DE VU VERDER MET ICT I-STRATEGIE

Transcriptie

1 DE VU VERDER MET ICT I-STRATEGIE

2 HET BELANG VAN ICT OP DE UNIVERSITEIT ICT is verweven met alle activiteiten van een universiteit. Het generen en overbrengen van kennis en informatie staat centraal bij onderzoek en onderwijs. Studenten en jonge medewerkers hebben hoge verwachtingen van de ICT-infrastructuur, online bereikbaarheid en service van onderwijsinstellingen. Gebruik van e-science heeft ingrijpende invloed op onderzoeksmethoden. I-STRATEGIE 2012

3 INHOUDSOPGAVE Voorwoord 4 Samenvatting 6 DEEL 1: DOELSTELLINGEN 9 Doelstellingen VU 11 ICT in het instellingsplan 14 De afgeleide ICT-doelstellingen 16 DEEL 2: DE STRATEGISCHE UITSPRAKEN 19 Kies je eigen device 21 Inzicht voor iedereen 22 Van zenden naar interactie 23 Van administratief naar ondernemersgerichte projectondersteuning 24 Van gesloten naar samenwerkingsgericht 25 De schat aan data 26 Eén digitale werkomgeving in het portaal 27 Een geïntegreerde aanpak voor bedrijfsvoeringsystemen 29 Van tekst naar multimedia 30 DEEL 3: RANDVOORWAARDEN 31 Besluitvorming over ICT 33 Competenties en sourcing 35 - Landelijke samenwerking 36 - Cloud computing 36 Mechanismes voor beheersing 38 Implementatie 39 BIJLAGE: TOTSTANDKOMING 43 Bijlage: Leden i-strategiegroep 46 Bijlage: Deelnemers workshops 47 Bijlage: Programma i-strategie seminar, 13 oktober Vormgeving en fotografie StudioVU 22230/1 mei 2010 I-STRATEGIE

4 DE VU VERDER MET ICT VU is verder kijken. Excellent onderzoek en onderwijs vragen om een vooruitkijkende blik. Zeker als het gaat om ICT, want ICT verandert maatschappijen, sociale relaties, werk en bijna alles wat we kennen. ICT is een noodzakelijke voorwaarde om onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering verder te ontwikkelen. Vandaar de ondertitel De VU verder met ICT. Anderzijds impliceert de titel dat de VU duidelijkheid schept over welke ICT-dienstverlening komende jaren ontwikkeld gaat worden en hoe deze geleverd gaat worden. Met plezier bieden wij u de i-strategie aan. De i-strategie die voorligt is richtinggevend voor de inrichtingskeuzes van de komende jaren. Via een negental strategische uitspraken geeft de i-strategie aan via welke weg de VU haar ICT-doelstellingen realiseert. Universiteiten zijn steeds gevoeliger voor grote maatschappelijke ontwikkelingen zoals de toenemende internationale concurrentie, een veranderende arbeidsmarkt en ICT-ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen vragen om een enorm aanpassend vermogen van onze instelling. Dit zijn aanpassingen die echter vaak jaren duren om te realiseren en eigenlijk altijd ICT als randvoorwaarde hebben. Denk bijvoorbeeld aan innovatie van onderwijs, digitale laboratoria, betere dienstverlening aan studenten en kostenbesparing in de bedrijfsvoering door het inzetten van ICT. In 2011 is door diverse programmacommissies een vertaalslag gemaakt van de meerjaren ambitie van de Vrije Universiteit, vastgelegd in het Instellingsplan Zij hebben de strategie voor het primaire proces en de bedrijfsvoering concreet gemaakt in meetbare doelstellingen en een realiseerbare implementatie. De i-strategie is een directe vertaling van deze VU-ambities uit het Instellingsplan en de doelstellingen van de programmacommissies, afgestemd op ontwikkelingen uit de ICTwereld en behoeftes van studenten en wetenschappers. De veranderingen die de VU ondergaat om een aantrekkelijke universiteit te blijven en ambities van excellentie in onderwijs en onderzoek te verwezenlijken, vragen om ICT-voorzieningen die de doelgroepen wetenschappers en studenten aanspreken. Anders gezegd, om informatievoorziening die ICT in het hart van het onderwijsproces brengt. Studeren en doceren aan de campusuniversiteit VU doe je meer en meer hybride, op de campus en on-line. Dit gaan wij gezamenlijk met alle faculteiten en diensten VU-breed organiseren en in de komende periode verwezenlijken. Onderzoek is gebaat bij creativiteit en eigen speelruimte, dus ook in de wijze waarop ICT wordt toegepast en ondersteund. Voor de VU is van belang dat onderzoek zowel in een open als vertrouwelijke digitale context plaats kan vinden. Zaken als projectadministratie, data-opslag en -management zullen eenduidig gezamenlijk worden ingericht en VU-breed worden aangeboden. Informatietechnologie is een randvoorwaarde voor vernieuwing en efficiëntie in de bedrijfsvoering. De VU is het afgelopen decennium verdubbeld in omvang, maar de processen van de bedrijfsvoering zijn hierop onvoldoende aangepast. Voor een efficiënte bedrijfsvoering die op een operationeel excellente wijze ondersteuning biedt, is op diverse terreinen een inhaalslag nodig. Een belangrijke succesfactor is de wijze waarop digitalisering van de diverse processen, met oog voor de gebruiker en diens werkzaamheden, efficiënt wordt vormgegeven. Excellentie in onderwijs en onderzoek vraagt om een i- Strategie die richtinggevend inspeelt op de veranderende belevingswereld van wetenschappers en studenten, de veranderende omgeving van het internationale hoger onderwijs en wetenschap en technologische ontwikkelingen. Bij de ontwikkeling van de i-strategie zijn veel studenten en medewerkers, als expert en/of directe gebruiker betrokken geweest. Het is dan ook met recht onze i-strategie. De VU is verder kijken. Bernadette Langius College van Bestuur 4 I-STRATEGIE 2012

5 DE INHAALSLAG De Vrije Universiteit heeft de afgelopen jaren ingezet op verwezenlijking van de vorige i- Strategie , zoals: beslissers krijgen de informatie die zij nodig hebben door de inrichting van Management Informatie VU (MIVU), digitale communicatie met doelgroepen en mogelijkheden voor online self services via VUnet, basisregistraties zoals Nieuw SIS op orde, toegang tot diensten met het VU-net-ID, generieke ICT-voorzieningen worden als services aangeboden vanuit één Universitair Centrum IT, vernieuwingen worden uitgevoerd op basis van een samenhangende informatie architectuur en beslissingen op het gebied van ICT worden genomen op basis van de bijdrage aan universitaire doelstellingen en de alignment met de i-strategie. De startsituatie in 2007 was een inrichting van ICT-voorzieningen die per faculteit en soms ook per ondersteunende dienst was ingericht. Een beperkt aantal voorzieningen zoals concernsystemen en het lokale netwerk waren universiteitsbreed gezamenlijk ingericht. Een periode van vijf jaar bleek noodzakelijk om uitgangspunten te verwezenlijken. De vorming van het UC-IT (startdatum 1 januari 2010) bleek een complex proces van lange adem, waardoor gebruikers nu halverwege de migraties nog regelmatig te maken hebben met incomplete dienstverlening en onduidelijkheden. Het presenteren van nieuwe ambities kan op het eerste gezicht voorbarig lijken als de oude ambities nog niet volledig zijn afgerond. Het presenteren van een nieuwe strategie betekent niet dat er morgen meteen gestart kan worden met de uitvoering. Hiervoor is voorbereidend werk nodig. De ontwikkeling van het Universitair Centrum IT, zoals het afronden van de migraties, blijft prioriteit houden totdat het afgesproken niveau van dienstverlening is bereikt. Daarbij is Operational Excellence het uitgangspunt voor klantgerichte ICT-dienstverlening op de VU. Deze dient voorspelbaar, snel en betrouwbaar te zijn en wordt continu verbeterd door te sturen op basis van prestatie-indicatoren zoals gebruikerstevredenheid voor zowel generieke diensten als voor gedigitaliseerde bedrijfsprocessen. Het vergroten van inlevingsvermogen in eindgebruikers is een niet te onderschatten randvoorwaarde. Studenten en medewerkers willen snelle, voorspelbare services, zoals snelle verwerking van aanvragen en meer zelfservices. En waarom ook niet een apparaat naar keuze of bring your own device? De enorme toename aan mobile devices vraagt om investeringen in huidige basisvoorzieningen en een visie op de toekomst. Een inhaalslag voor basisvoorzieningen en informatiebeveiliging is ook relevant voor het onderzoek waar enorme ontwikkelingen gaande zijn op het gebied van datamanagement en digitale samenwerkingsvormen. Het onderwijs zoekt flexibelere mogelijkheden voor de digitale leeromgeving en ondersteuning bij de integrale toepassing van ICTvoorzieningen binnen het onderwijs. De afgelopen jaren is met enorme inzet van iedereen ook veel bereikt, soms meer dan verwacht. Na een grote inzet op het terrein van ICT-vernieuwing ter ondersteuning van de onderwijslogistiek en studentinformatie met Nieuw SIS waarvoor de VU externe onderscheidingen ontving, ligt het accent in de bedrijfsvoering nu op het terrein van HRM en financiën. Een integrale visie op de herinrichting van procesketens en strategisch informatiemanagement is daarbij van belang. Er is een volle projectagenda om de organisatie en bedrijfsprocessen te herdefiniëren en deze te digitaliseren, gericht op een efficiënte en klantvriendelijke bedrijfsvoering. De ambitie van de VU vraagt om een grote realisatiekracht, juist op het terrein van ICT. De strategische uitspraken zijn daarom voorzien van een toelichting, een antwoord op de vraag waarom en een synopsis van wat de uitspraak betekent voor ons handelen op de VU. Verwezenlijking van de VU-ambities uit het Instellingsplan en de doelstellingen van de programmacommissies betekent een majeure inspanning. Dit vraagt inzet op de wijze van samenwerken -de ICT governance-, op beleidsvernieuwing van gesloten naar open en samenwerken, op co-design en co-creatie met doelgroepen en op een gedegen gefaseerde planning van het projectportfolio. De aanvullende hoofdstukken geven hier concreet invulling aan. De VU is verder kijken. Richard Oerlemans Directeur UC-IT en CIO I-STRATEGIE

6 SAMENVATTING ICT is verweven met alle activiteiten van een universiteit. Het generen en overbrengen van kennis en informatie staat centraal bij onderzoek en onderwijs. Studenten en jonge medewerkers hebben hoge verwachtingen van de ICT-infrastructuur, online bereikbaarheid en service van onderwijsinstellingen. Gebruik van e-science heeft ingrijpende invloed op onderzoeksmethoden. Vanwege enerzijds de noodzakelijkheid en afhankelijkheid van ICT en anderzijds de complexiteit van een organisatie zoals de VU zijn gezamenlijke focus, standaarden, richting aan innovatie en eenduidige afspraken rondom ICT nodig. Deze i-strategie geeft hier richting aan. Deze i-strategie draagt hiermee bij aan betere investeringen, het verwezenlijken van de belangrijkste prioriteiten die afhankelijk zijn van ICT en biedt handvatten voor een globale meerjarenplanning en governance. Deze i-strategie bouwt voort op de i-strategie Beleid uit de oude i-strategie blijft geldig tenzij overruled door deze nieuwe i-strategie. DE AFGELEIDE ICT-DOELSTELLINGEN De focus van de i-strategie ligt op de uitvoering van het instellingsplan. In het eerste hoofdstuk worden ICT-doelstellingen afgeleid uit het Instellingsplan en uit de plannen van de programmacommissies die het instellingsplan uitvoeren. De volgende ICT-doelstellingen zijn geformuleerd: Onderwijs Breng basisdiensten op orde Breng ondersteunende processen op orde Versterk met ICT het curriculum Geef pro-actief inzicht in prestaties Maak communicatie breder en interactief Maak samenwerking met andere instellingen mogelijk Onderzoek Maak basisvoorzieningen geschikt voor wetenschappelijk gebruik Maak (internationale) samenwerking mogelijk Geef ondersteuning voor data Ondersteun projectbeheersing van wetenschappelijke projecten Versterk vindbaarheid van onderzoekers en onderzoek Bedrijfsvoering en huisvesting Breng ondersteunende processen op orde Geef actueel inzicht Streef naar meer virtuele dienstverlening en communicatie op maat Ondersteun nieuwe werkconcepten DE STRATEGISCHE UITSPRAKEN Om de ICT-doelstellingen te halen moeten basale keuzes worden gemaakt. Deze keuzes worden weergegeven door de strategische uitspraken. De strategische uitspraken geven aan via welke weg de VU de ICT-doelstellingen realiseert. De volgende uitspraken zijn geformuleerd: Kies je eigen device De VU-werkplek is gebaseerd op een bring-your-own-device principe en maakt flexibel werken op en buiten de campus mogelijk. Nieuwe werkplekconcepten sluiten aan bij de filosofie van de campusontwikkeling. Inzicht voor iedereen De VU stelt medewerkers en studenten in staat om verantwoordelijkheid te nemen door het geven van inzicht in de eigen voortgang en de mogelijkheid om te vergelijken met anderen. Van zenden naar interactie Een basale strategie voor social media wordt ingezet om kennishebbers te verbinden zodat ze kennisdelen, kennismanagement en samenwerking centraal kunnen zetten. Van administratief naar ondernemersgerichte projectondersteuning De VU brengt de twee werelden van de wetenschappelijk projectmanager en de formele administratie bij elkaar. Wetenschappelijk projectmanagement wordt ondersteund met een voor de wetenschapper effectieve set aan applicaties die in verbinding staan met de achterliggende formele administraties. Van gesloten naar samenwerkingsgericht Inter-persoonlijke samenwerking wordt ondersteund via een open architectuur. Een beperkt aantal varianten van institutionele samenwerking worden optimaal en kostenefficiënt ondersteund. De schat aan data Gegevens van de VU zijn waardevol. De VU koestert deze daarom actief in het complexe speelveld van privacy, eigendom, integriteit en openbaarheid. 6 I-STRATEGIE 2012

7 Eén digitale werkomgeving in het portaal Docenten, onderzoekers en studenten worden ondersteund met een samenstel van digitale diensten die direct benaderbaar zijn vanuit het portaal. De digitale diensten ondersteunen verschillende vormen van onderwijs. De digitale diensten worden niet van meet af aan zelf gebouwd, maar geassembleerd en zijn op een voor de gebruiker logische wijze met elkaar verbonden. Van tekst naar multimedia Alle activiteiten en processen die video en multimedia nodig hebben worden ondersteund met één open architectuur. Een geïntegreerde aanpak voor bedrijfsvoeringsystemen Via een geïntegreerde bedrijfsvoeringstrategie leveren systemen een hogere kwaliteit in dienstverlening en efficiëntie in de ondersteunende processen en leggen een basis voor de realisatie van strategische doelstellingen. Kies je eigen device Inzicht voor iedereen Van zenden naar interactie Van administratief naar ondernemersgerichte projectondersteuning Van gesloten naar samenwerkingsgericht De schat aan data Eén digitale werkomgeving in het portaal Een geïntegreerde aanpak voor bedrijfsvoeringsystemen Van tekst naar multimedia I-STRATEGIE ICT-DOELEN ONDERWIJS ONDERZOEK BEDRIJFSVOERING Breng basisdiensten op orde Breng ondersteunende processen op orde Versterk met ICT het curriculum Geef pro-actief inzicht in prestaties Maak communicatie breder en interactief Maak samenwerking met andere instellingen mogelijk Maak basisvoorzieningen geschikt voor wetenschappelijk gebruik Maak (internationale) samenwerking mogelijk Geef ondersteuning voor data Ondersteun projectbeheersing van wetenschappelijke projecten Versterk vindbaarheid van onderzoekers en onderzoek Breng ondersteunende processen op orde Geef actueel inzicht Streef naar meer virtuele dienstverlening en communicatie op maat Ondersteun nieuwe werkconcepten I-STRATEGIE

8 DE NIEUWE SERVICES Uiteindelijk gaat het natuurlijk om welke dienstverlening komende jaren beschikbaar gesteld gaat worden aan de diverse doelgroepen. Na het realiseren van de i-strategie zullen studenten, docenten en onderzoekers over onderstaande services beschikken. STUDENTEN DOCENTEN ONDERZOEKERS KIES JE EIGEN DEVICE Toegang met een eigen device Zelf software installeren uit VU-aanbod Toegang met een eigen device Zelf software installeren uit VU-aanbod Uitgebreid aanbod van devices Toegang met een eigen device Zelf software installeren uit VU-aanbod Uitgebreid aanbod van devices INZICHT VOOR IEDEREEN Inzicht in studievoortgang en vergelijken met anderen Inzicht in voortgang studenten en vakken Inzicht in projectvoortgang VAN ZENDEN NAAR INTERACTIE Samenwerkingsruimte Tools voor kennisdelen Interactieve communicatie Samenwerkingsruimte Tools voor kennisdelen Interactieve communicatie Samenwerkingsruimte Zoeken van wetenschappers VAN ADMINISTRATIEF NAAR ONDERNEMERSGERICHTE PROJECTONDERSTEUNING Projectmanagement VAN GESLOTEN NAAR SAMENWERKINGSGERICHT VU-overstijgend studeren Toevoegen van gastdocenten en gaststudenten Toevoegen van samenwerkingspartners DE SCHAT AAN DATA Delen en hergebruik van leercontent Voorziening voor dataopslag Dienstverlening rondom data Open access EÉN DIGITALE WERKOMGEVING IN HET PORTAAL Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving EEN GEÏNTEGREERDE AANPAK VOOR BEDRIJFSVOERINGSYSTEMEN Zelfservices Zelfservices Zelfservices VAN TEKST NAAR MULTIMEDIA Videoconferentie Weblectures Verbeterd draadloos netwerk Videoconferentie Weblectures Verbeterd draadloos netwerk Videoconferentie Verbeterd draadloos netwerk 8 I-STRATEGIE 2012

9 DEEL 1 DOELSTELLINGEN

10 DEEL 1 DOELSTELLINGEN De doelstellingen van de VU staan verwoord in het Instellingsplan De doelstellingen uit het instellingsplan worden handen en voeten gegeven door verschillende programmacommissies. In dit deel van de i-strategie wordt een kort overzicht gegeven van de doelstellingen uit het instellingsplan en de wijze waarop de programmacommissies deze hebben geconcretiseerd. Vanuit de doelstellingen van het instellingsplan en de plannen van de programmacommissies zijn doelstellingen voor het ICT-domein afgeleid. I-STRATEGIE 2012

11 DOELSTELLINGEN VU ONDERZOEK De hoofddoelstelling op het gebied van onderzoek is het verhogen van het prestatieniveau van de VU. Door de toenemende internationale concurrentie verhevigt de strijd om onderzoeksmiddelen en toptalent. Om in deze context haar maatschappelijke en wetenschappelijke doelen te kunnen realiseren, moet de VU haar prestatieniveau verhogen. Alleen door de kwaliteit, de output en de impact van haar onderzoek te vergroten, blijft de VU als samenwerkingspartner aantrekkelijk voor andere kennisinstellingen, bedrijven en nonprofit organisaties en aantrekkelijk voor wetenschappelijk talent om bij de VU te werken en studeren. Omdat de eerste geldstroombijdrage van de rijksoverheid daalt, moet de VU meer externe onderzoeksfinanciering binnen halen. De implementatie van het Instellingsplan zal plaats vinden in een context van forse bezuinigingen binnen de VU. Ook het onderzoeksdomein moet daarom bijdragen aan kostenefficiëntie. Uit bovenstaande kernredenatie uit het Instellingsplan, leidt de Programmacommissie Onderzoek vier beleidsdoelen af voor de periode : Versterken Focus & massa; Versterken van Talentbeleid; Vergroten externe inkomsten; Vergroten zichtbaarheid en maatschappelijke impact van het VU-onderzoek. Bron: Programmaplan PC Onderzoek ONDERWIJS De hoofddoelstellingen van het instellingsplan op het gebied van onderwijs zijn groei en profilering, kostenefficiëntie, kwaliteit van het onderwijs en rendement. Het instellingsplan maakt onderscheid in undergraduate en graduate onderwijs. Bij undergraduate onderwijs ligt de nadruk op het verhogen van kwaliteit, rendement en kostenefficiëntie. De programmacommissie undergraduate wil deze doelstellingen bereiken door flexibilisering, rationalisering en intensivering van onderwijs. Flexibilisering is gericht op leerwegen van individuele studenten en zal worden bereikt door het bieden van meer structuur in de opleidingen met heldere keuzemomenten. Hiervoor zijn heldere eisen, duidelijke kaders en goede studiebegeleiding nodig. Rationalisering houdt in dat er komende jaren gestreefd wordt naar minder vakken, minder opleidingen en minder herkansingen. Intensivering zal worden bereikt door activerend onderwijs en door het vergroten van de betrokkenheid van studenten. Activerend onderwijs is een combinatie van intensieve werkvormen, extensieve werkvormen en studiebegeleiding FLEXIBILISERING Leerwegen van individuele studenten door meer structuur in de opleidingen met heldere keuzemomenten beter accommoderen; Heldere eisen, duidelijke kaders en goede studiebegeleiding. RATIONALISERING Minder vakken; Minder opleidingen; Minder herkansingen. INTENSIVERING Activerend onderwijs; Combinatie van intensieve en extensieve werkvormen en studiebegeleiding; Vergroten van betrokkenheid van studenten. Bron: Programmaplan PC Undergraduate Bij graduate onderwijs is de doelstelling dat de VU, ondanks bezuinigingen, een aantrekkelijke universiteit blijft voor (inter)nationale masterstudenten. De VU streeft naar groei van de masterinstroom vanuit andere universiteiten en wil het marktaandeel instroom vanuit het HBO handhaven. Studenten moeten vaker nominaal studeren. Daarnaast moet het graduate onderwijs een substantiële bijdrage leveren aan de bezuiniging op bedrijfsvoering. De VU en de UvA hebben in 2025 al hun masteronderwijs in gezamenlijke Graduate Schools ondergebracht, waarin ook het cursorisch onderwijs voor PhD s grotendeels plaatsvindt. Daarnaast zijn het opschalen van postinitieel onderwijs en de binding met alumni doelstellingen op het gebied van graduate onderwijs. De Programmacommissie Graduate wil dit bereiken door: STRUCTUREREN VAN ONDERWIJS Cohortbenadering: Invoeren harde knip tussen bachelor en master; ook voor VU studenten. Versterken selectieve karakter van de masteropleidingen; Voor researchmasters: betere aansluiting op PhD-trajecten; Standaardiseren van instroom en doorstroom; I-STRATEGIE

12 Eén instroommoment per jaar (1 september); Transparante selectieprocessen; Gemeenschappelijk begindeel gevolgd door specialisatie en een individueel afstudeertraject. EISEN STELLEN AAN STUDENTEN Selectie op kwaliteit is regel; Bij de toelating zijn deficiënties weggewerkt; Studenten zijn voltijds beschikbaar voor de opleiding; Studenten studeren nominaal (inschrijven is meedoen is slagen). Het resultaat van deze maatregelen is: De VU is klaar voor de toekomst en heeft een efficiente en kwalitatief goede bedrijfsvoering. Op structurele basis geeft de VU M 27 minder uit aan bedrijfsvoering in Een betere bedrijfsvoering is een voorwaarde voor een hogere studenttevredenheid - af te lezen uit de resultaten van de Nationale Studenten Enquête. Een betere bedrijfsvoering is een voorwaarde voor een hogere medewerkertevredenheid. De Programmacommissie bedrijfsvoering wil dit bereiken door: EISEN STELLEN AAN DOCENTEN Docenten zijn ingespeeld op de diversiteit in de doelgroep; Docenten beheersen de instructietaal (Engels op C-1 niveau). VERHOGING EFFICIENCY Kleine opleidingen integreren of beëindigen; Minimale groepsgroottes per vak; Tenminste kostendekkend faciliteren van studenten om deficiënties weg te werken. Bron: Programmaplan PC Graduate BEDRIJFSVOERING Goede en efficiënt georganiseerde bedrijfsvoering en ondersteuning zijn cruciaal om de doelstellingen in het onderwijs en onderzoek te kunnen realiseren. Kwalitatief goede dienstverlening gaat steeds meer over organisatorische grenzen van faculteiten en diensten heen. Dat vereist een herontwerp van processen, ketenintegratie en meer standaardisatie. In de context van teruglopende overheidsfinanciering en een sterk gegroeide universiteit, met een nagenoeg ongewijzigde organisatiestructuur en procesvoering, moet de VU haar zaken volgens de Programmacommissie Bedrijfsvoering écht anders organiseren. Het motto van de Programmacommissie Bedrijfsvoering is: Wat je moet doen, doe je goed en tegen de laagste prijs. In vakjargon wordt deze benadering wel operational excellence genoemd. Dit motto is leidend voor de doelen van het programma bedrijfsvoering en de invulling daarvan. Door de bedrijfsvoering efficiënter te organiseren, maakt de VU ruimte om in onderzoek en onderwijs te investeren. De nieuwe bedrijfsvoering is duurzaam, financieel haalbaar, verbonden met de strategie van de VU en moet snel kunnen worden gerealiseerd. EFFICIENCY VERGROTEN Voorwaarde voor het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering is dat ook onderwijs en onderzoek efficiënter worden ingericht. Een consequentie van het veranderproces zal zijn dat we minder arbeidsplaatsen in de bedrijfsvoering hebben dan nu het geval is. KWALITEIT VERBETEREN Het aanbod van diensten en services zal kleiner worden; tegelijkertijd zal de kwaliteit ervan goed moeten zijn. Met studenten en het wetenschappelijk personeel definiëren we standaarden voor kwaliteit en kosten. Hiermee ontstaat een standaardaanbod in dienstverlening dat door de nieuwe bedrijfsvoering wordt gerealiseerd. Door verregaand te standaardiseren kunnen kwaliteit en kostenniveau gegarandeerd worden. FOCUS AANBRENGEN Het beperken van de niet-kerntaken van de VU. Zo zal er minder geld beschikbaar zijn voor cultuur, sport en ontwikkelingssamenwerking en investeren we 50% minder in VU Connected. INKOOP PROFESSIONALISEREN Door gezamenlijk inkoopvoordelen te realiseren kan de VU geld besparen: webwinkel. Bron: Programmaplan PC Bedrijfsvoering CAMPUSONTWIKKELING De VU wil een aantrekkelijke studie- en werkomgeving bieden die inspeelt op de moderne eisen die studenten en medewerkers stellen. In de periode wordt daarom in samenwerking met het VUmc gestart met de bouw van de nieuwe campus. Twee gebouwen die eerst worden opgeleverd zijn gericht op bacheloronderwijs (NU.VU) en het doen van experimenteel onderzoek (Labtoren O 2). Doelstelling in de plannen van NU.VU is dat het zogenaamde nieuwe stu- 12 I-STRATEGIE 2012

13 deren wordt ingevoerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van de nieuwste mediatechnieken en een digitale bibliotheek. Daarnaast wordt het Hoofdgebouw weer geschikt gemaakt voor een periode van 15 jaar. In deze instellingsplanperiode worden eveneens plannen en projecten voorbereid voor de gebouwen W&N, MF en Transitorium. De verwachte studentengroei, gekoppeld aan teruglopende middelen van de overheid, vereist dat doelmatig en doeltreffend gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte. Hiervoor zullen de volgende maatregelen worden uitgewerkt: Invoeren van flexibele werkplekconcepten, zoals persoonsonafhankelijke werkplekken en activiteitgerelateerde werkplekconcepten. Sturen van het ruimtegebruik voor werkplekken, onderwijsvoorzieningen en parkeervoorzieningen, onder andere door het invoeren van een prijsprikkel. Verlengen van openings-, onderwijs- en werktijden (avond, weekend). Mogelijk digitaliseren van onderwijsvormen als colleges en tentaminering. De VU bundelt al haar centrale internationaliseringsactiviteiten in één organisatie. Daarnaast worden de werving en toelating van, inschrijving door en dienstverlening aan buitenlandse studenten en Nederlandse masterstudenten gestroomlijnd. Vanuit de Programmacommissie Internationalisering is het de doelstelling om administratieve dienstverlening te verbeteren en tweetaligheid verdergaand in te voeren. De Campus is een ontmoetingsplek, een knooppunt in een netwerk. Overal op de Campus is het mogelijk internetconnectiviteit te hebben. De flexibele werkplekconcepten en de behoefte aan connectiviteit maken een adequate IT ondersteuning noodzakelijk. ALLIANTIES Om de in de stad aanwezige hoogwaardige kennis economisch beter te benutten, organiseren de gemeente, kennisinstellingen en het bedrijfsleven zich in strategische samenwerkingsverbanden. De samenwerking tussen de VU en de Universiteit van Amsterdam (UvA) die de laatste jaren vorm heeft gekregen, wordt hierdoor intensiever. Ook de samenwerking met de Open Universiteit zal komende jaren sterker worden. De Faculteit der Godgeleerdheid gaat intensief samenwerken in het onderwijs en onderzoek met de Protestantse Theologische Universiteit (PThU), die voor een groot deel op de VU-campus wordt gehuisvest. INTERNATIONALISERING De VU wil een forse stap maken om haar onderwijs te internationaliseren en actiever te worden in internationale onderzoeksconsortia. Internationale samenwerking is een voorwaarde om de ambities in het onderwijs en onderzoek waar te kunnen maken. De VU sluit naast de bestaande samenwerkingsverbanden ook partnerships met universiteiten uit landen met opkomende economieen zoals China en India. I-STRATEGIE

14 ICT IN HET INSTELLINGSPLAN De sterke ontwikkeling van ICT-voorzieningen biedt nieuwe mogelijkheden voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening en schept grote verwachtingen bij nieuwe generaties. ICT wordt diverse keren genoemd in het instellingsplan. De nadruk ligt vooral op het aanpassen van onderwijsconcepten, betere informatievoorziening en het slimmer organiseren van ondersteunende processen. Onderstaande citaten komen uit het instellingsplan: 14 I-STRATEGIE 2012

15 ICT VERRUIMT MOGELIJKHEDEN ICT-voorzieningen ontkoppelen steeds meer de plaats waar en de tijd waarop mensen gebruikmaken van diensten en het moment dat het aanbod wordt gecreëerd. In het onderwijs wordt op afstand leren veel gebruikelijker. ICT beïnvloedt bovendien de manier van leren van jongeren. Door het enorme open aanbod van kennis wordt de validiteit van gegevens een aandachtspunt. Studenten en jonge medewerkers hebben hoge verwachtingen van de ICT-infrastructuur, online bereikbaarheid en service van onderwijsinstellingen. Tegelijk kunnen onderwijsinstellingen gebruikmaken van het ICT-gebruik van jongere generaties. Virtuele sociale netwerken kunnen onder andere studentenwerving en binding met alumni ondersteunen. ICTmiddelen bieden onderzoekers nieuwe mogelijkheden om in internationale netwerken samen te werken. Gebruik van e-science heeft ingrijpende invloed op onderzoeksmethoden. (p.11) ICT INZETTEN IN HET ONDERWIJS Gebruik van ICT is een essentieel onderdeel van modern academisch onderwijs. Het biedt de mogelijkheid om het onderwijs te innoveren, de onderwijskwaliteit te verbeteren, de studenttevredenheid te verhogen en kan bijdragen aan kostenbesparingen. De VU richt zich op ICT-toepassingen die een duidelijke bijdrage leveren aan de strategische onderwijsdoelen van de universiteit. Omdat hiervoor forse investeringen nodig zijn, richt de VU zich op het goed toepasbaar maken van ICT-toepassingen die zich eerder bewezen hebben. Bij elke toepassing worden aparte businesscases uitgewerkt, op basis waarvan besluitvorming plaatsvindt. (p.31) In 2025 biedt de VU haar graduate onderwijs aan in verschillende vormen die inspelen op de mogelijkheden en behoeften van studenten: flexibel in tijd en plaats. De VU heeft ICT-voorzieningen die dit mogelijk maken. (p.17) De inhoud van premastertrajecten voor hbo-doorstromers wordt opnieuw bezien en waar mogelijk ingekort tot de voor die master noodzakelijke vakken. De VU onderzoekt efficiëntere onderwijsvormen om deficiënties weg te werken (intensieve summercourses, ICT-gestuurd onderwijs). (p.37) Door toepassing van ICT-voorzieningen zijn masteropleidingen veel flexibeler in plaats en tijd. (p.36) Naast de herinrichting van het bacheloronderwijs door de faculteiten is een aantal VU-brede beleidsmaatregelen nodig. Deze moeten elkaar versterken en in samenhang bijdragen aan het realiseren van de drie hoofddoelstellingen. Eén van deze beleidsmaatregelen is het (breder) inzetten van ICT. (p.31) GEBRUIK VAN SOCIALE NETWERKEN In de periode wil de VU daarom een goed beheerde alumnidatabase realiseren, gekoppeld aan relevante open social networks. (p.38) DIGITALISERING VAN DIENSTVERLENING Onder regie van de programmacommissie bedrijfsvoering (zie hoofdstuk 9) wordt op basis van uitgewerkte businesscases, een aantal VU-brede projecten gestart waarin bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Doel is het realiseren van een efficiencywinst van M 10 1 door per kolom naar verbetermogelijkheden te kijken in de gehele keten van werkprocessen bij diensten én faculteiten. Om efficiënt te kunnen inspelen op de vraag van grote groepen medewerkers en studenten wordt dienstverlening gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. (p.40) COMMUNICATIE OP MAAT VIA HET PORTAAL Studenten zijn ICT-vaardig, vaak online en bereikbaar en hebben privé de beschikking over de modernste digitale middelen. Dat verhoogt de verwachtingen bij studenten over de dienstverlening van de VU. De VU wil studenten daarom meer virtuele en snellere dienstverlening en communicatie op maat leveren. De VU communiceert met haar relaties langs digitale kanalen, waarbij verschillende doelgroepen worden bediend via een eigen informatiekanaal. Studenten en medewerkers krijgen via een eigen webportal op overzichtelijke wijze de informatiebronnen en applicaties aangeboden die op dat moment passen bij hun studie en werk. Ook voor de communicatie met externe doelgroepen (aankomende studenten, bedrijven, potentiële subsidieverstrekkers, alumni) worden webportals ingezet. (p.41) ICT-voorzieningen implementeren om executive onderwijs modulair en (deels) flexibel in tijd en plaats aan te bieden. (p.37) 1 Deze bezuiniging van M 10 is in opdracht aan de Programmacommissie Bedrijfsvoering verhoogd naar een bezuiniging van M 33 I-STRATEGIE