Voor presenteren een 7

Transcriptie

1 INGENIEUR GEEFT GEMIDDELD ZESTIEN PRESENTATIES PER JAAR + INGENIEURS ERGEREN ZICH VOO Onderzoek TU Delft onder duizend ingenieurs spreekt clichébeeld tegen (Foto: Zefa) Voor presenteren een 7 Ingenieurs presenteren zich slecht. Door hun botte en onduidelijke presentaties komen hun plannen niet uit de verf. Vooroordeel, borrelpraat van niet-technici of de harde werkelijkheid? De sectie Toegepaste Communicatiewetenschap van de TU Delft onderzocht dit voorjaar samen met KIvI en NIRIA wat ingenieurs daar zelf van vinden. Ruim duizend ingenieurs deden aan het onderzoek mee. Presentatie is geen trucje dat je even leert. - Drs. Jaap de Jong, drs. Bas Andeweg, drs. Karen van Oyen en drs. Caroline Wehrmann - ONDERZOEK Technici hebben de naam geen grote praters te zijn. Ingenieurs zouden een presentatie graag overlaten aan hun welbespraakte collega s uit de alfa/gamma-sector. Horen ingenieurs en spreekangst bij elkaar? Wij vroegen technici hoe vaak ze de laatste drie jaar gemiddeld per jaar een presentatie van minstens tien minuten gaven voor minimaal drie luisteraars. Daaronder vielen niet alleen een voordracht voor een volle zaal of een uitvoerige uiteenzetting van plannen tijdens een vergadering, maar ook een training, uitgebreide instructie of demonstratie. Het aantal gehouden presentaties is aanzienlijk: gemiddeld zestien per jaar, dus ongeveer elke drie weken een presentatie. Ingenieurs onder de dertig presenteren wat minder vaak en boven de vijftig wat vaker. Verder valt op dat een kleine groep De auteurs zijn als docent en onderzoeker verbonden aan de afdeling Toegepaste Communicatiewetenschap van de faculteit Techniek, Bestuur en Management, TU Delft. 6

2 RAAL AAN IRRELEVANTE INHOUD +AFRONDEN PRESENTATIE BINNEN BESCHIKBARE TIJD IS MOEILIJK ingenieurs een zeer groot aantal presentaties houdt. Er zijn verschillen tussen ingenieurs van verschillende studierichtingen. De civiel-technici en werktuigbouwers presenteren minder vaak dan de technisch bedrijfskundigen, natuurkundigen en bouwkundigen. Deze aantallen gelden voor het werk; in hun vrije tijd geven ze nog eens gemiddeld zes presentaties per jaar. Opvallend is dat HBO ers dit vaker doen (7,3 %) dan hun universitaire collega s (4,9 %). Ook buiten de werkuren roeren ingenieurs zich dus. Worden ingenieurs geteisterd door spreekangst? Dat lijkt nogal mee te vallen, want 70 % van de sprekers die minstens één keer per jaar een presentatie geven, vindt dat een plezierige activiteit. Oudere ingenieurs vinden het presenteren - dat ze ook iets vaker doen - gemiddeld iets plezieriger dan hun jongere collega s. Ook hier lijkt te gelden dat ervaring het genot vergroot. Vakingenieurs De hoofdredacteur van De Ingenieur, Erwin van den Brink, stelt in zijn redactioneel commentaar van 6 oktober voor een nieuwe opleiding, Technische Communicatiekunde, op te richten voor een deel van de ingenieurs, zodat vakingenieurs zich dan aan hun eigenlijke werk kunnen wijden : de techniek. Hoewel hij dat misschien niet bedoelt, kan dit worden uitgelegd als: presentatievaardigheden zijn voor de gemiddelde vakingenieur dan niet meer zo van belang. Een grote meerderheid van de ingenieurs, 86 %, vindt het houden van mondelinge presentaties wel belangrijk voor hun eigen professioneel functioneren. Slechts 5 % acht dit niet belangrijk. Het bedrijfsleven klaagt nogal eens over de gebrekkige communicatieve vaardigheden van vooral jonge ingenieurs die net hun opleiding achter de rug hebben (zie ook ons artikel in De Ingenieur nr. 1, , Cliché nr. 1: technici stuntelen ). Bedrijven moeten aanzienlijk investeren om nieuwe medewerkers bij te scholen en ze via cursussen op de hei een communicatieve startcompetentie mee te geven. Dit beeld blijkt te kloppen met dat van de ingenieurs in ons onderzoek. Des te recenter de ingenieurs zijn afgestudeerd des te groter de kans dat ze een cursus hebben gevolgd. Veertigplussers kregen gemiddeld minder dan een dag training tijdens hun opleiding, terwijl pas afgestudeerden tot dertig jaar gemiddeld een tot twee dagen werden getraind. Gemiddeld over de hele groep hebben HBO-ingenieurs even veel presentatieonderwijs gevolgd als universitaire ingenieurs. Pas in het laatste decennium ontvingen HBO ers echt meer van dit onderwijs dan hun universitaire collega s. Een ruime meerderheid van de ingenieurs (71 %) (Foto: Michel Wielick, Amsterdam) Informatie geen doel presentatie Drs. Gert Brinkman, medewerker onderwijs bij de UTwente, faculteit Wijsbegeerte en Maatschappijwetenschappen: Opvallend vond ik dat voor de meeste respondenten een mondelinge presentatie als eerste doel heeft het geven van informatie. Dat is een klassieke misvatting. Informatie geven kan geen doel zijn, omdat je geen voordracht houdt om te laten zien wat je weet. Met een presentatie wil je mensen overtuigen, overreden van jouw ideeën of van jouw product. Overtuigen is het doel en niet informeren. Pas als dit fundamentele inzicht doordringt, is een volgend probleem voor ingenieurs ook opgelost: het vinden van de juiste argumenten. Als je weet waarvan je jouw toehoorders wilt overtuigen, dan wordt het selecteren van de bijbehorende argumenten eenvoudiger. Mijn ervaring is dat niemand uit zichzelf dit inzicht verkrijgt. Een training is hiervoor onontbeerlijk. Veel ingenieurs beseffen dat ook, want 70 % geeft aan dat ze graag hadden gezien dat er tijdens hun opleiding meer aandacht was geweest voor mondeling presenteren. Een training biedt minder uitkomst voor de problemen die ingenieurs hebben met houding en gebaren. Presentatie is geen trucje dat je even leert. Een cursus kan de basisprincipes bij brengen, maar daarna is de enige oplossing: veel spreken en bereid zijn je te blijven ontwikkelen. Bedrijven kunnen ingenieurs hierbij steunen door ervoor te zorgen dat zij geregeld feedback krijgen op hun Drs. Gert Brinkman presentaties, iets wat veel te weinig gebeurt. Voor het vinden van een pakkende opening en een goede afsluiting biedt een training weinig tot geen uitkomst. Zelfs de meest ervaren spreker heeft daar bij iedere presentatie weer moeite mee en moet daar veel tijd en denkwerk in steken. Drs. Angele Steentjes vindt de aandacht voor mondeling presenteren tijdens de opleiding onvoldoende. Verder is 95 % van mening dat de ingenieursopleiding minstens één cursus mondeling presenteren moet bevatten. Persuasie Wat voor soort presentaties houden ingenieurs eigenlijk? Wat voor doelen streven ze daarmee na? En onder welke categorieën vallen hun laatste twee gehouden presentaties? Ingenieurs scharen verreweg de meeste presentaties onder een informerend hoofddoel (48 %). Veel gebruikte typeringen waren: Uitleg en discussie over werkingsprincipe van een nieuw ontwik- 7

3 (Foto: Zefa) kelde machine en verslag van de voortgang van een werkgroep. Instrueren is een tweede veel voorkomende presentatieactiviteit (13 %). Enkele voorbeelden: Lesgeven cursus IC-fysica en Projectvoorbereiding in de bouw. Ook adviserende presentaties worden regelmatig gegeven (11 %): Presentatie aan managementteam betreffende aan te schaffen installatie voor bedrijfsbrandalarmering en Projectevaluatie en voorstel van plan voor volgende fase (voor afdeling management). Verkooppresentaties hebben een lagere frequentie (6 %), maar een groot belang voor de bedrijven; bijvoorbeeld: Presentatie van een investeringsvoorstel voor commercieel board en Uitleg van eigen monitorsysteem voor aantal bedrijven. Een op de vijf ingenieurs geeft aan presentaties met een mengvorm van informerende en andere doelen te hebben gegeven: Voorstel nieuwe koers bedrijf ; Bedrijfsmethodieken toelichten naar autoriteiten teneinde acceptatie te verkrijgen. Deze en vele soortgelijke aanduidingen onder de categorie informeren maken duidelijk dat ingenieurs ertoe neigen presentaties met een evident advies- of verkoopoogmerk (de persuasieve genres dus) als informatieve toespraken te karakteriseren. Zien zij zichzelf liever als mensen die meer met objectieve informatieuitwisseling bezig zijn, dan als overtuigers en verkopers? Dit suggereert dat de moeilijke en belangrijke persuasieve taken een grotere rol binnen de ingenieurspresentaties spelen dan ze zelf zeggen. Onderwijs zou daar rekening mee moeten houden. Zelfs de meest ervaren spreker moet nog veel denkwerk steken in een pakkende opening. Ergernissen Wij hebben ook onderzocht waaraan ingenieurs zich in presentaties van anderen irriteren. Deze vraag leidt tot een lawine van ruim tweeduizend Eerlijk, maar niet altijd tactisch Ir. Frank van Dalen, directeur Bicom Training & Advies: Onze ervaring is dat ingenieurs van mening zijn dat hun opleiding tekortschiet op het terrein van presentatietechnieken. Wij verzorgen professionele vaardigheidstrainingen voor de jonge leden van het KIvI en deze zitten altijd vol. Voor mij is dat een bewijs dat de behoefte om deze vaardigheden te ontwikkelen er wel is. En dat is niet zo vreemd. Ingenieurs moeten presentaties houden, maar vinden dit toch lastig. Gezien hun denkwereld verbaast het ons niet dat presenteren moeilijk is voor ingenieurs. Zij willen altijd volledig en oprecht zijn. Ze kunnen hierdoor te langdradig worden. Daarnaast vermelden zij rustig dat een product of methode slechts 95 % van slagen heeft. Dat is heel eerlijk, maar niet altijd tactisch, of commercieel een juiste zet. Wij trainen ingenieurs om zich in hun publiek te verplaatsen en hun presentaties daarop aan te passen. Vaak zitten er veel managers onder de toehoorders die niet altijd een technische achtergrond hebben. Als spreker is het dan niet aan te raden om uitputtend technische details te behandelen. Wij zien als doel van een presentatie dat een spreker op overtuigende wijze een basis van vertrouwen opbouwt met zijn publiek. Dan creëer je een sfeer waarbij de kans groter is dat een beslissing positief uitvalt en dat bereik je niet door te detaillistisch te zijn. Zelf vind ik het heel bemoedigend om te zien dat met summiere aanwijzingen en wat training de presentatie van een ingenieur snel verbetert. Het bekende adagium oefening baart kunst gaat ook in dit geval op. (AS) Ir. Frank van Dalen. 8

4 Steeds meer communicatie vereist (Foto: Cetera) Ir. H.W. van Delft. Ir. H.W. van Delft, directeur Sector Techniek van de Haagse Hogeschool: Het verbaast me niet dat 70 % van de respondenten vindt dat de opleidingen meer aandacht moeten besteden aan mondelinge presentatie. De praktijk van de huidige ingenieur is sterk veranderd en die vergt meer communicatieve vaardigheden dan twintig jaar geleden. Drie grote veranderingen hebben de afgelopen decennia in de ingenieurspraktijk plaatsgevonden. De ontwerpende ingenieur kan zich niet meer beperken tot technische oplossingen. Behalve de techniek moet hij ook aandacht besteden aan de wensen van de politiek, het bestuur of de consument. Een goed voorbeeld is de Betuwelijn waarbij, behalve de techniek, maatschappelijke wensen en milieueisen ook een zeer belangrijke rol spelen. De huidige ontwerpende ingenieur moet met geïntegreerde oplossingen komen, maar moet deze eveneens op een overtuigende manier voor het voetlicht zien te brengen. Daarnaast is er de opkomst van de commerciële ingenieur te zien, die een brug wil slaan tussen de klant en het (technische) bedrijf. Zij zorgen ervoor dat innovatie gestuurd wordt door de wensen van de klant. De kerncompetentie van deze ingenieur is juist het communiceren. Ten derde is de managementingenieur gekomen. Deze is vaak projectleider van een team, waarin diverse disciplines samenwerken. Een groot deel van zijn werkzaamheden bestaat eveneens uit communiceren tussen verschillende groepen. Deze drie groepen ingenieurs hebben allemaal baat bij het ontwikkelen van goede communicatieve vaardigheden. In de huidige curricula van de technische opleidingen is daarvoor veel plaats ingeruimd, waardoor de toekomstige generaties ingenieurs mijns inziens in dat opzicht niets meer tekort komen. (AS) ergernissen met onder meer slecht, taalgebruik, onverstaanbaar gemompel en verhalen zonder conclusies of inleiding. Uit deze verzameling is voorlopig de volgende top-vijf geselecteerd: 1. langdradigheid/irrelevante inhoud (13,5 %); 2. slechte sheets (te veel, te weinig, te vol, onleesbaar; geklungel) (10 %); 3. onduidelijke structuur (9,5%); 4. voorlezen van de toespraak (8%); 5. matig oogcontact en geringe interactie met publiek (5%). Opvallend is dat humorloosheid en saaiheid zelden als ernstige irritaties worden opgevoerd. Behalve vragen over ergernissen kregen de ingenieurs 22 uitspraken voorgelegd over aspecten die door deskundigen als belangrijk worden gezien bij de voorbereiding en de presentatie van voordrachten. Hoe belangrijk en moeilijk vinden zij dit? Alle twaalf aspecten over de inhoud van de presentatie worden gemiddeld belangrijk tot zeer belangrijk gevonden. Het minst relevant wordt het bedenken van een pakkende opening gevonden, gevolgd door het voorbereiden op mogelijke vragen uit het publiek. Maar zelfs deze aspecten worden gemiddeld belangrijk gevonden (> 3,77 op een vijfpuntsschaal). Het belangrijkst vinden ingenieurs het bepalen van de doelstelling en het aanbrengen van een structuur in het verhaal. Hoe moeilijk vinden ze deze aspecten? In het algemeen achten de ingenieurs het voorbereiden van de inhoud van een presentatie niet al te moeilijk. Het gemakkelijkste vinden ze het verduidelijken van de voordracht met sheets en andere visuele hulpmiddelen (2,40). Wellicht is dat ook de reden waarom ingenieurs zich zo ergeren aan slechte sheets en visuele ondersteuning: zelf zien ze dit onderdeel als eenvoudig. Het moeilijkst zijn het bedenken van een pakkende opening (3,48) en van een pakkend slot (3,46). Opvallend is dat deze moeilijkste aspecten beide het minst belangrijk worden gevonden. Ook de presentatieaspecten van de voordracht worden alle tien (zeer) belangrijk en niet overdreven moeilijk geacht. Contact leggen met het publiek (4,47) geldt als het belangrijkst, op de voet gevolgd door vlot en duidelijk formuleren, beantwoorden van vragen uit het publiek en enthousiast overkomen. Het moeilijkst zijn: afronden van de presentatie binnen de beschikbare tijd (3,27), overtuigend presenteren van argumenten en vlot en duidelijk formuleren. Het beantwoorden van vragen uit het publiek en enthousiast overkomen worden relatief gemakkelijk genoemd. En ook een middenmoter (2,74) als effectief gebruik van hulpmiddelen als microfoon, sheets, dia s en videobeamer wordt door slechts 18 % van de ingenieurs moeilijk gevonden. HBO-TU De gemiddelde ingenieur bestaat niet. En ook een indeling in vier categorieën is nog te grof, maar een vergelijking tussen jongere HBO-ingenieurs (tot 9

5 39 jaar), oudere HBO-ingenieurs (vanaf 40 jaar), jongere TU-ingenieurs en oudere TU-ingenieurs levert wel een iets preciezer beeld op. Wat zijn de significante verschillen? De oudere HBO ers houden vaker presentaties in hun vrije tijd. Voor hun werk presenteren ingenieurs onder de dertig wat minder vaak en boven de vijftig wat vaker. De TU-ingenieurs presenteren vaker in het Engels. Tussen de leeftijdsgroepen bestaan geen verschillen. TU-ingenieurs geven zichzelf een hoger rapportcijfer voor hun presentaties dan HBO-ingenieurs (gezamenlijk gemiddelde: een zeven). De ouderen vinden presenteren plezieriger dan de jongeren; de oudere TU er vindt het leuker dan de jongere HBO-ingenieur. De oudere TU ers vinden presenteren belangrijker voor hun professioneel functioneren dan de anderen. Alle groepen vinden een cursus tijdens de basisopleiding even belangrijk (boven de 4,5 op een vijfpuntsschaal). De jongeren hebben vaker enige presentatieopleiding gehad tijdens hun studie dan de ouderen. Er is een trend zichtbaar dat jongere HBO-ingenieurs tegenwoordig meer opleiding krijgen dan hun TU-leeftijdgenoten. De ouderen hebben vaker een opleiding gehad na de studie. De oudere HBO-ingenieurs zijn in totaal het minst geschoold. Jongere ingenieurs vinden het moeilijker ontspannen over te komen tijdens presentaties dan hun oudere collega s. Jongere HBO ers achten zowel timing van hun voordracht als het voorbereiden en het achteraf vragen beantwoorden moeilijker dan de anderen. Jonge TU-ingenieurs lijken in vergelijking met de anderen weinig problemen te hebben met vrij presenteren. De oudere HBO ers vinden het bepalen van de doelstelling moeilijker dan de rest. Onderwijs Welke consequenties volgen er nu uit dit onderzoek voor het communicatieonderwijs? Steeds meer jonge ingenieurs volgen in hun opleiding een cursus presentatietechniek. Dat presentaties voor hun beroep belangrijk zijn evenals onderwijs in die vaardigheid tijdens de opleiding, daarover zijn alle groepen het eens. Daarbij is extra aandacht aan moeilijke zaken, zoals afstemmen van de informatie op het publiek, selecteren en presenteren van overtuigende argumenten, vlot en duidelijk formuleren en afronden binnen de beschikbare tijd, niet onbelangrijk. Behalve scholing in informatieve voordrachten zijn ook lessen in persuasieve presentaties gewenst. De presentatieproblemen die ontstaan bij een heterogeen publiek met uiteenlopende kennis- en opleidingsniveaus, vragen eveneens om wat meer attentie. Opvallend is dat Nederlandse ingenieurs vaak in het Engels (en regelmatig in het Duits) presenteren. Aandacht voor conventies in andere culturen (en voor taalvaardigheid) lijkt wenselijk. Nooit langer dan twintig minuten Jack van Hove, personeelsmanager bij Siemens Nederland: Iedereen die bij ons komt werken, is verplicht de vierdaagse cursus Spreken in het openbaar te volgen. Wij roepen al jaren dat de opleidingen en ook de universiteiten veel te weinig aandacht hebben voor communicatieve vaardigheden. Dat geldt niet alleen voor technische opleidingen, ook andere academici en HBO ers moeten wij bijscholen, maar technici hebben de meeste problemen hiermee. Uit het onderzoek komt eveneens naar voren dat ingenieurs het zoeken naar argumenten moeilijk vinden. Wij benadrukken in onze cursussen dat zij goed bedenken welk publiek zij voor zich hebben. Als ingenieurs al getraind zijn tijdens hun opleiding dan hebben ze vaak alleen gesproken voor de leraar en niet voor een publiek. Dat stelt toch andere eisen. Bij een publiek moet je heel goed nadenken over de achtergrond en interesses van je toehoorders. Spreek je voor financiële mensen dan moet een presentatie niet te technisch zijn. Bestaat het publiek daarentegen uit mede-ingenieurs dan moet je zorgen voor een goede technische onderbouwing. Overigens geldt voor beide presentaties dat ze niet langer dan vijftien of twintig minuten mogen duren, daarna verflauwt de aandacht. Mondeling presenteren is te leren. Oefening en begeleiding zijn daarbij wel van belang en daarom verzorgen wij extra trainingen voor medewerkers die veel presentaties geven. Ingenieurs moeten echter niet verwachten dat zij dankzij cursussen ooit Toon Hermans naar de kroon kunnen steken want een natuurtalent ben je of ben je niet. (AS) Het clichébeeld van de spreekangst van ingenieurs met hun onduidelijke en botte presentaties vindt geen bevestiging in dit onderzoek. Ondanks een zeker in vergelijking met hun Amerikaanse collega s - geringe scholing zijn ze toch vrij positief over de eigen presentatiekwaliteit. Hoewel we nog geen vergelijking met alfa s en gamma s kunnen maken en een echte evaluatie van ingenieurspresentaties ontbreekt, is duidelijk dat technici in meerderheid tamelijk vaak en vrij graag presentaties geven. Zij doen dit volgens eigen zeggen ruim voldoende. Is het dan toch een kleine minderheid die het slechte presentatie-imago veroorzaakt? Zie voor de integrale tekst van het onderzoeksverslag: Jack van Hove. (Foto: Zefa) 11