COMMUNICATIEPLAN Communicatieplan def A. van den Bosch/P. Dekkers

Transcriptie

1 COMMUNICATIEPLAN

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2. Uitgangspunten communicatie 3. Doel 4. Doelgroepen en communicatie instrumenten 5. Rolverdeling communicatie 6. Evaluatie

3 1. Inleiding Bij de opdracht van het samenwerkingsverband Passend onderwijs PO Eindhoven om voor alle leerlingen goed en passend onderwijs beschikbaar te stellen past de verantwoordelijkheid en noodzaak om hierover zo helder en adequaat mogelijk te communiceren tussen en met alle betrokkenen. Vanuit het samenwerkingsverband mag verwacht worden dat ze haar visie en betrokkenheid op het kind en onderwijs op duidelijke wijze verwoordt naar de betrokkenen. Dit om elkaar mee te kunnen nemen, te horen en te kunnen bevragen in het dynamische proces van passend onderwijs. Juist goede, open en wederkerige onderlinge communicatie tussen bestuur, scholen, ouders, gemeenten, inspectie, gezondheidszorg en betrokken deskundigen is een van de beslissendste succesfactoren in het proces waar zoveel mensen bij betrokken zijn. De gezamenlijke visie van het bestuur, ouders, scholen en gemeenten is formeel neergelegd en geaccordeerd in het ondersteuningsplan maar komt pas werkelijk tot leven in de dagelijkse praktijk in een open communicatie tussen alle betrokkenen. Het gaat hierbij om heldere, efficiënte en tijdige informatie voorziening en kennisoverdracht vanuit het samenwerkingsverband. Maar ook om een bereikbare vindplaats of doorleiding van vragen en informatie van betrokkenen. De communicatie heeft een belangrijke rol in de maatschappelijke verantwoording van het hoe en waarom. Veel daarvan kan via papieren informatie of internet maar kan zeker niet zonder het menselijke contact via de medewerkers of op vergaderingen. Telkens gericht op het belang van het kind en zijn of haar ontwikkeling binnen de grenzen van het mogelijke. De communicatie heeft naast kennisoverdracht ook ten doel elkaars gedrag en houding ten opzichte van de gezamenlijke opdracht en verantwoordelijkheid te optimaliseren. 2. Uitgangspunten voor de communicatie Dit communicatieplan sluit aan bij de interne en externe communicatiebehoefte, wensen en verplichtingen van het samenwerkingsverband. Het SWV ziet communicatie niet als doel, maar als een middel om de gestelde doelen en visie te kunnen realiseren en hanteert een aantal uitgangspunten als basis voor deze communicatie. a) Communiceer vanuit gelijkwaardigheid. Dat betekent dat het SWV zowel intern als extern communiceert zonder hiërarchie; b) Communiceer vanuit wederkerigheid, het samenwerkingsverband is zowel zender als ontvanger van c) Communiceer vanuit pedagogisch optimisme, d.w.z. vanuit kansen en mogelijkheden voor kinderen en ouders. d) Communiceer open en transparant: zeg wat je doet en doe wat je zegt; e) Communiceer op basis van zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en werkelijkheid; f) Subsidiariteit in de communicatie, d.w.z. dat de verantwoordelijkheden voor de communicatie zo laag mogelijk wordt belegd. Zo communiceren scholen bij voorkeur over passend onderwijs met individuele ouders en leerlingen en andere scholen. Het samenwerkingsverband sluit aan waar nodig en gewenst, maar biedt tegelijk een

4 basisaanbod en infrastructuur voor algehele informatie onder meer in de vorm van een website; g) Communicatie op maat: de inhoud en vorm van communicatie past bij de doelgroep voor wie de communicatie bestemd is. Voor de communicatie vanuit het samenwerkingsverband houdt het SWV rekening met: Wet- en regelgeving Politieke krachtenvelden Bestaande beelden en historie van het SWV Trends in communicatie Bijstellingen naar aanleiding van regelmatige evaluatie 3. DOELGROEPEN EN COMMUNICATIE INSTRUMENTEN Het SWV heeft te maken met de volgende doelgroepen: Ouders / verzorgers / leerlingen; Professionals werkzaam binnen de scholen; Voorschoolse instellingen Voortgezet (speciaal) Onderwijs Ketenpartners uit zorg, lokale overheid, onderwijs van aangrenzende regio s etc. In het kader van communicatie op maat, behoren communicatie instrumenten te matchen met de (latente) wens van de verschillende doelgroepen. In onderstaand schema wordt aangegeven middels welke instrumenten het SWV met de doelgroepen communiceert:

5 Doelgroep Doel Instrumenten Ouders /verzorgers hebben toegang tot algemene Website SWV informatie over passend onderwijs en waar deze Digitale Nieuwsbrief binnen en buiten het SWV beschikbaar is. OUDERS / Bereikbaarheid informatieloket via en telefoon. Specifiek hebben ouders toegang tot informatie over VERZORGERS Folder de procedure voor toelaatbaarheid tot SBO en SO (aanmelding, toewijzing en de procedures voor bezwaar. Professionals in de scholen hebben toegang tot Website SWV algemene en actuele informatie over de Digitale Nieuwsbrief ontwikkelingen in passend onderwijs (landelijk en Structureel overleg met SBO en SO directies PROFESSIONALS van het SWV Eindhoven e.o.). Incidenteel overleg in IB netwerken SCHOLEN Specifiek over de procedure en de spelregels m.b.t. Bereikbaarheid informatieloket ( , telefoon) de bekostiging voor toelaatbaarheid tot SBO en SO (Incidenteel) overleg op vraag/voorstel (aanmelding, toewijzing en de procedures voor Folder/Samenvatting Ondersteuningsplan bezwaar) SCHOOLBESTUREN ONDERSTEUNINGS PLANRAAD Schoolbesturen zijn op de hoogte van actuele informatie over de ontwikkelingen in het beleid passend onderwijs landelijk en van het SWV Eindhoven en specifiek over de procedure voor toelaatbaarheid tot SBO en SO (aanmelding, toewijzing en de procedures voor bezwaar) De ondersteuningsplanraad is op de hoogte van actuele informatie over de ontwikkelingen in het beleid passend onderwijs landelijk en van het SWV Eindhoven. Website SWV Inrichting Dashboard Monitoring Digitale nieuwsbrief Structureel overleg bestuursvergaderingen + verslaglegging Structureel overleg ALV+ verslaglegging Structureel overleg coördinator met functionaris Passend Onderwijs schoolbestuur. Bereikbaarheid informatieloket ( , telefoon) Website SWV Structureel overleg SWV-OPR (ongeveer 4 x per jaar) Digitale Nieuwsbrief Bereikbaarheid informatieloket ( , telefoon)

6 Doelgroep Doel Instrumenten Scholen buiten het SWV zijn geïnformeerd over voor Website SWV SCHOLEN BUITEN hen de relevante ontwikkelingen in het SWV Digitale nieuwsbrief SWV/CLUSTER 1 Eindhoven e.o. Bereikbaarheid informatieloket ( , telefoon) EN 2 Met cluster 1 en 2 scholen wordt door de Jaarlijks overleg (coördinator/contactpersonen CL 1 en 2) coördinator actief afgestemd over de samenwerking. Overig overleg op vraag/voorstel Scholen voor voortgezet onderwijs zijn op de hoogte Website SWV van actuele informatie over de ontwikkelingen in Digitale nieuwsbrief VOORTGEZET passend onderwijs van het SWV Eindhoven. Bereikbaarheid informatieloket ( , telefoon) (SPECIAAL) Met het SW VO wordt door de coördinator actief Structureel Overleg (coördinator/directeur SWV VO) ONDERWIJS afgestemd over de samenwerking in doorlopende leer- en ondersteuningslijnen. POVO regiegroep VOORSCHOOLSE PARTNERS KETENPARTNERS Voorschoolse instellingen hebben toegang tot algemene informatie over passend onderwijs en waar deze binnen en buiten het SWV beschikbaar is. Specifiek hebben voorschoolse instellingen toegang tot informatie over de procedure toelaatbaarheid tot SBO en SO (aanmelding, toewijzing en de procedures voor bezwaar) toelaatbaarheid tot SBO en SO (aanmelding, toewijzing en de procedures voor bezwaar. Ketenpartners zijn op de hoogte van actuele informatie over de ontwikkelingen in het beleid passend onderwijs landelijk en van het SWV Eindhoven en specifiek over de procedure voor toelaatbaarheid tot SBO en SO (aanmelding, toewijzing en de procedures voor bezwaar). Website SWV Digitale Nieuwsbrief Bereikbaarheid informatieloket ( , telefoon) Structureel overleg coördinator met voorschoolse partners Folder Website SWV Digitale Nieuwsbrief Bereikbaarheid informatieloket ( , telefoon) Structureel overleg met verschillende ketenpartners Folder

7 4. Rolverdeling communicatie: a. Schoolbesturen/scholen Volgens de sturingsfilosofie informeren de deelnemende bestuurders waar mogelijk de eigen scholen (directies). Scholen zijn voor ouders en leerlingen weer het eerste aanspreekpunt. Daar waar eenduidige informatie vanuit het SWV noodzakelijk is, zal de coördinator namens het SWV deze communicatie verzorgen. b. SWV (coördinator) Voor de communicatie over de uitvoering van het ondersteuningsplan is de coördinator van het SWV het eerste aanspreekpunt De coördinator is daarbij tevens verantwoordelijk zijn voor de communicatie vanuit het bestuur van het SWV; zowel intern als extern. Dit betekent dat de coördinator namens het bestuur communiceert met Algemene Ledenvergadering [ALV] Ondersteuningsplanraad [OPR] Advies Commissie Geschillen Ondersteuningsteam SWV (Secretariaat, Informatieloket, Toelaatbaarheid) Andere SWV (PO en VO) Ministerie OCW/DUO Gemeenten/Jeugdzorg Clusters 1 en 2 Zorgpartners Ouders Overige betrokkenen bij het SWV c. Toelaatbaarheid en Landelijke Bezwaaradviescommissie Toelaatbaarheidsverklaring sbo/(v)so. Binnen het samenwerkingsverband is de coördinator namens het bestuur van het SWV gemachtigd een toelaatbaarheidsverklaring af te geven. Met betrekking tot de toelaatbaarheid onderhoudt het (ondersteuningsteam van het) SWV (in opdracht van de coördinator) naar aanleiding van de taakstelling contacten met de verwijzende scholen, deskundigen, ouders en andere betrokkenen. De coördinator brengt naar aanleiding van monitoring het bestuur van het samenwerkingsverband op de hoogte van alle relevante informatie m.b.t. toelaatbaarheid. Indien noodzakelijk onderhoudt de coördinator contacten met de Landelijke Bezwaaradviescommissie Toelaatbaarheidsverklaring sbo/(v)so. d. OPR Voor de communicatielijnen van en naar de ondersteuningsplanraad verwijzen we naar de statuten en reglementen. In ieder geval 1x per jaar houdt de OPR de MR-en van alle scholen in het SWV op de hoogte.

8 In onderstaand organogram zijn de communicatielijnen voor het samenwerkingsverband weergegeven. 5. Evaluatie Dit communicatieplan is een aanzet om bij de start van Passend onderwijs op 1 augustus 2014 als samenwerkingsverband voldoende rekening te houden met de communicatiemogelijkheden, verplichtingen en behoeftes binnen het SWV. Het communicatieplan wordt jaarlijks geëvalueerd en waar nodig aangepast aan nieuwe wet en regelgeving of aan veranderde inzichten van bestuur en aan de laatste ontwikkelingen en mogelijkheden in communicatie..