DatAction MAGAZINE. expert in mobile computing solutions. Voice-oplossing uitgesproken anders

Transcriptie

1 expert in mobile computing solutions DatAction MAGAZINE Voice-oplossing uitgesproken anders DatAction draagt bij tot real-time inzicht in voorraad in Europees distributiecentrum van Tyco DatAction rust 40 vertegenwoordigers van Koffie Rombouts uit met mobiele 3G-terminals en printers Mobiele Data Terminals bij Brandweer Zuid-Holland Zuid brengen up-to-date informatie binnen handbereik bij iedere interventie

2 WOULD YOU CLIMB A MOUNTAIN WITH YOUR HANDS TIED? WAREHOUSES ARE CHALLENGING TOO. GO HANDS-FREE AND GET MORE DONE! MULTI-MODAL (Voice+Scanning) MULTI-USE EXTREMELY RUGGED Go hands-free with LXE, and maximize the performance of your workforce. Only LXE offers a complete line of multi-modal, multi-use, voice-ready mobile computers built tough to take on the most challenging environments. Most complete line of hands-free products in the industry. HX2 Wearable Computer 8650 MX8 Voice-ready Handheld HX3 Rugged Voice Computer 2011 LXE Inc. LXE is a registered trademark of LXE Inc. 11 A5_Ad_Mountain_LXE.indd 1 7/04/11 09:32 DATALOGIC SCANNING DATA COLLECTION FOR Transportation and Logistics? We Know All About It. Datalogic Scanning PowerScan TM 1D and 2D Cordless Bar Code Readers Specifically Designed for Rugged Environments. The Bluetooth word mark and logos are owned by Bluetooth SIG, Inc. and any use of such marks by Datalogic Scanning Inc. is under license. Get more information now! DatAction pagina 2

3 Inhoud Voice-oplossing uitgesproken anders... Pag 4 Informatie: bedrijfskritisch of van levensbelang DatAction draagt bij tot real-time inzicht in voorraad in Europees distributiecentrum van Tyco... Pag 6 Mobiele Data Terminals bij Brandweer Zuid-Holland Zuid brengen up-to-date informatie binnen handbereik bij iedere interventie... Pag 10 DatAction rust 40 vertegenwoordigers van Koffie Rombouts uit met mobiele 3G-terminals en printers... Pag 13 De klanten die DatAction sinds 20 jaar bedient, zijn zich bewust van de waarde van correcte informatie. In de transport en de logistiek gaat het daarbij vooral om efficiency als er goederen binnen een warehouse worden verplaatst of als er een pakketje wordt afgeleverd. Als het gaat om mobiele data bij hulpdiensten, kan correcte informatie zelfs van levensbelang zijn. In dit magazine leest u ervaringen van oplossingen die DatAction en haar partners hebben gerealiseerd. Daarbij introduceren wij graag onze manier van voice. Voor ons is de tijd namelijk rijp om de technologieën voor datacollectie naast barcode en RFID uit te breiden met voice-technologie. Een voicesysteem maakt handsfree werken mogelijk, waardoor de efficiency in veel gevallen wordt verhoogd. DatAction verlaagt met Audora Voice de drempel voor deze technologie en maakt voice geschikt voor meer klanten en toepassingen. DatAction België DatAction Nederland DatAction bvba DatAction bv Allemansbos 36 Produktieweg Erpe 8251 KE Dronten België Nederland tel.: tel.: fax.: fax.: information@dataction.be informatie@dataction.com Wij wensen u veel leesplezier! Het team van DatAction DatAction pagina 3

4 Voice-oplossing uitgesproken anders DatAction en Audora presenteren het nieuwe voice: voordelig, flexibel, gemakkelijk en gefaseerd te integreren in bestaand systeem In een niet zo ver verleden waren pen en papier nog onontbeerlijke hulpmiddelen bij het dagelijks beheer van ieder magazijn. In een zoektocht naar meer efficiëntie, werden eind jaren 80 van de vorige eeuw weliswaar nieuwe managementprincipes in logistieke omgevingen ingevoerd, maar van een echte automatisering van logistieke processen was in veel bedrijven nog geen sprake. De introductie van RF-terminals om via barcodescanning alle magazijnbewegingen te registreren, zette een nieuwe norm voor het beheer van logistieke activiteiten. Sinds enkele jaren kennen we een nieuwe technologische doorbraak. Spraakherkenning heeft alles in huis om in een groot aantal magazijnen barcodescanners te vervangen. Het mag dan ook niet verbazen dat DatAction als integrator van mobiele oplossingen ook spraakherkenning in haar aanbod heeft opgenomen. Alle processen in het magazijn Magazijnmedewerkers die gebruikmaken van spraakherkenning, dragen bij hun dagelijkse activiteiten een headset met zich mee, gekoppeld aan een handheld terminal. Via de headset horen ze welke opdrachten ze moeten uitvoeren, terwijl ze via hun microfoon ook gesproken commando s kunnen inspreken. Het spraakcommando wordt Voordelen van Voice oplossing met DatAction en Audora Extreem scherp geprijsd Flexibiliteit van sprekeronafhankelijke spraakherkenning Vrijheid van open technologieplatform op hardware- en software gebied Controle en dashboards met uitgebreide supervisiemogelijkheden Snelle ROI met gefaseerde migratie Zekerheid van serviceverlening met SLA s door DatAction omgezet in data en loopt vervolgens over een interface naar één centrale server, waar het gekoppeld is aan een Warehouse Management System of aan een voorraadbeheersysteem. Spraaktechnologie kan in bepaalde omstandigheden een oplossing vormen voor het beheer van logistieke processen op de magazijnvloer: van orderpicking, put away en het registreren van artikelen in retour, tot cycle counting. Volwassen technologie De geschiedenis van Voice Picking gaat terug tot het einde van vorige eeuw. Al werden in de jaren 90 al implementaties gerealiseerd bij Early Adopters, toch blijkt Voice Picking pas de laatste jaren tot volle volwassenheid te zijn gekomen met een spraakherkenningtechnologie die bijzonder betrouwbaar en efficiënt is geworden. De laatste tijd zijn voice oplossingen in logistieke omgevingen dan ook aan een snelle opmars bezig. DatAction kiest Audora Warner Veldhuis, Sales Director bij DatAction: Wij stelden bij DatAction vast dat de Voice-technologie volwassen is geworden en een belangrijke bijdrage kan leveren aan efficiëntieverbetering op de magazijnvloer. Wij hebben de afgelopen maanden dan ook een grondige marktanalyse uitgevoerd naar leveranciers die een betrouwbaar, efficiënt en open platform in huis hadden. Het Nederlandse Audora kwam als winnaar uit de bus. Voice-oplossing als alternatief voor barcodescanning De magazijnmedewerker die gebruik maakt van een barcodescanner, blijft beperkt in zijn bewegingen. Handen en ogen worden immers gebruikt voor het scannen en registreren van goederen. Het belangrijkste voordeel DatAction pagina 4

5 van Voice Picking is dat de medewerker beide handen vrij heeft. Er hoeft niet gescand of afgevinkt te worden en er hoeven geen gegevens manueel te worden ingevoerd: een gesproken bevestiging is voldoende. Dat het systeem van Audora gebruik maakt van een natuurlijke stem en niet van een metaalachtige computerstem, komt het gebruikscomfort alleen maar ten goede. Spraak blijft nog steeds onze meest-natuurlijke vorm van communicatie, aldus Thierry Forest, Sales Manager bij DatAction. Dat we nu de technologie hebben om spraak in magazijnomgevingen in te zetten, kan een enorme efficiëntieverbetering meebrengen. Wie via spraak commando s doorgeeft, kan ondertussen de handen en de ogen blijven gebruiken en dus meerdere handelingen tegelijk uitvoeren. Audora: sprekeronafhankelijke technologie De keuze van DatAction voor Audora als platform voor het spraakherkenningsysteem was gemotiveerd. Audora pakt immers uit met een spraakherkenningtechnologie die, in tegenstelling tot vele andere systemen, volledig sprekeronafhankelijk is. De drempel naar een Voice systeem is lager dan je denkt. Niet alleen vergt Audora een kleinere investering dan andere systemen op de markt; DatAction onderzoekt ook samen met de klant hoe de migratie gefaseerd kan worden aangepakt. Daarbij kunnen belangrijke elementen van de infrastructuur, zoals het draadloze netwerk, behouden kunnen blijven. Thierry Forest, Sales Manager Heel wat spraakherkenningsystemen moeten getraind worden voor de stem van iedere individuele medewerker. Dit betekent dat de spreker het systeem vertrouwd moet maken met de specifieke kenmerken van zijn stem door vooraf een hele reeks woorden in te spreken. Het nadeel is dat men niet alleen tijd verliest, maar ook dat men zo beperkt is tot de personeelsleden waarvoor het systeem getraind is. Voor bedrijven met veel personeelswissels of tijdelijke medewerkers bijvoorbeeld in piekperiodes resulteert dit in de praktijk in heel wat tijdverlies. Thierry Forest, Sales Manager bij DatAction: De technologie van Audora maakt de instapdrempel bijzonder laag en medewerkers kunnen zeer snel aan de slag. Bovendien is het systeem zelflerend: door analyse van de stem bij het gebruik wordt de herkenning steeds beter. tegenkomt, zijn gesloten omgevingen. Audora is echter geënt op een open standaard. Dat heeft als voordeel dat je vrij bent bij de keuze van de hardware en dat je het WLAN kan opzetten zoals je zelf wilt. Ook bij de koppeling met het Warehouse Management System of ERPsysteem is een open platform zeer belangrijk. Betere supervisie Het Audora systeem beperkt zich niet tot de werkvloer, maar houdt ook uitgebreide controlefuncties in voor de supervisor of manager. Zo kan deze zelfs meeluisteren met een nieuwe medewerker op de vloer en hem via stemcommando s extra instructies geven indien nodig. Een heldere managementconsole maakt het mogelijk om alle bewegingen in real-time te volgen. Lage drempel en geleidelijke migratie mogelijk Heel wat bedrijven hebben de voorbije jaren veel geïnvesteerd in een magazijnbeheersysteem en willen niet alles meteen overboord te gooien. De aanpak van DatAction houdt dan ook rekening met deze realiteit. De drempel naar een Voice-systeem is lager dan je denkt. Niet alleen vergt Audora een kleinere investering dan andere systemen op de markt; DatAction onderzoekt ook samen met de klant hoe de migratie gefaseerd kan aangepakt worden. Daarbij kunnen belangrijke elementen van de infrastructuur, zoals het draadloze netwerk, behouden blijven, stelt Thierry Forest. De keuze ligt ook bij de klant zelf: of hij laat een volledige totaaloplossing door DatAction installeren, of hij neemt zelf de voice oplossing met de meegeleverde ontwikkelomgeving, voegt Warner Veldhuis eraan toe. Strategisch partnership tussen DatAction en Audora: sleutel tot succes Het strategisch partnership dat onlangs door DatAction en Audora werd afgesloten, heeft als doel het beste van twee werelden samen te brengen: het krachtige technologieplatform van Audora met de jarenlange praktijkervaring en serviceverlening door DatAction op het gebied van hardware, integratie en onderhoud. Dit zijn de ingrediënten die de introductie van Voice Picking ongetwijfeld tot een succes zullen maken. Open technologieplatform Voor DatAction was het ook belangrijk om een open technologisch platform te kunnen bieden dat de klant een maximum aan flexibiliteit geeft, zowel functioneel als voor wat betreft de hardwarekeuze en de koppeling met andere systemen. Warner Veldhuis: Heel wat systemen die je in de markt DatAction pagina 5

6 DatAction draagt bij tot real-time inzicht in voorraad in Europees distributiecentrum van Tyco Industrie Distributie & logistiek Toepassing Handterminals en vehicle mounted computers met barcodescanners gekoppeld aan WLAN Hardware Cisco LXE Zebra Gekoppelde software SAP ITS-mobile Tyco International is een wereldwijde producent en leverancier van onder andere elektronische beveiligingssystemen, 'flow control' systemen en brandbeveiligingsoplossingen. De afdeling Tyco Fire Protection Products EMEA haalt met circa 500 medewerkers een omzet van zo'n 500 miljoen dollar. In Enschede, Nederland, bevindt zich het EMEA hoofdkantoor en Europees Distributiecentrum; met een totale oppervlakte van m² mag het indrukwekkend genoemd worden. Vanuit Enschede wordt elke 'Brand Warehouse' gemiddeld 1 tot 4 maal per week beleverd. 'Brand Warehouses' zijn de lokale distributiecentra van Tyco die verspreid zijn over tien landen in heel Europa en op hun beurt rechtstreeks leveren aan de eindklant, voornamelijk in de bouwsector. Gertjan Knook, Distribution Manager bij Tyco Fire Protection Products: ''In tegenstelling tot concurrenten biedt Tyco echt een totaalconcept in brandbestrijdingsoplossingen. Onze database bevat trouwens makkelijk unieke artikelen.'' Indrukwekkende volumes Het distributiecentrum in Enschede verwerkt maandelijks inkomende orderregels, voornamelijk afkomstig van Tyco leveranciers en daarna van honderden kleinere leveranciers. Maandelijks worden niet minder dan uitgaande orderregels verwerkt. Om de SKU's een plaats te geven, werden zo'n unieke magazijnlocaties gedefinieerd. SAP als ERP-oplossing in 2007 In 2007 ging Tyco in Enschede live met SAP als ERP-systeem. Terwijl de oplossing sterk gericht was op financieel- en productiebeheer, was Warehouse Management echter duidelijk het zwakkere onderdeel binnen de oplossing. ''Toen ik in 2008 bij Tyco in dienst trad, stelde ik al snel vast dat er in het magazijn nog veel manuele processen waren. Het grote probleem was de scheiding tussen de fysieke en de financiële boeking van goederen. Dat leidde ertoe dat men nooit een real-time overzicht had over de reële voorraad: verwerkte orders waren bijvoorbeeld pas de volgende dag zichtbaar in het systeem. De dubbele invoering van informatie leidde bovendien tot tijdverlies en fouten.'' DatAction pagina 6

7 Ook de veelvuldige voorraadmutaties, als gevolg van foute magazijnlocaties en verkeerde leveringen, waren een doorn in het oog van Gertjan Knook. Warehouse Management Systeem (WMS) met barcode scanning Om de processen bij het voorraadbeheer te optimaliseren, besliste het management om over te stappen op een compleet WMS met barcode scanning. De doelstelling was om ervoor te zorgen dat het juiste product steeds op de juiste locatie zou terechtkomen, en dat iedereen voortaan real-time voorraadgegevens zou kunnen raadplegen. Op termijn droomt het management zelfs van volledig papierloze processen. Hardware ondersteunt processen Tyco maakt gebruik van 9 handheld terminals en 9 vehicle mounted computers met autorange barcode scanners om verschillende processen te ondersteunen. Bij de ontvangst worden de goederen naar de hun toegekende locatie in het magazijn gebracht. Met behulp van een handheld scanner worden zowel de barcode van het product als van de locatie zelf gescand: zo is men steeds zeker dat het juiste product zich op de juiste locatie bevindt. De zoektocht naar een geschikte WMS-oplossing leidde, na de evaluatie van enkele externe pakketten, naar de keuze voor de extra SAP-module, SAP ITS-mobile. Als hardware opteerde Tyco voor een combinatie van vehicle mounted computers en handheld terminals met barcode scanners van het merk LXE. Verder werd gekozen voor printers van het merk Zebra en een draadloze infrastructuur met Cisco materiaal. Voorbeeldproject voor Tyco samen met DatAction Gertjan Knook: ''Om het scanningsysteem tot een werkend geheel te krijgen en een stabiel draadloos netwerk op te zetten, hadden we een betrouwbare implementatiepartner nodig. Omdat daarnaast lokale ondersteuning ook zeer belangrijk was, ging de keuze naar DatAction.'' Na het bepalen van de benodigde hardware, voerde Dat- Action een systeemontwerp uit. Hierin werden alle aspecten van de implementatie, van de beveiliging tot de configuratie en de koppeling met SAP ITS-mobile, uitgebreid in kaart gebracht. Vervolgens ging DatAction over tot de configuratie van het systeem, wat gevolgd werd door een testfase en opleveringsprotocol op basis van een gedetailleerde checklist. Het implementatietraject verliep in nauwe samenwerking met het hoofdkantoor van Tyco in de USA: ''Dit project wordt door Tyco Internationaal beschouwd als een pilot project. De bedoeling is dan ook om deze configuratie zoveel mogelijk te kopiëren naar andere vestigingen en Branch Warehouses van Tyco. Hierbij gaan we uiteraard ook met DatAction samenwerken'', stelt Gertjan Knook. Toen ik in 2008 bij Tyco in dienst trad, stelde ik al snel vast dat er in het magazijn nog veel manuele processen waren. Het grote probleem was de scheiding tussen de fysieke en de financi le boeking van goederen. Dat leidde ertoe dat men nooit een real-time overzicht had over de re le voorraad. Gertjan Knook, Distribution Manager, Tyco Fire Protection Products Een tweede proces waar barcode scanners worden ingezet, is de order picking. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vehicle mounted computers, waarvan de grotere schermen meer informatie kunnen bevatten om de picking opdrachten te vergemakkelijken. 'Cycle count' De 'cycle count' of voorraadtelling is een derde belangrijk proces waarbij de barcode scanners worden ingezet. De standaard cycle counting was voorheen een manuele transactie waarbij aan de hand van papieren tellijsten de voorraad op een locatie geteld werd en daarna achter de desktop werd verwerkt. DatAction pagina 7

8 Betrokkenheid van de gebruikers als kritische succesfactor Om de klassieke valkuil bij de ingebruikname van een nieuw systeem - de aanvaarding door de medewerkers - te omzeilen, werd al in de beginfase van het project gezorgd voor een maximale betrokkenheid van de toekomstige gebruikers. ''DatAction en Tyco hebben samen veel aandacht besteed aan het betrekken van de eindgebruikers bij de keuze van de hardware en bij het opleidingstraject'', aldus Gertjan Knook. Return on Investment Vandaag wordt met behulp van een barcode scanner het product en de locatie gescand en de getelde hoeveelheid meteen geboekt. In geval van een telverschil kan er automatisch een hertelling gegenereerd worden waarbij gewaarborgd wordt dat deze nooit door dezelfde medewerker uitgevoerd kan worden. Daarnaast had Tyco vroeger een proces waarbij leeggepickte locaties automatisch op een Block werden gezet waarna dagelijks in de avonduren een zogenaamde lege locatielijst werd gegenereerd. Daar was elke dag een medewerker 2 tot 3 uur mee bezig. De nieuwe barcode applicatie zorgt er tijdens het pickproces voor dat een lege locatie direct een cycle count telling van nul (0) krijgt en enkel nog geblokt wordt als er nog emballage in de locatie ligt. Deze geblokte locaties komen nu automatisch op een zogenaamd 'lege locatie lijst' die met de RF unit per zone gegenereerd kan worden. Door middel van het scannen van de locatie en het bevestigen dat deze leeg is (nadat de emballage verwijderd is) wordt de locatie weer automatisch vrijgegeven. De implementatie van het nieuwe systeem heeft bij Tyco geleid tot opmerkelijke en meetbare resultaten. Gertjan Knook: ''We beschikken nu over real-time data over onze voorraad. De cijfers bewijzen het: de voorraadmutaties zijn met 60% gedaald. De correctheid van de leveringen is gestegen van 97,5% tot 99,1%. En er zijn nog meer voordelen die je niet onmiddellijk in cijfers kan vertalen: meer tevreden klanten, minder papierverbruik, enz.'' Tenslotte ''Wij zijn trots op dit project en mogen rekenen op heel wat erkenning binnen de Tyco groep. Een belangrijke rol daarin speelde de goede verstandhouding en de vertrouwensrelatie die we met DatAction konden opbouwen. Met dit project is het trouwens niet afgelopen: we streven er nog steeds naar om onze droom van 100% papierloze processen in de toekomst waar te maken'', besluit Gertjan Knook. We beschikken nu over real-time data van onze voorraad. De cijfers bewijzen het: de voorraadmutaties zijn met 60% gedaald. De correctheid van de leveringen is gestegen van 97,5% tot 99,1%. En er zijn nog meer voordelen die je niet onmiddellijk in cijfers kan vertalen: meer tevreden klanten, minder papierverbruik, enz. Gertjan Knook, Distribution Manager, Tyco Fire Protection Products Gertjan Knook: ''Naast het feit dat dit ons nu veel tijd scheelt - deze handeling duurt nu nog gemiddeld slechts 15 minuten - zijn de lege locaties nu ook weer veel sneller en direct beschikbaar voor opslag.'' DatAction pagina 8

9 Now arriving on the scene: The rugged, super-connected ARMOR X10gx. The new ARMOR X10gx is ideal for patient-critical activities because it s loaded with connectivity like Gobi mobile broadband, RF switching, Bluetooth wireless and integrated GPS. Plus it can survive a 4-foot drop to concrete and total immersion since it is both MIL-STD-810G and IP67 certified. It s ready to roll. ARMOR is made by DRS Technologies, a leading manufacturer of rugged systems. THOR Quick Mount Smart Dock Field-Replaceable Front Panel Ignition Control & Auto-On QUICK MOUNT SMART DOCK 2011 LXE. All rights reserved. VEHICLE MOUNT COMPUTER 3 Patent-pending Features. 2 Operating Systems to choose from. 1st of its Kind. See how the Thor Vehicle Mount Computer can change your enterprise by scanning opposite with your barcode-enabled device or by visiting DatAction pagina 9

10 Mobiele Data Terminals bij Brandweer Zuid-Holland Zuid brengen up-to-date informatie binnen handbereik bij iedere interventie Industrie Brandweer Toepassing Mobiele Data Terminals Hardware Trux VX9 voertuigcomputers Gekoppelde software CityGIS Navigator Nederland is op het gebied van brandpreventie- en bestrijding opgedeeld in 25 veiligheidsregio s. In de veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid werken 19 gemeentes, de brandweer en andere hulpdiensten nauw samen aan de veiligheid. Johan van Ballegooijen, Adviseur Operationele Zaken bij Brandweer ZHZ: Binnen Brandweer ZHZ zijn wij bij de dienst operationele zaken onder andere verantwoordelijk voor alle preparatieve en operationele informatie die korpsen nodig hebben om hun taken optimaal uit te voeren. In het kader daarvan is de digitalisering van informatie bij de meeste brandweerkorpsen in Nederland de laatste vijf jaar een belangrijke trend. Ook bij de informatisering speelt het Bureau Operationale Zaken bij de Regionale Brandweer ZHZ een centrale rol. Naast de klassieke informatica ten dienste van de dagelijkse bedrijfsvoering in de kantooromgeving, werd bij de regionale Brandweer ZHZ een gescheiden netwerk opgebouwd voor alle operationele toepassingen die rechtstreeks verbonden zijn aan de preventieve en uitvoerende taken van de brandweer. Vijf fases van veiligheidsketen als maatstaf Cruciaal bij de goede werking van een brandweerkorps is de toegankelijkheid en de uitwisseling van correcte informatie, zowel bij de interventies als bij de voorbereiding en de nazorg. Om een goede basis te leggen voor ons nieuwe communicatiesysteem, zijn we uitgegaan van de veiligheidsketen, die uit vijf schakels bestaat. De eerste fase proactie bestaat uit het wegnemen van structurele oorzaken van onveiligheid en het voorkomen van het ontstaan daarvan - bijvoorbeeld het structureel adviseren over (brand)veiligheid bij ruimtelijke en infrastructurele plannen. DatAction pagina 10

11 bijhouden op papier is niet alleen onoverzichtelijk en omslachtig, maar leidt ook nog eens tot fouten wanneer de informatie niet up to date is. Om die reden is er sinds een vijftal jaren een toenemende digitalisering aan de gang bij brandweerkorpsen., aldus Johan van Ballegooijen. Oplossing met voertuigcomputers In 2008 werd bij de Regionale Brandweer ZHZ gestart met een informatiesysteem met vaste voertuigcomputers. In een eerste fase moesten deze zorgen voor een vlotte informatie uitwisseling bij incidenten, in de preparatie- en repressiefase. De selectie van een leverancier voor de voertuigcomputers en de omringende infrastructuur, startte met de oprichting van een projectgroep. Daarbij werden via gesprekken met de gebruikers alle wensen op papier gezet. De preventiefase omvat de zorg voor het voorkomen van directe oorzaken van onveiligheid en het zoveel mogelijk beperken van gevolgen van inbreuken op die veiligheid, zodat mensen zich beter bewust worden van risico s en weten wat ze zelf kunnen doen in geval van brand. De preparatiefase is de voorbereiding op het daadwerkelijke optreden van de brandweer, onder andere door het opleiden en oefenen van het personeel en de aanwezigheid van het juiste materieel en juiste middelen. Na verschillende referentiebezoeken aan andere brandweerkorpsen en leveranciers, viel de keuze op DatAction voor het implementeren van het MDT-project. De taak van DatAction bestond niet alleen uit het leveren en configureren van de voertuigcomputers, maar ook uit de inbouw, het opzetten van een beveiligd draadloos netwerk, het installeren van GPS-repeaters in de kazerne In de vierde fase, de repressiefase, wordt de onveiligheid bestreden en wordt hulp verleend in noodsituaties. Tot slot wordt met de nazorg het nodige gedaan om zo snel mogelijk terug te keren naar de normale verhoudingen, met onder andere opvang van de slachtoffers en de rapportage en evaluatie van de incidenten. Uitgebreide informatiestromen bij iedere interventie De veiligheidsketen vormt voor de brandweer een waardevol fundament om de operaties professioneel aan te sturen. Hieraan gekoppeld zijn complexe informatiestromen. Bij iedere interventie en de voorbereiding ervan volgt een intensieve gegevensuitwisseling: details over het incident vanuit de meldcentrale, gedetailleerde kaarten met bijvoorbeeld informatie over brandkranen, luchtfoto s, informatie over het betrokken gebouw, enz. Deze informatie Dankzij de Mobiele Data Terminals is alle informatie binnen handbereik zodra de GMC een nieuwe melding uitstuurt. De manschappen zijn veel beter voorbereid als ze op de plaats van het incident aankomen. Johan van Ballegooijen, Adviseur Operationele Zaken, Brandweer ZHZ DatAction pagina 11

12 Het is de bedoeling om het project in de toekomst uit te breiden naar alle fases van de veiligheidsketen. Het ligt voor de hand dat we hiervoor verder blijven rekenen op de samenwerking met DatAction. Johan van Ballegooijen, Adviseur Operationele Zaken, Brandweer ZHZ en de integratie van het softwarepakket CityGIS, aldus Johan van Ballegooijen. In totaal werden meer dan 15 voertuigen uitgerust met telkens een voertuigcomputer met geïntegreerd scherm, geplaatst achterin het voertuig, en daaraan gekoppeld een meekijk- en bedieningsscherm voorin bij de bevelvoerder. De gekozen hardware is zeer robuust en uitstekend bestand tegen trillingen, vocht en temperatuursschommelingen in de brandweerwagens. Informatie binnen handbereik Bij iedere interventiemelding wordt via een beveiligde VPN-verbinding vanuit de Gemeenschappelijke Meld Centrale (GMC) de gedetailleerde informatie rechtstreeks doorgestuurd naar de voertuigcomputers. Het systeem wordt daarnaast dagelijks gevoed met actuele informatie, zoals kaartgegevens en informatie over gevaarlijke stoffen, door de preparateurs. Johan van Ballegooijen: Dankzij de MDT s is alle informatie steeds binnen handbereik zodra de meldkamer een nieuwe melding uitstuurt. De manschappen zijn veel beter voorbereid als ze op de plaats van het incident aankomen. van de informatie is enorm toegenomen en alles is onmiddellijk beschikbaar zonder omslachtig zoekwerk. Regionaal gecentraliseerde informatie De Regionale Brandweer ZHZ ging bij de implementatie van het nieuwe informatiesysteem niet over één nacht ijs. Het doel was om een systeem te ontwerpen waarin gedigitaliseerde informatie van alle brandweerkorpsen uit de regie Zuid-Holland Zuid in één gecentraliseerd netwerk werd samengebracht. In het nieuw gerealiseerde netwerk kunnen alle voertuigen met een MDT systeem aan boord beschikken over dezelfde informatie. Deze informatie is bovendien gemakkelijk actueel te houden. Tenslotte Tot nu toe werden met dit ambitieuze project slechts twee fases van de veiligheidsketen aangepakt: de preparatiefase en de repressiefase. Johan van Ballegooijen: Het is de bedoeling om het project in de toekomst uit te breiden naar alle fases van de veiligheidsketen. Het ligt voor de hand dat we hiervoor verder blijven rekenen op de samenwerking met DatAction. We weten wat we aan elkaar hebben en zowel de formele als de informele communicatielijnen worden uitstekend gebruikt. Medewerkers enthousiast De repressieve dienst van de brandweer Dordrecht telt ongeveer 60 personen. Dit zijn de operationele medewerkers die dagelijks met het systeem werken. Wanneer alle gemeentes van de veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid erbij worden geteld, gaat het echter om meer dan 1000 mensen. Johan van Ballegooijen: Al werd er in het begin wat sceptisch tegen het nieuwe systeem aangekeken, toch kunnen we stellen dat onze mensen het systeem niet meer zouden kunnen missen. De snelheid en de accuraatheid DatAction pagina 12

13 DatAction rust 40 vertegenwoordigers van Koffie Rombouts uit met mobiele 3G-terminals en printers Ter plaatse online bestelling opnemen, factureren en betaling registreren zorgt voor automatische administratieve verwerking, tijdswinst en kostenbesparing De geschiedenis van Koffie Rombouts gaat terug tot 1896, toen Frans Rombouts op een dag besloot een brandtrommel te huren om zijn eigen koffie te branden. Het bedrijf kende een toenemend succes en in 1958 pakte Rombouts bij de Wereldtentoonstelling in Brussel uit met een wereldprimeur: de individuele koffiefilter waarmee koffiedrinkers voortaan zelf een kopje zetten met een perfect gedoseerde hoeveelheid gemalen koffie. In 1968 werd een nieuw hoofdstuk voor het bedrijf ingeluid met de overname van Cafés Malongo, op dat ogenblik een kleine koffiebrander uit Zuidoost-Frankrijk. Het bleek een uitstekende beslissing, want de koffie van Malongo wordt vandaag niet alleen in thuisland Frankrijk, maar in tal van landen verkocht en geapprecieerd omwille van zijn kwaliteit. Specifieke commerci le aanpak voor horeca Vandaag is Rombouts nog steeds een familiebedrijf met ongeveer 600 medewerkers, die samen een groepsomzet van 125 miljoen euro genereren. De klanten van Koffie Rombouts situeren zich in drie segmenten met een aparte commerciële benadering door het bedrijf: de retailhandel, het business to business segment en tenslotte de horeca. Koffie Rombouts beschikt in de horecawereld over een stevig marktaandeel en zet daarvoor een commercieel team in van 40 personen, opgedeeld in 6 regio s met telkens een regionaal depot waar de vertegenwoordigers zich dagelijks bevoorraden. Iedere vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het opnemen van bestellingen en voor het leveren van de bestelde artikelen aan zijn horecaklanten. Daarbij moet hij niet alleen ter plaatse een factuur opmaken, maar bovendien meestal ook de betaling ontvangen. Manuele processen leidden tot administratieve rompslomp In het verleden maakten de commerciële medewerkers voor het opnemen van bestellingen gebruik van voorgedrukte doordrukformulieren op A3 formaat. Dezelfde formulieren golden meteen ook als factuur. Iedere avond bracht de vertegenwoordiger deze formulieren binnen, samen met zijn manueel verkoopverslag en ontvangstenoverzicht in het regionaal depot, waar een dagelijkse koerierdienst er dan weer voor zorgde dat ze in het hoofdkantoor terecht kwamen om in het financieel systeem verwerkt te worden. Marc De Baere, al 17 jaar actief in het bedrijf, leidt sinds 10 jaar de IT afdeling van Rombouts met hoofdvestiging in Aartselaar en maakte de informatisering van het bedrijf van dichtbij mee: Het proces met papieren formulieren was niet alleen arbeidsintensief; het ging ook vaak gepaard met fouten, zowel bij de vertegenwoordiger als bij de manuele input door de administratie. In 1996 werd dan ook besloten om uit te kijken naar een nieuw systeem met mobiele handterminals voor de vertegenwoordigers. Mobiele handterminals met batchverwerking Bij de beslissing om de vertegenwoordigers uit te rusten met mobiele terminals, had het management duidelijke doelstellingen voor ogen: alle documenten zouden voortaan zoveel mogelijk elektronisch geproduceerd worden, en een koppeling met het Back Office systeem moest fouten en dubbele gegevensinput vermijden. De keuze viel op DatAction als leverancier voor de mobiele infrastructuur. Het bedrijf was door haar ervaring bovendien in staat om mee te denken over een totaaloplossing, en dat was wat we zochten, stelt Marc De Baere. DatAction pagina 13

14 De handterminals waren in die periode gebaseerd op een variante van DOS en hadden een zeer beperkt geheugen, waardoor het realiseren van de koppeling met het Back Office systeem voor de IT medewerkers van Koffie Rombouts een hele uitdaging bleek. Het synchroniseren van de gegevens tussen de terminals en het centrale systeem verliep via batchverwerking. Iedere avond plaatste de vertegenwoordiger zijn toestel in een rack en werd via een analoge modemverbinding een file transfer gerealiseerd. Het systeem, dat live ging in 1998, leverde 10 jaar lang trouwe dienst. In die periode maakte Koffie Rombouts ook de overschakeling van een mainframe Back Office systeem naar het ERP systeem BaaN (vandaag Infor), waarvoor ook een nieuwe synchronisatie met de handterminals op poten werd gezet. Marc De Baere Het nadeel van batchverwerking was dat er op verschillende niveaus nog steeds manuele controleprocessen nodig waren bij de administratie. Een nieuwe klant die bezocht werd, was bijvoorbeeld nog niet centraal opgeslagen en moest dus eerst aangemaakt worden, vooraleer de corresponderende documenten te kunnen verwerken. In real-time werken Toen DatAction geen optimale ondersteuning meer kon garanderen voor de Intermec-hardware, besliste Marc De Baere in 2007 om uit te kijken naar een nieuwe oplossing en meteen ook het geweer van schouder te veranderen: van het principe van batchverwerking zou voortaan overgeschakeld worden naar real-time dataverwerking via mobiele handterminals die met 3G uitgerust waren. Samen met DatAction zorgde Marc De Baere ervoor dat tussen midden 2008 en april 2009 de 6 regionale depots live konden gaan met het nieuwe systeem. Een rechtstreekse verbinding met het ERP-systeem zorgt er vandaag voor dat de vertegenwoordigers online steeds over de juiste up-to-date klant- en artikel informatie beschikken, openstaande facturen kunnen opvragen en voorraadinformatie kunnen controleren. De koppeling met het financieel systeem laat zelfs toe om een geblokkeerde klant onmiddellijk te deblokkeren wanneer hij zijn openstaande facturen ter plaatse betaalt. Wanneer de vertegenwoordiger via zijn mobiele terminal een bestelling heeft doorgestuurd naar het ERPsysteem, ontvangt hij binnen de minuut de factuur in pdf formaat, die hij meteen draadloos kan printen, zegt Marc De Baere. Omdat niet overal een 3G-verbinding aanwezig is, voorzag Koffie Rombouts ook de mogelijkheid om offline te werken door benodigde gegevens rechtstreeks in de mobiele terminals op te slaan. Die dagelijkse synchronisatie neemt niet meer dan 2 à 3 minuten in beslag. Wanneer de vertegenwoordiger via zijn mobiele terminal een bestelling heeft doorgestuurd naar het ERP-systeem, ontvangt hij binnen de minuut de factuur in pdf formaat, die hij meteen kan printen. Marc De Baere, IT Manager, Koffie Rombouts Open technologisch platform De handterminals zelf, van het merk Psion, kunnen naast een ingebouwde 3G verbinding ook uitpakken met een volwaardig VGA-scherm. Belangrijk is echter vooral, stelt Marc De Baere, dat we met het Windows Mobilegebaseerd systeem beschikken over een open technologisch platform. Dezelfde applicatie draait touwens onder andere op de PC s van medewerkers in het Callcenter. Alle vertegenwoordigers moeten ter plaatse, voor het innen van de betaling, een factuur kunnen printen. Daarvoor werden ze door DatAction voorzien van een standaard HP Deskjet printer waarvoor een robuuste metalen behuizing werd ontwikkeld. Marc De Baere: Het werken met standaard printers heeft in ons geval meerdere voordelen. Ten eerste wilden wij doorheen heel het bedrijf al onze documenten standaardiseren: alle facturen komen op hetzelfde A4 papier met hoofding van het bedrijf. Een Deskjet printer heeft bovendien ten opzichte van een matrixprinter het voordeel dat de handtekening van de klant grafischer en dus mooier kan geprint worden. Tenslotte bleek het kostenplaatje, zelfs met de robuuste case erbij, nog voordeliger dan een echte rugged printer DatAction: meedenken en technische ondersteuning Naast de hardware zorgde informaticapartner DatAction voor het opzetten van het ganse totaalconcept. Nog belangrijker echter, is de technische ondersteuning die DatAction biedt na de implementatie. Remote kunnen wij zelfs de mobiele handterminals integraal overnemen en zo optimale support leveren aan onze vertegenwoordigers ter plaatse indien nodig. Wij zijn alvast zeer tevreden en hopen nog vele jaren met DatAction te kunnen samenwerken, besluit Marc De Baere. DatAction pagina 14

15 Create a brighter future. The future is ingenious, open, modular. And so are your mobile device needs. Psion delivers fully customisable mobile solutions that adapt perfectly to your world, at a fraction of the cost. Create a brighter future today. The future is Psion.

16 Handsfree voice-picking TOEN gesloten en duur NU open en voordelig De drempel naar uw eigen voice-systeem hebben wij verlaagd met Audora Voice by DatAction, het nieuwe voice. In tegenstelling tot andere systemen vergt Audora Voice een veel kleinere investering; niet alleen in aanschaf, maar ook in gebruik. Audora Voice is namelijk geheel spreker-onafhankelijk en met de beschikbare tools is Audora Voice zelf aan te passen. Ook is Audora Voice volledig open als het gaat om de keuze voor hard- en software en kan het systeem gefaseerd worden geïntegreerd in uw processen. Audora Voice in combinatie met de expertise van DatAction garandeert een optimaal voice-systeem dat ook uw efficiency verhoogt. Benieuwd naar de vele andere voordelen, uw ROI of de mogelijkheden voor uw bedrijf? Neem contact met ons op! Audora Voice by DatAction