BESTUURLIJK KADER EVENEMENTEN Duin- en Bollenstreek

Transcriptie

1 BESTUURLIJK KADER EVENEMENTEN Duin- en Bollenstreek in opdracht van Districtscollege Duin- en Bollenstreek datum 19 Januari 2011 status Ter besluitvorming

2 VAN DE STUURGROEP We hebben verantwoordelijkheid voor de veiligheid! De bevoegdheid van de burgemeester in ere houden! In het districtscollege hebben we als vertegenwoordigers van de gemeenten in de Duin- en Bollenstreek, de verantwoordelijkheid voor de veiligheid in het district. We willen dat de gemeenten, GHOR, Brandweer en Politie op een uniforme, multidisciplinaire manier samenwerken teneinde veiligere evenementen te organiseren. BURGEMEESTER S. SCHELBERG Gemeente Teylingen Het borgen van de veiligheid door de regisserende gemeente! Als politie hebben we de regie van de gemeenten hard nodig om de veiligheid in het district te kunnen borgen. Door deze manier van samenwerken kan de capaciteit in het district gewaarborgd worden. We zijn daardoor beter in staat zorg te dragen voor de veiligheid van de burgers en van onze politiemensen. DISTRICTSCHEF W. de BOER Politie Hollands Midden Het kader evenementen draagt bij aan het realiseren van een maximale samenwerking tussen de verschillende partijen en te helpen om de doelstellingen van elkaar te behalen. Dit alles zonder daarbij in te grijpen op de beslissingsbevoegdheid van de burgemeester en ruimte voor de lokale nuances van iedere gemeente. BURGEMEESTER H. GROEN Gemeente Noordwijk Je horizon verbreden door horizontale samenwerking! Het is altijd weer bijzonder om vanuit verschillende organisaties tot een prettige samenwerking te komen. Naast de soms tegengestelde belangen, blijken we vaak veel meer gemeen te hebben, dan we ons in eerste instantie beseffen. Het goed samenvoegen van verschillende expertisen en belangen, maakt het tot een rijke samenwerking. MARIT ELDERS Projectmanager en auteur Dit evenementenkader is mede tot stand gekomen door de expertise en enthousiasme van: Remco Heijstee Philippe van Ham Alex Bakker Politie Hollands Midden, evenementcoördinator Duin-en Bollenstreek Gemeente Noordwijk, sr Beleidsadviseur en Jurist Gemeente Teylingen, Beheer Leefomgevingen Essentiële input werd verder geleverd door: Maaike Westerbeek Gemeente Noordwijk, coördinator evenementen van Eerten Paul Broersen Gemeente Katwijk, MOV/AOPZ Leendert Klok Brandweer Hollands Midden, teamleider toezicht Duin- & Bollenstreek Alma Dijkstra Beleidsmedewerker operationele planvorming GHOR Hollands Midden AOPZ Vertegenwoordiging van MOV-ers uit de gemeenten van de Duin- en Bollenstreek 2

3 Inhoudsopgave 1 VOOR WIE EN WAAROM? EVENEMENTENKADER Lokale Beleidsvorming en districtelijke verantwoording Globale beschrijving regieproces De evenementenkalender Duin- en Bollenstreek De gemeente als regisseur De partijen in de uitvoering van Toezicht & Handhaving Een (seizoens-)vergunning Integrale regie bij meerdere activiteiten per locatie Eén aanvraag, één coördinerende gemeente, meerdere lokale vergunningen HET JAAR 2011 ALS OVERGANGSJAAR Het evenementenkader als reisdocument Impact op de operationele processen...15 BIJLAGE A. OVERZICHT CLASSIFICATIE EN BEHANDELING EVENEMENTEN...16 BIJLAGE B. VOORBEELD VAN HET INTERNE PROCES EVENEMENTEN POLITIE...17 BIJLAGE C. LITERATUUR & VERANTWOORDING

4 Van gemeentelijknaar regiokarakter Capaciteit hulpdiensten Harder afrekenen van fouten door (social) media en media Complexe samenwerking De dynamiek van evenementen Impact op de operationele processen 1 Voor wie en waarom? Een algemene tendens in Nederland is, dat er meer evenementen komen en gezellige dorpsevementen een regionaal karakter krijgen. De eisen die daardoor worden gesteld aan de evenementorganisator en aan de samenwerking van gemeenten en de hulpdiensten is hoger. Bij bijv. de politie zorgt dit voor een hoge roosterdruk en is het lastiger om de huidige korte aanvraagtermijnen te zorgen, dat er voldoende capaciteit beschikbaar is in het district. Fouten worden soms eerder opgevangen door de (social) media i.p.v. dat we de onszelf georganiseerd hebben om onze fouten tijdig te kunnen herstellen. We worden harder afgerekend en de media hebben hun eigen manier om met die fouten om te gaan. Dit resulteert in veel beweging in het veiligheidsdomein: het moet anders! De Duin- en Bollenstreek kenmerkt zich door een klein gebied waar veel gebeurd. De evenementen zijn vaak van een dorps- naar regio-evenement gegroeid. Zes à zeven voetbalclubs spelen in de topklasse, wat niet betekent dat alle wedstrijden ook risicowedstrijden zijn. Toch heeft de streek wel te maken met een harde kern van Feyenoord en Ajax. De horeca merkt ook direct de gevolgen van evenementen en voetbalwedstrijden. Ook kenmerkt ze zich door haar regionale karakter. Daardoor is een goede en tijdige planning van de hulpdiensten en samenwerking met de gemeenten in dit district noodzakelijk. Een dergelijke complexe samenwerking op het gebied van evenementen vraagt om meer duidelijkheid, uniformering, afstemming en coördinatie. Het is de bedoeling, dat we daar samen wat aan gaan doen! De operationele processen hebben met de directe dynamiek (en vaak hectiek) van evenementen te maken. Ze worden vaak op korte termijn bedacht en aangevraagd. Het bier is al ingekocht, maar er is nog niet voldaan aan de vergunningsvoorschriften. Het spel tussen politieke belangen en ambtelijke adviezen moet snel worden gespeeld en vaak is daar geen tijd voor. Voor zowel het bestuurlijke als de bedrijfsvoering is het van belang meer tijd te creëren door goede afspraken en overeenstemming vóóraf bereiken. Zodat de discussies niet gevoerd hoeven worden op moment van incidenten of het niet voldoen aan de voorschriften. De impact die dit bestuurlijk kader heeft op de bedrijfsvoering is uitgewerkt in het bijbehorende Werkkader Evenementen Duin- en Bollenstreek. Dit evenementenkader biedt: EEN GEZAMENLIJK REFERENTIEKADER VEILGHEID Meer regie op veiligheidsrisico s Verbetering toezicht & handhaving Meer (in)zicht op veiligheidsrisico s Verhoging van de veiligheid BELEID Kader voor lokaal beleid OPERATIONELE PROCESSEN Belangrijke basis voor het gezamenlijke leerproces Goedkoper, sneller, effectiever Voorspelbaar proces en duidelijkheid in resultaten Inzicht in het veiligheidsdomein en de samenwerking tussen de verschillende partijen EVENEMENTORGANISATOREN Vermindering van de bureaucratie; duidelijke argumentatie voor de op te leveren informatie en verloop van het proces. Concrete handreiking en verbetering van het advies in aanloop naar de aanvraag Binnen 1 maand de vergunning en het advies van hulpdiensten Veiliger evenement door meer inzicht in de risico s 4

5 2 Evenementenkader 2.1 Lokale Beleidsvorming en districtelijke verantwoording De burgemeester heeft het lokaal bevoegd gezag en blijft daarmede de eindverantwoordelijkheid houden voor de veiligheid voor de bezoekers, de openbare orde, voorkomen of beperken van overlast en gezondheid voor personen binnen zijn gemeente. Het districtscollege heeft een gezamenlijke verantwoordelijkheid betreffende veiligheid in het district. Rekeninghoudend met de lokale bevoegdheden is het belangrijk, dat er bepaald wordt wat precies de districtelijke veiligheidsonderwerpen zijn en wat niet. De volgende onderwerpen zijn districtelijke onderwerpen t.b.v. evenementen: - het waarborgen van voldoende hulpdiensten in het district. - de risicospreiding bij situaties en/of evenementen in het district die mogelijk tot een (grootschalige) opschaling kunnen leiden. De gemeenten zijn lokaal verantwoordelijk voor het tot stand doen komen van het lokale evenementenbeleid, de manier waarop de implementatie van het evenementenkader wordt uitgevoerd en de voortgang van de invoering. De burgemeesters hebben en gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor de invoering van het evenementenkader. Ook hulpdiensten kunnen gezamenlijk door de burgemeesters worden aangesproken op hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De verantwoording of collegiale review in het districtscollege vindt plaats wanneer de situatie betrekking heeft op één van de bovengenoemde districtelijke onderwerpen t.a.v. evenementen. Veiligheidsissues tussen twee gemeenten worden interlokaal opgelost en níet in het districtscollege. De hulpdiensten zijn in eerste instantie de signalerende partijen in veiligheidsissues tussen gemeenten of op districtelijke niveau. Ook kan een burgemeester een situatie aansnijden altijd gerelateerd aan de districtelijke onderwerpen. De evenementenkalender geeft invulling aan de lokale bevoegdheid versus districtelijke verantwoording. 1 ONZE MISSIE VEILIGHEID & EVENEMENTEN Wij willen optimaal gebruik maken en bevestigen van ieders rol en bevoegdheid. De decentrale beleidsvorming en het vormgeven aan de inhoud door gemeenten en hulpdiensten is een cruciale factor in het slagen van een eenduidig kader. We willen een praktisch toepasbaar evenementenkader en ons verre houden van overregulering. We willen niet bang zijn voor de risico s die evenementen met zich meebrengen, maar wel onszelf georganiseerd hebben op het moment van het ontstaan van incidenten. Wij, gemeenten en hulpdiensten, willen meer efficiëntie in de vergunningverlening en in de monitoring op evenementorganisaties. We willen de evenementorganisatie goed kunnen ondersteunen en adviseren in hun verantwoordelijkheden en enthousiasme voor het organiseren van het desbetreffende evenement. 1 Zie ook De evenementenkalender Duin- en Bollenstreek, paragraaf 2.3, pagina 7. 5

6 2.2 Globale beschrijving regieproces Evenement Organisator Gemeente Proceseigenaar Brandweer GHOR Politie Aanvraag Vooroverleg Risico analyse & Classificatie Ontvankelijkheids toets Vergunning Eén plan van aanpak toezicht & handhaving Evaluatie Uiterlijk 3 maanden vóór de evenementdatum moet er een volledige aanvraag liggen bij de gemeente en ontvankelijk zijn verklaard. Wanneer dit niet het geval is, kan het evenement níet binnen drie maanden plaatsvinden en zal de evenementorganisator moeten bekijken, wanneer hij zijn voorbereidingen wél gereed heeft. Hoelang er vooroverleg nodig is of hoe vroeg de aanvraag wordt opgestuurd, is afhankelijk en op initiatief van de organisatie. Bij twijfels kan de gemeente in de rol van procescoördinator hier ook op aandringen voor een tijdige start van het vooroverleg. Na aanvrager ontvangt binnen een paar dagen of de aanvraag in behandeling wordt genomen(ontvankelijkheidstoets). Na een positieve uitkomst van de ontvankelijkheidstoets adviseren de hulpdiensten en de gemeentelijke afdelingen (afdeling toezicht en handhaving, MOV-er) in de te nemen veiligheidsmaatregelen en in de elementen van toezicht en handhaving. De gemeente stelt een multidisciplinair plan op voor toezicht en handhaving van het evenement, verzamelt de adviezen en formuleert de afspraken en services die hulpdiensten en de gemeente met de evenementorganisatie willen maken. Verder stelt ze de vergunningsvoorschriften op n.a.v. alle adviezen en maakt het besluit tot wel of niet vergunnen van het evenement. De evenementorganisatie onderneemt, als eis voor de vergunningen, maatregelen om de veiligheid van haar bezoekers en de omgeving te waarborgen en te voldoen aan de vergunning. Door de gemeente en hulpdiensten wordt het plan toezicht & handhaving uitgevoerd en preventief toezicht gehouden. Na afloop van het evenement worden evaluatierapporten geschreven en een evaluatieoverleg gevoerd. Tevens kan dit dienen als vooroverleg van het volgende jaar. Niet iedere stap wordt uitgevoerd of even intensief uitgevoerd per klasse. 2 Concept Aanvraag Aanvraag negatief verlening Aanpassen Veiligheidsplan & Maatregelen nemen Zorgdragen voor veiligheid Evaluatie Coördinatie Vooroverleg Quick Scan Ontvankelijkheidstoets positief Plan Toezicht & Handhaving Advies Vergunning Voorbereiding & Preventief toezicht Toezicht & Handhaving vergunning Evaluatie Eind evaluatie Maatregelen & Vergunningsvoorwaarden volgend jaar Quick Scan Quick Scan Quick Scan Advies Advies Advies informeren Voorbereiden Voorbereiden Voorbereiden Signaleren Signaleren Toezicht Evaluatie Evaluatie Evaluatie Aanvraag Advisering & Verbunningverleing Voorbereiding Uitvoering Evaluatie Aanvraag Week -/-12 Week -/-11 Week -/-9 Week -/-8 Week 0 EVENEMENT Week +/+12 2 Zie daarvoor ook de Klasse indelingen per evenement in Bijlage A.xxx 6

7 2.3 De evenementenkalender Duin- en Bollenstreek Het doel van een evenementenkalender is het districtelijk afstemmen van B- en C- evenementen. Dit zijn de evenementen die een effect in het district hebben door de druk op de hulpverleningscapaciteit of op een andere manier. Het is belangrijk, dat er een goede verdeling is over de kalenderdagen van dergelijke evenementen zijn, zodat er een goede planning van de hulpdiensten in het district mogelijk is. 1 december (lokaal) 20 december (interlokaal) 15 januari (interlokaal) 1 februari Districtscollege 1 december (lokaal) Intentieverklaring evenementorganisator lokale evenementenkalender naar hulpdiensten. 20 december (interlokaal) formulering van lokale maatregelen(bv overschrijding van de politiecapaciteit) en interlokale acties (bv conflicterende evenementen) door de politie e.a. hulpdiensten. 15 januari (interlokaal) Veiligheidsissues tussen gemeenten dienen voor 15 januari te zijn opgelost. De betreffende burgemeesters zijn verantwoordelijk, de politie adviseert. Indien gewenst uitwisseling van politiecapaciteit tussen gemeenten onderling. 1 februari Vaststelling van de evenementenkalender met het blokkeren van data en de nog open data voor de nog onbekende evenementen. Bij geen positieve uitkomst van interlokaal overleg worden beide conflicterende evenementen afgelast tot nader order. Bespreken van evenementen die (bij opschaling) mogelijk een regionaal gevolg kunnen hebben. Verkeersbewegingen De politie heeft geconstateerd dat twee evenementen veel verkeer met zich teweeg brengen. Deze verkeersstromen gaan door elkaar lopen met als gevolg dat de twee gemeenten volledig vastlopen. Er moet hier een oplossing voor komen. De districtschef gaat om tafel met de twee burgemeesters en bespreekt de veiligheidsrisico s en mogelijke oplossingen. De burgemeesters checken met op het operationele niveau wat uitiendelijk de oplossing wordt en melden dit terug aan de politie. Na de vaststelling van de evenementenkalender kunnen op de nog open data mogelijk evenementen worden georganiseerd, mits het juiste proces en aanvraagperiode wordt gehanteerd. De kalender moet gecheckt worden tijdens de ontvankelijkheidstoets van een nieuwe aanvraag voor een evenement. Natuurlijk zijn er altijd uitzondering als het huldigen van WK-finalisten e.a. activiteiten van algemeen maatschappelijk belang. Dit is in goed overleg meestal te realiseren. 7

8 De burgemeester Key succesfactoren 2.4 De gemeente als regisseur Een speelfilm zonder regisseur is gedoemd te mislukken. Regisseren is een vak en vergt scholing en vaardigheid. Daar waar een acteur het script volgt, past de regisseur het script actief aan. Hij verbindt de verschillende disciplines en vakmensen en weet daarmee te komen tot een belangrijke synergie. De gemeente als regisseur heeft feeling met de verschillende disciplines en weet wat ze van de adviezen van de veiligheidsinstanties vindt. Ze durft eisen te stellen uit monde van deze instanties aan de organiserende belanghebbenden. Ze is in staat de risico s bij evenementen op een realistische en werkbare manier te kunnen inschatten in samenwerking met de hulpdiensten. Daarnaast geeft ze leiding aan het toezicht op de veiligheidsmaatregelen tijdens de evenementen en weet wanneer ze moet ingrijpen. De regisseur verbindt mensen, inventariseert algemene veiligheidsriscico s en neemt passende maatregelen om te voorkomen dat deze materialiseren. De regie van de gemeenten op de veiligheid bij evenementen is een samenwerking van de verschillende functies. De burgemeester heeft naast de inhoudelijke veiligheidsargumenten ook te maken met andere (politieke) belangen. Het kan soms zijn, dat de burgemeester de veiligheidsrisico s anders beoordeeld dan de gemeentelijke organisatie en hulpdiensten. Besluitvormend en eindverantwoordelijk - afstemming met de uitvoering vóór dat een evenement wordt toegezegd aan de evenementorganisator. - de manier waarop de besluitvorming tot stand is gekomen - het kunnen realiseren van een overbrugging tussen bestuurlijk en ambtelijk Kortom de gemeente als regisseur in de samenwerking tussen partijen van uiteenlopende professies, rollen en achtergronden. Een regisseur met als doel om ieder in zijn rol goed en effectief tot uiting te laten komen met daarbij de focus op het gezamenlijke doel namelijk: nog vele jaren gezellige en veilige evenementen. De regie van de gemeenten op de veiligheid bij evenementen is een samenwerking van de verschillende functies. MOV-er: De MOV-er kijkt als enige op een integrale manier naar veiligheid en is daarmee het directe verlengstuk van de burgemeester t.a.v. veiligheid en openbare orde. Hij heeft feeling met de verschillende disciplines en weet wat ze van de adviezen van de hulpdiensten vindt. Hij durft eisen te stellen uit monde van deze diensten aan de organiserende belanghebbenden. Hij is in staat de risico s bij evenementen op een integrale, realistische en werkbare manier in te kunnen in schatten in samenwerking met de hulpdiensten. Procescoördinator: De spil in de regisserende gemeente. Zorgdragen voor vastlegging en afspraken met de verschillende partijen, het nakomen en opvolging daarvan. Expliciteren van tegengestelde belangen, het zorgdragen voor prettige teamsfeer en gezamenlijke focus op een veilig en leuk evenement. Vergunningverlener: Het vooraf vastleggen van de voorschriften die gesteld worden aan de aanvrager, zodat toezicht en handhaving effectief kan plaatsvinden. Toezichthouder & handhaver: Daadwerkelijke bekrachtiger van de regie. Het direct en indirect invloed kunnen uitoefenen op de manier waarop de vergunning c.q. de APV wel of niet nageleefd. 8

9 2.5 De partijen in de uitvoering van Toezicht & Handhaving Afspraken tot handhaving onvoldoende geborgd voor evenementen Eén integraal plan voor toezicht en handhaving bij B- en C- evenementen Onduidelijkheid in de uitvoering Grijs gebied Alleen backup & signalering door politie In de driehoek (burgemeester, OM en Politie) worden afspraken gemaakt t.o.v. de prioritering van toezicht en handhaving op uiteenlopende onderwerpen. Op het gebied van evenementen is dit nog onvoldoende geborgd. Evenementen vallen vaak tussen wal en schip door het dynamische karakter. Bij evenementen is snel handelen vereist omdat de constatering voor het niet voldoen aan de vergunningsvoorschriften vaak vlak vóór of tijdens het evenement plaatsvindt. Bij onvoldoende afspraken voor handhaving ontstaat er te veel een discussie tussen alle partijen vlak voor het evenement. Vaak komt een directe manier van optreden in geding met de evenement- en algemene (politieke) belangen. Ook voor de organisator is er soms geen touw aan vast te knopen, omdat iedere handhaver naar zijn beste eer en geweten signaleert of handhaaft. Het evenementenkader gaat daarom ook uit van één integraal plan voor toezicht en handhaving bij B- en C-evenementen. Het plan dwingt tot het expliciteren van de te nemen maatregelen van de gemeente en hulpdiensten gerelateerd aan de geïdentificeerde veiligheidsrisico s en de verantwoordelijkheden. De discussie wordt zo mogelijk eerder gevoerd, zodat op het moment van constateringen ook direct gehandhaafd kan worden. Ook tijdens het evenement is er in de uitvoering vaak onduidelijkheid over de manier van optreden in toezicht en handhaving. Over het geheel van leefbaarheid en veiligheid is er een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor toezicht en signalering, maar er is wel één partij leading in de handhaving. Zodra het meer om leefbaarheid gaat, is toezicht en handhaving het initiatief van de gemeente. Hoe hoger het veiligheidsrisico is, des te meer is de politie in de lead of alleen bevoegd om te handhaven. Over de extremen zijn we het vaak wel eens, maar de onduidelijkheid bevindt zich vaak in het grijze gebied. Een gebied waarop vaak zowel bestuurlijkeals politie strafbeschikking mogelijk is. Sluitingstijden hebben in principe te maken met leefbaarheid, maar kunnen zich gaan ontwikkelen tot een veiligheidsrisico. Om expliciet in de operationele processen over dit grijze gebied in gesprek te gaan, is ook hier weer een gezamenlijk plan van aanpak voor toezicht en handhaving van belang. In principe is de politie als back-up in toezicht op en rond het evenement, tenzij er incidenten plaatsvinden of anders is afgesproken. Globale weergave van de klasse evenementen en het initiatief tot handhaving tussen gemeente en politie 9

10 I. Evenementterrein a. Organisator: zorgdragen voor veiligheid, voldoen aan vergunning b. Gemeente: toezicht & handhaving vergunning c. Brandweer/GHOR: adviseur (toezicht ism gemeente) d. Politie: back-up & signalering Advies vóór de vergunningverlening Integrale toezicht & handhaving door gemeente De linker afbeelding geeft weer wat de reguliere taken zijn van de verschillende partijen op het evenementterrein. De rechter afbeelding beschrijft de taken van de verschillende partijen op incidentlevel van de politie monodisciplinair. P ingang II. Omgeving Regulier Organisator: effect van het evenement op de omgeving managen onder verantwoordelijkheid van: a. Gemeente: toezicht & handhaving evenementvergunning, openbare orde en veiligheid. b. GHOR, Brandweer: adviseur c. Politie; advies & signalering. I. Evenementterrein a. Politie: Handhaving b. Organisator: Opvolging opdrachten politie in overleg c. Gemeente: Toezicht II. Omgeving a. Politie; Handhaving b.organisator: opvolgen opdrachten politie in overleg: c. Gemeente: Toezicht Toezicht en handhaving gemeente De afdeling die verantwoordelijk is voor toezicht en handhaving binnen de gemeente, zullen net als de hulpdiensten vóór het verlenen van de vergunning, advies uitbrengen op de aanpak en capaciteit. In het plan toezicht en handhaving kan er expliciet en integraal gekozen worden voor verschillende punten van handhaving gerelateerd aan de veiligheidsrisico s en de voorschriften voor de vergunning. Het is nog wel een uitdaging om een integrale manier van toezicht en handhaving van de vergunning vanuit de gemeente te regelen. De handhavers hebben zich nu vaak op een deelgebied gespecialiseerd waardoor de toezicht en handhaving op het gebied van evenementen moeilijk vanuit de gemeente integraal aangepakt kan worden. P ingang Incident Level Monodisciplinair Politie Sluitingstijden terrassen Al jaren was er een probleem met de sluiting van de terrassen in de feestweek. De politie was getuige van het feit dat de terrassen veel te lang open bleven, wat niet volgens de vergunning was. Tijdens de evaluatie van de feestweek pakte de gemeente deze constatering op en verstuurde de betreffende terrassen een dwangsom na. Het jaar daarop gebeurde weer hetzelfde. De terrashouders maakten namelijk een kleine rekensom. Met een dwangsom achteraf, bleek de winst nog aanzienlijk te zijn. Toen besloot de gemeente de regie in eigen hand te nemen. Het plan was om op de eerste dag van de feestweek in koppels de straat op te gaan: één handhaver van de gemeente en één agent. De handhaver van de gemeente constateerde en legde direct een dwangsom op. De agent diende als sterke arm t.o.v. de horeca ondernemer. De horeca-ondernemer werd op deze manier direct en persoonlijk op zijn gedrag gewezen en kon meerdere keren in de feestweek bij overtreding een dwangsom verwachten. Er was ineens géén probleem meer met de sluitingstijden van de terrassen. De vergunning wordt nageleefd. 10

11 Aanvraag 3 maanden vooraf Vergunning binnen 4 weken Vermindering bureaucratie en interne kosten Meldingsplicht activiteiten 2.6 Een (seizoens-)vergunning Uiterlijk drie maanden vóór de evenementdatum moet er een volledige aanvraag liggen bij de gemeente en ontvankelijk zijn verklaard voor A, B en C klasse evenementen. De reden dat ook de A-klasse aan deze termijn gelijkgesteld wordt, is dat de classificatie pas ná de daadwerkelijke aanvraag plaatsvindt en pas vaststaat na de check door de hulpdiensten op de risico analyse. Wanneer de aanvraag niet drie maanden vooraf ontvankelijk is verklaard, kunnen B- en C-evenementen níet binnen drie maanden plaatsvinden. Bij een te late aanvraag van een A-evenement, is er een mogelijkheid dat het evenement wél kan plaatsvinden indien de hulpdiensten het eens zijn met de A-classificatie! Bij de B- en C-evenementen zal de evenement organisator moeten bekijken wanneer hij zijn voorbereidingen wél gereed heeft. Hoelang er vooroverleg nodig is of hoe vroeg de aanvraag wordt opgestuurd, is afhankelijk en op initiatief van de organisatie. Bij twijfels kan de gemeente in de rol van procescoördinator hier ook op aandringen voor een tijdige start van het vooroverleg. Na ontvankelijk verklaren is binnen vier weken een vergunning verleend inclusief de adviezen van de hulpdiensten. De organisator heeft dan nog ongeveer twee maanden om te kunnen voldoen aan de voorschriften. Eén seizoensvergunning per organisator Er zijn verschillende ondernemers die gedurende het zomerseizoen meerdere, kleine en vooraf bekende activiteiten organiseren. Een voorbeeld is beachvolleybal, bedrijfsuitjes met allerlei activiteiten etc. Het komt vaak voor dat de ondernemer voor iedere activiteit een vergunning moet aanvragen. Het zou meer efficiënt zijn om een seizoensvergunning af te geven: - vermindering van administratieve kosten en werkzaamheden voor beide partijen - door het verlenen van een seizoensvergunning is er wel één moment per jaar waarin beide partijen aan tafel zitten, evalueren en nieuwe afspraken maken. De voorschriften voor een seizoensvergunningen zijn: - Alle activiteiten van de seizoensvergunning zijn te classificeren als A- evenement - De organisator meldt één week vooraf welke activiteiten gaan plaatsvinden. De gemeente geeft deze informatie door aan betrokkenen en hulpdiensten. Activiteitenbureau De ondernemer Jan Klaassen organiseert al jaren groepsactiviteiten op het strand bijvoorbeeld bedrijfsuitjes en vrijgezellenfeestjes van zijn mooie badplaats. De regel schrijft nu voor dat hij voor iedere activiteit een vergunning aan moet vragen. Zijn programma wijzigt praktisch nooit en hij vraagt zich af wat de meerwaarde is van deze bureaucratische papierwinkel. 11

12 Optelsom van verschillende activiteiten Maximaal zicht op de risico s 2.7 Integrale regie bij meerdere activiteiten per locatie De organisator is primair verantwoordelijk voor het evenement en de effecten hiervan op de omgeving. Voor deze effecten kan hij niet verantwoordelijk zijn, indien de gemeenten in de directe omgeving van zijn evenement vergunningen verstrekt voor andere activiteiten of uitbreidingen op bestaande vergunningen. Het kan hier gaan om evenementvergunningen, verkooppunten, ontheffingen op sluitingstijden en uitbreiding van terrassen etc. Wanneer er een evenement plaatsvindt in het dorp, maken ook horeca gelegenheden daar dankbaar gebruik van. Ze maken optimaal gebruik van hun bestaande vergunning en APV mogelijkheden om feestjes te geven of vragen extra ontheffingen op hun vergunning aan. Dat maakt een gezellige sfeer in het dorp, maar brengt ook extra veiligheidsrisico s met zich mee die vaak niet onderkend zijn. Namelijk de optelsom van al deze kleinere activiteiten, brengt wel een mensenmassa teweeg die al gauw in evenement categorie B valt. In het grijze gebied is niemand verantwoordelijk voor deze mensenmassa. Aangezien deze risico s niet onderkend zijn, is de toezicht en handhaving ook niet gebaseerd op de optelsom van al deze activiteiten. Het is dus ook de bedoeling dit grijze gebied zo klein mogelijk te houden. Dit vergt een samenwerking tussen regisserende acties manoeuvrerend tussen de juridische wegen die behandeld moeten worden. Onderstaande afbeelding geeft weer dat er en grijs gebied ontstaat bij meerdere verschillende activiteiten wanneer er niet naar het integrale beeld van de activiteiten wordt gekeken. Bij afstemming worden de verschillende activiteiten vergunt in één vergunning en vindt er een uitbreiding van het evenementterrein plaats. Afstemming is nodig tussen de horeca gelegenheden en ontheffingen en de evenementorganisatie. Feesten in Strandtenten Voor elke strandtent worden afzonderlijke vergunningen aangevraagd. Afzonderlijk zijn ze te classificeren als A-evenementen. Door de gelijktijdigheid en het gedeelde strand, is de optelsom van de A-evenementen een B of een C-evenement. Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor het verhoogde risico wat deze gezamenlijkheid aan evenementen met zich mee brengt. Want wie is verantwoordelijk en schrijft het veiligheidsplan? Wie draagt zorg voor de bezoekers wanneer zij 15 mtr buiten de deur van de horeca gelegenheid zijn? Alcohol, drugs en water gaan vaak moeilijk samen. Geen afstemming Afstemming tap Podium KERKPLEIN tap terras Beach Volleybal Event tap Podium KERKPLEIN tap terras Beach Volleybal Event tap tap 12

13 Grijs gebied Meerdere activiteiten, één aanvraag, één terrein Afstemming aanliggende horeca Eén aanvraag Het uitgangspunt is om één vergunning te verlenen wanneer diverse activiteiten op hetzelfde tijdstip en op dezelfde (of vrijwel) locatie plaatsvinden. De organisatoren kunnen zich in een vereniging scharen. Dit versimpelt en verhoogt de regie door de gemeente. Ze is op deze manier in staat om ook vergunningsvoorschriften te stellen aan het gezamenlijk effect van de verschillende activiteiten. Bovendien wordt door deze maatregel het verantwoordelijkheidsgevoel verhoogd van de organisator voor het organiseren van zijn eigen evenement. Ook wordt hij meer bewust van de invloed die hij móet uitoefenen t.b.v. de veiligheid op zijn onderaannemers of suborganisatoren. Bovendien is er met één vergunning ook de mogelijkheid om terreinontzeggingen te geven voor de zogenoemde hufters door de burgemeester. Het is wenselijk voor toezicht en handhaving in de afstemming te regelen dat er gelijkheid is tussen het evenemententerrein en de terrassen van de horeca. Dat betekent o.a. een streven naar: - één sluitingstijd voor alle terrassen - één sluitingstijd voor de gezamenlijke horeca - één veiligheidsplan - eenzelfde geluidsnorm Het advies is om proactief de organisatoren en horeca te benaderen en te overleggen over de situatie. 2.8 Eén aanvraag, één coördinerende gemeente, meerdere lokale vergunningen Bij een evenement dat gemeentegrensoverschrijdend is, kan een evenementorganisator volstaan met één aanvraag. Verder is er één coördinerende gemeente en meerdere lokale vergunningen. Het meest voor de handliggend is dat de coördinatie ligt bij de gemeente waar de hoogste aandacht voor veiligheid nodig is. De betreffende burgemeesters bepalen dit met elkaar. Eén aanvraag: Om de bureaucratisering voor evenementorganisaties te verminderen. Bovendien dwingt deze ene aanvraag tot het geven van een complete aanvraag voor het hele gebied waarop het evenement plaatsvindt. Dit resulteert in een meer compleet beeld voor de hulpdiensten en gemeentelijke toezichthouders op de veiligheidsrisico s. Controles en maatregelen kunnen efficiënter worden uitgevoerd. Eén coördinerende gemeente met lokale procescoördinatoren: Om loketfrustratie bij Eén aanvraag ipv meerdere aanvragen... Eén veiligheidsplan.. Eén risico analyse.. Eén overzicht.. Eén advies van hulpdiensten.. Geen grijze gebieden.. Eén plan van aanpak voor toezicht & handhaving Lokale nuances op vergunningsvoorschriften en veiligheid voor aanliggende activiteiten Dus.. Vermindering van bureaucratie Capaciteitsverlaging hulpdiensten en gemeenten Meer overzicht en verhoging van de veiligheid! 13

14 Eén coördinerende gemeente met lokale procescoördinatoren Meerdere lokale vergunningen Centrale coördinator met decentrale bevoegden organisatoren te voorkomen. De aanvrager doet zaken met de coördinerende gemeente, die daarmee fungeert als front-office. Deze gemeente regelt de zaken voor het evenement met de andere gemeente(n). De hulpdiensten hoeven maar één maal advies te verlenen voor het gezamenlijke deel van het evenement en hebben een totaal overzicht over het geheel. De lokale vergunningverlening blijft aan de orde en is ook juridisch gewenst. De lokale burgemeester blijft het bevoegd gezag voor de uiteindelijke vergunningverlening. Hij heeft ook het beste zicht op de lokale situatie en welke maatregelen moeten worden genomen om de lokale belangen te waarborgen. Het is van belang dat de coördinerende gemeente zorg draagt voor: - afstemming met de hulpdiensten en hun advisering - afstemming tussen de vergunningverleners voor het generieke deel met de daarbij niet tegenstrijdige lokale voorschriften die door de afzonderlijke gemeenten zijn opgesteld. - afstemming met de hulpdiensten en afdelingen toezicht & handhaving van de gemeente over het plan Toezicht- en Handhaving voor het betreffende evenement. - het informeren van de betrokkenen en voortgang van het afstemmingsproces - het adresseren van onderwerpen van gezamenlijke besluitvorming bij de juiste personen c.q. burgemeesters. Het behoeft geen verder toelichting dat het hebben van een overeenkomstige manier van werken een voorwaarde is bij het behandelen van een aanvraag op een dergelijke wijze. Bovendien vergt dit projectmatige vaardigheden van de persoon die verantwoordelijk is bij de coördinerende gemeente. Een dergelijke organisatie is niet zomaar opgezet en vraagt om ervaring in het werken als centrale coördinator met decentrale bevoegden. Het Bloemencorso en de Giro zijn de grootste voorbeelden in de Duin- en Bollenstreek. Kleinere voorbeelden zijn hardloopwedstrijden of puzzeltochten die door twee of drie gemeenten gaan. 14

15 3 Het jaar 2011 als overgangsjaar 3.1 Het evenementenkader als reisdocument Het is ondenkbaar dat in een korte periode van drie maanden een compleet beeld ontstaat over de samenwerking, de lopende initiatieven, het beantwoorden van langlopende vraagstukken en ook nog iedereen mee te nemen in dit proces voor het draagvlak. Er zijn dus nog wat open vragen en losse eindjes. Dit document pretendeert dan ook niet dat ze volledig is, maar wel een belangrijk uitgangspunt om de samenwerkingsreis met elkaar aan te gaan! Gaande weg zullen open vragen worden beantwoord, nog meer goede initiatieven van gemeenten worden overgenomen en zaken veranderd. Dat is niet erg. Elke reis begint met een goed plan, maar kan avontuurlijk en verrassend anders lopen. Het is alleen belangrijk dat er een juiste (overkoepelende) organisatie is voor de implementatie om te bij te sturen en verder richting te geven. 3.2 Impact op de operationele processen Dit evenementenkader heeft een grote impact op de operationele processen. Het is een nieuwe manier van werken, wat betekent dat een oude manier achter gelaten moet worden. Het veranderen van gedrag is niet de makkelijkste opgave en ook voor managers niet het makkelijkste om te bewerkstelligen. Er zal meer in processen gedacht moeten worden en minder in kolommen; van reactief naar actief en van acteur naar regisseur. Deze verandering moet plaats gaan vinden in mensen en processen in zes gemeenten, drie hulpdiensten en niet te vergeten bij de evenementorganisaties. Dit kader heeft zich vooral gericht op het gezamenlijke proces. Een volgende stap is dat interne processen ook eenduidig en duidelijk worden. Namelijk, de manier waarop de interne processen verlopen zijn van directe invloed op het gemeenschappelijke proces. Daarom is het een aanbeveling om het interne proces uit te werken gerelateerd aan het gezamenlijk regieproces voor evenementen. 3 Het is raadzaam om een gezamenlijk implementatiekader te maken voor de invoering van het evenementenkader van de Duin- en Bollenstreek. Verdere aanbevelingen staan beschreven in hoofdstuk vier van het Werkkader Evenementen. 15

16 Bijlage A. Overzicht Classificatie en behandeling evenementen Meldingsplichtig (zeer laag risico) - niet voldoend aan een A-evenement op basis van de risico analyse - niet vergunningsplichtig, wel meldingsplichtig. Hulpdiensten en centrale meldkamer worden minimaal 1 week van tevoren op de hoogte gesteld A-evenement (laag risico) - geen aanvullende maatregelen; de standaard maatregelen voldoen. - Geen invloed op hulpverleningscapaciteit - Toetsing door hulpdiensten van de classificatie en indien van toepassing - B-evenement (gemiddeld risico) - gemeentelijk karakter - aanvullende maatregelen meestal vanuit individuele adviezen hulpverleningsdienst en MOV-er gemeente (= monodiscplinair) - er wordt per evenement bekeken of het veiligheidsplan moet worden opgeleverd of kort advies. welke onderwerpen van toepassing zijn. Vooroverleg Nee Nee Ja, alleen de benodigde hulpdiensten aanwezig Aanvraag Geen. Melding 1 week Invulformulier gemeente Indien nodig een Veiligheidsplan of vooraf bij hulpdiensten Ontvankelijk verklaring 3 maanden onderdelen daarvan. en centrale meldkamer vooraf. Ontvankelijk verklaring 3 maanden vooraf. Risico analyse & classificatie Advies 4 - C-evenement (sterk verhoogd risico) - regionaal karakter - aanvullende maatregelen vanuit een gezamenlijk advies hulpdiensten en MOV-er gemeente (=multidisciplinair) - veiligheidsplan verplicht Ja, multidiscplinair Ontvankelijk verklaring 3 maanden vooraf. Veiligheidsplan verplicht. Ja Ja, check door hulpdiensten Ja, check door hulpdiensten Ja, check door hulpdiensten Geen, alleen meldingsplicht. Ja, indien nodig. Geen aanvullende maatregelen. Brandweer: geaccordeerd door teamleider advies brandweer HM GHOR: alleen melding is voldoende. Politieadvies: geaccordeerd door evenementenloket D1 Ja, aanvullende maatregelen vereist. Brandweer: geaccordeerd door afdelingshoofd risicobeheersing Duin- en Bollenstreek. GHOR: geaccordeerd door beleidsmedewerker evenementen. Politieadvies: geaccordeerd door teamchef betreffende gemeente. Ja, aanvullende maatregelen vereist. Brandweer: geaccordeerd door directeur Hollands Midden GHOR: geaccordeerd door directeur Hollands Midden. Politieadvies: geaccordeerd door districtchef. Vergunning Geen Ja Ja Ja Toezicht & Regulier Regulier Eén plan toezicht & handhaving, eventueel Eén plan toezicht & handhaving, pré-copi. handhaving pré-copi. Evaluatie Geen 1x per jaar multidisciplinair alle A- evenementen per gemeente Indien nodig binnen 3 maanden en anders in de jaarlijkse evaluatie. Multidisciplinair binnen 3 maanden 16

17 Bijlage B. Voorbeeld van het interne proces Evenementen Politie 17

18 Bijlage C. Literatuur & Verantwoording status Titel auteur datum status Titel auteur datum Concept Procesafspraken. Veiligheidsregio Hollands Brandweer Hollands 28 juni 2010 Midden met de gemeenten over vergunningverlening, toezicht en handhaving Brandveiligheid Midden Definitief Gezondheidsbeschermin bij publieksevenementen onvoldoende geborgd Inspectie voor de Gezondheidszorg & Inspectie Openbare Orde & Veiligheid Oktober 2008 Definitief, Landelijke Handreiking evenementadvisering 30 juni 2010 GHOR, versie 1.1 Definitief Evaluatie Veiligheidsregio 2008 Definitief Handreiking inzet hulpverleningsdiensten bij April 2005 evenementen Veiligheidsregio Hollands Midden, versie 1.3, Concept Evenementenkalender en Evenementenprotocol Veiligheidsregio Hollands Midden 14 sept 2010 Definitief Handreiking Multidisciplinair Veiligheidsplan (middel) grote evenementen Regio Haaglanden Bezoek gebracht bij Veiligheidsregio Noord Holland Noord met dank aan Geert Jan Dijkstra Definitief Veiligheidsplan regio Noord Holland Noord Veiligheidsregio Noord- Holland-Noord Definitief Evenementenbeleid Bergen Gemeente Bergen Documentbeheer Versiebeheer versie status beschrijving auteur datum Concept Evenementenbeleid Teylingen Teylingen, Alex Bakker Concept Ontwerp van het regieproces ter review Marit Elders 9 december 2010 Definitief Evenementenbeleid Katwijk Gemeente Katwijk voor het multidisciplinaire team. Concept Werkinstructie vergunningverlening evenementen Katwijk, Nelleke 0.61 Concept Indeling totaal veranderd samen met R. Heijstee, P. van Ham, A. Bakker Marit Elders 30 december 2010 Definitief Tijdschrift Blauw, het politievakblad, 18 december 2010 nummer 24. Artikel Baat bij BOA s, tekst René Leijen. December Concept Ter review voor AOPZ en Marit Elders 5 januari 2011 multidisciplinaire team e.a. 0.9 Ter besluitvo rming Voor het districtscollege Marit Elders 19 januari

19 Reviews naam organisatie functie Distributie naam organisatie functie AOPZ Duin- en Bollenstreek Vertegenwoordiging MOV-ers Duinen Bollenstreek S. Schelberg Gemeente Teylingen Burgemeester H. Groen Gemeente Noordwijk Burgemeester Districtscollege Duin- en Bollenstreek Burgemeesters en Districtschef AOPZ Duin - Bollenstreek MOV Reviewers W. de Boer Politie Hollands Midden Disctrictshef A. Oosterlee Brandweer Hollands Midden Directeur Duin- en Bollenstreek L. Klok Brandweer Hollands Midden Teamleider Toezicht R. Heijstee Politie Hollands Midden Coördinator Evenementen Duin- en Bollenstreek A. Bakker Gemeente Teylingen Jurist P. van Ham Gemeente Noordwijk Sr beleidsadviseur en jurist M. Westserbeek van Eerten Gemeente Noordwijk Evenement coördinator A. Dijkstra GHOR Hollands Midden Beleidsmedewerker operationele planvorming En velen die nog op de achtergrond hebben meegelezen en dit document van belangrijke input hebben v voorzien!! 2011, Van Aetsveld BV. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Aetsveld BV. 19