Museumregister Nederland vanaf 2016

Transcriptie

1 Museumregister Nederland vanaf 2016 INHOUD 1. Inleiding 1 2. De Museumnorm 2 3. Toetsing aan de hand van de Museumnorm Toetsing bij aanmelding voor registratie Hertoetsing: bij wijzigingen en volgens steekproef vanaf Hertoetsing na registratie: op initiatief van museum Toetsing aan de Museumnorm in eigen beheer van een museum Zelfanalyses Toetsing door een door het museum geselecteerde externe partij 4 4. Kosten registratie 5 5. Organisatie Bureau Auditoren Registratiecommissie Bestuur Beroepscommissie 8 6. Onpartijdigheid 8 7. Klachten en bezwaren Klachtenprocedure Bezwarenprocedure 8

2 1 1. Inleiding De Museumvereniging (MV) en het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) hebben in 1997 in navolging van het Engelse Registration Scheme het Museumregister in Nederland geïntroduceerd. Gezamenlijk werden aan de hand van de museumdefinitie en ethische code van ICOM (International Council of Museums) basiseisen bepaald voor registratie. In 2000 volgde de oprichting van de Stichting Het Nederlands Museumregister voor het beheer van het Museumregister. Het bestuur werd benoemd door de beide moederorganisaties. Het doel van het Museumregister is het zichtbaar maken, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de Nederlandse musea ten behoeve van het verantwoord beheer van het museale erfgoed in Nederland. Musea die aantonen op of boven de prestatie-eisen voor registratie te functioneren worden geregistreerd in het Museumregister. Per 2012 vond een ingrijpende verandering van het museumregistratiesysteem plaats. Dit betrof enerzijds een herziening van de eisen voor registratie, met in aanvulling op basiseisen voor de museale bedrijfsvoering ook veel aandacht voor kwaliteitszorg. Anderzijds werd de uitvoeringsorganisatie en de wijze van toetsing vernieuwd. Dit resulteerde onder meer in een statutenwijziging om een onafhankelijke benoeming van bestuursleden mogelijk te maken, de naamswijziging naar Stichting Museumregister Nederland en de toetsing door auditoren ingehuurd door het Museumregister, in plaats van toetsing vanuit de provinciale museumconsulentschappen. Deze herziening was het resultaat van een project waarbij veel museumprofessionals betrokken waren. In de periode zijn ruim 120 musea getoetst voor herijking of nieuwe registratie volgens het registratiemodel per Positief is dat de Museumnorm 2012 door veel musea ervaren is als goed gereedschap voor het toetsen van de bedrijfsvoering en het collectiebeheer. De toepassing van de norm bleek echter zeer intensief, zowel voor de geregistreerde musea als voor het team van het Museumregister. De per 2012 ingevoerde combinatie van een keurmerk met een systeem voor kwaliteitszorg, maakte het systeem ook erg zwaar. Dit voortschrijdend inzicht, reacties van musea hierover en een veranderende tijdgeest zijn de reden voor een nieuwe aanpassing van toetsingskader en werkwijze. Belangrijke doelen hierbij zijn: vermindering van de werklast voor zowel de geregistreerde musea als het Museumregister en het beperken van de kosten voor alle deelnemende partijen. Om deze doelen te bereiken worden de volgende wijzigingen voorgesteld: meer eigen verantwoordelijkheid bij musea; vereenvoudiging en verduidelijking van het toetsingskader; een set van minimale kwaliteitseisen (drempel) waaraan alle geregistreerde musea moeten voldoen; geen combinatie meer van keurmerk en kwaliteitszorgsysteem; geen vijfjaarlijkse herijking van museumregistraties voor alle geregistreerde musea, maar een toetsingssysteem middels steekproeven. Voor u ligt een beschrijving van de opzet van het Museumregister vanaf 2016.

3 2. De Museumnorm Om een vermelding in het Museumregister te verkrijgen moeten musea aantonen dat ze aan de Museumnorm voldoen. Uitgangspunten van de Museumnorm zijn de ICOM-museumdefinitie en de Ethische Code voor musea. De Museumvereniging (MV) en het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de Museumnorm. De norm wordt door MV en LCM periodiek of indien nodig geactualiseerd in samenspraak met hun achterban. Afgevaardigden van beide besturen bespreken minimaal eenmaal per jaar veranderde opvattingen in het museale veld en buitenlandse ontwikkelingen, die mogelijk wijzigingen en aanpassingen in de normen-set noodzakelijk maken. Museumregister Nederland toetst de voorstellen tot wijziging op consistentie en toetsbaarheid. Een voorstel tot wijziging wordt met de geregistreerde musea gedeeld en bekrachtigd in een ledenvergadering van de Museumvereniging. De Museumnorm 2012 trad per 1 januari 2012 in werking. De Museumnorm 2015, een vernieuwde - vereenvoudigde - versie, werd in april 2015 voorgelegd aan de geregistreerde musea en op 18 mei 2015 tijdens een ledenvergadering van de Museumvereniging bekrachtigd. In de Museumnorm 2015 komt in zeventien punten de museumpraktijk van bedrijfsvoering, collectiebeheer en publiek aan de orde. De periode tot en met 31 december 2015 geldt als overgangsfase. Musea werken nog met vragenformulieren aan de hand van de Museumnorm 2012 maar hoeven alleen de vragen die relevant zijn voor de Museumnorm 2015 te beantwoorden. Vanaf mei 2015 worden dossiers getoetst op basis van de Museumnorm Actuele gegevens over de Museumnorm zijn te vinden op de website van Museumregister Nederland ( Hierbij wordt ook een overzicht gegeven van handige documenten en informatiebronnen bij de Museumnorm. Op de website van het LCM wordt op volgorde van de indeling van de Museumnorm een uitgebreider overzicht gegeven. Ook biedt deze website verwijzingen naar adviseurs per onderwerp gebied Toetsing aan de hand van de Museumnorm In navolgende secties gaan we in op de verschillende typen van toetsing aan de hand van de Museumnorm Het gaat hierbij om zowel formele toetsingen in opdracht van Museumregister Nederland, als toetsingen die uitgevoerd kunnen worden onder verantwoordelijkheid van musea zelf. In de beschrijvingen wordt verwezen naar verschillende functies binnen de organisatie van Museumregister Nederland, de auditoren, het bureau, de registratiecommissie en het bestuur. De taken en verantwoordelijkheden van deze partijen worden nader toegelicht in de sectie organisatie.

4 3.1. Toetsing bij aanmelding voor registratie Een museum dat vermeld wil worden in het Museumregister meldt zich bij het bureau van Museumregister Nederland. Vervolgens wordt het museum gevraagd een toelichting te geven op de 17 punten van de museumnorm en de volgende documenten te overleggen: een actuele versie van statuten of ander beginseldocument, beleidsplan, collectieplan, jaarrekening en jaarverslag van laatst afgesloten boekjaar en een meerjarenbegroting. Voor toetsing aan de registratievoorwaarden wordt aan het museum een door het Museumregister Nederland erkende auditor toegewezen. Deze auditor bestudeert het dossier, bezoekt het museum en maakt een verslag. De registratiecommissie neemt op basis van het auditverslag, de toelichting van de auditor en eventuele informatie van aanvullend onderzoek een besluit over de vermelding van het museum in het Museumregister: ja/nee of ja, mits. Als een museum twijfelt over de haalbaarheid van een registratie in het Museumregister kan het museum bij Museumregister Nederland een pre-toets aanvragen. Als het museum zich hiervoor bij Museumregister Nederland aanmeldt, wordt het museum gevraagd om voor een selectie van punten uit de Museumnorm een korte toelichting en achterliggende documenten in te dienen. Voor de uitvoering van de pre-toets wijst Museumregister Nederland een erkende auditor toe aan het museum. De auditor bestudeert het dossier, overlegt telefonisch en via mail met het museum en maakt een verslag. Dit verslag wordt niet getoetst door de registratiecommissie, maar direct naar het museum gestuurd. Het verslag geeft voor de onderzochte punten aan in hoeverre het museum hieraan voldoet en wat eventueel nog ontbreekt om het gewenste niveau van de Museumnorm te bereiken Hertoetsing: bij wijzigingen en volgens steekproef vanaf 2016 Een vermelding in het Museumregister geldt zolang bij toetsing blijkt dat aan de voorwaarden voor registratie voldaan wordt. Geregistreerde musea zijn verplicht ingrijpende veranderingen te melden. Zo een melding kan aanleiding vormen om een audit uit te laten voeren met betrekking tot de gewijzigde omstandigheden in het museum. Vanaf 2016 zullen steekproeven de voormalige vijfjaarlijkse herijking van geregistreerde musea vervangen. Elk geregistreerd museum kan ingeloot worden voor een audit. Aan de steekproef kan een beredeneerde selectie worden toegevoegd, waarin ingrijpende veranderingen (bijvoorbeeld nieuwbouw, fusie, bezuinigingen, directiewisselingen en verhuizingen) worden meegewogen. Voor het aantal audits geldt een maximum van 5 % van het aantal geregistreerde musea per jaar om de kosten beheersbaar te houden. Bij 475 geregistreerde musea komt dit uit op gemiddeld 25 audits per jaar. Een museum kan maximaal eens per vijf jaar worden ingeloot, behoudens selectie wegens ingrijpende veranderingen. Een geregistreerd museum dat is ingeloot voor een audit, binnen de steekproef of wegens ingrijpende veranderingen in de situatie, krijgt hiervan minimaal vier maanden voor de audit bericht. Het museum wordt - net als bij aanmelding voor registratie - gevraagd om een toelichting op de 17 punten van de museumnorm en het overleggen van de eerder genoemde documenten (zie 3.1). Het museum krijgt voor de audit een door Museumregister Nederland erkende auditor toegewezen. De auditor bestudeert het dossier, bezoekt het museum en maakt een verslag. De registratiecommissie neemt op basis van het auditverslag, de toelichting van de auditor en eventuele informatie van aanvullend onderzoek een besluit over de verlenging van de vermelding van het museum in het Museumregister: ja/nee of ja, mits. 3

5 3.3. Hertoetsing na registratie: op initiatief van museum Een geregistreerd museum kan, zonder ingeloot te zijn in de steekproef, een audit aan de hand van de Museumnorm wensen, bijvoorbeeld omdat subsidiegevers dat verlangen. Het museum kan in dit geval een audit aanvragen bij Museumregister Nederland. Als het museum zich bij Museumregister Nederland aanmeldt voor een audit op eigen initiatief, wordt de procedure gevolgd als bij een audit als steekproef of bij ingrijpende wijzigingen (zie 3.2). Indien bij de audit blijkt dat niet voldaan wordt aan de Museumnorm, dan moeten de gebreken wel opgelost worden alvorens verlenging van de registratie kan plaatshebben. Een hertoetsing op eigen verzoek wordt meegeteld in het steekproefsysteem; na een audit op eigen verzoek kan het museum pas over vijf jaar weer worden ingeloot, behoudens selectie wegens ingrijpende veranderingen Toetsing aan de Museumnorm in eigen beheer van een museum Zelfanalyses Jaarlijks is er voor geregistreerde musea een zelfanalyseformulier beschikbaar dat gebaseerd is op de laatste versie van de Museumnorm. Deze zelfanalyses zijn bedoeld ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en bieden een mogelijkheid tot zelfevaluatie langs de lijnen van de Museumnorm. De zelfanalyse dient uitsluitend als handreiking aan geregistreerde musea en maakt geen deel uit van het steekproefprogramma van het Museumregister. Het museum blijft verplicht ingrijpende veranderingen in de situatie apart te melden bij het Museumregister Toetsing door een door het museum geselecteerde externe partij Een museum kan ervoor kiezen een pre-toets of een volledige toets (buiten loting en/of aanwijzing vanuit het Museumregister) te laten uitvoeren door een externe adviseur. Deze toets valt dan buiten de verantwoordelijkheid van het Museumregister. Het museum maakt dan ook zelf afspraken met de externe adviseur over de reikwijdte en opzet van het onderzoek. Ook de kosten van de toets worden door het museum overeengekomen met, en betaald aan, de betrokken externe adviseur. Een toets door een externe adviseur telt niet mee voor het steekproefsysteem van Museumregister Nederland. Een geregistreerd museum dat zich laat toetsen aan de Museumnorm door een externe partij, is ook niet verplicht om de uitkomsten van deze zelf aangevraagde audit te delen met het Museumregister. Wel blijft een geregistreerd museum verplicht ingrijpende veranderingen in de situatie te melden aan Museumregister Nederland. 4

6 4. Kosten registratie Musea die zich aanmelden voor registratie of een pre-toets laten uitvoeren betalen de hieraan verbonden kosten (auditor, registratiecommissie en overhead) aan Museumregister Nederland. Bij een audit binnen het steekproefsysteem komen de kosten voor de auditor, registratiecommissie en overhead volledig voor rekening van Museumregister Nederland. De overige aan de audit verbonden lasten in tijd en geld komen voor rekening van het geauditeerde museum. In geval van een audit op eigen initiatief die aangevraagd wordt bij Museumregister Nederland betaalt het museum de hieraan verbonden kosten (auditor, adviescommissie en overhead) aan Museumregister Nederland. Er wordt gestreefd naar een vaste tarifering voor de audits. Hierbij wordt rekening gehouden met de omvang en complexiteit van een museum en het type audit (audit bij aanmelding of audit als steekproef). Geregistreerde musea betalen een vaste jaarlijkse bijdrage aan Museumregister Nederland. De vaste kosten van het Museumregister worden betaald uit deze jaarlijkse bijdragen. Tarieven Museumregister 2016 Jaarlijkse bijdrage geregistreerde musea: 5 Exploitatietotaal museum Tariefklasse Jaarlijkse bijdrage (excl. BTW) tot Tariefklasse A tot Tariefklasse B tot Tariefklasse C tot Tariefklasse D 650 meer dan Tariefklasse E 950 Kosten toetsingen uitgevoerd door Museumregister Nederland: Type toetsing Toetsing geregistreerd museum op uitnodiging van Museumregister Nederland (steekproefsysteem, beredeneerde selectie wegens ingrijpende wijzigingen). Tarief (excl. BTW) Toetsing voor nieuwe registratie in het Museumregister * Pre-toets inzake haalbaarheid museumregistratie uitgevoerd in opdracht van Museumregister Nederland. Toetsing door Museumregister Nederland op eigen initiatief van het museum. Geen extra kosten voor geregistreerd museum, gedekt vanuit jaarlijkse bijdragen. 250 ** * *: Inschaling afhankelijk van omvang en complexiteit aanmelding voor registratie (denk bij verzwarende factoren aan onvolledig aanmelddossier, meerdere museumlocaties, meerdere rechtspersonen betrokken bij museum, etc. **: Het bedrag voor de pre-toets wordt bij navolgend besluit tot aanmelding voor toetsing voor registratie in mindering gebracht op het tarief voor toetsing van nieuwe registraties.

7 6 5. Organisatie 5.1. Bureau Het bureau van Museumregister Nederland geeft uitvoering aan de dagelijkse bedrijfsvoering van Museumregister Nederland en treedt op als eerste aanspreekpunt voor interne en externe belanghebbenden. Het bureau bestaat uit een coördinator en een office manager. Het bureau bewaakt het proces van audits bij aanmelding en audits als steekproef, ondersteunt de registratiecommissie en het bestuur en houdt het register van geregistreerde musea bij. Het bureau houdt ook een lijst van erkende auditoren bij en onderhoudt een zakelijke relatie met de auditoren. Het zorgt voor evaluatie van de uitgevoerde audits en neemt eenmaal per jaar het functioneren van het gehele systeem door op kwaliteit en doelmatigheid. Hiervan wordt verslag gedaan aan het bestuur van Museumregister Nederland. Het bureau draagt voorts zorg voor de informatievoorziening aan alle betrokkenen over het Museumregister, geregistreerde musea, erkende auditoren, werkwijze en procedures, handreikingen en actuele ontwikkelingen, onder andere via website en nieuwsbrieven Auditoren Auditoren worden erkend door het bestuur voor het uitvoeren van audits voor het Museumregister Nederland. Een auditor wordt erkend voor twee jaar. De erkenning kan maximaal tweemaal verlengd worden (in totaal maximaal 6 jaar). Voor erkenning is ruime ervaring op het gebied van accreditatie en museale vakkennis benodigd. Een auditor heeft geen binding met het te auditeren museum, noch met enig toeleverancier die commerciële binding heeft met het museum. Voor de toetsingen werken de auditoren in opdracht van het bestuur van Museumregister Nederland. De auditoren worden ook betaald door Museumregister Nederland. De auditoren nemen eenmaal per jaar deel aan een evaluatie van het functioneren van het museumregistratiesysteem op kwaliteit en doelmatigheid. Hiervan wordt verslag gedaan aan het bestuur van Museumregister Nederland. De bij de audit betrokken auditor is beschikbaar voor mondelinge toelichting aan de registratiecommissie, bij voorkeur tijdens de vergadering van de registratiecommissie waarin het dossier besproken. De auditor heeft geen stemrecht Registratiecommissie De registratiecommissie toetst de door de auditoren samengestelde dossiers van musea die geregistreerd willen worden, of waarbij een hertoetsing heeft plaatsgevonden. De registratiecommissie toetst alle audits die uitgevoerd worden in opdracht van Museumregister Nederland. De registratiecommissie neemt op basis van het auditverslag, de toelichting van de auditor en eventuele informatie van aanvullend onderzoek een besluit over het behalen/behouden van een vermelding van het museum in het Museumregister. Het bestuur bekrachtigt de besluiten van de registratiecommissie. De commissie komt in principe vier keer per jaar bijeen.

8 7 De commissie bestaat uit een vaste voorzitter, een vertegenwoordiging uit de museale sector en leden met deskundigheid op het gebied van toezicht en certificering. De voorzitter is niet stemhebbend. Voor een geldige bijeenkomst zijn minimaal drie stemhebbende leden aanwezig. De registratiecommissie bestaat uit maximaal zes personen, inclusief voorzitter. De leden van de commissie rouleren per drie jaar, waarbij ieder jaar minimaal één lid wordt vervangen. De termijn van hun lidmaatschap is maximaal twee keer drie jaar. Het bestuur benoemt de leden van de commissie via een open sollicitatieprocedure. De registratiecommissie neemt eenmaal per jaar het functioneren van het systeem door op kwaliteit en doelmatigheid en doet hiervan verslag aan het bestuur van Museumregister Nederland Bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van de stichting in organisatorische en personele zin en bewaakt de besteding van middelen. Voorts is het bestuur verantwoordelijk voor een (meerjaren)beleid en begroting met daarin alle relevante aandachtsgebieden. Het bestuur ziet toe op de kwaliteit en doelmatigheid van het registratieproces. Het bestuur hanteert de Governance Code Cultuur. Het bestuur bestaat uit ten minste drie en maximaal zeven bestuurders. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een penningmeester en algemene bestuursleden. Bestuurders worden benoemd door het bestuur via een open sollicitatieprocedure. Bij vacatures wordt een actuele profielschets gebruikt, rekening houdend met de aard van de stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van het bestuur. Het bestuur hanteert een gefaseerd rooster van aftreden. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar met de mogelijkheid om eenmaal herbenoemd te worden. Als een lid van het bestuur herbenoemd wordt en tijdens de nieuwe termijn benoemd wordt als voorzitter, dan kan dit lid tot tweemaal herbenoemd worden. Het bestuur benoemt de registratiecommissie en de leden van de beroepscommissie (zie 5.5). Tevens benoemt het bestuur auditoren ten behoeve van de lijst van erkende auditoren van Museumregister Nederland. Het bestuur treedt ook op als opdrachtgever richting de auditoren bij de uitvoering van audits voor Museumregister Nederland. Hoewel het bestuur eindverantwoordelijk is, bekrachtigt het bestuur de registratiebesluiten van de registratiecommissie standaard zonder deze inhoudelijk opnieuw te beoordelen. In geval van een bezwaar tegen een registratiebesluit, zal het bestuur de registratiecommissie verzoeken het bezwaar te onderzoeken en zo nodig het besluit te herroepen. Mocht geen consensus over het bezwaar bereikt kunnen worden, dan zal het bestuur de beroepscommissie (zie 5.5) inschakelen. Het bestuur onderhoudt de contacten met het LCM en de MV en evalueert met hen eenmaal per jaar het goed en doelmatig functioneren van de norm en het systeem, mede aan de hand van de ervaringen van het bureau, de auditoren en de registratiecommissie. Eventuele aanpassingen worden gedeeld met het LCM en MV.

9 5.5. Beroepscommissie De beroepscommissie treedt op in geval van bezwaren tegen besluiten over het al dan niet verlenen/ verlengen van een registratie in het Museumregister waarbij geen consensus gevonden kan worden over de afhandeling van het bezwaar. De commissie bestaat uit een aantal vaste leden. Het betrokken museum mag een voordracht doen om een extra lid aan de bezetting toe te voegen, bijvoorbeeld in verband met specifieke vakkennis Onpartijdigheid Te allen tijde wordt bewaakt dat bij de besluitvorming betreffende registraties in het Museumregister betrokken personen geen binding hebben aan het te registeren museum, noch met enig toeleverancier die commerciële binding heeft met het museum. 7. Klachten en bezwaren Klachten hebben te maken met de manier van werken van Museumregister Nederland, zoals de registratieprocedures, de werkwijze van bij het Museumregister betrokken personen, de Museumnorm of het steekproefsysteem. Bezwaren hebben betrekking op besluiten betreffende het behalen/behouden van een vermelding in het Museumregister Klachtenprocedure Klachten kunnen ingediend worden bij het bureau. De ontvangst van klachten wordt bevestigd met daarbij de verwachte termijn voor behandeling van de klacht. Het bestuur bespreekt een klacht met de direct betrokkenen en bekijkt of maatregelen genomen kunnen/moeten worden. De indiener van de klacht ontvangt bericht over de afhandeling van de klacht Bezwarenprocedure Bezwaren kunnen ingediend worden bij het bureau. De ontvangst van bezwaren wordt bevestigd met daarbij de verwachte termijn voor behandeling van het bezwaar. Het bestuur bespreekt het bezwaar met de direct betrokkenen. Een bezwaar kan leiden tot een heroverweging van het registratiebesluit. Als er geen consensus bereikt kan worden over de afhandeling van het bezwaar, wordt het bezwaar voorgelegd aan de beroepscommissie. Deze commissie komt op verzoek van het bestuur ad hoc bijeen en geeft een bindend advies, onafhankelijk van alle betrokkenen.