Een regisserende. gemeente word je niet zó maar!

Transcriptie

1 Een regisserende gemeente word je niet zó maar!

2

3 Van traditioneel management naar modern regisseren De organisatie anders inrichten: van traditioneel organiseren naar modern regisseren. De regierol die de gemeente wil vervullen met de burgers, instellingen en ondernemingen is niet eenvoudig te realiseren. Bij een geslaagde implementatie geeft het de gemeente wel een sterk organisatiefundament voor de steeds veranderende behoeften in de fysieke leefomgeving. Een compact en intensief traject voor MT-leden en afdelingshoofden die sturing geven aan ontwikkeling, inrichting en beheer van de leefomgeving Veel gemeenten willen of zijn de organisatie anders aan het inrichten en maken de omslag naar de rol van regisserende overheid. Dit is een ingrijpend proces dat vraagt om een andere rolinvulling op alle niveaus, en waarbij de directie met visie en overtuiging het voortouw moet nemen! Het Kennisnetwerk Carrousel daagt U uit om deel te nemen aan een kort en intensief traject van kennis delen en kennis borgen! De kennisdagen zijn specifiek gericht op MT-leden en afdelingshoofden van gemeentelijke organisaties, die betrokken zijn bij de ontwikkeling, inrichting en beheer van de buitenruimte. Van traditioneel management naar modern regisseren in tijden waarin kritisch wordt gekeken naar budget en besteding De druk op de ambtelijke organisatie om op alle gebieden goed te presteren is hoog. Gemeenten hebben een heel scala aan taken en verantwoordelijkheden, die zich steeds verder uitbreiden. De rijksoverheid laat steeds meer taken en bevoegdheden over aan de gemeente. De vergrijzing in de komende jaren zal zowel bij het bedrijfsleven als bij de overheid met name bij het technisch personeel een leegloop van kennis betekenen. Er dreigt een tekort aan schoolverlaters van de praktische technische opleidingen, om deze grote uittocht te kunnen opvangen. Daarnaast speelt de financiële crisis ook de gemeenten de komende jaren parten, door de korting op de bijdragen vanuit het gemeentefonds. Met de bezuinigingen als gevolg van de nasleep van de kredietcrisis, kijken veel gemeenten opnieuw kritisch naar aantal en kwaliteit van hun medewerkers. Regie lijkt dan het toverwoord om bezuinigingen te realiseren, met de suggestie dat er een win-win situatie ontstaat: want de gemeente houdt toch de regie!. Wat is Regie? Iedereen heeft wel een voorstelling bij regie, maar wat betekent het nu om een regisserende gemeente te zijn? En hoe verschilt de rol van een gemeentelijke regisseur nu van bijv. de rol van een dirigent? De afgelopen jaren heeft regie een stormachtige ontwikkeling doorgemaakt. De omvorming naar een regisserende gemeente laat zich nog het best beschrijven als een verandering van een dienstverlenende gemeente naar een díenende gemeente. Een gemeente die door burgers, instellingen en ondernemingen wordt gewaardeerd om het respect dat men voor elkaar heeft als onderdeel van de gemeenschap. Een gemeente, die oog heeft voor de uitstraling van haar buitenruimte en die uitblinkt door de dienstbare opstelling van de ambtenaren, met zichtbare en effectieve dienstverlening. Op een goede wijze de gemeentelijke regie te voeren, vraagt echter om een geheel andere organisatie dan zoals die vandaag de dag op het gemeentehuis is ingericht. De grootste hindernis om door te groeien naar modern regisseren, blijkt vaak de huidige organisatie zelf maar het vraagt ook om het aanboren van andere talenten van de medewerkers!

4

5 Interne en externe regie Regie is zowel intern- als extern gericht Regie bij gemeenten gaat zowel over interne regie als externe regie. Intern: een voorbeeld hiervan is een integrale aanpak van taken dwars door de organisatie heen. Extern: verbeteren van het contact met burgers, instellingen en bedrijven, om de diensten te leveren die worden gevraagd én zo veel als mogelijk in de vorm en op de wijze die wordt gevraagd ( participatie ). Ook is extern het bevorderen van effectieve samenwerking met marktpartijen door uitbesteden van bulken routinewerkzaamheden en het leveren van specialistische adviezen. Juist in de fysieke leefomgeving is de trend al jaren om werkzaamheden van de buitendienst, zoals bijv. de groenvoorziening, over te dragen aan de markt. Door hetzelfde werk anders te organiseren, met gebruikmaking van marktpartijen, kunnen gemeenten méér doen met minder mensen. De gemeente moet haar plaats in de keten bepalen, want de verantwoordelijkheid blijft bij de gemeente. Hoe voorkom je nu dat regie als excuus wordt gebruikt voor uitbesteden, zonder het dienstverlenende karakter van de gemeente, en de inbreng door betrokken burgers, bedrijven en instellingen, uit het oog te verliezen? Met andere woorden: hoe vorm je de organisatie om naar regie, met behoud en versterking van het contact met alle betrokkenen? De kunst is natuurlijk om met een compacte organisatie toch alert te reageren op signalen van de burgers en ondernemingen en daar met maatwerk op in te spelen. De ideale gemeentelijke regisseurs coördineren enerzijds de werkzaamheden van de wijkteams en zijn anderzijds verantwoordelijk voor de aanbesteding van grotere klussen en het toezicht daarop. Daarnaast is er ook een trend om de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de gemeente in te vullen middels de gemeentelijke buitendienst, bijv. werkplekken voor de sociale werkplaats, maatschappelijke stages voor scholieren en begeleidingsplaatsen van bureau HALT. Dit vraagt om extra begeleiding en staat haaks op het streven naar een compacte organisatie. Maatwerk door het Kennisnetwerk Carrousel Het Kennisnetwerk Caroussel (KNC) heeft het thema regisserende gemeente als speerpunt gekozen voor de komende jaren. Deelnemers aan de bijeenkomsten worden ook uitgenodigd om lid te worden van het platform regisserende gemeente, om aansluiting te vinden met MTleden en afdelingshoofden die eerder al het traject regisserende gemeente hebben doorlopen. Parallel aan de kennisbijeenkomsten regisserende gemeente loopt er ook een serie competentiegerichte bijeenkomsten speciaal bedoeld voor medewerkers uit het middenkader in de fysieke leefomgeving, die zelf actief de rol van gemeentelijke regisseur vervullen, of binnenkort gaan vervullen. Op verzoek kunnen wij ook een maatwerktraject organiseren voor uw team of afdeling. Desgewenst kan KNC ook een ook serie bijeenkomsten voor andere gemeentelijke sectoren voor u opzetten. Graag informeren wij u hierover!

6

7 Specifiek gerichte kennisbijeenkomsten Het Kennisnetwerk Carrousel (KNC) heeft een praktische benadering ontwikkeld om regie binnen de ambtelijke organisatie handen-envoeten te geven. Binnenkort starten wij met een nieuwe serie van vier kennisbijeenkomsten met als prikkelende titel: Een regisserende gemeente word je niet zomaar!. Deze kennisbijeenkomsten zijn specifiek gericht op MT-leden en afdelingshoofden die binnen gemeentelijke organisaties betrokken zijn bij ontwikkeling, inrichting en beheer van de buitenruimte. Zie voor meer info: In vier bijeenkomsten doorlopen wij een gezamenlijke zoektocht naar de mogelijkheden en valkuilen van het regiemodel in de fysieke leefomgeving. Per deelnemende gemeente wordt een analyse gemaakt van de ontwikkelingen die spelen binnen de eigen organisatie. Als deelnemer profiteert u van de kennis en ervaring van uw collega s in vergelijkbare situaties. De theorie en praktijk van de regisserende overheid wordt toegelicht vanuit het reflectieteam van ervaren praktijkdeskundigen. Elke kennisbijeenkomst wordt afgesloten met een werkdiner met een meer theoretische presentatie vanuit een onverwachte invalshoek. Verder faciliteert het Kennisnetwerk het gebruik van Carrousel Wiki s als instrument ter ondersteuning van het platform gemeentelijke regisseurs. Durft u het aan om uw eigen gemeentelijke casus in te brengen in een groep met collega s die tegen dezelfde problemen aanlopen? Wij houden met u een voorgesprek om te focussen op uw ervaringen met regie. Tijdens de kennisbijeenkomsten presenteert u uw eigen casus, waarna de groep u helpt om uw eigen proces een stap verder te brengen. Daarbij wordt van u verwacht dat u tussentijds rapporteert over de voortgang en knelpunten. Op deze wijze werkt u aan concrete handvatten waarmee u écht verder kunt in uw organisatie. Na deze vier bijeenkomsten heeft u een helder beeld van de mogelijkheden en valkuilen die u kunt tegenkomen in uw groei naar een rol als regisserende gemeente. Bovendien biedt uw deelname natuurlijk een uitgelezen kans om uw netwerk te versterken. De serie kennisbijeenkomsten Een regisserende gemeente wordt je niet zó maar! hebben in 2009 en 2010 veel deelnemers getrokken. Middels een eigen casus en ondersteund door positieve feedback van de andere deelnemers en inspirerende sprekers, zijn concrete ontwikkeldoelstellingen geformuleerd door de individuele gemeentes. Inmiddels worden, gebaseerd op het thema Regisserende Gemeente, regiobijeenkomsten georganiseerd in gemeentes uit de Bollenstreek en omgeving Groningen. Door vraag vanuit de deelnemers zijn de kennisbijeenkomsten in 2009 uitgebouwd tot het Platform Regisserende Gemeenten. Het doel van dit platform is van een organiserende gemeente naar een regisserende gemeente te komen, middels het doorlopen van het ontwikkelproces. Maar dat niet alleen. Regisseren zonder regisseurs is onmogelijk. Regisseurs binnen gemeentes zijn er nog mondjesmaat. In 2011 wordt, op verzoek, gestart met het platform Gemeentelijke Regisseurs. Dit platform gaat bijeenkomsten organiseren waar op diverse niveaus (toekomstige) regisseurs in deelnemen, waar prikkelende thema s aanzetten tot denken en doen en waar intrigerende sprekers voor een verruimde blik gaan zorgen.

8

9 Deelname en kosten Deelname staat open voor MT-leden en afdelingshoofden van gemeentelijke organisaties die de omvorming van traditioneel organiseren naar modern regisseren tot een succes willen maken. De inbreng van een actuele casus door iedere deelnemende gemeente is een voorwaarde om de gezamenlijke zoektocht naar de regisserende gemeente tot een succes te maken. Om het proces van kennisuitwisseling te versterken en ook het interne draagvlak te vergroten, vinden wij het belangrijk dat er per gemeente twee vertegenwoordigers deelnemen. Zo wordt het terugmelden van het geleerde naar de eigen organisatie ook beter geborgd. Belangrijk voor een zinvolle kennisdeling is dat uw organisatie momenteel zoekende is naar een juiste invulling van regie, of zelfs al de omslag naar regisserende overheid aan het maken is. Om de kosten zo laag mogelijk te houden vragen wij elke deelnemende gemeente om bij toerbeurt op te treden als gastheer voor uw collega s waarin u de locatie inclusief eten en drinken voor uw rekening neemt. Deelnamekosten zijn kostendekkend en bedragen dan ook maar 3.900,- per twee deelnemers voor vier kennisbijeenkomsten. De kosten van ondersteuning middels de Carrousel Wiki is hierbij inbegrepen. Voor het voorbereidingsgesprek met u over uw casus worden geen kosten in rekening gebracht. Meld u nu aan voor deze inspirerende kennisbijeenkomsten die u zeker zullen aanspreken, en ook de handvatten geeft om de regierol in uw gemeente in de toekomst tot een succes te maken. Aanmelden kunt via of Het Platform Kennisnetwerk Carrousel: kennis delen en kennis vernieuwen! Het Kennisnetwerk Carrousel (KNC) is een platform waar de experts van InnoFra samen met partners en opdrachtgevers kennis delen en vernieuwen. KNC organiseert meerdere keren per jaar verschillende soorten bijeenkomsten, variërend van expertmeetings tot themabijeenkomsten, op maat gesneden voor de deelnemende organisaties. Hier kunnen ook nieuwe partners en toekomstige opdrachtgevers kennis maken met het fenomeen kennisdeling. Deelname aan deze 4 kennisbijeenkomsten bedraagt 1.950,- per deelnemer.

10

11 Kennis delen en borgen Kennisorganisatie InnoFra: delen en borgen InnoFra is een innovatieve kennisorganisatie, die middels kennis delen en borgen doelgerichte advisering en maatwerkondersteuning op het gebied van ruimtelijke ordening, fysieke leefomgeving, inrichting/beheer van de buitenruimte, waterhuishouding en watersystemen geeft. InnoFra wil op deze gebieden als verlengstuk van de organisatie van de opdrachtgever functioneren en als gesprekspartner naast de opdrachtgever staan en als intermediair optreden. InnoFra voelt zich thuis bij de overheid omdat zij over een ruime expertise beschikt van de eerder benoemde gebieden. Maar zij levert ook maatwerk bij de opdrachtgevers om inhoud, processen en de organisatie in balans te brengen. InnoFra heeft experts die uw behoefte inventariseren, hun kennis overdragen en samen met u verder ontwikkelen. Experts worden steeds meer ingezet in situaties waarin individuele medewerkers moeten worden begeleid, of bij trajecten waar teamcoaching gevraagd wordt. Maar InnoFra verzorgt ook maatwerk vanuit de inhoud bij specifieke organisatieaanpassingen. InnoFra denkt mee bij de ontwikkeling van diensten en producten van de opdrachtgever. Door de ervaring en een positief kritische houding wordt in overleg met de opdrachtgever gestreefd naar een maximaal resultaat. Hierin onderscheidt zij zich nadrukkelijk van andere Ingenieursen Adviesbureaus. Eerste kennisbijeenkomst Op de eerste kennisbijeenkomst Een regisserende overheid word je niet zomaar! presenteert Joop Koetsenruiter, directeur Stadsbeheer, op openhartige wijze over het transitieproces in zijn gemeente Dordrecht. Welke knelpunten is men daar tegengekomen en welke stappen voorwaarts worden er gemaakt? Vervolgens wordt de eerste casus gepresenteerd door één van de deelnemende gemeenten. De presentatie wordt gevolgd door discussie met een feedback van alle deelnemers. Tevens worden vervolgstappen geformuleerd om de beoogde doelstellingen te realiseren.

12 Meer informatie? Voor meer informatie over het Kennisnetwerk Carrousel (KNC) of over de kennisbijeenkomsten, kunt het best terecht bij onze professionals. Deze weten precies wat in uw situatie de beste aanpak is en kunnen u gedetailleerd informeren. U zult snel ontdekken dat wij maatwerk kunnen leveren waarin een aantal plussen op het gebied van kennisdelen en kennisborgen zijn inbegrepen. Bezoekadres: Pompoenweg DK Leiden Telefoon: (071) Web: Wilt u meer weten over onze producten en dienstverlening, kijkt u dan ook eens op onze website. De volgende specialistische bedrijven maken onderdeel uit van Innofra: