Go Live Avalanche 29 februari 2016

Transcriptie

1 Go Live Avalanche Na langdurige voorbereiding is de Go Live van de software Avalanche beschikbaar! Op 29 februari 2016 zullen de systemen LogLink en SBS van Pool Service ten behoeve van de VersFust Pool vervangen worden door het systeem Avalanche. LogLink heeft de afgelopen jaren goede diensten bewezen. Echter, de wereld van return fust is sterk veranderd. Om op betrouwbare, toekomstbestendige en efficiënte wijze onze klanten te bedienen is aanpassing van het gereedschap noodzakelijk.

2 Implementatie Avalanche Doel implementatie Avalanche Hogere betrouwbaarheid van data uitwisseling door alle gegevens in één systeem te bewerken Verbeterde en objectieve planning Optimaal gebruiksgemak voor de pooldeelnemers Meeliften op verbeteringen door andere Avalanche gebruikers Retailer voordelen Real time communicatie met de depots Overzichtelijk depot scherm KPI s zichtbaar (streven medio 2016 beschikbaar) Leveranciers voordelen Real-time inzicht in orders Overzichtelijk bestelscherm KPI s zichtbaar (streven medio 2016 beschikbaar) Betrouwbare afhalers worden beloond Op korte termijn latere sluitingstijd order invoer/wijziging (streven 2e helft van 2016) Pool-Service voordelen Verbetering betrouwbaarheid gegevens door gebruik 1 systeem intern en extern Verbetering communicatie met depots en leveranciers Verbetering objectiviteit planning door systeem voorstellen Verbetering efficiency in planning proces Order toewijzing houdt rekening met afhaalbetrouwbaarheid Latere sluiting planning mogelijk, daardoor minder handmatige wijzigingen (streven medio 2016 beschikbaar)

3 Veranderingen door de implementatie van Avalanche Saldo notatie Bij de overgang van LogLink naar Avalanche veranderen een paar belangrijke zaken. De allerbelangrijkste verandering betreft de notatie van het saldo, de bestellingen door de pooldeelnemer ingegeven wordt genoteerd als +. Dus bestel 100 en Avalanche noteert Wanneer u beschikt over een negatief saldo bij een retailer dan heeft u recht om dit saldo op te halen. Beschikt u over een positief saldo dan hebt u teveel fust opgehaald en kan uw order worden geannuleerd. Poolbesturing Bij de opstart van de VersFust pool zijn afspraken gemaakt. Door het omvangrijke pakket was het voor planners lastig om overzicht te houden over 7 fusttypen, 35 depots en 400 leveranciers. Avalanche biedt planners op overzichtelijke wijze een handvat voor hun werk. De afspraken kunnen daardoor beter worden nageleefd, waarmee de fustbeschikbaarheid voor rechthebbenden weer beter verzekerd is. Verbetering in de terugkoppeling van de Retail depots naar Pool-Service zorgt voor een real-time registratie van de afhalingen. Vanuit deze vastlegging wordt een afhaalbetrouwbaarheid bepaald. Afhaalbetrouwbaarheid is een nieuw begrip; het is een indicator voor de mate waarin een leverancier het bestelde fust heeft opgehaald. Het bestellen van 100 stuks en het afhalen van 80 stuks geeft een afhaalbetrouwbaarheid voor die bestelling van 80%. De gemiddelde afhaalbetrouwbaarheid van de laatste 8 weken is de indicator voor de afhaalbetrouwbaarheid. Deze afhaalbetrouwbaarheid speelt een rol bij de toewijzing van de beschikbare voorraad fust; betrouwbare afhalers worden als eerste geholpen. In de nieuwe werkwijze wordt volledig vertrouwd op de door u ingezonden gegevens. Het is daarom zaak dat deze gegevens accuraat en tijdig aan Pool-service/InforMore worden toegezonden. Pool-Service beschikt dan over actuele gegevens waarmee uw saldi kunnen worden bijgewerkt en fust verstrekking kan worden gerealiseerd.

4 Planningsprocedure Na sluiting van de ontvangst van orders en retail voorraden wordt de planning run gedraaid, waarin orders per depot worden gesorteerd volgens de volgende criteria: A. Voldoende landelijk saldo en Voldoende Retail saldo Deze orders moeten beloond worden, waar nodig uitgifte op afhaalbetrouwbaarheid in relatie tot de beschikbare voorraad op depot B. Voldoende landelijk saldo en Onvoldoende Retail saldo Order worden handmatig beoordeeld, waar nodig uitgifte op afhaalbetrouwbaarheid in relatie tot de beschikbare voorraad op depot C. Voldoende saldo maar Retail voorraad Ontoereikend Alternatief voorstel door Pool-Service, volgorde van voorstellen op afhaalbetrouwbaarheid en in overleg met de klant op basis van beschikbare voorraden op depots D. Push orders Wanneer de voorraad bij een retailer te hoog dreigt te worden, neemt Pool-Service initiatief voor het genereren van orders op basis van leverancier saldi. Deze orders worden push orders genoemd. Deze orders worden door Pool-Service voorgesteld aan leveranciers. E. Onvoldoende landelijk saldo en Voldoende Retail saldo Order wordt in principe afgewezen F. Onvoldoende landelijk saldo en Onvoldoende Retail saldo Order wordt afgewezen Werkwijze Vandaag (dag A): voor uur orders ingeven voor afhalen overmorgen (dag C) door leveranciers Dag B: om uur voorraad opgave en terugkoppelingen (dag A) afmelden door Retail depots Rond uur: draaien planning run, orders toewijzen en pushorders bepalen Rond uur: wijzigingen/annuleringen op orders door planners i.v.m. beschikbaarheid zijn bekend en push orders bevestigen Rond uur: definitieve depotplanning

5 Afsluiting De overgangsperiode naar Avalanche is goed voorbereid en wij doen er alles aan om de overgang zo ongestoord mogelijk te laten verlopen. Toch kan het zijn dat er tijdelijk kleine ongemakken optreden. Wij doen hierbij een beroep op uw begrip en alertheid op afwijkingen en het nauwkeurig volgen van uw fust saldi. Door eventuele problemen zo snel mogelijk te melden kan schade beperkt blijven. In de komende weken zullen wij u, voorafgaand aan de Go Live, nader informeren.