Rapport. Handreiking CRAB Adresbeheer Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen

Transcriptie

1 Rapport Handreiking CRAB Adresbeheer Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen Gebroeders Van Eyckstraat 16 T info@agiv.be BE-9000 Gent F

2 Versie Auteur Jan Laporte Datum aanmaak Datum afdruk 12 maart 2012 Interne bestandsnaam Handreiking CRAB Adresbeheer.docx Documenthistoriek 1.1: Update na inwerkingtreding CRAB-decreet, aanpassing processen H5, toelichting Verdachte gevallen : Correctie fout in codelijst aardadres. 2 / 147

3 Inhoud Handreiking CRAB Adresbeheer 1 Inhoud 3 Inleiding 6 1 Het CRAB kader Adresproblematiek Authentieke geografische gegevensbronnen Het CRAB-project Belanghebbenden CRAB decreet en uitvoeringsbesluit Het GRAB project 21 2 Gemeentelijke adresgerelateerde processen In- en uitschrijven van een persoon Behandelen van een verkavelingaanvraag Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag Beheren van straatgegevens Benoemen van een openbare weg Herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Opheffen van een straatnaam Opbreken van een weg Beheren van nummers van een gebouw Behandelen van een milieuaanvraag Behandelen van een aanvraag van een onderneming Behandelen van een aanvraag van een ondernemingsnummer Behandelen van een aanvraag voor vergunning Behandelen van een aanvraag tot verhuizing van een onderneming Versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten 36 3 Gemeenten in de rol van adresbeheerder In- en uitschrijven van een persoon Behandelen van een verkavelingaanvraag Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag Beheren van straatgegevens Benoemen van een openbare weg Herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Opheffen van een straatnaam Opbreken van een weg Beheren van nummers van een gebouw Behandelen van een milieuaanvraag Behandelen van een aanvraag van een onderneming Behandelen van een aanvraag van een ondernemingsnummer Behandelen van een aanvraag voor vergunning 49 3 / 147

4 3.7.3 Behandelen van een aanvraag tot verhuis Versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten Voor- en nadelen bestaande situatie, binnen organisatie en buiten 52 4 Levenscyclus van adressen in het CRAB Inhoud van het CRAB Levenscyclus volgens het CRAB Levenscycli van adrescomponenten in het CRAB Straatnaam Huisnummer en subadres Wegverbinding Gebouw Relatie met het GRB 65 5 Gemeenten in de rol van decentraal CRAB beheerder In- en uitschrijven van een persoon Behandelen van een verkavelingsaanvraag Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag Beheren van straatgegevens Benoemen van een openbare weg Herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Opheffen van een straatnaam Opbreken van een weg Beheren van nummers van een gebouw Behandelen van een milieuaanvraag Behandelen van een aanvraag van een onderneming Behandelen van een aanvraag van een ondernemingsnummer Behandelen van een aanvraag voor een vergunning Behandelen van een aanvraag tot verhuis Versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten Voor- en nadelen van decentraal CRAB-beheer Het CRAB-actiehandboek 80 6 Implementatietraject CRAB Beheerscenario s Inhoudelijke scenario s Gemeentelijk adresbeheer, wie welke rol Technologische scenario s Scenario samenstellen en uitwerken Initiële validatie Oplijsting verdachte gevallen Initiële confrontatie -> verschillijst Ingebruikname CRAB/CRAB: validatie voltooid! Meerwaarde van het gebruik van CRAB Vermindering kosten van verwerken en beheer / 147

5 7.2 Indirecte effecten (eindgebruikers) 123 Bijlage 1: CRAB datamodel Bespreking van het CRAB datamodel Conceptueel model xcrab uitwisselingsstandaard CRAB Straten CRAB Huisnummers en subadressen CRAB-adressen CRAB-Historiek Codelijsten aardadres aardgebouw aardsubadres aardterreinobject aardverharding aardwegobject bewerking gebouwstatus herkomstadrespositie huisnummerstatus kant methodegebouwgeometrie methodewegverbindinggeometrie morfologischewegklasse objecttype organisatie pariteit straatnaamstatus subadresstatus taalcode transactietype wegverbindingstatus 145 Bijlage 2: Referenties / 147

6 Inleiding Het CRAB-decreet is op 1 juni 2011 in werking getreden, en sindsdien is het CRAB de authentieke geografische gegevensbron voor adressen. De inwerkingtreding van het decreet houdt in dat de Vlaamse steden en gemeenten de initiator van adresgegevens in het CRAB zijn. Ze beheren exclusief en zelfstandig de CRAB-adresgegevens voor hun grondgebied. Teneinde de steden en gemeenten optimaal te begeleiden bij het opnemen van hun rol, worden er door het AGIV een aantal initiatieven genomen. Een daarvan is de aanmaak van een Handreiking rond CRAB-conform adresbeheer. Deze handreiking moet gelden als een inspiratiebron, een leidraad voor gemeenten die hun adresbeheersprocessen op het CRAB gaan afstemmen. Er mag geen verwarring bestaan met een handleiding, waarin uitgelegd wordt hoe een bepaalde opdracht aangepakt moet worden. Immers, de regelgeving rond het CRAB en de regelgeving gerelateerd aan adresbeheer laat de steden en gemeenten veel vrijheid om een eigen traject naar het doel te bepalen. Het doel van de handreiking is het aanreiken van alle nodige informatie die een gemeente nodig heeft om een eigen traject naar CRAB-conform adresbeheer uit te stippelen. Het document dient de relevante informatie, zowel wetgevend als technisch, op een begrijpbare manier over te brengen. Om het kader te schetsen, karteert ze de gemeentelijke processen waarin aan adresbeheer gedaan wordt, en wat de impact van het CRAB op deze processen is. Tenslotte moet de handreiking eveneens een soort brainstorm bevatten over de knopen die doorgehakt moeten worden vooraleer een gemeente beslist zijn rol van CRAB adresbeheerder op te nemen. De handreiking wordt opgebouwd uit 7 hoofdstukken en 2 bijlagen. In hoofdstuk 1 wordt het kader van het Centraal Referentieadressenbestand geschetst. De bestaande adresproblematiek, hoe authentieke gegevensbronnen hier een oplossing voor kunnen bieden en hoe het CRAB-decreet daar invulling aan geeft komen aan bod. Hoofdstuk 2 beschrijft een aantal gemeentelijke processen in relatie tot adresbeheer. Dit wordt als basis gebruikt om in hoofdstuk 3 de gemeente te bekijken in zijn rol van adresbeheerder. Vooraleer de denkoefening gemaakt kan worden om de gemeente als decentraal beheerder van het CRAB te bekijken, dient de levenscyclus van een adres in het CRAB toegelicht te worden. Hoofdstuk 4 gaat daar uitgebreid op in, zonder databanktechnisch te werk te gaan. In hoofdstuk 5 wordt de gemeente opnieuw in de rol van adresbeheerder bekeken, dit maal als decentraal beheerder van het CRAB. Hoofdstuk 6 geeft een praktische kijk op de mogelijke implementatietrajecten van het CRAB in de gemeentelijke processen. Hierin komen allerhande aandachtspunten aan bod die in rekening gebracht moeten worden bij het uittekenen van aangepaste gemeentelijke processen waarin het CRAB-beheer toegepast wordt. Er wordt aandacht besteed aan de initiële validatie van het bestaande CRAB en aan de mogelijke technische, organisatorische en beheersmatige implementatiescenario s. Hoofdstuk 7 tenslotte duidt de meerwaarde van het gebruik van het CRAB aan. De bijlage verschaft een verduidelijkende blik op het CRAB datamodel. Technische materie die weliswaar erg nuttig is om zicht te krijgen op de back office van het CRAB. 6 / 147

7 1 Het CRAB kader Dit hoofdstuk behandelt het algemene kader rond het CRAB (Centraal Referentieadressenbestand). ADRESPROBLEMATIEK Er bestaat een veelheid aan databanken met adressen, deze missen echter uniformiteit, zijn onvolledig en hebben geen geografische component. Zo kunnen verschillende databanken die adressen bevatten niet aan elkaar gekoppeld worden. Bovendien bevatten de bestaande databanken geen geografische component. AUTHENTIEKE GEOGRAFISCHE GEGEVENSBRONNEN Een oplossing hiervoor is de creatie van een authentieke geografische gegevensbron voor adressen. Dit is één centraal, volledig en uniform bestand met Vlaamse adressen waar alle databanken hun adressen kunnen ophalen. Het CRAB is deze authentieke geografische gegevensbron. Dit houdt in dat alle overheden verplicht adresgegevens uit het CRAB zullen gaan gebruiken voor het uitvoeren van hun taken van algemeen belang. HET CRAB-DECREET De regelgeving hieromtrent is vastgelegd in het CRAB-decreet. Enkele kernpunten: Het CRAB-decreet is op 1 juni 2011 in werking getreden Sinds die datum is het CRAB de authentieke geografische gegevensbron voor adressen. De gemeenten zijn de unieke initiator van adresgegevens (de adrescomponenten straatnaam, huisnummer en subadres ) De gemeenten verzorgen zo de inhoud en de kwaliteit van alle adressen op hun grondgebied Het AGIV beheert de databank en verzorgt de ontsluiting naar de gebruikers 1.1 Adresproblematiek Wat is een adres? Het lijkt een triviale vraag maar het is moeilijk er een eenduidig antwoord op te formuleren. Nochtans is het een bijzonder belangrijk begrip. Het adres neemt een centrale plaats in binnen de gegevenshuishouding van de overheid. Dit wordt bevestigd door de vaststelling dat bij ruim 80% van alle gegevens die vandaag in databanken worden opgeslagen, eveneens het bijhorende adres wordt bewaard. In een context van een meer efficiënte overheid die steeds meer informatiseert, betekent dit dat gegevens uit tal van databanken op basis van het adres onderling koppelbaar zouden moeten zijn (het adres als gegevensintegrator ). Om deze koppelingen mogelijk te maken is het noodzakelijk dat iedereen dezelfde adrestaal spreekt. Omdat dit echter niet altijd het geval is, moet men als overheid bij burger en bedrijven telkens opnieuw bepaalde gegevens opvragen, waarover men in feite reeds beschikt. De adresproblematiek die mee aan de basis ligt voor deze stroeve koppeling van gegevens is drieledig: GEBREK AAN UNIFORMITEIT 7 / 147

8 Een eerste probleem is historisch van aard en is het gevolg van het beschouwen van een adres als een eigenschap bij een ander (hoofd)gegeven, in de plaats van een op zichzelf staand gegeven. Dit heeft ertoe geleid dat heel wat (overheids)organisaties, elk vanuit hun specifieke taak, onderling afwijkende adresnotaties hanteren. Zo wordt in België met een adres meestal een postadres (bpost) bedoeld. Dit verschilt van het verblijfsadres dat het Rijksregister gebruikt om natuurlijke personen te registreren en geografisch te lokaliseren, wat op zijn beurt afwijkt van het liggingsadres dat de AAPD (Algemene Administratie der Patrimonium Documentatie - het zogenaamde kadaster ) hanteert voor de lokalisering van percelen. In de KruispuntBank voor Ondernemingen (KBO) hanteert men een adresmodel dat sterk lijkt op dat van het Rijksregister maar stellen we toch belangrijke afwijkingen vast op gebied van de implementatie van dat model. GEBREK AAN VOLLEDIGHEID Ten tweede is er geen enkel adressenbestand in ons land dat alle straatnamen en huisnummers bevat. Organisaties met gebiedsdekkende adresbestanden, zoals de AAPD en het Rijksregister, bewaren enkel die adressen die nodig zijn voor hun specifieke taak. Afhankelijk van de invalshoek en het toepassingsgebied worden adresbestanden aangelegd en onderhouden. Zo worden bv. in het Rijksregister geen adressen bijgehouden van bedrijven. GEBREK AAN EEN RUIMTELIJKE COMPONENT Tenslotte bestaat er geen gebiedsdekkend bestand met adresposities in Vlaanderen, meer specifiek met de posities van de geografische objecten waarnaar de adressen verwijzen. De meeste adressen worden beheerd zonder informatie over hun geografische ligging. Nochtans is de combinatie van een gemeentenaam, straatnaam en huisnummer niet altijd voldoende om de exacte geografische ligging van het adres te kennen. Ter illustratie, in de gemeente Bever komen niet alleen erg weinig straatnamen voor, de huisnummering verloopt eveneens onregelmatig. 8 / 147

9 Figuur 1: Bever, gemeente zonder straatnamen? De meerwaarde van het opslaan van adresposities is groot, zeker sinds Geografische Informatie Systemen (GIS) het daglicht zagen. Stel dat u van elk adres in uw databank de geografische positie kende (de coördinaten van het punt waar het adres is gelegen). Bedenk welke mogelijkheden dit zou scheppen. Hoe u uw locatiegebonden gegevens op kaart zou kunnen uitzetten en het bekomen patroon zou kunnen analyseren en toetsen aan dat van andere gegevens. Hoe u typisch ruimtelijke vragen zou kunnen beantwoorden zoals: In welke zone van het gewestplan ligt dit bedrijf? Hoe dicht ligt deze eigendom bij een oprit van een autosnelweg? Ligt dit landbouwbedrijf binnen een schutkring? Als men weet dat, zoals hierboven reeds aangegeven, in bestaande databanken bij naar schatting 80% van de gegevens een adres wordt opgeslagen, dan is duidelijk welk enorm geografisch potentieel men met adresposities aanspreekt. De adresproblematiek laat zich dan ook als volgt samenvatten: er is geen gemeenschappelijke definitie en codering voor adressen; er bestaat geen volledig adressenbestand; de ruimtelijke component van adressen (xy-coördinaten) ontbreekt; 1.2 Authentieke geografische gegevensbronnen 9 / 147

10 Deze problematiek heeft onder meer tot gevolg dat burgers of bedrijven nog te vaak dezelfde gegevens doorgeven aan verschillende overheidsdiensten, ook al zijn deze gegevens beschikbaar binnen een andere overheidsdienst. Wanneer deze gegevens wijzigen, worden deze wijzigingen niet altijd automatisch doorgegeven aan alle betrokken diensten. Tot ergernis van burgers en bedrijven bekomt men op die manier achterhaalde of foutieve gegevens. Ook voor ambtenaren is deze manier van werken omslachtig en inefficiënt. Het herhaaldelijk invoeren van dezelfde gegevens is tijdrovend en vergroot de kans op vergissingen en fouten. Om te kunnen voldoen aan de ambities van de overheid ten aanzien van een meer efficiënte en effectieve dienstverlening en (handhaving van de) beleidsuitvoering, zijn diverse aanpassingen in de gegevenshuishouding van de overheid noodzakelijk. De bouwstenen hiervoor worden gevormd door binnen de overheid verplicht te gebruiken authentieke gegevensbronnen. Dit zijn door de Vlaamse Regering erkende kwaliteitsvolle gegevensbronnen, welke, met het oog op een eenmalige gegevensinwinning en een maximaal gebruik, op het meest geschikte bestuursniveau worden aangemaakt, bijgehouden en beheerd. Het motto hierbij luidt: vraag niet wat je al weet. Terwijl het algemene kader voor het beheer en het gebruik van authentieke gegevensbronnen wordt gegeven door het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer, biedt het decreet van 20 februari 2009 betreffende de Geografische Data-Infrastructuur Vlaanderen (of kortweg het GDI-decreet ), met respect voor de specificiteit van de geografische gegevensverzameling, het kader voor de aanmaak en het beheer van en de toegang tot een set van authentieke geografische gegevensbronnen als bouwstenen van de Geografische Data-Infrastructuur Vlaanderen. Het GDI-decreet, dat het decreet van 17 juli 2000 betreffende het Geografisch Informatie Systeem Vlaanderen (GIS-Vlaanderen) vervangt, vormt de omzetting van de richtlijn 2007/2/EG van het Europees Parlement en de Raad van 14 maart 2007 tot oprichting van een infrastructuur voor ruimtelijke informatie in de Gemeenschap (afgekort als INSPIRErichtlijn). Het opzetten van de authentieke gegevensbronnen is te vergelijken met wat Napoleon twee eeuwen geleden deed voor de papieren registers: het creëren van een helder systeem van unieke gegevens. Dit gebeurt nu voor het elektronische tijdperk. Deze werkwijze maakt eenmalige inwinning, meervoudig gebruik mogelijk, wat ten goede komt aan de beschikbaarheid en kwaliteit van gegevens. De authentieke gegevensbronnen bevatten de gegevens die intensief worden gebruikt in meerdere beleids-, uitvoerings- en handhavingketens. Opdat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een efficiënte en geïntegreerde overheidsdienstverlening, is het nodig dat alvast voor de gegevens die het meest gebruikt worden binnen de overheid (de zogenaamde basisgegevens persoon, bedrijf, perceel, adres, gebouw en kaart ) kwaliteitsvolle authentieke (geografische) gegevensbronnen beschikbaar zijn. 10 / 147

11 Figuur 2: Stelsel van authentieke geografische gegevensbronnen Enkele bekende voorbeelden van authentieke gegevensbronnen die vandaag reeds op federaal niveau worden geregeld, zijn: Het Rijksregister: registratie van natuurlijke personen door middel van het rijksregisternummer; De Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO): registratie van bedrijven door middel van het ondernemingsnummer; Algemene Administratie der Patrimonium Documentatie (AAPD), het zogenaamde Kadaster : registratie van percelen door middel van het kadastraal perceelsnummer. Het ontbreken van authentieke geografische gegevensbronnen voor de geografische gegevens kaart, gebouw en adres, zorgt ervoor dat een aantal koppelingen binnen dit stelsel nog niet optimaal verlopen. Met het CRAB is er vandaag een authentieke bron voor adres, met de aanmaak van het Grootschalig Referentie Bestand (GRB) wordt volop gewerkt aan een voor Vlaanderen gebiedsdekkend bestand met grootschalige referentiegegevens. 1.3 Het CRAB-project Het acroniem CRAB staat voor Centraal ReferentieAdressenBestand. Het CRAB is het adressenproject van het samenwerkingsverband GDI-Vlaanderen en vormt het antwoord van het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) op de hierboven toegelichte adresproblematiek. Het gaat over een bestand met huisnummers en straatnamen, maar wat het CRAB werkelijk bijzonder maakt, is dat het ook de geografische positie van deze adressen bevat. Van elk van de ruim 3 miljoen adressen in Vlaanderen (waarvan 2,5 miljoen huisnummers en ruim 0,5 miljoen appartement- en busnummers) wordt in het CRAB een xy-coördinaat opgeslagen. Het CRAB is een initiatief dat zich in de eerste plaats om de uitwisseling en kwaliteit van adresgegevens bekommert. Het CRAB-project beoogt: 11 / 147

12 één generiek bruikbare standaard op het vlak van definitie en codering tot stand te brengen; één correct en actueel bestand met alle volledige adressen voor Vlaanderen aan te maken; informatie over de geografische ligging van adressen te integreren (adresposities). Adressen worden toegekend aan zogenaamde adresseerbare objecten. Adressering is immers ontstaan vanuit de behoefte om door middel van een eenvoudige benaming een gebouwd object in de werkelijkheid te kunnen aanduiden. Gebouwen zullen bijgevolg een belangrijke invloed hebben op de levenscyclus van adressen. Zo initieert het ontstaan van een gebouw vrijwel altijd het ontstaan van een adres. In de loop der jaren werd reeds gebouwd aan de CRAB-databank. Beschikbare gegevens werden ingeladen, adressen gekend door de AAPD, adressen gekend in de VKBO (Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen), adressen gekend in het Rijksregister. Hiermee benadert de kwaliteit van de bestaande databank 90% volledigheid. De resterende 10% kan niet bereikt worden door het inbrengen van centrale gegevensbronnen. Een reden hiervoor is de soms lange tijd voor een nieuw adres om opgenomen te worden in een bestaande centrale databank. Een nieuwbouw kan bijvoorbeeld reeds lang voltooid zijn vooraleer het in gebruik genomen wordt. Het is een bestaand adres dat in tussentijd niet gekend is door de AAPD, de VKBO of het Rijksregister. Tevens ontbreekt in deze databanken een geografische component. Er bestaat een grote verwevenheid tussen het Grootschalig ReferentieBestand (GRB) en het CRAB. Voor het bekomen van exacte adresposities in het CRAB, worden de CRABadressen gekoppeld aan de grootschalige referentiegegevens uit het GRB (wegverbinding, gebouw, kunstwerk, perceel). Op plaatsen waar het GRB nog niet beschikbaar is, wordt voor de posities van de CRAB-adressen in eerste instantie verwezen naar de topografisch minder nauwkeurige kadastrale perceelsposities. Door deze werkwijze kan de gebruiker vandaag reeds over een gebiedsdekkend bestand met adresposities beschikken. Bij de graduele aanmaak van het GRB worden de adresposities dus stelselmatig verbeterd door te verwijzen naar de grootschalige referentiegegevens uit het GRB. Toch is deze werkwijze niet optimaal, wanneer de steden en gemeenten de rol van decentraal CRAB-beheerder opnemen zal voornamelijk de snelheid van actualisatie van het CRAB sterk verbeteren. 1.4 Belanghebbenden Het eenmalig inwinnen en vervolgens beschikbaar stellen van adresgegevens voor algemeen gebruik door bevoegde instanties, heeft een groot aantal voordelen voor de verschillende partijen betrokken bij het gegevensmanagement in Europa, België en Vlaanderen. INSPIRE Sinds 15 mei 2007 is de Europese kaderrichtlijn INSPIRE van kracht. In een notendop beoogt deze richtlijn ervoor te zorgen dat geo-informatie van goede kwaliteit beschikbaar, vindbaar en bruikbaar is en dat de inhoud ervan, ook over de landsgrenzen heen, op elkaar is afgestemd. Hiervoor wordt een netwerk ingericht dat bestaat uit een Europees en nationale internetportalen en netwerkdiensten. Adressen is één van de 34 thema s waarop de INSPIRE-richtlijn van toepassing is. Adressen moeten vanaf 2011 Europees 12 / 147

13 uitgewisseld kunnen worden. Europese uitwisseling van adresgegevens vindt plaats volgens Europese dataspecificaties. De dataspecificaties van het CRAB zijn conform de Europese waardoor deze uitwisseling geen extra formaat vereist. FEDERALE OVERHEID In de schoot van het ambtelijk overlegcomité STRATEGIS, dat het opzetten van een samenwerking tussen de federale overheden (AAPD, NGI, ), de gewesten en de gemeenten rond geografische informatie beoogt, werd het BeSt-Address Project opgestart. Het project beoogt de ontwikkeling en inwerkingstelling van een systeem voor een gestroomlijnde uitwisseling van adresinformatie in België. Ten eerste resulteerde dit project in de nationale BeSt-adresstandaard. Het is een standaard voor de uitwisseling van adresgegevens. De standaard werd ontworpen door de drie gewesten en het federale niveau, vertegenwoordigd door onder meer de AAPD en het Nationaal Geografisch Instituut (NGI). Ten tweede keurde het STRATEGIS-overlegcomité de BeSt-Address Scope goed. Dit is een document dat de rol- en taakverdeling bevat voor de uitbouw van een nationale adressenregistratie. Dit document werd voorbereid in een STRATEGIS-werkgroep waaraan, naast de gewesten, de AAPD en het NGI, ook vertegenwoordigers van het Rijksregister en de Federale Overheidsdienst voor Informatie- en Communicatietechnologie (FEDICT) deelnamen. Binnen dit afsprakenkader worden de gewesten aangeduid als bronbeheerders en de gemeenten aangeduid als initiators van adresinformatie. BeSt-Address Scope Gewesten als beheerders van het authentiek adressenbestand De gewesten nemen de rol op van beheerder (source manager) van de authentieke bron voor de adressen op hun grondgebied (gewestelijk adressenbestand). Ze bewaken de gewestelijke adresstandaard die compatibel moet zijn met de BeSt-standaard, beheren het voor hun grondgebied centrale adressenregister, formuleren de voorwaarden waaraan de gemeentelijke adressenregisters moeten voldoen, bewaken de kwaliteit van de adresgegevens, nemen de wettelijke initiatieven en verzekeren de afstemming met andere registraties. Het inrichten van een nationale adressenregistratie zal dus gebeuren door het onderling koppelen van gewestelijke adressenregisters via een virtueel uitwisselingsplatform. Gemeenten als initiators (unieke inzameling) De gemeenten worden aangeduid als de initiators voor onder meer de adrescomponenten straatnaam en huisnummer. Dit houdt in dat de gemeenten de exclusieve eindverantwoordelijkheid dragen over de levensloop (ontstaan, wijzigen, verwijderen) van deze adrescomponenten. In het kader van de consolidatie en implementatie van het BeSt-Address Project door de Belgische Staat, de gewesten en de gemeenschappen met het oog op de opbouw van een authentiek bronbestand van adressen, heeft het Overlegcomité op 18 februari 2009 deze BeSt-Address Scope formeel goedgekeurd en beslist tot de oprichting van een ambtelijke werkgroep. Deze werkgroep zal in overleg en conform de principes bepaald in de BeSt-Adress Scope (gemeenten als initiators, gewesten als beheerders) een ontwerp van samenwerkingsakkoord opstellen voor de ontwikkeling en inwerkingstelling van een systeem voor uitwisseling van informatie over adressen in België. VLAAMSE OVERHEID 13 / 147

14 Voor de Vlaamse overheid betekent een authentieke geografische gegevensbron voor adressen onder meer een efficiëntere gegevensinwinning en gegevensbeheer, en een aantoonbaar betere kwaliteit en bruikbaarheid van gegevens in de overheidsbestanden. De bruikbaarheid wordt vergroot door meer uniformiteit en een betere beschikbaarheid en toegankelijkheid. De overheid heeft een betere informatiepositie en kan daardoor haar verantwoordelijkheid voor het beschermen van de burgers bij rampen en onvoorziene gebeurtenissen beter waar maken. Door het kunnen relateren van betrouwbare gegevens aan elkaar, kan bovendien een nieuwe impuls gegeven worden aan het bestrijden van fraude. Tenslotte ontstaan er nieuwe mogelijkheden voor het gebruiken van de ingewonnen gegevens voor beleidsvorming en beleidsverantwoording. LOKALE OVERHEDEN De voordelen voor de lokale overheden liggen met name bij de efficiency van het functioneren van de organisatie als totaal (in termen van kostprijzen van producten geleverd aan klanten). Daarnaast worden nieuwe diensten mogelijk, waarmee de gemeentelijke overheid zich proactief kan opstellen richting de burgers. BEDRIJVEN Voor de bedrijven betekent een eenmalige inwinning en hergebruik van gegevens een aanzienlijke vermindering van lasten voor informatieverstrekking. Daarnaast hebben bedrijven duidelijke voordelen van het meer vraaggericht functioneren van de overheid, wat met het concept van authentieke registraties mogelijk wordt. BURGERS Het stroomlijnen van de overheidsgegevens leidt voor de burgers vooral tot een verbeterde, vraaggerichte en proactieve dienstverlening door de overheid. Burgers zijn ook gebaat bij een betere beleidsvorming door de overheid, een betere bescherming van hun veiligheid en een efficiënter functioneren van zowel hogere overheden als lokale overheden. 1.5 CRAB decreet en uitvoeringsbesluit Op 8 mei 2009 werd het decreet betreffende het Centraal Referentieadressenbestand goedgekeurd. Het doel van dit decreet is het scheppen van een technisch, juridisch en organisatorisch kader voor de uitbouw van het CRAB tot een authentieke geografische gegevensbron voor adressen. Op 25 maart 2011 werden het besluit van de Vlaamse Regering houdende de uitvoering van het CRAB decreet en het ministerieel besluit tot vastlegging van de CRABspecificaties goedgekeurd. Op 1 juni 2011 zijn het CRAB-decreet en het uitvoeringsbesluit in werking getreden. ADRESSEERBARE OBJECTEN Een eerste probleem rond adresbeheer is reeds de definitie van een adres. Wat kan een adres krijgen en hoe manifesteert dit zich in het CRAB? Artikel 2 van het CRAB-decreet levert enkele belangrijke definities. 14 / 147

15 Art.2. 1: adres : identificatie van een adresseerbaar object met adrescomponenten zoals een gemeentenaam, een straatnaam, een huisnummer en een subadres; 2: adresseerbaar object: geografisch object dat met een adres kan worden geïdentificeerd; 3: geografisch object: een abstracte voorstelling van een reëel verschijnsel in relatie tot een specifieke locatie of een specifiek geografisch gebied. De definitie verduidelijkt dat een adres is opgebouwd uit adrescomponenten, bijvoorbeeld een straatnaam en een huisnummer. Deze term is van belang aangezien hij de taak van de gemeente als adresbeheerder mee afbakent DE ROL VAN DE GEMEENTEN Wanneer het CRAB-decreet van kracht wordt, krijgen de gemeenten een belangrijke rol toebedeeld, zoals beschreven in artikel 10 en 11: Art. 10. De gemeenten treden op als initiator voor de adrescomponenten straatnaam, huisnummer en subadres. De Vlaamse Regering kan, op voorstel van de stuurgroep GDI-Vlaanderen en na advies van de toezichtcommissie in toepassing van artikel 11, 1, eerste lid, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, aanvullende types van adrescomponenten vastleggen waarvoor de gemeenten als initiator optreden. Krachtens dit artikel worden de steden en gemeenten aangeduid als de initiator van de adrescomponenten straatnaam, huisnummer en subadres. De term initiator wijst op de juridische bron van een adrescomponent. In het kader van reeds bestaande regelgeving zijn de gemeenten weliswaar reeds bevoegd voor het vaststellen en toekennen van deze adrescomponenten, maar met uitzondering van de adrescomponent straatnaam is deze bevoegdheid eerder impliciet van aard. In de praktijk leidt deze onduidelijkheid tot het ontstaan van adressen buiten de gemeente om. Zo kan een projectontwikkelaar zelf busnummers toekennen die afwijken van een door de gemeente toegekende nummering. Ook bepaalde verkavelaars kennen in bepaalde gevallen aan de verschillende loten adressen toe die een eigen leven beginnen leiden. Dit de facto toekennen van huisnummers en subadressen gebeurt doorgaans op een nietgestandaardiseerde manier. Om deze grijze zone binnen het adressenlandschap weg te nemen en te kunnen beschikken over een meer kwaliteitsvol adressenbestand, dringt een expliciete bevoegdheidstoewijzing inzake het adressenbeheer zich op. Gelijktijdig moet de nodige aandacht worden besteed aan het opzetten van een samenwerking tussen alle betrokken partijen die in het kader van hun werking adressen gebruiken. 15 / 147

16 Art. 11. De gemeenten werken in het algemeen mee aan de aanmaak en de bijhouding van het CRAB en waken er in het bijzonder over dat de adressen van de adresseerbare objecten op hun grondgebied op accurate wijze door het agentschap in het CRAB opgenomen kunnen worden. Die opdracht omvat de hiernavolgende taken : 1 ste de vaststelling en toekenning van de adrescomponenten, vermeld in artikel 10, op hun grondgebied; 2 de mededeling van de adrescomponenten, vermeld in 1, met het oog op de opname ervan in het CRAB; 3 de mededeling van elke wijziging, correctie en aanvulling van de adrescomponenten, vermeld in 1, met het oog op de bijhouding en kwaliteitsverbetering van het CRAB; 4 de het onderzoeken van vragen of meldingen van het agentschap met betrekking tot de adrescomponenten, vermeld in 1, met het oog op de kwaliteitsverbetering van het CRAB. De Vlaamse Regering stelt, op voorstel van de stuurgroep GDI-Vlaanderen, nadere regels vast voor de wijze waarop de gemeente in relatie tot het agentschap die opdracht zal uitvoeren. Als initiator werken de gemeenten mee aan de aanmaak en bijhouding van het CRAB. De aanmaak van het CRAB omvat een eenmalige grootschalige operatie waarbij elke gemeente alle adressen (inclusief de relatie met de adresseerbare objecten waarnaar de adrescomponenten verwijzen) op haar grondgebied officieel vaststelt, toekent en aan het AGIV meedeelt. Hiervoor wordt vertrokken van de bestaande inhoud van het CRAB. Deze operatie wordt de initiële validatie genoemd. Bij deze operatie kan een gemeente een eigen adressenbestand als vertrekbasis nemen dit zal het geval zijn voor gemeenten die vandaag reeds over een eigen, nauwkeurig adressenbestand beschikken of ze kan een door het AGIV ter beschikking gesteld uittreksel van het huidige CRAB voor haar grondgebied als uitgangsbestand nemen en dit controleren en valideren. Vanaf de inwerkingtreding van het CRAB-decreet hebben de Vlaamse gemeenten 4 jaar de tijd om hun werking CRAB-conform te organiseren: Art.15. In het gemeentelijk programma voor de opname van adressen in het CRAB worden de hiernavolgende fasen onderscheiden : 1 de eerste fase waarin alle adrescomponenten, ver meld in artikel 10, voor het adresseerbare object kadastraal perceel toegankelijk gemaakt worden voor gebruikers van het CRAB; 2 de tweede fase waarin alle adrescomponenten, ver meld in artikel 10, voor alle overige adresseerbare objecten, vermeld in artikel 6, toegankelijk gemaakt worden voor gebruikers van het CRAB. Het opnameprogramma omvat naast de gemeentelijke taken, vermeld in artikel 11, 1 en 2, tevens de verwerking en opname van de adressen van de gemeente in het CRAB door het agentschap. De eerste fase vangt voor alle gemeenten aan bij de inwerkingtreding van dit decreet en duurt maximaal vier jaar. De tweede fase vangt voor alle gemeenten aan op het ogenblik dat de grootschalige referentiegegevens van het GRB voor de gemeente in kwestie beschikbaar zijn. 16 / 147

17 In het gemeentelijk programma voor de opname van adressen in het CRAB worden twee fasen onderscheiden. De eerste fase vangt voor alle gemeenten aan vanaf de inwerkingtreding van het decreet en duurt maximaal vier jaar. Tijdens deze eerste fase valideren alle gemeenten voor hun grondgebied de straatnamen, huisnummers, subadressen, met inbegrip van de koppelingen met het geografisch object weg en het adresseerbaar object kadastraal perceel. Deze adresgegevens delen ze mee aan het AGIV die deze opneemt in de centrale CRAB-databank en toegankelijk maakt voor de gebruikers van het CRAB. De tweede fase van de aanmaak van het CRAB vangt aan op het ogenblik dat een gemeente beschikt over de grootschalige referentiegegevens van het GRB voor haar grondgebied. Een gemeente in deze fase valideert de koppelingen tussen adressen en adresseerbare objecten uit het GRB (gebouw, perceel, kunstwerk). Gemeenten die op de dag van inwerkingtreding van het decreet reeds beschikken over een GRB, zullen meteen in fase 2 starten. Figuur 3: Beheer CRAB fase 1 Figuur 4: Beheer CRAB fase 2 17 / 147

18 Door het werken met twee fasen hoeft men niet te wachten op de gebiedsdekkende aanmaak van het GRB om het CRAB als authentieke geografische gegevensbron te kunnen erkennen. Eens de aanmaakfase voor een gemeente is afgelopen, start de fase van de bijhouding. Dit impliceert het doorvoeren van alle noodzakelijke adresmutaties nieuwe adressen, wijzigen bestaande adressen, historiseren van verouderde adressen evenals het corrigeren van fouten die bij het gebruik van CRAB vastgesteld worden. Dit is een permanente opdracht voor de gemeente. Het uitvoeringsbesluit verzorgt de praktische regeling van deze opdracht. Uitvoeringsbesluit, Art. 6. De gemeente deelt een nieuw toegekende of gewijzigde adrescomponent mee aan het agentschap binnen tien werkdagen na de toekenning of de wijziging. De mededeling, vermeld in het eerste lid, verloopt via online geografische diensten als vermeld in artikel 3, 6, van het decreet van 20 februari 2009 betreff ende de Geografische Data-Infrastructuur Vlaanderen. Het agentschap zorgt vervolgens voor een onmiddellijke opname van de nieuw toegekende of gewijzigde adrescomponent in het CRAB. Als de mededeling door de gemeente niet via online geografische diensten verloopt, gebeurt de mededeling door uitwisseling vanuit een lokale adressendatabank. Het agentschap zorgt vervolgens voor de opname van de nieuw toegekende of gewijzigde adrescomponent in het CRAB binnen tien werkdagen na ontvangst van de mededeling. De gemeente krijgt 10 werkdagen tijd om het CRAB bij te werken. Wanneer de bijwerking via uitwisseling vanuit een lokale adressendatabank verloopt, krijgt het AGIV eveneens 10 werkdagen om het aangeleverde bestand te verwerken. Het proces van bijhouding is essentieel om het CRAB als authentieke geografische gegevensbron actueel en gebruiksklaar te houden. INHOUD VAN HET CRAB Welke gegevens dienen er in het Centraal Referentieadressenbestand opgenomen te worden? Artikel 2 definieert de term adresseerbare objecten, artikel 6 geeft een limitatieve lijst van types die in het CRAB opgenomen worden. Deze lijst kan op voorstel van de stuurgroep GDI-Vlaanderen worden uitgebreid door de Vlaamse regering. 18 / 147

19 Art. 6 In het CRAB worden adressen opgenomen van de hiernavolgende types van adresseerbare objecten: 1 gebouw of onderdeel van een gebouw: gebouw als v ermeld in artikel 5, 1, van het decreet van 16 april 2004 houdende het Grootschalig Referentie Bestand (GRB); 2 kunstwerk: kunstwerk als vermeld in artikel 5, 2, van het decreet van 16 april 2004 houdende het Grootschalig Referentie Bestand (GRB); 3 perceel: perceel als vermeld in artikel 5, 3, v an het decreet van 16 april 2004 houdende het Grootschalig Referentie Bestand (GRB); 4 kadastraal perceel: kadastraal perceel als verme ld in artikel 1, derde streepje, van het koninklijk besluit van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen. De stuurgroep GDI-Vlaanderen kan, op voorstel van het agentschap, aanvullende types van adresseerbare objecten vaststellen waarvoor adressen in het CRAB worden opgenomen. Hij legt die, na advies van de toezichtcommissie in toepassing van artikel 11, 1, eerste lid, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, ter goedkeuring voor aan de Vlaamse Regering. Deze lijst omvat naast percelen, gebouwen en onderdelen van gebouwen eveneens kunstwerken. In deze categorie vallen ondermeer watertorens maar eveneens bruggen en monumenten. Het decreet verplicht niet dat al deze adresseerbare objecten een adres krijgen, het verplicht wel dat alle adressen die verwijzen naar één van deze types, in het CRAB opgenomen worden. Deze adressen dienen eveneens een koppeling naar adresseerbare objecten te hebben. Stand- en ligplaatsen vormen een uitzondering op deze regel. Hoewel niet opgenomen in het decreet is het beheer van hun adressen wenselijk. Ze kunnen in het CRAB opgenomen worden, maar een koppeling met een adresseerbaar object is geen verplichting. In uitvoering van artikel 7 van het CRAB-decreet worden de CRAB-specificaties vastgelegd in het besluit van de Vlaamse Regering, met bijhorend ministerieel besluit. De gedetailleerde technische uitwerking van deze specificaties worden op voorstel van de stuurgroep GDI Vlaanderen gepubliceerd op de website van het AGIV. Art. 7. Het CRAB wordt aangemaakt en bijgehouden overeenkomstig specificaties die, op voorstel van de stuurgroep GDI-Vlaanderen, goedgekeurd worden door de Vlaamse Regering. De CRAB-specificaties zijn technische bepalingen over in het bijzonder het opnemen, bijhouden, beheren en meedelen van adrescomponenten. MELDINGEN VAN ONNAUWKEURIGE, ONVOLLEDIGE OF ONJUISTE GEGEVENS Alle deelnemers aan het samenwerkingsverband GDI Vlaanderen zullen, na inwerkingtreding van het CRAB-decreet, verplicht gebruik moeten maken van het CRAB. Gebruikers kunnen melding maken van onnauwkeurige, onvolledige of onjuiste gegevens. 19 / 147

20 Deze meldingen worden verstuurd naar het meldingspunt binnen het AGIV en worden doorgegeven aan het gemeentelijk contactpunt. Het uitvoeringsbesluit bevat de afspraak dat het gemeentelijk contactpunt binnen de 10 dagen reageert op een melding. Indien de reactie bijkomend onderzoek is, wordt de termijn verlengd met 6 maanden. Uitvoeringsbesluit, Art. 9. Binnen het agentschap is er een meldingspunt als vermeld in artikel 3, 6, van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 houdende de uitvoering van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Dat meldingspunt registreert meldingen van onnauwkeurige, onvolledige of onjuiste gegevens en geeft die meldingen voor onderzoek door aan het contactpunt van de gemeente in kwestie. Uitvoeringsbesluit, Art. 10. Het contactpunt van de gemeente in kwestie bezorgt binnen tien werkdagen het resultaat van het onderzoek, vermeld in artikel 9, aan het meldingspunt binnen het agentschap. Indien bijkomend onderzoek vereist is, bezorgt het contactpunt van de gemeente in kwestie uiterlijk binnen zes maanden het resultaat van het bijkomende onderzoek aan het meldingspunt binnen het agentschap. Indien de melding gegrond is, verbetert of vult de gemeente het gegeven aan en deelt ze die wijziging mee aan het agentschap overeenkomstig artikel 6 en 7. Het meldingspunt bezorgt het resultaat van het onderzoek en desgevallend van het bijkomende onderzoek binnen tien werkdagen na de ontvangst van het resultaat aan degene die een onnauwkeurig, onvolledig of onjuist gegeven heeft gemeld. INWERKINGTREDING DECREET EN HET CRAB ALS AUTHENTIEKE GEOGRAFISCHE GEGEVENSBRON Het uitvoeringsbesluit is op 1 juni 2011 in werking getreden, en bepaalt dat ook het CRAB decreet op die dag in werking getreden is. Uitvoeringsbesluit, Art. 13. Dit besluit treedt in werking op 1 juni Het decreet van 8 mei 2009 treedt in werking op dezelfde datum als dit besluit. Tenslotte verwijst het CRAB decreet naar het een uitvoeringsbesluit om het bestand uit te roepen tot de authentieke geografische gegevensbron voor adressen. Art. 18. Het CRAB wordt, op de datum te bepalen door de Vlaamse Regering, de authentieke geografische gegevensbron voor adressen op het grondgebied van het Vlaamse Gewest. Deze datum is op voorspraak van de stuurgroep GDI Vlaanderen samengelegd met de inwerkingtreding van het CRAB-decreet zelf. 20 / 147

21 Uitvoeringsbesluit, Art. 11. Het Centraal Referentieadressenbestand wordt erkend vanaf 1 juni 2011 als authentieke geografische gegevensbron voor adressen als vermeld in artikel 22 van het decreet van 20 februari 2009 betreffende de Geografische Data-Infrastructuur Vlaanderen. Uitvoeringsbesluit, Art. 12. Het AGIV wordt aangewezen als beheersinstantie en staat in voor de taken vermeld in artikel 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 houdende uitvoering van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. 1.6 Het GRAB project Het Gemeentelijk ReferentieAdressenBestand (GRAB) is het geheel aan faciliteiten, procedures en afspraken die de gemeenten in staat stellen de CRAB-databank (of Centraal ReferentieAdressenBestand) binnen de gemeentelijke werking aan te wenden en decentraal bij te houden. Het AGIV ontwikkelt 2 systemen. Het webgrab bestaat uit een set van webservices die de gemeente in staat stelt om via het internet de CRAB databank rechtstreeks te bevragen en bij te werken. Deze webservices kunnen geïntegreerd worden in allerhande applicaties. Naast de set van webservices ontwikkelt het AGIV het Loket voor Authentieke Registratie (LARA), een applicatie die de webservices aanbiedt in een gebruiksvriendelijke interface. Het xgrab biedt de gemeente de mogelijkheid om informatie uit een lokale adresdatabank uit te wisselen met het CRAB. webgrab-services Naast het Loket voor Authentieke Registratie biedt het AGIV een reeks van transactionele webservices aan die door gemeenten en/of hun softwareleveranciers ingebouwd kunnen worden in de eigen software-omgeving. Deze oplossing biedt gemeenten de mogelijkheid om de CRAB-databank decentraal te onderhouden en toch met vertrouwde en op gemeentelijke processen afgestemde softwarepakketten te blijven werken. xgrab Het xgrab is een systeem dat gemeenten in staat zal stellen om vanuit een lokaal bestand adresgegevens op geregelde tijdstippen uit te wisselen met het AGIV. Gemeenten die op dit moment al een adressendatabank onderhouden en niet meteen gebruik willen gaan maken van webgrab-services kunnen op deze manier toch hun rol in de decentrale bijhouding van het CRAB opnemen 21 / 147

22 2 Gemeentelijke adresgerelateerde processen In 2007 werden de gemeentelijke adresgerelateerde processen beschreven in de VLARadreswerkgroep (VLaams overleg voor Authentieke Registraties). Het doel van deze oefening was om de invloed van gemeentelijke processen op het ontstaan, het corrigeren, het historiseren en het verwijderen van adresgegevens in kaart te brengen. Een werkgroep, voorgezeten door het AGIV, met de VVSG Vereniging Van Vlaamse Steden en Gemeenten en vertegenwoordigers van een aantal gemeentebesturen trachtte met deze studie inzicht te verschaffen in het huidig verloop van deze processen. Het document werd goedgekeurd op 12 december Deze studie vormt het uitgangspunt van dit hoofdstuk. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de werkgroep enkel het happy scenario beschreven heeft, het scenario waarin alle procedurestappen succesvol doorlopen worden. Eveneens resulteerde de studie in een high-level beschrijving van de procedures en liet ze het praktische adresbeheer buiten beschouwing. Dit omwille van de diversiteit binnen de Vlaamse gemeenten. Het zou een onmogelijke opdracht zijn om dit op een algemene wijze te beschrijven. Ook in deze handreiking wordt niet getracht om een algemeen geldige beschrijving te maken van de praktische organisatorische kant van het adresbeheer vandaag. Wel zullen aan de hand van praktijkvoorbeelden enkele bestaande scenario s aan bod komen. Er werden 8 processen weerhouden: In- en uitschrijven van een persoon; Behandelen van een verkavelingsaanvraag; Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag; Beheren van straatgegevens; Beheren van nummers van een gebouw; Behandelen van een milieuaanvraag; Behandelen van een aanvraag van een onderneming; Versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten. 2.1 In- en uitschrijven van een persoon Dit proces kadert binnen de gemeentelijke taak een bevolkingsregister in stand te houden, zoals beschreven in het Koninklijk Besluit van 16 juli De verblijfsplaats van een persoon wordt als attribuut in het bevolkingsregister opgenomen. Ofschoon het registreren van de bevolking de enige bedoeling is van dit proces zien we dat in vele gemeenten dit proces ook de aanleiding vormt voor het ontstaan van adresgegevens. Andere gemeentebesturen kennen adressen toe in de bouwvergunningsprocedure. Het Rijksregister wordt nog vaak beschouwd als een databank van adressen en in veel gemeenten worden nieuwe adressen pas in het Rijksregister gevoerd wanneer er zich een persoon inschrijft. Andere gemeenten geven adressen reeds in het Rijksregister in de loop van de behandeling van een stedenbouwkundige- of een verkavelingsvergunning. Adressen spelen een belangrijke rol in dit proces, het begrip komt er meermaals in terug. Vooreerst dient de betrokken persoon te melden op welk adres hij zich wenst in te 22 / 147

23 schrijven. Indien het bijvoorbeeld een nieuwbouw betreft bestaat de kans dat dit adres nog niet gekend is op de bevolkingsdienst. Figuur 5: Proces in- en uitschrijven van een persoon 23 / 147

24 2.2 Behandelen van een verkavelingaanvraag Deze procedure speelt een belangrijke rol in het adresbeheer van een stad of gemeente. Nieuwe verkavelingen zijn een grote bron van nieuwe huisnummers en zeer vaak ook een bron van nieuwe straatnamen. Figuur 6: Proces behandelen van een verkavelingsaanvraag Deze procedure kan, wanneer de verkaveling een aanleg nieuwe wegenis bevat, verbonden zijn aan de procedure rond het toekennen van een nieuwe straatnaam. Hoe 24 / 147

25 deze procedures aan elkaar verbonden zijn varieert van gemeente tot gemeente. De procedure nieuwe straat zal echter veelal pas van start gaan wanneer het verkavelingdossier is goedgekeurd. Een huisnummering kan op dat moment reeds toegekend zijn aan de loten van een verkaveling, zonder dat er een goedgekeurde straatnaam aan deze huisnummers gekoppeld kan worden. In deze procedure worden vaak al is dit geen verplichting de nutsbedrijven betrokken. Een goedgekeurd verkavelingsplan wordt dan overgemaakt naar de leidingbeheerders als basis voor het ontwerp van nieuw aan te leggen leidingen. 2.3 Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag Verschillende types stedenbouwkundige aanvraag veroorzaken een mutatie in een adressendatabank: Nieuwbouw; Verbouwen van eengezins- naar meergezinswoning; Verbouwen van meergezins- naar eengezinswoning; Bestemmingswijzigingen (bvb een woning wordt winkel op het gelijkvloers); Sloop. Niet in deze lijst opgenomen zijn de kangoeroewoningen, deze zijn nog steeds eengezinswoningen en kunnen stedenbouwkundig gezien slechts 1 huisnummer krijgen. 25 / 147

26 Wat verstaat men onder zorgwonen of kangoeroewonen? Zorgwonen is het creëren van een ondergeschikte wooneenheid binnen een bestaande woning voor de huisvesting van maximaal 2 oudere of hulpbehoevende personen. Men spreekt van zorgwonen als voldaan is aan al volgende voorwaarden: In een bestaande woning wordt 1 ondergeschikte wooneenheid gecreëerd De ondergeschikte wooneenheid vormt 1 fysiek geheel met de hoofdwooneenheid De ondergeschikte wooneenheid, de ruimten die gedeeld worden met de hoofdwooneenheid niet meegerekend, maakt ten hoogste een derde uit van het bouwvolume van de volledige woning De eigendom of ten minste de blote eigendom van hoofd- en ondergeschikte berust bij dezelfde titularis of titularissen De creatie van de ondergeschikte wooneenheid gebeurt met het oog op het huisvesten van: o o Hetzij ten hoogste 2 ouderen van 60 jaar of ouder Hetzij ten hoogste 2 hulpbehoevende personen (personen met een handicap, personen die in aanmerking komen voor een vergoeding van de Vlaamse zorgverzekering, personen met een nood aan ondersteuning om zich in het thuismilieu te kunnen handhaven) Vergunning nodig? Het maken van een zorgwoning is bij decreet vrijgesteld van de vergunningsplicht, op voorwaarde dat dit gebeurt binnen het bestaande bouwvolume. De vrijstelling geldt ook wanneer constructieve werken nodig zijn. In dat geval geldt de meldingsplicht. Hiervoor moet gebruikt gemaakt worden van het meldingsformulier zorgwonen dat je kan downloaden op de website. Wordt de woning uitgebreid, dan geldt de vrijstelling niet. Een stedenbouwkundige vergunning is dan altijd nodig. Na het beëindigen van de zorgsituatie? Als een bestaande zorgwoning, na het beëindigen van de zorgsituatie, terug aangewend wordt voor de huisvesting van 1 gezin, dan is dit meldingsplichtig. Als een bestaande zorgwoning, na het beëindigen van de zorgsituatie, aangewend zal worden voor de huisvesting van meerdere gezinnen of alleenstaanden, dan is hiervoor een stedenbouwkundige vergunning nodig. Het opsplitsen van een woning in meerdere wooneenheden die niet dienen voor zorgwonen is immers altijd vergunningsplichtig. Desalniettemin is het niet onlogisch zorgwoningen 2 huisnummers te geven, zoals hier geïllustreerd in een artikel uit Het Nieuwsblad van 14 juni 2007: 26 / 147

27 Huisnummering van zorgwoningen Uit Het Nieuwsblad van 14 juni 2007 ZANDHOVEN - Het gemeentebestuur heeft een stedenbouwkundig reglement ontwikkeld voor kangoeroewoningen, huizen waarin twee gezinnen onder één dak wonen en elkaar helpen. Volgens het reglement moeten de zorgwoningen eruit zien als een eengezinswoning en de tuin moet gemeenschappelijk gebruikt worden. De twee gezinnen kunnen apart worden ingeschreven in het bevolkingsregister en kunnen een apart huisnummer krijgen. 'Dat wordt voorafgegaan door de 'z' van zorgwoning', zegt schepen van Stedenbouw Louis Lenaerts (CD&V). Het reglement moet misbruiken voorkomen en de mogelijkheid scheppen om een apart adres aan te vragen. Dat deze voorschriften er komen is logisch, omdat er al enkele particuliere zorgwoningen zijn gebouwd en ook de gemeente plannen heeft om er op te trekken. 'Mensen voelen zich blijkbaar sterk aangetrokken tot deze vorm van wonen', zegt Lenaerts. 27 / 147

28 Figuur 7: Proces behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag 2.4 Beheren van straatgegevens De gemeente is de wettelijk gemachtigde instantie om straatnamen te beheren. Straten worden benoemd, herbenoemd (al dan niet gedeeltelijk), men kan een straatnaam opheffen en een straat opgebroken wordt, waardoor de straatnaam eveneens opgeheven wordt Benoemen van een openbare weg 28 / 147

29 Deze procedure gaan van start bij het vaststellen van de noodzaak om een nieuwe straatnaam in het leven te roepen. Dit kan verschillende oorzaken hebben: Verkaveling (indelen in kavels met en zonder wegen); Aanvraag voor stedenbouwkundige vergunning (voor woning, weg, ); Benoemen van buurt- en voetwegen, wandelpaden; Privé-wegen (met openbaar karakter zoals begijnhoven, campussen). Figuur 8: Proces benoemen van een openbare weg In de finale fase, het informeren van bevoegde diensten, worden bijvoorbeeld volgende instanties op de hoogte gebracht: bpost; AAPD; Brandweer; Politie; Bevolking en Rijksregister (via bevolkingstoepassing); Technische dienst; Gemeentelijke belastingen; 29 / 147

30 Nutsbedrijven; Belastingen Herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Naar aanleiding van een vraag van een burger, een vereniging, een schepen, gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen kan overgegaan worden tot een (gedeeltelijke) herbenoeming van een openbare weg. Het proces is identiek aan dat voor een nieuwe weg, al zal de oude straatnaam bewaard worden voor historiek en zal na de procedure een aanpassing in het adressenregister nodig zijn. Voor het bevolkingsregister betekent dit een adreswijziging voor iedereen die in deze straat geregistreerd is. Figuur 9: Proces herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Opheffen van een straatnaam De fysische weg blijft bestaan maar de straatnaam wordt opgeheven. Aanleiding hiervoor kan een herbenoeming van de openbare weg zijn, of het verdwijnen van de weg uit het openbaar domein, wanneer deze bijvoorbeeld in concessie gegeven wordt en aldus de status van een privéweg krijgt. Een gemeenteraadsbeslissing bekrachtigt de opheffing Opbreken van een weg 30 / 147

31 Wanneer een weg fysiek opgebroken wordt zal de straatnaam eveneens opgeheven worden. Aanleiding hiervoor is bijvoorbeeld een bestemmingswijziging, een ruilverkaveling met wijzigend stratenpatroon of de aanleg van een nieuwe verkaveling. Figuur 10: Proces historeren (opbreken) van een weg 2.5 Beheren van nummers van een gebouw Toekenning van nieuwe nummers is een proces dat vaak gerelateerd is aan de behandeling van stedenbouwkundige vergunningen. Bij nieuwbouw, verbouwing, sloop kunnen wijzigingen in het adressenregister optreden. Deze vorm van beheer kwam eerder reeds aan bod. Een andere aanleiding kan een volledige of gedeeltelijke hernummering van een straat zijn. Wanneer bijvoorbeeld overdreven gebruik van bisnummers vastgesteld wordt, kan overgegaan worden tot hernummering van de straat. Dit proces vormt vaak de aanleiding tot het afschaffen van een aantal huisnummers en het genereren van een aantal nieuwe huisnummers. Een derde aanleiding kan het hernummeren van appartementen in een gebouw zijn. De hernummering wordt bekrachtigd door het College van Burgemeester en Schepenen. 31 / 147

32 Figuur 11: Proces beheren van nummers van een gebouw De bekendmaking van deze hernummering gebeurt aan alle relevante instanties: Nutsbedrijven; bpost; Belastingkantoor; Rijksregister; AAPD; Eigenaars van betrokken panden die er niet wonen; bewoners; Diensten van algemeen belang; KBO (Kruispuntbank Ondernemingen). 2.6 Behandelen van een milieuaanvraag Dit proces is uitsluitend van toepassing voor bedrijven die onderhevig zijn aan de VLAREM (VLaams REglement betreffende de Milieuvergunning) wetgeving. Het betreft de vergunning van een inrichting, deze vergunning is gebonden aan een kadastraal perceel. Het komt voor dat ondernemers een milieuaanvraag indienen op percelen waarvoor nog geen adres gekend is. Het is pas na de goedkeuring van de milieuaanvraag dat de ondernemer zal beslissen of hij wel of niet zal doorgaan met de geplande inrichting en eventueel een stedenbouwkundige vergunning zal aanvragen. Ook geïnteresseerde derden kunnen een vergunning aanvragen, bijvoorbeeld wanneer ze een pand willen verwerven. Hierbij kunnen 3 soorten milieuvergunning onderscheiden worden: 1 ste klasse inrichting: goedkeuring door de provincie 32 / 147

33 2 de klasse inrichting: goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen 3 de klasse inrichting: geen goedkeuring vereist, enkel melding via standaardformulier. Behandelen van een milieuaanvraag Dienst milieu College van B&S Ontvangen van een milieuaanvraag Controleren van gegevens Controleren van adresgegevens Nemen van beslissing Mededelen van beslissing Figuur 12: Proces behandelen van een milieuaanvraag 2.7 Behandelen van een aanvraag van een onderneming Behandelen van een aanvraag van een ondernemingsnummer Deze procedure verloopt volledig buiten de gemeentelijke diensten, het federale ondernemingsloket behandelt dit van begin tot einde. Het is niet onmogelijk dat hierdoor een adres kan ontstaan buiten het medeweten van de gemeente om. 33 / 147

34 Figuur 13: Proces behandelen van een aanvraag voor ondernemingsnummer Behandelen van een aanvraag voor vergunning Niet alle ondernemingen hebben een vergunning nodig van de dienst economie van de gemeente. Voorbeelden van mogelijke vergunningen: Sociaaleconomische vergunning; Vergunning tot het verstrekken en schenken van gegiste en/of sterke dranken; Vergunning voor de exploitatie van een taxidienst; Vergunning voor de exploitatie van een verhuurdienst met chauffeur; Stedelijke uitbatingvergunning (voor bepaalde sectoren zoals bvb nachtwinkels);. De controle van adresgegevens gebeurt op basis van de gegevens van: VKBO (Verrijkte Kruispuntbank van Ondernemingen); GIS databank; 34 / 147

35 Eigen bijgehouden database(s), al dan niet CRAB compatibel, al dan niet gekoppeld met GIS database. Bij afwijkingen tussen de gegevens van de aanvraag en de betrokken database wordt volgende actie ondernomen: Geen actie; Vragen aan aanvrager (ondernemer) om naar ondernemingsloket te gaan om de adresgegevens te wijzigen. Het is de aanvrager (ondernemer) die verantwoordelijk is voor het aanbieden van deze informatie. Behandelen van een aanvraag voor vergunning Dienst economie College van B&S Ontvangen van een aanvraag tot vergunning Onderzoeken van een aanvraag Controleren van adresgegevens Nemen van een beslissing Mededelen van beslissing Figuur 14: Proces behandelen van een aanvraag voor vergunning Behandelen van een aanvraag tot verhuizing van een onderneming Het behandelen van een aanvraag tot verhuizing van een onderneming wordt gemeld aan de dienst economie van de gemeente. Het College van Burgemeester en Schepenen bekrachtigt de beslissing. 35 / 147

36 Figuur 15: Proces behandelen van een aanvraag tot verhuizing van een onderneming 2.8 Versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten Aanleiding tot het versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten kan bijvoorbeeld zijn: Drijfkracht, inname openbare weg (terrassen), leegstand, reclame openbare weg, studentenkamers, onbebouwde percelen, vertoningen voorstellingen vermakelijkheden, rendez-vous huizen, tweede verblijf, strandtenten, inname openbare weg bij bouwwerken, markten, financiële instellingen, industriegronden, opslagplaatsen van gassen, opslagplaatsen schroot, hinderlijke inrichtingen, vestigingsbelasting, belasting op huisvuil handelaars (milieubelasting), Detecteren van belastingplichtige gebeurt via diverse kanalen: Vaststelling ter plaatse (beëdigd stadsambtenaar, wijkagent, ); Consulteren van diverse databanken; Rijksregister: adres van natuurlijke personen; AAPD: eigenaar van percelen, perceelsnummer; KBO: ondernemingsnummer, adres maatschappelijke zetel, naam van organisatie, vestigingsnummer, NACE code; Eigen applicatie: gegevens die eerder uit hierboven vermelde databanken komen; Afgeleverde vergunningen; Briefwisseling (antwoorden van betrokkenen, vb. eigenaars van panden). Adresgegevens noodzakelijk voor het versturen van de aangifteformulieren kunnen afkomstig zijn van een eigen of aangekochte applicatie (afgeleid van KBO database voor ondernemingen en rijksregister voor natuurlijke personen. 36 / 147

37 Als de brief terugkeert (omdat adres niet klopt) kan men diverse databanken en het Belgisch Staatsblad consulteren om correcte adressen te bekomen. Figuur 16: Proces behandelen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten 37 / 147

38 3 Gemeenten in de rol van adresbeheerder In het voorgaande hoofdstuk werd een overzicht gegeven van een aantal gemeentelijke processen die een weerslag hebben op adresbeheer. In dit hoofdstuk worden diezelfde processen vereenvoudigd opnieuw overlopen maar werd de adresdatabank als functie toegevoegd. In sommige processen blijkt adresbeheer bijkomstig te zijn, misschien zelfs overbodig. Deze processen maken wel gebruik van adresgegevens maar er worden er geen gecreëerd. De term adresdatabank refereert hier nog niet naar het CRAB! Er wordt heel algemeen een databank met adressen mee bedoeld. Dit is vaak een databank waar adressen attribuutgegevens zijn, zoals het bevolkingsregister of de kruispuntbank ondernemingen. 3.1 In- en uitschrijven van een persoon Dit proces speelt vandaag een heel belangrijke rol in het adresbeheer, zowel binnen het gemeentebestuur als voor de hogere overheden, al moet onderscheid tussen 2 soorten gemeenten gemaakt worden: Gemeenten zonder adressenbestand: o Het adres moet in het administratieve pakket dat op de bevolkingsdienst gebruikt wordt gevoerd worden, eventueel na controle op de dienst RO. In deze situatie is de ambtenaar op de dienst bevolking de facto een adresbeheerder, al betreft het uitsluitend Rijksregisteradressen; Gemeenten met adressenbestand: o Indien nieuwe adressen reeds in de loop van de bouwvergunningsprocedure in het bestand gevoerd worden zou het adres op het moment dat een persoon zich in wenst te schrijven reeds beschikbaar moeten zijn. In deze situatie is de ambtenaar op de dienst RO de facto een adresbeheerder en zal de bevolkingsdienst enkel raadplegen. Wanneer adressen worden toegekend en geregistreerd in een databank bij toekenning van een bouwvergunning, zou elk adres bij een aanmelding bij dienst bevolking gekend moeten zijn. Dit is meteen een vorm van controle op de kwaliteit van het adressenbestand. 38 / 147

39 Figuur 17: Adresbeheersproces in- en uitschrijven van een persoon 3.2 Behandelen van een verkavelingaanvraag Verkavelingsvergunningen zijn een belangrijke bron van nieuwe adressen. Hierbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen verkavelingen met en zonder aanleg van nieuwe wegenis. Huisnummers kunnen reeds vroeg in de vergunningsprocedure aan loten van een verkaveling toegekend worden. Wanneer het College van Burgemeester en Schepenen het dossier goedkeurt worden deze huisnummers bekrachtigd. Deze huisnummers zijn dan beschikbaar wanneer een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning op één van de loten ingediend wordt. Indien het dossier een aanleg van nieuwe wegenis bevat, zal eveneens een nieuwe straatnaam toegekend worden. Het toekennen van een nieuwe straatnaam wordt later bekeken. 39 / 147

40 Figuur 18: Adresbeheersproces behandelen van een verkavelingsaanvraag 3.3 Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag Vergelijkbaar met de verkavelingsvergunning speelt het adres een belangrijke rol in deze procedure. De toekenning van het huisnummer, en eventueel de bus- of appartementnummers, kan gemeente per gemeente op een ander moment in de procedure gebeuren. Ook hier geldt dat de goedkeuring van het dossier door het College van Burgemeester en Schepenen geldt als de bekrachtiging van het adres. Niet alle types stedenbouwkundige vergunning veroorzaken de noodzaak tot creatie van een nieuw adres. Enkel wanneer het een nieuwbouw, een verbouwing met creatie van extra woonentiteiten of een bestemmingswijziging van een deel van een gebouw betreft kunnen er nieuwe adressen ontstaan. Omgekeerd, een slopingsvergunning kan een historisering van een adres bevatten. 40 / 147

41 Figuur 19: Adresbeheersproces behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag In tegenstelling tot een verkavelingsaanvraag geldt een toekenning van een stedenbouwkundige vergunning wel als ingebruikname van een adres. Immers, zodra een vergunninghouder de werken aanvat zal dit adres door verschillende instanties gebruikt worden. Wordt de vergunning echter geweigerd, dan kan een eventueel voorlopig ingegeven adres nog niet in gebruik genomen worden. 3.4 Beheren van straatgegevens Dit proces verschilt van de voorgaande omdat het adresbeheer zelf centraal staat. Dit waar adresbeheer bij vergunningsprocedures eerder een neveneffect van het eigenlijke doel van de procedure is Benoemen van een openbare weg Wanneer een nieuwe openbare weg aangelegd wordt, kan het gemeentebestuur beslissen deze een straatnaam te geven. 41 / 147

42 Dit is echter niet noodzakelijk een nieuwe straatnaam, het kan een verlenging van een bestaande straat betreffen, of een nieuw zijstraatje van een bestaande weg waarvoor het gemeentebestuur beslist het dezelfde naam als de hoofdweg te geven. In de procedure die hier wordt toegelicht, wordt de creatie van een nieuwe straatnaam beschouwd. Het is mogelijk om een voorlopige straatnaam reeds voor goedkeuring door de gemeenteraad in het adressenbestand op te nemen, dit kan nuttig zijn voor gebruik in een parallel lopende administratieve procedure, bijvoorbeeld de behandeling van een vergunningsaanvraag. Echter, pas wanneer de straatnaam is goedgekeurd door de gemeenteraad is deze officieel. Hij wordt op dat punt ingegeven in het gemeentelijke adressenbestand, maar moet nog overgemaakt worden aan externe organisaties. Figuur 20: Adresbeheersproces benoemen van een openbare weg Herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Wanneer besloten wordt een (gedeelte van een) openbare weg te herbenoemen loopt enerzijds het bovenstaande proces, de creatie van een nieuwe straatnaam, en anderzijds een procedure om de oude straatnaam op te heffen. Opheffen van een straatnaam wordt in de volgende paragraaf bekeken. Wanneer een (gedeelte van een) openbare weg herbenoemd wordt dient niet enkel de straatnaam in de adresdatabank aangepast te worden, ook alle huisnummers in de straat worden gehistoriseerd en er worden nieuwe huisnummers gecreëerd voor de nieuwe straatnaam. 42 / 147

43 Figuur 21: Adresbeheersproces herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Opheffen van een straatnaam Het opheffen van een straatnaam is een zeer korte procedure, de opheffing wordt bekrachtigd door de gemeenteraad en kan op dat punt gehistoriseerd worden in de adresdatabank. Met bijhouding van een historiek kan de levensloop van gemeentelijke adressen geraadpleegd worden. Historeren van een straatnaam betekent dat eveneens alle huisnummers in deze straat gehistoreerd worden. Figuur 22: Adresbeheersproces opheffen van een straatnaam Opbreken van een weg Het opbreken van een weg is een combinatie van twee procedures, enerzijds een stedenbouwkundige vergunning voor het fysiek verwijderen van de weg, anderzijds de procedure tot opheffing van de straatnaam die hierboven reeds besproken werd. 43 / 147

44 Figuur 23: Adresbeheersproces historeren (opbreken) van een weg 3.5 Beheren van nummers van een gebouw Dit proces is een puur adresbeheersproces. Het doel van het beheer van huisnummers is immers de instandhouding van een goed adressenbestand. Het hernummeren van een straat, of een gedeelte van een straat, is hierbij de belangrijkste aanleiding. Ook hier kunnen voorlopige huisnummers in het bestand gevoerd worden tijdens de loop van de procedure. Wanneer het College van Burgemeester en Schepenen de hernummering bevestigt kunnen de nieuwe huisnummers in voege treden, en verdwijnen de oude nummers in de historiek van de gemeentelijke databank. Van deze hernummering moeten heel wat instanties op de hoogte gebracht worden zodat ook hun adresdatabanken actueel gehouden kunnen worden. Dit geldt eveneens voor een interne hernummering van een appartement- of bedrijfsgebouw. 44 / 147

45 Beheren van nummers van een gebouw Bevoegde dienst College B&S Adresdatabank Onderzoeken ter plaatse en overleg Opmaken van verslag met voorstel Invoer voorlopige adressen Bekrachtigen door CBS Ingebruikname nieuwe, historeren oude adressen Bekendmaken Figuur 24: Adresbeheersproces beheren van nummers van een gebouw Hoewel de gemeente een nummering toekent, wordt deze nummering niet altijd nageleefd door de bouwheer. Dit is een bekende problematiek bij het beheer van nummers van gebouwen, voornamelijk wanneer het appartementnummers betreft. Het stadsbestuur van Blankenberge heeft een besluit genomen om aan deze situatie een einde te maken. 45 / 147

46 Extract uit het notulenboek van het college van burgemeester en schepenen van de stad Blankenberge STROM. TOEKENNEN APPARTEMENTSNUMMERS : NIEUWE ADVIESPROCEDURE GEBRUIK CONTROLE. HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN: Gelet op de aanmaak van digitale draadmodellen met appartementsnummers, ter vervanging van de vroegere manuele schetsen, met het oog op het toekennen van appartementsnummers en het toezien op het gebruik van de appartementsnummers; Overwegende dat opgelegde appartementsnummers vaak niet door de bouwheer worden toegepast; Overwegende dat het tijdsverloop, tussen het toekennen van de bouwvergunning enerzijds en de kennisgeving aan de bouwheer van de aan te brengen appartementsnummers anderzijds, vaak te ruim is; Gelet op het gebrek aan een controle-instrument voor de stadsdiensten; Overwegende dat momenteel, bij een aanvraag tot adreswijziging, geen controle ter plaatse gebeurt van het door de inwoner meegedeelde appartementsnummer; Gelet op de afspraken tussen de betrokken diensten STROM, Bevolking, Belastingen en Politiezone 5445, gemaakt in de werkvergadering d.d. 4 mei 2009; BESLUIT: Artikel 1: voor de toekenning van appartementsnummers aan nieuwe gebouwen een adviesprocedure toe te passen als volgt : - De Dienst STROM maakt digitale draadmodellen aan bij ontvangst van de stedenbouwkundige aanvraag; - De Dienst STROM stelt een vraag tot controle via mail t.a.v. de diensten Bevolking en Belastingen met de digitale draadmodellen als pdf-bijlage, met als onderwerp : CONTROLE digitale draadmodellen NIEUWE gebouwen ; - De Diensten Bevolking en Belastingen nemen zelf initiatief om tijdig melding te maken van (eventueel) foutief toegekende appartementsnummers; - Bij goedkeuring van de stedenbouwkundige vergunning door het College van burgemeester en schepenen doet de Dienst STROM kennisgeving van het digitaal draadmodel aan de diensten Bevolking en Belasting, per mail, met als onderwerp : DEFINITIEVE digitale draadmodellen NIEUWE gebouwen ; - Bij goedkeuring van de bouwvergunning door het College van burgemeester en schepenen doet de Dienst STROM kennisgeving van het digitaal draadmodel, per , aan de nutsmaatschappijen en het Kadaster; Artikel 2: De Dienst STROM dient van nieuw aangemaakte digitale draadmodellen van bestaande gebouwen, mededeling te doen aan de diensten Bevolking en Belastingen d.m.v. een mail, met als onderwerp : Digitale draadmodellen BESTAANDE gebouwen, ter vervanging van gescande schets Artikel 3: De Diensten Bevolking en Belastingen dienen de digitale draadmodellen te raadplegen op het computerscherm bij inschrijvingen in het bevolkingsregister of het belastingskohier en passen de appartementsnummers van de digitale draadmodellen toe; Artikel 4: voor de controle van de appartementsnummers bij een aanvraag tot adreswijziging, de volgende procedure toe te passen : - De Dienst STROM maakt de digitale draadmodellen van nieuwe gebouwen per mail over aan Politiezone 5445; - De Wijkdienst van de Politiezone 5445 controleert bij het bezoek ter plaatse of het aangebrachte & meegedeelde appartementsnummer overeenstemt met de appartementsnummers van de gescande schets/het digitale draadmodel en deelt eventuele anomalieën mee aan de dienst Bevolking; - Indien één of meerdere appartementsnummers van een gebouw afwijken van de gescande schets/het digitale draadmodel, past de dienst Bevolking/Belastingen de appartementsnummers in de registers aan, tenzij dit aanleiding geeft tot een hernummering van bewoonde appartementen; 46 / 147

47 Dit besluit heeft zijn effect niet gemist: Ondertussen loopt de procedure goed, en zijn de draadmodellen bij de betrokken collega s (R.O., Belastingen, Bevolking) heel goed bekend. Wat niet vermeld staat in de procedure : - We bezorgen de modellen samen met de stedenbouwkundige vergunning aan de bouwheer. In de vergunning zelf wordt expliciet verwezen naar het model en de te volgen nummering. - De modellen worden ook nog per mail bezorgd aan de lokale politie en de lokale Brandweer. De bedoeling is om dit uit breiden naar het huisnummer én om het huisnummer+appartementsnummer te laten vastleggen in een huisnummerbesluit, dat samen met de stedenbouwkundige vergunning wordt goedgekeurd. Anton Driesmans GIS-coördinator Stad Blankenberge 3.6 Behandelen van een milieuaanvraag De behandeling van een milieuaanvraag heeft in principe niets te maken met adresbeheer. Het verkrijgen van een milieuvergunning veroorzaakt immers noch een ontstaan, noch een historisering van een adres of straatnaam. De adresdatabank kan wel geraadpleegd worden om alle nodige gegevens in het dossier te steken. Echter, wanneer blijkt dat bij raadpleging het nodige adres niet in de databank zit kan er toch een adresbeheershandeling uit voortvloeien. Het adres kan ontbreken omwille van een onvolledigheid van de databank, of het adres bestaat nog niet omdat de milieuaanvraag een aanvraag voor stedenbouwkundige vergunning voorafgaat. In het eerste geval moet de onvolledigheid gemeld worden aan de adresbeheerder, in het tweede geval kan reeds een voorlopig adres gecreëerd worden. 47 / 147

48 Behandelen van een milieuaanvraag Dienst milieu College B&S Adresdatabank Ontvangen van een milieuaanvraag Controleren van adresgegevens Raadplegen Nemen van beslissing Mededelen van beslissing Figuur 25: Adresbeheersproces behandelen van een milieuaanvraag 3.7 Behandelen van een aanvraag van een onderneming Dit geheel buiten de gemeente lopende proces is toch een bron van adressen. Het is perfect mogelijk dat een onderneming zich wenst te registreren op een adres dat door de gemeente ongekend is. Meerdere ondernemingen kunnen zich bijvoorbeeld vestigen in een bedrijfsruimte, zonder nood aan een stedenbouwkundige aanvraag. Dit geldt niet wanneer een particulier een deel van zijn woning wenst in te richten als kantoor voor zijn onderneming, deze actie vereist wel een stedenbouwkundige vergunning een bestemmingswijziging. Echter, zelfs indien de gemeente adressen toegekend heeft aan bedrijfsruimten bestaat er geen garantie dat deze door het ondernemingsloket gevolgd zullen worden. De gemeente en het federaal ondernemingsloket gebruiken immers niet dezelfde adresdatabank. De adresdatabank waarvan hier sprake zal in de praktijk steeds de KBO (Kruispuntbank Ondernemingen) zijn Behandelen van een aanvraag van een ondernemingsnummer Een nieuw opstartende onderneming heeft een ondernemingsnummer nodig en kan daarvoor terecht bij het Federaal Ondernemingsloket. Daar zullen adresgegevens het aanvraagdossier begeleiden. Er bestaan dan 2 scenario s. Ofwel wenst de onderneming zich te vestigen op een gekend adres, dus een adres waar voorheen reeds een andere onderneming gevestigd was, ofwel op een nieuw adres dat in de databank gevoerd zal worden. 48 / 147

49 Figuur 26: Adresbeheersproces behandelen van aanvraag voor ondernemingsnummer Behandelen van een aanvraag voor vergunning In tegenstelling tot de registratie van de onderneming bij het Federale loket dienen bepaalde vergunningen wel bij het gemeentebestuur aangevraagd te worden. Wanneer de aanvraaggegevens van de onderneming door de gemeente gecontroleerd worden kan zowel de KBO als een gemeentelijke adresdatabank bevraagd worden. Indien het adres op dat punt ongekend is in de lokale databank kan het erin gevoerd worden. 49 / 147

50 Figuur 27: Adresbeheersproces behandelen van een aanvraag voor vergunning Behandelen van een aanvraag tot verhuis De adrescomponent in dit proces is gelijk aan het voorgaande. Het zal een combinatie zijn van bevraging van de eigen databank en het KBO met beheer van de eigen databank. 50 / 147

51 Figuur 28: Adresbeheersproces behandelen van een aanvraag tot verhuizing van een onderneming 3.8 Versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten Van dit proces was bekend dat het in principe geen bron van adresgegevens is. In de praktijk komt het echter voor dat, omwille van onbestelbare briefwisseling, foutieve adressen aan het licht komen. Wanneer, na een onderzoek, het correcte adres vervolgens ontdekt wordt is dit een kandidaat voor toevoeging aan de adresdatabank. 51 / 147

52 Figuur 29: Adresbeheersproces versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten 3.9 Voor- en nadelen bestaande situatie, binnen organisatie en buiten Een rode draad doorheen deze processen is het veelvuldig raadplegen en bijwerken van een veelheid aan adresbestanden. Zo kwamen ondermeer gemeentelijke databanken, het Rijksregister, het (V)KBO en de AAPD aan bod. Bovendien werden ter kennisgeving adresgegevens doorgegeven aan talrijke instanties die voor hun werking nood hebben aan correcte, actuele adresgegevens. Een ander knelpunt is het gebrek aan een geijkte procedure voor het beheer van huisnummers. Deze kunnen in meerdere processen ontstaan maar er bestaat geen uniformiteit of afspraak over het adresbeheer binnen deze processen. Uiteraard verschilt dit van gemeente tot gemeente. Er bestaat veel vrijheid en weinig verplichting in het beheer van huisnummers, heel wat gemeenten hebben deze problematiek reeds 52 / 147

53 aangepakt en beheren een gemeentelijk adressenbestand om zoveel mogelijk discussies te vermijden maar dit dient op eigen initiatief te gebeuren, met veel vrijheidsgraden in de specificaties en het beheer van een dergelijk gemeentelijk adressenbestand. Zelfs een sterk onderbouwd gemeentelijk bestand kan niet 100% waterdicht zijn. Het is niet onmogelijk dat er buiten de gemeente om nog adressen toegekend worden, bijvoorbeeld door het federaal ondernemingsloket, of door een bouwpromotor die in een appartementsgebouw een busnummering toekent die afwijkt van de bij de gemeente gekende appartementnummering. Dit algemene gebrek aan coördinatie kan leiden tot heel wat vervuiling in de diverse adressenbestanden. Eenzelfde eenheid kan in verschillende bestanden een verschillend adres hebben, adressen kunnen door de mazen van het net glippen en ergens in gebruik zijn zonder dat het gekend is bij eender welke officiële instantie. Een mogelijk pluspunt van de huidige situatie is de flexibiliteit die gehanteerd kan worden bij probleemgevallen. Een adres hoeft niet noodzakelijk een officieel brondocument te hebben om toegekend te worden. Hierdoor kunnen discussies uit de weg gegaan worden, wat de afhandelingtijd van een dossier verkort. 53 / 147

54 4 Levenscyclus van adressen in het CRAB 4.1 Inhoud van het CRAB Het CRAB-datamodel is een complex gegeven. Het is niet nodig het volledige model te bespreken, al is het belangrijk kennis te nemen van de belangrijkste entiteiten binnen dat model. Dit kan aan de hand van een vereenvoudigde voorstelling van het model, een gedetailleerde bespreking van het model kan gevonden worden in bijlage 1. Figuur 30: Vereenvoudigd CRAB datamodel De 3 belangrijkste entiteittypes zijn de adrescomponenten straatnaam, huisnummer en subadres. Deze administratieve entiteittypes vormen de kern van een adres. Een straatnaam is in gebruik waar hij een relatie heeft met een wegobject. Wegobjecten zijn objecten met een geografische voorstelling van de (virtuele) wegas. Wanneer een gemeente een GRB ter beschikking heeft zijn dit GRB wegverbindingen. Daarnaast wordt in het CRAB, door het AGIV, een relatie gelegd met wegassen afkomstig uit NAVSTREETS. Belangrijk hier op te merken dat een straatnaam een relatie kan hebben met meerdere wegverbindingen en dat een wegverbinding een relatie kan hebben met meerdere straatnamen. 54 / 147

55 Koppeltabel: Straatkanten De relatie tussen een straatnaam en een wegobject wordt gelegd door een koppeltabel: de straatkanten. Deze straatkanten zijn gecreëerd zodat omgegaan kan worden met straten die aan beide kanten een verschillende straatnaam hebben. Veelal zijn dit straten waar in het midden een gemeentegrens loopt. Anderzijds kan een straatnaam aan meerdere wegobjecten gekoppeld zijn. Een wegobject wordt typisch (maar niet uitsluitend) door kruispunten begrensd, langere straten zullen zo meerdere wegobjecten bevatten. Een huisnummer is in gebruik waar het een relatie heeft met een adresseerbaar terreinobject. Terreinobjecten zijn objecten met een geografische voorstelling van gebouwen of percelen waaraan een adres is toegekend. Dit kunnen CADMAP percelen zijn. Wanneer een gemeente een GRB ter beschikking heeft, zijn dit eveneens GRB gebouwen of GRB administratieve percelen. Huisnummers kunnen een relatie hebben met meerdere terreinobjecten en een terreinobject kan een relatie hebben met meerdere huisnummers en subadressen. Zowel wegverbindingen als gebouwen kunnen door de gemeentelijke adresbeheerder bewerkt worden. Dan is er sprake van gemeentelijke wegverbindingen en gemeentelijke gebouwen. Dit laat de adresbeheerder toe geografische objecten aan adrescomponenten te koppelen vooraleer deze geografie op eender welke andere kaart opgenomen is. Dit geldt momenteel nog niet voor kadastrale percelen. Tenslotte kan een adresbeheerder bijkomende adresposities toekennen aan adressen. Dit zijn puntvormige objecten die een bepaalde locatie van een adres aanduiden. 4.2 Levenscyclus volgens het CRAB Het CRAB laat toe de volledige levenscyclus van adressen, adrescomponenten, wegobjecten en adresseerbare objecten te registreren. Alle belangrijke fasen in de levensloop kunnen opgenomen worden in de databank, en zullen bewaard blijven. Wanneer men kiest om de levenscycli tot in detail te gaan beheren is het belangrijk de begrippen geldigheidsperiode en status te kennen. Een adrescomponent kent in de databank 2 belangrijke mijlpalen in de levenscyclus: het moment dat het ontstaat en het moment dat het definitief verdwijnt, dit is de geldigheidsperiode van een adrescomponent. Deze wordt afgebakend met een begin- en een einddatum die als attribuut aan het adres toegekend worden. Dit zijn vrije velden. Bij het beheer van het CRAB kan, indien nodig, perfect een begindatum van tientallen jaren geleden ingegeven worden. Het CRAB laat daarnaast een verdere verfijning toe van de levensloop van het adres (of van de adrescomponent) en zijn geometrische voorstelling. De adrescomponent kan verschillende statussen doorlopen. Een overzicht van alle toekenbare statussen: 55 / 147

56 STATUS STRAATNAAM Tabel 1: Statuswaarden adrescomponent straatnaam Waarde voorgesteld gereserveerd ingebruik buitengebruik Definitie Straatnaam die nog moet worden goedgekeurd door de gemeente. Straatnaam die goedgekeurd is door de gemeente maar nog niet in gebruik is genomen. Huidige en geldige straatnaam. Niet langer gebruikte straatnaam. De straatnaam is nog beschikbaar voor eventueel toekomstig hergebruik. STATUS HUISNUMMER OF SUBADRES Tabel 2: Statuswaarden adrescomponent 'huisnummer' of 'subadres' Waarde voorgesteld gereserveerd ingebruik buitengebruik nietofficieel Definitie Adres dat nog moet worden goedgekeurd door de gemeente. Adres dat goedgekeurd is door de gemeente maar nog niet in gebruik is genomen. Huidig en geldig adres. Niet langer gebruikt adres. Het adres is nog beschikbaar voor eventueel toekomstig hergebruik. Adres in gebruik maar niet officieel toegekend door de gemeente. STATUS GEBOUW OF WEGVERBINDING Tabel 3: Statuswaarden geometrische component 'gebouw' of 'wegverbinding' Waarde vergunningaangevraagd bouwvergunningverleend inaanbouw ingebruik buitengebruik Definitie Een vergunning is aangevraagd, maar nog niet toegekend. Dit kan een bouwvergunning zijn maar eveneens een stedenbouwkundig attest of een milieuvergunning voor een nog op te richten gebouw. Een bouwvergunning is toegekend en nog niet vervallen. Het gebouw is in aanbouw. Het gebouw is in gebruik. Het gebouw bestaat nog maar is niet langer in gebruik. Een illustratie van de toepassing van de geldigheidsperiode en een verfijning met status: 56 / 147

57 Geldigheidsperiode en status Een gemeente beslist gebouwen in het CRAB op te voeren zodra de constructiewerken aanvangen. Op dat moment schetst de adresbeheerder het gebouw en wordt het opgenomen in de CRAB-databank. De adresbeheerder geeft mee dat het gebouw de status in aanbouw heeft. Wanneer de gemeente het einde der werken vaststelt, verandert de adresbeheerder de status van in aanbouw naar in gebruik. Helaas voor de bouwheer, enkele jaren later wordt het gebouw onteigend voor de aanleg van een nieuwe spoorweg. Eens het gebouw verlaten, kent de adresbeheerder het de status buiten gebruik toe, wanneer de sloop voltooid is, kan het gebouw gehistoriseerd worden, het blijft dan wel in de databank zitten maar heeft een einddatum gekregen. Dankzij een opsplitsing tussen de adrescomponent en zijn status, kan van 1 adrescomponent een verfijnde levensloop bijgehouden worden. De adrescomponent blijft de hele tijd bestaan, van het moment dat hij ingevoerd wordt tot het moment dat hij in de realiteit verdwijnt en een einddatum krijgt. Om hiermee correct om te gaan, dient een adresbeheerder het onderscheid tussen volgende acties te kennen: Wijziging in de realiteit; Correctie van de databank; Historisering van een adres(component); Bijwerken van een status. Vooral het onderscheid tussen een wijziging en een correctie is vaak onduidelijk, maar van groot belang. Eenvoudig gesteld: Een wijziging gaat steeds over de realiteit. Een herbenoeming van een straat, een hernummering van een straat, etc. Een correctie gaat uitsluitend over de databank. Bijvoorbeeld een correctie van de schrijfwijze van een straatnaam omdat de schrijfwijze in het CRAB niet overeenkomt met de schrijfwijze op het gemeenteraadbesluit en dus nooit bestaan heeft. Eveneens een correctie is het verwijderen van een adres dat in de databank zit, omdat het er nooit in had mogen zitten. Het bestaat in de realiteit niet, en heeft nooit bestaan. Enkele voorbeelden: Bij gemeenteraadbeslissing herbenoemen van een straat is een wijziging en geen correctie. Het toevoegen van een adres dat reeds lang in het CRAB had moeten zitten, omdat het bijvoorbeeld reeds tientallen jaren echt bestaat, is in deze filosofie GEEN correctie. Dit adres kan ingevoerd worden met een begindatum die reeds jaren voorbij is. Het toevoegen van een adres omdat het toegekend wordt aan een nieuwbouw is een wijziging van de realiteit. 57 / 147

58 Een straatnaam zit in de databank als Albert I-laan maar is in het gemeenteraadsbesluit gekend als Koning Albert I-laan. Dit moet aangepast worden en zal een correctie in de databank zijn. Het verwijderen van een adres omdat het gebouw gesloopt is, is een wijziging. Wanneer een gebouw gesloopt wordt maar de mogelijkheid bestaat dat op dezelfde locatie ooit een nieuw gebouw komt dat hetzelfde huisnummer zal dragen, moet het huisnummer bij de sloop status buiten gebruik krijgen. Een historisering houdt immers in dat het adres verdwijnt en niet meer opnieuw opgevoerd zal worden. Het verwijderen van een adres omdat het niet bestaat en nooit bestaan heeft is een correctie. Bij het bespreken van de levenscyclus van adressen in het CRAB worden correcties steeds buiten beschouwing gelaten. Correcties maken geen deel uit van de officiële levenscyclus van het adres. 4.3 Levenscycli van adrescomponenten in het CRAB De levenscyclus van een adres in het CRAB wordt bepaald door zijn geldigheidsperiode (moment van opvoeren tot moment van afschaffing) en zijn status. Zo kan van de adrescomponenten straatnaam, huisnummer en subadres, evenals van de geografische componenten wegverbinding en gebouw opgelijst worden op welke momenten, en met welke status, ze in het CRAB opgenomen kunnen worden. Tevens kan bepaald worden op welke momenten ze een statusverandering kunnen ondergaan en op welke momenten ze te historiseren zijn. Hierbij kan steeds onderscheid gemaakt worden tussen het, volgens het CRAB-decreet, verplichte beheer en de extra opties die het CRAB model biedt Straatnaam STRAATNAAM WORDT OPGEVOERD Momenten Een straatnaam kan op verschillende momenten in zijn levensloop in het CRAB opgevoerd worden. Meestal zal een straatnaam opgevoerd worden wanneer een nieuwe straatnaam in het leven geroepen wordt. Een straatnaam kan eveneens opgevoerd worden omdat hij ten onrechte ontbreekt in het CRAB. Tevens kan een gebruiker van het CRAB een ontbrekende straatnaam melden aan de gemeente. Wanneer blijkt dat deze straatnaam effectief geldig is, kan hij alsnog in het CRAB opgevoerd worden, met zijn toepasselijke status. Tenslotte kan een gemeente ervoor kiezen historische straatnamen eveneens in het CRAB op te voeren. In dat geval zal de straatnaam meteen een begin- en einddatum meekrijgen. Modaliteiten Het is verplicht alle actuele per gemeenteraadsbesluit goedgekeurde straatnamen in het CRAB op te nemen. 58 / 147

59 Tabel 4: Overzicht, straatnaam wordt opgevoerd STATUS MOMENT MODALITEIT Voorgesteld Gereserveerd In gebruik Buiten gebruik Na voorstel cultuurraad, straatnamencommissie maar nog niet bekrachtigd. Goedgekeurd door gemeenteraad maar nog niet aan een weg toegekend. Goedgekeurd door gemeenteraad en aan een weg toegekend. Of ingevoerd omdat de straatnaam onterecht ontbreekt in het CRAB. Ontbreekt in het CRAB, is niet langer toegekend aan een weg maar nog niet opgeheven door de gemeenteraad. Optioneel Verplicht Verplicht Verplicht STATUS STRAATNAAM WORDT BIJGEWERKT Momenten Indien aan gedetailleerd adresbeheer gedaan wordt dient men er rekening mee te houden dat de status van een straatnaam geregeld kan wijzigen. Dit hoort bij de bijhouding van het CRAB, al kan eveneens tijdens de initiële validatie of door een melding van een gebruiker een verkeerde status vastgesteld worden. Modaliteiten Ook hier geldt dat elke per gemeenteraadsbesluit goedgekeurde straatnaam in het CRAB de toepasselijke status draagt. Tabel 5: Overzicht, status straatnaam wordt bijgewerkt OUDE STATUS NIEUWE STATUS MOMENT MODALITEIT Voorgesteld Gereserveerd Goedgekeurd door gemeenteraad maar nog niet aan een weg toegekend. Verplicht Voorgesteld In gebruik Goedgekeurd door gemeenteraad en aan een weg toegekend. Verplicht Gereserveerd In gebruik Goedgekeurde straatnaam wordt aan weg toegekend. Verplicht In gebruik Buiten gebruik Niet langer aan weg toegekend maar nog niet opgeheven door Optioneel 59 / 147

60 gemeenteraad. STRAATNAAM WORDT AFGEVOERD Momenten Een straatnaam mag uitsluitend gehistoriseerd worden wanneer de straatnaam per gemeenteraadsbesluit is opgeheven. Wanneer een opgeheven straatnaam tijdens de initiële validatie in het CRAB gevonden wordt, moet deze gehistoriseerd worden met de datum van het betreffende gemeenteraadsbesluit. Modaliteiten Wanneer de geldigheidsperiode van een straatnaam eindigt dus bij opheffing door de gemeenteraad is het verplicht deze te historiseren in het CRAB. Tabel 6: Overzicht, straatnaam wordt afgevoerd MOMENT Straatnaam door gemeenteraad afgevoerd. MODALITEIT Verplicht Huisnummer en subadres HUISNUMMER OF SUBADRES WORDT OPGEVOERD Momenten Een huisnummer of subadres kan op verschillende momenten in zijn levensloop in het CRAB opgevoerd worden. Dit zal meestal gebeuren wanneer een nieuw huisnummer of subadres in het leven geroepen wordt. Huisnummers of subadressen kunnen eveneens opgevoerd worden omdat ze ten onrechte ontbreken in het CRAB. Een gebruiker van het CRAB kan een ontbrekend nummer melden aan de gemeente. Wanneer blijkt dat dit nummer effectief geldig is kan het alsnog in het CRAB opgevoerd worden, met de toepasselijke status. Wanneer een gemeente vaststelt dat een huisnummer of subadres buiten zijn weten om gebruikt wordt kan dit de speciale status niet officieel meekrijgen. Deze nummers het zullen vaak subadressen betreffen - zijn niet door de gemeente toegekend en de gemeente heeft het recht deze te weren uit het CRAB. Door toekenning van de status niet officieel kan de gemeente deze adressen alsnog in het CRAB op te voeren of behouden en gebruikers duidelijk maken dat het adres in kwestie niet het officiële adres is. Tenslotte kan een gemeente ervoor kiezen historische huisnummers en subadressen eveneens in het CRAB op te voeren, in dat geval zal het nummer meteen een begin- en einddatum meekrijgen. In deze geldigheidsperiode zal het huisnummer de status in gebruik krijgen. Modaliteiten 60 / 147

61 Het is verplicht alle adressen met een officieel karakter in het CRAB op te nemen. Tabel 7: Overzicht, huisnummer of subadres wordt opgevoerd STATUS MOMENT MODALITEIT Voorgesteld Gereserveerd In gebruik Buiten gebruik Niet officiëel Komt op geen enkel officieel document voor maar kan ooit ontstaan. Komt voor op officiële, in behandeling zijnde documenten. Toegekend in een goedgekeurd dossier. Of ingevoerd omdat het huisnummer of subadres onterecht ontbreekt in het CRAB. Ontbreekt in het CRAB, is niet langer toegekend aan een constructie. Wordt in de praktijk gebruikt maar wordt niet erkend door de gemeente. Optioneel Optioneel Verplicht Optioneel Optioneel STATUS HUISNUMMER OF SUBADRES WORDT BIJGEWERKT Momenten Indien aan gedetailleerd adresbeheer gedaan wordt dient men er rekening mee te houden dat de status van een adres geregeld kan wijzigen. Een status is altijd verplicht, maar deze verplichting is beperkt tot de status in gebruik. Bijwerking van een status zal voornamelijk voorkomen bij gemeenten die in de bijhoudingsfase zitten. Tijdens de initiële validatie of door een melding van een gebruiker kan eveneens een verkeerde status vastgesteld worden. Tevens kunnen in het CRAB bestaande adressen een statuswijziging naar Niet officieel krijgen wanneer deze de meest toepasselijke status is. Modaliteiten Ook hier geldt dat elk huisnummer en subadres in het CRAB de toepasselijke status moet dragen. Tabel 8: Overzicht, status huisnummer of subadres wordt bijgewerkt OUDE STATUS NIEUWE STATUS MOMENT MODALITEIT Voorgesteld Gereserveerd Voorgesteld huisnummer of subadres verschijnt op officieel document in behandeling. Optioneel Voorgesteld In gebruik Voorgesteld huisnummer Verplicht 61 / 147

62 of subadres gebruikt in goedgekeurd dossier. Gereserveerd In gebruik Gereserveerd huisnummer of subadres gebruikt in goedgekeurd dossier. Verplicht In gebruik Buiten gebruik Niet langer aan een constructie toegekend maar kan op later punt opnieuw in gebruik genomen worden. Optioneel In gebruik Niet officieel Opgenomen in het CRAB en wordt in de praktijk gebruikt maar wordt niet erkend door de gemeente. Optioneel HUISNUMMER OF SUBADRES WORDT AFGEVOERD Momenten Een huisnummer of subadres moet gehistoriseerd worden wanneer het niet langer in gebruik is en normaal gezien nooit meer in gebruik genomen zal worden. Modaliteiten In deze omstandigheden is het ook verplicht dit adres te historiseren. Tabel 9: Overzicht, huisnummer of subadres wordt afgevoerd MOMENT Niet langer in gebruik, en zal nooit opnieuw opgevoerd worden. MODALITEIT Verplicht Wegverbinding WEGVERBINDING WORDT OPGEVOERD Momenten Wegverbindingen kunnen in het CRAB opgevoerd worden zodra er een ontwerpplan ter beschikking is waar de geometrie van afgeleid kan worden. Dit kan bijvoorbeeld een verkavelingsvergunning, een bouwvergunning of zelfs een dossier rond een ruilverkaveling betreffen, zolang er sprake is van aanleg nieuwe wegenis. Modaliteiten Het zelf intekenen van wegverbindingen is niet verplicht. Echter, indien een gemeente beschikking heeft over het GRB zal het wel verplicht zijn straatnamen aan de correcte wegverbindingen te koppelen. Tabel 10: Overzicht, wegverbinding wordt opgevoerd 62 / 147

63 STATUS MOMENT MODALITEIT Vergunning aangevraagd Bouwvergunning verleend Geometrie komt voor op officieel document in behandeling. Geometrie komt voor op goedgekeurd, niet vervallen bouwdossier. Optioneel Optioneel In aanbouw Aanvang der werken is gemeld. Optioneel Werken zijn opgeleverd. In gebruik Buiten gebruik Of ingevoerd omdat de wegverbinding onterecht ontbrak in het CRAB. De fysieke weg is buiten gebruik gesteld maar niet gesloopt. Optioneel Optioneel STATUS WEGVERBINDING WORDT BIJGEWERKT Momenten Hierbij geldt dat wanneer een wegverbinding met een status vroeg in de levensloop van het dossier ingegeven is, het CRAB verwacht dat die status bijgewerkt zal worden wanneer de volgende mijlpaal in zijn levensloop bereikt is. Modaliteiten Op bovenstaande beperking na blijft het beheer van wegverbindingen optioneel. Tabel 11: Overzicht, wegverbinding wordt bijgewerkt OUDE STATUS NIEUWE STATUS MOMENT MODALITEIT Vergunning aangevraagd Bouwvergunning verleend Bouwdossier goedgekeurd. werd Optioneel Bouwvergunning verleend In aanbouw Aanvang der werken is gemeld. Optioneel In aanbouw In gebruik Werken zijn opgeleverd. Optioneel In gebruik Buiten gebruik De fysieke weg is buiten gebruik gesteld maar niet gesloopt. Optioneel WEGVERBINDING WORDT AFGEVOERD Momenten Een wegverbinding kan uitsluitend verdwijnen indien de fysieke weg gesloopt is. Modaliteiten Het historiseren van een wegverbinding na sloop is verplicht. Tabel 12: Overzicht, wegverbinding wordt afgevoerd 63 / 147

64 MOMENT De fysieke weg werd gesloopt. MODALITEIT Verplicht Gebouw GEBOUW WORDT OPGEVOERD Momenten Aanleiding voor het opvoeren van een gebouw zal vaak de behandeling van een bouwvergunning zijn, maar een stedenbouwkundig attest of zelfs een milieuvergunning kan eveneens een inplantingsplan van een gebouw bevatten. Noch een stedenbouwkundig attest, noch een milieuvergunning geven de aanvrager het recht de werken aan te vangen. Enkel de goedkeuring van een eigenlijke bouwvergunning kan aanleiding geven tot het gebruik van de status bouwvergunning verleend. Geometrische voorstellingen van een gebouw kan in het CRAB opgevoerd worden zodra een ontwerpplan ter beschikking is. De geometrie kan in het CRAB opgevoerd worden doormiddel van een eenvoudige schets, of een upload van een digitaal plan. Modaliteiten Het zelf intekenen van gebouwen en bijhouden van hun status is niet verplicht. Echter, indien een gemeente beschikking heeft over het GRB zal het wel verplicht zijn huisnummers en subadressen aan het correcte gebouw te koppelen. Tabel 13: Overzicht, gebouw wordt opgevoerd STATUS MOMENT MODALITEIT Vergunning aangevraagd Bouwvergunning verleend Geometrie komt voor op officieel document in behandeling. Geometrie komt voor op goedgekeurd, niet vervallen bouwdossier. Optioneel Optioneel In aanbouw Aanvang der werken is gemeld. Optioneel In gebruik Buiten gebruik Werken zijn opgeleverd. Of ingevoerd omdat het gebouw onterecht ontbrak in het CRAB. Het gebouw is buiten gebruik gesteld maar niet gesloopt. Optioneel Optioneel STATUS GEBOUW WORDT BIJGEWERKT Momenten Wanneer een gebouw met een status vroeg in de levensloop van het dossier ingegeven is, moet deze bijgewerkt worden wanneer de volgende mijlpaal in zijn levensloop bereikt is. Modaliteiten 64 / 147

65 Op bovenstaande beperking na blijft het beheer van gebouwen optioneel. Tabel 14: Overzicht, status gebouw wordt bijgewerkt OUDE STATUS NIEUWE STATUS MOMENT MODALITEIT Vergunning aangevraagd Bouwvergunning verleend Bouwdossier goedgekeurd. werd Optioneel Bouwvergunning verleend In aanbouw Aanvang der werken is gemeld. Optioneel In aanbouw In gebruik Werken zijn opgeleverd. Optioneel In gebruik Buiten gebruik Het gebouw is buiten gebruik gesteld maar niet gesloopt. Optioneel GEBOUW WORDT AFGEVOERD Momenten Een gebouw moet afgevoerd worden indien de fysieke constructie gesloopt is. Wanneer een gebouw ingetekend wordt in een vroege fase, dus wanneer het nog niet gebouwd is, moet het voorlopige gebouw afgevoerd worden indien blijkt dat de constructie er niet zal komen. Modaliteiten Het historiseren van een gebouw na sloop is verplicht. Wanneer men voorlopige gebouwen beheert, is het historiseren ervan een verplichting indien het gebouw niet gebouwd wordt. Tabel 15: Overzicht, gebouw wordt afgevoerd MOMENT Het fysieke gebouw werd gesloopt Een gebouw met status vergunning aangevraagd krijgt geen vergunning Een gebouw met status bouwvergunning verleend wordt niet gebouwd MODALITEIT Verplicht Verplicht Verplicht 4.4 Relatie met het GRB Het beheer van de relatie tussen de CRAB adrescomponenten en het GRB is verplicht voor gemeenten die beschikking hebben over het GRB. Het is niet verplicht het GRB zelf bij te houden via het CRAB. Echter, rond het gebruik van het GRB geldt een meldingsplicht. Wanneer een gemeentelijke adresbeheerder vaststelt dat het GRB op een bepaalde locatie onvolledig is, geldt de verplichting dat hij deze onvolledigheid meldt. Nu heeft men 2 mogelijkheden om deze onvolledigheid te melden. 65 / 147

66 Via het GRB meldingsysteem; Via CRAB. Deze melding gebeurt traditioneel via de meldingsprocedure van het GRB, maar ook via het CRAB kunnen meldingen naar het GRB gestuurd worden. Indien een gemeentelijke adresbeheerder een ontbrekend gebouw, of ontbrekende wegverbinding, via het CRAB intekent met status In gebruik, zal deze geometrie eveneens gelden als een melding voor het GRB. Bovendien zal het identificatienummer van de geometrie die door het CRAB toegekend wordt, overgenomen worden in het GRB. 66 / 147

67 5 Gemeenten in de rol van decentraal CRAB beheerder Wanneer een gemeente de rol van decentraal adresbeheerder opneemt, kunnen de diverse mijlpalen in de levenscyclus van een CRAB adres verwerkt worden in de eerder beschreven processen. Het adresbeheer zal niet langer een neveneffect zijn van de gemeentelijke processen, het wordt opgenomen als een beschreven stap in de procedures. Elke adresbevraging en elke adresbeheershandeling zal in het CRAB gebeuren. In vergelijking met hoofdstuk 3 is de generieke kolom adresdatabank, welke naar een veelheid van databanken verwees, vervangen door een kolom CRAB. Tevens wordt er een kolom GIS toegevoegd waarin de geografische bewerkingen, gerelateerd aan het CRAB, opgenomen zijn. Zo wordt onderscheid gemaakt tussen het beheer van de alfanumerieke adresbeheer en het beheer van de geometrische componenten. De gemeentelijke processen worden vanuit gedetailleerd adresbeheer bekeken. Niet alle acties zijn verplicht, de optionele acties worden onderscheiden door het grijze vak. Tabel 16: Aanduiding optionele en verplichte CRAB-beheersacties OPTIONELE ACTIE VERPLICHTE ACTIE Het verwerken van de CRAB-beheersacties in de gemeentelijke processen is een taak die elke gemeente voor zich zal moeten uitvoeren. In deze handreiking wordt een aanzet gegeven en worden alle nuttige bedenkingen mee in overweging genomen. De verwerking in de onderstaande processen is slechts één van vele implementatiemogelijkheden. Wanneer het CRAB door een gemeentelijke dienst bevraagd wordt en het nodige adres niet gekend is moet dit onderzocht worden. Het wordt gemeld aan de adresbeheerder. Deze melding gebeurt intern, het is een melding van de ene dienst naar de andere. In de praktijk moet hiervoor niet noodzakelijk het meldingsysteem van het CRAB zelf gebruikt worden, dit kan eveneens in onderling overleg. 5.1 In- en uitschrijven van een persoon In dit proces zullen niet langer rechtstreeks adressen ontstaan. In principe kunnen enkel personen ingeschreven worden op een adres dat eerder in een vergunningsprocedure is ontstaan. Opname van het adres in het CRAB is verplicht wanneer het op een goedgekeurd stedenbouwkundig dossier voorkomt. Dit is ruim vroeger dan wanneer iemand zich wenst te registreren op dit adres. 67 / 147

68 Toch bestaat de kans dat het adres nog niet gekend is in het CRAB, omwille van een fout of omwille van een andere reden. In voorkomend geval dient een melding naar de gemeentelijke adresbeheerder te vertrekken zodat het onderzocht kan worden. Figuur 31: CRAB-adresbeheersproces in- en uitschrijven van een persoon Na implementatie van het BeSt-Add samenwerkingsakkoord zal het Rijksregister eveneens het CRAB als authentieke bron gebruiken. Wat in het CRAB opgevoerd is, zal eveneens bij het Rijksregister gekend zijn. 5.2 Behandelen van een verkavelingsaanvraag Het CRAB staat toe dat een gemeente reeds huisnummers toekent op het moment dat een verkavelingsvergunning ingediend wordt, en dat er minstens een voorgestelde straatnaam beschikbaar is. 68 / 147

69 De procedure voor het ontstaan van een straatnaam is echter losstaand van dit proces, al is het binnenkomen van een aanvraag voor een verkavelingsvergunning wel een aanleiding om een nieuwe straatnaam in het leven te roepen. De procedure gevolgd door de straatnaam wordt in bekeken, binnen de behandeling van de verkavelingsaanvraag zijn geen mijlpalen die een bewerking op de straatnaam in het CRAB vragen. Adressen kunnen zo reeds in een vroeg stadium in het CRAB opgevoerd worden, de status van de adressen wijst op de fase in de levenscyclus van het adres. Echter, indien er nog geen straatnaam toegekend is aan eventueel nieuw aan te leggen wegen, kunnen ook geen huisnummers in het CRAB opgevoerd worden. Figuur 32: CRAB-adresbeheersproces behandelen van een verkavelingsaanvraag Wanneer het verkavelingdossier een aanleg van nieuwe wegenis bevat kunnen de wegeniswerken aanvatten wanneer de verkavelingsvergunning goedgekeurd is. Hoewel er mogelijk nog geen straatnaam toegekend is aan deze wegenis kan de geometrie ervan (in de vorm van een wegverbinding) toch al in het CRAB opgevoerd worden. Dit kan bijvoorbeeld bij binnenkomst van een dossier maar de verschillende statussen die beschikbaar zijn laten evengoed toe dat de wegverbinding pas op een later punt 69 / 147

70 ingebracht wordt. Dit is optioneel beheer, een adresbeheerder is pas verplicht de straatnaam een relatie met een geometrie te geven wanneer de betreffende wegverbinding is opgenomen in het GRB. Indien de goedgekeurde verkavelingsvergunning een huisnummering bevat, is de ingave van deze nummering in het CRAB verplicht. Deze huisnummers zullen reeds de status in gebruik meekrijgen. Hoewel er voor de gebouwen nog een bouwvergunning aangevraagd moet worden, kunnen de huisnummers reeds vroeger leven. Bijvoorbeeld bij de nutssector die aansluitingen zal voorzien voor alle loten in de verkaveling. Bij een verkavelingdossier is het moeilijk een duidelijke koppeling van de adressen met het terrein te maken. Het duurt een tijd vooraleer de verkavelde percelen in het kadaster opgenomen worden en in het GRB zal het wachten zijn tot de wegenis en woningen opgericht zijn tot daarmee de koppeling gemaakt kan worden. Het CRAB biedt hier de mogelijkheid om een relatie te leggen met de onverkavelde percelen en een nauwkeurigere aanduiding van de huisnummers te geven aan de hand van adresposities met als herkomst Manuele aanduiding van lot. 5.3 Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag De goedkeuring van een stedenbouwkundige vergunning is een moment dat een huisnummer in het CRAB opgevoerd moet worden. Vanaf dat moment kan het huisnummer immers bij verschillende organisaties in gebruik genomen worden, bijvoorbeeld bij het nutsbedrijf dat de woning van energie zal gaan voorzien en reeds op de werf de aansluiting kan komen uitvoeren. Het CRAB laat echter toe het nummer reeds vroeger op te voeren. Zodra het dossier binnen de gemeente in behandeling is begint het adres eigenlijk al te leven, binnen de eigen administratie en bij andere instanties waar eventueel een advies aangevraagd moet worden. Hiervoor kan de adresbeheerder verkiezen het adres reeds aan te maken bij binnenkomst van de vergunningaanvraag. Wanneer deze optie gekozen wordt, is het van belang het beheer van de status goed op te volgen. Wordt bijvoorbeeld een vergunning geweigerd, dan kan het huisnummer niet overgaan naar een status in gebruik. Het huisnummer kan perfect gereserveerd blijven, zodat het meteen beschikbaar is wanneer er een nieuw dossier op hetzelfde perceel ingediend wordt. 70 / 147

71 Behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag Aanvrager Dienst RO College B&S CRAB GIS Ontvangen en inschrijven in register Invoer of update huisnummers Invoer gebouw Instellen openbaar onderzoek en aanvragen adviezen (indien nodig) Formuleren van voorstel van advies aan CBS Opmaken vergunning Beslissen door CBS Invoer of update huisnummers Invoer of update gebouw Opsturen/ overmaken naar aanvrager Aanvang der werken Invoer of update gebouw Einde der werken Invoer of update gebouw Figuur 33: CRAB-adresbeheersproces behandelen van een stedenbouwkundige aanvraag Intekenen van een gebouwgeometrie is geen verplichting maar zal zeker na goedkeuring van de vergunning een nuttige waarde hebben, bijvoorbeeld alweer voor de nutsbedrijven die zo niet enkel kennis hebben van het adres, maar ook van inplanting van het gebouw, wat nuttige informatie is bij het ontwerpen van de aan te leggen aansluiting. Het is wel een verplichting een koppeling te leggen met het perceel waarop het nieuwe adres geldig is. Ten laatste bij het toekennen van de bouwvergunning zal de adresbeheerder aanduiding moeten maken van het perceel waarop de constructie vergund is. 5.4 Beheren van straatgegevens Benoemen van een openbare weg Zodra een straatnaam goedgekeurd is door de gemeenteraad is het verplicht deze in het CRAB op te voeren. Meestal zal op dat moment ook bekend zijn aan welke weg deze straatnaam toegekend is en zal de straatnaam meteen status in gebruik krijgen. Wanneer echter nog niet bekend is aan welke weg de straatnaam toegekend wordt kan deze de status gereserveerd krijgen en pas veranderen naar in gebruik wanneer hij 71 / 147

72 toegekend wordt aan een weg. De gemeentelijke adresbeheerder kan verkiezen de straatnaam al vroeger in het CRAB op te voeren, met de status voorgesteld. De straatnaam wordt best zo vroeg mogelijk aan een wegverbinding gekoppeld, deze wegverbinding kan ingegeven zijn bij de afhandeling van een verkavelingdossier (met aanleg van wegenis) of een bouwdossier met aanleg van wegenis. Veelal zal dit dossier de goedkeuring van de straatnaam vooraf gaan en kan de straatnaam meteen aan de betreffende wegverbinding gekoppeld worden. Figuur 34: CRAB-adresbeheersproces benoemen van een openbare weg Herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Voor het herbenoemen van een openbare weg geldt eveneens dat de aanpassing van het CRAB verplicht is zodra de beslissing bevestigd is door de gemeenteraad. Op dat moment moet de oude straatnaam, alle getroffen huisnummers en subadressen en alle koppelingen met terrein- en wegobjecten gehistoriseerd worden. Op dezelfde datum worden dan de nieuwe straatnaam en herkoppelde adressen in het CRAB opgevoerd. Het CRAB-adresbeheersproces is hier overigens identiek aan andere adresbeheersprocessen. 72 / 147

73 Figuur 35: CRAB-adresbeheersproces herbenoemen van een (gedeelte van een) openbare weg Opheffen van een straatnaam Het opheffen van een straatnaam houdt uitsluitend in dat de straatnaam gehistoriseerd wordt, behalve indien de straatnaam nog een koppeling heeft met wegverbindingen of huisnummers. In dit geval zullen ook deze gehistoriseerd worden. Figuur 36: CRAB-adresbeheersproces opheffen van een straatnaam Opbreken van een weg Indien niet alleen de straatnaam opgeheven wordt, maar ook de fysieke weg opgebroken zullen ook de getroffen wegverbindingen gehistoriseerd worden, evenals eventueel resterende huisnummers. 73 / 147

74 Figuur 37: CRAB-adresbeheersproces historeren (opbreken) van een weg 5.5 Beheren van nummers van een gebouw Wanneer een hernummering van een straat of een toekenning van nummers aan een gebouw goedgekeurd wordt door het college van burgemeester en schepenen moet de nieuwe situatie in het CRAB opgevoerd worden. Beheren van nummers van een gebouw Bevoegde dienst College B&S CRAB Onderzoeken ter plaatse en overleg Opmaken van verslag met voorstel Invoer nieuwe adressen Bekrachtigen door CBS Invoer of update nieuwe, update of historiseren oude huisnummers Bekendmaken Figuur 38: CRAB-adresbeheersproces beheren van nummers van een gebouw 74 / 147

75 Het is mogelijk de nieuwe nummering reeds op te voeren wanneer het ontwerp gemaakt is. Dit kan nuttig zijn om de nieuwe situatie op kaart voor te stellen wanneer het dossier voor bekrachtiging naar het college van burgemeester en schepenen vertrekt. Hierbij kan opgemerkt worden dat er tijdelijk een dubbele koppeling kan bestaan met terreinobjecten, zowel de gereserveerde nummers als de bestaande nummers in gebruik zullen aan dezelfde terreinobjecten gekoppeld zijn. Pas wanneer de nieuwe nummering bekrachtigd wordt kunnen de oude nummers buiten gebruik gesteld of gehistoriseerd worden. 5.6 Behandelen van een milieuaanvraag Bij de behandeling van een milieuaanvraag ontstaan in principe geen nieuwe adressen, behalve wanneer er een aanvraag loopt die een eventueel bouwdossier voorafgaat. Het CRAB zal bij de afhandeling van een milieuaanvraag geraadpleegd worden om het correcte adres in het dossier te gebruiken, indien het adres nog ongekend is in het CRAB zal een melding naar de adresbeheerder gestuurd worden die de situatie zal onderzoeken, en eventueel een adres met status gereserveerd opvoeren in het geval dat de milieuaanvraag een bouwaanvraag voorafgaat. Behandelen van een milieuaanvraag Dienst milieu College B&S CRAB Ontvangen van een milieuaanvraag Controleren van adresgegevens Raadplegen Nemen van beslissing Adres niet gevonden? Melding Mededelen van beslissing Figuur 39: CRAB-adresbeheersproces behandelen van een milieuaanvraag 5.7 Behandelen van een aanvraag van een onderneming Behandelen van een aanvraag van een ondernemingsnummer 75 / 147

76 Deze procedure loopt via een door de FOD Economie erkend ondernemingsloket, dat geen beheerder van het CRAB is. Enkel de gemeente kan adressen in het CRAB opvoeren, wanneer de rol van decentraal beheerder opgenomen is. Het ondernemingsloket zal, wanneer het CRAB via Best-Add op federaal niveau een authentieke geografische gegevensbron is, verplicht zijn het CRAB te gebruiken als bron voor adressen. Wanneer een onderneming zich aanmeldt met een onbekend adres zal een melding verstuurd worden naar het gemeentelijk contactpunt, dat op zijn beurt kan beslissen het adres te creëren of te weigeren. In dit laatste geval zal de onderneming een ander adres moeten verkrijgen om bij zijn aanvraag te voegen. Figuur 40: CRAB-adresbeheersproces behandelen van aanvraag voor ondernemingsnummer Behandelen van een aanvraag voor een vergunning Een vergelijkbare situatie bij de aanvraag voor een vergunning, met het verschil dat deze procedure binnen de gemeentelijke werking plaatsheeft en er zo makkelijker een oplossing gevonden kan worden voor adressen die in het CRAB ontbreken. 76 / 147

77 Figuur 41: CRAB-adresbeheersproces behandelen van een aanvraag voor vergunning Behandelen van een aanvraag tot verhuis Ook bij een verhuis zal in principe geen nieuw adres ontstaan. Een onbekend adres moet dan onderzocht worden door de gemeentelijke adresbeheerder. 77 / 147

78 Figuur 42: behandelen van een aanvraag tot verhuizing van een onderneming 5.8 Versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten Deze procedure maakt intensief gebruik van adresgegevens en vormt feitelijk een controle op de gegevens in het CRAB. Wanneer verstuurde formulieren onbestelbaar blijken te zijn, moeten deze adressen gemeld worden aan de gemeentelijke adresbeheerder. Dit is een interne melding. Deze zal situatie onderzoeken en ofwel de gegevens van de geadresseerde corrigeren, ofwel het CRAB bijwerken. 78 / 147

79 Figuur 43: CRAB-adresbeheersproces versturen van aangifteformulieren en aanslagbiljetten 5.9 Voor- en nadelen van decentraal CRAB-beheer In tegenstelling tot de huidige situatie wordt na de implementatie van het CRABbij alle toepassingen telkens dezelfde adresdatabank gebruikt. Dit zal aanvankelijk geregeld onduidelijke situaties aan het licht brengen, die een per een onderzocht moeten worden. Dit kan tijdelijk een hogere werklast opleveren maar geleidelijk aan zal een steeds hoger percentage aan probleemgevallen uit het CRAB verdwijnen waardoor er steeds minder adresgerelateerde discussies op kunnen treden. Ook de communicatie met andere overheden zal steeds vlotter verlopen, omdat elk adres slechts eenmaal geregistreerd moet worden en elk probleemgeval slechts eenmaal opgelost. Wanneer het adres correct in het CRAB zit, kunnen alle andere overheden er eveneens correct gebruik van maken, zonder onduidelijkheden. Het decentraal CRAB-beheer zal op de schouders komen van 1 gemeentelijke adresbeheerder. Dit is een vorm van eindredactie die verzekert dat de gemeente met 1 79 / 147

80 stem naar buiten komt. Hiermee wordt dubbelzinnig gebruik van adressen door verschillende gemeentelijke diensten vermeden. Het CRAB decreet houdt de beperking in dat enkel actieve, geldige adressen in het CRAB beheerd moeten worden. De bijkomende opties kunnen echter voornamelijk de interne werking van de gemeentelijke diensten efficiënter doen verlopen. Eens een adres op een dossier is toegekend en in het CRAB opgevoerd zijn alle andere diensten op de hoogte van de toekomstige situatie. Dit kan conflicterende dossiers vermijden en de communicatie tussen de diensten bevorderen Het CRAB-actiehandboek Ter ondersteuning van gemeenten die CRAB-adresbeheer wensen op te nemen in de gemeentelijke procesbeschijving stelt het AGIV het CRAB-actiehandboek ter beschikking. Dit handboek karteert en beschrijft in detail alle inhoudelijke opties die de gemeente heeft bij het uitstippelen van een eigen traject rond CRAB-adresbeheer. Het actiehandboek verschijnt in de loop van het najaar / 147

81 6 Implementatietraject CRAB De structuur van het CRAB laat de adresbeheerders toe een zeer gedetailleerde volledigheid na te streven. Dit is echter niet noodzakelijk, noch is het een verplichting. Zodoende kunnen de adresbeheerders verschillende implementatiescenario s aangereikt worden, gaande van een minimaal scenario waar enkel gestreefd wordt naar het voldoen aan de decretale verplichtingen, tot een full option scenario waar elk detail in de levensloop van een adres bijgehouden wordt. Daartussen staat het de adresbeheerders vrij om à la carte te beslissen welk detailniveau nagestreefd wordt. Het is van belang deze opties, en hun consequenties, grondig te overwegen vooraleer de initiële validatie van het CRAB start. Enkele vragen zullen zich opdringen. Bijvoorbeeld: hoe dient de administratie om te gaan met niet-officiële adressen? Of een praktisch gevolg van het adresbeheer: hoe moet een ambtenaar van de dienst bevolking handelen wanneer een burger zich wenst te registreren in een ongekend of onbestaand adres? Wanneer het implementatiescenario bepaald is kan van start gegaan worden met de initiële validatie van het bestaande CRAB. In deze fase werkt de adresbeheerder het CRAB bij tot een actuele en volledige toestand, de gemeente kan hierbij vertrekken van een extract uit het CRAB, of van een eigen adressenbestand. Het AGIV zal hiervoor enkele hulpmiddelen ter beschikking stellen. Eens de initiële validatie voltooid is komt de gemeente in de fase van bijhouding. Dit heeft als belangrijk gevolg dat na deze mijlpaal geen gegevens van ander bronnen in het CRAB geladen zullen worden zonder goedkeuring van de adresbeheerder. Indien blijkt dat een bepaalde databank (bijvoorbeeld Rijksregister) adressen bevat die alsnog niet gekend zijn in het gevalideerde CRAB dan zal dit als melding naar de adresbeheerder gestuurd worden. Deze beheerder kan vervolgens het adres goed- of afkeuren. 6.1 Beheerscenario s Om tot een gepaste implementatie van CRAB-conform adresbeheer over te gaan moeten enkele mogelijke scenario s overwogen worden. Eerst moet de scope van het adresbeheer bepaald worden. In welk detail zal de levensloop van adressen in het CRAB bijgehouden worden? De inhoudelijke scenario s geven enkele aandachtspunten weer. Vervolgens komt de rolverdeling aan bod, hoe wordt het adresbeheer verdeeld over de medewerkers? Hiermee gerelateerd dient een technologische oplossing gekozen te worden. In welke mate zal het adresbeheer geïntegreerd zijn met andere gemeentelijke toepassingen? Inhoudelijke scenario s Het CRAB voorziet de mogelijkheid om bijzonder gedetailleerd adresbeheer te handhaven. Men kan heel wat verder gaan dan wat strikt genomen opgelegd wordt in het CRAB-decreet. De adresbeheerders zijn vrij te kiezen hoever ze hierin wensen te gaan. Hierna worden enkele scenario s aangereikt. Vooraleer een inhoudelijk scenario overwogen wordt is het nuttig de mogelijkheden van het CRAB-datamodel te overlopen. Enkele aandachtspunten komen hier aan bod. Het 81 / 147

82 model in detail kan bestudeerd worden in de bijlage 1. Enkele aspecten in verband met de levenscyclus van adressen in het CRAB werden aangehaald in hoofdstuk 4. Status Een heel belangrijk item is het gebruik van een status die meegegeven kan worden aan verschillende objecten in het CRAB. Deze status laat toe de volledige levensloop van objecten te beschrijven. Het is de status die het ondermeer mogelijk maakt om gegevens in het CRAB op te nemen vooraleer ze werkelijk in gebruik zijn. Een overzicht van de objecttypes met hun mogelijke status: Tabel 17: Overzicht beschikbare statuswaarden voor de objecttypes HUISNUMMER/SUBADRES GEBOUW STRAATNAAM WEGVERBINDING Voorgesteld Vergunning aangevraagd Voorgesteld Vergunning aangevraagd Gereserveerd Bouwvergunning verleend Gereserveerd Bouwvergunning verleend In gebruik In aanbouw In gebruik In aanbouw Buiten gebruik In gebruik Buiten gebruik In gebruik Niet officieel Buiten gebruik Buiten gebruik Hierbij valt op dat een status in gebruik is voorzien voor alle objecten. Het is enkel deze status, van de adrescomponenten straatnaam, huisnummer en subadres, die verplicht opgenomen wordt volgens het CRAB-decreet. De andere statussen laten toe objecten reeds voor de eigenlijke ingebruikname te registreren, of ze te behouden in de databank nadat ze buiten gebruik gesteld zijn. Een aparte status is niet officieel, die toegekend kan worden aan huisnummers en subadressen. Deze status laat toe dat adressen die niet door de gemeente goedgekeurd zijn toch in de databank opgenomen kunnen worden zonder dat de opname in het CRAB op zich aan dat adres een officieel karakter toekent. Deze adressen zijn eigenlijk niet gewenst, maar worden vaak wel gebruikt in allerhande databanken (bijvoorbeeld bij de nutssector of bij bpost) waardoor het bewust mijden van deze adressen ongewenste problemen kan veroorzaken bij gebruikers van het CRAB. Dit ondermijnt de gemeentelijke rol als unieke initiator van adressen overigens niet. Ook deze niet-officiële adressen kunnen uitsluitend door de gemeenten in het CRAB opgevoerd worden. Adresposities Een adres in gebruik dient in het CRAB een relatie te hebben met een terreinobject, dit is een perceel of gebouw. Daarnaast kan de adresbeheerder nog aanvullende adresposities toevoegen aan een adres. Dit zijn adrespuntjes die om een bepaalde reden aan de kaart toegevoegd kunnen worden. Het CRAB voorziet 18 verschillende types adresposities, 9 daarvan kunnen door de gemeentelijke adresbeheerder gebruikt worden. De resterende 9 zijn types die uitsluitend dienen om te verzekeren dat elk adres in het CRAB een adrespositie heeft. Deze types worden automatisch toegekend. Een overzicht van de 9 mogelijke manuele aanduidingen van een adres: Tabel 18: Overzicht beschikbare waarden voor adresposities 82 / 147

83 Waarde adrespositie Manuele aanduiding van lot Manuele aanduiding van perceel Manuele aanduiding van gebouw Manuele aanduiding van brievenbus Manuele aanduiding van nutsaansluiting Manuele aanduiding van toegang tot de weg Manuele aanduiding van ingang van gebouw Manuele aanduiding van standplaats Manuele aanduiding van ligplaats Definitie Positie werd manueel geplaatst en duidt de plaats aan van een lot. Positie werd manueel geplaatst en duidt een willekeurige plaats binnen een perceel aan Positie werd manueel geplaatst en duidt een willekeurige plaats binnen een gebouw aan. Positie werd manueel geplaatst en duidt de plaats van een brievenbus van een gebouw aan. Positie werd manueel geplaatst en duidt de plaats van een nutsaansluiting van een gebouw aan. Positie werd manueel geplaatst en duidt de plaats van de toegang tot het adres van op de weg aan. Positie werd manueel geplaatst en duidt de plaats van een ingang tot het gebouw aan. Positie werd manueel geplaatst en duidt een standplaats aan. Een standplaats is een door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen terrein of gedeelte daarvan dat bestemd is voor het permanent plaatsen van een niet direct en niet duurzaam met de aarde verbonden en voor woon -, bedrijfsmatige, of recreatieve doeleinden geschikte ruimte. Positie werd manueel geplaatst en duidt een ligplaats aan. Een ligplaats is een door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen plaats in het water al dan niet aangevuld met een op de oever aanwezig terrein of een gedeelte daarvan, die bestemd is voor het permanent afmeren van een voor woon-, bedrijfsmatige of recreatieve doeleinden geschikt vaartuig. Het gebruik van deze adresposities is geen verplichting. Het is aan de adresbeheerder om te bepalen of ze mee opgenomen worden in het adresbeheer. Toch zijn er enkele gevallen waar het gebruik van adresposities noodzakelijk is om een goede geografische locatie aan een adres toe te kennen: In verkavelingen waar enkel het grote, onverkavelde perceel als terreinobject kan gelden omdat de bijwerking van het kadasterplan nog niet doorgevoerd is en omdat de verkavelde percelen nog niet bebouwd zijn. Een Manuele aanduiding van lot laat toe om huisnummers op een correcte locatie te zetten. Een woonboot wordt niet als gebouw opgenomen in het GRB, noch heeft het een kadastraal perceel om aan te koppelen. De enige manier de positie van het adres van een woonboot aan te duiden is door middel van een adrespositie manuele aanduiding van ligplaats. 83 / 147

84 In een bungalowpark heeft het hele park hetzelfde huisnummer, maar de bungalows hebben elk een busnummer toegekend gekregen. Via een adrespositie manuele aanduiding van gebouw voor elk busnummer kan toch duidelijk gemaakt worden welke bungalow welk busnummer heeft. Uiteraard zijn ook andere adrespositietypes nuttig voor verschillende doeleinden. Enkele voorbeelden: Rijksregister De hulpdiensten kunnen interesse hebben in de toegang vanaf de weg, of ingang van een gebouw, wanneer een gebouw meerdere ingangen heeft. Komt een automatisch afgeleide adrespositie op een vervelende plaats te liggen, dan kan overwogen worden om manueel een aanduiding te geven van het gebouw, op een duidelijkere locatie. Een manuele aanduiding van gebouw en/of perceel ten behoeve van labeling kan de leesbaarheid van een kaart bevorderen. Een manuele aanduiding van een ingang kan de bereikbaarheid van appartementen duidelijker aanduiden. Men kan adresposities gebruiken om een schematische voorstelling van de opbouw van een appartementsgebouw te geven. Een hoekgebouw heeft 2 woonentiteiten, elk met een eigen ingang, elk in een andere straat. Een manuele aanduiding van de ingang kan in deze situatie een duidelijker beeld van de realiteit geven dan enkel een koppeling van de adressen met een gebouw. De adressen volgens het Rijksregister, inclusief rijksregistercode, zijn opgenomen in het CRAB. Dit in een aparte tabel die via een koppeltabel gerelateerd is met de adressen volgens het CRAB. Zo weet elk adres volgens het Rijksregister met welk adres volgens CRAB het overeenkomt, en omgekeerd. Het CRAB staat niet alleen toe dat een gemeentelijke adresbeheerder een relatie kan leggen tussen een adres in het CRAB en een adres volgens het Rijksregister, de beheerder kan eveneens zelf adressen toevoegen aan de tabel met Rijksregisteradressen. Wanneer men hiervoor kiest moet men zich er wel bewust van zijn dat er voorlopig geen informatiestroom is vanuit het CRAB naar het Rijksregister. Adressen die in het CRAB ingegeven worden zullen eveneens nog via de traditionele weg aan het Rijksregister gemeld moeten worden. Dit is dubbel werk. Het is dan ook geen verplichting Rijksregisteradressen in het CRAB bij te houden. Een beheerder kan opteren dit toch in zijn proces op te nemen zodat het lokale adressenbestand, ook qua Rijksregisteradressen, volledig up-to-date is. Gebouwen Het is een vereiste dat alle adressen die in gebruik zijn gekoppeld worden aan een terreinobject. Dit kunnen percelen volgens het kadaster zijn, percelen uit de adp-laag van het GRB, dit kunnen eveneens kunstwerken of gebouwen uit het GRB zijn of zogenaamde gemeentelijke gebouwen. Gemeenten die nog niet beschikken over een GRB kunnen enkel koppelen aan percelen uit CADMAP, of aan zelf getekende gebouwen. Gemeenten waar het GRB beschikbaar is, krijgen een laag met gemeentelijke gebouwen ter beschikking. Deze zijn afkomstig uit het GRB, het is een kopie die bewerkbaar is voor de gemeentelijke adresbeheerder. Hierin kan men gebouwen bijtekenen, wissen of bewerken. Wanneer men nog niet over een GRB beschikt, kan de gemeente zelf een gebouwenlaag aanmaken of opladen. Het CRAB-decreet vereist niet dat de gemeentelijke adresbeheerder eveneens de gebouwenlaag bijhoudt. Een adres op een nieuwbouw kan 84 / 147

85 perfect gekoppeld worden aan een perceel. Toch is het nuttig deze nieuwe gebouwen in het CRAB op te voeren zodat een meer volledig beeld van de realiteit weergegeven kan worden. Intekenen gebouwgeometrieën Zoals veel andere nutsbedrijven houden de intercommunales PIDPA en Infrax een laag met gebouwen bij. Vaak moeten gebouwen die nog niet in het GRB opgenomen zijn op het netwerk aangesloten worden. Deze gebouwen zijn nog niet voltooid, vaak weinig meer dan een werf. Het is niet altijd duidelijk waar deze gebouwen exact gelegen zijn, waardoor het ontwerp van de aansluiting bemoeilijkt wordt. De nutsbedrijven zouden een betere dienstverlening kunnen leveren indien ze reeds voor de aanvraag tot aansluiting kennis hebben van de locatie van het gebouw. Tevens zal informatie over gebouwen die door de gemeentelijke adresbeheerder ingegeven of bewerkt wordt doorgespeeld worden naar het GRB op het moment dat een gebouw de status in gebruik heeft. Informatie over bouw, verbouwing of sloop zal een melding van mutatie aan het GRB worden. Daarnaast zal het identificatienummer van een nieuw getekende woning overgenomen worden voor de toekomstige GRB-geometrie. Gebouwen ingegeven door de gemeentelijke adresbeheerder krijgen 2 belangrijke eigenschappen mee, een status en een aanduiding over de methode waarmee de geometrie bepaald is. Tabel 19: Overzicht beschikbare waarden 'status' en 'methode geometrie' voor gebouwen STATUS Vergunning aangevraagd Bouwvergunning verleend In aanbouw METHODE GEOMETRIE Schets Opmeting GRB In gebruik Buiten gebruik Daarnaast kan eveneens meegegeven worden of het een hoofd- of bijgebouw betreft. Voor de definitie van hoofd- en bijgebouw wordt verwezen naar de GRB-specificaties: 85 / 147

86 Definitie hoofd- en bijgebouw volgens de GRB-specificaties Volgende types gebouw aan de grond (gbg) worden onderscheiden: hoofdgebouw: belangrijkste gebouw(en) aan de grond (gbg) van een groep van gebouwen aan de grond (gbg), binnen eenzelfde gebruiksperceel. De aanwezigheid van het huisnummer kan hiervoor een indicatie vormen. Een genummerde cabine die voldoet aan de definitie van een gebouw aan de grond (gbg) is eveneens een hoofdgebouw bijgebouw: alle andere gebouwen. Een bijgebouw kan voorkomen op een gebruiksperceel zonder hoofdgebouw. Door het werken met een status is het mogelijk gebouwen reeds in te tekenen zodra er een vergunningsprocedure start (een bouwvergunning, een stedenbouwkundig attest of zelfs een milieuvergunning). Dit kan ingetekend of geschetst worden aan de hand van het inplantingsplan in het vergunningsdossier. De methode geometrie duidt de te verwachten nauwkeurigheid van het ingetekende gebouw aan. De waarde schets is van toepassing op alle objecten die niet afkomstig zijn van een opmeting op terrein. Wanneer een opmetingsplan ter beschikking is kan dit opgeladen worden in de databank, de methode Opmeting maakt voor de gebruiker duidelijk dat hier een nauwkeurige geometrie te vinden is. Een landmeetkundige opmerking van een gebouw, betreft meestal uitsluitend de voorgevel van een gebouw. Hiermee kan rekening gehouden worden wanneer men overweegt een schets van een inplantingsplan te vervangen door een opmetingsplan. Wegverbindingen Net als bij gebouwen moeten straatnamen in gebruik indien mogelijk gekoppeld zijn aan een geografische component, in dit geval een wegobject. Dit wegobject zal steeds een wegverbinding zijn, een virtuele voorstelling van een wegas. De verplichting geldt enkel voor straatnamen die aan de juiste wegverbinding gekoppeld kunnen worden. Wanneer in het GRB de wegverbinding nog niet opgenomen is, of de gemeente nog geen beschikking heeft over het GRB, kan de straatnaam zonder koppeling met een geografisch object in het CRAB opgevoerd worden. De gemeente heeft de optie de wegverbindingen zelf te tekenen, opdat de kennis over de locatie van de straat beschikbaar is voor de gebruikers van het CRAB. Deze gemeentelijke wegverbindingen krijgen 2 belangrijke eigenschappen mee in de databank, dezelfde als gebouwen: Tabel 20: Overzicht beschikbare waarden 'status' en 'methode geometrie' voor wegverbindingen STATUS Vergunning aangevraagd Bouwvergunning verleend In aanbouw METHODE GEOMETRIE Schets Opmeting GRB 86 / 147

87 In gebruik Buiten gebruik Daarnaast kan eveneens meegegeven worden of het al dan niet een verharde weg betreft, en wat de morfologische wegklasse (zoals gedefinieerd in de GRB-specificaties) is. Voorbeeldimplementatie Ter illustratie wordt hier een fictieve implementatie geschetst van een gemeente die aan de slag gaat met adresposities, statussen en geometrieën. De gemeente heeft volgende keuzes gemaakt: - Status o Huisnummers: In gebruik o Straatnamen: In gebruik o Gebouwen: Bouwvergunning verleend & In gebruik o Wegverbindingen: Bouwvergunning verleend & In gebruik - Adresposities o Lot & gebouw - Gebouwen o Goedkeuring bouwvergunning & einde der werken - Wegverbindingen o Goedkeuring bouwvergunning & einde der werken Volgens deze keuzes wordt het traject van een nieuwe verkaveling gevolgd zoals hieronder weergegeven: Figuur 44: Stap 1: Import van het ontwerpplan van de verkaveling in het eigen GIS. 87 / 147

88 Figuur 45: Stap 2: Invoer straatnamen bij goedkeuring door gemeenteraad (status: In gebruik), intekenen wegverbindingen bij goedkeuring vergunning wegeniswerken (status: Bouwvergunning verleend). Figuur 46: Stap 3: Invoer huisnummering bij goedkeuring verkavelingsvergunning (status: In gebruik) 88 / 147

89 Figuur 47: Stap 4: Update status wegverbinding naar In gebruik bij einde der werken, intekenen gebouw bij goedkeuring bouwvergunning (status: Vergunning verleend) Figuur 48: Stap 5: Update status gebouw naar In gebruik bij einde der werken. 89 / 147

90 Inhoudelijk nulscenario De gemeente neemt zijn rol van adresbeheerder niet op. Bijgevolg komt de gemeente haar decretale plicht niet na. Bijwerking van het CRAB blijft verlopen zoals dat vandaag het geval is, via opladingen uit het Rijksregister, het VKBO en het Kadaster. Aangezien deze administraties op termijn eveneens het CRAB als basisbestand zullen gebruiken zal deze bijhouding een uitdovend karakter hebben. In dit scenario zullen heel wat problemen opduiken. Bovenal creëert dit moeilijkheden voor administraties die processen rond het CRAB gebouwd hebben. Aanvragen van burgers zullen bijvoorbeeld niet geregistreerd kunnen worden zolang een adres niet in het CRAB opgenomen is. Deze administraties zullen dan via de meldingsprocedure de gemeente vragen om het bestand bij te werken, zodat dossiers van burgers afgehandeld kunnen worden. Naarmate het bestand verder veroudert zal de hoeveelheid meldingen toenemen. Dit scenario is niet wenselijk en zal op termijn niet houdbaar blijven. Tabel 21: Plus- en minpunten van het inhoudelijk nulscenario PLUS MIN Hoog aantal meldingen van probleemgevallen Geen kwalitatief adressenbestand Problematische dienstverlening door gebruikers van het CRAB Inhoudelijk minimumscenario Het beheer van het adressenbestand kan beperkt worden tot het strikt noodzakelijke, het minimumscenario. Teneinde te bepalen wat dit inhoudt dient de decretale verplichting onder de loep gelegd te worden. Samengevat uit het CRAB-decreet: De gemeente is de initiator van adressen, een adres bestaat uit een straatnaam en een huisnummer, eventueel aangevuld met een bus- of appartementnummer; De gemeente verzorgt de vaststelling van deze adrescomponenten; De gemeente verzorgt de mededeling van deze adrescomponenten; De gemeente verzorgt de mededeling van elke wijziging, correctie en aanvulling van deze adrescomponenten. In de praktijk kunnen we dat vertalen als de verplichting om alle adressen die een officiëel karakter hebben in het CRAB te beheren. Een adres heeft een officieel karakter wanneer het bijvoorbeeld vastgelegd wordt in een gemeenteraadsbesluit, of wanneer een bouwdossier met een nieuw huisnummer wordt goedgekeurd. 90 / 147

91 Een relatie met een adresseerbaar object is een verplichting, hier maakt het decreet onderscheid tussen gemeenten zonder (fase 1) en gemeenten met een GRB (fase 2). Figuur 49: Beheer CRAB fase 1 Figuur 50: Beheer CRAB fase 2 Wanneer men aan CRAB beheer doet, strikt volgens de verplichtingen uit het CRABdecreet, dan zal bijvoorbeeld het beheer van de statusvelden zich beperken zich tot gegevens In gebruik. Adrescomponenten in gebruik dienen binnen de 10 dagen na het ontstaan in het CRAB opgevoerd te worden. Tabel 22: Plus- en minpunten inhoudelijk minimumscenario PLUS Weinig meldingen van probleemgevallen MIN Geen link met geografie voor nieuwe straten 91 / 147

92 Geen kennis van gebouwen bij nieuwe adressen Beperkte kennis van historiek Inhoudelijk scenario: volledig beheer Het adressenbestand wordt volledig beheerd, gebruik makend van alle opties die het CRAB biedt. Dit houdt in dat een adres reeds in het bestand opgevoerd kan worden nog voordat het adres in eender welke procedure gebruikt wordt. Hierbij wordt gewerkt met de statusvelden die het CRAB voorziet. Zo kan een onbebouwd perceel reeds een huisnummer krijgen voordat een bouwvergunning aangevraagd wordt, dit huisnummer krijgt dan als status voorgesteld. Tabel 23: Plus- en minpunten volledig adresbeheer PLUS Weinig meldingen van probleemgevallen MIN Arbeidsintensief Sluitende, gedetailleerde link met geografie Grondige kennis van historiek Inhoudelijk scenario: beheer à la carte De adresbeheerder kan opteren een selectie van de mogelijkheden te benutten. Hier zijn heel wat varianten mogelijk. Onderstaand schema geeft aanduiding van het verplichte beheer (grijze tekst) en de bijkomende opties (zwarte tekst), met de bemerking dat het meegeven van de status wel verplicht is, maar niet in de volle detaillering die de status toestaat. 92 / 147

93 Figuur 51: Aanduiding optionele beheer in het CRAB Tabel 24: Plus- en minpunten van inhoudelijk scenario à la carte PLUS Weinig meldingen van probleemgevallen MIN Kennis nodig om menu op te stellen Beheer op maat van de gemeente Gemeentelijk adresbeheer, wie welke rol Naast het beheerscenario en het technische scenario dient de rolverdeling bepaald te worden. Wie zal binnen de gemeente de rol van adresbeheerder opnemen? UB, Art. 7. De gemeente duidt binnen haar organisatie één of meerdere personen aan die gemachtigd zijn de CRAB-gegevens te wijzigen, hierna het contactpunt te noemen. De gemeente bezorgt aan het agentschap de contactgegevens van het contactpunt betreffende de bijhouding van het CRAB. Hierbij is het van groot belang dat de eindverantwoordelijkheid van het beheer op 1 punt ligt, het uitvoeringsbesluit (in ontwerp) op het CRAB-decreet omschrijft dit als het contactpunt. 93 / 147

94 Het contactpunt kan zowel 1 persoon zijn als een vergadering van betrokken personen. In ieder geval dient duidelijk te zijn waar de eindredactie van het adresbeheer ligt zodat uniformiteit en coördinatie nagestreefd kan worden. In een stad is het adresbeheer verdeeld over verschillende regio s. Dit leidde tot een conflict wanneer adressen toegekend dienden te worden aan de Koning Albert I-laan die verdeeld is over 2 regio s. In de stad Leuven vergadert een werkgroep over alle adresgerelateerde probleemgevallen. Bij het uittekenen van de rolverdeling is het van belang te duiden dat het CRAB-beheer geen puur GIS-matig proces is. De eigenlijke creatie van een adres is een combinatie van een administratieve en een GIS-handeling. Een adres kan puur administratief ingevoerd worden, de toekenning van een geografische relatie is een actie in een GIS. Wanneer later de status van een bestaand adres wijzigt kan dit eveneens in een administratief pakket uitgevoerd worden, in de veronderstelling dat dit pakket aangepast is voor CRABbeheer. Ook hier kunnen we verschillende scenario s aanreiken: Volledig beheer bij eerste ambtenaar die in contact komt met adresmutatie Zoals beschreven in hoofdstuk 3 kunnen in heel wat gemeentelijke processen adresgegevens ontstaan, of van status wijzigen wanneer men aan gedetailleerd adresbeheer doet. Het is mogelijk de medewerker die een noodzakelijke wijziging in het CRAB vaststelt ook de taak te geven deze wijzigingen in het CRAB bij te houden. In deze werkwijze worden de adresgegevens aan de bron beheerd, dit spaart een communicatiestroom tussen de medewerker in kwestie en een CRAB-beheerder uit. Anderzijds vereist deze methode dat meerdere medewerkers zich de kennis over goed CRAB-beheer meester zullen moeten maken en dat verschillende softwares CRABcompatibel dienen te zijn. Tabel 25: Plus- en minpunten van volledig beheer bij eerste ambtenaar die in contact komt met adresmutatie PLUS Dichtst bij bron Beperkte communicatiestroom nodig MIN Technische kennis vereist bij meerdere ambtenaren Gebrek aan technische kennis of voeling met geografie bron van fouten Verschillende software in verschillende processen allemaal geschikt voor CRAB-beheer 94 / 147

95 Gescheiden beheer Men kan een scheiding maken tussen het administratieve en het GIS-beheer van het CRAB. De GIS-verantwoordelijke verzorgt de bijhouding van het geografische luik van het CRAB terwijl het administratieve beheer zo dicht mogelijk bij de bron plaatsheeft. Tabel 26: Plus- en minpunten van gescheiden beheer PLUS Administratief luik dichtst bij bron Kennis GIS enkel bij GIS-verantwoordelijke nodig MIN Noodzaak goede organisatie communicatie tussen betrokken ambtenaren en GIS-verantwoordelijke Administratieve software dient geschikt te zijn voor administratief CRAB-beheer Gecentraliseerd CRAB-beheer Tenslotte kan het volledige beheer bij één verantwoordelijke gelegd worden. Dit zou de GIS-coördinator kunnen zijn, een medewerker van een dienst stedenbouw, of een derde. Deze beheerder zal zowel instaan voor het beheren van de adressen als voor de koppelingen met een geografische component. Tabel 27: Plus- en minpunten van gecentraliseerd CRAB-beheer PLUS Technische kennis enkel bij CRAB-beheerder nodig MIN Noodzaak goede organisatie communicatie tussen betrokken ambtenaren en CRAB-beheerder Doordat het administratief beheer van een adres niet onmiddellijk gebeurt is er een tijdspanne tussen de noodzaak van een adres en de beschikbaarheid van een adres Technologische scenario s De gemeente kiest welke technologische oplossing het meest wenselijk is voor toepassing binnen de organisatie. Er worden verschillende oplossingen aangeboden door het AGIV en de softwareleveranciers. 95 / 147

96 Figuur 52: Overzicht technologische scenario's Enerzijds kan er gekozen worden voor online raadplegen en bewerken van het CRAB, via de GRAB-services. Deze worden gebruikt in de online toepassing van het AGIV, en in toepassingen ontwikkeld door software- en dienstenleveranciers. Anderzijds kan een lokale databank bijgehouden worden die op geregelde tijdstippen via het xgrab-uitwisselingsmodel gesynchroniseerd wordt met de centrale databank. In de praktijk zullen de lokale toepassingen vaak werken met een combinatie van de services en het xgrab-uitwisselingsmodel. Deze keuze is zeker niet zonder belang. Eens vertrokken op het bepaalde spoor kan het een grote inspanning vragen om op een later tijdstip van spoor te veranderen Loket voor Authentieke Registratie Een eerste oplossing bestaat erin dat de gemeente het CRAB-beheer via het Loket voor Authentieke Registratie (Lara) een online toepassing van het AGIV uitvoert. Dit is een online internettoepassing die geen enkele aankoop, aanpassing of installatie van lokale software vereist, maar heeft als nadeel dat het geen integratie heeft met andere GIS- of andere administratieve software in de gemeenten. Met deze toepassing heeft de gemeente evenmin beschikking over een lokale adresdatabank. 96 / 147