Rapportage Visitatie. Stichting PersoneelsPensioenfonds APG

Transcriptie

1 Rapportage Visitatie Stichting PersoneelsPensioenfonds APG 13 mei 2015 Nelly Altenburg Henriette de Lange Frank Verschuren /7/PPF APG/rapport/

2 Inhoud 1. INLEIDING EN WERKWIJZE Inleiding Werkwijze en verantwoording BEVINDINGEN VAN DE VISITATIECOMMISSIE Terugblik visitatie Strategie en Beleid Inrichting bestuur en besluitvormingsproces Deskundig en competent bestuur Rol en positie belanghebbenden Aansturing uitbestede processen Risicomanagement CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Het bestuurlijke proces en bestuurlijke procedures De toekomst van het fonds De ambities van het fonds TOT SLOT LIJST DOCUMENTEN /7/PPF APG/rapport/

3 1. INLEIDING EN WERKWIJZE 1.1 Inleiding Het bestuur van de Stichting Personeelspensioenfonds APG (hierna PPF of PPF APG) heeft in het kader van goed pensioenfondsbestuur over 2014 een visitatie laten uitvoeren. De voorliggende rapportage is een weergave van de bevindingen van de visitatiecommissie. De opdracht van het bestuur van het pensioenfonds aan de visitatiecommissie omvatte het doen van een visitatie die aansluit bij de Wet versterking bestuur pensioenfondsen en de Code pensioenfondsen. De visiteurs houden daarnaast rekening met de Code van de Vereniging Intern Toezichthouders Pensioensector (VITP). In onze visitatie houden wij toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. Wij toetsen in hoeverre er sprake is van een adequate risicobeheersing door het bestuur en een evenwichtige belangenafweging in het bestuur. Tevens vormen wij ons een oordeel over het functioneren van het bestuur. Ter invulling van dit inhoudelijk kader werken wij aan de hand van een zestal aandachtsgebieden. In onderstaand schema zijn alle aandachtsgebieden van een totale visitatie weergegeven: Strategie en beleid Inrichting bestuur en besluitvormingsproces Deskundig en competent bestuur Rol en positie belanghebbenden Aansturing uitbestede processen Risicomanagement Toekomstvisie, inrichting beleidscyclus, indexatie, premieen kortingsbeleid, herstel- en crisisplan, beleggingsbeleid en invoering nieuwe pensioenregeling. Bestuursmodel, kwaliteit en professionaliteit besluitvorming, transparantie, evenwichtige belangenafweging, onafhankelijkheid, bestuursondersteuning. Deskundigheidsbeleid en -plan, uitvoering en toetsing, interne en externe deskundigheid, zelfevaluatie en reflectie, individueel en collectief. Inrichting, betrokkenheid en invloed medezeggenschap, rol gepensioneerden en rol sociale partners, communicatie. Overeenkomsten en Sla s, transparantie, rapportages. kostenontwikkeling en -bewustzijn, aansturing externe partijen, kwaliteit pensioenadministratie en vermogensbeheer. Risicobewustzijn en -analyse, financiële en niet-financiële risico s, instrumentarium, monitoring. Sinds 2008 laat het PPF jaarlijks een visitatie verrichten. In een startgesprek voorafgaand aan de visitatie kan besloten worden dat een aantal geselecteerde aandachtsgebieden in het bijzonder aan de orde kunnen komen. Dit jaar werd echter gekozen voor een algehele visitatie, waarbij alle aandachtsgebieden onder de loep worden genomen. Daarnaast gaan wij in dit rapport in op de aanbevelingen van het vorig jaar en de actualiteit binnen het fonds /7/PPF APG/rapport/

4 1.2 Werkwijze en verantwoording De Wet versterking bestuur pensioenfondsen (Wvbp) geeft aan dat de visitatiecommissie verantwoording aflegt aan het verantwoordingsorgaan en aan de werkgever met betrekking tot de uitvoering van haar taken. In deze paragraaf licht de visitatiecommissie haar werkwijze toe en legt daarmee verantwoording af over de uitvoering van haar taak. De Wvbp geeft aan dat de visitatiecommissie toezicht houdt op het beleid en de algemene gang van zaken, adequate risicobeheersing en op een evenwichtige belangenafweging. De Code Pensioenfondsen voegt hieraan toe dat de visitatiecommissie bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering. Tevens hanteert de visitatiecommissie het normenkader zoals geformuleerd in de VITP-Toezichtcode. In onze aanpak hebben wij hier vorm en inhoud aan gegeven door te werken met eerder genoemde aandachtsgebieden. De samenstelling van de visitatiecommissie is ten opzichte van de vorige visitatie in 2014 niet gewijzigd. Bestuur en verantwoordingsorgaan hebben ingestemd met de benoeming van Nelly Altenburg (voorzitter), Henriëtte de Lange en Frank Verschuren. Het bestuur van het fonds en het verantwoordingsorgaan hebben ingestemd met het na overleg tot stand gekomen voorstel van de visitatiecommissie, om in de visitatie over het boekjaar 2014 alle bestuurlijke en beleids- en strategische vraagstukken en de wijze waarop het bestuur hiermee is omgegaan te onderzoeken. Hierbinnen verzocht het bestuur om een oordeel over pensioenbeleid en de conversie van de pensioenleeftijd, het communicatiebeleid en de governance en rolverdeling binnen het bestuur. In dit rapport zijn de bevindingen van de visitatiecommissiebevindingen opgenomen, voorzien van conclusies en aanbevelingen. In het kader van de visitatie zijn door de visitatiecommissie de volgende activiteiten verricht: Bespreking conclusies visitatie 2013, onderwerpen visitatie 2014 en een algemene toelichting op ontwikkelingen in het bestuur met de voorzitters en een delegatie van het VO op 7 februari jl. Documentenanalyse (zie bijlage) Visitatiegesprekken op 17 maart en 30 maart 2015 met: Werkgeversvoorzitter M. Brouwer Werknemersvoorzitter A. Oerlemans Commissie Pensioenbeleid (M. Brouwer, W. Philippa, R.van Giersbergen, C. van Zanden) Communicatiecommissie (R. van Giersbergen, H. Eerdhuijzen, S. Jonis) Commissie Balansbeheer en Beleggingen (S. Jonis, A. Oerlemans. C. van Zanden, R. van der Zeeuw) Auditcommissie (M. Brouwer, A. Oerlemans, W. Philippa, R.van der Zeeuw) /7/PPF APG/rapport/

5 Verantwoordingsorgaan (A. van der Eng, T. Bosman, K. van Lier, S. El. Kouidi, M Crutzen) Accountmanagement (P. Muis en J. Dietz) Presentatie en bespreking van conceptrapportage met het bestuur op 4 mei Opstellen definitief rapport. Opstellen verantwoordingsbrief verantwoordingsorgaan met rapport als bijlage. Aanlevering van een samenvatting ten behoeve van het jaarverslag. De visitatiecommissie heeft overwogen om de accountant en de certificerend actuaris eveneens te interviewen. Het beeld dat wij kregen uit de documentatie, in het bijzonder de verklaringen 2013 van beiden, aangevuld met alle informatie uit de gesprekken met het bestuur, maakte dit naar de mening van de visitatiecommissie dit jaar niet strikt noodzakelijk. Daarom heeft de visitatiecommissie besloten geen interviews af te nemen met de accountant en de certificerend actuaris. De visitatiecommissie bedankt alle betrokkenen voor de prettige en open gesprekken en het accountmanagement en diens ondersteuning voor de goede samenwerking gedurende de visitatie. De visitatiecommissie is bijzonder tevreden over de tijdige en volledige aanlevering van alle stukken en de wijze waarop de visitatiegesprekken gepland konden worden /7/PPF APG/rapport/

6 2. BEVINDINGEN VAN DE VISITATIECOMMISSIE In dit hoofdstuk worden de bevindingen van de visitatiecommissie beschreven. In 2014 is de laatste visitatie uitgevoerd door de visitatiecommissie over het boekjaar 2013 en de startfase van het nieuwe bestuur begin Hieronder wordt kort hierop in gegaan en op de wijze waarop het bestuur is omgegaan met de conclusies en aanbevelingen van de visitatiecommissie. Vervolgens wordt ingegaan op de algemene ontwikkelingen rond het fonds en worden de bevindingen op de thema s van 2015 (boekjaar 2014) beschreven. 2.1 Terugblik visitatie De visitatiecommissie suggereerde het bestuur vorig jaar om de participatie in de beleggingsadviescommissie te heroverwegen. Het bestuur heeft in de loop van het jaar besloten niet langer zitting te nemen in de BAC, omdat er onvoldoende meerwaarde was. De specifieke positie van APG, het kleinste fonds waar de BAC voor werkte, kwam te weinig aan bod. De externe deskundige is nu permanent ingeschakeld bij de balansbeheer en beleggingscommissie. De visitatiecommissie vindt beide besluiten verstandig. Naar aanleiding van de langlopende discussie over de aansprakelijkheidsbeperkingen in het vermogensbeheercontract heeft het bestuur besloten extern advies in te winnen. De visitatiecommissie heeft geconstateerd dat dit het bestuur goed is bevallen en dat er in voorkomende gevallen sneller externe expertise ingeschakeld zal worden. De visitatiecommissie, die meerdere keren aangaf dit belangrijk te vinden, is positief hierover. Er is, zoals in het visitatierapport van vorig jaar werd benadrukt, de nodige aandacht geweest voor de samenwerking in het team. Themabijeenkomsten en dergelijke vervullen een goede rol bij het versterken van de teamgeest. Er zijn veelvuldig informele ontmoetingen en de verschillende bestuursleden komen elkaar regelmatig tegen, ook buiten de vergaderingen om. Het bestuur heeft veel aandacht besteed aan de uitvoering van het rechtenbeheer, maar de suggestie van de visitatiecommissie om zo nodig tot nadere afspraken te komen is nog niet opgevolgd. De visitatiecommissie komt daar in dit rapport nog op terug. De visitatiecommissie concludeert dat het bestuur nadrukkelijk nota heeft genomen van de aanbevelingen van vorig jaar en waar het bestuur dat nodig achtte heeft het actie ondernomen /7/PPF APG/rapport/

7 2.2 Strategie en Beleid Het fonds kende de laatste jaren een specifieke commissie die het bestuur adviseerde over de toekomst van het fonds: de commissie Houdbaar pensioen. Deze commissie is in 2014 opgeheven, dat wil zeggen omgezet in een commissie pensioenbeleid. Dat betekent niet dat de toekomst van het fonds geen aandachtspunt meer is voor het bestuur. Op 3 juli 2014 organiseerde het bestuur een heidag, waarop ook dit onderwerp op de agenda stond. PPF realiseert zich, zo bleek uit een aantal gesprekken en de documentatie, dat er door de recente uitbreiding van het aantal deelnemers, geen reden is om zich op korte termijn zorgen te maken over de houdbaarheid van het fonds en het pensioen. Dat geldt niet zondermeer voor de langere termijn. Het fonds heeft hoge kosten per deelnemer, waarbij er een relatie is met grootte, complexiteit van de regeling en het niveau van de dienstverlening die het bestuur verlangt. Het kan steeds lastiger worden om de kosten te verantwoorden in een organisatie die, goedkoper, de pensioenuitvoering doet voor een aantal grotere fondsen. Omdat ook de pensioenomgeving drastisch verandert door externe regelgeving, denkt de visitatiecommissie dat er alle reden is voor PPF om de toekomst van het fonds hoog op de agenda te houden. Mogelijk is dit omdat de sponsor waarde hecht aan het realiseren van de ambities van het fonds niet urgent, maar voor de langere termijn is het ontwikkelen van een toekomstvisie en -strategie onmisbaar voor een fonds met een omvang als PPF. De visitatiecommissie heeft in de bespreking over de conceptrapportage met het bestuur begrepen dat dit onderwerp, ook vanwege externe ontwikkelingen, alle aandacht krijgt en dat het fonds zich op onderdelen ook laat bijstaan door een externe adviseur. Het fonds heeft overigens ook in het kader van een discussie over missie en strategie kernwaarden ontwikkeld in het vorige jaar. De visitatiecommissie merkt op dat het fonds deze consequent volgt in relevante onderdelen van zijn besluitvorming, hetgeen leidt tot een consistent beleid. Het pensioenfonds stond ook dit jaar voor een aantal belangrijke beleidsdiscussies. Zoals gevraagd heeft de visitatiecommissie in het bijzonder gekeken naar de invoering van de nieuwe pensioenregeling en de conversie van de pensioenleeftijd 65 jaar naar pensioenleeftijd 67 jaar. De discussie over en de voorbereidingen voor de nieuwe pensioenregeling is naar de mening van de visitatiecommissie gedegen gevoerd en ter voorbereiding van de besluitvorming grondig voorbereid in de commissie Pensioenbeleid. Wat echter opvalt, is dat de principiële vraag of het bestuur wel of niet zou besluiten tot het omzetten van de opgebouwde pensioen van leeftijd 65 naar leeftijd 67 jaar nauwelijks aan de orde is geweest. De uitvoering van de omzetting is vanuit technisch, administratief en actuarieel perspectief zeer gedegen onderzocht en besproken in zowel bestuur als commissie. De startvraag of het bestuur het wil en dan vooral de juridische kant van het besluit van de omzetting naar leeftijd 67 heeft, zo lijkt het, veel minder aandacht gekregen. Omdat daar een risico zit was het in onze ogen logisch was geweest als het bestuur uitgebreider hierbij stil gestaan zou hebben. Wellicht heeft de /7/PPF APG/rapport/

8 visitatiecommissie niet alle relevante stukken gezien, maar wij hebben geen uitvoerige risicoanalyse terug gevonden, waarin aandacht wordt besteed aan het vraagstuk of artikel 83 van de Pensioenwet moet worden toegepast of dat de zogenaamde Klijnsmaroute gevolgd zou worden. Door deelnemers kan dit later aan het fonds worden verweten. Daarom raadt de visitatiecommissie het bestuur aan de besluitvorming op dit punt, indien relevant, nogmaals goed te bekijken en waar nodig extra te onderbouwen. Daarmee kan in de toekomst makkelijker aangetoond worden dat het bestuur weloverwogen besloten heeft de Klijnsma-route te volgen en daarom de deelnemer niet heeft gevraagd om expliciete instemming met de omzetting van zijn of haar pensioen naar de leeftijd van 67 jaar. Het bestuur vindt communicatie heel belangrijk. Toch krijgt het beleid, in de visie van de visitatiecommissie, nog niet de aandacht in bestuursvergaderingen die verwacht mag worden. Tijdens de vergadering van de communicatiecommissie van 13 februari 2014 adviseert de commissie het bestuur om, zodra de nieuwe samenstelling van het bestuur operationeel is, de visie van PPF APG op communicatie opnieuw te bezien. Dit proces heeft echter in 2014 niet plaatsgevonden. Het herijken van het communicatiebeleidsplan was voorzien voor 2014, maar is verdaagd naar Q De visitatiecommissie beveelt aan het onderwerp communicatie bestuurlijk in 2015 een prominentere rol te geven dan in 2014 het geval was. Daarbij merken wij wel het volgende op. Daar waar de beleidsmatige kant van de communicatie in 2014 wat onderbelicht bleef, zijn er in de uitvoering wel goede resultaten geboekt. De informatiebijeenkomsten zijn een hit met een relatief groot bereik en worden steeds verder doorontwikkeld. Ook de uitvraag van adressen mag succesvol genoemd worden als de respons vergeleken wordt met andere fondsen. Het feit dat er ruim voldoende kandidaten zich melden voor verkiezingen van bestuur en V.O. geeft ook aan dat de deelnemers het fonds weten te vinden. Uit de evaluatie van de communicatie in 2014 blijkt dat het bestuur van mening is dat de uitvoering strakker georganiseerd moet worden. Aandachtspunt hierbij is volgens de visitatiecommissie dat APG, die het bestuur ook op dit punt ondersteunt, soms een insteek kiest die ontwikkeld is of wordt voor de andere klanten van APG. Dat zijn hele andere klanten dan het eigen PPF. Dat creëert prachtige kansen, maar vraagt ook dat de communicatiecommissie kritisch is en blijft op wat APG voorstelt of agendeert. De communicatiecommissie heeft in de gesprekken aangegeven dat zij dit laatste ook doet en verbeteringen ziet, maar dat deze lijn moet worden voortgezet. Om die reden meent de commissie dat een samenvoeging met de commissie Pensioenbeleid, zoals geopperd door sommige bestuursleden, pas op termijn aan de orde is. Dat zou de aandacht voor communicatie vooralsnog niet ten goede komen. Als de visitatiecommissie het goed heeft gezien werkt het fonds met een beleidscyclus bestaande uit oriëntatie en verdieping, planning en besluitvorming, uitvoering en monitoring en evaluatie. Jaarlijks vindt er een beleidsevaluatie plaats. Dit is een planmatige cyclus die, als wij het goed hebben gezien, vrijwel altijd consequent wordt gevolgd en gehanteerd. Op een enkel punt heeft de visitatiecommissie gezien dat planning en vastlegging van de besluitvorming nog beter kan /7/PPF APG/rapport/

9 2.3 Inrichting bestuur en besluitvormingsproces Dit jaar was minder hectisch dan 2013, maar er gebeurde, mede door de veranderende wet- en regelgeving, meer dan voldoende om het opnieuw een druk jaar te laten zijn voor het bestuur. Belangrijke zaken waren onder andere de verdere uitwerking van de commissiestructuur, de nieuwe pensioenregeling en netto pensioen. Zoals vermeld werd er een commissie Balansbeheer en beleggingen ingesteld en de participatie aan de BAC beëindigd. De auditcommissie is geïntroduceerd, en de commissie Houdbaar pensioen is nu de commissie Pensioenbeleid. Met de commissie Communicatie erbij zijn er vier bestuurscommissies. Alle commissies werken aan de hand van een huishoudelijk reglement, waarin de taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven. Dit huishoudelijk reglement is in 2014 opgesteld en vervult volgens onze gesprekspartners een belangrijke functie. Daarmee, maar ook uit oogpunt van zorgvuldig en consistent handelen, zijn belangrijke stappen gezet in het vormgeven van het bestuurlijk proces. Volmaakt is het mogelijk nog niet. Sommige bestuursleden gaven in de gesprekken aan dat nog niet altijd duidelijk is welke commissie verantwoordelijk is en dat er overlap is. De visitatiecommissie meent dat dit al werkende weg steeds duidelijker zal worden. Het is goed om hier steeds bij stil te staan, om zo voldoende scherpte in de taakstelling en de taakverdeling te krijgen. De bestuursleden hebben allen zitting in twee commissies. De vergadertijd voor een commissie is het afgelopen jaar in de meeste gevallen uitgebreid met een uur. Dat vergt in combinatie met de bestuursvergaderingen, scholingen en themabijeenkomsten, een forse investering. Wij hebben uit onze gesprekken begrepen dat die investering ook door alle bestuursleden gepleegd wordt. Hoewel de bestuurders zeker een dag in de week besteden aan het fonds, wordt dat niet ervaren als een probleem en blijkt het te combineren met de reguliere werkzaamheden. Dat komt vooral omdat bestuursleden plezier hebben in hun werk voor het fonds en het daarom niet erg vinden als dat af en toe privétijd vraagt. Uiteraard zou het welkom zijn als binnen de reguliere functie meer tijd voor het fonds gevonden zou kunnen worden. De voorzitters, en in het bijzonder de thans fungerende voorzitter, hebben een centrale rol en steken veel meer tijd in het fonds. De werkgeversvoorzitter heeft dankzij de sponsor die bereid is hem vrij te stellen veel tijd beschikbaar voor het bestuurswerk. Hij verricht nagenoeg al het werk dat naast de vergaderingen moet gebeuren vanuit de commissies waarin hij zitting heeft. Werkgevers- en werknemersvoorzitter voeren nauw en goed overleg met elkaar. Dat komt het fonds onmiskenbaar ten goede en voor zover de visitatiecommissie dit heeft kunnen zien is iedereen hiermee ingenomen. De centrale rol van de voorzitter(s) wordt ook zichtbaar doordat zij tevens voorzitter zijn van twee belangrijke commissies: Pensioenbeleid en Balansbeheer en beleggingen. Naar wij hebben begrepen, is dit ook tot ieders volle tevredenheid. Het is eigenlijk geen punt van discussie geweest. Dat hoeft natuurlijk ook niet als daaraan geen behoefte is. De visitatiecommissie beveelt echter aan om de impliciet gemaakte keuzes te bezien op wenselijkheid en haalbaarheid naar de toekomst. Het kan het bestuur te afhankelijk /7/PPF APG/rapport/

10 maken van één of twee personen. Het lijkt ons verstandig om de voor- en nadelen hiervan onder ogen te zien. In het gesprek met het bestuur over het conceptrapport is ons echter gebleken dat het bestuur zelf geen reden ziet hier nog nadrukkelijk naar te kijken. Er is in de optiek van het bestuur meer oog voor afhankelijkheden dan in het verleden. De commissie kan dat beeld bevestigen. De verhouding met de accountmanager(s) komt op de visitatiecommissie enigszins gespannen over. Het bestuur verwacht méér, in het bijzonder van rechtenbeheer en bestuursondersteuning. Over vermogensbeheer is het bestuur duidelijk tevredener. Het bestuur meent dat het genoemde accountmanagement soms of traag reageert of zich verschuilt achter de kosten van (extra) vragen van het bestuur. De betreffende accountmanager wil het samen met het klantteam PPF graag goed doen. Ze kunnen echter niet altijd goed aan de wensen voldoen, omdat ze hier niet de middelen voor hebben. Dit proces, zo hebben wij in het gesprek met beide accountmanagers begrepen, gaat niet voorbij aan de accountmanager vermogensbeheer. De visitatiecommissie gaat nog afzonderlijk in op de aansturing van de uitbesteedde processen, maar beveelt hier aan om bij verbeteringen ook aandacht te besteden aan de onderlinge verhoudingen en hoe waar nodig door het bestuur de helpende hand geboden kan worden. De zakelijke component is van belang, maar waardering en begrip voor elkaars positie eveneens. Dit is zeker zo in de situatie van dit PPF, waar het niet voor de hand ligt dat het fonds overstapt naar een andere uitvoerder. Het bestuur heeft in 2014 voor het eerst bijna een vol jaar met elkaar samengewerkt, de processen en procedures ingericht en ingevuld. Dat is goed gegaan, zo concludeert de visitatiecommissie uit de gesprekken. Ieder bestuurslid toont zich enthousiast over het bestuurswerk, het onderlinge vertrouwen, de inzet en samenwerking en heeft zichtbaar plezier in het bestuurswerk. Daar is ook op gestuurd door de bestuursvoorzitters en de bestuursleden zelf. En met resultaat, meent de visitatiecommissie. De ambities van het bestuur op het vlak van samenwerking zijn behaald en daar mag het bestuur tevreden over zijn. Vanzelfsprekend is dit succes geen garantie voor de toekomst. Belangenverstrengeling is een onderwerp dat serieus is opgepakt door het bestuur. De compliance officer speelt hierbij een belangrijke rol. Naar aanleiding van het selfassessment van DNB blijkt dat het bestuur al op de goede weg zat en de verbeteringen worden door de auditcommissie en het bestuur voortvarend opgepakt. Dit heeft onder ander geresulteerd in een beleid belangenverstrengeling /7/PPF APG/rapport/

11 2.4 Deskundig en competent bestuur De visitatiecommissie constateert dat het bestuur een zeer deskundig bestuur is. Het bestuur zelf geeft regelmatig aan, onder meer in de kernwaarden, dit ook te willen zijn. Daarbij wordt soms de verwijzing gemaakt naar het niveau van een onafhankelijk bestuur zoals dat is weergeven in die bestuursmodellen waarbij het bestuur louter bestaat uit pensioenprofessionals. Dat is niet zo vreemd, gelet op het feit dat het fonds het ondernemingsfonds van de grootste pensioenuitvoerder is. Het roept wel de vraag op of het bestuur niet te hoge eisen stelt aan zichzelf en de partijen waaraan wordt uitbesteed. Het geschiktheidsplan van het fonds is volledig en ademt ook de ambitie uit de beste te willen zijn. Het enige wat niet wordt uitgewerkt in het geschiktheidsplan is hoe het bestuur wil omgaan met competenties die relatief het laagst zijn ontwikkeld, zoals luisteren en empathie. De visitatiecommissie begrijpt dat, maar geeft het bestuur in overweging de vraag op tafel te leggen of het zich wil ontwikkelen op die competenties waar het bestuur als collectief relatief laag op scoort, of dat het bestuur als team zodanig functioneert dat extra aandacht voor die competenties minder noodzakelijk is. Het bestuur heeft blijkens het geschiktheidsplan de ambitie om regelmatig een evaluatie te houden. De commissie constateert dat de zelfevaluatie in 2014 niet heeft plaatsgevonden. De commissie adviseert jaarlijks een evaluatiemoment in de jaarkalender op te nemen, zeker omdat het bestuur als gevolg van wisselingen aan de zijde van de werkgeversleden en verkiezingen aan de kant van de werknemersleden regelmatig van samenstelling wijzigt. Daarnaast maakt de jaarlijkse evaluatie van het bestuur als collectief en de individuele bestuursleden deel uit van de aanbevelingen van de Code Pensioenfondsen. Het bestuur heeft de ambitie om te komen tot een divers samengesteld bestuur en heeft zich zichtbaar hiervoor ingespannen toen het enige vrouwelijke bestuurslid het bestuur verliet in de loop van Het is tot op heden niet gelukt een nieuw vrouwelijk bestuurslid te benoemen. Wel kent het bestuur een bestuurslid dat ruim jonger is dan 40 jaar en is er ook in andere opzichten (professie en deskundigheid) sprake van verschillende invalshoeken in het bestuur. Hoewel de visitatiecommissie niet de indruk heeft dat er nu zaken verkeerd gaan omdat de bestuurssamenstelling niet voldoende divers is, is de visitatiecommissie wel van mening dat het verstandig is om te blijven proberen om bij voorkeur uiteindelijk twee vrouwen in het bestuur te krijgen. Ook dit is in lijn met de Code Pensioenfondsen /7/PPF APG/rapport/

12 2.5 Rol en positie belanghebbenden Het is mooi om te zien hoe het verantwoordingsorgaan (VO) in zijn rol telkens groeit. Dit jaar trof de visitatiecommissie een VO dat divers is samengesteld, goed met het bestuur samenwerkt, maar ook een eigen plan trekt. De laatste opleidingsdag heeft het verantwoordingorgaan duidelijk veel energie gegeven om zijn nieuwe taak als gevolg van de gewijzigde wetgeving met enthousiasme op te pakken. Na een jarenlange discussie heeft het bestuur besloten de notulen beschikbaar te stellen aan het verantwoordingsorgaan. Hierdoor is het voor het verantwoordingsorgaan makkelijker te volgen hoe de besluitvormingsprocessen binnen het bestuur verlopen. Het jaarwerkproces is vorig jaar niet goed verlopen. De belangrijkste reden hiervan was dat het verantwoordingsorgaan de stukken te laat of niet compleet aangeleverd kreeg. Het bestuur kon dit niet in alle opzichten vermijden, maar het VO heeft daar, zo vlak na zijn start in de nieuwe rol, veel last van gehad. Voor dit jaar zijn er goede afspraken gemaakt om het proces beter te laten verlopen. Het verantwoordingorgaan heeft de aandachtsgebieden verdeeld en zijn eigen agenda opgesteld. Het is prettig te constateren dat de vacature die er lange tijd was voor een van de twee plekken namens de werkgever nu is vervuld. De visitatiecommissie raadt de aan de werkgever te vragen om structureel na te denken over de opvolging bij zowel het verantwoordingsorgaan als het bestuur, want telkens blijkt dat de werkgever geruime tijd nodig heeft om vacatures voor werkgeversplaatsen op te vullen. Het vertegenwoordigd zijn in de communicatiecommissie ervaart het verantwoordingsorgaan nog steeds als een goede mogelijkheid om direct invulling te geven aan zijn taak met betrekking tot de communicatie van het fonds. Adviesaanvragen worden tijdig en in goed overleg aan het verantwoordingsorgaan voorgelegd. De relatie met sociale partners is goed. Zoals voor meerdere pensioenfondsbesturen geldt, blijft het ook voor dit bestuur af en toe een lastig gegeven dat besluitvorming van sociale partners rond nieuwe pensioenregelingen langzamer gaat dan dat het fonds zou willen. Door de Commissie Pensioenbeleid is er echter voor gezorgd dat er een goed contact met de werkgever is, waardoor de lijnen met sociale partners kort zijn. 2.6 Aansturing uitbestede processen De drie belangrijkste uitbestede processen zijn de pensioenadministratie, bestuursondersteuning en het vermogensbeheer. Het bestuur werkt samen met twee accountmanagers voor enerzijds het rechtenbeheer en anderzijds voor het vermogensbeheer. Uit de gesprekken is de visitatiecommissie gebleken dat de tevredenheid van het bestuur over de ondersteuning ten aanzien van het vermogensbeheer groter is dan die van het rechtenbeheer. Het bestuur ziet verbeteringen in vergelijking met eerdere jaren en op onderdelen is het bestuur ook hier zeker tevreden over. De ondersteuning op actuarieel /7/PPF APG/rapport/

13 en juridisch gebied wordt bijvoorbeeld als goed ervaren en dat geldt zowel voor de inhoud als voor de vorm. De (complexiteit van de) regeling en de wijzigingen die van buitenaf op het fonds afkomen en de beschikbare financiën voor de ondersteuning zullen zeker een rol spelen bij het feit dat APG op het terrein van rechtenbeheer niet altijd tijdig en foutloos kan leveren wat het bestuur wil. Het incident rondom de aangesloten onderneming EIB, waarbij een bijzondere bepaling onderdeel was van de pensioentoezegging, illustreert de kwetsbaarheid van rechtenbeheer als het gaat om registratie en uitvoering van bijzondere bepalingen. De visitatiecommissie vraagt zich af of het bestuur alle bijzondere bepalingen (en verplichtingen) goed in beeld heeft en adviseert het bestuur dit goed te inventariseren. Voorts verdient het aanbeveling dit soort bijzondere bepalingen naar de toekomst toe te vermijden, respectievelijk af te schaffen. De visitatiecommissie meent voorts dat de organisatorische ophanging van de accountmanager rechtenbeheer binnen de organisatie niet altijd helpt om gesignaleerde problemen snel en adequaat op te lossen. Kritisch zijn en zaken of prioritering afdwingen bij collega s blijft nu eenmaal lastig. De visitatiecommissie is er niet helemaal van overtuigd dat het terugbrengen van de kosten, een belangrijk streefdoel van het bestuur, gaat lukken. Dit is een onderwerp dat ook in eerdere visitaties aan de orde is gekomen. Het ligt besloten in de attitude van het bestuur om alles zo goed mogelijk te willen doen, veel te vragen en hoge eisen te stellen aan zichzelf, de ondersteuning en de uitvoering. Dit alles leidt zeker in combinatie met de schaalgrootte en de complexiteit tot veel kosten. De pensioenuitvoerder APG draagt het PPF een warm hart toe en is tevreden over de wijze waarop het bestuur zich van zijn taak kwijt. Dat is prettig en in de ogen van de visitatiecommissie ook terecht. Er is echter een zeker risico dat die houding omslaat als APG, wiens focus ligt bij de bedieningsconcepten voor de grotere fondsen, haar kracht anders zou willen inzetten. Dat zou tot andere eisen en wensen aan het eigen, maar kleine OPF, kunnen leiden. Het fonds kan mogelijk tussen hamer en aambeeld terecht komen. Het bestuur moet zich hiervan rekenschap geven. Het terugdringen van de kosten is al met al in onze ogen buitengewoon lastig, tenzij het bestuur kiest voor een andere koers, bijvoorbeeld voor een sterk vereenvoudigde regeling die weinig tot geen maatwerk vereist. Het bestuur doet er al verstandig aan met elkaar het gewenste serviceniveau vast te stellen en daar dan ook naar te handelen. Als de overall doelstelling een rapportcijfer 8 is, wat nog altijd een goed functionerend fonds dat aan alle eisen voldoet is, dan hoort daar een bijpassend kostenniveau bij. Indien het bestuur blijft streven naar een 10, hetgeen het in de ogen van de visitatiecommissie doet, dan moet het ook de consequenties daarvan accepteren. Die duidelijkheid is gewenst ook in de richting van de uitvoering. Zo ontstaat er dan ook helderheid, waarop accountmanagers en klantteam kunnen worden aangesproken /7/PPF APG/rapport/

14 De visitatiecommissie heeft begrepen dat in de loop van 2015, als opvolger van het contract uit 2007, zal worden gesproken over een aangepast contract voor het rechtenbeheer. De visitatiecommissie beveelt aan om dit traject door een externe te laten begeleiden. Vergelijking met de markt en objectivering is dan veel makkelijker te bewerkstelligen. Als het bestuur de juiste externe adviseur hierbij weet te betrekken, kan dat alleen maar leiden tot een win-winsituatie /7/PPF APG/rapport/

15 2.7 Risicomanagement De wijze waarop het bestuur het risicomanagement heeft vormgegeven staat beschreven in de ABTN. De ABTN geeft op goede en professionele wijze weer welke risico s het fonds loopt en van welke beheersmaatregelen het bestuur gebruik maakt. Het vormgeven en operationaliseren van het risicobeleid vindt plaats middels de risicomanagementcyclus. De IRM-rapportages en voorleggers zijn duidelijk en geven veel detailinformatie. De visitatiecommissie meent dat een kritische beschouwing van de rapportages geen kwaad kan. Dit laatste overigens vanuit het oogpunt van efficiency dan uit hoofde van gebrek aan informatie. Sinds enige jaren werkt het fonds met een onafhankelijke risicomanager. Bij de meeste andere pensioenfondsen die APG bedient, wordt de functie van de riskmanager door de pensioenfondsen zelf ingevuld. In de situatie van PPF is dat niet het geval. Dat brengt met zich mee dat het bestuur alert moet zijn dat de onafhankelijkheid te allen tijde kan worden geborgd. De visitatiecommissie ziet op dit moment geen reden om aan die onafhankelijkheid te twijfelen, maar wil toch dit signaal afgeven, omdat deze functie zeer cruciaal is en ook zo wordt ervaren. Dit vraagt extra alertheid van het bestuur /7/PPF APG/rapport/

16 3. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 3.1 Het bestuurlijke proces en bestuurlijke procedures De visitatiecommissie concludeert ook dit jaar dat het goed gaat met het PPF en het bestuur. Er staat in relatief korte tijd een team dat gewaagd is aan elkaar, goed samenwerkt en professioneel en deskundig is. Het bestuur steekt voldoende tijd in het besturen van het fonds en zijn eigen ontwikkeling en organiseert in toenemende mate countervailing power. De beleidsprocessen zijn in zijn algemeenheid adequaat ingericht. Wij noemen hier in het bijzonder het risicomanagement. Mogelijke verbeterpunten, die de visitatiecommissie hieronder aangeeft, kunnen niet afdoen aan onze conclusie dat het fonds er dankzij dit bestuur goed voorstaat. De visitatiecommissie ziet de volgende verbeterpunten: 1. Het expliciet maken van alle overwegingen in de besluitvorming die hebben geleid tot de omzetting van de pensioenen. Wij verwijzen hierbij naar onze opmerkingen over het omzetten van 65 naar 67 jaar. 2. De verhouding met het accountmanagement, in het bijzonder van het rechtenbeheer: Dit kent in de ogen van de visitatiecommissie een zakelijke kant, maar mogelijk ook een meer persoonlijke. De commissie raadt aan voor beide oog te hebben. 3. De taakverdeling in het bestuur, in het bijzonder de taak en rol van de commissies en het vermijden van overlap. Ook adviseert de visitatiecommissie, gelet op de tijdsinvestering van het bestuur, na te gaan of zonder verlies op inhoud, op termijn de communicatiecommissie kan integreren in een commissie pensioen- en communicatiebeleid. Wij menen dat het goed is de huidige situatie waarin de voorzitter(s) tevens voorzitter zijn van commissies kritisch te volgen. 4. Houd communicatiebeleid en -uitvoering hoog op de bestuursagenda, verbeteringen zijn nog steeds mogelijk. 5. Bezie of er onorthodoxe methodes zijn om de wens van het bestuur tot meer diversiteit te realiseren. 6. Ga na of de competenties waar het bestuur lager op scoort noodzakelijk zijn en trek hieruit conclusies voor het ontwikkel- en deskundigheidsbeleid. 7. Zet de evaluatie van het bestuur zelf en van de individuele bestuursleden op de jaarplanning. 8. Blijf externe deskundigen aantrekken waar dit kan, omdat dit de afhankelijk van het bestuur van de uitvoerder vermindert en meer en andere visies van buitenstaanders binnenbrengt /7/PPF APG/rapport/

17 3.2 De toekomst van het fonds. De visitatiecommissie constateert dat de discussie over de toekomst van het fonds leeft, en dat dit zeker in het lopende jaar onderwerp van gesprek en visievorming is in het bestuur als geheel. Dat steunt de visitatiecommissie van harte. Onze rapportage biedt, variërend van hoge kosten tot het eventueel niet volledig meer passen in het profiel van de uitvoerder, voldoende aanknopingspunten voor deze discussie. 3.3 De ambities van het fonds Het bestuur heeft hoge ambities (een 10) en slaagt er vaak in deze te realiseren. Dit op zichzelf positieve oordeel kent een keerzijde. Het leidt tot hoge kosten en onzekerheid over de service en ondersteuning die het bestuur wenst. De visitatiecommissie denkt dat een meer fundamentele bezinning op de ambitie nodig is. De visitatiecommissie verwacht dat zonder wijzigingen in de ambitie, de grote besparingen die het bestuur voor ogen heeft niet haalbaar zijn. Daarbij is het zonder een duidelijke opvatting over het gewenste serviceniveau, niet goed mogelijk om het contract over het rechtenbeheer te vernieuwen en beheersbaar te houden. De visitatiecommissie ziet dit als de kern van de opgave waar het bestuur voor staat en adviseert dit onderwerp spoedig ter hand te nemen, mede als basis voor het vernieuwde contract en de afspraken en de kosten die daarmee gemoeid zijn. Wij geven het bestuur hierbij in overweging de perfectie die zij nu nastreeft niet als enige uitgangspunt te nemen. 4. TOT SLOT De visitatiecommissie merkt nog op dat zij het fonds complimenteert met de wijze waarop het omgaat met het verantwoordingsorgaan. Op zijn beurt verdient ook het verantwoordingsorgaan complimenten voor de wijze waarop het zich kwijt van zijn nieuwe taak en werkt aan zijn ontwikkeling /7/PPF APG/rapport/

18 5. LIJST DOCUMENTEN PersoneelsPensioenfonds APG A. Fondsdocumenten 1. Statuten (en huishoudelijk reglement) 2. Pensioen reglement(en) 3. Actuariële en bedrijfstechnische nota (abtn)d.d. 4. Huishoudelijk reglement ( versie 3.0- concept) 5. Reglement Interne beroepsprocedure B. Jaarstukken 1. Jaarverslag Accountantsrapport Rapportage waarmerkend actuaris Rapportage compliance officer 2013/2014 C. Beleid en beleidsplannen (incl. studies) 1. Deskundigheidsplan 2. Geschiktheidsplan juli Notities converteren pensioenafspraken 65-67, met bijlagen 4. Beleggingsplan 5. PPF ALM 2014 met bijlagen D. Uitbesteding en monitoring 1. Contract uitbesteding administratie (SLM) 2. Contract uitbesteding vermogensbeheer (SLA) 3. SLA PPF APG en APG 4. 4 Kwartaal rapportages pensioenbeheer, 5. 4 Kwartaal beleggingen en 4 x dekkingsgraad monitor E. Communicatie 1. Communicatiebeleidsplan 2. Communicatiekalender 3. Startbrief en Eindbrief Voorbeeld UPO 5. Brochure pensioenregeling PPF 6. Website /7/PPF APG/rapport/

19 F. Notulen/verslagen/correspondentie 1. Notulen bestuursvergaderingen (laatste ) 2. Notulen vergaderingen van bestuurscommissies Notulen, adviezen en rapporten VO Correspondentie met DNB (hoofdlijn, fondsspecifiek) 5. Correspondentie met AFM (hoofdlijn, fondsspecifiek) 6. Notities, verslagen met betrekking tot vernieuwing uitvoeringsovereenkomst 7. Notities, verslagen rond uitbesteding pensioenuitvoering 8. Verslag/conclusies heidag 3 juli G. Voorbeelden 1. Vergaderset bestuursvergadering 27 november 2014, incl. nazendingen /7/PPF APG/rapport/