied van sociale zekerheid - verrichten van feitelijke werkzaamheden terzake van de coördinatie en dienstverlening op het gebied van gegevensuitwisseling tussen gemeenten en derden in het kader van werk en inkomen. Deze taken zijn gericht op onder meer bestrijding van fraude en bevordering van samenwerking tussen de verschillende uitvoeringsorganisaties op het terrein van de sociale zekerheid. Benoeming van de voorzitter vindt plaats door de minister van SZW. Bestuursleden worden (deels) benoemd op voordracht van Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en Divosa. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) financiert het Inlichtingenbureau volledig. Voor financiering langs andere weg of uitvoering van andere taken dan opgedragen door SZW is voorafgaand schriftelijke goedkeuring nodig van de minister van SZW. 2.3 Juridisch perspectief De wettelijke kaders voor het Inlichtingenbureau zijn afkomstig van de rijksoverheid. De belangrijkste kaders komen uit de Wet Suwi, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet Werk en Bijstand (WWB), die per 1 januari 2004 de Algemene bijstandswet (Abw) heeft vervangen. Het toezicht op de activiteiten van het Inlichtingenbureau wordt uitgeoefend door de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) en het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). 2.4 Informatie perspectief Het Inlichtingenbureau is Sectorloket voor Gemeenten in de elektronische gegevensuitwisseling met derden in het Suwi-domein. Naast gemeenten omvat dat domein ook nog het Uitvoeringsorgaan Werknemers Verzekeringen (UWV), de Centra voor Werk en Inkomen (CWI), de Sociale VerzekeringsBank (SVB) en het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI). Zij zijn klant van het Inlichtingenbureau en bron of afnemer van gegevens. De gegevensuitwisseling kan gericht zijn op elektronische rechtmatigheidscontrole, op ondersteuning van werkprocessen, of meer liggen in de sfeer van administratieve lastenverlichting. Het Inlichtingenbureau past als zodanig uitstekend binnen zowel de door de rijksoverheid ondersteunde uitgangspunten van het RINIS-concept als binnen de visie op gegevensuitwisseling zoals uitgewerkt in Suwi-verband. Doel op de langere termijn is zowel binnen als buiten Suwi-kader Sectorloket voor Gemeenten te zijn. 2.5 Klant perspectief (dienstverlening) Het Inlichtingenbureau kiest er voor de gemeenten als klant te benaderen. Ondanks het feit dat discussie mogelijk is over de vraag of de gemeenten beter als afnemer kunnen worden beschouwd. Gemeenten kunnen immers niet (direct) zelf kiezen van welke diensten zij gebruik willen maken. Voor de verschillende soorten dienstverlening, zie hoofdstukken 4, 6 en 7 in dit jaarverslag. 7

8 3 Veranderagenda Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de belangrijkste verandertrajecten. 3.1 Meerjarenplan en Streefbeelddiscussie Het Meerjarenplan beschrijft hoe het Inlichtingenbureau door middel van een plateauplanning evolueert naar een innovatieve klantgerichte organisatie per In het Meerjarenplan is beschreven welke doelstellingen het Inlichtingenbureau in een termijn van 3 jaar wenst te realiseren. Het eerste plateau ( doe je dingen goed, looptijd: 1 sept april 2004) is onderleiding van een programmamanager succesvol afgerond. Het resultaat is een zelfevaluatie INK. Plateau 1 vormt de fundering voor een klantgerichte organisatie. Het was de ambitie van het ministerie van SZW en VNG om in 2004 te komen tot een gezamenlijke formulering van de toekomstige rol en taak van het Inlichtingenbureau (de Streefbeelddiscussie). Echter, deze discussie is uitgesteld. Het Bestuur heeft besloten dat de meerjaren-visie nog steeds van toepassing is maar dat het realiseren daarvan uitgesteld wordt tot de Streefbeelddiscussie is gevoerd. Hierdoor is Plateau 2 in 2004 niet gestart. 3.2 Activiteitenplan Nieuwe Diensten (AND) In het najaar van 2003 is het project AND gestart als concretisering van het Meerjarenplan. Begin 2004 is het AND rapport opgeleverd waaruit bleek dat gemeenten de volgende prioriteiten stelden: Verbetering huidige dienstverlening; Uitbreiding dienstverlening op basis van huidige bronnen; Uitbreiding samenloop met nieuwe bronnen. Het Inlichtingenbureau onderschrijft de prioritering van de resultaten van het AND-rapport. Dit is ook overgenomen door het Bestuur. Voor de eerste twee genoemde punten is er een Verbeterplan opgesteld. Door uitstel van de Streefbeelddiscussie tussen ministerie SZW en VNG kan het derde genoemde punt (vooralsnog) geen vervolg hebben. 3.3 Verbeterplan Samenloopsignalen Het CP-ICT heeft in september 2004 de resultaten van een onderzoek opgeleverd naar de wensen van gemeenten rond de dienstverlening van het Inlichtingenbureau. Het onderzoeksrapport geeft de volgende verbeterpunten aan: Zorg voor (de mogelijkheid van) filtering van de bestaande samenloopsignalen. Verbeter de voorlichting en opleiding ten aanzien van het gebruik van de samenloopsignalen. Verbeter de kwaliteit van de gegevens. Deze aanbevelingen hebben mede geleid tot het opstellen van het Verbeterplan Samenloopsignalen in oktober Dit plan is gericht op concrete verbetering van de huidige dienstverlening (Zie paragrafen 4.2 en 7.2.4) 3.4 Herbouw samenloopapplicatie (deelproject 2 Sectorloket Gemeenten) De herbouw van de huidige samenloopapplicatie levert straks een robuuster en beter uitbreidbaar systeem op. In eerste instantie gaat het niet om functionaliteitsverbetering. Aan de zijde van het Inlichtingenbureau zijn eind 2004 een tiental interne en externe medewerkers betrokken bij dit project. De gewenste verbeteringen aan het project zijn doorgevoerd Planning en voortgang project Sectorloket Gemeenten Medio 2004 heeft het project Sectorloket Gemeenten vertraging opgelopen vanwege interpretatieverschillen tussen het Inlichtingenbureau en de leverancier Hewlett-Packard (HP). Gezamenlijk hebben ze opdracht gegeven aan PricewaterhouseCoopers te bemiddelen. Daaruit is een bindend advies voortgekomen op basis waarvan de geschilpunten zijn beslecht. Daarnaast zijn 8

9 organisatorische maatregelen genomen. Een voorbeeld hiervan is het instellen van een gezamenlijke stuurgroep Sectorloket Gemeenten met medewerkers van het Inlichtingenbureau èn van de leverancier. Sturing op kwaliteit van het Project Sectorloket Gemeenten Uit de audit van het IWI en de interne audit van het Inlichtingenbureau zijn belangrijke aanbevelingen voor het project naar voren gekomen. In de maanden september tot november zijn deze verbeterpunten opgepakt. Dat heeft geleidt tot aanpassingen op de inrichting en uitvoering van: Ad. a) Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden In september zijn de deelprojectplannen verder geconcretiseerd. De verantwoordelijkheden in relatie tot de stuurgroep zijn herijkt, zoals het voorzitterschap, verslaglegging en de vaststelling van mijlpaaldocumenten. Alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn opgenomen in een besluitvormingsmatrix.. Ad. b) Planning, control & financiën Er zijn inmiddels actuele en gedetailleerde projectplannen en planningen, gebaseerd op het projectplan en de planning van HP. De projectplannen zijn in september geactualiseerd op basis van de aangepaste planning van HP en de geplande uitrol van de elektronische ketenberichten. De vereiste capaciteit (intern en extern) is in kaart gebracht en er is een financiële analyse uitgevoerd. Daarnaast zijn afspraken gemaakt betreffende het financiële beheer. Ad. c) Kwaliteitsmanagement Er is een overzicht opgesteld van alle deliverables met de beoordeling of interne reviews en/of externe audits noodzakelijk zijn. Daardoor is duidelijk wie de kwaliteit van welke producten controleert en wat daarvoor de norm is. Binnen de stuurgroep is vastgesteld dat een overzicht van alle mijlpaaldocumenten inclusief kwaliteitsbeoordeling ter autorisatie aan de stuurgroep worden aangeboden. Dit geeft inzicht in de gevolgde procedure, de bevindingen en de genomen/vereiste maatregelen. Minstens zo belangrijk is een overzicht van de openstaande punten en risico s ten aanzien van de kwaliteit. Ad. d) Risicomanagement Aan risicomanagement is initieel veel aandacht besteed (monitoren, rapporteren en vastleggen). Om te voorkomen dat de aandacht hiervoor verslapt, zijn de risico s en maatregelen een vast agendapunt van alle rapportages en overleggen. Ze zijn geactualiseerd in de laatste projectplannen. Ad. e) Communicatieplan In oktober is een communicatieplan opgesteld, dat zowel de interne als externe communicatie betreft. In dit plan worden tevens de diverse rapportages qua vorm en inhoud en de momenten van aanlevering van stukken beschreven. Uiteraard past dit communicatieplan binnen de algemene kaders van het Inlichtingenbureau en sluit dit aan op de communicatie van Project Fase 4: Uitrol en communicatie. Ad. f) Interne audit De interne audit Sectorloket Gemeenten van heeft geleid tot aan aantal maatregelen die ondertussen zijn doorgevoerd. De deliverables waren helder (wat er wanneer wordt opgeleverd en van welke kwaliteit), maar op 9 andere punten waren verbeteringen gewenst. De organisatie is hierop aangepast en opgeschaald. IWI heeft in november aangegeven dat het Inlichtingenbureau weer in control is met het project Sectorloket Gemeenten. 9

10 4 Elektronische rechtmatigheidscontrole 4.1 Inleiding De voornaamste taak van het Inlichtingenbureau is het uitvoeren van elektronische gegevensuitwisseling aan de hand van door sociale diensten aangeleverde sofi-nummers van WWBcliënten. Voor deze sofi-nummers wordt bij een aantal bronnen gecontroleerd op samenloop. Sociale diensten voeren met deze samenloopsignalen hun rechtmatigheidscontrole uit. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het functioneren van de huidige Samenloopapplicatie, de uitbreidingen, de resultaten van het Verbeterplan Samenloopsignalen in 2004 en de beveiliging van het systeem. Vervolgens wordt ingegaan op de vorderingen bij de herbouw van de samenloopapplicatie, onderdeel van de bouw van het Sectorloket. 4.2 Verbeteringen aan de Huidige Samenloopapplicatie Gezien de praktijkervaringen met de kwetsbaarheid van de huidige Samenloopapplicatie en tevens de beperkingen in capaciteit is in 2003 gekozen voor herbouw en tegelijkertijd bevriezing van de Samenloopapplicatie binnen een groter raamwerk, het Sectorloket. Vanwege dit besluit is niet gewerkt aan uitbouw van de huidige Samenloopapplicatie. Reeds aanwezige functionaliteiten zijn echter wel verder ingevuld en waar haalbaar zijn op zorgvuldige wijze verbeteringen aangebracht Release 2.0 Samenloopapplicatie Sinds februari 2004 is de release 2.0 van de Samenloopapplicatie beschikbaar. De verbeteringen in deze release richten zich op het omgaan met de signaalexport en het gebruik van IB-Inkijk. Het volgende is veranderd: De Signaalmanager: filteren van een signaalexport (SLSE) Met de Signaalmanager kan een gemeente naar eigen inzicht on-line selecties maken in de samenloopsignalen. Onder andere voor lopende signalen, vermogenssignalen, historische signalen, significant gewijzigde signalen enzovoort. Hierdoor kunnen ze werk gemakkelijker over medewerkers verdelen en is het eenvoudiger om prioriteiten in de afhandeling vast te stellen. Verbeteringen in IB-Inkijk IB-Inkijk biedt de gebruikers bij gemeenten de mogelijkheid om op basis van het sofi-nummer te kijken naar de meest actuele samenloopgegevens die bij het Inlichtingenbureau bekend zijn. In release 2.0 zijn er wijzigingen aangebracht in de webinterface (IB-Inkijk). Daardoor kunnen gemeenten in IB-Inkijk makkelijker en sneller signalen administratief afmelden en afhandelen. De wijzigingen zien er als volgt uit: o Er is een ander schermverloop bij het toekennen van een conclusiecode (Cs); o De conclusiecode kan direct ingetypt worden; o Per sofi-nummer kunnen alle signalen inclusief details worden afgedrukt; o Na het afhandelen van een signaal (status A ) kan de conclusiecode worden gewijzigd. De wijzigingen zijn beschreven in een aanvulling op de gebruikershandleiding. Deze is aan de gebruikers toegezonden Vermogenssignalen Op 14 april 2004 is de landelijke uitrol van vermogensignalen begonnen. Alle gemeenten zijn in het tweede kwartaal aangesloten. Op enkele incidenten na zijn de vermogensignalen goed ontvangen. Eind november hebben alle Nederlandse gemeenten de vermogenssignalen over 2003 ontvangen. Per 1000 bijstandscliënten gaat het om zo'n 35 signalen. 10

11 Een vermogenssignaal is geen bewijs van fraude, maar een advies voor toetsing. Bijstandgerechtigden mogen beschikken over een wettelijk vastgesteld eigen vermogen. Het vermogenssignaal 2003 betekent dat een cliënt op peildatum 31 december 2003 op zijn of haar Nederlandse bankrekeningen meer vermogen had staan dan wettelijk (voor een alleenstaande) is toegestaan (drempelwaarde). Daar kunnen vele (legale) redenen voor zijn. Samenwonenden mogen twee keer zo veel vermogen hebben; het vermogen kan een functie hebben (renovatiesubsidie voor de woning); de bijstand kan al beëindigd zijn; en er zijn mensen met bijstand die daarvan kunnen sparen. Een vermogenssignaal is dan ook een indicatie voor een gemeente dat men naar de informatie moet kijken. Gemeentelijke sociale diensten gebruiken deze zogenoemde 'vermogenstoets' voor hun rechtmatigheidsonderzoeken. De bestandsvergelijking tussen de sociale diensten en de Belastingdienst wordt jaarlijks herhaald. Het Inlichtingenbureau heeft in april onder alle gemeenten de Werkinstructie Vermogenssignalen verspreid. Deze was gebaseerd op de ervaringen in de pilot. Aan de hand van de ervaringen met de eerste uitlevering van vermogenssignalen is in november 2004 een tweede verbeterde versie verspreid Zorgverzekeraars Het ministerie van SZW heeft een onderzoek laten uitvoeren naar mogelijkheden van gegevensuitwisseling met zorgverzekeraars. De conclusie van dat onderzoek is dat deze uitwisseling in het kader van rechtmatigheidcontrole vooralsnog geen toegevoegde waarde heeft voor gemeenten bij de controle op de woon- en leefsituatie. Op grond daarvan heeft het ministerie van SZW besloten deze uitwisseling (vooralsnog) niet te laten realiseren Dienst Justitiële Inrichtingen De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is in 2004 aangesloten op de huidige Samenloopapplicatie voor het uitvoeren van een pilot. In juli heeft het ministerie van SZW de regeling gepubliceerd die deze uitwisseling mogelijk maakt. Deze gegevens worden verstrekt omdat gedurende de detentieperiode het recht op bijstand in principe vervalt (art 13 lid 1 sub a WWB). Sinds 9 november verstrekt het Inlichtingenbureau aan 11 gemeenten gegevens over detentie van bijstandscliënten. Deze gegevensverstrekking is een pilot. Hieruit blijkt dat voor 20% van de gedetineerden een signaal naar de pilot-gemeenten gaat. Nader onderzoek wijst uit dat de helft daarvan niet bij de pilot-gemeenten bekend was. De proef loopt door tot in Na evaluatie en eventuele aanpassingen krijgen alle gemeenten de beschikking over de detentiesignalen. 4.3 Informatiebeveiliging Gezien de verwachte (beperkte) levensduur van de huidige samenloopapplicatie zijn er geen investeringen gedaan in het systeem zelf. Wel is aandacht besteed aan organisatorische maatregelen om binnen de beperkingen een aanvaardbaar niveau van beveiliging te bereiken. Concrete voorbeelden zijn de controle op de autorisaties van medewerkers en de afscherming van de gegevens, die afkomstig zijn van de Belastingdienst en DJI. 11

12 5 Elektronische ketenberichten 5.1 Project Sectorloket Gemeenten (deelproject 1) Eén van de taken van het Inlichtingenbureau is: faciliteren van het berichtenverkeer tussen gemeenten en andere Suwi-Partijen. Binnen het Project Sectorloket Gemeenten is deelproject 1 gericht op deze functionaliteit, namelijk Transport en Ketenberichten. In april 2004 is deze functionaliteit opgeleverd door HP en in de zomer door het Inlichtingenbureau geaccepteerd. In december heeft een pilot plaatsgevonden in Harderwijk en Ermelo, die begin 2005 herhaald wordt. De resultaten van deze pilot waren positief; enkele kleine verbeteringen zijn inmiddels doorgevoerd. Begin 2005 is de omgeving opgeleverd die later in het jaar gebruikt zal worden als productieomgeving. Voor de uitrol van de Elektronische Ketenberichten is deelproject 1 eind 2004 los gemaakt van het project Sectorloket Gemeenten en als een apart project gepositioneerd. 5.2 Ketenprojecten In het Ketenprogramma dat door Suwi-partijen is opgesteld, is aan het Inlichtingenbureau gevraagd om in 2004 de ketenberichten tussen CWI-vestigingen en sociale diensten te ondersteunen. Het gaat om de volgende 12 elektronische ketenberichten: Elektronische Ketenberichten Richting overdracht Overdrachtsvorm Aanvraag WWB CWI GSD Elektronisch en papier Overdracht WWB CWI GSD Elektronisch Terugmelding overdracht kwaliteit GSD CWI Elektronisch Terugmelding overdracht besluit GSD CWI Elektronisch Aanvraag reïntegratieadvies GSD CWI Elektronisch Reïntegratieadvies CWI GSD CWI GSD Elektronisch Reïntegratieadvies verkorte analyse CWI- CWI GSD Elektronisch GSD Terugmelding reïntegratieadvies GSD-CWI GSD CWI Elektronisch Kennisgeving verwijtbaar CWI-GSD CWI GSD Elektronisch Terugmelding kennisgeving verwijtbaar GSD CWI Elektronisch GSD-CWI Kennisgeving CWI-GSD CWI GSD Elektronisch Kennisgeving GSD-CWI GSD CWI Elektronisch Deze berichten worden van de bedrijfsvoeringsapplicatie van de CWI, via het Inlichtingenbureau, verstuurd naar de bedrijfsvoeringsapplicaties van de GSD-en en omgekeerd. Binnen CWI wordt hierbij gebruik gemaakt van Sonar, het nieuwe systeem van CWI dat eind 2004 bij enkele vestigingen van het CWI in gebruik is genomen en in 2005 naar de overige vestigingen wordt uitgerold. Bij de GSD-en wordt er van een veelheid van systemen gebruik gemaakt. De belangrijkste daarvan zijn GWS4all (Centric), diverse pakketten van Pink Roccade en zelfbouw -pakketten in Amsterdam, Den Haag en Leiden. Dit betekent dat de voortgang van het totale ketenproject afhankelijk is van de voortgang bij al deze leveranciers en partijen. Vooral de afhankelijkheid van Sonar is daarbij cruciaal. Het Inlichtingenbureau moet zeker stellen dat zij klaar is om geen belemmerende partij te zijn in de voortgang van dit project. In 2004 is dat gelukt: het Inlichtingenbureau was telkens gereed als de voortgang van het project dat vereiste. 12

13 6 Overige dienstverlening 6.1 Beheer en dienstverlening rond Suwinet Suwinet Het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI) beheert Suwinet. Het Inlichtingenbureau verleent hiervoor met haar Servicedesk eerstelijns diensten aan gebruikers van Suwinet. Alle vragen van gebruikers van Suwinet komen eerst terecht bij de Servicedesk. Pas als die de problemen niet kan oplossen worden deze teruggekoppeld aan BKWI. In het afgelopen jaar zijn er problemen geweest met de beheer- en autorisatie functionaliteit. Het BKWI heeft hiervoor in de loop van 2004 een andere beheertool geïmplementeerd. Daarmee zijn deze problemen opgelost. Suwinet-Inkijk Voor GSD-Inkijk als onderdeel van Suwinet-Inkijk geldt dat de Suwi-partijen niet rechtstreeks inkijken op gegevens van GSD-en. Ze kijken in op een kopie van die gegevens op een server van het Inlichtingenbureau, om redenen van beveiliging en ontlasting van verbindingen. Suwinet-Mail Binnen Suwinet is een beveiligde mailuitwisseling (Suwinet-Mail) geïmplementeerd. Het is een beveiligd mailsysteem, dat alleen te gebruiken is door geautoriseerde gebruikers. Er zijn twee redenen voor gemeenten om gebruik te maken van Suwinet-Mail: Controle op misbruik van Suwinet-Inkijk is alleen mogelijk via deze beveiligde mailuitwisseling. De beschikbare loggings van het gebruik van Suwinet-Inkijk kunnen uitsluitend via Suwinet- Mail worden verzonden; Cliëntgegevens mogen om privacyredenen niet per gewone mail worden verstuurd. Deelname van de gemeenten aan Suwinet-Mail is laag. Tot nu toe zijn 37 gemeenten aangesloten. 6.2 Informatiebeveiliging gemeenten Door BKWI, CP-ICT en het Inlichtingenbureau is samengewerkt aan een project gericht op bewustwording van beveiliging bij gemeenten, met name in het gebruik van Suwinet. Het resultaat van dat project is de Kluisdoos. Daarin zitten verschillende documenten rond informatiebeveiliging, het beveiligingspel en een kaart met de 10 gouden regels voor informatiebeveiliging. Vanaf eind 2004 kan deze kluisdoos via de website van CP-ICT gratis door gemeenten worden opgevraagd. 13

14 7 Relatiemanagement en communicatie 7.1 Relatiemanagement Het relatiemanagement van het Inlichtingenbureau maakt gebruik van verschillende methoden om contact te houden met de primaire doelgroep, het gemeentelijk veld. Hierbij wordt onderscheidt gemaakt naar gemeentegrootte en functies binnen gemeenten. Enerzijds zijn er een klein aantal gemeenten met duizenden bijstandsgerechtigden en dus honderden of zelfs duizenden samenloopsignalen per maand, anderzijds zijn er honderden gemeenten waar men de samenloopsignalen in een uurtje kan afhandelen. Hoofden sociale dienst, verantwoordelijk voor het proces, gebruikers, verantwoordelijk voor de opvolging van de signalen, en applicatiebeheerders verantwoordelijk voor de ICT aspecten zijn onze belangrijkste aanspreekpunten bij gemeenten. De nu volgende paragrafen geven een beeld van de verschillende methoden die we inzetten Soorten contacten met gemeenten In 2004 was er geen doelstelling, maar heeft Relatiemanagement met 47% van de Sociale Diensten een contactmoment gehad, dit was meer dan verwacht. Een contactmoment wil zeggen dat Relatiemanagement één of meerdere bezoeken heeft afgelegd, en/of de gemeente aanwezig was tijdens een Regiobijeenkomst, en/of uitgebreid telefonisch consult met de gemeente is geweest. Tabel 7.1 toont een onderverdeling naar het aantal WWB-cliënten. (G40 betekent de grootste 40 gemeenten qua aantal WWB-cliënten) Contactmomenten 2004 Aantallen G40 100% 40 G % 40 G80+ 40% 150 Tabel 7.1 Tabel 7.2 laat de absolute aantallen per soort contactmoment zien. Regiobijeenkomst 1 of meer bezoeken Telefonisch consult G40 n.v.t G G Tabel 7.2 Tabel 7.3 geeft per groep gemeenten volgens welke methode het onderzoeken van samenloopsignalen wordt uitgevoerd. Van veel (kleinere) gemeenten is onbekend op welke wijze het onderzoek uitgevoerd wordt. (zie aantal onbekenden) G40 G41-80 G80+ SLSO SLSO + IB-inkijk SLSE SLSE + IB-inkijk SLSE + Fris SLSE + Liaan SLSE + GWS4all SLSE + zelfbouw Onbekend Tabel

15 Tabel 7.4 laat zien wat de stand van zaken is bij gemeenten. Relatiemanagement heeft deze bepaald naar aanleiding van één of meerdere contactmomenten met gemeenten in Gemeente gaat ok 96 Gemeente heeft aandacht nodig 13 Gemeente gaat opnieuw starten * 20 Gemeente gaat starten ** 3 Totaal 132 Tabel 7.4 * Door de vorming van een gemeenschappelijke sociale dienst of door een herindeling moet de gemeente opnieuw starten met het onderzoeken van signalen. ** Deze gemeenten hebben nog nooit gewerkt met het Inlichtingenbureau en gaan voor de eerste keer starten met het onderzoeken van signalen Dienstverlening via de Servicedesk Alle vragen van gemeenten komen binnen op de Servicedesk. Ter ondersteuning van de beheer-verantwoordelijkheden wordt door de Servicedesk gebruik gemaakt van een Service Management toepassing. In deze toepassing worden alle incidenten en vragen vastgelegd. De workflow, waarvan de basis is gelegd in 2001, is aangepast aan de huidige, verbeterde werkwijze. Daarnaast is een nieuwe versie van de Service Management toepassing in gebruik genomen, zonder de dienstverlening te verstoren. De Servicedesk wordt in haar dienstverlening ook ondersteund door een zogenaamde Voice Response Unit. Deze unit is begin 2003 verder verbeterd. Door deze unit worden binnenkomende gesprekken opgevangen en gerouteerd. De Servicedesk fungeert ook als achtervang voor het secretariaat van het Inlichtingenbureau. De Servicedesk heeft ruim gesprekken (4.800 binnenkomende en uitgaande) geregistreerd. Daarnaast zijn er meer dan berichten ontvangen. De Servicedesk voldoet aan de normen die zijn vastgelegd in de Dienstbeschrijving (o.a. het opnemen van telefoongesprekken binnen 7 seconden). Tabel 7.5 geeft een overzicht van de incidenten die de Servicedesk afhandelt verdeeld over Samenloopapplicatie (zie hoofstuk 4), Suwinet (zie paragraaf 6.1) en algemene vragen. Samenloopapplicatie 1156 Suwinet(-Inkijk/-Mail) 1193 Algemene vragen 200 Totaal aantal incidenten 2556 Tabel 7.5A De snelheid waarmee incidenten zijn opgelost voldoet gemiddeld aan de norm, die door onszelf hieraan is gesteld. Alleen de oplossing van Prio2 incidenten blijft hieronder. Het aantal Prio2 incidenten (9) is echter te laag om hier statistisch verantwoorde conclusies aan te verbinden. Het is geen reden geweest het incidentproces aan te passen. Prio1 incidenten opgelost binnen 6 uur (norm is > 70%) Tabel 7.5B Prio2 incidenten opgelost binnen 16 uur (norm is > 70%) Prio3 incidenten opgelost binnen 40 uur (norm is > 70%) 71,8% 52,6% 78,9% 15

16 De prioriteit wordt door de Service Desk van het Inlichtingenbureau vastgesteld op basis van de impact en urgentie. Impact Groot het incident raakt meer dan één gemeente Klein het incident raakt één gemeente Hoog de functionaliteit/dienst kan in het geheel niet meer gebruikt worden Urgentie Normaal de functionaliteit of dienst kan gedeeltelijk niet meer gebruikt worden Laag de functionaliteit of dienst kan nog wel gebruikt worden Regiobijeenkomsten Alle gemeenten, met uitzondering van de G40 gemeenten, zijn uitgenodigd voor Regiobijeenkomsten in november Ongeveer 30% daarvan heeft deelgenomen. In de maand november zijn er in totaal 13 bijeenkomsten gehouden voor deze gemeenten, verdeeld over 9 locaties in het land. Op deze bijeenkomsten kregen gemeenten de gelegenheid om ervaringen uit te wisselen over hun manier van omgaan met de signalen van het Inlichtingenbureau. Het programma omvatte vier thema's: 1. Werken met het Inlichtingenbureau: Op welke wijze kan een gemeente het beste omgaan met de samenloopsignalen (en die bij de organisatie past); 2. Stand van zaken Inlichtingenbureau: Wat heeft het Inlichtingenbureau gedaan in 2004 en wat zijn de plannen voor 2005; 3. De WWB een jaar later: De impact van de WWB op de dagelijkse uitvoering van het werk, ook in relatie tot het Inlichtingenbureau en zaken als Rechtmatigheidscontrole en Hoogwaardig Handhaven; 4. Suwinet-Inkijk (door het BKWI): Het BKWI heeft één en ander verteld over Suwinet-inkijk en de mogelijkheden die er zijn in aanvulling op het onderzoeken van samenloopsignalen Gebruikerstrainingen In 2004 zijn de gebruikerstrainingen niet actief gepromoot en zijn er geen centrale gebruikersbijeenkomsten georganiseerd. Op aanvraag werden er wel trainingen op locatie gegeven. Dat gebeurde 6 keer. Trainingen zijn op verzoek gegeven aan Sociale Dienst Eindhoven (2), gemeente Zaandam, gemeente Zeist, gemeente Wijk bij Duurstede en aan de gemeente Den Bosch Monitoring reïntegratie op grond van artikel 62 Wet SUWI Het Inlichtingenbureau kan ook dienstverlening uitvoeren met betrekking tot ex-bijstandsgerechtigden voor andere doelen dan rechtmatigheidcontrole. Deze dienstverlening valt binnen de reikwijdte van artikel 62 Wet Suwi. Hiervoor is geen schriftelijke toestemming nodig van de minister. Evenals in 2003 is voor de Sociale Dienst Amsterdam uitgezocht welke ex-uitkeringsgerechtigden zijn uitgestroomd naar een dienstbetrekking door middel van een vergelijking tussen beëindigde bijstandsuitkeringen en UWV-dienstverbanden. Op verzoek van het ministerie van SZW is onderzocht of deze dienstverlening ook voor andere gemeenten interessant is. Dat bleek slechts het geval voor de grotere gemeenten, waarmee in dit kader prestatie-afspraken zijn gemaakt Klanttevredenheidsonderzoek Het Inlichtingenbureau heeft in november 2004 opnieuw een Klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder alle sociale diensten in Nederland. De vragenlijst voor dit onderzoek is verspreid onder alle contactpersonen. Van de 412 verspreide vragenlijsten zijn 226 vragenlijsten ingevuld teruggezonden. De respons komt hiermee op 54,9%. Vorig jaar was deze respons 58,9%. 16

17 Op een schaal van 1 tot 10 heeft het Inlichtingenbureau met betrekking tot de Algemene Tevredenheid het rapportcijfer 7,2 gekregen. Vorig jaar was dit rapportcijfer een 6,9. De gehanteerde schaal is deze: - Zeer tevreden = 10 - Tevreden = 7,5 - Neutraal = 5 - Ontevreden = 2,5 - Zeer ontevreden = 0 De onderstaande tabel geeft de scores weer van de 6 hoofdonderwerpen van het onderzoek. Het rapportcijfer voor Algemene Tevredenheid is overigens geen gemidddelde van deze rapportcijfers. Dienst Huidige meting Vorige meting Samenloopapplicatie 6,9 6,6 Servicedesk Inlichtingenbureau 7,8 7,7 Relatiemanagement 8,1 6,6 Regiobijeenkomsten 6,9 n.b. Informatievoorziening 7,3 6,9 Website Inlichtingenbureau 6,7 6,6 De norm die het Inlichtingenbureau dit jaar zou moeten halen, in overleg met SZW, was een 7. Deze norm is dus behaald. 7.2 Communicatie Samenwerking In 2004 hebben Inlichtingenbureau en BKWI gezamenlijk overleg ingevoerd met als doel om, waar mogelijk, gezamenlijk op te treden naar het gemeentelijke veld. Ook het CP-ICT neemt deel aan dit overleg. In 2004 zijn er vier gezamenlijke overleggen geweest. Als gevolg van dit overleg hebben Inlichtingenbureau en BKWI onder andere gezamenlijk deelgenomen aan de gemeentedagen van SZW. Ook is een gezamenlijke folder WWB, Ondernemen met ICTondersteuning ontwikkeld voor gemeenten en heeft BKWI deelgenomen aan onze regiobijeenkomsten Externe publicaties De doelstellingen voor de communicatie naar gemeenten en andere relaties zijn de volgende: 1. Frequentere en betere voorlichting aan eindgebruikers van de samenloopsignalen en systeembeheerders van Gemeentelijke Sociale Diensten; 2. In een breder kader en op beleidsniveau meer bekendheid te gegeven aan het Inlichtingenbureau en haar activiteiten. Voor het eerste doel is in 2004 de papieren IB Signaal vervangen door een elektronische nieuwsbrief met dezelfde naam. Het wordt daarmee gemakkelijker om sneller, relevante informatie te verstrekken aan de doelgroep van IB Signaal. Dit jaar zijn er 7 elektronische nieuwsbrieven verschenen. Voor het tweede doel is gekozen voor maandelijkse bijdragen aan WIZ-Viszie met twee pagina s achtergronden over het Inlichtingenbureau. Hiermee bereiken we een laag binnen een gemeente die wel te maken heeft met rechtmatigheidscontrole, maar ons meestal niet kent. Er zijn 11 nummers verschenen van WIZ-Viszie. In al deze nummers hebben we gepubliceerd Website De website is in 2003 volledig vernieuwd en voldeed in 2004 aan de criteria. Daarom is het afgelopen jaar alleen klein onderhoud gepleegd namelijk: verbetering van enige functies, mededelingen update s, FAQ (Frequently asked questions) is toegevoegd en interne links zijn aangebracht. Via het content management systeem is continu inhoudelijk informatie geactualiseerd, verbeterd, toegevoegd en vervangen. 17

18 Totaal aantal bezoekers per maand Unieke IP-adressen Gemiddeld aantal bezoeken per bezoeker per maand 2,9 2,64 Tabel 7.6 Website statistieken, gemiddelde jaarcijfers Werkdag Sofi krijgt steun Op 30 september heeft de werkdag Sofi krijgt steun plaats gevonden in congrescentrum de Fabrique in Maarssen. Het doel van de dag was om op een actieve manier met onze klanten en partners van gedachten te wisselen en zo een bijdrage te leveren aan de samenwerking in de keten. De centrale boodschap was: Wat kunnen wij in de keten van elkaar leren? Totaal aantal aanmeldingen was 214. Hiervan hebben uiteindelijk 198 deelnemers de werkdag bezocht. De dag bestond uit twee plenaire bijeenkomsten en vier workshops, onder andere in de vorm van een sportwedstrijd, een Lagerhuisdebat of een spel. De werkdag is door de deelnemers als zeer positief gewaardeerd. Men roemde de sfeer en de vorm. De werkdag heeft op een positieve manier bijgedragen aan de positionering van het Inlichtingenbureau. Al met al een geslaagde dag voor de deelnemers en het Inlichtingenbureau. Tijdens de dag hebben we gemerkt dat in de sector erg veel ervaring is en ook de behoefte die ervaring met anderen te delen. Dit leeft vooral bij de doelgroep die we minder in groepsverband bereiken, namelijk medewerkers bij de G40 en hoofden Sociale Zaken Verbeterplan Samenloopsignalen Op verzoek van het ministerie van SZW heeft het Inlichtingenbureau een Verbeterplan samenloopsignalen opgesteld gericht op versterking van de huidige dienstverlening. (zie ook paragraaf 3.3). De doelstelling is verbeteren van het werken met samenloopsignalen door gemeenten. Op 1 oktober is het Verbeterplan Samenloopsignalen aan het ministerie van SZW aangeboden. De uitvoering van het verbeterplan zal uit de reguliere begrotingen van 2004 en 2005 worden gefinancierd. In het laatste kwartaal van 2004 is de projectorganisatie ingericht. De capaciteit voor de uitvoering van het plan is vrij gemaakt. Er zijn diverse deelplannen opgesteld, en de uitvoering van het verbeterplan is gestart. In het laatste kwartaal van 2004 zijn de volgende onderdelen opgeleverd: De handreiking voor gemeenten Slim omgang met Signalen is in november naar alle gemeenten verstuurd. De handreiking is uitgereikt en besproken op de regiobijeenkomsten en wordt meegenomen tijdens bezoeken aan gemeenten. Het doel van deze korte handreiking is gemeenten te ondersteunen bij het effectief verwerken van de signalen; Over de kwaliteit van de gegevens is een notitie ingediend bij het PPI met als doel deze problematiek te agenderen in het Ketenprogramma conform het verbeterplan. Het PPI heeft ingestemd met deze notitie en de problematiek betreffende de kwaliteit van gegevens is opgenomen in het Ketenprogramma 2005; Er is begonnen met onderzoek naar het aanpassen van het Samenloop Signaal Overzicht (SLSO) in een klantvriendelijker vorm. In de oplevering van de herbouw Samenloopapplicatie zal een eerste aangepaste SLSO worden aangeboden. Na deze oplevering is het mogelijk om de definitieve aangepaste SLSO in een van de vervolgreleases te implementeren. Via CP-ICT zijn er contacten gelegd met de gebruikersgroep van Centric met als doel om in 2005 een expertgroep te starten over het uitvoeren van een informatie/gegevensanalyse. 18

19 8 Organisatie Inlichtingenbureau 8.1 Inleiding Bestuur Directeur Stafbureau Bedrijfsbureau Relatiebeheer & Communicatie Projectuitvoering ICT beheer 8.2 Bestuur Het bestuur van het Inlichtingenbureau bestaat uit vijf personen die op persoonlijke titel hun werkzaamheden uitvoeren. De Minister van SZW benoemt de voorzitter. De overige bestuurders worden benoemd door het bestuur. Voorwaarden daarbij zijn dat twee bestuurders zijn voorgedragen door de VNG, één door Divosa en één deskundig moet zijn op het gebied van informatica of de bescherming van persoonsgegevens. De zittingstermijn is twee jaar. De vergaderingen van het bestuur worden bijgewoond door een waarnemer van het ministerie van SZW. Het bestuur stelt het beleid van het Inlichtingenbureau vast, evenals het jaarplan en de begroting. Zij leggen onder andere via kwartaalverslagen en het jaarverslag met de jaarrekening verantwoording af aan de Minister. Tot het verrichten van rechtshandelingen beslist het bestuur, voor zover de bevoegdheid daartoe niet is gemandateerd. Met betrekking tot beheerstaken heeft het bestuur via een beschikkingsmandaat de organisatie opdracht geven om beheerstaken uit te voeren. De voorzitter van het Inlichtingenbureau, de heer G.J. Schutte, heeft op zijn verzoek, in overleg met de staatssecretaris van SZW, zijn functie per 17 november neergelegd. De heer Schutte heeft vanaf de oprichting van de stichting in september 2001 het bestuur geleid. Bij zijn herbenoeming in 2003 gaf hij reeds te kennen in de tweede helft van 2004 te willen terugtreden, mede in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Eveneens per 17 november is de heer U. Groen benoemd tot tijdelijk voorzitter van de Stichting Inlichtingbureau. Hem is gevraagd toe te zien op de nieuwbouw Sectorloket Gemeenten. Ook zal hij op verzoek van de staatssecretaris van SZW de organisatie van het Inlichtingenbureau doorlichten. Daarnaast is de nieuwe voorzitter gevraagd een bijdrage te leveren aan de besluitvorming over de 19

20 toekomstige taken, positie en aansturing van het Inlichtingenbureau. De heer Groen is benoemd voor een periode van een jaar. Het bestuur heeft in 2004 acht keer vergaderd en was in 2004 als volgt samengesteld: Bestuurslid Functie/portefeuille Vertegenwoordiger G.J. Schutte Voorzitter tot 17/11 Benoemd door minister U. Groen Voorzitter a.i.vanaf 17/11 Benoemd door minister O. Herder Secretaris Divosa H. Hoogma Lid VNG M. Schrijver Lid VNG F. Trimp Lid Materie-deskundige 8.3 Interne sturing Het Inlichtingenbureau heeft een besturingsmodel ontwikkeld aan de hand van het INKmanagementmodel, waarbij het principe van integraal management centraal staat. Besturing wordt in het INK-managementmodel gedefinieerd als een doelgerichte beïnvloeding van de activiteiten in een organisatie om beoogde resultaten te bereiken. De inrichting en de omvang van het besturingssysteem worden voor een belangrijk deel bepaald door het ontwikkelingsniveau waarin een organisatie verkeert. Bij het afronden van Plateau 1 van het Meerjarenplan was een van de doelstellingen op de organisatie te evolueren naar niveau 2. Uit een positiebepaling van 27 april 2004 is gebleken dat het Inlichtingenbureau goed op weg is. Op zes van de negen aandachtsgebieden scoort het Inlichtingenbureau op niveau 2. Er zijn drie gebieden waar dit jaar en volgend jaar op gestuurd wordt: Strategie & Beleid, Leiderschap en Waardering van Medewerkers. In 2004 is een plan opgesteld om in januari 2005 een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit te voeren. Planning en control cyclus Voor de besturing wordt gebruik gemaakt van een planning & controlcyclus die aansluit op de cyclus van SZW. Sturing en rapportage vinden plaats op basis van prestatie-indicatoren, die zijn beschreven in het Model verantwoording. Er is in oktober een VBTB-gericht jaarplan opgeleverd volgens de vastgestelde protocol. De kwartaalverslagen zijn periodiek aangeboden (via SZW) aan de Tweede Kamer evenals dit jaarverslag. In 2004 is besloten dat het Planning en Control Handboek herijkt wordt om de aansluiting met SZW beter te laten stroomlijnen. Uitvoering daarvan gebeurt in Externe verantwoording IWI Het IWI heeft in haar jaarverslag 2003 overwegend positief gerapporteerd over de vorderingen van het Inlichtingenbureau in De aanbevelingen voor verdere verbeteringen van het IWI zijn belegd in de reguliere activiteiten van EDP AUDIT: Het Inlichtingenbureau heeft de wettelijk verplichte EDP-audit over 2003 laten uitvoeren, waarbij de auditor instemde met de verantwoording van het Inlichtingenbureau. In mei is gestart met een project om de informatiebeveiliging van het Inlichtingenbureau op een hoger plan te brengen en invulling te geven aan de resultaten van de EDP-audit over Dit project heeft vertraging opgelopen en loopt door tot in In november is het informatiebeveiligingsbeleid door het Inlichtingenbureau vastgesteld. De overige deliverables van dit project worden in 2005 opgeleverd. Dit jaar is in Suwi-verband meegewerkt aan een nieuwe verantwoordingsrichtlijn met bijbehorend normenkader, die inmiddels door het Algemeen Ketenoverleg (AKO) is vastgesteld. Dit normenkader wordt gebruikt voor de audit over

21 8.5 Personeelsmanagement Het personeelsmanagement is in 2004 verder vormgegeven. In 2001 tot en met 2003 heeft de invulling en uitvoering van het personeelswerk plaatsgevonden via de inhuur van externe medewerkers. Op 1 maart 2004 is een vaste medewerkster aangetrokken voor 25 uur per week. Hierdoor was het mogelijk meer structureel aandacht te besteden aan het personeelsmanagement. Werving en selectie In 2004 zijn 4 medewerkers in dienst getreden, is 1 medewerker uit dienst getreden en is 1 medewerker overleden. Het personeelsbestand per bedroeg 30 personen die 28,2 fte s invullen. Dit is 3 personen meer ten opzichte van de beginstand van 2004 (exclusief 1 stagaire). De uitbreiding is het gevolg van het vervangen van externe medewerkers door personeel met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Per waren er 4 medewerkers (3,7 fte) in dienst met een arbeidscontract voor bepaalde tijd. De leeftijdsopbouw van het personeelsbestand zag er op 31 december 2004 als volgt uit : Leeftijdsopbouw < 30 jaar < 40 jaar < 50 jaar 7 6 >50 jaar 1 2 Totaal 28 (26,9 fte) 30 (28,2 fte) HRM-beleid Er waren in 2004 drie medewerkers die gebruik maken van ouderschapsverlof en vijf mensen die een periodieke bijdrage ontvangen voor kinderopvang. In 2004 hebben wel de voorjaarsgesprekken plaatsgevonden, maar zijn eind 2004 geen beoordelingsgesprekken gevoerd. Dit laatste is niet gebeurd doordat er de nodige onduidelijkheden zijn rond de herschikking van taken en er discussies lopen over van het hiermee samenhangende functieclassificatiesysteem. Afgesproken is dat de beoordelingsgesprekken voor 1 februari 2005 gehouden worden. Er is bij de voorjaarsgesprekken veel aandacht besteed aan opleidingen. Veel medewerkers hebben in 2004 dan ook een of meerdere vakcursussen gevolgd of volgen een toekomstgerichte algemene opleiding. Arbo-beleid Er is een Arbo beleidsplan aanwezig met een bijbehorend Arbo actieplan. Verder is er invulling gegeven aan de Bedrijfshulpverlening (BHV) en hebben een aantal medewerkers een EHBO cursus gevolgd. Arbeidsvoorwaarden We zoeken voor onze arbeidsvoorwaarden aansluiting bij de CAO voor Rijkspersoneel. Voor 2004 betekende dit dat er slechts een aanpassing heeft plaatsgevonden in de bijdrage in de ziektekostenverzekering. Hiernaast heeft er een aanpassing plaatsgevonden van de reisvergoeding woon-werkverkeer en is er een fietsenregeling tot stand gekomen. Personeelsvertegenwoordiging In 2004 is van start gegaan met een gekozen personeelsvertegenwoordiging (PVT). Met een frequentie van 6 weken is overleg gevoerd door de PVT met de ondernemer. Het overleg had betrekking op de interpretatie van bestaande en de invoering van nieuwe personeelsregelingen. 21