WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis!

Transcriptie

1 WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis! Auteur: Jan van Buren Functie: Managing Director Lucom Benelux BV Datum: 3 juli 2015

2 Inhoud Inleiding Waarom organisaties facturatie willen uitbesteden Voor- en nadelen van facturatie uitbesteden Welke mogelijkheden biedt in eigen huis factureren? Hoe maakt u voor uw organisatie de afweging? Verborgen gevolgen van uw keuze Conclusie & Advies WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 2

3 Inleiding Een verkoopfactuur is het resultaat van succesvolle inspanningen van uw bedrijf. U heeft een klant overtuigd om goederen of diensten bij u af te nemen. Voordat dit zover was, is er een serie acties geweest of heeft u een organisatie opgetuigd, waar klanten op afkomen. Het feit dat een klant bij u koopt, impliceert automatisch dat dezelfde levering niet aan een van uw concurrenten is gegund. U wilt deze situatie uiteraard continueren en daarom is het van groot belang dat de inhoud van de factuur niet openbaar is, maar een transactie vormt tussen u en uw klant. De inhoud van een factuur bevat immers het kerngeheim van uw organisatie, nl.: Wat, hoeveel, wanneer en voor welke prijs en condities de klant bij u gekocht heeft? Maar ook voor uw klant kan het nadelig zijn als openbaar wordt wat hij waar koopt en voor welke prijs. Dit facet blijkt sterk onderbelicht als we kijken naar de wijze waarop organisaties omgaan met facturen (zowel inkoop als verkoop). Het is niet denkbeeldig dat u met een aantal (grotere) klanten een bindende geheimhoudingsovereenkomst hebt dat niets uit uw samenwerking met derde partijen mag worden gedeeld. De inhoud van een factuur bevat relevante informatie, zoals prijzen, tarieven, producten, hoeveelheden. Los van het feit dat dit voor u niet wenselijk is dat derden deze informatie ter beschikking hebben, kan het ook nog eens leiden tot claims van die klanten. Het is een onweerlegbaar feit dat in deze tijd van digitalisering moet worden gezorgd voor de maximale veiligheid van (uw) bedrijfsgegevens. Zelfs als u er alles aan hebt gedaan, dan nog blijft het oppassen geblazen. Firewalls, portiers, hekken rondom het gebouw, hebben allemaal geen waarde als de beveiligde bedrijfsgegevens buiten de beveiligde omgeving toegankelijk zijn voor derden. Personeel dat rondreist met onbeveiligde notebooks, waarop hele en halve databases en/of grote documentenbestanden staan, is een voorbeeld dat nog al te veel voorkomt. Als u dat facet in eigen huis op orde hebt, dan is het effect daarvan weer weg als u alsnog de data weer overzet naar een 3rd party, waar u geen directe invloed hebt op hun werkwijzen en security strategie. Het is daarom belangrijk informatie centraal binnen uw ICT-omgeving op te slaan en gebruikers op basis van bevoegdheid op ieder gewenst moment toegang te kunnen geven via hun computer, i-pad of ander device. Zo hoeven uw werknemers alle eventueel benodigde gegevens niet met zich mee te dragen. En data en documenten die u deelt met externe partijen (orders, offertes, facturen, etc.) kunt u rechtstreeks met die externe partijen (klanten, leveranciers, etc.) delen. Dit principe wordt steeds meer toegepast en betekent een sterke verbetering van de informatiebeveiliging. Daarom is het des te verwonderlijker dat veel organisaties hun facturatie door derden laten verzorgen of dit overwegen. In dit document wordt toegelicht: Waarom organisaties de keuze voor het uitbesteden van facturatie maken / overwegen; Wat de voordelen en nadelen van het uitbesteden van facturatie zijn; Wat de mogelijkheden in eigen huis, en de voor- en nadelen zijn; Hoe u voor uw organisatie de afweging maakt; Wat de verborgen gevolgen van uw keuze zijn. WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 3

4 1 Waarom organisaties facturatie willen uitbesteden Het eerste antwoord op deze vraag is dat organisaties die keuze eigenlijk vrijwel nooit zelf maken. Het zijn de aanbieders van serviceverlening die deze vraag creëren vanuit hun eigen belang. Er zijn drie hoofdtypen dienstverleners te onderscheiden: 1. Postorganisaties 2. Banken 3. Print & Mail servicebureaus 4. Portals Postorganisaties Door de digitalisering staat de omzet van de postbedrijven enorm onder druk en ter compensatie proberen ze dit bij de grotere verzenders te ondervangen door digitale serviceverlening. Het veel gehanteerde argument is dat van ontzorgen. Stuurt u ons uw totale factuurbestanden en wij zorgen dat deze allemaal, hetzij via papier/post, hetzij via elektronische weg, uw klant bereiken. U heeft echter helemaal geen externe partij nodig om via of internet documenten te versturen naar uw klanten. U heeft immers een mailserver en uw klant ook. En het resterende print- en postwerk reduceert bij een efficiënte aanpak zo snel, dat u daarvoor geen hulp van buitenaf meer nodig heeft. Banken Het feit dat banken zich op deze markt hebben gericht, komt niet voort uit het feit dat zij uw organisatie graag service willen verlenen of dat zij hun klanten willen helpen door als intermediair voor facturen op te treden. De banken willen om twee redenen betrokken zijn bij facturatie: Het eerste belang is om zo diep mogelijk in het betalingsverkeer te integreren. Het andere doel is om de informatie uit de facturen te kennen. Gelukkig is deze laatste drijfveer openbaar geworden, doordat ING Bank de gegevens uit facturen wilde gaan vermarkten. Toen zij met dit idee naar buiten kwamen, zijn ze door publiek, media en overheid direct teruggefloten. Maar de intenties zijn wel duidelijk geworden. Of de banken hun informatiehonger nu op een andere manier stillen, of dit voortaan heimelijk doen, is niet bekend. Het is echter niet in uw belang en/of dat van uw klant dat banken weten wie, wat, waar(aan) (ver)koopt. Dus waarom zou u zich laten verleiden of dwingen aan dit spel deel te nemen? Naast de diverse openbare bankinitiatieven en organisaties op factuurgebied, zijn er nog tal van serviceverleners die de uitstraling hebben van een gewoon bedrijf, maar op de achtergrond eigendom zijn van banken. Als u voor uzelf dus beslist om facturen niet zelf te willen verwerken, vergewis u dan van de achtergrond en van de beoogde dienstverlener. Print & Mail servicebureaus Voor deze sector geldt grotendeels hetzelfde als voor de postorganisaties. Door de digitalisering zien zij hun omzet door print-, vouw-, en enveloppeerservices drastisch afnemen. WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 4

5 Door digitale service aan te bieden, proberen zij dit te compenseren. Vaak proberen ze hun opdrachtgevers te verleiden om factuurbestanden in dataformaat aan te leveren, waarna zij zorgen voor de opmaak en lay-out, alsmede het printen en eventueel en. De klant lijkt hierdoor ontzorgd te worden, maar deze werkwijze betekent wel, dat men heel moeilijk kan switchen naar een andere serviceverlener of naar in-huis-verwerking. Het is in de meeste gevallen zinvol om in eigen beheer de opmaak en lay-out van zowel documentgerelateerde facturen als datagebaseerde factuurbestanden te verzorgen. U kunt dan heel makkelijk kiezen of u alles in huis doet of bijvoorbeeld wel de PDF- en datafacturen zelf verstuurt en eventueel alleen de printjob uitbesteedt. Tevens bent u dan niet afhankelijk van de mogelijkheden van de software van die derde partij, maar kunt u kiezen voor de applicatie die past bij uw situatie en eisen. Portals Dit zijn over het algemeen vrij jonge organisaties, al dan niet dochterondernemingen van posterijen of banken, die proberen een strategische rol te vervullen tussen verkopende partijen en klant, of andersom. Er zijn er zelfs die ook aan beide kanten geld berekenen en namens hun hoofdopdrachtgever de andere kant (proberen te) dwingen, om altijd via hun portal facturen uit te wisselen. Hun model is transactiegericht en dat betekent dat u, de klant, altijd blijft betalen en ook sterk afhankelijk blijft van hun dienstverlening. Het krachtigste argument dat zij aanvoeren, is dat zij voor tal van systemen de juiste dataconversie kunnen uitvoeren, zodat factuurdata rechtstreeks door de ontvanger kan worden ingelezen. Dit vervangt dan voor een groot deel de oudere techniek, EDI. Maar voor tal van kosten-, project- en/of contractfacturen is directe data-uitwisseling helemaal geen toepassing en volstaat een PDF. Bovendien kan in eigen beheer ook een omgeving worden geleverd voor een aantal grote relaties waar veel facturen mee worden uitgewisseld. Het is een vreemd verschijnsel dat kleine organisaties met weinig facturen hier het meeste baat bij zouden kunnen hebben, omdat de kosten van eigen beheer drukken op slechts een klein aantal facturen. Portals zijn echter met name geïnteresseerd in grote verzenders. En juist die kunnen veel goedkoper uit zijn in eigen beheer. Ondanks dat deze organisaties nog jong zijn, zien we nu al dat portals failliet gaan, worden overgenomen, etc. Dat kan leiden tot onvoorziene situaties, waarbij u vaak geen optimale keuze meer heeft, maar door de feiten wordt gedwongen. ICT agenda Het kan handig zijn om facturen via een derde partij te laten versturen of te ontvangen. Maar dit gemak blijkt vaak veroorzaakt te worden, doordat de interne ICT-afdeling een in-huis-oplossing niet kan of wil faciliteren. Redenen hiervoor zijn bijvoorbeeld: 1. ICT-afdeling is door de crisis dusdanig afgebouwd, dat er geen ruimte is voor nieuwe initiatieven of kostenbesparende veranderingen; 2. Het ontbeert de interne ICT-afdeling aan kennis en/of men staat niet open voor vernieuwing van software en/of men is bang om overbodig te raken door applicaties die weinig inbreng van ICT behoeven; WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 5

6 3. Bedrijfsprocessen die verband houden met ICT worden niet gestuurd of geïnitieerd door de proceseigenaren, maar door ICT. Daarom moet een oplossing zo eenvoudig zijn dat ICT weliswaar faciliteert, maar dat de ICT agenda niet behoeft te worden aangepast om een dergelijk project te implementeren. WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 6

7 2 Voor- en nadelen van facturatie uitbesteden Voordelen Wat betreft voordelen (bewust tussen aanhalingstekens gezet) is het antwoord snel te geven. Men kiest voor gemak en in sommige gevallen voor (vermeende) kostenbesparing. De andere reden is dat grote relaties soms al via een specifiek portal werken en hun klanten of leveranciers min of meer dwingen om daar dan ook op aan te sluiten. Als de balans echter goed wordt opgemaakt, dan valt de besparing vaak heel anders uit en ook het gemak is kleiner dan vooraf wordt vermoed. Natuurlijk vergt dat elke dag weer tijd, als een bedrijf tienduizenden facturen nog steeds print en per post verstuurt. En ook al heeft men een enveloppeermachine, dan geeft dat regelmatig weer oponthoud en technische problemen. Dus ja, dan lijkt het erg gemakkelijk om dat werk te outsourcen. Met de huidige situatie gaat echter 90% akkoord met een PDF-factuur per . En dan blijft er maar een marginaal restant over dat per post moet worden verstuurd. Echter, lang niet alle leveranciers (en ook niet de serviceverleners) zijn in staat om u in korte tijd op die 90% digitaal te brengen. Daar ligt een belangrijk criterium voor uw keuze: Welke aanbieder kan mij zo snel mogelijk op die 90% digitaal brengen, want dan heb ik het grootste gemak, de snelste en beste wijze van factuurverzending en de hoogste besparing? Risico s en alternatieven De externe serviceverleners hebben vrijwel allemaal machines (printers, enveloppeermachines, etc.) beschikbaar voor het papieren proces. Daar verdient men ook het meeste aan en dat tijdrovende werk vindt de uitbestedende klant ook vaak het meest relevant. Wat is dan hun drijfveer om dat volume snel naar beneden te krijgen? En waarom zou u een externe partij betalen voor het versturen van ? Dat kunt u zelf. Als u alleen het papieren deel wilt uitbesteden, moet u alle opmaak en software voor splitsing tussen stromen toch nog in eigen huis inrichten en heeft u dubbele kosten (en beheer en services). Maar als u opmaak en multi-channel distributie uitbesteedt, moet u voor alle facturen betalen; post en . Wat gebeurt er bij uitbesteden? U stuurt een databestand naar de serviceverlener. Die wordt doorgezet naar de factuurserver van de serviceverlener. Dan worden facturen opgemaakt, geprint, gevouwen en in een envelop gestoken of via mail verstuurd. Er wordt een archiefbestand naar u teruggestuurd of men archiveert als service ook voor u. In dit hele proces is het in meerdere fases mogelijk om uw facturen te kopiëren, bijv.: Het databestand; De printer kan printen en simultaan digitaal kopieën opslaan; copy-paste, en De archiefdata is te kopiëren; Zelfs de kant-en-klare enveloppen worden soms voorafgaand aan postbezorging weer geopend en gekopieerd (het internet staat vol met berichten over postzakkenfraude). WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 7

8 Opmerking: Het is de schrijver van deze White Paper er niet om te doen om bepaalde organisaties en/of branches in een kwaad daglicht te stellen of verdacht te maken. Het is echter een gegeven dat factuurinformatie heel veel geld waard is. En iets dat veel geld waard is, lokt crimineel gedrag uit (google maar eens op Factuurfraude en zie de resultaten). Voorop staat dat een serviceverlener als organisatie zich inzet om discreet en secuur uw facturen af te handelen. De stelling is dat het in dit proces vrijwel onmogelijk is om gepland misbruik uit te sluiten. Dus waarom zou u na het invoeren van uw factuurgegevens een weg vol gevaren kiezen, terwijl u de verzending hier direct in eigen beheer op aan kunt sluiten. Beeldspraak: De kans op ongelukken met de auto bij een rit van 10 km is immers kleiner dan die van diezelfde 10 km + een extra rit van 40 km. Alternatieven Een van de alternatieven is het aanschaffen van specifieke software* voor factuurverzending die direct aansluit op uw ERP of financieel systeem. Vergewis u ervan dat u daarmee heel snel het overgrote deel van uw factuurstroom kunt migreren van post naar digitale verzending zonder dat dit u heel veel organisatie, tijd en geld kost. Uw klanten willen digitaal; dat bewijst de markt. Maar dan moet het wel goed geregeld zijn, want facturen vormen de bron van de geldstromen, de administratie en de fiscale verplichtingen. Veel bedrijven vragen zich af of men de bestaande financiële software / ERP systeem niet kan aanpassen en geschikt maken voor e-invoicing. De leveranciers van die systemen zullen wellicht stellen dat dit kan, maar in verreweg de meeste gevallen beperkt dit zich dan tot het kunnen en van een PDF. Maar daarmee is het proces niet geregeld, want dan moet ook in het systeem per klant worden vastgelegd hoe deze dat wenst. En om dat proces uit te voeren, falen verreweg de meeste klanten qua resultaat en komt men niet verder dan 20% tot 40% digitaal na ca. 1-2 jaar. Voor het printen en inpakken van de (resterende) post is in de meeste gevallen tijd en bemensing genoeg in bedrijven. En soms is het een pragmatische oplossing om een parttimer, student of uitzendkracht in te huren die voor minder geld dan een serviceverlener de handwerkzaamheden uitvoert in uw kantoor. WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 8

9 3 Welke mogelijkheden biedt in eigen huis factureren? Door een Factuur-Proces-Applicatie te koppelen aan uw financieel systeem of ERP pakket kunt u uw eigen proces en communicatie optimaliseren. Enkele aspecten die hierbij ingericht kunnen worden zijn: Klant-selfservice profiel waarbij de klant zelf de keuze maakt hoe hij de factuur wenst te ontvangen. Uiteraard kan uw interne dienst ook profielen aanmaken, maar voor bedrijven die veel klanten hebben is dit ideaal. Het resultaat is perfect; uw systeem stuurt de factuurdata of documenten naar de applicatie. Deze raadpleegt real-time het profiel en verstuurt de factuur op de gewenste wijze. PreView functionaliteit; veel bedrijven willen alle of sommige facturen vooraf controleren en er evt. nog bijlagen aan koppelen. Dat is erg lastig als het proces buiten de deur draait en kan in een procesapplicatie eenvoudig worden ingericht. Archivering kopiefacturen; iedere factuur moet 7 jaar of langer bewaard worden. Een eigen applicatie zorgt ervoor dat nagenoeg real-time na het versturen van de data, de factuur zowel bij de klant ligt als dat er een kopiefactuur kan worden geraadpleegd. Authentiek & Integer; de belastingwetgeving stelt dat aan deze twee eisen moet worden voldaan. Door het toevoegen van een digitaal certificaat kan hier voor e-invoices aan worden voldaan. Voor papieren facturen niet zondermeer. Hiervoor moet desgevraagd bij belastingcontroles extra bewijs worden geleverd door verzender of ontvanger. Voor gecertificeerde e-invoices is de bewijslast omgekeerd en dient de belastingdienst eventueel bewijs aan te leveren waarom een factuur niet goed is. Het is zowel voor u als voor uw klanten dus een geweldig winstpunt als u gecertificeerde facturen verstuurt (zodat uw klant zeker weet dat de inhoud niet is veranderd en dat de factuur echt van uw bedrijf afkomstig is). Als de door u gekozen applicatie dan ook nog eens geschikt is voor internationale certificaten (ieder land heeft eigen belastinggeldige certificaten), dan bent u helemaal compliant. Communicatie; een eigen procesapplicatie maakt het mogelijk om de klant vanuit de factuur direct een vraag te stellen via een interactief reactieformulier binnen uw (beveiligde) domein. Veel minder ongestructureerde telefoontjes, perfecte vastlegging van issues en zicht op de afhandeling, etc. zorgen voor een hogere klanttevredenheid en hoge interne efficiency. Marketingcommunicatiemiddel; een factuur wordt gemiddeld door 3 personen bij uw klant bekeken. Het geeft u de kans om op die factuur informatie te melden die voor klanten interessant is. Het kan een korte marketingboodschap zijn, maar ook een link naar uw website of nieuwsbrief. Uw marketingmanager zal blij zijn met deze optie. Het mag duidelijk zijn dat een interactieve marketingoptie niet werkt als u facturen buitenshuis laat verwerken. Dan moet alles tijdig worden aangeleverd en kunt u niet real-time anticiperen op kansen. Goedkoper; software schaft u één keer aan en richt u in. Daarna dalen de kosten naar het tarief van een serviceovereenkomst. Uw gemiddelde kosten per factuur dalen dus naarmate u de software langer gebruikt. Bij uitbesteding betaalt u een tarief met altijd de mogelijkheid van tariefstijgingen. Kortom, de kosten stijgen of blijven gelijk. WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 9

10 4 Hoe maakt u voor uw organisatie de afweging? Het is nu hét moment om uw factuurverwerking te digitaliseren. Wachten tot uw klanten en/of overheid dit eisen, zorgt ervoor dat u overhaast keuzes moet maken en daardoor noodgedwongen een keuze moet maken die u liever niet zou hebben gemaakt als u de tijd genomen had. U dient de volgende zaken te bepalen: Hoe belangrijk vind ik facturen binnen mijn organisatie? Zie ik het als een administratieve belasting of zie ik het als een mogelijkheid om een succesvolle business transactie te benutten door deze hoogwaardig af te ronden met mijn factuur. Welk risico wilt / kunt u nemen richting belastingcompliancy. U moet 7 jaar de facturen bewaren, maar heeft u over 7 jaar nog hetzelfde financieel systeem of ERP pakket? Of bent u tussentijds overgestapt op een nieuw systeem. Dat weet u nu nog niet, maar als u overstapt gaat een groot deel van de bewijsmiddelen verloren (zaken die in het vervangen systeem oproepbaar waren, zoals orders, offertes, etc.). En als u bij controle alleen maar een kopietje hebt, dan is het lastig bewijzen. Zeker in gevallen waarbij klanten niet meer bestaan (failliet of overgenomen, etc.). Welk volume aan facturen heb ik? Bedrijven die enkele tientallen facturen per dag versturen, kunnen wellicht zonder veel moeite via persoonlijke factuurafhandeling zaken nog klantgericht regelen. Dan komt uitbesteding niet ter sprake en wellicht kunt u ook nog zonder proces software uw klanten goed bedienen. Maar heeft u per jaarmeer dan facturen? Dan is automatisering in hoge mate noodzakelijk. De meeste organisaties ontbeert het aan kennis om zelf zaken in te richten. Dan rijst de vraag: Of een applicatie aanschaffen van een leverancier met kennis van zaken of uitbesteden aan een serviceorganisatie? Bij het beantwoorden van die vraag moet u denken aan twee aspecten: 1. De directe kosten per factuurverzending bij beide mogelijkheden. 2. De waarde van de voor- en nadelen van beide opties? Hoe groot is het risico als mijn facturen in verkeerde handen komen; Hoe belangrijk is het dat ik in eigen beheer zaken kan regelen en aanpassen en dat ik in de toekomst flexibel kan reageren op nieuwe omstandigheden? Ben ik verzekerd als er claims komen ten gevolge van factuurfraude? Hoe belangrijk is belasting compliance? Kan ik iedere controle doorstaan? Hoe belangrijk is communicatie tussen mij en mijn klanten betreffende facturen? Wil ik het risico lopen dat ik in verband met de bewaarplicht van 7 jaar de archieven moet migreren, veiligstellen wanneer ik een overeenkomst met een serviceverlener beëindig?. WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 10

11 5 Verborgen gevolgen van uw keuze Als bedrijf moet u erg goed nadenken of de vermeende voordelen van een eventuele keuze voor uitbesteden niet als een boemerang kunnen werken. Als van een beursgenoteerde onderneming producten en contracten niet goed zijn beschermd met octrooien, patenten en/of dekkende overeenkomsten, dan bestaat het gevaar van een totale waardecrash. Weliswaar van een ander niveau, maar desalniettemin een beducht risico voor de waarde van een bedrijf in geval van een verkoop van het bedrijf of fusie is als openbaar wordt dat alle klantgegevens dagelijks buitenshuis voor een derde partij toegankelijk zijn. De schrijver van deze White Paper stelde aan een internationale onderneming eens de heel simpele vraag: Weten uw aandeelhouders dat u uw facturen wilt gaan uitbesteden? Voor alle zekerheid stelde hij de vraag aan de eigenaren en hij kwam terug met de mededeling: Namens onze eigenaren wil ik u ten zeerste bedanken voor de waarschuwing en we gaan ons beraden op een oplossing in eigen huis (en die heeft men ook gerealiseerd). Hoewel uw afweging natuurlijk zakelijk moet zijn, is een emotionele afweging toch ook het overdenken waard. De factuur is de kroon op het succesvol zakendoen. Vindt u ook niet dat het nonchalant overkomt als u dit succesonderdeel al niet meer belangrijk genoeg vindt om tot uw eigen activiteiten te rekenen? WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 11

12 6 Conclusie & Advies Zoals u heeft kunnen lezen en concluderen, is deze White Paper geen aanbeveling om uw factuurverwerking uit te besteden aan derden. Het is echter niet zo dat dit voor alle bedrijven en organisaties geldt, maar het advies is om er in ieder geval goed over na te denken. Bedrijven die al hebben gekozen voor uitbesteding zitten vast aan contracten en degenen die de keuze hebben bewerkstelligd zullen zeker niet snel toegeven een foute keuze te hebben gemaakt. Maar de vele gesprekken die uw schrijver heeft gevoerd hebben de strekking van dit White Paper bepaald. Ik hoop dat het u helpt om bewust uw keuze en beleid te bepalen. Het is aan U. Jan van Buren Wilgenweg 8f 2964 AM Groot-Ammers Telefoon WHITE PAPER Factureren doe je in eigen huis 12