Punt Actie/Besluit Wie Deadline

Transcriptie

1 Vereniging van Eigenaars Westerhaghe VvE Bestuursvergadering 11 mei 2010 Actiepunten/besluitenlijst Aanwezig: Afwezig: Dhr. Hogewoning Dhr. Ron Storm Dhr. Wim van Uxem Dhr. Teun van der Plas Dhr. Wim Maat Dhr. Cees Langmuur (JH) (RS) (WvU) (TP) (WM) (CL) Dhr. van der Plas (Novens) (TvdP) Punt Actie/Besluit Wie Deadline Dhr. van der Plas opent de bestuursvergadering van dinsdag 11 mei 2010 om uur. Op de agenda staat uitsluitend de ALV van 25 mei. Hiertoe wordt gebruikt de aan eenieder toegestuurde agenda en PowerPoint Presentatie had een condoleance en daarnaast was het verzoek aanwezig te laten zijn. Uit kostenoverwegingen derhalve alleen aanwezig. Later in de vergadering zal Arjen v/d Giessen als optioneel (tijdelijk) voorzitter zich voorstellen. zal korte notulen opmaken Omstreeks uur komt Arjen in de vergadering en stelt zich aan eenieder voor. Arjen is 40 jaar, woont in Reeuwijk. Verteld over zijn ervaring en visie over VVE. Arjen zal binnen Novens als manager een commercieel/organisatorische rol gaan spelen. Zal niet direct bij Westerhaghe op de

2 voorgrond komen. We proberen ten overstaan van de VVE niet teveel veranderingen door te voeren, tenzij gewenst. Enkele vragen worden aan Arjen gesteld en na ca. een kwartier verlaat Arjen weer de vergadering 1. Opening, tekenen presentielijst en vaststelling quorum Presentielijst wordt door Novens verzorgd Stemformulieren worden door Novens verzorgd Machtigingsformulieren met voorstemming Presentielijst per toren Verzoek is wel dat net als de vorige keer ½ uur voor aanvang aanwezig is zodat de stroom aan mensen goed door kan lopen Arjen v/d Giessen zal als technisch voorzitter optreden. De vergadering zal hiermee geopend moeten worden met het verzoek aan de ALV of hier iemand op tegen is. De kosten voor deze extra inzet bedragen ca. 100 per uur exclusief ca. 2 uur voorbereidingstijd. De ALV zal dan worden voorgezeten door Arjen. licht de financiële stukken 8,9,10 toe en kan desgewenst de ALV daarna verlaten. Ron zal bij ALV niet aanwezig zijn ivm vakantie. Verstandig om machtiging af te geven I.v.m. vereiste quorum van 2/3 verstandig om vantevoren manager Dunavie aan te spreken, wellicht ook over besluitvorming punt 10 Brochure Novens VVE beheer als stapeltje bij presentielijst neerleggen en uitdelen 2. Vaststellen agenda /Lindsey Arjen Agendapunt 8 jaarrekening gaat naar 6 Agendapunt 6 bestuursverkiezing wordt 7 Agendapunt 7 cieverkiezing wordt 8 Arjen 3. Notulen ALV Worden bladzijde voor bladzijde tijdens alv snel doorgelopen Arjen

3 4 Bestuursmededelingen Anders dan op de agenda opgenomen punten zijn er vooralsnog geen mededelingen 5. Ingekomen stukken Melding maken van de volgende stukken en aangeven dat ze onder agendapunt 12 worden behandeld Brief Cees Langmuur : windscherm/schutting Brief heer Heemskerk : windscherm Mail Wim Maat : balkonafscheiding Mail mw. Noort : windscherm Anoniem: brief scootmobiel Checken in hoeverre er, o.a. bij vorige alv, nog andere brieven binnen zijn gekomen 6 Jaarrekening De jaarrekening is besproken in bestuur en specifiek met penningmeester, er heeft kascontrole plaatsgevonden waarbij geen bijzondere opmerkingen. Er zijn geen ingekomen vragen derhalve in grote lijnen doorlopen Blz voor Blz.. Het is niet de bedoeling individuele posten te bespreken Wellicht verstandig enige toelichting te geven bij de oorzaak van het tekort (o.a. vergader en extra beheerkosten) Daarna mededeling (geen besluit) dat tekort omgeslagen moet worden in een eenmalige bijdrage. Mensen die dit niet kunnen betalen kunnen zich na de vergadering melden voor evt. een betalingsregeling. Gem. 104 per bewoner Waarom liftkosten van 2 k naar 17 K Let op: zorg dat een grove toelichting beschikbaar is om toch de nodige vragen op te vangen In voorwoord dient een soort begrotingscijfers bieden geen garantie voor daadwerkelijke realisatie 7. Bestuursverkiezing Arjen Jaarrekening 10 Voor de ALV is vooralsnog geen notuliste beschikbaar. Ron Voor 18/5

4 Louise en Lindsey zijn verhinderd. In eerste instantie zal Ron vragen bij Annemarie van Vliet. Anders zal bij Dunavie vragen of Moniek Varkevisser nog een keer wil notuleren. Anders zorgt Novens alsnog voor een eigen notulist. Annemarie van Vliet heeft inmiddels toegezegd en wil ook toetreden tot het bestuur. Nog aanvullen op de powerpoint (zie mail van 11/5) Het is de wens structureel uit eigen gelederen een eigen notulist aan te stellen. Aan de ALV wordt een oproep Arjen gedaan. In kader van geheimhoudingsverantwoordelijkheid is het gewenst dat de notulist ook onderdeel uitmaakt van het bestuur. Tijdens ALV zal oproep gedaan worden (niet meer nodig) 8. Commissieverkiezing Iedereen verkiesbaar. In algemeen ALV verzoeken met verkiesbaarstelling akkoord te gaan Arjen 9. MJOB zal in eerste instantie de sheets doorlopen zal eventueel de nodige toelichting geven op het meerjarenoverzicht. E.e.a. zal feitelijk inhouden dat ALV haar mandaat geeft over het te besteden budget voor bijv. schilderwerk. In de aankomende najaarsvergadering zal dan een goedkeuring worden gegeven aan het definitieve voorstel (o.b.v. offertes) tot schilderwerk in het voorjaar Alleen bij een 5% afwijking (info: Ron Storm) is formeel nog een mandaat van de ALV nodig. Toevoegen sheet uitgangspunten: specifieke kosten worden uitgesmeerd + toetsing per 5 jaar Verwijderen: Percentages verhoging begroting 16,1 en 29 Schema schoonmaakplan ophangen in de kasten 10. Begroting 2010 en servicebijdragen / Voor 31/5? zal de sheets doorlopen en 2 punten gesplitst ter goedkeuring voorleggen. Toelichten dat 14,2% gemiddeld is. Varieert van 13 tot 18%

5 kan evt. toelichting geven bij energie/schoonmaak Toelichten dat electra verder wordt uitgewerkt en nog meerbezuiniging wellicht mogelijk is Is de heer de Wolde al geactiveerd? Verwijderen meeste 14 tot 18 per maand is het niet eens met verdeling beheerkosten. geeft aan het volgende: - er wordt gehandeld naar de bepalingen in splitsingsakte en modelreglement; - er is geen (80%) mandaat van de ALV daarvan af te wijken - bij onze second opinion vorig jaar is dit reeds aan bestuur gemeld - in een latere bestuursvergadering is men akkoord gegaan met die verdeling, daar weer op terugkomen is niet wenselijk geeft aan dat het een grijs gebied is en dat het nu al 2 jaar zo is gedaan voldoend recht geeft om het zo te houden. Volgens heer van uxem is dit centenkwestie. zal nogmaals dit uitzoeken (notaris, VEH, Rijsenbeek?) 11. Incassobeleid servicebijdragen 12. HHR kan dit toelichten a.d.h.v sheets Machtigingen opnieuw uitdelen? Opgaaf welk percentage niet meedoet? kan dit toelichten Gerefereerd zal moet worden naar de ingekomen brieven en de eerder geconstateerde overtredingen als uitgestuurde reminders. Eerste stemming t.b.v. stemformulier : handhaven of gedogen Stemformulier Niemand in bestuur wil verantwoordelijkheid op zich nemen op te treden als arbiter Deze week

6 Voorstel volgens mij gewoon melding maken dat we dit zo gaan doen): vanuit bestuursvergadering is als volgt: Inschakelen arbiter. De kosten worden verdeeld over alle overtreders. Degene die onder punt 5 zijn genoemd hoeven alleen bij te dragen indien ze arbiter zich negatief uitspreekt zal zo goed mogelijk proberen de problematiek proberen te categoriseren om de arbiterkosten zo laag mogelijk te houden. Opgaaf overleg met Novens zal op zoek gaan naar soort arbiter en kostenindicatie doorgeven. In de toekomst zal het boete-regime aangescherpt moeten worden. Aan de ALV wordt gevraagd akkoord te gaan met het volgende voorstel: Thans is opgenomen algemene boetebepaling van max (info Ron Storm, AvS).Hieraan graag toevoegen dat dit boetebedrag door bestuur zal worden vastgesteld naar redelijkheid en billijkheid met de toevoeging van 10% van dit bedrag per dag dat de overtreding voortduurt. Voorbeeld: (herhaalde) overtreding vuilniszak: per dag dat overtreder geen gehoor geeft aan verzoek bestuur. 13. Gebouwzaken Lift/Otis : info door heer Van Uxem Brandalarm: info door Wim maat 14. GIW zaken ALV/Arjen Heer van Uxem Wim Maat Voor 18/5 Zo mogelijk voor anders gewoon later Info door Hogewoning (stand van zaken vantevoren afstemmen met ) 15. Rondvraag Nog geen vragen ontvangen

7 Een concept-beheerovereenkomst Novens VVE Westerhaghe. Deze is vrij algemeen. Het bestuur stelde het op prijs zelf de nodige aanvullingen hierop te doen Dit wordt besproken in de volgende bestuursvergadering verzoekt nog even om Michel Boom contact met hem op te laten nemen. had een maand geleden een laatste mail gestuurd. De belangrijkste taak daarbinnen hoefde uiteindelijk niet uitgevoerd te worden. Maar er stonden nog wel ene paar vragen in waar geen antwoord op heeft gehad. heeft al meerdere malen gebeld/g d??? De eerstvolgende bestuursvergadering wordt vastgesteld na de ALV van De bestuursvergadering sluit om uur. allen Michel Juni 2010 Voor 18/5