AAPD ORGANISATIEBEHEERSING. "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken.

Transcriptie

1 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE AAPD "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

2 De FOD Financiën is meer dan de fiscus Voorzitter van het directiecomité Fiscaliteit Inning & Invordering Douane & Accijnzen Strijd tegen de fiscale fraude Thesaurie Patrimoniumdocumentatie RZ O&W PD NFI IVU

3 Wanneer kom je ons tegen? Bij de aankoop van een onroerend goed

4 Wanneer kom je ons tegen? (2) registratie van de compromis 30 jarige titel registratie van de akte overschrijving hypothecair getuigschrift controle compromis notariële akte leningsakte inschrijving O.V. (dagboek) hypothecair getuigschrift doorhaling

5 Wanneer kom je ons tegen? (3) overlijden Attest van erfopvolging (burgerlijk recht) Successieaangifte (fiscaal recht) verkeersboete niet nakomen alimentatieverplichting onteigening Etc.

6 De missie van de AAPD De Algemene Administratie creëert waarde voor de maatschappij door: rechtszekerheid te bieden in het kader van de juridische omloop van onroerende goederen financiële en andere middelen te verlenen zodat aan de collectieve noden kan worden voldaan; daadwerkelijke assistentie te verlenen bij de uitvoering van rechterlijke beslissingen;

7 De kernactiviteiten DAAROM moeten wij de patrimoniumdocumentatie instandhouden, uitbouwen en optimaliseren; informatie verstrekken over het patrimonium; kwaliteitsvolle en kostenbewuste patrimoniumgebonden diensten aanbieden (de fiscale opdracht voor de federale en gewestelijke overheden, de patrimoniumdiensten, de incassodienst van de overheid).

8 3 bestuursopdrachten Patrimoniumgebonden dienstverlening Onteigenen aankopen verkopen Incassodiens t van de staat Fiscale opdracht Verstrekken van patrimoniale informatie Bijwerking van de patrimoniumdocumentatie

9 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Organisatiebeheersing bij de AAPD "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

10 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Wettelijk kader "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

11 Aanleiding K.B. van 17 augustus 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. K.B. van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. K.B. van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid (ACFO).

12 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Begrippenkader "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

13 Organisatiebeheersing redelijke zekerheid risico s onder controle Performantiemotief geordende, ethische, zuinige, doeltreffende en doelmatige verrichtingen Conformiteitsmotief overeenstemming met de geldende wetten en regelgeving de verplichtingen tot rekenschap afleggen de middelen tegen verlies, wangebruik en schade beschermen

14 COSO -raamwerk Risico s oplijsten, inschatten afwegen Risico-apetijt Beheersmaatregelen opstellen communiceren opvolgen (monitoring) The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

15 COSO op 2 niveaus Organisatiebrede risico s risico s operationele processen

16 COSO in 6 stappen 0. Controleomgeving beschrijven 1. Processen mappen 2. Doelstellingen identificeren 3. Risico s inschatten 4. Beheersmaatregelen invoeren 5. Opvolgen

17 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Stap 0: de maturiteitsindex "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

18 Inschatting van de maturiteit op het vlak van organisatiebeheersing in 11 domeinen

19 Waarden Missie Visie Facility management

20 Gradaties 0 onbestaand 1 ad-hoc basis 2 gestructureerde aanzet 3 gedefinieerd 4 beheerst systeem 5 geoptimaliseerd

21

22 DOELSTELLINGEN, PROCES & RISICOMANAGEMENT doelstellingenproces doelstellingen formuleren doelstellingen communiceren activiteiten afstemmen op het behalen van de doelstellingen bijsturen procesmanagement: voeren we een kwaliteitsbeleid? risicomanagement risico s (die het bereiken van deze doelstellingen in het gedrang brengen) identificeren inschatten en acties nemen om ze te beheersen DOELSTELLINGEN, PROCES & RISICOMANAGEMENT doelstellingen management 2 procesmanagement 1 risicomanagement 0

23 Onbestaand Ad-hoc basis Gestructureer Gedefinieerd Risicodomein de aanzet DOELSTELLINGEN, PROCES & RISICOMANAGEMENT doelstellingen management 2 procesmanagement 1 risicomanagement 0 BELANGHEBBENDENMANAGEMENT identificatie en dialoog 2 transparantie en terugkoppeling 1 evaluatie en bijsturing 0 MONITORING planning en implementatie van meet- en 2 opvolgingssysteem rapportering 3 evaluatie en bijsturing 3 toezicht op derden 0 ORGANISATIESTRUCTUUR planning en opzet van de organisatiestructuur 0 duidelijkheid en flexibiliteit van de structuur 0 projectstandaarden 2 voorbereidingsfase 1 planningsfase 2 implementatiefase 1 controlefase 2 afsluitingsfase 2 HUMAN RESOURCES MANAGEMENT (HRM) HRM-beleid 0 HRM-instrumenten 2 evaluatie en bijsturing 0 ORGANISATIECULTUUR cultuurbeleid 0 cultuurversterkende instrumenten 1 evaluatie en bijsturing 0 INFORMATIE EN COMMUNICATIE informatie en communicatieplan 1 communicatiestructuur 1 kwaliteit van de informatie 1 opvolging en bijsturing 0 FINANCIEEL MANAGEMENT afstemming lange termijn financieel beheer op 0 organisatiedoelstellingen korte termijn financieel beheer 0 financiële rapportering 0 financiële organisatie 0 betrouwbaarheid van financiële gegevens 2 FACILITYMANAGEMENT facilitybeleid 1 facility-organisatie 0 beheren van de middelen 0 continuïteitsplanning 0 opvolging en bijsturing 0 INFORMATIE EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE (ICT) ICT-beleidsplan 0 ICT-architectuur en -infrastructuur 3 ICT-organisatie 0 beheren van de middelen 1 beveiliging 3 continuïteitsplanning evaluatie en bijsturing 0 VERANDERINGSMANAGEMENT planfase 1 implementatiefase 2 Beheerst systeem 4 4 Geoptimalisee rd 5

24 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Stap 1: processen mappen "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

25 Toepassing: DAVO

26 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Stap 2: Doelstellingen identificeren (BPM) "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

27 Wat zijn de doelstellingen van elk proces? Wat zijn de kwaliteitseisen? Wat is het doel van elke activiteit binnen het proces? Draagt de activiteit bij tot de doelstelling van het proces? Doelstelling: proces waarom? waarom? Kwaliteit?

28 Toepassing: DAVO

29 Toepassing: DAVO

30 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Stap 3: Risico s inschatten "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

31 Risico oorzaak gebeurtenis (risico) gevolg Slechte bekabeling kortsluiting brand kortsluiting brand Verlies van documentatie

32

33 Toepassing: DAVO

34 Impact en Kans Schatting! Impact: Hoe beïnvloedt het risico de doelstelling? Kans? Hoe waarschijnlijk is het dat het risico zich zal voordoen?

35 Toepassing: DAVO

36 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Stap 4: Beheersmaatregelen "De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken." Johan Cruijff Nederlands voetballer en coach ( 1947)

37 Beheersmaatregelen

38 Risicorespons (-apetijt) Accepteren Niet accepteren Overdragen aan een derde (intern of extern) Delen (wanneer verdeeld over twee of meerdere pijlers bijvoorbeeld)

39 Bestaande controlemaatregelen Instructies Dienstbrieven Algemeen aanvaarde en toegepaste technieken Enz.

40 het restrisico Schatting! Risico 100 % Bijdrage in de risicovermindering vanwege beheersmaatregelen 70 % restrisico 30 %

41 Voorgestelde aanvullende beheersmaatregelen Verbetering van bestaande beheersmaatregelen Toevoeging van nieuwe beheersmaatregelen Risico 100 % Bijdrage in de risicovermindering vanwege beheersmaatregelen Bijdrage in de risicovermindering vanwege nieuwe beheersmaatregelen 70 % 20 % dekkingsgraad 90 % Geaccepteerd risiconiveau 10 %

42 Toepassing: DAVO

43 ORGANISATIEBEHEERSING BIJ DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE De beheercyclus & organisatiebeheersing

44 Risicobeheer Een proces in stappen Missie Visie Doelstellingen Budget Strategische en operationele planning Risk Management : Risk Management Raamwerk Risico Identificatie Risico Evaluatie Risicomatrix Im pact Kans Risicograad Vermijden Overdragen Verminderen Analyse 8van beheersopties Aanvaarden Aanvaarde risicograad Actieplan risicobeheer Rapportering PricewaterhouseCoopers

45 De beheercyclus Ontwikkelen van missie & visie Creëren van een strategie om de missie & visie te verwezenlijken via strategische doelstellingen Ontwerpen van operationele plannen De operationele plannen uitvoeren Periodieke evaluatie. Doen we de goede dingen? Doen we de dingen goed? Reageren op rode signalen: bijsturen plan do check act

46 Actiepunten vastleggen Operationele & persoonlijke doelstellingen definiëren Ontwikkelen van missie & visie Creëren van een strategie om de missie & visie te verwezenlijken via strategische doelstellingen Strategische seminaries Operationele plannen Evaluatie meetpunten / BSC plan do check act

47 Kalender van de beheercyclus /11 2/11 3/11 4/11 5/11 6/11 7/11 8/11 9/11 10/11 11/11 12/11 1/12 2/12 3/12 4/12 5/12 6/12 7/12 8/12 9/12 10/12 11/12 12/12 1/13 3/13 Resultaten Budgetcontrole Evaluatie uitvoering strat. en op. PL Toetsen operationeel PL budgetcontrole Bepalen belangrijkste strategische risico's Strategische projecten volgend jaar voorafbeelding begroting volgend jaar behoeften personeel en ICT Tussentijdse evaluatie uitvoering OP PL Definitieve begroting volgend jaar Lenteseminarie Herfstseminarie Herfstseminarie Evaluatie resultaten lopend jaar Bottom-up bepalen operationele risico's Normen / targets resultaten volgend jaar analyse omgevingsscanning Strategisch keuzes volgend jaar aangepaste strategie volgende jaren Lenteseminarie

48

50 Aanpak Organisatiebeheersing is niet het werk van één dienst Grote betrokkenheid van de medewerkers centrale dienst = facilitator

51 Medewerkers Gewestelijke directeur BC N-3 Administrateur BC N-2 RZ Administrateur-generaal BC N-1 MPM (V) OEO (VI) NFI OCC (IV) O&W PD IVU