Beroepsstages in Europa Leonardo da Vinci

Transcriptie

1 Gids voor de kandidaten Beroepsstages in Europa Leonardo da Vinci Het stageprogramma Leonardo da Vinci wordt gesubsidieerd door het Programma voor een leven lang leren van de Europese Commissie

2 Leonardo Stages Actiris International Beroepsstages in Europa Gids voor de kandidaat U heeft een duidelijk en realistisch beroepsproject? U vindt moeilijk werk omdat u niet voldoende ervaring heeft of omdat u talenkennis niet toereikend is? U bent klaar voor een onvergetelijke (maar niet altijd gemakkelijke) ervaring van 6 maanden in een ander Europees land? Dan is het stageprogramma van Actiris International misschien iets voor u! Actiris International biedt u de mogelijkheid om uw beroepsproject te realiseren. Deze gids werd speciaal voor u samengesteld en bevat alle nodige basisinformatie informatie. De internationale stages die Actiris aanbiedt, maken deel uit van twee verschillende programma s: Leonardo da Vinci en Eurodyssée. De Leonardo da Vinci-stages zijn bedoeld voor 18- tot 35-jarigen en vereisen iets meer autonomie. Ze bieden u de mogelijkheid om overal in Europa stage te lopen. Het Eurodyssée-programma is bedoeld voor 18- tot 32-jarigen en werkt op basis van regio s: de stages moeten verplicht in een bepaalde regio van Europa worden gevolgd. U kunt dus voor het volgende bij ons terecht: hulp bij het samenstellen van een stageproject als doorstroming naar werk; hulp bij uw administratieve en wettelijke formaliteiten; ondersteuning van uw mobiliteit in al zijn aspecten; financiële ondersteuning tijdens uw stage opdat deze haalbaar wordt, en dit ongeacht uw financiële situatie! Tijdens onze maandelijkse infosessies (de details vindt u terug op onze website krijgt u de eerste informatie over onze twee stageprogramma s. En bezoek ook zeker eens het Jongerenportaal op onze website. Deze handleiding geeft u een volledig en grondig overzicht van het Leonardo da Vincistageprogramma. U vindt hier de nodige ondersteuning bij de verschillende stappen van uw project. Om begeleiding op maat en een beurs te kunnen krijgen, dient u een aantal stappen te ondernemen vóór u met uw stage van start gaat, een aantal andere na afloop van uw beroepsstage. 2

3 VÓÓR DE STAGE Een goede voorbereiding is de sleutel tot het welslagen van uw stage. Hoe beter u bent voorbereid, hoe beter u immers proactief kunt handelen en hoe meer tijd u heeft om de juiste keuzes te maken. Daarom vraagt Actiris International u om bij de voorbereiding van uw stage enkele stappen te doorlopen. Zo kunnen we u gedurende de hele procedure beter begeleiden. 1. Kandidaatsdossier 1.1. Online indiening van uw kandidaatsfiche Eerst en vooral moet u op uw kandidatuursfiche voor de Leonardo-stage indienen. Dit moet in het Frans 1 gebeuren en u dient uw Europass-cv en een pasfoto toe te voegen. Het is belangrijk dat u deze documenten van tevoren verstuurt. Dankzij de informatie die u hierop invult, kan uw consulent internationale mobiliteit uw project en uw behoeften immers beter begrijpen. Voor hij u ontmoet, zal hij uw project hebben kunnen voorbereiden, zodat hij al op heel wat van uw vragen zal kunnen antwoorden. Op die manier kan uw persoonlijke begeleiding in optimale omstandigheden van start gaan. Opgelet: het indienen van een kandidaatsdossier is niet automatisch een garantie dat u een beurs voor de Leonardo da Vinci-stages zult krijgen. De beurs wordt geblokkeerd vanaf het moment dat uw consulent internationale mobiliteit de door uw onderneming ingevulde brief ter goedkeuring van de stage heeft ontvangen (zie punt 1.4.b) en op voorwaarde dat u aan de selectiecriteria beantwoordt 2. Jammer genoeg overstijgt het aantal aanvragen op het dit moment het aantal plaatsen en kunnen we niet op alle kandidaturen positief reageren, ook al voldoen ze aan de criteria. We stellen evenwel alles in het werk om de aanbiedingen voor kandidaat-stagiairs uit te breiden. 1.2 Individueel gesprek met een consulent interne mobiliteit Na ontvangst van uw online ingevulde kandidaatsfiche zal een consulent interne mobiliteit u contacteren om een afspraak voor een individueel gesprek te maken. Deze consulent wordt uw referent-stageconsulent. Tijdens deze afspraak analyseert uw referent-stageconsulent samen met u uw stageproject (duidelijkheid, relevantie, te volgen stappen, budget, planning enz.). Indien nodig geeft hij u tevens praktische inlichtingen over de keuze van de stageplaats (land/regio) en informatie over de procedure. 1 De documenten moeten in het Nederlands worden ingevuld, aangezien de coördinatie van deze stages in handen is van het EPOS (Europese Programma's voor Onderwijs, Opleiding en Samenwerking). 2 Gelieve kennis te nemen van deze criteria in bijlage I. 3

4 Samen beslist u welke hulp u nodig heeft en wat mogelijk is om uw project optimaal voor te bereiden, zowel op administratief vlak (voorbereiden van alle nodige documenten voor het verkrijgen van uw beurs) als op praktisch vlak (keuze van de stageplaats, domein van de stage enz.). Vergeet niet uw elektronische identiteitskaart naar dit gesprek mee te brengen. Opgelet: u krijgt praktische tips van uw referent-stageconsulent stageconsulent, maar u zult zelf uw gastorganisatie, uw huisvesting enz. moeten zoeken. U zult zes maanden volledig zelfstandig moeten zijn, zonder steun ter plaatse (uw consulent zal u zeker wel begeleiden, maar vanop afstand!). De voorbereidingen van deze zes maanden kunnen dus worden gezien als een test van uw zelfstandigheid. 1.3 Zoeken naar een gastorganisatie Zodra uw project na het gesprek met uw referent-stageconsulent is goedgekeurd, kunt u met behulp van de verkregen inlichtingen een onderneming in het gastland beginnen zoeken. 1.4 Afwerking van uw kandidaatsdossier sier Wanneer u een gastorganisatie heeft gevonden, dient u uw kandidaatsdossier verder aan te vullen met de noodzakelijke elementen voor de officiële validering van uw dossier. a) De exacte plaats van de stage en de contactgegevens van de gastorganisatie Zodra u het principeakkoord van de werkgever heeft ontvangen, deelt u uw referentstageconsulent de volgende elementen mee, en dit uiterlijk één maand vóór uw vertrek: Naam en adres van de gastorganisatie Naam en van de directeur/verantwoordelijke (+ adres indien verschillend) Naam en van de contactpersoon/stagebegeleider (+ adres indien verschillend) Aarzel niet om uw toekomstige werkgever de handleiding voor de werkgevers te bezorgen (voorstelling van het Leonardo da Vinci-programma). b) Door de d gastorganisatie ingevulde goedkeuringsfiche van de stage Uw referent-stageconsulent zal u via de fiche "Goedkeuring van de stage" sturen. Dit document moet u aan uw toekomstige werkgever bezorgen. Deze moet de fiche zorgvuldig invullen, ondertekenen, van een stempel voorzien en via naar uw consulent verzenden (eventueel via uzelf). Dit document mag in het Engels worden ingevuld indien de stage in een niet- Franstalig land plaatsvindt. 4

5 c) Uw bankgegevens (voor de betaling van uw stagebeurs) Gelieve uw referent-stageconsulent via de onderstaande gegevens te bezorgen: Naam van uw bank Adres van uw bank Rekeninghouder Rekeningnummer IBAN-nummer BIC-nummer d) Opstellen en indienen van uw professionele en persoonlijke sollicitatiebrief Bezorg uw professionele en persoonlijke motivering voor de gevraagde stage aan uw referent-stageconsulent (document vrij via te versturen). e) Opstellen en indienen van uw talenactieplan (vrije tekst met een overzicht van uw talenkennis vóór uw vertrek en een beschrijving van hoe u deze kennis tijdens uw stage wenst te verbeteren, rekening houdend met de taaleisen op de Brusselse arbeidsmarkt). 2. Stagecontract en -overeenkomst 2.1 Opstellen in indienen van documenten voor de gastorganisatie en de stagiair Na ontvangst van de documenten (goedkeuring van de stage door de gastorganisatie en professionele en persoonlijke motivering voor de gevraagde stage), stelt uw referentstageconsulent uw stagecontract en overeenkomst op en stuurt deze via naar uzelf en naar de gastorganisatie. De stageovereenkomst mag in het Engels worden ingevuld indien de stage in een niet-franstalig land plaatsvindt. 2.2 Ondertekening van de stageovereenkomst door de gastorganisatie De gastorganisatie moet de stageovereenkomst uiterlijk één maand voor het begin van uw stage door zijn algemeen directeur laten ondertekenen en u deze in 4 originele exemplaren (op papier) via de gewone post bezorgen. 3. Belangrijke formaliteiten voor stagiairs in beroepsinschakelingstijd of die werkloosheidsuitkeringen ontvangen 3.1 Stagiairs in beroepsinschakelingstijd: Vóór het begin van de stage zal bij de RVA (Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening) een aanvraag worden ingediend om de stage te laten meetellen als beroepsinschakelingstijd (formulier C94C). Uw referent-stageconsulent vult dit document gedeeltelijk in en bezorgt u dit via . U dient de ontbrekende informatie aan te vullen en het document ook via e- mail terug te sturen. Vervolgens geeft uw referent-stageconsulent het volledig ingevulde formulier door aan de RVA. 5

6 Opgelet: u ontvangt de beslissing van de RVA via de gewone post op uw thuisadres in Brussel. U dient uw consulent een kopie van deze beslissing te bezorgen (dat mag via e- mail). Zo kan hij uw Actiris-dossier bijwerken en kan worden vermeden dat u eventueel tijdens uw stageperiode in het buitenland zou worden uitgenodigd. 3.2 Stagiairs die werkloosheidsuitkeringen ontvangen: Vóór het begin van uw stage zal bij uw uitbetalingsinstelling een aanvraag tot vrijstelling worden ingediend (formulier C94A) om een stage in het buitenland te kunnen volgen. Uw referent-stageconsulent vult dit document gedeeltelijk in en bezorgt u dit via . U dient de ontbrekende informatie aan te vullen en het document terug te sturen. Vervolgens geeft uw referent-stageconsulent het volledig ingevulde formulier door aan uw uitbetalingsinstelling. Opgelet: u ontvangt de beslissing van de RVA via de gewone post op uw thuisadres in Brussel. U dient uw consulent een kopie van deze beslissing te bezorgen (dat mag via e- mail). Zo kan hij uw Actiris-dossier bijwerken en kan worden vermeden dat u eventueel tijdens uw stageperiode in het buitenland zou worden uitgenodigd. U moet tijdens uw verblijf verschillende controlekaarten C3C (witte kaarten) meenemen (nl. één voor elke maand dat u in het kader van uw beroepsstage in het buitenland verblijft). U kunt deze kaarten bij uw uitbetalingsinstelling verkrijgen. Goed om te weten: op het einde van elke stagemaand dient u een controlekaart C3C met een aanwezigheidsattest C98 naar uw uitbetalingsinstelling te sturen. Dit attest moet door uw stagebegeleider zijn ondertekend. U kunt het downloaden van de website van de RVA. 4. Laatste gesprek vóór uw vertrek Wanneer u de 4 originele exemplaren van de stageovereenkomst heeft ontvangen, contacteert u uw referent-stageconsulent om een laatste afspraak vóór uw vertrek te maken. Vergeet niet om de onderstaande documenten/informatie naar deze afspraak mee te brengen: de 4 originele exemplaren van de stageovereenkomst, ondertekend door de gastorganisatie (uzelf tekent deze documenten, alsook het contract, tijdens dit laatste gesprek); een klevertje van het ziekenfonds; het bewijs dat u de volgende verzekeringen heeft afgesloten (dit bewijs is verplicht): o bijstand in het buitenland én o burgerlijke aansprakelijkheid privéleven; de naam en het adres van uw uitbetalingsinstelling (indien u werkloosheidsuitkeringen ontvangt). 6

7 Tip: lees het stagecontract en de stageovereenkomst grondig door vooraleer u naar dit laatste gesprek komt. Deze documenten vormen immers de reglementaire basis voor het goede verloop van uw stage. 5. Laatste formaliteiten 5.1 Ondertekening van het stagecontract en de stageovereenkomst door Actiris Na het laatste gesprek zal uw referent-stageconsulent de verschillende exemplaren van het contract en van de overeenkomst door Actiris laten ondertekenen. 5.2 Betaling van de stagebeurs Wanneer de drie partijen (gastorganisatie, stagiair, Actiris) de vier exemplaren van het stagecontract en de stageovereenkomst hebben ondertekend, zal 80% van het voorziene bedrag van uw beurs gestort worden. Dit zal gebeuren vóór u in uw gastland aankomt, op voorwaarde dat de documenten minstens 45 dagen vóór uw vertrek zijn ondertekend. In het andere geval zal het bedrag binnen de 45 dagen na uw vertrek worden gestort. Let erop dat u dit budget goed beheert! Uw referent-stageconsulent zal dit tijdens de gesprekken voorafgaand aan uw vertrek zeker met u bespreken! 6. Praktische voorbereidingen 6.1 Taal en cultuur De stage is een unieke gelegenheid om uw talenkennis bij te schaven. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is het centrum van Europa, waar de taaleisen van de werkgevers hoger zijn dan ergens anders. Een vervolmaking van uw talenkennis is dan ook een echte voorwaarde voor uw inschakeling op de arbeidsmarkt. Daarom raden we u aan om hier zo vroeg mogelijk aandacht aan te besteden en een taalactieplan op te stellen vóór, tijdens en - indien nodig - na de stage. Uw referent-stageconsulent zal hier tijdens uw gesprekken op terugkomen. Vergeet niet dat voor een stage in een ander land bijna altijd basiskennis van de taal van het gastland nodig is. Tip: misschien komt u in aanmerking voor de gratis taalcheques van Actiris. 6.2 Cultuur Uw consulent zal u tevens informeren over de levens- en arbeidsomstandigheden in uw gastland. Hij geeft u de gids U hoort nog van ons. Dit is een concrete leidraad die u kan helpen om in een ander Europees land te solliciteren en enkele culturele barrières in Europa te doorbreken. 6.3 Huisvesting 7

8 Nu dient u enkel nog onderdak te vinden en uw budgetbeheer te plannen. Aarzel niet om uw referent-stageconsulent te vragen in welke richting u kunt zoeken! 8

9 TIJDENS DE STAGE Het is belangrijk dat u al uw energie steekt in het goede verloop van uw stage. U kunt trouwens gedurende uw hele stageperiode rekenen op de steun van uw referentstageconsulent, maar u moet wel absoluut informatie blijven doorgeven. 1. Wat uw referent-stageconsulent van u verwacht: U stuurt hem minstens aan het begin en halverwege de stage een om hem op de hoogte te brengen van het verloop van uw stage. Uw referent-stageconsulent verneemt ook hoe het met u staat dankzij de maandelijkse evaluatiefiches die uw stagebegeleider hem bezorgt. Het toepassen in de praktijk van theoretische kennis is de belangrijkste doelstelling van deze ervaring (ook al biedt deze ervaring de gelegenheid om op veel andere vlakken nuttige ervaring op te doen). U brengt hem zo snel mogelijk op de hoogte van eventuele problemen met uw gastorganisatie of op andere vlakken. Zodra u aankomt, deelt u hem het adres mee waar u verblijft, uw lokaal gsmnummer (indien uw nummer verandert) en uw telefoonnummer op het werk (indien u een rechtstreekse lijn heeft). Voor de stagiairs in beroepsinschakelingstijd: Zodra u het antwoord van de RVA inzake de aanvraag tot vrijstelling in het kader van een stage in het buitenland ontvangt (C94C), stuurt u dit door naar uw referentstageconsulent (voor zover u dit nog niet vóór uw vertrek heeft gedaan). Voor de stagiairs die werkloosheidsuitkeringen ontvangen: Zodra u het antwoord van de RVA inzake de aanvraag tot vrijstelling in het kader van een stage in het buitenland ontvangt (C94C), stuurt u dit door naar uw referent-stageconsulent (voor zover u dit nog niet vóór uw vertrek heeft gedaan). Op het einde van elke maand stuurt u een controlekaart C3C ( witte kaart ) en het aanwezigheidsattest C98 naar uw uitbetalingsinstelling. Dit attest moet door uw stagebegeleider zijn ondertekend. Dit is nodig om uw recht op werkloosheidsuitkeringen tijdens u stage in het buitenland te behouden. Tip: maak een kopie van alle documenten die u verstuurt! U leeft het arbeidsreglement van de gastorganisatie na. U beheert uw budget naar behoren. U krijgt immers geen voorschot op de laatste 20% van uw beurs. 9

10 2. Wat u van uw referent-stageconsulent kunt verwachten: Begeleiding op maat gedurende uw hele stageperiode. Communicatie en transparantie tussen de drie partijen (Actiris International, gastorganisatie, stagiair). Beantwoorden van vragen en eventueel beroepsgerelateerde problemen. Bijvoorbeeld: Moet ik een bankrekening openen in het gastland? De taken die aan de stagiair worden toevertrouwd, zijn niet vermeld in de stageovereenkomst. Wat bij ziekte tijdens de stageperiode? Tussenkomst (indien u dat wenst) in geval de gastorganisatie zijn verplichtingen zoals vermeld in de stageovereenkomst niet nakomt. Maandelijks contact met de stagebegeleider voor de opvolging van uw stage. Belangrijk: om de volledige beurs te ontvangen, moet u 6 maanden stage lopen (26 weken). In geval u uw stage stopzet wegens werk of om dwingende redenen (met attest), zal een prorata worden berekend. Contacteer uw referent-stageconsulent zo snel mogelijk indien u overweegt uw stage stop te zetten vóór het einde van de voorziene periode om eventueel een oplossing te vinden. In geval van ontslag door de gastorganisatie zullen beide partijen worden gehoord (stagiair en onderneming). Actiris zal in samenspraak met AEF Europe (Franstalig agentschap voor een leven lang onderwijs en opleiding) geval per geval beoordelen. 3. Wat u van uw gastorganisatie kunt verwachten: Toepassing van het stageprogramma om uw kennis en uw vaardigheden te verbeteren. Opvolging door een begeleider binnen de gastorganisatie. Deze persoon wordt uw referent. Tussenkomst via een verzekering in geval van een arbeidsongeval (op weg naar het werk of op de stageplaats). In geval van een ongeval dat niet binnen het werkkader valt, zullen uw kosten gedekt worden door de verzekering voor bijstand in het buitenland, die u voor uw vertrek zelf heeft afgesloten, en dit volgens de modaliteiten van het contract dat u heeft ondertekend. 10

11 NA DE STAGE Er zijn zes maanden voorbij en uw stage loopt op zijn einde U moet nu alleen nog enkele documenten invullen om de rest van uw beurs te krijgen en om uw kansen om snel werk te vinden te vergroten. 1. Wat uw referent-stageconsulent van u verwacht: U zorgt ervoor dat u van uw werkgever het originele getuigschrift Europass-Mobiliteit ontvangt (zorgvuldig ingevuld en ondertekend, met stempel van de onderneming). Uw referent-stageconsulent stelt dit document op en stuurt het in de laatste maand van uw stage via naar uw werkgever. Tip: vraag een aanbevelingsbrief van uw werkgever met de begin- en einddatum van uw stage, de uitgeoefende functie en de verworven vaardigheden. Dit kan nuttig zijn bij uw toekomstige zoektocht naar werk. U downloadt het PDF-document Stageverslag nr. 1 Participant Report Mobility Tool voor de Europese Commissie. U vult dit verslag in, valideert het en dient het online in (let erop dat u een computer met de meest recente versie van Adobe Reader gebruikt). De link naar dit verslag wordt u tijdens uw laatste stagemaand via toegestuurd. Wanneer u dit verslag heeft ingediend, drukt u het af, ondertekent het en bezorgt het aan uw referent-stageconsulent tijdens het laatste evaluatiegesprek. U schrijft het Stageverslag nr. 2 voor Actiris International, dateert het en ondertekent het. Dit verslag kan u vrij samenstellen en bevat de volgende informatie: een voorstelling van de gastorganisatie; de uitgevoerde taken; de verworven vaardigheden; de positieve aspecten, zowel op professioneel als op persoonlijk vlak; uw ervaring aan culturele uitwisselingen; de obstakels die u eventueel bent tegengekomen; uw eindconclusie. Ook dit verslag moet u tijdens uw laatste evaluatiegesprek aan uw referentstageconsulent bezorgen. U contacteert uw referent-stageconsulent (6 weken vóór het einde van de stage) om een afspraak te maken voor de eindevaluatie van uw stage en om het vervolg van uw project met hem te bespreken (u blijft in het gastland, u keert terug naar Brussel en zoekt daar werk ). 11

12 U referent-stageconsulent verwacht dat u hem uw cv bezorgt, dat u met uw beroepservaring heeft aangevuld. Dat maakt het gemakkelijker om te bekijken wat u hierna kunt doen. Vergeet niet om de volgende documenten naar het laatste evaluatiegesprek mee te brengen: de originele maandelijkse evaluatiefiches (behalve indien deze eerder via de post werden verstuurd); het ingevulde getuigschrift Europass-Mobiliteit, met de handtekening en stempel van de werkgever; het door u ondertekende stageverslag nr. 1, op papier; het door u gedateerde en ondertekende stageverslag nr. 2, op papier (u mag dit ook via naar uw referent-stageconsulent sturen en het tijdens het gesprek ondertekenen). Indien u ervoor kiest om in het gastland te blijven (voor vakantie of voor werk), moet u uw referent-stageconsulent hiervan op de hoogte brengen. Wanneer u het met elkaar eens bent geworden, bezorgt u hem al deze documenten met de post (bij voorkeur als aangetekende zending). Indien u ondertussen geen werk gevonden heeft, schrijft u zich opnieuw bij Actiris in en werkt u uw dossier bij. Zes maanden en één jaar na afloop van uw Leonardo da Vinci-stage maakt u een evaluatie van uw professionele situatie en stuurt u deze naar uw consulent zodat deze kan nagaan of de stage positieve gevolgen voor u heeft gehad en een impact op uw huidige situatie heeft gehad. Dit document wordt u zes maanden en één jaar na de stage via toegestuurd. 2. Wat u van uw referent-stageconsulent kunt verwachten: De betaling van de resterende 20% van uw beurs. Dit resterende bedrag wordt betaald nadat uw consulent de twee stageverslagen, het getuigschrift Europass- Mobiliteit en de originele maandelijkse evaluatiefiches heeft ontvangen. De persoonlijke overhandiging van het getuigschrift Europass-Mobiliteit nadat het ook door Actiris werd ondertekend. Dit is een bewijs van de technische, linguïstische, sociale en organisatorische vaardigheden die u tijdens de stage heeft verworven. Advies en begeleiding bij uw zoektocht naar werk na uw stage indien u in het buitenland wenst te wonen en werken. Indien u in Brussel wenst te werken en graag in uw zoektocht naar werk wordt begeleid, verwijst uw referent-stageconsulent u door naar de geschikte diensten van Actiris. 12

13 Uw stage is een springplank plank naar werk. Geef ons daarom tijdig de nodige informatie om u tijdens deze overgangsperiode bij te staan. CONTACT Actiris International Cel Stages De Brouckèreplein Brussel Tel.: + 32 (0) bijobstages-leonardo@actiris.be De inhoud van deze gids valt enkel onder de verantwoordelijkheid van de uitgever (Actiris International). De Europese Commissie kan in geen enkel geval verantwoordelijk worden gesteld voor het gebruik van de informatie uit deze handleiding. 13