Reporting Guide Werken met rapporten

Transcriptie

1 Reporting Guide Werken met rapporten

2 Werken met rapporten Uw veilige online accountinformatie die 24 uur per dag en zeven dagen per week beschikbaar is. Zodra u zich heeft aangemeld voor imerchantconnect, (zie hiervoor de korte handleiding Getting Started / Aan de slag), heeft u toegang tot een brede selectie van rapporten die u helpen om uw activiteiten op het gebied van elektronische betalingen beter te beheren. Dit Quick Reference Rapportagehandboek geeft informatie over hoe u die rapporten kunt bereiken op imerchantconnect en geeft specifieke informatie over de kernrapporten die voor elke gebruiker toegankelijk zijn. In dit Rapportagehandboek worden de volgende onderwerpen behandeld: Wat u kunt verwachten op het rapportagedeel van imerchantconnect. De opties die beschikbaar zijn voor het bekijken van de rapporten. Een stap-voor-stap gids over hoe u een rapport kunt genereren. De handige online rapportagetools, bijvoorbeeld Favoriet Rapport. De kernrapporten die voor alle handelaren beschikbaar zijn. > Het doel van de kernrapporten. > Hoe de kernrapporten te bereiken zijn. > De frequentie van elk kernrapport. > Visuele voorbeelden van elk kernrapport. De extra beschikbare rapporten die u, afhankelijk van uw businesswensen, nodig zou kunnen hebben. Wie u kunt contacteren indien u hulp nodig heeft. Alle imerchantconnect rapporten zijn dynamisch (real-time) en worden opgebouwd uit de meest actuele gegevens, die gebaseerd zijn op de verwerking van uw betaalgegevens. Als u een Beginrapport op de website selecteert, kunt u op Help klikken voor gedetailleerde informatie over elk rapport. Onder de rapport-specifieke helponderwerpen staan onder andere rapportbeschrijvingen, informatie over de rapporten die nieuw of vervangen zijn, hoe vaak rapportgegevens gegenereerd worden en hoe u elk rapport kunt bereiken. We informeren u ook over de procedures voor de configuratie en het genereren van elk rapport. De online helponderwerpen zijn samen met het Rapport Portfolio en de Gebruikersgids (User Guide) beschikbaar op de website klikt u hiervoor op de Help, Documentatie en Training tab. Meldt u zich aan op In zes gemakkelijke stappen kunt u een rapporttype kiezen, de criteria voor het rapport instellen en het rapport in verschillende formaten genereren Kies Eenvoudig bekijken of Geavanceerde rapportage (Beter zicht) 5 4 Eenvoudig bekijken rapportage: Voor het selecteren, bekijken en printen van gehele rapporten. Eenvoudig bekijken geeft u de mogelijkheid een rapport uit uw lijst te selecteren en te genereren zonder extra criteria aan te geven. Geavanceerde rapportage (Beter zicht): Voor het selecteren, bekijken en printen van rapporten met de extra mogelijkheid om individuele rapporten met bepaalde criteria te genereren door middel van de Toon rapport ingedeeld in secties optie. Dit geeft u de mogelijkheid om rapportgegevens in verschillende bestandstypes te genereren die voldoen aan door u aangegeven criteria. 2 Kies het gewenste rapport Klik op het pijltje en selecteer een rapporttype uit de lijst (Selecteer een beginrapport). Het systeem laadt dan de pagina en laat de geselecteerde rapportnaam met de optionele criteria zien. 2

3 3 Kies aansluitnummer(s) (MIDs)/Chain IDs onder MID-selectie Selecteer één of meer individuele MIDs en/of Chain IDs in de boomstructuur. 4 Kies het bestandstype voor het rapport (Opmaak rapport) U kunt rapporten in vijf bestandstypes bekijken, opslaan en printen: HTML: Alleen aanbevolen voor het on-screen bekijken. XLS (Excel), CSV, TXT: Aanbevolen voor opslaan en downloaden. PDF: Aanbevolen voor printen. Als u een rapport als bestand op uw computer opslaat, is deze niet meer dynamisch. U kunt het rapport opnieuw genereren als u de meest actuele gegevens nodig heeft. In de HTML-rapporten kunt u op links klikken om detailrapporten te zien. U heeft toegang tot verdere detailrapporten door op de HTML-links te klikken die in de rapporten voorkomen, zoals Batch Details (Batches Funded List), MID-Gegevens Mijn overzicht (Merchant Detail MySummary), Betalingslijst (Payment List), Uittreksellijsten (Statement Listing), Transactie Lijst (Transactions Funded List), Niet-Betalingslijst (Unpaid List), en Niet-Betalings Transactie Lijst (Unpaid Transactions List). De detailrapporten zijn uitsluitend toegankelijk via de rapporten en de links zijn alleen dan actief wanneer de rapporten op de website in HTML-formaat zijn gegenereerd. Online rapportage tools Stel de criteria vast Elk rapport heeft specifieke opties voor het definiëren van criteria. Alle instellingsmogelijkheden werken op dezelfde manier voor elk rapport, bijvoorbeeld voor het definiëren van een datum of periode, het ingeven van één of meer credit cardnummer(s), het kiezen van kaarttype uit een lijst etc. 6 Uw rapport genereren Klik op Rapport genereren en de pagina laat een indicator zien, waaraan u kunt herkennen dat uw rapport gegenereerd wordt. U ziet dan het rapport in het door u gekozen bestandstype. Het systeem biedt ook verschillende tools die het werken met rapporten efficiënter maken. 1 Geschiedenis Lijst van alle rapporten die u tijdens een actieve zitting heeft gebruikt, maximaal tien per keer. U kunt een geschiedenisrapport kiezen en opnieuw genereren tijdens een actieve zitting zonder dat u de criteria weer hoeft in te stellen. Het systeem maakt automatisch updates in uw geschiedenislijst zodra u deze definieert en genereert tijdens een actieve zitting. 2 Favoriete rapporten Hiermee kunt u rapportcriteria en bepaalde zoekgegevens voor een bepaalde MID en/of Chain ID, datum, periode, cyclus, etc. vaststellen. Deze aangepaste rapporten kunt u snel opnieuw genereren zonder elke keer de zoekcriteria te definiëren. U kunt tot tien favoriete rapportinstellingen tegelijkertijd opslaan. 3 Verbergen / Tonen U kunt de rapportcriteria afwisselend verbergen of zichtbaar maken en het gedeelte waar u de rapporten ziet uitbreiden. Als u meer output in uw browserpagina wilt zien, kunt u klikken op Verbergen (zie de afbeelding hierboven bij nummer 3) om de parametersectie te verbergen. Als u op Tonen klikt wordt de parametersectie weer zichtbaar gemaakt. 3

4 imerchantconnect Kernrapporten MID-Gegevens Mijn overzicht (Merchant Detail MySummary Rapport) In dit rapport ziet u een overzicht van de betaalgegevens (betalingen en chargeback credits/debits) voor een specifieke handelaar. Hier ziet u ook de adressen van het hoofdkantoor en het betreffende filiaal (DBA) en de daar bijhorende contactgegevens. Onder het gedeelte MID-Gegevens (Merchant Detail) ziet u de adressen van het hoofd-kantoor en het betreffende filiaal (DBA) en de daar bijhorende contactgegevens. Onder het gedeelte Mijn overzicht (MySummary) ziet u een samenvatting van de betaalgegevens (betalingen en chargeback credits/debits) voor een specifieke handelaar. Toegang tot MID-Gegevens Mijn overzicht Voorbeeld van MID-Gegevens Mijn overzicht U kunt het rapport MID-Gegevens Mijn overzicht direct bereiken door deze te kiezen in de lijst Selecteer een beginrapport. Met dit rapport kunt u de Betalingslijst (Payments List) bereiken door op een hyperlink te klikken voor een Chain ID of MID die de betaling voor een specifieke transactiereeks ontvangt. In dit gedeelte worden de kernrapporten die voor elke gebruiker toegankelijk zijn nader uitgelegd. U krijgt hier specifieke informatie voor elk rapport zodat u aan de slag kunt. Kernrapporten: MID-Gegevens Mijn overzicht (Merchant Detail MySummary) Betalingslijst (Payments List) Batchlijst (Batches Funded List, voorheen SOC-lijst) Transactie Lijst (Transactions Funded List, voorheen ROC-lijst) Niet-Betalingslijst (Unpaid List) Niet-Betalings Transactie Lijst (Unpaid Transactions List) Uittreksellijsten (Statement Listing) Frequentie van MID-Gegevens Mijn overzicht Het rapport MID-Gegevens Mijn overzicht wordt niet automatisch gegenereerd voor een bepaalde datum. Als u de rapportcriteria definieert en het rapport genereert, bevat het rapport gegevens voor de periode die u heeft aangegeven. De rapportgegevens zijn beschikbaar voor een individuele datum, periode en/of cyclus. 4

5 Toegang tot Betalingslijst U heeft toegang tot dit rapport door het in de lijst Selecteer een beginrapport aan te klikken. In de Betalingslijst kunt u op een BATCH-link klikken om de Batchlijst behorende bij een specifieke betaling te bekijken. Voorbeeld van Betalingslijst De Batchlijst geeft vervolgens een link naar de Transactielijst (door te klikken op een TRANSACTION-link) zodat u gemakkelijk toegang heeft tot de volledige betalingsinformatie voor een specifieke transactie. Het rapport Betalingsgegevens (Payment Details) is uitsluitend via de Betalingslijst bereikbaar. Om dit rapport te bereiken, kunt u klikken op een Betalingsreferentienummer (Payment Reference Number) link voor een item in de Betalingslijst. Voor meer gedetailleerde informatie over alle manieren waarop u dit rapport en andere rapporten kunt bereiken, verwijzen wij u graag naar de Help, Documentatie en Training tab op de imerchantconnect website. Vorbeeld van Betalingsgegevens Frequentie van Betalingslijst Betalingslijst (Payments List) In het rapport Betalingslijst staat hoeveel de handelaar aan betalingen heeft ontvangen. Deze betalingen (funding of settlement/payment advice) omvatten alle transacties waarvoor een handelaar door Elavon is uitbetaald. De Betalingslijst, de Batchlijst en de Transactielijst zijn een sterk met elkaar verbonden serie van betalingsrapporten. Ze bevatten alleen gegevens over wat is uitbetaald en er staan geen items in die door derden zijn betaald. Ze bevatten ook geen gegevens over items die nog niet zijn uitbetaald. De Niet-Betalingslijst en de Niet-Betalings Transactielijst geven wel informatie over de betalingen die nog niet zijn doorgevoerd. Dit rapport draait niet op een vooraf ingestelde datum of cyclus. U kunt de criteria instellen en het rapport genereren voor alleen de betalingen die u wilt bekijken. Als u bijvoorbeeld wilt weten of er uitbetalingen zijn geweest op een bepaalde dag, dan kunt u met de zoekopties elke gewenste Betaaldatum (Payment Date) uitkiezen. 5

6 imerchantconnect Kernrapporten Batchlijst (Batches Funded List) De Batchlijst en de Batch-Details omvatten de batches die zijn betaald met een specifieke uitbetaling. De Batchlijst geeft de toegang tot het Transactielijst waarmee u van elke betaling de betreffende transacties terug kunt vervolgen. U kunt hiervoor klikken op een TRANSACTION-link in het rapport Batchlijst. Toegang tot Batchlijst Dit rapport laat een lijst van de batches zien die door de handelaar zijn ingestuurd en die zijn uitbetaald. U heeft direct toegang op dit rapport door deze te kiezen uit de lijst Selecteer een beginrapport. Voorbeeld van Batchlijst Het subrapport Batch-Details (Batches Funded Details) is uitsluitend toegankelijk vanuit de Batchlijst. Om dit rapport in te zien, kunt u klikken op een BATCH CONTROL NBR-link in de Batchlijst. Voor meer informatie gaat u naar Batch-Details. Voor meer gedetailleerde informatie over alle manieren waarop u dit rapport en andere rapporten kunt bereiken, verwijzen wij u graag naar de Help, Documentatie en Training tab op de imerchantconnect website. Frequentie van Batchlijst Voorbeeld van Batch-Details De Batchlijst wordt voor geen enkele datum automatisch gegenereerd U kunt de criteria instellen en het rapport genereren voor de periode die u wilt bekijken. De rapportgegevens zijn beschikbaar voor een specifieke datum, een periode en/of een cyclus. 6

7 Transactielijst (Transactions Funded List) Dit rapport omvat een lijst van uitbetaalde transacties van een specifieke batch die door de handelaar is ingestuurd. De Transactielijst en de Transactiegegevens (Transactions Funded Details) laten de transacties zien die met een bepaalde betaling uitbetaald zijn. De Transactielijst biedt u links aan waardoor u toegang heeft naar zowel de Betalingslijst als naar de Batchlijst voor elk item in de Transactielijst. Toegang tot Transactielijst U heeft direct toegang tot dit rapport via de lijst Selecteer een beginrapport. Via de Batchlijst heeft u toegang tot dit rapport door op een TRANS- ACTION-link te klikken. Voorbeeld van Transactielijst Het sub-rapport Transactiegegevens is uitsluitend via de Transactielijst toegankelijk. Om dit rapport in te zien, kunt u klikken op een credit cardnummer-link voor een item in de Transactielijst. Voor meer informatie gaat u naar Transactiegegevens. Voor meer gedetailleerde informatie over alle manieren waarop u dit rapport en andere rapporten kunt bereiken, verwijzen wij u graag naar de Help, Documentatie en Training tab op de imerchantconnect website. Frequentie van Transactielijst Voorbeeld van Transactiegegevens Het Transactions Funded List rapport wordt voor geen enkele datum automatisch gegenereerd. U kunt de criteria instellen en het rapport genereren voor de periode die u wilt bekijken. De rapportgegevens zijn beschikbaar voor een specifieke datum, een periode en/of een cyclus. 7

8 imerchantconnect Kernrapporten Niet-Betalingslijst (Unpaid List) De Niet-Betalingslijst omvat een lijst van alle batches die aan een bepaalde handelaar uitbetaald zullen worden. Toegang tot Niet-Betalingslijst Voorbeeld van Niet-Betalingslijst U kunt het Unpaid List rapport direct via de lijst Selecteer een beginrapport bereiken. U kunt het rapport Niet-Betalingsgegevens (Unpaid Details) uitsluitend via dit rapport bereiken door op een BATCH CONTROL NBR-link te klikken. Via dit rapport kunt u ook de Niet-Betalingstransactielijst (Unpaid Transactions List) bereiken door te klikken op een TRANSACTION-link. Frequentie van Niet-Betalingslijst Voorbeeld van Niet-Betalingsgegevens Dit rapport draait niet op een vooraf ingestelde datum of cyclus. U kunt de criteria instellen en het rapport genereren voor alleen de betalingen die u wilt bekijken. Als u bijvoorbeeld wilt weten of er batches voor een bepaalde datum zijn die nog uitbetaald moeten worden, dan kunt u met de zoekopties elke gewenste Instuurdatum (Submission Date) uitkiezen. 8

9 Niet-Betalings Transactielijst (Unpaid Transactions List) De Niet-Betalings Transactielijst en -gegevens omvatten een overzicht van de transacties die voor een bepaalde handelaar uitbetaald zullen worden. Dit betreft alleen de transacties die door Elavon worden uitbetaald. Transacties die door derden worden uitbetaald, worden hier niet weergegeven. De Niet-Betalings Transactielijst bevat specifiek een lijst van transacties die voor een bepaalde handelaar nog niet zijn uitbetaald (ook wel unsettled transactions genoemd) Toegang tot Niet-Betalings Transactielijst Voorbeeld van Niet-Betalings Transactielijst U kunt de Niet-Betalings Transactielijst direct via de lijst Selecteer een beginrapport bereiken. De Niet- Betalingslijst kunt u uitsluitend bereiken door te klikken op een BATCH CONTROL NBR-link in dit rapport. Via dit rapport kunt u het sub-rapport Niet-Betalings Transactiegegevens (Unpaid Transactions Details) bereiken door op een CARD NBR-link te klikken. Frequentie van Niet-Betalings Transactielijst Voorbeeld van Niet-Betalings Transactiegegevens Dit rapport draait niet op een vooraf ingestelde datum of cyclus. U kunt de criteria instellen en het rapport genereren voor alleen de betalingen die u wilt bekijken. Als u bijvoorbeeld wilt weten of er transacties voor een bepaalde datum zijn die nog uitbetaald moeten worden, dan kunt u met de zoekopties elke gewenste Instuurdatum (Submission Date) uitkiezen. 9

10 imerchantconnect Kernrapporten Uittreksellijst (Statement Listing Rapport) Voorbeeld van Uittreksellijst De uittreksellijst bevat een lijst van dertien (13) maanden aan uittreksels die aan de handelaar gestuurd worden, onafhankelijk van de frequentie waarmee de statements voor het versturen gegenereerd worden. Als de handelaar bijvoorbeeld één statement per maand ontvangt, laat het systeem hier een lijst van de laatste 12 statements zien plus het huidige statement. Indien de handelaar elke week een statement ontvangt, laat het systeem een lijst van 52 statements zien. Als u het rapport in HTML formaat bekijkt, kunt u klikken op een Statement Date-link en dan wordt het corresponderende statement als een afbeelding in PDF-formaat in een nieuw scherm geopend. Toegang tot Uittreksellijst U kunt de Uittreksellijst direct via de lijst Selecteer een beginrapport bereiken. U kunt een Uittrekselafbeelding (Statement Image) van een specifiek item uitsluitend bereiken door te klikken op een Uittrekseldatum-link in het rapport Uittreksellijst. Een Uittrekselafbeelding is uitsluitend via de Uittreksellijst bereikbaar. Voorbeeld van Uittrekselafbeelding Frequentie van Uittreksellijst Dit rapport wordt niet met een bepaalde regelmaat gegenereerd. U kunt dit rapport oproepen door een handelaar en een periode uit te kiezen. De periode staat vooraf ingesteld op Gisteren (gevolgd door de eigenlijke datum) en gaat dertig (30) dagen terug. 10

11 imerchantconnect Optionele Rapporten Afhankelijk van uw businesswensen, kunt u toegang aanvragen voor een of meer van deze rapporten. U kunt ook rapporten uit uw lijst laten verwijderen. Hier volgt een korte beschrijving van alle optionele extra rapporten die beschikbaar zijn op imerchantconnect. Voor meer details verwijzen wij u graag naar de online Help, Documentatie en Training tab op imerchantconnect: Optionele Rapporten Card Types Split geeft apart voor Visa en MasterCard een overzicht waarin naar het kaarttype (bijvoorbeeld Corporate, World Signia) wordt onderscheiden. Er wordt ook een onderscheid gemaakt tussen Domestic, Intra- Regionale en Internationale kaarten. Chargeback omvat samengevatte informatie over Retrieval requests (Verzoeken om informatie), Chargebacks (terugbelastingen) en Debit advices (bevestigingen van de terugbelasting). In dit rapport staat ook een gedetailleerd overzicht per transactietype. Chargeback Fee Adjustment vat de eerste chargebacks samen die gedaan zijn tijdens een bepaalde periode en geeft de kosten aan die hierdoor voor de handelaar ontstaan zijn. Chargebacklijst bestaat uit een lijst van chargebacktransacties, onafhankelijk van hun financiële weerslag (financiële of niet- financiële gevolgen voor de handelaar). Dit betreft ook als debit of credit geboekte chargeback-activiteiten, representments (antwoord aan de kaartuitgevende bank) met antwoord van de handelaar en directe representments (zonder antwoord van de handelaar). Chargebackoverzicht geeft informatie over 1e en 2e chargebacks, gesorteerd naar product. Chargebacksamenvatting met Reason Code geeft aantal en totaalbedrag van chargebacks die door de handelaar zijn betaald (waarbij de handelaar is gedebiteerd) en van chargebacks die succesvol zijn afgewend bij de kaartuitgevende bank (waarbij de handelaar is gecrediteerd). De Reason Code geeft de reden van een chargeback aan. Corporate Qualification Summary geeft een samenvatting van Qualification gegevens. Daily Statement geeft informatie betreffende dagelijkse transactie-activiteiten. Diners Transactions geeft een gedetailleerde lijst van Diners Club transacties die voor een bepaalde periode gemaakt zijn. Interchange Passthrough geeft een lijst van interchange kosten, assessments en processingkosten, gesorteerd per handelaar. Interchange Tracking wordt gebruikt door Interchangeen MSC-handelaren om hun kosten per maand te kunnen controleren. Hier ontvangt u gedetailleerde gegevens over het berekenen van interchange voor bankcards en Diners Club-transacties voor de gekozen handelaren in een bepaalde periode. Merchant Service Charge (MSC) geeft informatie over Interchange, van Euro tot GBP per product, per handelaar. Merchant Service Charge (MSC) Invoices geeft informatie over MSC en Interchange, per filiaal en per schaal. Hierin staan ook transactiedetails voor elke handelaar. Qualification Details Cycle geeft een samenvatting en gedetailleerde interchange kwalificatieinformatie voor de aangegeven MIDs (aansluitnummers). Qualification Item Daily geeft een dagelijkse samenvatting en gedetailleerde interchange kwalificatieinformatie voor Visa en MasterCard voor de geselecteerde MIDs en/of Chain IDs. Dit is een dagelijks rapport. Qualification Item Trend Cycle geeft een samenvatting en gedetailleerde interchange kwalificatieinformatie voor Visa en MasterCard voor de geselecteerde MIDs en/of Chain IDs per cyclus. Retrieval List geeft een lijst van de retrievals (gevonden en ingestuurde credit cards) voor een handelaar. Volume Rapport geeft een overzicht van de aantallen aan nationale (domestic) en internationale transacties per handelaar. Dit is een maandelijks rapport. Voor meer gedetailleerde informatie over de imerchant- Connect Rapporten die in deze gids genoemd worden, verwijzen wij u naar de online Help, Documentatie en Training tab op de imerchantconnect website. Heeft u vragen? Hulp nodig? Schrijft u dan een aan onze Support Desk via imerchantconnect@elavon.com DCC Terminal Performance geeft het volume aan van de transacties die in aanmerking zijn gekomen voor Dynamic Currency Conversion (DCC) korting, gesorteerd per terminal ID-nummer en de hierdoor verhoogde omzet. 11

12 Elavon Merchant Services Postbus Frankfurt Duitsland Klantenservice: Elavon Financial Services Limited Geregistreerd in Ierland bij het registratiekantoor voor vennootschappen De aansprakelijkheid van de vennoten is beperkt Filiaal voor Verenigd Koninkrijk geregistreerd in Engeland en Wales onder nummer BR Elavon Merchant Service is de handelsnaam van Elavon Financial Services Limited Working with Reports Quick Reference Guide Versie 10/2008nl 2008 Elavon Merchant Services Alle rechten voorbehouden. 0131nl