Tijdelijk mandaat directie en dagelijks bestuur in oprichting SED-organisatie

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Enkhuizen. Nr. CVDR326868_1 29 november 2018 Tijdelijk mandaat directie en dagelijks bestuur in oprichting SED-organisatie Gemeente Enkhuizen, Mandaat te verlenen in verband met de voorbereiding en oprichting van de SED organisatie en machtiging tot ondertekening. Het college van de Gemeente Enkhuizen en de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft; Gelet op; Artikel 160, eerste lid, onder e, van de Gemeentewet en Afdeling van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet; Overwegende: - dat de 3 gemeentebesturen van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland hebben besloten om een gemeenschappelijke regeling op te richten om op 1 januari 2015 een ambtelijke fusie te bewerkstelligen; - dat ter voorbereiding daarop het nu reeds gewenst is om investeringen te doen en overeenkomsten aan te gaan maar ook om vanuit organisatorisch oogpunt besluiten te nemen zodat op 1 januari 2015 daadwerkelijk van start gegaan kan worden; - dat het omwille van de snelheid van handelen en efficiëntie gewenst is dat deze investeringen en aankopen centraal aangestuurd worden; - dat die investeringen niet alleen ten behoeve van de SED organisatie zijn maar ook maar ook voor de drie deelnemende gemeenten afzonderlijk. - dat de controller van Stede Broec en de projectleider van de SED toezien op de noodzaak en rechtmatigheid van de investeringen en aankopen; - dat een aangegane overeenkomst alle 3 genoemde gemeentebesturen bindt voor zover overeenkomstig het mandaat gehandeld wordt; - dat Enkhuizen een vordering heeft op het openbaar lichaam van de SED organisatie ter grootte van de door haar gedane investeringen voor zover deze gedaan zijn binnen de reikwijdte van het mandaat; - dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de algemene voorwaarden van de SED gemeenten gelden bij het aangaan van een overeenkomst; - dat het mandaat alleen geldig is voor zover het overeenkomsten en besluitvorming betreft die direct verband houden met de voorbereiding en totstandkoming van de SED organisatie; - dat het mandaat niet geldt voor leningen; - dat het mandaat niet geldt voor besluiten die betrekking hebben op personele aangelegenheden nu de bevoegdheid daaromtrent reeds in het Sociaal Statuut is opgenomen; - dat er één centraal factuuradres wordt aangehouden van de gemeente Enkhuizen; - dat de gemandateerde op inzichtelijke wijze administreert op welke wijze er van de gemandateerde bevoegdheid gebruik wordt gemaakt en dit iedere 2 maanden terugkoppelt met de verantwoordelijke bestuurders; - dat de BOR kennis heeft genomen van het voorstel. Besluit: - mandaat te verlenen aan de directie in oprichting / Projectgroep bestaande uit de leden van de projectgroep of diens vervangers die na 1 januari 2015 deel uit maken van de directie van de SEDorganisatie voor het besluiten tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten en te besluiten met betrekking tot organisatorische zaken ten behoeve van de SED-organisatie volgens bijgevoegd schema (zie bijlage I). - mandaat te verlenen aan het dagelijks bestuur in oprichting / Stuurgroep bestaande uit de leden van de stuurgroep of diens vervangers die na 1 januari 2015 deel uit maken van het dagelijks bestuur van de SED-organisatie voor besluitvorming zoals in bijgevoegd schema (zie bijlage I) is aangegeven. - ondermandaat is toegestaan. - deze mandaten in werking te laten treden op de dag na die van bekendmaking. - de mandaten eindigen bij de eerstvolgende wederopzegging door één of meer deelnemers of op de dag dat de Gemeenschappelijke regeling SED organisatie in werking is getreden. - De algemeen directeur in oprichting of diens plaatsvervanger te machtigen de stukken te ondertekenen (die uitgaan) van de directie in oprichting / Projectgroep. De machtiging geldt tevens voor het ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de afzonderlijke individuele gemeenten. 1

2 - De voorzitter in oprichting of diens plaatsvervanger te machtigen de stukken te ondertekenen (die uitgaan) van het dagelijks bestuur in oprichting / Stuurgroep. Enkhuizen, dd. 18 maart 2014 Burgemeester en wethouders van E n k h u i z e n de secretaris, de burgemeester, R.M. Reus J.G.A. Baas De burgemeester, J.G.A. Baas Voor akkoord, De directie in oprichting / Projectgroep R.M. Reus A. Idema J. Harms Voor akkoord, De voorzitter van het dagelijks bestuur in oprichting / Stuurgroep R.J.H. van der Riet 2

3 Bijlage 1 Overzicht mandaat Nr Taak/bevoegdheid Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst tot het uitvoeren van een werk, een dienst of een levering ten behoeve van de oprichting en voorbereiding van de SED organisatie per 1 januari Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst tot het uitvoeren van een werk, een dienst of een levering ten behoeve van één of meer van de deelnemende gemeenten voor zover daar schaalvoordelen of efficiencyvoordelen mee te halen zijn. Besluiten over voorstellen die gedaan worden door de werkgroepen die onderdeel uitmaken van de projectorganisatie. Besluiten om in- en buiten rechte op te treden over een onderwerp genoemd in de hierboven weergegeven onderdelen 1,2 en 3 om de positie van de gemeenten en die van de SED organisatie in oprichting veilig te stellen in het geval van geschillen. Besluiten omtrent gewenste organisatorische ontwikkelingen. Besluiten over voorstellen die gedaan worden door de werkgroepen die onderdeel uitmaken van de projectorganisatie. Mandaat Directie in oprichting / Projectgroep Directie in oprichting / Projectgroep Directie in oprichting / Projectgroep Dagelijks bestuur in oprichting / Stuurgroep Dagelijks bestuur in oprichting / Stuurgroep Dagelijks bestuur in oprichting / Stuurgroep Instructie Het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de algemene voorwaarden van de SED gemeente zijn van toepassing. Het mandaat is slechts geldig voor zover er een direct verband bestaat met de voorbereiding en oprichting van de SED organisatie.er dient binnen het beschikbaar gestelde budget gebleven te worden.in de overeenkomsten die worden aangegaan moet voorzien zijn in de overdracht van rechten en plichten aan het algemeen bestuur van de op te richten gemeenschappelijke regeling.2 maandelijkse evaluatie over de wijze waarop van het mandaat gebruik is gemaakt.bij het aangaan van een overeenkomst dient rekenschap te worden gegeven van bestaande overeenkomsten met één van de deelnemende partijen.voor de gehanteerde werkwijze wordt gehandeld overeenkomstig naar de geest van het concept-directiestatuut (bijlage 2) Mondelinge afstemming dient met de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten plaats te vinden. Besluitvorming vindt plaats conform de werkwijze als vermeld in artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling SED-organisatie. (Bijlage 3) 3

4 Bijlage 2 Concept directiestatuut Artikel 1: Algemene bepalingen De directie is het hoogste ambtelijke orgaan in de organisatie, binnen de kaders die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Artikel 2: Samenstelling en werkwijze directie, 1. De directie bestaat uit een algemeen directeur en twee directeuren. De directie is een collegiaal functionerend orgaan. 2. De term algemeen directeur duidt op de algehele en algemene verantwoordelijkheid van de 1. algemeen directeur als hoofd van de organisatie en als verantwoordelijke voor de in artikel 3 genoemde verantwoordelijkheden. 3. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur bevordert de gehele directie de samenhang van het beleid, het beheer en het integraal werken. 4. De directie besluit in beginsel op basis van unanimiteit. Als unanimiteit in besluitvorming ontbreekt, wordt er besloten op basis van een meerderheid van stemmen. De algemeen directeur kan om bijzondere redenen in het belang van de organisatie anders beslissen. Van deze bevoegdheid maakt hij slechts bij uitzondering gebruik. 5. De algemeen directeur is voorzitter van de directie. 6. De directie is opdrachtnemer van het dagelijks bestuur. De directie kan de opdrachten verdelen. 7. De directie verdeelt haar taken in portefeuilles. Artikel 3: Verantwoordelijkheden directie De directie is onder andere verantwoordelijk voor: 1. de ontwikkeling van het functioneren van de ambtelijke organisatie in brede zin; 2. de strategische beleidsontwikkeling; 3. de planning en control inclusief een jaarlijks concernwerkplan; 4. de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op het gebied van bedrijfsvoering; 5. de aansturing van de afdelingshoofden met inbegrip van periodiek overleg en verslaglegging daarvan; 6. het leggen van verbindingen en het onderhouden van werkrelaties met andere overheden, instellingen, verenigingen en bedrijven; 7. goed werkgeverschap en een goede werksfeer in de gehele organisatie. Artikel 4: Bevoegdheden directie en ondertekening 1. De directie beschikt over de bevoegdheden die genoemd staan in artikel 30 van de Gemeenschappelijke Regeling SED organisatie en over de bevoegdheden die op grond van de mandaatregeling aan hen is opgedragen. 2. De algemeen directeur, en in voorkomende gevallen zijn vervanger, ondertekent de stukken die namens de directie uitgaan. 3. De algemeen directeur, en in voorkomende gevallen zijn vervanger, ondertekent eveneens de stukken die genoemd zijn in artikel 30 lid 7 van de Gemeenschappelijke Regeling SED organisatie. Artikel 5: Ondernemingsraad 1. De directie, in haar hoedanigheid van leidinggevende van de organisatie, wordt aangemerkt 1. als ondernemer in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. De directie wordt in die 2. hoedanigheid vertegenwoordigd door de algemeen directeur. 2. De algemeen directeur onderhoudt het contact met de Ondernemingsraad. Bij afwezigheid 1. van de algemeen directeur wordt de directie vertegenwoordigd door een directeur. Artikel 6: Slotbepalingen 1. Dit directiestatuut treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt zo nodig terug tot 1 januari Dit besluit kan worden aangehaald als Directiestatuut SED organisatie. 4

5 Bijlage 3 (artikel 19 Gemeenschappelijke Regeling SED-organisatie) over de werkwijze van het dagelijks bestuur Artikel 19 Werkwijze 1. Het dagelijks bestuur neemt zijn besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen in een besloten vergadering waarbij ieder lid van het dagelijks bestuur een stem heeft. Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter. Onverminderd het voorgaande streeft het dagelijks bestuur bij besluitvorming naar consensus. 2. Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een van de leden dit nodig vindt. 3. De artikelen 56 tot en met 59 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing, onverminderd het bepaalde in artikel 136 van de wet. 4. Het dagelijks bestuur kan de portefeuilles binnen zijn bestuur verdelen. 5. Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere 6. werkzaamheden vast. 5

6 Bijlage 4 Concept reglement van orde Artikel 1 Begripsbepaling In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: 1. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de SED organisatie, bestaande uit de voltallige colleges van de gemeenten; 2. bestuur: het bestuur van de SED organisatie bestaat uit het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter gezamenlijk; 3. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de SED-organisatie, gekozen door het algemeen bestuur uit hun midden; 4. directie: de directie van de SED-organisatie als bedoeld in artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling; 5. lid: een lid van een college van een van de gemeenten, tevens zijnde lid van het algemeen of dagelijks bestuur; 6. voorzitter: degene die het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur leidt; Artikel 2 Verdeling werkzaamheden (portefeuilleverdeling) Het bestuur kan zijn werkzaamheden onderling verdelen. Artikel 3 Tijdstip van de vergaderingen van het bestuur 1. Het bestuur vergadert volgens een in onderling overleg vast te stellen tijdschema of op in onderling overleg vast te stellen data en voorts zo dikwijls de voorzitter of een lid dat wenselijk acht. 2. Indien een lid van het bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. Artikel 4 Verhindering 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of aan de directie. 2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene die hem overeenkomstig artikel 20 van de Gemeenschappelijke Regeling SED organisatie vervangt. 3. Wanneer een lid van de directie verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en aan degene die hem overeenkomstig artikel 20 eerste lid van de Gemeenschappelijke Regeling SED organisatie vervangt. Artikel 5 Vergaderingen dagelijks bestuur 1. Voor elke vergadering van het dagelijks bestuur zendt de voorzitter, als regel twee dagen van tevoren, de agenda toe aan de leden van het bestuur. 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgaaf van reden(en) voor de vergadering worden aangemeld bij de voorzitter. Artikel 6 Vergaderingen algemeen bestuur 1. Voor elke vergadering van het algemeen bestuur zendt de voorzitter, als regel zes dagen van tevoren, de agenda toe aan de leden van het bestuur. 2. De agenda en stukken die dienen ter toelichting van onderwerpen of voorstellen op de agenda, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op de gemeentehuizen van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland ter inzage gelegd. 3. Gelijktijdig worden de vergadering en de agenda ter openbare kennis gebracht door plaatsing op de internetsite van het openbaar lichaam. De openbare kennisgeving vermeldt datum, aanvangstijdstip en plaats van de vergadering en de wijze waarop de agenda en de daarbij behorende stukken kunnen worden ingezien. 1. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep nog stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en wordt dit vermeld op de internetsite van het openbaar lichaam. 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgaaf van reden(en) voor de vergadering worden aangemeld bij de voorzitter. Artikel 7 Stemmingen 6

7 1. Indien geen van de leden van het bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. 2. Indien een lid van het bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast. 3. Indien een lid van het bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een persoon gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot een volgende vergadering. Indien de stemmen dan wederom staken is het voorstel niet aangenomen. 4. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Indien bij de tweede stemming de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot een volgende vergadering. Indien de stemmen dan wederom staken is het voorstel niet aangenomen. Artikel 8 Verslag en besluitenlijst 1. Van elke vergadering wordt een kort conceptverslag gemaakt. 2. Het verslag bevat in ieder geval: 1. de namen van de aanwezige en de afwezige leden; 2. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging; 3. een formulering van de door het bestuur genomen besluiten (besluitenlijst); 4. stemverhoudingen, doch alleen als een lid van het bestuur daarom vraagt. 3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 4. Voorts wordt, voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, het verslag zo spoedig mogelijk na vaststelling openbaar gemaakt. Artikel 9 Besluitvorming door het dagelijks bestuur buiten vergadering 1. Besluitvorming door het dagelijks bestuur is mogelijk buiten de vergadering, mits op basis van een voorstel en mits alle bestuursleden zonder voorbehoud met het voorstel hebben ingestemd. 2. De instemming van alle bestuursleden moet blijken uit een schriftelijk stuk waarin het voorstel is opgenomen en waarop elk lid zijn paraaf heeft geplaatst. 3. Het besluit wordt geacht tot stand te zijn gekomen op het tijdstip waarop alle bestuursleden met het voorstel hebben ingestemd. Dit tijdstip wordt door of in opdracht van de algemeen directeur of één van de andere directeuren op het in het vorige lid bedoelde stuk vermeld. 4. Een besluit komt niet tot stand buiten vergadering indien een bestuurslid te kennen heeft gegeven niet met het voorstel in te stemmen of behandeling ter vergadering wenselijk te achten. 5. Een besluit dat buiten de vergadering tot stand is gekomen wordt opgenomen in het verslag dat wordt gemaakt van de eerst volgende vergadering van het dagelijks bestuur. Artikel 10 Openbaarheid vergaderingen 1. Het algemeen bestuur vergadert in het openbaar. Als de voorzitter het nodig oordeelt of als ten minste een vijfde van het aantal aanwezige leden daarom verzoekt, worden de deuren gesloten. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of wordt vergaderd met gesloten deuren. 2. Het dagelijks bestuur vergadert in beslotenheid. Het dagelijks bestuur kan echter besluiten een openbare vergadering te houden. Artikel 11 Overige bepalingen In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. Artikel 12 Inwerkingtreding 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari Het wordt toegezonden aan de gemeenteraden van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. 7