Presenteren. Presenteren 1

Transcriptie

1 Presenteren Presenteren 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding De voorbereiding Stap 1: Uitgangssituatie analyseren Uw publiek Uzelf als spreker De omgeving Stap 2: Doel formuleren Stap 3: Taak bepalen Stap 4: Inhoud kiezen Inhoudsselectie bij een informatieve presentatie Inhoudsselectie bij een overtuigende presentatie Inhoudsselectie bij een instructieve presentatie Stap 5: inhoud structureren De kern De inleiding De afsluiting Stap 6: Overdrachtswijze bepalen Stap 7: Hulpmiddelen kiezen Functie Voorwaarden Soorten Stap 8: Evaluatiemethode bepalen Stap 9: Praktische voorbereidingen treffen Spreekschema opstellen Zaal inrichten Organiseren Stap 10: Oefenen De uitvoering Spreekangst Non-verbale communicatie Oogcontact Houding en gebaren Stem Verbale communicatie Humor Omgaan met reacties Vragen beantwoorden Omgaan met weerstand Presenteren 2

3 1. Inleiding Het houden van een presentatie is voor veel mensen een opgave. Tegelijkertijd worden mensen die beschikken over goede vakkennis, of die een bepaalde functie vervullen geacht een boeiende en overtuigende presentatie te kunnen houden. Goed presenteren is niet eenvoudig. Zowel bij de voorbereiding als bij het houden van een presentatie komen verschillende aspecten om de hoek kijken. Bovendien is er bij de meeste mensen tijdens de schoolloopbaan weinig aandacht besteed aan mondelinge uitdrukkingsvaardigheid. Waarom is het welslagen van een presentatie van belang? Een goede presentatie oogst succes, zowel in de zakelijke waardering als in persoonlijke groei. Het voelt voor de spreker als een gewonnen wedstrijd voor een sportman. Spreekangst en gebrekkige presentatietechniek daarentegen kunnen uw zelfvertrouwen schaden, uw loopbaan in de weg staan en het imago van uw organisatie aantasten. Een voorstel dat stuntelig gepresenteerd wordt, zal niet snel worden aangenomen. Het doel van deze syllabus is dan ook om, in combinatie met een training, uw kennis van en uw vaardigheid in het presenteren te vergroten. U vindt antwoord op de vraag: Hoe houd ik een boeiende en duidelijke presentatie, zodat mijn boodschap bij het publiek overkomt. In de training wordt daarnaast uw inzicht vergroot in uw eigen sterke en zwakke presentatiekanten, waardoor u uw sterke kanten kunt benutten en uw zwakke kanten verbeteren of compenseren. Op die manier zal uw zelfvertrouwen groeien en uw spreekangst verminderen. De indeling van deze syllabus is analoog aan de twee fasen die u bij een presentatie doorloopt. In het volgende hoofdstuk wordt de voorbereiding van een presentatie behandeld. Deze voorbereiding is onderverdeeld in tien stappen. Wanneer u deze stappen neemt, bent u verzekerd van een effectieve voorbereiding. Hoofdstuk drie behandelt verschillende aspecten van de uitvoering. Achtereenvolgens komen aan de orde spreekangst, spreekgedrag, spreektaal en omgaan met reacties uit het publiek. Bij het schrijven van deze syllabus is gebruik gemaakt van de kennis die wij tijdens onze trainingen voor diverse organisaties hebben opgedaan, en van recente literatuur over presenteren. Presenteren 3

4 2. De voorbereiding Een goede voorbereiding maximaliseert uw kans op succes en verhoogt uw zelfvertrouwen. Neem dus ruim de tijd en pak uw voorbereiding systematisch aan. Het volgende stappenplan kan u daarbij helpen: Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5: Stap 6: Stap 7: Stap 8: Stap 9: Stap 10: analyseer de uitgangssituatie van uw publiek, uzelf als spreker en van de omgeving bepaal het doel bepaal uw taak bepaal de inhoud kies een geschikte structuur bepaal de overdrachtswijze bepaal welke hupmiddelen u gaat gebruiken bedenk hoe u gaat evalueren tref de nodige praktische voorbereidingen repeteer In dit hoofdstuk lichten we alle stappen uitgebreid toe Stap 1: Uitgangssituatie analyseren Voordat u zich met de inhoud en de vorm van uw presentatie kunt gaan bezig houden, moet u allereerst weten waarbij u moet aansluiten. U kijkt daarbij naar de uitgangssituatie van alle betrokken partijen. Dat betekent dat u kijkt naar uw publiek maar ook naar uzelf als spreker. Daarnaast bekijkt u in welke situatie u uw presentatie gaat houden. We lichten deze drie factoren hieronder toe Uw publiek Het is belangrijk om u goed te oriënteren op uw publiek, zodat u uw presentatie optimaal kunt afstemmen op uw toehoorders. Daarom is het nodig om een publieksanalyse te maken. Om te bepalen wat relevante informatie is en hoe u die gaat overbrengen, moet u het antwoord weten op een groot aantal vragen. Hier leest u er een aantal: - Samenstelling: Uit welke personen bestaat mijn publiek? Is de samenstelling homogeen of heterogeen? - Voorkennis: Wat weten de toehoorders al? Presenteren 4

5 - Kennisbehoefte: Wat willen ze weten? - Verwachtingen: Wat zijn hun verwachtingen? - Niveau: Wat is het intelligentie- en opleidingsniveau waarbij ik me moet aansluiten? - Expertise: Gaat het om vakgenoten of leken? - Stijl: Heb ik te maken met een formeel, een informeel of een neutraal publiek? - Houding ten opzichte van het onderwerp: Staat het publiek positief, negatief of onverschillig tegenover het onderwerp? - Houding ten opzichte van de spreker: Hebben zij vertrouwen in mij of zijn ze me vijandig gezind? Het zal per situatie verschillen op welke manier u deze informatie verzamelt. Als de groep u bekend is (bijvoorbeeld collega s of vakgenoten), dan kunt u de meeste vragen zelf beantwoorden. In andere gevallen kunt u aan de informatie over uw publiek komen door bijvoorbeeld: - de vragen door te spreken met degene de u heeft uitgenodigd; - de deelnemers aan de bijeenkomst vooraf een vragenlijst in te laten vullen; - een voorbespreking te houden, variërend van een bespreking met enkele groepsleden tot het opbellen van enkele toehoorders; - achtergrondinformatie te verzamelen (bijvoorbeeld een jaarverslag van de prospect) Het is echter niet altijd mogelijk vooraf de benodigde informatie te verzamelen. U bent dan gedwongen bij de voorbereiding uit te gaan van uw vooronderstellingen over het publiek. Probeert u uw presentatie globaal uit te werken op basis van de gemaakte vooronderstellingen. Deze kunt u tijdens uw presentatie toetsen door middel van een vraag of een stelling Uzelf als spreker Het is verstandig ook uw eigen uitgangssituatie kritisch te beschouwen. Vaak realiseert u zich dan zaken die van invloed zijn op de vorm van uw presentatie of op uw manier van presenteren. Beziet u daarbij aspecten als uw eigen sterke en zwakke kanten in het presenteren, uw voorkennis, uw relatie met het publiek en uw houding ten opzichte van het onderwerp. Hieronder gaan we op ieder punt in. - Sterke en zwakke kanten Iedere spreker heeft zijn sterke en zwakke kanten op het gebied van presenteren. De training helpt u hier inzicht in te krijgen. Past u daar uw presentatie op aan. Door uw sterke kanten uit te buiten, raken uw zwakke kanten vanzelf meer op de achtergrond. Ook kunt u trachten uw zwakke kanten te compenseren. Als u bijvoorbeeld snel de draad van uw verhaal kwijtraakt, kunt u de structuur per onderdeel op een zogenaamde cue-kaart zetten. Presenteren 5

6 - Voorkennis Het is van belang dat u zich afvraagt of u voldoende thuis bent in het onderwerp waarover u gaat spreken. Wanneer u merkt dat uw kennis niet genoeg is, zult u vooraf wat bij moeten lezen of een collega vragen om stand by te zijn. Als dit niet mogelijk is, kunt u in de inleiding van uw presentatie aangeven tot hoever uw kennis reikt. U voorkomt daarmee dat u vragen krijgt die u niet kunt beantwoorden of dat u zich ongemakkelijk voelt als u het antwoord op een vraag schuldig moet blijven. Het kan ook zijn dat uw kennis zo ver reikt, dat u een keuze moet maken uit uw kennis zodat u niet te ver in detail treedt tijdens uw verhaal. Of wie weet besluit u vooraf dat u nu eens kunt laten merken hoeveel u van het onderwerp weet. U begrijpt dat deze beslissing afhankelijk is van uw toehoorders. - Relatie met het publiek Uw relatie met het publiek is bepalend voor de inhoud van uw presentatie, maar ook voor de toon waarop u uw publiek aanspreekt. Bedenkt u dus in welke verhouding u staat tot uw gehoor. Tegen collega s zult u een andere toon aanslaan dan tegen een klant. En een nieuwe klant benadert u weer anders dan een reeds lang tevreden relatie. - Houding ten opzichte van het onderwerp Uw mening over het onderwerp kan uw presentatie beïnvloeden; uw overtuigingskracht wordt mede daardoor bepaald. En wanneer u iets moet presenteren waar u niet geheel achter staat, zult u veel moeite moeten doen om dat te verhullen. Aan de andere kant moet u opletten dat u niet doordraaft wanneer u erg enthousiast bent over het onderwerp De omgeving Denk ten slotte goed na over de omgeving waar en de situatie waarin u uw presentatie gaat houden. U zult met mogelijkheden maar ook met beperkingen worden geconfronteerd door de omstandigheden waarin u de presentatie gaat houden. Beantwoord daarom vooraf de volgende vragen: - Hoe ziet de ruimte eruit waar u uw presentatie gaat houden? - Welke hulpmiddelen zijn er aanwezig die u kunt gebruiken? - Hoeveel tijd heeft u voor de presentatie? - Op welk moment van de dag moet u presenteren? - Wordt u door iemand aangekondigd of ingeleid? - Zijn er sprekers voor of na u? Het antwoord op deze vragen beïnvloedt de inhoud van uw presentatie en de manier waarop u gaat presenteren. Als u bijvoorbeeld in een hele grote ruimte presenteert, kan een overheadprojector een uitkomst zijn. En de akoestiek van de ruimte kan u noodzaken een microfoon te gebruiken. Mocht u maar twintig minuten de tijd krijgen voor uw presentatie, dan moet u de inhoud beperkt houden. En zeker als u vlak na de lunch moet praten, zult u uw publiek over een middagdip heen moeten helpen en niet met teveel informatie moeten strooien. Als u door iemand ingeleid wordt, hoeft u de zaken die hij of zij vertelt niet meer te noemen. En ten slotte: als u bijvoorbeeld de laatste bent in een rij van acht sprekers, zult u Presenteren 6

7 extra veel afwisseling moeten aanbrengen om de aandacht van het publiek vast te houden. Het is in dat geval raadzaam om uw presentatie af te stemmen met de andere sprekers, zodat het publiek niet belast wordt met te veel herhaling. Uw toehoorders zullen u dankbaar zijn voor uw maatwerk. Als u vooraf aan dit soort zaken heeft gedacht, wordt u er op het moment van uw presentatie niet door verrast en staan ze een succesvol verloop niet in de weg. Op die manier laat u een professionele indruk achter. Ter afsluiting van stap 1 nog één opmerking: het kan best zo zijn dat na de analyse van de uitgangssituatie u zich realiseert dat het onder de gegeven omstandigheden onmogelijk is om uw doel te bereiken. U kunt dan besluiten de opdracht terug te geven. Als u echter besluit de presentatie toch te houden, dan heeft u twee mogelijkheden: 1. stel u doel bij; 2. verander de uitgangssituatie Stap 2: Doel formuleren Nu u weet waar u bij moet aansluiten, kunt u bepalen wat u wilt bereiken met uw presentatie. We onderscheiden vier soorten doelstellingen: 1. Een kennisdoel: uw wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets weet. Bijvoorbeeld: u wilt dat uw collega s weten welke ontwikkelingen er zijn op het gebied van programmeren. 2. Een vaardigheidsdoel: u wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets kan. Bijvoorbeeld: u wilt dat de nieuwe telefonisten een telefoontoestel kunnen doorschakelen naar iedere gewenste plek binnen het gebouw. 3. Een houdingsdoel: u wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets vindt. Bijvoorbeeld: u wilt dat uw toehoorders het met u eens zijn dat dronken automobilisten een jaar lang niet mogen autorijden en pas weer de weg op mogen als ze opnieuw rijexamen hebben gedaan en daarvoor zijn geslaagd. 4. Een gedragsdoel: u wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets gaat doen. Bijvoorbeeld: U wilt dat uw werknemers gaan werken met de nieuwste versie van Word. Zoals u ziet heeft ieder doel zijn eigen bijbehorend werkwoord. Dat kan u helpen bij het formuleren van uw doelstelling. Vult u maar de volgende zin in: Na afloop van mijn presentatie (invullen werkwoord) mijn publiek Vaak heeft een presentatie meerdere doelstellingen: het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat uw toehoorders geïnformeerd worden over nieuwe programmatuur (subdoel) en ze vervolgens gaan gebruiken (gedragsdoel). Stel daarom tijdens uw voorbereiding als eerste vast wat uw hoofddoel is, om er vervolgens subdoelen van af te leiden. Bijvoorbeeld: Presenteren 7

8 Hoofddoel: Na afloop van mijn presentatie vindt mijn publiek dit de juiste methode om het werk te archiveren. Subdoel 1: Na afloop van mijn presentatie weet mijn publiek wat deze methode inhoudt. Subdoel 2: Na afloop van mijn presentatie kan mijn publiek een onderdeel van deze methode toepassen Stap 3: Taak bepalen Door stap 1 en 2 weet u waar u bij aan moet sluiten en wat u wilt bereiken. De volgende stap is nu om te bepalen wat u moet gaan doen om uw doel te bereiken, anders gezegd: u gaat uw taak bepalen. Ook deze taak kunnen we met een werkwoord aanduiden. We noemen een aantal mogelijkheden: u gaat uw publiek informeren, overtuigen of instrueren Informeren Deze taak vloeit voort uit een kennisdoel. Wanneer u wilt dat uw publiek iets weet, dan is het uw taak om het te informeren: iets uiteen te zetten, te beschrijven, uit te leggen, ergens verslag van te doen enzovoorts. Kenmerkend voor deze taak is dat u geen standpunten inneemt, maar slechts een stand van zaken doorgeeft. Instrueren Een vaardigheidsdoel zorgt ervoor dat het uw taak is uw publiek te instrueren. Heldere handelingsinstructies en zo mogelijk oefenopdrachten vormen dan de kern van uw presentatie. Overtuigen Als het uw taak is uw publiek te overtuigen wilt u een houdingsdoel bereiken. U probeert immers uw luisteraars over te halen iets te vinden. U zult dus een betoog moeten houden waarin u uw standpunt duidelijk presenteert en onderbouwt met overtuigende argumenten Stap 4: Inhoud kiezen Het bepalen van de feitelijke inhoud van uw presentatie, behoort tot uw competentie. U bezit immers de deskundigheid over het desbetreffende onderwerp. Soms weet u echter niet hoe u uit de kennis die u bezit, moet kiezen wat u wel en wat u niet opneemt in uw verhaal. In deze paragraaf vindt u methoden om snel inhoud te genereren van drie soorten presentaties Inhoudsselectie bij een informatieve presentatie Soms is het heel eenvoudig de inhoud direct uit de geformuleerde doelstelling af te leiden. Bijvoorbeeld: als uw doelstelling is Na mijn presentatie over personal computers kent mijn publiek de belangrijkste mogelijkheden van enkele veelgebruikte bedrijfstoepassingen, dan zult u logischerwijs de veelgebruikte bedrijfstoepassingen één voor één bespreken. Presenteren 8

9 Wanneer het wat lastiger is om tot inhoud te komen, kunt u de volgende methoden daarvoor gebruiken. Brainstormen Een praktische manier om snel op veel ideeën te komen is het zogenaamde brainstormen. Deze methode werkt als volgt: - Noteer spontaan alles wat u te binnen schiet. De onderwerpen die u in uw presentatie wilt behandelen, werkt u stuk voor stuk af, waarbij het niet belangrijk is wat u er zelf over denkt. - Bekommer u nog niet om details, zoals exactheid van de gegevens, precisie van de formuleringen en structuur van uw verhaal. - Zorg dat u aan de gang blijft. Het gaat erom dat u zo veel mogelijk inhoud op tafel krijgt. Het is in deze fase niet belangrijk of u een idee twee keer noteert. Het effect van brainstormen is vaak dat het creatieve proces van ideeën maken ongestoord kan verlopen waardoor de ideeën op een gegeven moment als vanzelf komen. De topische reeks Heeft u liever wat meer houvast bij het genereren van inhoud, dan kunt u gebruik maken van een zogenaamde topische reeks. Deze reeks bestaat uit een aantal stereotiepe vragen die bij alle mogelijke begrippen gehanteerd kunnen worden. De antwoorden op deze vragen vormen de mogelijke inhoud van uw presentatie. Bijvoorbeeld uw onderwerp is: - Zonne-energie De topische vragen zijn: - Hoe ontstaat het? - Hoe wordt het gemaakt? - Hoe herkent men het? - Waartoe dient het? - Welke gevolg of welk resultaat heeft het? - Wat is er een voorbeeld van? - Tot welke soort behoort het? - Welke soorten zijn ervan? Met welke specifieke kenmerken? - Voor, van, wegens, achter (enz.) wie of wat is het? - Wie doet het? - Wie hoe - Wat hoelang - Waar hoeveel - Wanneer - Waarmee, waarvan, waardoor, waarlangs (enz.) De topische vragenreeks kan u op ideeën brengen als uw presentatietaak is om te informeren. Het is echter niet meer dan een hulpmiddel. Het ligt voor de hand dat u, denkend over de inhoud van uw presentie, spontaan op ideeën komt die u niet onmiddellijk via een topische reeks zou hebben bedacht. Laat dit proces gaan: juist die spontaan opgekomen ideeën zijn voor het verloop van de gedachtegang van groot belang. Presenteren 9

10 Vaste vragensets De meest gestructureerde methode van inhoud verzamelen is het werken met de zogenaamde vaste vragensets. Deze methode is ontwikkeld door Steehouder, hoogleraar technische communicatie aan de universiteit van Twente. In de vaste vragensets worden de hoofdvragen die u kunt stellen bij een bepaald onderwerp, in een volgorde gesteld. U hoeft dan niet meer na te denken over de vragen, u kunt zich bezig houden met de antwoorden. Deze vragensets kunnen u behulpzaam zijn bij het vaststellen en ordenen van (een deel van) de inhoud van uw presentatie. Hieronder vindt u de vragensets die relevant zijn voor presentaties. De vragenset voor een probleem Onderwerp: een moeilijke, nadelige of ongewenste situatie - Wat is het probleem precies? - Waarom is het een probleem? - Wat zijn de oorzaken? - Wat is ertegen te doen? De vragenset voor een maatregel Onderwerp: een voorgestelde maatregel - Wat is de maatregel? - Waarom is de maatregel nodig? - Hoe wordt de maatregel uitgevoerd? - Wat zijn de effecten? De vragenset voor een evaluatie Onderwerp: iets wat beoordeeld/geëvalueerd wordt - Wat zijn de relevante eigenschappen ervan? - Wat zijn de positieve en negatieve aspecten? - Hoe luidt het totaaloordeel? - Wat kan/moet er dus gedaan worden? De vragenset voor een ontwerp Onderwerp: een ontwerp voor bijvoorbeeld een wet of verordening - Waartoe dient het ontwerp? - Aan welke eisen moet het voldoen? - Welke middelen worden er gekozen? - Hoe ziet het ontwerp eruit? De vragenset voor een onderzoek Onderwerp: een onderzoeksobject - Wat is er precies onderzocht? - Waarom? - Volgens welke methode? - Met welke resultaten? - Wat zijn de conclusies? Presenteren 10

11 Ook deze manier van inhoud selecteren is slechts een hulpmiddel. U kunt hiermee snel een redelijk afgeronde inhoud boven tafel krijgen, maar u bepaalt vervolgens zelf wat u opneemt in uw presentatie. De vaste structuren zijn op verschillende manieren aan elkaar te plakken en in elkaar te schuiven. Na de vragenset voor een probleem kunt u bijvoorbeeld goed de vragenset voor een maatregel gebruiken. Door deze structuren te plakken en te schuiven, maakt u al een soort bouwplan voor de structuur van uw presentatie. Als uw presentatie ten doel heeft uw publiek te informeren, presenteert u niet uw standpunten over het onderwerp. De inhoud zal dan ook voornamelijk bestaan uit feiten. U moet daarom bij de inhoudsselectie goed onderscheid maken tussen wat feitelijke informatie is en wat uw mening is. Van feiten is op grond van objectieve maatstaven vast te stellen of ze waar of onwaar zijn. Bij meningen is dat niet mogelijk. In het volgende hoofdstuk gaan we in op de inhoudsselectie van presentaties waarin u uw standpunten zult presenteren Inhoudsselectie bij een overtuigende presentatie Een presentatie waarbij uw doelstelling is uw publiek iets te laten vinden, noemen we ook wel een betoog. Een eigenschap van een betoog is dat erin geargumenteerd wordt: er worden standpunten verdedigd en onderbouwd met argumenten. Zo tracht u instemming voor uw standpunt te krijgen bij uw publiek. Bij verschillende soorten standpunten horen verschillende soorten argumentatie. In deze paragraaf vindt u vijf soorten argumentatiestructuren voor betogende presentaties over respectievelijk een beleidsstandpunt, een beoordeling, een voorspelling, een verklaring en ten slotte een betoog op basis van autoriteit. Bij ieder soort kunnen we anticiperen op kritische vragen die het publiek mogelijk stelt. Met behulp van deze kritische vragen kunt u zich voorbereiden op alle mogelijke, redelijke tegenwerpingen die men tegen het door u ingenomen standpunt kan inbrengen. Deze vragen vindt u op een rijtje en dienen als vaste vragensets om snel inhoud mee te genereren. Daarnaast: wanneer u op alle kritische vragen een antwoord geeft, voorkomt u dat de vragen zelfs maar gesteld worden door het publiek van uw presentatie. Argumentatie van een beleidsstandpunt U wilt een beleidsalternatief verdedigen. Vaak worden deze presentaties geëindigd met aanbevelingen, concrete acties om een bepaald probleem op te lossen. Onderzocht is bijvoorbeeld het vandalisme in de tram, en de aanbeveling waarmee geëindigd wordt luidt: Er moet op iedere tram een conducteur worden gezet, die de kaarten controleert en de orde bewaakt. Deze aanbeveling kan men, evenals veel andere aanbevelingen, beschrijven als een standpunt van het type: Plan X is gewenst. Hoe overtuigt de spreker zijn publiek ervan dat plan X gewenst is? Dat kunt u doen door een aantal kritische vragen te beantwoorden in de presentatie, die uw publiek zou kunnen stellen. Te verwachten vragen bij dit standpunt zijn: Presenteren 11

12 1. Zijn er wel problemen aanwezig? 2. Zijn de problemen wel ernstig? 3. Worden de bestaande problemen wel veroorzaakt door de huidige handelwijze? 4. Is plan X wel uitvoerbaar? 5. Lost plan X de problemen wel (voor een groot deel) op? 6. Zijn de kosten, de schadelijke effecten enz. van plan X wel kleiner dan de voordelen ervan (verdwijnen van de problemen)? 7. Is plan X beter dan elk denkbaar alternatief plan? Deze vragenlijst worden tot de zogenaamde stockissues gerekend, een set vaste vragen die behandeld moeten worden wanneer men de wenselijkheid van een plan bespreekt. Wanneer een spreker erin slaagt om zijn publiek op al deze belangrijke punten te overtuigen, dan heeft hij zijn standpunt afdoende beargumenteerd, en staat niets de redelijke luisteraar nog in de weg om het standpunt te aanvaarden. Slaagt hij er niet in, dan hoeft de luisteraar het standpunt niet te aanvaarden. Met deze zeven vragen heeft u een instrument in handen dat kan helpen om aan inhoud voor uw presentatie te komen. Of u uiteindelijk alle vragen ook in uw presentatie behandelt, is aan u ter beoordeling. Bovengenoemde argumentatie wordt ook wel pragmatische argumentatie genoemd. Een variant van dit argumentatieschema is argumentatie waarbij uit een aantal alternatieven gekozen wordt. Deze variant ziet er als volgt uit: Alternatief A heeft de voordelen A1 en de nadelen A2. Alternatief B heeft de voordelen B1 en de nadelen B2. (enz.) Alternatief X heeft de voordelen X1 en de nadelen X2. De voordelen van X zijn groter dan de nadelen. Het saldo van voor- en nadelen van X is groter dan het saldo van de andere alternatieven. Dus: keuze van alternatief X is gewenst. In deze variant staat de oplossing van het probleem dus meer centraal, en doet de vraag of er wel een probleem is, zich niet meer voor. De volgende kritische vragen kunnen door uw publiek gesteld worden: 1. Zijn de voordelen en de nadelen van X aannemelijk? 2. Zijn de voordelen wel echt voordelen en de nadelen echt nadelen? 3. Zijn alle relevante gegevens in de beoordeling betrokken? 4. Zijn alle alternatieven overwogen? 5. Is X effectief? 6. Is X efficiënt? 7. Is X uitvoerbaar? 8. Is X toelaatbaar? 9. Is er geen beter alternatief? 10. Is de conclusie niet te stellig gezien het antwoord op de vorige 9 vragen? Presenteren 12

13 Argumentatie ter beoordeling In presentaties met een toetsend of evaluatief doel wordt vaak in de conclusie een oordeel uitgesproken over een situatie. Het standpunt dat verdedigd wordt luidt dan: Situatie X is gewenst/ongewenst. Daarbij moeten de volgende hoofdargumenten als ondersteuning voor het standpunt aangevoerd worden: Als een situatie de eigenschappen 1 t/m n heeft, dan moet deze beoordeeld worden als gewenst/ongewenst. Situatie X heeft de genoemde eigenschappen. Een situatie wordt dus beoordeeld op grond van een beoordelingsregel. De vaste vragenset die hierbij hoort is: 1. Zijn de aangedragen gegevens juist? 2. Is de beoordelingsregel aanvaardbaar? 3. Zijn alle relevante eigenschappen en omstandigheden bij de argumentatie betrokken? 4. Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op vraag 1 tot en met 3? Argumentatie ter voorspelling Soms worden in presentaties voorspellingen gedaan over een toekomstige situatie. Bijvoorbeeld wanneer u probeert aan te tonen dat voortbestaan van een huidige situatie in de toekomst tot problemen zal leiden. Een voorspelling ziet er schematisch als volgt uit: Situatie A doet zich voor dus zal in de toekomst situatie B zich voordoen. De argumentatie heeft de volgende vorm: A leidt vaak tot B. A doet zich voor. Dus B zal zich voordoen. De volgende kritische vragen kunnen gesteld worden om de aanvaardbaarheid van de argumentatie te beoordelen: 1. Zijn er redenen om eraan te twijfelen dat A het geval is? 2. Is A voldoende om B te zien optreden? 3. Zijn er andere omstandigheden, die de kans dat B optreedt verkleinen? 4. Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op vraag 1 tot en met 3? Argumentatie ter verklaring Presenteren 13

14 Soms probeert u in uw presentatie een verklaring voor een verschijnsel te geven. De argumentatie heeft vaak de volgende vorm: Probleem A wordt vaak veroorzaakt door B. Probleem A doet zich voor. Dus: B is de oorzaak. De kritische vragen die bij deze argumentatie gesteld kunnen worden zijn: 1. Doet A zich inderdaad voor? 2. Leidt B altijd tot A? 3. Zijn er nog andere verklaringen denkbaar? 4. Zijn er tekenen die erop wijzen dat B niet de oorzaak is? 5. Zijn er nog andere tekenen die erop wijzen dat B wèl de oorzaak is? 6. Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op de vragen 1 tot en met 5? Argumentatie op basis van autoriteit In veel gevallen zult u een de juistheid van een standpunt moeten beargumenteren door erop te wijzen dat een autoriteit hetzelfde standpunt inneemt. Bijvoorbeeld: Nederlanders zijn tevreden met hun leven, want dat beweert het Sociaal en Cultureel Planbureau. De argumentatie heeft de volgende vorm: Autoriteit A zegt X. Dus: X is waar. De volgende kritische vragen kunnen gesteld worden: 1. Heeft A inderdaad X beweerd? 2. Is X juist weergegeven en niet uit zijn verband gehaald? 3. Is X in overeenstemming met andere uitspraken van A? 4. Is X in overeenstemming met uitspraken van andere autoriteiten? 5. Is A wel deskundig op het terrein waar X over gaat? 6. Is A wel oprecht en objectief? 7. Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op de vorige vragen? Een overtuigende argumentatie Het doel van argumenteren is overtuigen. Een betogende presentatie is optimaal geslaagd wanneer de luisteraar, na het horen van de presentatie, uw standpunt inneemt. Hieronder vindt u een aantal praktische adviezen om de argumentatie in uw presentatie zo overtuigend mogelijk te maken: - Noem de uitgangspunten die goed liggen bij uw publiek. Op zo n manier creëert u een gemeenschappelijke basis, die kan bijdragen tot de aanvaardbaarheid van uw betoog. Presenteren 14

15 - Selecteer zoveel mogelijk de argumenten die steunen op feiten en als waar erkend worden. - Selecteer alleen argumenten die door de luisteraar waarschijnlijk aanvaard worden. - Selecteer zo n vijf sterke argumenten, waarbij u begint met uw op een na sterkste argument en afsluit met uw sterkste. Zo begint en eindigt u krachtig. - Anticipeer op tegenargumenten en weerleg deze als onderdeel van uw betoog. - Val uw tegenstanders niet persoonlijk aan. Het is zeer verleidelijk voor een bepleiter van zonne-energie erop te wijzen dat zijn tegenstanders belang hebben bij het gebruik van kernenergie. Bijvoorbeeld omdat ze nevenfuncties vervullen bij belangengroeperingen. Het standpunt van de spreker wordt hier niet aanvaardbaar door. En hij overtuigt zijn tegenstanders niet door ze onderuit te halen. Het overtuigen van de luisteraar is natuurlijk niet alleen afhankelijk van de argumentatie: factoren buiten uw argumentatie spelen daarbij ook zeker een rol. U zult ook aandacht moeten schenken aan uw geloofwaardigheid als spreker en de gevoelens die spelen bij uw publiek. In de training gaan we hier verder op in Inhoudsselectie bij een instructieve presentatie Wanneer u instructie moet geven, is het belangrijk dat u volledig bent. De laatste vaste vragenset die wij bespreken, helpt u daarbij. Vragenset voor een handeling Onderwerp: en handeling die moet worden uitgevoerd - Wat is het doel van de handeling? - Wat zijn de voorwaarden ervoor? - Hoe verloopt de handeling in grote lijnen? - Hoe worden de deelhandelingen uitgevoerd? - Hoe wordt het verloop van de handeling gecontroleerd? 2.5. Stap 5: inhoud structureren Een goede structuur vergroot het gemak waarmee uw publiek naar uw presentatie kan luisteren. Bovendien wordt gestructureerde informatie makkelijker onthouden. Dus help uw toehoorders door de inhoud die u heeft geselecteerd goed te structureren. De hoofdstructuur van een presentatie is altijd opgebouwd uit drie onderdelen: de inleiding, de kern en de afsluiting. U moet dus nu de kern, de inhoud, in een geschikte structuur gieten en hem voorzien van een inleiding en een afsluiting. In deze paragraaf geven we u een aantal mogelijkheden om de kern te structureren. Daarna leest u wat er in een goede inleiding moet worden opgenomen en hoe u de presentatie kunt afronden. Presenteren 15