HANDLEIDING SPELLEIDER

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "HANDLEIDING SPELLEIDER"

Transcriptie

1

2 2 /18 Inleiding In dit boekje vind je een beschrijving van wat je als spelleider van Op Stap! moet doen. Het boekje spreekt voor zich, stap voor stap word je door het spel geloodst zodat je de deelnemers goed kunt begeleiden. Dit boekje begint met een algemene beschrijving en de doelstellingen van het spel. Daarna volgt een belangrijke tip over het begeleiden van het spel. Vervolgens vind je in dit boekje de beschrijving van de verschillende fasen uit één ronde en wat je als spelleider per fase moet doen. Er worden in totaal 3 rondes gespeeld. Je kunt aan het einde van ronde 1 en ronde 2 weer beginnen op bladzijde 7 (fase 1) van dit boekje. Aan het einde van ronde 3 ga je verder met de nabespreking op pagina 15. Voor elke fase kun je in dit boekje per ronde aantekeningen maken. Wat moet ik doen? - Neem de informatie in dit boekje goed door. - Zorg dat je het verloop van het totale spel globaal in je hoofd hebt. - Lees door wat er in het spel wordt verwacht van de gemeente en van de aanbieders en wat jouw eigen rol als spelleider inhoudt. LET OP! Als spelleiding ben je verantwoordelijk voor het verloop van het spel. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat de verschillende fasen op een goede manier en binnen de gegeven tijd worden afgerond. Bij onduidelijkheden en vragen zullen de deelnemers bij je aankloppen, het is daarom belangrijk dat je goed geïnformeerd bent over het verloop en het uiteindelijke doel van het spel.

3 3 /18 Beschrijving van het spel Doel van het spel Het spel Op Stap! is bedoeld om gemeentelijke beleidsmakers en aanbieders van zorg en welzijn te helpen bij de voorbereiding op hun nieuwe taken in het kader van de decentralisatie van de functie extramurale begeleiding. Binnen een fictieve gemeente met fictieve aanbieders ervaren de deelnemers de gevolgen van de nieuwe situatie. Het spel brengt de belangrijkste betrokken partijen bij elkaar en laat ze met elkaar ervaren hoe ze in de toekomst met elkaar moeten gaan samenwerken. Doel van het spel is gevoel te krijgen bij de belangrijke beslismomenten aan de hand van het formele stappenplan van Het TransitieBureau: welke stappen moeten we doorlopen, waar gaan we tegen aan lopen en waar moeten we beslissingen over nemen?. Het spel laat de deelnemers oefenen met de stappen die de genomenmoeten worden, zodat de deelnemers goed voorbereid zijn op de decentralisatie. Waarom spelen we een spelsimulatie? Over de decentralisatie van de functie extramurale begeleiding wordt al veel gesproken en vergaderd. Naast praten en denken over de veranderende situatie is het leerzaam de nieuwe situatie ook alvast te ervaren. Deze spelsimulatie bied je de mogelijkheid te oefenen met de praktijk. De praktijk is immers vaak de beste leermeester. Een spelsimulatie is een vereenvoudigde weergave van de nieuwe werkelijkheid. Het biedt lessen die kunnen worden vertaald naar de eigen praktijk. Naast inhoudelijke oplossingen, geeft het spel je ook inzicht in het gedrag van de verschillende betrokken partijen. Het laat je ervaren waarom partijen op een bepaalde manier handelen en waarom samenwerken soms best lastig is. Context van het spel Het spel speelt zich af in een fictieve gemeente. In deze gemeente staan de gemeente en de aanbieders samen voor de opgave om de decentralisatie van de functie extramurale begeleiding te gaan regelen. Deze decentralisatie moet afgerond zijn voor 1 januari Er staat dus een flinke tijdsdruk op om alles op tijd geregeld te krijgen. Een aantal cliëntgroepen maken gebruik van deze extramurale begeleiding. In totaal is dit 1% van de totale Nederlandse bevolking. Het gaat om cliënten met een: - Psychogeriatrische aandoening van 65 jaar en ouder (PG 65+) - Somatische aandoening van 65 jaar en ouder (SOM 65+) - Somatische aandoening tot 64 jaar (SOM 65-) - Psychiatrische problematiek van 18 jaar en ouder (PSY) - Verstandelijk beperking tot 18 jaar (VB 18-) - Verstandelijke beperking van 18 jaar en ouder (VB 18+) - Zintuiglijke beperking (ZB) - Lichamelijke beperking (LB). Deze indeling wordt op dit moment binnen de AWBZ gehanteerd. De WMO biedt de kans om de groepen anders in te delen. Gemakshalve gaan we in Op Stap echter nog uit van deze indeling. Met elkaar moeten de gemeente en de aanbieders de begeleiding voor deze cliënten gaan regelen. Om goed voorbereid te zijn op de inkoop van deze zorg, moeten zij drie stappen doorlopen. Deze drie stappen leiden tot een goed bestek van de gemeente en een goed zorgaanbod van de aanbieder. Deze stappen zijn beschreven door het TransitieBureau. - Fase 1: inventarisatie en analyse uitvoeren: kennen we de context, wie zijn de betrokken partijen? - Fase 2: visie en keuzes maken: Hoe gaan we het beleid en het zorgaanbod inrichten? - Fase 3: uitwerking van het bestek en het zorgaanbod.

4 4 /18 Beschrijving van het spel (2) De spelsimulatie doorloopt deze drie fases en eindigt bij de totstandkoming van het aanbestedingsdocument, op het moment dat het bestek daadwerkelijk moet worden uitgevoerd. Rollen in het spel In het spel zijn de volgende rollen aanwezig: - De gemeente De deelnemers aan de tafel van de gemeente bekijken het vraagstuk vanuit het ambtelijk apparaat van de gemeente: wat zou de gemeente doen in de verschillende fases? - De aanbieders De deelnemers aan de tafel van de aanbieders bekijken het vraagstuk vanuit de aanbieders in de gemeente: wat zouden de aanbieders doen in de verschillende fases? - Spelleider Deze deelnemer begeleidt het spel en vertegenwoordigt de besluitvormende partij. Het is de bedoeling dat de deelnemers de situatie beschouwen als de gemeente en de aanbieders. Het is niet de bedoeling dat ze deze rollen ook daadwerkelijk gaan spelen, als in een rollenspel. Vraagstelling voor de spelers Doorloop met elkaar de stappen om te komen tot een goed bestek en een goed zorgaanbod voor de functie extramurale begeleiding in jullie gemeente. Spelverloop Het spel heeft een speelduur van 4 uur. Het wordt gespeeld in drie rondes van een uur. Aan het einde van de drie rondes evalueren de deelnemers met elkaar de geleerde lessen. In elke speelronde doorlopen de deelnemers met elkaar de eerste drie fasen uit het stappenplan van het TransitieBureau: - Inventarisatie en analyse uitvoeren: kennen we de context? - Visie en keuzes maken: hoe gaan we het beleid en het zorgaanbod inrichten? - Uitwerking van het bestek en het zorgaanbod. Elke fase duurt één kwartier. Dat betekent dat er flink moet worden doorgewerkt. Voorafgaand aan iedere speelronde wordt met elkaar de context van die ronde bepaald. In welke gemeente spelen we deze ronde, welke cliënten wonen er in deze gemeente en met welke aanbieders heeft deze gemeente contact? Dit gebeurt door middel van het trekken van kaartjes. Elke ronde speelt zich dus af in een andere gemeente, met andere aanbieders en andere cliënten. Spelregels Elk spel heeft spelregels, zo ook dit spel. Het is belangrijk deze spelregels te kennen. Als iedereen zich aan deze regels houdt dan zorg je met elkaar voor een prettige en veilige leeromgeving. - Er zijn geen andere regels dan de regels in dit boekje of in het boekje van de spelleider, ga dus ook geen andere regels bedenken. - Het is niet de bedoeling dat er toneel gespeeld wordt. Je speelt in het spel allemaal een rol, maar dat doe je vanuit je eigen persoonlijkheid. Ga geen typetjes spelen, of stemmetjes opzetten. - Sportiviteit en inzet is van het grootste belang, als er iemand niet volledig meedoet heeft iedereen daar last van. - Ga met elkaar tijdens het spel niet in gesprek over het spel, bewaar je opmerkingen en vragen over het spel tot het einde. - Het is niet de bedoeling dat er toeschouwers zijn bij het spel. Iedereen die aanwezig is doet mee aan het spel. - Geheimhouding en vertrouwelijkheid zijn erg belangrijk, alles wat er tijdens het spel gebeurd blijft binnenskamers, het is ten slotte een leeromgeving. - Mobiele telefoons staan uit, dan is iedereen echt betrokken bij het spel en wordt niemand afgeleid. - Het laatste woord ligt altijd bij spelleiding.

5 5 /18 Belangrijke tip voor de spelleider Het is jouw rol om de deelnemers goed door het spel te leiden. Zorg dat ze de juiste informatie hebben dat ze weten wat ze moeten doen. En bied een luisterend oor voor vragen en onduidelijkheden. Maar kijk uit dat je niet stuurt op gewenst gedrag, of dat je ze toe leidt naar de juiste oplossing! De kunst van het begeleiden van een spel is op je handen kunnen zitten ; laat het spel zijn werk doen en probeer als spelleider niet te sturen. Dat betekent dat je de deelnemers niet te veel de goede kant op hoeft te leiden, ze geen dingen hoeft voor te zeggen en gewoon mag laten gebeuren wat er gebeurt. Ook al gaat het niet helemaal goed. Het is een bewuste keuze om het spel in drie rondes te spelen. Iedere ronde leren de deelnemers hoe ze het in de volgende ronde een stapje beter kunnen doen. In de evaluatie ga je hierover als spelleider met hen in gesprek. Dat betekent dat er in de eerste ronde vast nog heel veel niet goed gaat, misschien breekt er zelfs wel chaos uit. Dat is niet erg, in tegendeel, dat is juist goed. Er is altijd een volgende ronde waarin ze zichzelf kunnen verbeteren. Het is belangrijk dat je je dit als spelleider realiseert en dat je niet in paniek raakt als de eerste ronde wat chaotisch verloopt. Laat het gebeuren en spoor ze aan het in de volgende ronde beter te doen. Zaalindeling Tafel: gemeente Tafel: aanbieders Tafel: spelleider LET OP! Voor de dynamiek van het spel is het belangrijk dat de aanbieders, de gemeente en de spelleider elk een aparte tafel hebben!

6 6 /18 Spelverloopschema 15 min 5 m 15 min 15 min 15 min 10 min 45 min Ronde Gemeente Fase 3 Gemeente Fase 2 Gemeente Fase 1 Korte evaluatie Uitwerken van het bestek Matchen Visie vormen Keuzes maken Inventarisatie en analyse uitvoeren De context begrijpen Nabespreking Aanbieders Fase 3 Aanbieders Fase 2 Aanbieders Fase 1 Voorbereiding ronde Introductie Uitwerken van het zorgaanbod Matchen Vooraf Welkom Uitleg en spelinstructies Korte evaluatie Visie vormen Keuzes maken Inventarisatie en analyse uitvoeren De context begrijpen Presentatie: Decentralisatie begeleiding naar gemeenten Doornemen stappenplan Bekijken filmpjes 3 rondes

7 7 /18 Introductie Tijd: 15 minuten Start Ronde Heet de deelnemers welkom en bespreek kort waarom deze bijeenkomst is georganiseerd. Als spelleider schets je ook nog even kort het doel van het spel en licht je nog even toe uit welke onderdelen het spel bestaat. Dit is belangrijk omdat de deelnemers dan weten wat ze kunnen verwachten. Voorbereiding Tijd: 5 minuten Één persoon van de aanbiederstafel komt 4 aanbiederskaarten trekken (at random) en neemt deze mee naar zijn eigen tafel. Elke ronde duurt in totaal 60 minuten en bestaat uit 5 minuten voorbereiding, 3 spelfasen en een korte evaluatie ter afsluiting van de ronde: Één persoon van de gemeentetafel komt één gemeentekaart trekken (at random) en neemt deze mee naar zijn eigen tafel. Voorbereiding: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Korte evaluatie: Totale duur: 5 minuten 15 minuten 15 minuten 15 minuten 10 minuten 60 minuten De aanbieders én de gemeente krijgen beide één cliëntgroepen kaartje van jou als spelleider. Het is belangrijk dat beide partijen dezelfde cliëntgroepen kaart krijgen. LET OP! Vraag vlak voor het einde van de voorbereiding of alle deelnemers snappen wat de bedoeling is en of er nog vragen zijn voordat de ronde van start gaat.

8 8 /18 Fase 1 Inventarisatie en analyse uitvoeren De context begrijpen Tijd: 15 minuten Spelleider: Fase 1 begint nu! Het doel van deze fase is dat jullie begrip krijgen van de context. Jullie hebben 15 minuten voor deze fase. Doel Fase 1: Doel van deze fase is dat de deelnemers begrip krijgen van de context. Wat doet de spelleider? De spelleider zorgt ervoor dat de deelnemers weten wat ze moeten doen en wat er van hun verwacht wordt. Als spelleider zorg je er ook voor dat iedereen voorzien is van de juiste kaarten om het spel te kunnen spelen. Als spelleider is het belangrijk dat je observeert wat er gebeurt en hier aantekeningen bij maakt. Op de volgende pagina kun je aantekeningen maken. Deze aantekeningen worden vooral gebruikt voor de nabespreking. Wat doet de gemeente in Fase 1? De gemeente maakt een inventarisatie van de cliëntgroepen in hun gemeente en kijkt met welke aanbieders zij te maken hebben. Het doel van Fase 1 voor de gemeente is om de opgave te formuleren voor de komende tijd, gegeven de context waarmee ze te maken hebben (gemeente, cliënten en aanbieders). Deze opgave is een samenvatting in 3 zinnen van wat de gemeente de komende tijd gaat doen, gegeven de informatie die ze hebben gekregen (welke gemeente, welke aanbieders, welke cliënten). Wat doen de aanbieders in Fase 1? De aanbieders zorgen dat ze zicht krijgen op de kenmerken van de gemeenten en maken een inventarisatie van de cliëntgroepen. Het doel van Fase 1 voor de aanbieders is om hun opgave te formuleren voor de komende tijd, gegeven de context waarmee ze te maken hebben (gemeente en type cliënten). Deze opgave is een samenvatting in 3 zinnen van wat de aanbieders de komende tijd gaan doen, gegeven de informatie die ze hebben gekregen (welke gemeente, welke aanbieders, welke cliënten). LET OP! Aan het einde van deze fase hebben de gemeente en de aanbieders beiden hun opgave geformuleerd en opgeschreven in hun eigen boekje. Deze hoeft niet plenair gedeeld te worden! Geef aan wanneer de deelnemers op de helft van de tijd zitten in deze fase (na 7,5 minuten). Geef hierna aan wanneer ze nog 5 minuten hebben (na 10 minuten). Aan het einde van Fase 1 zeg je dat het tijd is en dat de deelnemers nu verder moeten met Fase 2, ongeacht het feit of ze al klaar zijn met Fase 1! Het is voor het spel erg belangrijk dat men zich aan de gegeven tijden houdt.

9 9 /18 Aantekeningen Fase 1 Wat viel mij op (in algemene zin)? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3 Vond er veel overleg plaats tussen de gemeente en aanbieders? Zo ja, hoe verliep dit? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3 Hoe reageren de deelnemers op de tijdsdruk? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3

10 10 /18 Fase 2 Visie vormen Keuzes maken Tijd: 15 minuten Spelleider: Fase 2 begint nu! Het doel van deze fase is dat jullie keuzes moeten maken die zijn gebaseerd op de informatie die jullie in de vorige fase hebben gekregen. Doel Fase 2: In deze fase moeten de gemeente en de aanbieders op basis van de informatie die zij in de vorige ronde hebben gekregen keuzes maken. Wat doet de gemeente in Fase 2? Doel van deze fase is om met de keuzes de keuzenota te maken. Wat is de visie van de gemeente en welke beleidskeuzes maakt de gemeente voor de inkoop van het zorgaanbod en de bedrijfsvoering? Resultaat van deze fase: - een heldere visie op de beleidskeuzes en de bedrijfsvoering - de keuzenota. Wat doen de aanbieders in Fase 2? Doel van deze fase is om met de bouwstenen voor de strategie van de aanbieders te verzamelen. Wat is de visie van de aanbieders en welke strategische keuzes maken ze voor het zorgaanbod van de zorgaanbieders? Resultaat van deze fase: - een heldere visie op het zorgaanbod die de aanbieders willen leveren - het strategiedocument. Wat doet de spelleider? Als spelleider zorg je ervoor dat de deelnemers weten wat ze moeten doen en wat er van hen wordt verwacht. De spelleider zorgt ervoor dat zowel de gemeente als de aanbieders de keuzenota en het strategiedocument in hun boekje op tijd ingevuld hebben. Als spelleider is het belangrijk dat je observeert wat er gebeurt en hier aantekeningen bij maakt. Op de volgende pagina kun je aantekeningen maken. Deze aantekeningen worden vooral gebruikt voor de nabespreking. LET OP! Aan het einde van Fase 2 hebben de gemeente en de aanbieders beiden de keuzenota en het strategiedocument ingevuld. Deze hoeft nog niet te worden ingeleverd of plenair worden besproken! Geef aan wanneer de deelnemers op de helft van de tijd zitten in deze fase (na 7,5 minuten). Geef hierna aan wanneer ze nog 5 minuten hebben (na 10 minuten). Aan het einde van Fase 2 zeg je dat het tijd is en dat de deelnemers nu verder moeten met Fase 3, ongeacht het feit of ze al klaar zijn met Fase 2! Het is voor het spel erg belangrijk dat men zich aan de gegeven tijden houdt. - Nb: het is niet de bedoeling om met elkaar de markt te gaan verdelen, het is wel de bedoeling om met elkaar voor iedere aanbieder de beste strategie te ontwikkelen

11 11 /18 Aantekeningen Fase 2 Wat viel mij op (in algemene zin)? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3 Vond er veel overleg plaats tussen de gemeente en aanbieders? Zo ja, hoe verliep dit? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3 Hoe reageren de deelnemers op de tijdsdruk? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3

12 12 /18 Fase 3 Uitwerken van het bestek en het zorgaanbod Matchen Tijd: 15 minuten Spelleider: Fase 3 begint nu! Het doel van deze fase is, om te bepalen of er een match is tussen het bestek van de gemeente en het zorgaanbod van de aanbieders. Doel Fase 3: Doel van deze fase is te bepalen of er een match is tussen het bestek van de gemeente en de strategie van de zorgaanbieders. De gemeente en de zorgaanbieders maken hiervoor hun bestek en zorgaanbod af en geven een mondelinge presentatie voor de hele groep (gemeente, aanbieders en spelleider). Wat doet de gemeente in Fase 3? Doel van deze fase is te bepalen of er een match is tussen het bestek van de gemeente en het zorgaanbod van de zorgaanbieders. Resultaat van deze fase: - een presentatie van het bestek van de gemeente Wat doen de aanbieders in Fase 3? Doel van deze fase is te bepalen of er een match is tussen het bestek van de gemeente en het zorgaanbod van de zorgaanbieders. Resultaat van deze fase: - een presentatie van het zorgaanbod, als reactie op het bestek van de gemeente. Wat doet de spelleider? Als spelleider zorg je ervoor dat de deelnemers weten wat ze moeten doen en wat er van hen wordt verwacht. In deze fase gaan de deelnemers een mondelinge presentatie voorbereiden op basis van hun strategiedocument uit fase 2. De gemeente en de aanbieders krijgen 8 minuten om hun presentatie voor te bereiden. Na deze 8 minuten levert de gemeente zijn keuzenota bij jou in. De aanbieders leveren hun strategiedocument bij jou in. Deze beide documenten hebben zij ingevuld in fase 2. Roep alle deelnemers bij elkaar voor de presentaties (bij de spelleiderstafel). De gemeente begint met een mondelinge presentatie van hun bestek (max. 2 minuten!). Hierna krijgt de aanbiederstafel ruimte om hierop te reageren met hun presentatie (max. 2 minuten!). Na de presentaties gaan beide groepen terug naar hun eigen tafel. De gemeente bespreekt of het zorgaanbod aansluit op het bestek en besluit om te gunnen of niet. De zorgaanbieders bespreken met elkaar of ze ingaan op het bestek van de gemeente. In de laatste minuut roep je alle deelnemers weer bij elkaar. Je vraagt aan de gemeente: Gaat de gemeente gunnen of niet? Je vraagt aan de aanbieders: Gaan de aanbieders zich inschrijven of niet? Als spelleider is het belangrijk dat je observeert wat er gebeurt en hier aantekeningen bij maakt. Op de volgende pagina kun je aantekeningen maken. Deze aantekeningen worden vooral gebruikt voor de nabespreking. LET OP! Aan het einde van deze fase hebben de gemeente en de aanbieders beiden een mondelinge presentatie voorbereid en gehouden. Aan het einde van Fase 3 zeg je dat het tijd is en dat nu de terugblik op ronde 1 plaatsvindt! Na beide presentaties vindt er waarschijnlijk een discussie plaats over de uitkomsten, deze discussie moet plaatsvinden onder jouw begeleiding aan de hand van de daarvoor opgestelde vragen in de terugblikfase. Het is voor het spel erg belangrijk dat men zich aan deze gegeven tijden en volgorde houdt.

13 13 /18 Aantekeningen Fase 3 Wat viel mij op (in algemene zin)? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3 Vond er veel overleg plaats tussen de gemeente en aanbieders? Zo ja, hoe verliep dit? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3 Hoe reageren de deelnemers op de tijdsdruk? Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3

14 14 /18 Terugblik ronde Korte evaluatie Tijd: 15 minuten De spelleider: Als spelleider begeleid je het gesprek met de deelnemers over de eerste ronde aan de hand van onderstaande vragen. De aantekeningen die je hebt gemaakt bij elke fase kunnen als input dienen voor het gesprek. - Heeft er een match plaatsgevonden? Sluit het bestek van de gemeente aan bij het aanbod van de aanbieders? - Wat deden we goed? - Welke afspraken maken we met elkaar voor de volgende ronde? LET OP! Zorg dat in ieder geval duidelijk is; wat ging er goed? Wat ging er minder goed? Wat moeten we doen om het de volgende ronde beter te doen? Volgende ronde Je start nu met de volgende ronde. Ga terug naar pagina 7. Van dit boekje en doorloop onderstaande stappen van het spel. Pas aan het einde van ronde 3 ga je door naar de nabespreking op de volgende pagina. Pauze + klaarzetten: 5 minuten Fase 1: 15 minuten Fase 2: 15 minuten Fase 3: 15 minuten Korte evaluatie: 10 minuten Totale duur: 60 minuten Start volgende ronde (blz 7) Nabespreking (blz 15)

15 15 /18 Nabespreking Tijd: 45 minuten Neem het volgende van te voren, in je persoonlijke voorbereiding, goed door en probeer je voor te stellen hoe dit gesprek idealiter zou verlopen. Besef dat de kwaliteit van dit gesprek bepaalt of de spelervaring ook als echt leermoment van de deelnemers beklijft. Handreiking voor het verloop van de evaluatie Tijdens de inleiding op het spel heb je al aangekondigd dat er een evaluatie, direct volgend op het spel, plaats zal vinden. Meteen wanneer de laatste ronde is afgelopen, begint de evaluatie. 1) Vraag of iedereen het werk waar hij/zij mee bezig De ervaring is dat deelnemers aan een spelsimulatie doorgaans geholpen moeten worden om goed uit het spel te komen. De groep heeft de neiging om tijdens de evaluatie alles door elkaar te bespreken: ervaringen uit het spel, vergelijkbare ervaringen uit het dagelijks werk, commentaar op het spel, frustraties over spelleiding en bedrijfsleiding en de goede voornemens voor de toekomst en wat daar allemaal voor nodig is en geregeld moet worden! Het is dus zaak om de nabespreking enigszins systematisch aan te pakken. is, uit zijn/haar handen wil laten vallen. Zeg dat het spelmateriaal nog niet opgeruimd hoeft te worden. We blijven voor dit deel van de evaluatie nog even in de wereld van het spel. Zodadelijk is er even tijd voor een korte pauze. 2) Maak, wanneer dat tenminste in de ruimte mogelijk is, met de deelnemers een kring zonder tafel in het midden. 3) Vertel dat de evaluatie in drie stappen zal verlopen Een beproefde aanpak is om de nabespreking in duidelijk herkenbare fasen af te lopen en dit ook tevoren expliciet aan de groep te vertellen: 1) in de spelwereld, in de rol (wat hebben we meegemaakt?) 2) in de spelwereld, uit de rol (wat hebben we geleerd?) 3) uit de spelwereld (hoe passen we dat toe in de dagelijkse praktijk?) (zie hierboven). Zeg dat je de groep door elk van deze stappen zal leiden en dat er een korte pauze zal zijn tussen stap 2 en 3. Zeg hoe laat de evaluatie is afgelopen. 4) Zeg dat je nu begint met stap 1. Spreek de deelnemers in hun rol aan en vraag of ze kunnen vertellen wat ze hebben meegemaakt. Bijvoorbeeld: Laten we beginnen met de tafel van de aanbieders. Wie Een korte pauze (koffie, sanitair) tussen fase 2 en 3 helpt om de focus tijdens de laatste fase scherp te houden. Deelnemers vinden het prettig als de spelleider bij aanvang van elke fase de hoofdvraag (-vragen) op papier heeft staan en uitdeelt. Dat helpt bij de concentratie (de hoofden gaan omlaag naar het papier, in plaats van naar elkaar) en voorkomt een onmiddellijk onderling geroezemoes. zaten daar? Juist. Hebben jullie een mooi voorbeeld over wat er aan jullie tafel allemaal gebeurde? Stel elke deelnemer in de gelegenheid om iets te zeggen, maar zie er op toe dat het vanuit de eigen rol (als gemeente of als aanbieder) verteld wordt. Vraag naar het verloop van de dag, vraag bijvoorbeeld: Hoe ging dat aan het begin van de dag? en Veranderde dat gevoel gedurende de dag?. Het gaat erom dat het spel als geheel in beeld komt en niet alleen de laatste 5 minuten. >>

16 16 /18 Handreiking voor het verloop van de evaluatie (2) 5) Zeg dat er helaas niet zoveel tijd beschikbaar is en rond deze stap in 10 minuten af door de volgende stap aan te kondigen, bijvoorbeeld door te zeggen: Ik zou jullie nu willen vragen om uit je rol te stappen, maar blijf nog in de wereld van het spel. Denk even na over de volgende vraag: Hoe zouden de gemeente en de aanbieders het beter hebben kunnen doen? Welk advies zou je aan een volgende groep spelers willen geven? 6) Laat de groep er een paar minuten over nadenken en noteer dan de antwoorden op een flap. Probeer de onderlinge discussie uit te stellen totdat je een min of meer complete verzameling antwoorden hebt. Zeg dat het eerst om het verzamelen van antwoorden en suggesties gaat. Zorg ervoor dat de antwoorden en suggesties voor iedereen duidelijk zijn. Vraag naar verduidelijkingen of laat groepsleden ernaar vragen. Richt vervolgens de discussie op wat er kennelijk geleerd is over de dynamiek van de spelwereld. Bijvoorbeeld (fictief!): Ah, juist, je moet dus direct bij het begin van het spel meteen opstaan en naar de andere tafel gaan om informatie op te halen. Moet je daarvoor wat overwinnen? 7) Ook hiervoor is helaas niet veel tijd (10 minuten). Belangrijk is dat er een minimum aantal winnende suggesties op de flipover zijn komen te staan. Vraag ter afronding of dit ook de belangrijkste punten zijn en sluit dan af met het afkondigen van de laatste 8) Vat de eerste twee stappen in een paar woorden samen. Het gaat niet om een echte samenvatting, het is meer bedoeld om de aandacht van de groep te krijgen en om gezamenlijk de overgang te maken van de spelwereld naar de echte wereld. Zeg bijvoorbeeld iets als Zo, nu weer de harde werkelijkheid van de dagelijkse praktijk. Bij het eerste deel van de evaluatie hebben wij teruggekeken naar wat er bij de gemeentetafel en de aanbiederstafel gebeurde. Vervolgens hebben we ons gebogen naar wat er in die spelwereld nodig was om succesvol te zijn. Wat zegt dit nou over onze eigen dagelijkse praktijk? Gelden die conclusies daar ook? Probeer ervoor te zorgen dat iedereen aan bod kan komen of op zijn minst betrokken blijft bij de discussie ( Interessant punt, dank. Volgend punt. Wie?? ) 9) Rond de discussie af met concrete conclusies: - hierover moeten we meer te weten zien te komen, afspraak: wiewatwanneeraf? - rond deze competenties moeten we ons meer bekwamen, afspraak: wiewatwanneeraf? - deze kwesties moeten we echt nog goed bespreken, afspraak: wiewatwanneeraf? - deze manier van doen gaat ons echt goed af, we moeten ervoor zorgen dat we dit straks niet uit het oog verliezen, afspraak: wiewatwanneeraf? -. (zelf in te vullen) 10) Benoem iemand die de afspraken bewaakt (waarschijnlijk ben je dit zelf!). Bedank alle deelnemers voor hun inzet en maak een eind aan de bijeenkomst. stap. Geef 5 minuten pauze en ruim in de tussentijd, met hulp van de aanwezigen, de ruimte op. Haal al het spelmateriaal van de tafels en zet de stoelen weer netjes. Vraag de groep om plaats te nemen voor het laatste deel van de evaluatie.

17

18 Deze simulatie is gemaakt door: In opdracht van: