Jaarverslag Fonto Nova De Sluis De Kering TB De Kering BZW De Dijk BZW

Transcriptie

1 Jaarverslag 2011 De Wimmert Het Luik Huis 17 De Souw De Najade Contextbegeleiding Fonto Nova De Sluis De Kering TB De Kering BZW De Dijk BZW

2 Inhoud 2 1. Voorwoord 3 2. Organogram 6 3. Strategisch niveau Directie 9 4. Tactisch niveau Coördinatoren 13 residentieel en ambulant, semi-residentieel 5. Stafmedewerkers Beleid Communicatie/sponsoring Preventie/veiligheid Missierealiserend niveau Werking residentieel Horizontaal (CAT.1BIS) 35 Huis Verticaal (CAT.1) 43 De Souw 46 Het Luik 54 De Wimmert 59 De Najade Contextbegeleiding residentieel Niet-Begeleide-Buitenlandse-Minderjarigen 70 Fonto Nova Werking ambulant De Kering TB De Kering BZW De Dijk BZW Samenwerking BZW-diensten Werking semi-residentieel De Sluis Dagcentrum Ondersteunend niveau Administratie Technische dienst Kwaliteitsplanning Evaluatie kwaliteitsplanning Kwaliteitsplanning Personeelsoverzicht 146 De vermelde bijlagen in dit jaarverslag zijn werkinstrumenten voor intern gebruik en enkel op aanvraag verkrijgbaar. Een lijst met gebruikte afkortingen vindt u p.145. Illustraties jaarverslag: Omdat leefgroep De Najade dit jaar is opgestart, hebben we gekozen om dit document op te fleuren met tekeningen van de kinderen die in De Najade en De Wimmert begeleid worden.

3 Voorwoord Geachte lezer, Voor u ligt het verslag over de werking van de verschillende activiteitencentra van de De Oever vzw voor het jaar Het was weer een jaar waarin het gonsde van bedrijvigheid op de verschillende niveaus binnen de organisatie. Alle teams hebben weer hun uiterste best gedaan om de kinderen, jongeren en hun context de meest kwaliteitsvolle hulpverlening te kunnen aanbieden. De opening van de Najade was een belangrijke mijlpaal in de verdere uitbouw van De Oever vzw. De snelle maximale bezetting heeft het team niet veel kans gegeven om er rustig in te komen, maar toch hebben ze deze nieuwe start tot een goed einde gebracht. Proficiat hiervoor. Ik mocht ook getuige zijn van de pensioenviering van Joske Ruymen. Ze is vorig jaar op pensioen gegaan na een loopbaan (sinds ) van 36 jaren, van begeleidster in de leefgroep tot teamverantwoordelijke van de dienst Begeleid Zelfstandig Wonen De Dijk. Zo'n lange loopbaan bij dezelfde werkgever is uitzonderlijk en bewijst dat De Oever een fijne plek is om te werken. Nogmaals proficiat en een heel fijne en lange pensioentijd in goede gezondheid toegewenst. De aanwerving van een nieuwe coördinator voor de ondersteunende diensten heeft de Raad van Bestuur een tijdje bezig gehouden met goed resultaat. Lieve doorstond met glans de testen en de gesprekken met de Raad van Bestuur en de coördinatoren. Ik was dan ook verheugd haar te mogen verwelkomen als nieuwe medewerkster op een belangrijke positie binnen de organisatie. De arbeidsduur en de uurroosters hebben ook voor heel wat gespreksstof gezorgd in de vergaderingen van de Raad van Bestuur in overleg met de directie en het coördinatieteam. Het is en blijft onze ambitie te streven naar wettelijke uurroosters. De solidariteit tussen de residentiële en de ambulante afdelingen zal hierin een belangrijke rol spelen. En om dit proces te ondersteunen gingen we over tot de aanschaf van een performant planningsprogramma ( H.C.P.S.) dat het moet mogelijk maken de wettelijkheid van de uurroosters te bewaken en te verbeteren. Ook ten behoeve van de administratieve dienst werd er een nieuw programma op maat ontwikkeld voor een betere cliëntadministratie en een vlottere integratie van deze gegevens in de boekhouding. Op die manier kunnen we nog beter de vinger aan de pols houden om de financiële gezondheid van de vzw optimaal te houden en de nodige investeringen te kunnen doen zonder een hypotheek te leggen op de verdere groei. Het Starterskompas (welkomstbrochure) rolde in de loop van 2011 van de persen. Het is een mooie brochure geworden die de jongeren wegwijs helpt in de nieuwe omgeving waarin ze terecht komen. En zo kan ik nog lang doorgaan, maar ik wil mij beperken tot enkele in het oog springende items. En hoe we het draaien of keren, alles wat ondernomen wordt binnen De Oever vzw vertrekt vanuit het streven naar de best mogelijke ondersteuning van onze cliënten. Ik wens te benadrukken dat iedere functie binnen onze organisatie een even belangrijke schakel is in het ingewikkelde raderwerk van de hulpverlening die wij aanbieden. Ik wil dan ook alle medewerkers, zonder uitzondering, op alle niveaus van de organisatie, van harte danken voor hun engagement en hun doorzettingsvermogen. Ik wens u een aangename lezing van dit boeiend jaarverslag. Gilbert Gerrits Voorzitter 3 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

4 Fotocollage opstart De Najade WAT VOORAF GING... SHOPPEN, VERHUIZEN, INRICHTEN 4

5 Fotocollage afscheid Joske 1 juni 2011 vieren we het afscheid van Joske. Eerst houden we een receptie in ons administratief centrum. Joske krijgt een relaxzetel om zalig in te ontspannen nu ze veel tijd heeft. In de Abdijhoeve van Houthalen heeft haar team en de beleidsploeg lekker gegeten. Daarna makenen we een wandeling in Kelchterhoef. 5 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

6 6 Organogram

7 Organogram Contextbegeleiding Cliëntenadministratie De Wimmert De Najade Het Luik De Souw Huis 17 Fonto Nova Residentieel Aanbod BZW De Dijk BZW De Kering TB De Kering Ambulant Aanbod De Sluis Se m i-residentieel Aanbod Personeelsdienst Boekhouding ICT Receptie/onthaal Algemeen secretariaat Logistiek Adm i n i s t r at i e Technische dienst missie-realiserend niveau ondersteunend niveau c o ö r d i n ato r e n tactisch niveau Sta f f u n c t i e s Preventie Communicatie Beleid Algemeen Directeur strategisch niveau Raad van Bestuur 7 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

8 8 Strategisch niveau

9 3.1. Directie A. Evaluatie is een boeiend jaar geweest, een jaar met heel wat uitdagingen op het vlak van de begeleidingen, personeelthema s, de infrastructuur en de interne en externe samenwerking. Met deskundigheid, inzet en waardering zijn we er samen in geslaagd om naar tevredenheid van de gebruikers, personeel en externe partners een kwaliteitsvolle hulpverlening te organiseren. Waarvoor dank aan iedereen is gestart met een fijn personeelsfeest. Ontmoeting, genieten, waardering en verbinden zijn de drijfveren. En een opdracht voor de directie: een inwerkingstraject aangeboden door het personeel. Opdrachten van allerlei aard en moeilijkheidsgraad. Met plezier en overtuiging uitgevoerd en beloond met positieve ervaringen en een cadeau van het personeel, bedankt voor alles. INTERN 1. Samenwerking in De Oever Samenwerking vraagt altijd aandacht, samenwerken in een nieuw samengesteld team vraagt bijzondere aandacht. We hebben tijd gemaakt voor de ontwikkeling van de samenwerking in het coördinatoren-directieteam (cd-team). Met een externe begeleider hebben we dit zoekende, confronterende en energiegevende proces in 2011 positief geëvalueerd. We zetten dit verder in In 2011 is Lieve Luyten gestart als coördinator ondersteunende diensten (administratie en technische dienst). Met haar inzet, positieve gedrevenheid en deskundigheid heeft ze het cd-team versterkt. Michel Camerotto is gestart als stafmedewerker beleid. De ondersteuning wordt bijzonder gewaardeerd. Samenwerking in de teams en tussen de teams groeit elk jaar. 1+1=3. 2. Strategische planning voor De Oever Vanuit de tendenzen die we in onze organisatie en daarbuiten waarnemen kijken we naar de toekomst. We werken met het cd-team een organisatieplanning uit voor de middellange en lange termijn. Dit geeft ons een kader om de prioriteiten voor de organisatie tijdens de beleidsdagen samen met de teamverantwoordelijken vast te leggen. Met de Raad van Bestuur starten we met het nadenken over de strategische planning voor De Oever. 3. Werken in uitvoering Met een zeer deskundige en gemotiveerde technische dienst slagen we erin om in 2011 de nieuwe leefgroep De Najade en de verbouwing van het gelijkvloers van De Wimmert te realiseren. Van plannen tot bouwen naar leven en werken in een leefgroep is een boeiend proces. De gebruikers/ het team, de architect, coördinator, directie en technische dienst zijn hiervoor regelmatig gaan samenzitten. Het resultaat mag gezien worden. We zijn er samen fier op. De geplande werken voor Het Luik worden uitgesteld. De procedure bij de raad voor vergunningenbetwistingen, ingezet door enkele buren, zorgt voor rechtsonzekerheid. Ondanks onze inspanningen om tot een akkoord te komen is er door de raad nog steeds geen uitspraak gedaan. Het overleg met de buurt ter voorbereiding voor de bouw van het dagcentrum was succesvol. De inplanting, op de gronden van de parochie, van een initiatief voor jongeren past in de visie van de parochiale raad. We kijken uit naar een fijne samenwerking met de raad en de buurt. De niet dringende werken in de andere voorzieningen worden uitgesteld, we bedanken hen voor het geduld. 4. Leeftijdsbewust personeelsbeleid Het thema 'leeftijdsbewust personeelsbeleid' stond al een tijdje op de agenda van de intervisiegroep Kwaliteit. Met de zorg in ons achterhoofd 'gaan we in de toekomst nog voldoende gekwalificeerde en gemotiveerde mensen hebben en vinden voor onze voorzieningen' 'gaan we de huidige en toekomstige medewerkers nog aantrekkelijk loon- en arbeidsvoorwaarden kunnen aanbieden' zijn we met een stuurgroep, (Hilda Martens U-Hasselt, enkele leden van de intervisiegroep kwaliteit, nl. Fran Segaert huize Sint-Vincentius, Anita Rutten, vzw Jeugdtehuis, Marianne Bernard en Guido Berx, vzw de Oever) ons gebogen over de problematiek van leeftijdsbewust personeelsbeleid. Het thema leeftijdsbewust personeelsbeleid is na studie en bespreking verruimd naar 'een gezonde organisatie met een kwaliteitsvolle zorg 9 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

10 3.1. Directie door een kwaliteitsvol personeelsbeleid'. We onderzoeken enkele pistes om dit thema verder te onderzoeken en besluiten om met de methodiek van het scenariodenken uit het boek Toekomstmakers. De kunst van het vooruitdenken van o.a. Gosselin D.& Tindemans B. verder te werken onder de werktitel: Hoe samen zorgen en werken met plezier en kwaliteit? Mijn lange termijn werkperspectief, dat van de organisatie en de sector. We plannen in 2012 enkele oefeningen op het LPJ en de intervisiegroep kwaliteit. 5. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid binnen de hulpverlening Het thema verantwoordelijk en aansprakelijkheid binnen de hulpverlening wordt op basis van de publicatie van het Vlaams Welzijnsverbond besproken op het cd-team. Samen met de stafmedewerker beleid organiseren we een bespreking met een expert van vzw Stijn. EXTERN 1. Hoe kijkt de politiek naar de jeugdzorg in 2011 Meerderheidspartijen in de commissie jeugdzorg leggen een brede motie van aanbeveling neer die tal van beleidsdomeinen raakt: Hun opdracht in 2011 was: n maatschappelike verklaringen zoeken voor de voortdurend stijgende instroom van kinderen en jongeren in de (bijzondere) jeugdzorg en de geestelijke gezondheidszorg n beleidsvoorstellen op korte, middellange en lange termijn om die instroomstijing tegen te gaan - en dat voor de beleidsdomeinen Welzijn, Jeugd Sport, onderwijs en cultuur De indieners vragen inzet op een beleidsoverschrijdende strategie om adequaat op de problematieken te kunnen inspelen. Ze vragen de ontwikkeling van een gemeenschappelijke visie die zowel regionaal als intersectoral afgestemd en gedragen wordt om de verhoogde instroom inzake de jeugdhulpverlening aan te pakken. Een hele reeks aanbevelingen is het resultaat Zie /g pdf Enkele topics die ons aanbelangen: n bijzondere aandacht voor kinderen in armoede, allochtone jongeren met problemen, niet-begeleide minderjarigen, zware problemen bij jongeren n aanbod van jeugdhulpverlening kwalitatief en kwantitatief versterken. goede arbeidsomstandigheden met verbeterd statuut, ondersteuning en opleiding van personeel en consulenten, anticiperen op uitstroom van personeel, MFC's uitbouwen n rechtspositie. n meer aandacht voor gegevensverzameling en wetenschappelijk onderzoek. De Oever volgt deze ontwikkelingen op de voet. In intern en extern overleg wordt aandacht besteed aan visieontwikkeling, een kritische reflectie vanuit de dagdagelijkse praktijk en een doorgroeien in de ontwikkeling van een gepast aanbod. Ondanks alle inzet, vernieuwing, overleg, engagement van de hulpverleners en verantwoordelijken zien we ook in De Oever dat er niet voor elke vraag een antwoord gevonden wordt. De samenleving, hier ligt een grote verantwoordelijkheid bij de politiek, zal doorgedreven aandacht en middelen moeten blijven besteden aan zorg voor zij die het nodig hebben. Ook in tijden van besparingen, er is geen welvaart zonder welzijn. Op ons engagement zal men kunnen blijven rekenen. 2. Inzet op samenwerking We engageren ons op provinciaal vlak in het overleg met alle bijzondere jeugdzorg voorzieningen in het Limburgs Platform Jeugdzorg. We nemen onze verantwoordelijkheid op in het project 'Ariadne' Versterken van de samenwerking voorzieningen en verwijzers bijzondere jeugdzorg Limburg. We zijn tevreden over de ontwikkelde website onzerodedraad.be, een ondersteunend instrument voor de hulpverlening in de samenwerking en in het bijzonder voor de startende hulpverlener voor zijn inwerking in de processen van de hulpverlening. We hadden wat meer verwacht wat betreft het verzamelen van objectieve feedback via de verschillende vragenlijsten. We blijven in de toekomst consequent de gemaakte afspraken opvolgen. We engageren ons voor het nieuwe provinciale project 'Participatie'. Een belangrijk onderwerp waar we al heel wat ervaring in opbouwden en ons zeer lerend in opstellen naar de toekomst. 10

11 3.1. Directie B. Planning 2012 INTERN 1. Intervisie cd-team Met het cd-team zetten we het ontwikkelingsproces verder met de externe begeleider. 2. Kwaliteitsvolle zorg met wettelijke uurroosters We ontwikkelen in De Oever tegen wettelijke uurroosters die onze medewerkers ondersteunen in het aanbieden van kwaliteitsvolle hulpverlening Er wordt gewerkt binnen de krijtlijnen van volgende kader: n het uurrooster voldoet aan de wetgeving n het personeel van alle voorzieningen en diensten wordt betrokken in het veranderingsproces n kwaliteit van zorg is gegarandeerd n welzijn van personeel is gegarandeerd n organisatie blijft financieel gezond We starten met een zoekconferentie (Waarderend onderzoeken) met alle betrokkenen en werken met een designgroep verder voor de concretisering van de uurroosters. Het proces en de resultaten worden teruggekoppeld aan de beleidsvergadering, personeel en de Raad van Bestuur. 3. Strategische planning van vzw De Oever Met het Cd-team en de Raad van Bestuur ontwikkelen we een priac om de strategische planning uit te werken. 4. Infrastructuur We zullen in 2012 de werken in Het Luik aanvatten en het project De Sluis verder uitwerken. De aanpassingen en het onderhoud, welke door de verbouwingen zijn uitgesteld, in de andere voorzieningen worden uitgevoerd. 5. Duurzaam financieel beleid Door de financiële crisis en politieke keuzes komt er een rem op de groei van de overheidssubsidies. En tegelijkertijd wordt er door allerlei (Europese) regelgeving meer en meer verwacht van de organisatie. De financiële middelen komen zwaar onder druk te staan door de blokkering van de indexering van de werkings- en verblijfssubsidie en we stellen vast dat kosten blijven stijgen, een bijzonder uitdaging voor de vzw. Deze uitdaging wordt met een werkgroep opgenomen. 6. Evaluatie telefoonpermanentie De telefoonpermanentie georganiseerd door de coördinatoren met back-up van de directie buiten de kantooruren wordt geëvalueerd. EXTERN 1. Samenwerking We blijven ons engageren op provinciaal niveau in het LPJ, we geloven erin dat we samen een antwoord kunnen bieden op de uitdagingen in de sector jeugdzorg. In het provinciaal project Participatie zullen we door deelname aan de stuurgroep en actieve inzet in de voorziening mee een stap kunnen zetten in de ontwikkeling van krachtige partipatiemodellen. We nemen de rol op van voorzitter van het Coördinatiecomité van het Vlaams Welzijnsverbond met als doel de samenwerking tussen directies te stimuleren en een actieve, constructieve en kritische rol op te nemen in relatie met het beleid. De samenwerking tussen de voorzieningen van De Oever en andere hulpverleners wordt verder gestimuleerd en ondersteund. 11 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

12 12 Tactisch niveau

13 4.1. Coördinatoren A. Evaluatie ALGEMENE EVALUATIE VAN HET WERKJAAR OPDRACHTEN In 2011 heeft de focus vooral gelegen op samenwerking/ inwerking tussen directie en coördinatoren (cd-team) enerzijds en anderzijds tussen coördinatoren missierealiserende teams en coördinator ondersteunende diensten. We hebben intense processen doorlopen die we eind 2011 als positief hebben geëvalueerd. We hebben er in 2011 voor gekozen om de functie van 'stafmedewerker beleid' definitief in te vullen. We hebben de opdrachten en de inzet van de stafmedewerker beleid als een meerwaarde en zeer ondersteunend naar het cd- en co-team ervaren. Analoog met de missierealiserende teams hebben de coördinatoren wekelijks een overleg. Belangrijke thema's die hier aan bod zijn gekomen: het geven van wederzijdse ondersteuning, ontwikkelen van procedures, brainstormen rond visie en uitschrijven van ontwerpvisieteksten, voorbereiding van overlegmomenten zoals beleidsvergadering, FGWO, beleidsdagen, cd-team, denkdagen, zoekconferenties, intervisie verslaggeving Het wekelijks organiseren van dit overleg werpt zijn vruchten af. We willen dit naar de toekomst toe zo behouden. We zijn trots op de kwaliteit van geboden hulpverlening en op de wijze waarop onze medewerkers de persoonlijke trajecten van onze cliënten begeleiden/ondersteunen. We stellen vast dat de onderlinge samenwerking in De Oever vzw op alle niveaus ook dit jaar weer constructief is verlopen. We zijn als coördinatoren fier dat wij aan deze processen/trajecten hebben mogen meedenken/meewerken. OPDRACHT 1. Rechtspositie minderjarigen Het decreet betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp heeft ook dit jaar de nodige aandacht gekregen. In dit kader zijn er vier belangrijke deelacties ondernomen. Een eerste actie is het ontwikkelen van een procedure toegang tot het dossier geweest (bijlage 1). Het eerste ontwerp (versie 2010) is in februari door de inhoudelijke coördinatoren uitgebreid en verfijnd en dan op de beleidsvergadering van maart met de beleidsploeg besproken. Op de beleidsvergadering van mei is feedback vanuit de teams verzameld, waarna de procedure aangepast is. In juni heeft de Raad van Bestuur de procedure voor toegang tot het dossier goedgekeurd. De implementatie van deze nieuwe procedure is ondersteund door het uitvoeren van proefinzages. Voor deze proefinzages is een interne checklist ontwikkeld. Een eerste proefinzage is in november georganiseerd in samenwerking met BZW-dienst De Kering. Deze proefinzage is voor zowel het betrokken team als de inhoudelijke coördinatoren een belangrijk leermoment geweest. De tweede proefinzage is gepland in januari De tweede actie binnen deze opdracht is het ondersteunen van de toepassing van het decreet binnen verslaggeving geweest. Hiervoor hebben de inhoudelijke coördinatoren steekproefsgewijs verslaggeving 13 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

14 4.1. Coördinatoren nagelezen en hierop feedback geformuleerd (zowel m.b.t. de toepassing van het decreet als ruimer rond de verschillende onderdelen van de verslagen). Deze feedback is besproken op een supervisiemoment (25/05) met de leidinggevenden. De verzamelde sterktes en aandachtspunten met suggesties naar verbetering zijn teruggekoppeld naar de missierealiserende teams (bijlage 3 tot 9). Het informeren van de missierealiserende teams rond de rol van de bijstandspersoon is een derde actie geweest (bijlage 2). Een bestaande nota van BZW-dienst De Dijk is door de stafmedewerker beleid verder uitgewerkt en op de verschillende teamvergaderingen gepresenteerd. Bij de bespreking van deze tekst in de teams zijn heel wat vragen naar boven gekomen. Een deel van deze vragen is door contact met het Steunpunt Jeugdhulp en het kinderrechtencommissariaat opgelost en via ons centraal documentenbeheer toegankelijk. Daarnaast zal op 13/02/2012 een interne vorming door het Steunpunt Jeugdhulp georganiseerd worden rond de "grijze zone", bijvoorbeeld rond de toepassing van het decreet bij de overgang naar meerderjarigheid. Een laatste actie in het kader van het decreet rechtspositie minderjarigen is het invoeren van een huishoudelijk reglement in alle residentiële voorzieningen geweest. Een kader van huishoudelijk reglement is door de inhoudelijke coördinatoren uitgewerkt en voorgesteld op het FGWO van september, waarna de teamverantwoordelijken van de leefgroepen de opdracht hebben gekregen om dit naar hun specifieke werking te vertalen in de loop van OPDRACHT 2. Documentenbeheer Alle onderdelen van het intern documentenbeheer zijn momenteel opengesteld. Dit is gefaseerd gebeurd, met aandacht voor de communicatie naar en de ondersteuning van de medewerkers. Zo zijn op verschillende momenten schema's gemaakt om de veranderingen te visualiseren en zijn er diverse feedbackmomenten op de beleidsvergadering voorzien. De definitieve stopzetting van de oude systemen is gepland op 1 juli Een belangrijk onderdeel van het documentenbeheer is de opstart van een elektronisch dagboek en dossier geweest. De structuur en toegangsrechten hiervan zijn op dit moment duidelijk en het volgende jaar zal nog aandacht besteed worden aan de inhoudelijke versterking van deze instrumenten. OPDRACHT 3. MFC Het werkbezoek van 2010 aan vzw Sporen is teruggekoppeld op de beleidsvergadering van februari. Hier wordt ook ter opfrissing het MFC-concept gepresenteerd. Naar aanleiding van de strategische denkoefening van het cd-team in juli is beslist om pas na een organisatieproces rond visie op hulpverlening verdere beslissingen rond MFC te nemen. OPDRACHT 4. Time-out en alternatieve dagbesteding Rond time-out is dit jaar op twee sporen gewerkt. Enerzijds heeft de stafmedewerker beleid een oplijsting gemaakt van de diverse externe time-outmogelijkheden en heeft hij een bevraging georganiseerd rond interne time-out (visie, wederzijdse engagementen, ). Daarnaast zijn in de praktijk twee interne time-outs tussen leefgroepen gerealiseerd. Hiervoor zijn een aantal basisafspraken gemaakt en is een interne time-out overeenkomst opgesteld. Deze uitwisselingen werden als positief geëvalueerd en er is het engagement om deze mogelijkheden ook in de volgende jaren te benutten en uit te bouwen. Rond alternatieve dagbesteding is op de beleidsvergadering van februari een voorstelling van het 'persoonlijk ontwikkelingstraject' van Arktos georganiseerd. OPDRACHT 5. Finaliseren priac agressiebeleid De inhoudelijke coördinatoren hebben een voorstel van visietekst rond herstel na een agressie-incident geschreven met aandacht voor herstel op drie niveaus namelijk individueel, team en organisatie. Dit voorstel werd aan de leidinggevenden bezorgd met de vraag naar feedback begin volgend jaar. Daarnaast werd voor de teamverantwoordelijken een vorming georganiseerd die stilstond bij het bespreekbaar maken van agressie in teams. Verder werd het permanentiesysteem bijgestuurd en geëvalueerd. Tenslotte is de jaarevaluatie van de meldingen ernstig feit verschoven naar de maand januari

15 4.1. Coördinatoren OPDRACHT 6. Finaliseren priac verslaggeving De door de inhoudelijke coördinatoren ontwikkelde leidraden en sjablonen voor bijsturing handelingsplan en eindverslag zijn op de beleidsvergadering van februari gepresenteerd aan en goedgekeurd door de beleidsploeg. Deze nieuwe verslaggeving is geïmplementeerd vanaf 1 maart Daarnaast is een supervisiemoment verslaggeving georganiseerd (zie opdracht 1). OPDRACHT 7. Finaliseren priac ondersteuning personeel De overblijvende leden van de designgroep hebben een synthese van de bevraging bij de personeelsleden gepresenteerd op de beleidsvergadering van februari. Hieruit is gebleken dat de medewerkers van De Oever vzw over de gehele lijn positief waren over de manier waarop ze ondersteund worden. Op deze beleidsvergadering is feedback verzameld van de beleidsploeg waarna deze opgenomen is in de update van het kwaliteitshandboek op organisatieniveau. OPDRACHT 8. Grenzen aan de hulpverlening versus middelen voor de hulpverlening Medewerkers ventileerden steeds vaker over het feit dat de financiële en personele middelen ontoereikend zijn geworden om te kunnen beantwoorden aan de zorg en de hulpverlening die cliënten van ons vragen of wij als een minimum beschouwen. De gewijzigde regelgeving betreffende het terugbetalen van bijzondere kosten heeft hierin een grote rol gespeeld. We hebben dit thema/knelpunt met de beleidsploeg besproken (BV maart en juni en extra beleidsmoment september). Als besprekingsmethodiek hebben we een stellingenspel gespeeld waarin de verschillende argumenten (voor - tegen - onduidelijk) op tafel kwamen. Dit heeft boeiende discussies opgeleverd en geleid tot een tweeledig advies van de beleidsploeg naar de organisatie. Vooreerst wordt er verwacht dat de organisatie duidelijke standpunten inneemt rond dit thema. De organisatie dient een kader te scheppen en richtlijnen aan te geven waarbinnen de teams en de individuele werknemers kunnen werken, bijvoorbeeld het al dan niet volgen van bepaalde therapieën. Dit advies zal in 2012 uitgevoerd worden. Daarnaast moeten we als organisatie opnieuw stilstaan bij onze kernopdracht: waar willen we als De Oever vzw voor staan? De beleidsploeg adviseert om deze oefening te doen met personeel en gebruikers. Dit advies zal meegenomen worden in een algemeen visietraject dat in 2013 gepland staat. OPDRACHT 9. Ariadne en Binc Ariadne: in 2011 zijn we ons blijven engageren naar Ariadne, een project dat zich focust op verbetering van samenwerking tussen voorzieningen, verwijzers en cliënten bij de start van de begeleiding. Medewerkers namen deel aan de dialoogdagen rond intake en de afrondende studiedag op 6 mei. Het project is afgerond in augustus en zoals afgesproken op het LPJ blijven we vanuit De Oever vzw ons inzetten om de cliënten te motiveren om de feedbackvragenlijst na de intake in te vullen. BINC (Begeleiding In Cijfers): de medewerkers van De Oever vzw voerden de door de overheid opgelegde verwachten i.v.m. cliëntregistratie zo goed als mogelijk uit. Om het systeem technisch en inhoudelijk te implementeren hebben de medewerkers van Thuisbegeleiding De Kering (deelnemers pilootfase) intern twee vormingsessies georganiseerd. Er zijn intern afspraken gemaakt over de wijze van registreren binnen De Oever vzw. Via de beleidsvergadering hebben we de implementatie opgevolgd en de knelpunten (technisch en inhoudelijk) geregistreerd. Deze knelpunten zijn gesignaleerd aan de helpdesk en besproken op de Dialoog-, Reflectie- en Actiedag (DRA) BINC, georganiseerd op 7/12. Eén van de grootste inhoudelijke knelpunten die we vastgesteld hebben binnen de toepassing van BINC is het waarborgen van privacy van de cliënt en het inzagerecht. Dit is aangekaart bij de helpdesk en ingevolge hiervan hebben we twee nota's ontvangen die we vanaf begin 2012 tijdens de intakefase met onze cliënten zullen bespreken. OPDRACHT 10. Kwaliteitshandboek organisatie en teams De coördinatoren hebben het kwaliteitshandboek op organisatieniveau geüpdatet (o.a. verslaggeving, permanentiesysteem, ondersteuning personeel). Alle teams 15 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

16 4.1. Coördinatoren hebben de herwerkte versie ontvangen tijdens de beleidsvergadering van mei. De digitale versie is voor iedereen toegankelijk binnen het documentenbeheer. De herwerking van de kwaliteitshandboeken op teamniveau is door de inhoudelijke coördinatoren ondersteund. OPDRACHT 11. Procedure verpleegkundige handelingen (bijlage 10) Naar aanleiding van het advies vanuit het Vlaams Welzijnsverbond aan voorzieningen rond omgaan met verpleegkundige handelingen door begeleiders, hebben we in De Oever vzw een procedure ontwikkeld waarmee we trachten maximaal te beantwoorden aan de wetgeving. OPDRACHT 12. Traject samenwerking contextbegeleiding en leefgroepen In navolging van de denkdag in het najaar van 2010, hebben we ook dit werkjaar ingezet op het versterken van de samenwerking tussen het team contextbegeleiding en de residentiële teams. Een eerste actie in dit kader is een "terugdenkdag" op 12 mei 2011 geweest, waarin we het bestaande samenwerkingskader geëvalueerd en bijgestuurd hebben. Daarnaast hebben we op 18 oktober een zoekconferentie gehouden met alle residentiële begeleiders en het team contextbegeleiding met als thema het versterken van positieve ervaringen in de samenwerking tussen de contextbegeleiders en de IB s/leefgroepen betreffende het begeleiden van kinderen/jongeren en hun context. Deze boeiende dag heeft geresulteerd in het gezamenlijk engagement om in 2011 met een werkgroep gefaseerd verder te werken rond volgende thema's: kwali-tijd/teit, gezinsgericht werken en duidelijke, korte trajecten. OPDRACHT 13. FGWO De deelnemers aan dit overleg blijven het samen professioneel meedenken over bepaalde thema's als een belangrijke hulpbron ervaren bij de implementatie van veranderingen op de concrete werkvloer. Bovendien beschouwen ze het FGWO als een forum om verdieping te vinden rond thema's, alsook om ervaringen uit te wisselen. Waar nodig, heeft dit overleg ook een signaalfunctie naar de organisatie en naar het beleid. Volgende thema's zijn in 2011 aan bod gekomen op het FGWO ambulant en semi-residentieel: n BINC n rechtspositie n elektronisch dossier n registratie contacten BZW en TB conform de nieuwe regelgeving n ariadne Het FGWO residentieel heeft 5 keer vergaderd in 2011 en dit rond volgende thema's: n bijzondere kosten n elektronisch dagboek en dossier n supplementen n interne time-out n BINC n ariadne n flexibele trajecten n huishoudelijk reglement n procedure verpleegkundige handelingen OPDRACHT 14. Coachend Leiderschap Op vraag van de teamverantwoordelijken naar inhoudelijke verdieping "coachend leidinggeven" hebben we in 2011 voor alle teamverantwoordelijken een vervolgtraining georganiseerd met als thema "waarderend en coachend leidinggeven". In een verkenningsgesprek op 11 februari 2011 werd het vormingsaanbod afgestemd op de concrete vormingsbehoeften. Uit dit gesprek bleek er nood te zijn aan deskundigheidsbevordering met betrekking tot vooral onderstaande thema's: n hoe medewerkers meekrijgen in dezelfde visie? n hoe komen tot een werkrelatie waarbij zowel bij de medewerker als de leidinggevende de 'goesting' rond het werken met coachingsvragen groeit? n hoe omgaan met de eigen kwetsbaarheid als collega tussen collega's? n hoe medewerkers met meer ervaring in het vak dan ikzelf als leidinggevende coachen? n hoe helder communiceren, individueel als op teamniveau? n met welke vragen zet je mensen aan het denken? n hoe omgaan met conflicten binnen je team? Als leermethodiek werd gekozen voor 1 algemene 16

17 4.1. Coördinatoren opleidingsdag gevolgd door 2 halve dagen intervisiesupervisie. De teamverantwoordelijken evalueerden de vervolgopleiding als positief zowel wat betreft inhoud, methodiek als de deskundigheid van de trainer (Guido Vangronsveld). In 2012 wordt deze intervisie-supervisie gecontinueerd. Daarnaast heeft de organisatie boeken aangekocht rond dit thema; zij kunnen ondersteunend werken bij het algemeen integreren van de visie rond coachend en waarderend leidinggeven. 3. VORMING 2011 Naam Thema Uren Inez Intervisie CD-team door Humano 24 De kracht van CANO: inspirerend verbinden in de BJZ 8 Interne vorming BINC 4 Studiedag 50 jaar Pieter Simenon 4 Informatiemoment aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid in de jeugdhulp 2 Communicatiemoment integrale jeugdhulp 4 Kleurrijke maatzorg: interculturalisering in de jeugdzorg 8 Hou ze vast: aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid in de jeugdzorg 8 DRA BINC 8 Jan Intervisie CD-team door Humano 24 Interne vorming BINC 2 Informatiemoment aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid in de jeugdhulp 2 Communicatiemoment integrale jeugdhulp 4 Leiderschapsontwikkeling en managementvaardigheden (Impuls) 65 Marianne Intervisie CD-team door Humano 24 Interne vorming BINC 2 Informatiemoment aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid in de jeugdhulp 2 Communicatiemoment integrale jeugdhulp 4 Hou ze vast: aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid in de jeugdzorg 8 Procesgericht leiderschap 70 B. Planning PRIAC'S Organisatiepriac wettelijke uurroosters: zie planning 2012 strategisch niveau2. 2. OPDRACHTEN OPDRACHT 1. BINC In 2012 zullen we trachten om het gebruik van BINC binnen de organisatie te optimaliseren. Zo zullen we voor het jaarverslag van 2011 BINC gebruiken als een aanvulling op de eigen administratieve gegevens. Tevens zullen we de meerwaarde van BINC als inhoudelijk instrument (casusbesprekingen, verslaggeving, ) onderzoeken. Tenslotte zullen we de interne werkafspraken bundelen in een procedure en deze tegen het einde van het jaar opnemen in het organisatiegedeelte van het kwaliteitshandboek. OPDRACHT 2. Documentenbeheer Het gebruik van het documentenbeheer zal in 2012 volledig geïntegreerd worden in de werking. Alle interne documenten zullen tegen begin juli overgezet zijn naar documentenbeheer, waarna de oude systemen verwijderd zullen worden. Om dit proces te ondersteunen zal er op het co-overleg een tussentijdse evaluatie gebeuren in maart, alsook een eindevaluatie begin juli. Het documentenbeheer en dan vooral het gebruik van het elektronisch dossier zal ook een weerkerend agendapunt 17 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

18 4.1. Coördinatoren zijn op het FGWO ambulant en het FGWO residentieel. Tenslotte zullen we samen met de stafmedewerker beleid vorm geven aan een digitale bibliotheek. OPDRACHT 3. Interne time-out De resultaten van de interne bevraging die in 2011 gedaan is, zullen samen met de eerste opgedane praktijkervaringen gebundeld worden in een visietekst met handvaten die als doel heeft de bestaande praktijk rond interne time-out in 2012 te versterken. Dit kader zal gepresenteerd worden op de beleidsvergadering van januari en in de loop van het jaar op het FGWO residentieel bijgestuurd worden. OPDRACHT 4. Projecten Alhoewel De Oever vzw geen projectgestuurde organisatie is, vinden we innoveren toch belangrijk. Daarom zullen we in 2012 op zoek gaan naar projecten die lopende thema's inhoudelijk en financieel kunnen ondersteunen. Hiervoor zullen we in 2012 op regelmatige basis overleggen met de stafmedewerker beleid en stafmedewerker communicatie om zo de diverse projectmogelijkheden samen te exploreren alsook relevante projectaanvragen in te dienen. In 2011 werd door de stafmedewerker beleid een handleiding stagebeheer en een handleiding vrijwilligersbeheer uitgewerkt. In deze handleidingen werden naast een procedure rond het bekendmaken, aanwerven en opvolgen van stagiairs en vrijwilligers een aantal standaardformulieren opgenomen. Aangezien vele vragen op de werkvloer gelinkt kunnen worden aan de visie van de organisatie op vrijwilligers en stagiairs, is besloten om in 2012 rond dit thema een visietekst te ontwikkelen. Een eerste aanzet hierrond zal door de stafmedewerker beleid ontwikkeld worden, waarna dit tegen het begin van het nieuwe schooljaar verfijnd zal worden op het cd-team en de beleidsvergadering. OPDRACHT 6. Borging procedures/attitudes In 2011 hebben we binnen de organisatie verschillende visieteksten en procedures ontwikkeld. De implementatie en borging hiervan zal in 2012 nog de nodige aandacht vragen. Hiervoor zullen we verschillende intervisie/supervisiemomenten organiseren rond de thema's herstel na agressie, decreet rechtspositie minderjarigen, verpleegkundige handelingen en verslaggeving. OPDRACHT 7. Kwaliteitsbeleid alle kwaliteitsplanningen van het komende jaar. Vanaf het jaarverslag van 2011 zullen we bijkomend een overzicht geven van de evaluatie van alle kwaliteitsplanningen van het voorbije jaar. De tweede actie binnen deze opdracht betreft het voorbereiden van het verwachte sectoraal uitvoeringsbelsluit van het geharmoniseerd kwaliteitsdecreet. We zullen in 2012 de informatie hierrond bestuderen en een plan van aanpak voor 2013 opstellen. OPDRACHT 8. Beleidsplan drugs en seksueel grensoverschrijdend gedrag In 2012 zullen we zowel een beleidsplan drugs als een beleidsplan seksueel grensoverschrijdend gedrag uitwerken. We zullen elkaar op het FGWO residentieel informeren over de huidige praktijken en de bestaande teksten rond deze thema's bundelen. Het doel hiervan is het ontwikkelen van een eerste versie van een algemene beleidsvisie rond drugs en seksueel grensoverschrijdend gedrag die we dan in 2013 kunnen aftoetsen bij de relevante expertisecentra (CAD en Sensoa). OPDRACHT 9. Traject samenwerking contextbegeleiding en leefgroepen OPDRACHT 5. Beleid stagiairs en vrijwilligers Deze opdracht zal twee deelacties omvatten. Vooreerst zullen we de focus leggen op de evaluatie van de kwaliteitsplanning. Reeds een aantal jaren nemen we in het jaarverslag van De Oever vzw een overzicht op van Naar aanleiding van de zoekconferentie in oktober 2011 (zie evaluatie 2011) is een designgroep opgericht met deelnemers uit zowel de leefgroepen als het team contextbegeleiding. Deze designgroep zal in 2012 werken 18

19 4.1. Coördinatoren rond drie gedragen thema's, namelijk kwali-tijd/teit, gezinsgericht werken en duidelijke, korte trajecten. De concrete uitwerking van dit traject zal in de eerste bijeenkomst van deze designgroep begin 2012 afgesproken worden. OPDRACHT 10. Project participatie Eind 2011 is een nieuw project, gesubsidieerd vanuit de provincie Limburg, opgestart. Het betreft het optimaliseren van gebruikersparticipatie binnen bijzondere jeugdzorg Limburg. Vanuit De Oever vzw zal één van de inhoudelijke coördinatoren actief deelnemen aan de uitvoering van dit project opdat de gebruiker een stem krijgt in de diverse organisaties binnen de bijzondere jeugdzorg in Limburg. registratie contacten BINC/Ariadne verslaggeving rechtspositie 3. VORMINGSBEHOEFTEN 2012 Naam Inez Jan Marianne Thema Toekomst van de bijzondere jeugdhulp Intervisie CD-team door Humano BINC Veranderingsmanagment Toekomst van de bijzondere jeugdhulp Intervisie CD-team door Humano Toekomst van de bijzondere jeugdhulp Intervisie CD-team door Humano BINC Intervisie procesgericht leiderschap OPDRACHT 11. FGWO ambulant en residentieel Er zijn in bijeenkomsten gepland van het FGWO residentieel met volgende thema's op de agenda: dagboek en elektronisch dossier drugsbeleid seksualiteitsbeleid samenwerking contextbegeleiding - leefgroepen rechtspositie Van het FGWO ambulant zijn in vergaderingen gepland rond onderstaande thema's: elektronisch dossier en inzage dossier 19 JAARVERSLAG DE OEVER VZW

20 Stafmedewerkers 5. Stafmedewerkers 5.1. Stafmedewerker Beleid 5.2. Stafmedewerker Communicatie/sponsoring 5.3. Stafmedewerker Preventie/veiligheid 20