1 Sprekers bij verschillende gelegenheden

Transcriptie

1 1 Sprekers bij verschillende gelegenheden Wie van ons houdt de inleiding bij de presentatie van de nota aan de hoofddirectie? Wie van ons voert het woord op de zilveren bruiloft van tante Ineke en oom Bert? Allemaal komen we ooit wel eens in situaties terecht waarin een groep mensen moet worden toegesproken. Die situaties kunnen erg van elkaar verschillen en vragen dan ook een verschillende aanpak. Voor de zilveren bruiloft komt bijvoorbeeld een spreker in aanmerking die oom en tante goed kent en die in staat is een vlotte, humoristische toespraak te houden. Voor de presentatie bij de hoofddirectie zal iemand gekozen worden die inhoudelijk deskundig is en van wie verwacht wordt dat hij in staat is kritische vragen te beantwoorden. Als er een spreker voor een congres gezocht wordt, denkt men allereerst aan een bekende autoriteit die zijn sporen verdiend heeft op het desbetreffende gebied, een pakkend verhaal kan houden en publiek kan trekken. Iedere gelegenheid vereist zo haar eigen sprekers en wij komen allemaal ooit in een situatie terecht waarin je zelf de meest aangewezen spreker bent. Hoe groot de verschillen ook zijn, de sprekers bij al deze gelegenheden zullen over een aantal basisvaardigheden moeten beschikken om tot een bevredigend resultaat te komen, zoals: De spreker moet verstaanbaar zijn. De spreker moet zijn gedachten kunnen ordenen, zodat zijn verhaal voor de toehoorders duidelijk te begrijpen en te volgen is. De spreker moet zijn spanningsniveau voldoende onder controle hebben om goed te functioneren. De spreker moet boeiend kunnen vertellen, zodat de aandacht van het publiek niet verslapt. De spreker moet contact kunnen maken met zijn toehoorders.

2 Sprekers bij verschillende gelegenheden 13 Een belangrijk verschil tussen gelegenheidstoespraken en mondelinge informatieoverdracht in bedrijfssituaties, zit niet alleen in de verschillende doelstellingen, maar ook in de technische hulpmiddelen en de interactie met het publiek. Wij komen hier in hoofdstuk 2 op terug. Bij meer technische, inhoudelijke toespraken in bedrijven zullen eerder hulpmiddelen zoals een beamer met PowerPoint-presentatie worden gebruikt. En er zullen meer interacties en discussies met het publiek plaatsvinden dan bij een jubileumtoespraak. De spreker die een vol congresgebouw toespreekt, zal in staat moeten zijn met de microfoon om te gaan en op onderhoudende wijze de aandacht van een zwijgende menigte vast te houden. Hoe verschillend deze vormen van mondelinge presentaties ook zijn, ze hebben zoveel gemeenschappelijks dat we in dit boek, wanneer we spreken over presenteren, al deze verschillende vormen bedoelen. Specifieke zaken, zoals het gebruik van technische hulpmiddelen en het omgaan met vragen, zullen apart worden behandeld. Centraal staan dus al die vaardigheden die nodig zijn om op een effectieve en (redelijk) ontspannen manier een groep mensen toe te spreken. Mensen zijn hun leven lang bezig met het leren van allerlei vaardigheden. Fietsen is een voorbeeld van iets dat je kunt leren door veel te oefenen. Zelfs als je geen talent hebt. Maar bij presenteren lijkt het soms of leren en oefenen niet aan de orde zijn. Wie kent de volgende uitdrukkingen niet: je hebt het, of je hebt het niet. En: hij is een geboren spreker en ik ben dat niet! Ons uitgangspunt is dat presenteren te leren is. En wel op dezelfde wijze als al die andere vaardigheden: door kennis te verwerven en door vaardigheden te oefenen. Natuurlijk, zoals niet iedereen die leert fietsen een Lance Armstrong zal worden, zo wordt niet iedere spreker een meeslepend redenaar. Geboren sprekers bestaan niet, wel sprekers die het gemakkelijker leren dan anderen.

3 14 Het woord is nu aan u! Sterkte/zwakteanalyse Om je aandacht te richten bij het doornemen van dit boek vragen wij je: ga eens bij jezelf na hoe jij je eigen ervaringsniveau inschat. Welke sterke en zwakke punten signaleer je bij het mondeling presenteren in verschillende situaties? Stel een lijstje op met aandachtspunten die bij het lezen van dit boek belangrijk zijn. Als hulpmiddel kun je onderstaande vragenlijst gebruiken: Ervaring 1 Hoe vaak in mijn leven heb ik een mondelinge presentatie gehouden in de volgende situaties? Toespraak in familie- of kennissenkring x Zakelijke presentatie in het bedrijf waar ik werk x Zakelijke presentatie voor een groep buitenstaanders x Jubileum- of afscheidstoespraak buiten mijn familie- of kennissenkring x Andere situaties x 2 Beschouw ik mijzelf op grond van deze inventarisatie als een ervaren, matig ervaren, of onervaren spreker? 3 Hoe tevreden ben ik met mijn prestaties tijdens het presenteren? Geef je mate van tevredenheid aan met een cijfer van 1 tot 5: 1 is zeer ontevreden, 5 is zeer tevreden. Tevredenheidsscore Voorbereiding Inhoud Opbouw van de presentatie Boeiend gebracht Juist taalgebruik Stemgebruik Gebruik hulpmiddelen Spanning/nervositeit Het omgaan met vragen Andere aspecten:...

4 Sprekers bij verschillende gelegenheden 15 4 Bij het bestuderen van dit boek en het uitvoeren van de oefeningen die erin voorkomen, wil ik mij vooral richten op het verwerven van de volgende vaardigheden:

5 2 Hoe bereid ik de toespraak voor? Bij het voorbereiden van een toespraak kun je beginnen met de inhoudelijke voorbereiding. Wat weet ik van het onderwerp? Wat wil ik mijn publiek hierover vertellen? Vaak blijkt achteraf dat de presentatie te weinig past bij de toehoorders of bij de gelegenheid. Of dat de spreker veel te veel aan de voorbereiding heeft gedaan. Wij adviseren dan ook om voorafgaand aan de inhoudelijke voorbereiding eerst een aantal vragen te beantwoorden: Wat wil ik bereiken met mijn presentatie of toespraak? Wie zijn mijn toehoorders? In welke situatie spreek ik precies? We zullen eerst deze drie vragen behandelen, voordat we ons gaan bezighouden met de vraag hoe je de presentatie inhoudelijk het beste voorbereid. Wat wil ik bereiken met de presentatie? Het scherp formuleren van het doel van je presentatie en van het effect dat je wilt bereiken bij het publiek is een essentiële fase bij de voorbereiding. Het bepaalt in belangrijke mate de inhoud, de te volgen strategie en de hulpmiddelen die je gaat gebruiken. Als je het doel voor jezelf scherp geformuleerd hebt, kun je bij het selecteren van de inhoud hoofd- en bijzaken onderscheiden. Je kunt dan ook een betere keuze maken uit de hulpmiddelen die je gaat gebruiken. Meestal zal een van de volgende doelen gesteld worden, of een combinatie ervan:

6 Hoe bereid ik de toespraak voor? 17 1 Informatieoverdracht Denk bijvoorbeeld aan de eerste bijeenkomst van studenten voor een nieuwe studierichting. De studenten moeten na afloop van je toespraak weten waar ze de roosters kunnen halen en waar het eerste college gegeven wordt. 2 Opiniebeïnvloeding Je toehoorders denken ongunstig over een bepaald product van jouw bedrijf. Met de toespraak wil je bereiken dat men gunstiger over dat product gaat denken. 3 Gedragsbeïnvloeding Je bent preventiemedewerker van de regiopolitie. Je spreekt voor groep 7 en 8 van de basisschool en je wilt bereiken dat de leerlingen diezelfde avond nog met deugdelijke verlichting fietsen. Het is duidelijk dat deze doelstellingen vaak nauw met elkaar samenhangen en elkaar overlappen. Bijvoorbeeld een toespraak bij een verkooppresentatie: ik ga bepaalde informatie verstrekken ( Wat kan dit apparaat allemaal ), om de opinie zodanig te beïnvloeden (de aanstaande koper moet denken: Hé, wat handig, dat is iets voor mij ), dat het gedrag verandert (kopen). Ondanks deze overlapping is het belangrijk dat je duidelijk bepaalt welke doelstelling je prioriteit heeft. Als je de nadruk legt op informatieoverdracht, zul je moeten kiezen welke informatie je het belangrijkste vindt. Een selectie is nodig, omdat het menselijke opnamevermogen en het geheugen beperkt zijn. De informatie die je eruit wilt laten springen, kun je nog eens benadrukken op een slide, of vastleggen in een brochure. Wil je vooral de opinie beïnvloeden, dan moet jij je verdiepen in de vraag welke argumenten voor dit publiek overtuigend zullen zijn. Dit heeft gevolgen voor de volgorde. Het is bekend dat de argumenten aan het begin en aan het eind van de presentatie het beste doordringen. Stel je gedragsverandering voorop, dan is het belangrijk dat het gewenste gedrag zo concreet mogelijk naar voren komt in je presentatie. En ook dat de toehoorders de voordelen van het gewenste gedrag zien.

7 18 Het woord is nu aan u! We zagen in het vorige hoofdstuk nog een vierde type doelstelling van een iets andere orde: de sfeer die je wilt creëren. Zo zal een jubileumtoespraak vooral bedoeld zijn om de sfeer te beïnvloeden. Met je toespraak wil je bijdragen aan de feestelijke sfeer tijdens een receptie of huldigingsceremonie. Het is vanzelfsprekend dat dit mede bepaalt welk materiaal je voor de toespraak gaat verzamelen: geen grafieken en cijfermateriaal, maar wel leuke persoonlijke anekdotes. Wie zijn mijn toehoorders? Een werkgever voor een zaal met werknemers: De belangrijkste uitdaging voor ons bedrijf is in de komende jaren meer winst te behalen! Een psycholoog op een ouderavond van een school in een volksbuurt: Bij leerprocessen moet u de stimulus-respons-relaties en de reinforcements in het oog houden. Beide sprekers hebben zich waarschijnlijk onvoldoende verdiept in hun toehoorders. De werknemer wordt onvoldoende aangesproken op zijn eigen belang, zoals het behoud van zijn baan. De ouders begrijpen niets van de verhandeling over het leren van hun kinderen. De kans dat de luisteraar heel snel afhaakt, is in deze situaties groot. Voorafgaand aan de inhoudelijke voorbereiding moet je dus voor jezelf een antwoord geven op de vragen: wie zijn mijn toehoorders en welke reacties zal mijn boodschap oproepen? Om contact te kunnen krijgen met het publiek, moet de presentatie aansluiten bij het kennisniveau, de ervaringen en de houding die je toehoorders hebben over het onderwerp dat je behandelt. Stel jezelf van tevoren de volgende vragen: Wat is het opleidingsniveau van mijn publiek? Over hoeveel achtergrondinformatie beschikt men? Verwacht het publiek een formeel of een informeel verhaal? Hoeveel belangstelling bestaat er voor mijn onderwerp? Wie heeft mij gevraagd en waarom? Wat is de heersende mening over dit onderwerp?

8 Hoe bereid ik de toespraak voor? 19 Aan de hand van de antwoorden op deze vragen kun je vervolgens bepalen: Hoeveel informatie moet ik in mijn presentatie verwerken? Welke diepgang breng ik aan? Welk taalgebruik is passend? Welke soort illustraties heb ik nodig? Welke strategie pas ik toe om belangstelling te wekken? Vooraf contact opnemen met degene die de bijeenkomst organiseert, of een klein opinieonderzoek aan de hand van de deelnemerslijst, kan je vaak helpen een beter beeld te krijgen van de toehoorders. Kortom, stel jezelf voorafgaand aan de presentatie de volgende vragen, om de informatie die je over wilt brengen zo goed mogelijk af te stemmen: Wat weet mijn publiek nú al van het onderwerp? Wat willen ze nog méér weten? Wat wil ík dat ze weten? In welke situatie spreek ik? Deze vraag heeft betrekking op de context van je presentatie, op de beschikbare tijd en op de technische voorzieningen. De antwoorden hierop bepalen hoeveel inhoudelijk materiaal je nodig hebt en waarop je gaat selecteren. De informatie over de technische mogelijkheden geeft je een beeld van de ondersteunende hulpmiddelen die je kunt gebruiken. Belangrijke vragen zijn: Hoeveel tijd heb ik tot mijn beschikking? In welke situatie praat ik precies? Is mijn presentatie een van de vele vergaderpunten, of staat deze tijdens de bijeenkomst juist centraal? Hoe is de presentatie aangekondigd? Wat is er allemaal voorafgegaan aan mijn voordracht?

9 20 Het woord is nu aan u! Ben ik de eerste die over dit onderwerp spreekt, of misschien al de zevende? Welke onderwerpen behandelen de andere sprekers? (Als je ervoor kunt zorgen dat je tijdens de bijeenkomst de eerste spreker bent, dan moeten de anderen rekening houden met jou. Dat geeft je veel vrijheid in het bepalen van de inhoud en de boodschap.) Presenteer ik staand vanachter een katheder, of zittend? Hoe ziet de zaal eruit? Welke hulpmiddelen heb ik tot mijn beschikking? Is er een voorzitter die mij inleidt, of moet ik dat zelf doen? Op welk tijdstip spreek ik? Het maakt verschil of je net voor, of net na de lunch moet presenteren. Ook hier blijkt hoe belangrijk het is vooraf contact te leggen met de organiserende instantie en eventueel de zaalbeheerder. Tot slot: soms is er een opdrachtgever, die specifieke verwachtingen heeft omtrent de resultaten van de toespraak. Of hij heeft eigen doelen, die jou niet bekend zijn. Als er een opdrachtgever is, raden wij je aan vooraf een gesprek met hem te voeren en duidelijk te vragen wat zijn doelstelling is. Inhoudelijke voorbereiding Om een begrijpelijke speech te houden, is een grondige voorbereiding noodzakelijk, zeker voor beginners. Het is trouwens ook één van de manieren om sprekersangst te overwinnen en zelfvertrouwen te krijgen: je weet wat je wilt bereiken en je weet waarover je wilt spreken. Door een try-out kun je nagaan in hoeverre je het gestelde doel bereikt en welke verbeteringen nog nodig zijn. We geven een aantal suggesties voor de voorbereiding: Maak een aantal korte notities over antwoorden die je hebt gekregen op de vragen in de vorige paragraaf: wat wil ik bereiken met mijn presentatie? Hoe ziet mijn publiek eruit? Hoeveel spreektijd heb ik? Wat zijn de technische mogelijkheden, et cetera?

10 Hoe bereid ik de toespraak voor? 21 Neem, voordat je begint te schrijven, eerst het volgende hoofdstuk door over de opbouw en de indeling van de presentatie. Maak daarna voor jezelf een korte, puntsgewijze samenvatting van je presentatie of toespraak (tien tot twintig regels). Schrijf vervolgens de inhoud van de toespraak in conceptvorm op, lees de tekst hardop voor en vraag je daarbij af of de woorden en zinnen inderdaad spreektaal zijn. Als je de inhoud helemaal schriftelijk voorbereidt, bestaat het gevaar dat je woordgebruik te veel uit schrijftaal, jargon en ingewikkelde constructies bestaat: Het is nu aangetoond dat door het systematisch vermijden van gekwalificeerde, politieke programmapakketten, in coördinatie met willekeurige digitale uitingsvormen er goede vooruitzichten zijn voor dynamische derdegeneratiekwalificaties om parallel te lopen met geïntegreerde, digitale communicatietechnieken. Een andere goede mogelijkheid is om de toespraak aan de hand van losse aantekeningen in te spreken in een dictafoon (mobiele telefoons en PDA s hebben deze functie) en de tekst pas later in een definitieve vorm uit te schrijven. Hierdoor is de kans groter dat je spreektaal gebruikt. Van belang is dat ook de voorbereiding al een min of meer mondelinge, en niet alleen een schriftelijke aangelegenheid is. Vooral voor beginners is het nuttig de toespraak te testen. Spreek je presentatie minimaal één keer hardop uit, mét gebruik van de gekozen hulpmiddelen. Die ene keer is een absoluut minimum. Daarnaast is het aan te raden de presentatie te testen, bijvoorbeeld bij huisgenoten, collega s of vrienden. Probeer daarbij zo veel mogelijk de werkelijke situatie te benaderen. Gebruik bijvoorbeeld de keukentafel als katheder en vraag je huisgenoten op zo groot mogelijke afstand te gaan zitten. Vraag hun zich te verplaatsen in de rol van kritische toehoorders die jou na afloop met vragen en opmerkingen zullen bestoken.

11 22 Het woord is nu aan u! OPDRACHT Neem je eerstvolgende presentatie in gedachten en geef aan de hand van de behandelde stof in dit hoofdstuk antwoord op de volgende vragen: Wat wil ik precies bereiken met deze presentatie of toespraak? Wie zijn mijn toehoorders? In welke situatie spreek ik? Hoe ga ik deze presentatie voorbereiden? Welke stappen ga ik zetten? Stel de inhoudelijke voorbereiding nog even uit. Lees eerst hoofdstuk 3 en 4 over de indeling en het gebruik van hulpmiddelen.

12 3 Hoe deel ik de toespraak in? Je weet nu wat je wilt bereiken, wie je publiek zal zijn en in welke situatie je straks zult spreken. Net als bij het schrijven van een boek of een scriptie is het belangrijk een goede en logische indeling te maken. Deze taak wordt regelmatig verwaarloosd met als mogelijk gevolg dat er voor de toehoorders geen touw meer aan de toespraak is vast te knopen. Hoe vaak heb je zelf zoiets niet meegemaakt? Een spreker die een constante brij van informatie de zaal inslingerde. Je haakte dan uiteindelijk af, omdat je uit het verhaal niet op kon maken wat nu wel en wat nu niet belangrijk was om te onthouden. Een goede spreker spreekt niet alleen goed, hij bereidt ook goed voor. Hij is iemand die, als hij zijn vooronderzoek gedaan heeft, ruime aandacht besteedt aan de indeling en opbouw van de toespraak. Een goede spreker neemt zijn publiek als het ware aan de hand mee door het verhaal. Naar een goede spreker wordt graag geluisterd, want zijn verhaal is goed te volgen. Een eenvoudig patroon voor een korte speech is: Formuleer een stelling. Laat deze stelling volgen door een ondersteuning en toelichting. Sluit af met een herhaling van de stelling in andere woorden. Een voorbeeld: 1 Stelling: Door het instellen van een verhaalplicht voor gemeenten op ex-partners van bijstandstrekkers, loopt de geestelijke gezondheid van gescheiden mensen ernstig gevaar. 2 Verduidelijking en toelichting: Ik zal u nu een aantal voorbeelden geven waaruit dit blijkt... De volgende cijfers van de Nederlandse Vereniging voor Ambulante Geestelijke Gezondheidszorg spreken voor zich...

13 24 Het woord is nu aan u! 3 Herhaling: In de nieuwe Bijstandswet is op geen enkele wijze rekening gehouden met door de rechter bekrachtigde afspraken tussen ex-partners. Hierdoor zullen veel oude wonden opengereten worden. Ondersteuning en toelichting zijn nodig als antwoord op denkbeeldige vragen van de toehoorders, als: Wat zei u daar precies? Wat verstaat u onder...? Kunt u dat met harde feiten aantonen? Is dat alleen úw mening, of denken andere deskundigen daar ook zo over? Iedere toespraak bestaat uit: 1 Inleiding: aandacht trekken voor het onderwerp duidelijke inhoudsopgave van de toespraak 2 Kern of romp: informatie argumentatie 3 Slot: samenvatting conclusie(s) De inleiding Maak je ook wel eens mee dat de spreker, voordat je het in de gaten had, al middenin zijn verhaal zat? Of dat de spreker begon, terwijl hij nog niet de volle aandacht van het publiek had en het geroezemoes in de zaal maar bleef doorgaan? Wij raden je aan om altijd, op de een of andere manier, de aandacht van je publiek te trekken. Het is nodig dat het publiek weet dat je gaat beginnen. De aandacht van het publiek moet op het onderwerp gericht worden. Denk maar aan het beeld van de dirigent. Door zijn armen te heffen, maakt hij duidelijk te willen beginnen. Het geroezemoes verstomt direct en ieders aandacht gaat naar het podium. Ook jij kunt de aandacht van het publiek dirigeren, door gebruik te maken van een goede aandachtstrekker die aansluit bij het doel

14 Hoe deel ik de toespraak in? 25 van je toespraak, of bij je publiek. Neem niet zomaar iets. Je kent ongetwijfeld voorbeelden van manieren om de aandacht te trekken. Wij geven enkele suggesties: Vertel waarom je dit onderwerp behandelt, bijvoorbeeld omdat de toehoorders dit gevraagd hebben, of omdat er problemen waren doordat instructies niet bekend bleken te zijn bij de medewerkers. Begin met een citaat, bijvoorbeeld: Moedermelk moet je ze geven, geen kostbare siropen uit de apotheek! (Luther) Vertel een spannend verhaal, bijvoorbeeld: een gefingeerd verslag van de sfeer in de Apollo-capsule in de laatste minuut voor de lancering (als je over de zin en onzin van ruimtevaart wilt spreken). Vertel een anekdote, bijvoorbeeld: de anekdote om de arbeidsmoraal te ondergraven van Heinrich Böll, als je over de aanpak van werkloosheid zult spreken. Maak een schokkende opmerking, bijvoorbeeld: Dames en heren, enkelen van ons zullen over tien jaar niet meer in leven zijn!, als je toespraak de titel heeft: Pluk de Dag. Noem een actualiteit uit de krant of het televisiejournaal die met het onderwerp te maken heeft. Begin met een actie, bijvoorbeeld: opkomen met een steekwagen vol rapporten, bij een toespraak over de steeds veranderende regelgeving van de overheid over... Ga ook vooraf na of je aangekondigd wordt. Is dat niet zo, stel jezelf dan voor, zodra je de aandacht hebt. Vervolgens vertel je in de verdere inleiding wat het onderwerp, het doel en de opbouw van je verhaal zijn. Je kunt dit vergelijken met de inhoudsopgave van een boek, en die kan heel kort zijn. Hieronder geven we nog enkele suggesties voor de inleiding: Geef kort aan waarom je denkt dat het onderwerp voor de mensen in de zaal en voor jezelf interessant is. Geef alvast aan wat het publiek kan doen met de informatie die je ze nu gaat geven. Leg uit wat het doel is van de bijeenkomst.

15 26 Het woord is nu aan u! Vertel een persoonlijke ervaring of leg een praktijkgeval voor. Maar doe dit vooral heel kort. Toon een voorwerp. Gebruik liever geen clichés als: Ik vind het een eer hier te mogen staan..., Fijn dat u allen in zo grote getale hier naar toe bent gekomen... of: Men heeft mij gevraagd... En houd het kort: ongeveer tien tot vijftien procent van je totale presentatie in tijd gemeten. Vergeet niet om de inleiding af te sluiten met aan te geven of, en wanneer er gelegenheid is om vragen te stellen. Dit wordt vaak vergeten. Het voordeel van zo n afsluiting is dat je het publiek min of meer geruststelt (men weet of er vragen gesteld mogen worden, en wanneer). Bovendien heb je zo een mooie overgang van de inleiding naar de romp van je toespraak. De vraag die ogenblikkelijk rijst is: wanneer moet je vragen laten stellen? Ons advies is: laat dat helemaal afhangen van je persoonlijke voorkeur. Een spreker die ervaren heeft dat hij beter uit de verf komt als hij af en toe een dialoog met iemand uit het publiek aangaat, doet er verstandig aan te zeggen dat men hem gerust tijdens de toespraak mag onderbreken voor een vraag. Ook de spreker wiens spanningsniveau aanmerkelijk terugloopt tijdens het beantwoorden van vragen, zal ze bij voorkeur tijdens zijn toespraak laten stellen. Iemand die weet dat hij helemaal van zijn à propos raakt als hij tijdens zijn toespraak wordt onderbroken, kan beter aangeven eventuele vragen aan het einde van zijn verhaal te stellen. En de spreker die de neiging heeft uitvoerig op de gestelde vragen in te gaan, zal daardoor vaak de toegestane tijd overschrijden. Hij kan zichzelf en het publiek hiertegen beschermen door vragen naar het einde te dirigeren. Waar je ook voor kiest, houd er in ieder geval rekening mee dat het beantwoorden van vragen tijd kost. Je zult in sommige gevallen je toespraak niet af kunnen maken als je op alle gestelde vragen ingaat. Sta daar in elk geval even bij stil en bepaal wat op dit moment belangrijk is. Je kunt:

16 Hoe deel ik de toespraak in? 27 verdere vragen verplaatsen naar een ander tijdstip of andere plaats; ervoor kiezen alleen nog maar vragen te beantwoorden, en de toespraak niet af te maken. Als je ervoor kiest de eventuele vragen aan het eind van de presentatie te beantwoorden, laat het publiek dan duidelijk weten wanneer dat moment van vragenstellen is aangebroken. Vaak gebeurt dit na het afsluiten van de inhoudelijke presentatie: Zijn er nog vragen? of nog netter: Als er vragen zijn, wil ik ze met alle plezier voor u beantwoorden. Laat vervolgens een stilte vallen om het publiek de tijd te geven de vraag te stellen, of om het publiek na te laten denken over een vraag. Er zijn toehoorders die het behoorlijk spannend vinden een vraag te stellen. Zij moeten eerst een drempel over. Een uitnodigende houding kan bijdragen aan verlaging van die drempel. Pas als je zeker weet dat er geen vragen meer zijn, kun je officieel de presentatie afronden en het publiek bedanken. OPDRACHT Ga eens na hoe de inleidingen van je toespraken er tot nu toe uitzagen. Maakte je gebruik van een aandachtstrekker? Hoe lang waren de inleidingen? Liet je vooraf duidelijk weten of er vragen gesteld mochten worden? Bepaal hoe de inleiding van je eerstvolgende toespraak eruit zal zien en probeer het uit. Heb je een goede vorm gevonden, maak dan een plan om dit verder uit te werken. De kern of romp Je hebt de korte inleiding afgesloten en komt nu toe aan de eigenlijke informatie en aan de argumentatie. (Dit deel beslaat ongeveer 75 procent van je totale presentatietijd.) Deel de kern van het verhaal op in duidelijk herkenbare onderdelen en met een consequen-

17 28 Het woord is nu aan u! te opbouw. Je hebt onder andere tot taak ervoor te zorgen dat het publiek steeds weet waar je zit in de toespraak. Maak dus duidelijke overgangen tussen de verschillende onderwerpen of onderdelen. Je kunt dat bijvoorbeeld doen door: steeds eenzelfde type zin te gebruiken, bijvoorbeeld: Mijn eerste argument is... Mijn tweede argument is... even kort samen te vatten; bijkomend voordeel hiervan is dat je nog eens extra benadrukt wat je belangrijk vindt in dit deel van je toespraak. te vragen of het tot hier duidelijk was, om vervolgens een nieuw onderwerp aan te kondigen. de overgang te markeren met een visueel hulpmiddel, zoals PowerPoint; hierover lees je in het volgende hoofdstuk meer. Realiseer je goed dat het belangrijkste verschil tussen een gesproken tekst en een geschreven tekst is, dat de toehoorders een gesproken tekst niet terug kunnen lezen. Als bij je publiek de vraag zou kunnen spelen: Waar ging dit ook al weer over?, dan ligt daar dus jouw taak als spreker om de structuur aan de luisteraars voor te houden. Middelen ter verduidelijking en ondersteuning Het is niet eenvoudig ervoor te zorgen dat de belangrijkste gedeelten van je toespraak bij het publiek blijven hangen. Of om constant de aandacht vast te blijven houden. Natuurlijk wil je bereiken dat je toehoorders straks nog weten waar het in essentie over ging. Je kunt ze daarbij helpen door je verhaal tijdens de voorbereiding zó in te delen, dat het duidelijk is en blijft. Hierbij enkele suggesties: Herhaal de definitie of stelling in andere bewoordingen Bijvoorbeeld: Door het feit dat ex-partners na jaren nog aangesproken kunnen worden voor bijstand aan de ander verleend, zullen veel mensen in financiële moeilijkheden raken en voor hun gevoel alsnog gestraft worden.

18 Hoe deel ik de toespraak in? 29 Draag feitelijke informatie aan: statistisch materiaal en cijfers Bijvoorbeeld: Uit recent onderzoek blijkt dat de agressie van cliënten van de Sociale Diensten met vijftig procent is toegenomen. GGZ Nederland rapporteert een toename van dertig procent aan hulpvragen na een echtscheiding. Geef voorbeelden Bijvoorbeeld: Ik ken een man die bij zijn scheiding huis en inboedel geheel aan vrouw en kinderen achterliet. Bovendien betaalt hij alimentatie voor een kind. Hij is nu tien jaar gescheiden en wordt opeens aangeslagen voor 500,- per maand vanwege verleende bijstand aan zijn ex-vrouw. Maak gebruik van vergelijkingen of contrasten Bijvoorbeeld: Hoe zou de reactie van mensen zijn als ze te horen krijgen, dat ze tien jaar na hun faillissement nog steeds moeten betalen voor hun ex-zakenpartner, die er maar niet in slaagt een baan te vinden. Citeer een deskundige Bijvoorbeeld: De bekende jurist en hoogleraar psychologie prof. dr. Veenstra, beweerde recentelijk in een televisieoptreden dat iedereen die nu nog trouwt een wurgcontract met de Nederlandse Staat aangaat. Hij raadt trouwen ten sterkste af. Maak gebruik van visuele hulpmiddelen Modellen en maquettes, blauwdrukken en organisatieschema s, grafieken, histogrammen, et cetera. OPDRACHT Neem nu eens een paar oude toespraken en bekijk de kern of romp op indeling en opbouw. Is het logisch ingedeeld? Zijn er duidelijke overgangen? Zal je publiek geboeid blijven? Wat kun je verbeteren?

19 30 Het woord is nu aan u! Experimenteer eens, probeer de nieuwe indeling uit en vraag iemand om commentaar. Maak daarna een plan hoe je verder wilt gaan. Het slot Wellicht heb je wel eens meegemaakt dat een toespraak afgelopen was zonder dat je het in de gaten had. Of dat een in het begin gloedvolle toespraak ten slotte als een nachtkaarsje uitging. Tien tegen een dat de spreker zijn afronding niet aankondigde, geen formeel einde aan zijn toespraak maakte. Voor de luisteraars moet de overgang naar de afsluiting duidelijk zijn. Geef aan dat je gaat afronden. (Het slot beslaat ongeveer tien tot vijftien procent van je presentatietijd.) Geef een duidelijke samenvatting en trek je conclusies. Kom eventueel nog eens met de meest aansprekende bewijzen, argumenten, voordelen of nadelen. Probeer kernachtig of speels te eindigen, waarbij je zo mogelijk terugkomt op de inleiding, bijvoorbeeld door terug te grijpen op het daar gebruikte beeld of de anekdote. Bedenk je slotzin, net zoals je een pakkende opening hebt bedacht. Eventueel gebruik je een slide met daarop een herhaling van de essentie van de boodschap, of een oproep. Je kunt ook refereren aan het begin van je toespraak als je daar een stelling hebt gebruikt. En ook hier liever geen clichés als: Ik stop er nu maar mee..., Dat was dan alles wat ik te zeggen had... Of: Mijn tijd is om, dus houd ik er maar mee op... OPDRACHT Ook hier weer: hoe liet je tot nu toe blijken dat je gaat afronden? Trok je conclusies? Gaf je samenvattingen? Heb je wel eens commentaar gehad op je manier van afronden? Of er navraag over gedaan bij iemand uit het publiek? Wellicht kun jij je licht opsteken bij iemand, advies of voorbeelden vragen.

20 Hoe deel ik de toespraak in? 31 Wanneer je het aandurft wat te experimenteren met de structuur, dan is het mogelijk om heldere, overzichtelijke alternatieven als structuur te nemen. Een voorbeeld van zo n alternatief is: inventariseer aan het begin van je toespraak op welke vragen het publiek antwoord wil hebben. Noteer deze vragen zichtbaar voor alle toehoorders op een whiteboard of tik ze in op de laptop, zodat de beamer ze projecteert op het scherm. Neem even de tijd om de vragen te ordenen en zeg dit ook tegen het publiek: Zo, eens even kijken hoe ik de vragen ga beantwoorden... en start vervolgens met je presentatie. Door de vragen af te vinken, wandel je structureel door de presentatie en voldoe je helemaal aan de vraag van je publiek. (Ook kun je de presentatie geven zoals je die had voorbereid, en na afloop de vragen afvinken en kijken wat er overblijft.) Vertel in beide situaties in ieder geval wat je zeker kwijt wilt. Het is een voorwaarde dat je goed en snel kunt schakelen tussen jouw belang en het belang van het publiek. Sprekerservaring, wat lef, en in ieder geval een goede kennis van het inhoudelijke onderwerp, zijn min of meer voorwaarden om deze vorm neer te zetten. Wil je meer weten over experimenteren, lees dan de paragraaf Je besluit het wel te doen op pagina 89. In dit hoofdstuk hebben we de drie delen van een toespraak behandeld: de inleiding, de kern en het slot. Telkens vroegen we je eens stil te staan bij hoe je het tot nu toe deed. Je hebt nu een soort blauwdruk voor de indeling en opbouw van je toespraken. Probeer die uit, vraag commentaar, schaaf eraan en neem je dan voor vanaf nu volgens dat persoonlijke draaiboekje te werken.