Vuistregels voor het delen van informatie

Transcriptie

1 Vuistregels voor het delen van informatie ICT kan ook helpen Visie informatievoorziening in organisatie-overstijgende samenwerkingsverbanden rond persoonsgebonden casuïstiek Paula Giezeman Jos van Dijk Ministerie van Justitie en Veiligheid - Directoraat Generaal Straffen en Beschermen Dag van Zorg en Veiligheid

2 Aanleiding onderzoek Najaar 2017: DG Straffen en Beschermen (onder andere betrokken bij veiligheidshuizen, reclassering, slachtofferbeleid, kinderbescherming, uitvoering van straffen): behoefte aan zicht op informatievoorziening in samenwerkingsverbanden, zoals veiligheidshuizen met jeugdtafels en nazorgtafels bredere visie nodig voor nieuwe samenwerkingsverbanden, zoals voor Wet verplichte GGZ, voor samenloopdetectie en voor communicatie tussen Politie en Veilig Thuis specifiek aandacht voor ZSM-tafels als samenwerkingsverband met informatiebehoefte. 2 Dag van Zorg en Veiligheid

3 Casus: Wat bedoelen we? Multi-problem gezin Incident of melding Motorclubs Ons onderzoek: Persoonsgebonden en ZSM Themagericht: Ondermijning Mensenhandel Uitgaansgebied Bron: GCOS Architectuur & Privacy Drugspand 3 Dag van Zorg en Veiligheid

4 Wie? In het onderzoek: - Zorg- en veiligheidshuizen - Veilig Thuis - Jeugdzorg Nederland - Openbaar Ministerie - RvdK - Politie - VNG - ZSM tafels - Halt - Reclassering - WillemSchrikkerGroep - DJI - Beleid - Leveranciers case tooling - WIGO4IT - Justid - ICTU 4 Dag van Zorg en Veiligheid

5 Samenwerkingsverbanden: variëteit is een feit ook voor de SRK-organisaties Observaties Professionals: de kracht zit in de mensen Samenwerkingsproces: een deel kan digitaal en: er is geen lineair proces IV/ICT: veel uitdagingen; focus op goede, veilige uitwisseling 5 Dag van Zorg en Veiligheid

6 Observaties m.b.t. IV/ICT A. Versnipperd ICT-systemen-landschap met hoge beheerlast B. Verouderde ICT met minder functionaliteit dan gewenst C. Begrippen en jargon veroorzaken onduidelijkheid tussen domeinen D. De meeste ICT is niet ontworpen voor delen met andere organisaties E. Uitwisselen van informatie is tijdrovend en foutgevoelig F. Veel onzekerheid over regels voor verwerking van persoonsgegevens G. Veilig delen tussen domeinen (Zorg, Justitie, Lokaal) is niet geregeld. 6 Dag van Zorg en Veiligheid

7 Een belangrijk patroon Het organiseren van een netwerk rond een casus We hebben gereedschap nodig om: signalen te onderkennen op eigen initiatief een netwerk te kunnen organiseren indien gevraagd deel te kunnen nemen aan een netwerk veilig uit te wisselen 7 Dag van Zorg en Veiligheid

8 Vuistregels 8 Dag van Zorg en Veiligheid

9 Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden Omgang Weergeven aan de hand van drie objecten Beeld Feiten A. Betrokkene - gegevens van Bekend? B. Professional - tussen professionals C. Dossier - in eigen organisatie 9 Dag van Zorg en Veiligheid

10 Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden A.Betrokkene: Onderscheid verschillende typen gegevens van/over: Bekend ja/nee Harde feiten (bijv. geboortedatum, ouders) Zachte informatie, professionele waarneming Gegevens nodig bij contact 10 Dag van Zorg en Veiligheid

11 Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden Over betrokkene wordt verschillende informatie verschillend gedeeld 1. Dat-informatie ( dat je iemand kent ) kan geautomatiseerd worden gedeeld; een geautomatiseerde check op bekendheid is efficiënt. 2. Harde feiten kunnen schriftelijk/digitaal worden gedeeld. 3. Zachte informatie behoeft context en toelichting en derhalve uitwisseling in persoonlijk contact. 4. Informatie voor contact met de betrokkene vraagt specifieke invulling en analyse per organisatie. 11 Dag van Zorg en Veiligheid

12 Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden B. Professional: In de samenwerking met andere professionals, van eigen en andere organisaties Maatwerk naar behoefte Ondersteunende ICT Professionele afwegingen 12 Dag van Zorg en Veiligheid

13 Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden Het draait om hoe professionals hun werk kunnen doen met informatie 5. De IV staat ten dienste van de professional. 6. Benodigde informatie is maatwerk; de professional vraagt. 7. Afspraken en uitkomsten van overleg worden in een gegevensarm journaal vastgelegd ter ondersteuning van de samenwerking (zoals overzicht van cases, tijdsbewaking). 8. Verstrekken van gevoelige persoonsgegevens is maatwerk; de professional maakt de afweging o.b.v. opleiding en ervaring. 13 Dag van Zorg en Veiligheid

14 Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden C. Dossier: In eigen organisatie houden de professionals dossiers bij: Over de persoon of zaak In eigen informatiesystemen Om te delen met collega s en ter verantwoording Als basis voor informatie-uitwisseling 14 Dag van Zorg en Veiligheid

15 Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden De zelfstandige organisaties hanteren eigen dossiers 9. Elke organisatie en professional is verantwoordelijk voor zijn eigen dossiers en hoe zijn professionals die verzorgen. 10.De interne systemen moeten voldoen aan de behoefte van de eigen professionals, passend bij de rol van de organisatie. 11.De eigen IV/ICT moet werken conform de standaarden, zoals gegevensdefinities, om de samenwerking te ondersteunen. 12.Privacy richtlijnen en ondersteuning is noodzakelijk: bij het verstrekken van gevoelige persoonsgegevens legt de professional intern de nodige verantwoording af. 15 Dag van Zorg en Veiligheid

16 Prioriteiten voor de strafrechtketen 1) Zet in op check op bekendheid Alleen dat-informatie Standaardiseren Anonimiseren (versleuteld bevragen) 2) Zet in op veilig mailen en chatten tussen professionals en casusbetrokkenen 3) Zorg voor hulp qua privacymanagement (handreikingen, opleidingen) En verder hebben de professionals qua IV/ICT behoefte aan: Gereedschap voor de samenwerking: planning overleg, agenda, journaal Mogelijkheid om afspraken uit overleg over te nemen in eigen dossier Goede ICT voor eigen dossier en koppelingen waar nodig. 16 Dag van Zorg en Veiligheid

17 Discussiestellingen Ieder samenwerkingsverband zou een secretaris moeten hebben die de afspraken aan iedereen mailt. Zonder naleving van standaarden kunnen we onvoldoende beleids- en managementinformatie verkrijgen. Om dat-informatie te checken moet er een landelijk informatiepunt voor alle personen komen. Wat professionals mondeling delen, hoeven ze niet vast te leggen. 17 Dag van Zorg en Veiligheid

18 Vragen, opmerkingen, gesprek 18 Dag van Zorg en Veiligheid