Procesverslag Reflect

Transcriptie

1 Procesverslag Reflect Bestemd voor Opleidster: Monique Dijkman Gemaakt door Student Jim Perk Datum en plaats: te Amsterdam Copyright 2009 Jim Perk Student aan de Hogeschool van Amsterdam: HES Hogeschool voor Economische Studies Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden. Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over dit document kunt u deze richten aan Jim Perk student aan de Hogeschool van Amsterdam: HES Hogeschool voor Economische Studies, afdeling Commerciële Economie voltijd

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 PERSOONLIJKE EIGENSCHAPPEN Betrouwbaar Aardig Individualistisch... 4 BIJDRAGE AAN HET PROJECT... 5 KENNIS EN VAARDIGHEDEN UIT DE WORKSHOPS, DE COLLEGES EN DE CONSULTEN... 6 Wat heb ik geleerd... 6 Wat vond ik nuttig... 6 Wat vond ik minder nuttig... 6 SAMENWERKING MET GROEPSGENOTEN... 7 Vergaderen... 7 LEERDOELEN EN VERWACHTINGEN ACCOUNTMANAGER... 9 Leerdoel... 9 Verwachtingen Accountmanager... 9 BEHAALDE COMPETENTIES Communiceren Ondernemend gedrag Samenwerken Resultaatgerichtheid Conclusie Tips and tops Procesverslag J.Perk Page 2 10/4/2010

3 I N L E I D I N G De afgelopen acht weken heb ik de Minor Identiteit, Reputatie en Branding gevolgd. Aan de ahnd van wokrshops, colleges, consulten en zelfkennis is er in twee verschillende reclamebureau s aan twee verschillende opdrachten gewerkt. De twee bureau s werden onderverdeeld in 3 afdelingen: account, strategie en creatie. Als groep hebben we verschillende trends in de retail beschreven en voor de Wereldwinkel een campagne beschreven. Het waren interessante opdrachten om uit te voeren. In dit verslag kunt u de beknopte versie van mijn ervaringen lezen. De onderwerpen die worden belicht zijn: Persoonlijke eigenschappen Bijdrage aan het project Kennis en vaardigheden van de colleges, workshops en consulten Samenwerking met groepsgenoten persoonlijke leerdoelen Ik wil iedereen die bijgedragen heeft aan de projecten en de colleges enorm bedanken voor hun inzet en hulp. Jim Perk Datum Procesverslag J.Perk Page 3 10/4/2010

4 P E R S O O N L I J K E E I G E N S C H A P P E N In dit stuk komt naar voren wat mijn persoonlijke eigenschappen zijn en hoe deze in een professionele context (communicatie en gedrag) naar voren zijn gekomen. Mijn eigenschappen: 1. Betrouwbaar 2. Aardig 3. Individualistisch 1. Betrouwbaar Om afspraken te maken en om de relatie met mensen te verbeteren dien je betrouwbaar te zijn. Men moet in jou geloven en jou vertouwen. Onder andere hierdoor kunnen relaties groeien en geoptimaliseerd worden. Als persoon wil ik dat mensen op me kunnen bouwen en vice versa. Ik ben een persoon die zegt wat hij doet en doet wat hij zegt. Hierdoor is er sprake van credibility en kan er aan een eventuele lange termijn relatie worden gewerkt. 2. Aardig Aardig is een persoonlijke eigenschap van mij omdat ik luchtig en humoristisch ben. Ik heb een luisterend oor, als iemand de tijd neemt om met mij in gesprek te gaan, dan zal ik ook luisteren. Dit kan plaatsvinden op school, werk, straat, etc. Ik wil graag niet onaardig worden gevonden, het is niet mijn bedoeling om narigheid of een wig te creëren. Echter voor mij blijft het belangrijkste, dat er efficiënt en doelmatig gewerkt wordt. Een slecht humeur is zelden een goede manier om dit te stimuleren. Ik relativeer heel wat dingen en maak gebruik van een luchtige en humoristische aanpak. Zo laat ik merken dat een situatie mezelf niet van mijn slag laat brengen. In blok 4 heb ik dit laten zien door onder elke situatie kalm en rustig te blijven. Gedurende de samenwerking met de verschillende afdelingen was er in week vier sprake van interne strubbelingen. De één reageerde wat feller dan de ander, dit was volgens de person in kwestie correct. Door mijn luchtige en humorisische aanpak/opmerkingen werd de situatie er wat milder op. Het had geen zin te bakkeleien terwijl er werk gezwoegd moet worden. 3. Individualistisch Ik ben in staat om werk goed uit te voeren zonder hulp van anderen. Ik heb geen begeleiding nodig en kom alleen goed uit de voeten. Ik probeer elk probleempje eerst zelf op te lossen (research doen) voordat ik naar een ander toestap voor (deskundig) hulp. Ik leg de focus niet op het probleem, maar eerder op de oplossing. Gedurende het project heb ik mijn hulp aan te strategisch team aangeboden. De opdrachten waarbij ik mijn steun verleende heb ik zelf gemaakt die vervolgens aan het strategisch verstuur opgestuurd (ter controle en verbetering). Procesverslag J.Perk Page 4 10/4/2010

5 B I J D R A G E A A N H E T P R O J E C T Het komende stuk zal over mijn activiteiten zijn gedurende het rapport en mijn activiteiten. Onder anderen het inhoudelijke deel van het einrapprt waar ik als student voor verantwoordelijk voor ben zal behandeld worden. Gedurende de samenwerking tussen de afdelingen heb ik vergaderingen bijgewoond, enquêtes afgenomen en regelmatig contact gehad met het team strategie. Meegedacht met medestudenten meegedacht over verschillende kwesties Getracht me open te stellen voor anderen Contactmomenten met strategie vond met namen plaats rond het behalen van de deadlines. Rond de deadlines heb ik regelmatig mijn hulp aangeboden en is die ook met open armen ontvanen. Ik heb het strategisch team steun verleend met betrekking tot de volgende onderdelen: Voorwoord Inleiding Conslusie Managementsamenvatting Conclusies marktonderzoek Communicatie De hierbovenstaande onderdelen heb ik niet zelf gemaakt, maar in samenwerkingsverband met het team strategie. Enkele onderdelen moesten nog compleet gemaakt worden, en andere onderdelen waren voor verbetering vatbaar (ander andere de conclusie en het gedeelte communicatie). Ik heb leden van het strategisch team feedback gegeven en aan de hand van zelfkennis en boeken de stukken verbeterd. Procesverslag J.Perk Page 5 10/4/2010

6 K E N N I S E N V A A R D I G H E D E N U I T D E W O R K S H O P S, D E C O L L E G E S E N D E C O N S U L T E N In het onderstaande stuk staat onder anderen mijn persoonlijke ervaringen met betrekking tot de workshops, de colleges en de consulten. Ik zal mijn mening over de behandelde stof geven en dit beoordelen als positief en/of negatief. Wat heb ik geleerd Wat mij vooral is bijgebleven van de colleges en de workshops is het gehele concepting en belevenis gebeuren. Deze tweetal onderwerpen heb ik voor het begin van blok 4 nog nooit behandeld. Nu zie ik deze onderwerpen als iets wat ik in de toekomst kan toepassen in een rapportage en de uitwerking daarvan. Door marketing van een andere kant te belichten betrap ik mijzelf soms, op het analyseren van merken en de cmmunicatie van bedrijven richting de consument. Verder vond ik de trends zoals die door de heer Muller en Sep in de colleges zijn beschreven wel handig. Je ziet bepaalde zaken dan in een breder perspectief. Deze trends zijn ook bruikbaar in het dagelijks leven, als je om je heen kent en in de omgang met de mens. Wat vond ik nuttig Ik ben van mening dat de colleges en de workshops aansloten op het project. Wij (het gehele team) kon het project wekelijks aanvullen met de behandeldde stof uit de colleges. Het was direct toepasbaar op het project. Verder waren niet alleen de workshops, maar ook de colleges interactief. Door dit element werd je als student en groep gedwongen om niet alleen passief te luisteren maar ook actief deel te nemen aan de lessen. Zo werd er bij de colleges van de heer v.d. Hof ons gevraagd om binnen 10 minuten een mediaplan voor Ikea te verzinnen. De daarvoor behandelde stof konden we direct toepassen waardoor de stof langer in ons hoofd blijft. We kregen theorie en tegelijkertijd ook een klein gedeelte praktijk. Verder vond ik de colleges belevenissen wel interessant. Er werd een hele andere kijk op marketing gegeven. Met een nieuwe bril werd er gekeken naar communicatie en marketing. Het was persoonlijk even wennen, maar toen de bril eenmaal op de juiste sterkte was, begreep ik het onderwerp belevenis ook en vond ik het een interessant onderwijp die ik in de toekomst zeker zal toepassen in situaties. Wat vond ik minder nuttig Persoonlijk vond ik alles nuttig, de colleges, workshops en consulten vormden één geheel. Alledrie waren nodig om tot een succesvol resultaat te komen. Procesverslag J.Perk Page 6 10/4/2010

7 S A M E N W E R K I N G M E T G R O E P S G E N O T E N Wat is het groepsproces verlopen, wat kon beter, zijn de afspraken negaleefd, etc. Dit zijn allemaal onderdelen waaruit blijkt of de smanewerking goed is verlopen en geeft aan wat beter kon. In de onderstaande alinea s kunt u lezen hoe dit allemaal is verlopen. In dit blok was de samenwerking met de verschillende afdelingen van essentieël belang. Door een goede samenwerking wordt er immers meer bereikt dan wat de deelnemer ooit afzonderlijk zou kunnen bereiken. De vier criteria voor een goede samenwerking zijn: - Je moet in goed overleg bepalen wat het gezamenlijke doel is. - Zorg ervoor dat iedereen met elkaar in verbinding is. - Zorg voor een goede taakverdeling - Zorg dat er duidelijke afspraken worden gemaakt. Samenwerken zonder goed overleg is nauwelijks mogelijk. Het is van groot belang dat je op één lijn met elkaar zit, dit kan door de doelen goed te formuleren. Communicatie is natuurlijk belangrijk om het doel goed te formuleren, om je ideeën over te brengen aan een ander. Veder moet je met elkaar gaan bespreken wie wat gaat doen en wanneer, duidelijke afspraken. Door duidelijke afspraken kan je aan het eind nog tijd overhouden om eventueel de gemaakte opdrachten enigszins nog te wijzigen. Persoonlijk heb ik bijgedragen geleverdaan een goede samenwerking door respectvol te zijn, ongevraagd hulp aan te bieden bij te drgane aan een goede sfeer. Er werd een plan van aanpak gemaakt en van elke bijeenkomst werden notulen gemaakt waardoor iedereen goed op de hoogte bleef van wat er gebeurde en van wat er nog moest gebeuren. Het plan van aanpak was binnen de gestelde deadline af. De onderdelen van het plan van aanpak werden verdeeld en vervolgens afzonderlijk op bscw geplaatst. Ieder lid van het account team heeft de onderdelen doorgenomen en voorzien van feedback. De aanpassingen zijn vervolgens doorgevoerd. Door goed overleg, doel opstellen en informatie te delen, kan je een heel eind komen tot het slagen van je opdracht en het afleveren van de gevraagde producten. Het samenwerken vond ik wel prettig, vooral als je zelf ook wat inbrengt. Het prettigst vond ik het maken van opdrachten, vooral als het af was en binnen de gestelde termijnen. De afspraken in het contract zijn in eerste instantie niet nageleefd. Het strategisch team haalde bepaalde deadlines niet, er is toen regelmatig op een onconstructieve wijze met het strategisch team gesproken. Eenmaal ingezien dat ruzie maken ons niet verder brengt, is er besproken om 1 koers te varen en elkaar aan te spreken volgens de feedback regels. Vergaderen Tijdens het samenwerken moeten er beslissingen worden genomen en moeten de taken worden verdeeld, dit kan op verschillende manieren. De beste manier is volgens mij door middel van Procesverslag J.Perk Page 7 10/4/2010

8 een vergadering. Bij het vergaderen gaat het om het luisteren naar wat iemand zegt, het meedenken en actief luisteren, het noteren van belangrijke zaken op zwart-wit. Vergaderen doen we met het kwartaalteam bij het consult. Voor een goede vergadering moet je jezelf goed voorbereiden, denk aan wat je wilt vertellen. Door het missen van de vooraf verstuurde vergaderpunten kon ik mij tijdens vergaderingen moeilijk uiten. IK ben een persoon die zich moet voorbereiden voor iets, en niet on the spot kan reageren op gebeurtenissen. Als vooraf duidelijk is wat er wordt besproken, dan kan ik mentale koers uitstippelen. Bij elke vergadering was er een notulist aanwezig die de gemaakte afspraken noteert en ieder teamlid op de hoogte stelt via de mail. Dit was belangrijk zodat er geen conflicten optraden betreft de gemaakte afspraken en het is belangrijk voor de mensen die afwezig waren zodat zij toch weten wat er is afgesproken. Een andere taak van de notulist is het maken van een Besluit & Actie lijst, dit hebben wij bijna niet gedaan, omdat de notulen uitgebreid genoeg waren. Procesverslag J.Perk Page 8 10/4/2010

9 L E E R D O E L E N E N V E R W A C H T I N G E N A C C O U N T M A N A G E R Aan het einde van het derde blok heb ik voor mezelf leerdoelen vastgesteld en heb ik aangegeven welke rol ik wil vervullen in het gehele team, mijn keuze was gevallen op accountmanager. Hoe dit mij is bevallen en in hoeverre ik mijn leerdoelen heb behaald wordt in dit gedeelte behandeld. Leerdoel Mijn leerdoel voor het vierde blok: meer op de voorgrond staan, heb ik naar mijn mening niet behaald. Ik was afwachtend, dit kwam mede door de grootte van het accountteam. Als er 2 mensen in het accountteam bijvoorbeeld het initiatief nemen, dan blijft er voor de rest niets over. Ik heb twee keer wel op de voorgrond gestaan. Dit vond plaats tijdens een ingelaste vergadering in week 5 in de kantine. Ik heb toen wel degelijk het voortouw genomen, dit kwam mede doordat de overige teamleden afwachtend waren en weinig tot geen idee hadden van het te maken werk. In de toekomst zal ik meer verantwoordelijkheid nemen, ik zal mijn nek wat vaker moeten uitsteken en vrijwillig de leiding nemen over projecten of taken. Daar komt bij dat gezegde: geen woorden maar daden van kracht moet zijn. Ik ben een persoon die zich sowieso aan mijn beloftes houd en doe wat ik gezegd heb. Verwachtingen Accountmanager Mijn verwachtingen van het accountteam zijn gedeeltelijk uitgekomen. Er was inderdaad contact tussen en de klant an het strategisch team. Ik had er toch wat meer van verwacht, met name betreft het contact met het strategisch team. Het accountteam diende een bulk aan informatie te verzamelen en dit tot een minimum inkorten en dit doorspelen aan het strategisch team. Dit gebeurde niet, omdat het strategisch team zelf het intitiatief nam om dit te doen. Verder door de grootte van het accountteam werden de mogelijkheden van de teamleden om initiatief te nemen beperkt. Andere te verwachtte taken van accountteam zoals budget controle, overzicht houden en als eindredactie fungeren zijn wel uitgekomen. Procesverslag J.Perk Page 9 10/4/2010

10 B E H A A L D E C O M P E T E N T I E S De competenties van het afgelopen semester zijn: vakkundigheid, communiceren, ondernemend gedrag, samenwerken en resultaatgerichtheid. In hoeverre ik ben gegroeid in mijn ontwikkeling per competentie kunt u hieronder lezen. Vakkundigheid een onderdeel van het pan van aanpak was complexe vraagstukken verdelen i deelaspecten. Hier heb ik mijn steentje bijgedragen door te kijken naar wat relevante informatie was voor de voortzetting van het project. Bij de enquete heb ik ook mijn steentje bijgedragen, en dan name bij de formulering van de vragen, vragen die relevant waren en betrekking hadden op de probleemstelling heb ik met medestudenten eruit ''geplukt''. Als laaste voorbeeld wil ik de strategie naar voren halen. Bij het bepalen van de strategie is het conceptueel en innovatief vermogen van belang. Een nieuwe koers bedenken voor de WW is makkelijker gezegd dan gedaan, want het hele verslag is van de strategie afhankelijk. Uiteindelijk zijn verschillende strategien tegen elkaar afgewogen, en is uiteidnelijk gekozen voor de stratgie die het beste aansluit bij de WW. Zwak: - Ik vergeet nogal vaak echt tegenargumenten te noemen. Ook als ik iets moet beoordelen houd ik te weinig rekening met de bestaande tegenargumenten. Sterk: - Ik haal altijd alleen maar conclusies uit de gevonden resultaten. Als de resultaten naar mijn mening niet helemaal kloppen, ga ik er geen mogelijke conclusie uit halen. Mijn conclusies zijn altijd gebaseerd op weergegeven feiten. Communiceren Communnicatie was gedurende het gehele project uiteraard van wezenlijk belang. Een ieder dient te weten wat er moet gebeuren en wat de stand van zaken zijn o een bepaald moment. Inlevingsvemogen en overtuigen kwam bij het bepalen van de strategie van pas. Het ging hier om brainstormen, naar elkaar lusteren en een ander proberen te overtuigen van jou strategie. Vooral het brainstormen was belkangrijk, hier ging het om creatief denken en het luisteren naar elkaar, want geen enkel voorstel werd direct teniet gedaan. Tijdens dit blok heb ik constant proberen te luisteren en begrip te tonen naar anderen voor hun standpunt. Ije kunt jezelf niet altijd gelijk geven en je vastklampen aan je eigen standpunt. Je moet jezelf er ook af en toe bij neerleggen en een ander zijn gelijk geven door begrip te tonen voor zijn positie en motieven. Dit kwam met name voor tijdens het maken van het project en vergaderingen waarin bepaalde discussies plaatsvonden. Zwak: - Mondelinge communicatie met een groot publiek is voor mij altijd wat lastiger dan een één-op-één gesprek. Dit heeft meer te maken met dat ik mij redelijk snel terugtrek als er druk mondeling wordt gecommuniceerd. Hierdoor worden er wel eens dingen afgesproken waar ik het toch niet helemaal mee eens ben, maar doordat ik niks zei in het gesprek dat niet wordt gehoord door anderen. Procesverslag J.Perk Page 10 10/4/2010

11 Sterk: - Ik beschik over een grote hoeveelheid respect voor anderen, en zal mij niet snel negatief over iemand uitspreken zonder dat die persoon erbij is. Feedback geef ik graag op de persoon zelf. Ondernemend gedrag Ondernemend gedrag heb ik dit blok bij vlagen getoond. Ik heb ongedraagd acties ondernomen, zoals onderdelen van het plan van aanpak gemaakt en delen van het strategisch team gemaakt en naar hun vertsuurd. Zwak: - Ik pas vaak te laat mijn handelswijze aan als de situatie daar eigenlijk al eerder om had gevraagd. Sterk: - Ik voorzie vaak problemen en probeer zoveel mogelijk zelf oplossingen te zoeken voor die problemen. Ik zal niet snel anderen raadplegen totdat ik alle mogelijkheden tot oplossingen doorgewerkt heb. Samenwerken Ik heb gedurende de proftaak prettig met mijn medestudenten samengewerkt. dit doordat er vanaf de start duidelijke afspraken werden gemaakt betreft resulatten, dealines en werkwijze. uiteraard kwam het voor dat een eamlid zich niet hield aan de gemaakte afspraken, Ook heb ik bijgedragen aan de sfeer en toonde ik wel belangstelling naar mijn teamgenoten door te vragen waar ze mee bezig waren (met het project), maar daarnaast vroeg ik ook bijvoorbeeld of ze een mooi weekend hadden gehad. Zwak: - Ik plan mijn reistijd meestal te krap, waardoor ik net op tijd of te laat op afspraken arriveer. Sterk: - Ik zorg vaak dat er een rustige, ontspannen en gezellige sfeer heerst in de groep. Vooral omdat ik heb gemerkt dat daaruit de beste resultaten voortvloeien, en omdat ik niet tegen haat en nijd binnen een groep kan. Resultaatgerichtheid Gedurende het eerste en tweede blok heb ik resultaatgericht gericht gewerkt. dit heb ik kunnen bewerkstelligen door: planmatig te werken en actie te onderneme. De stukken waarvan was afgesproken dat ik die zou maken heb ik binnen de deadlines gemaakt. Zwak: - Hoe langer de opdracht hoe minder ik mij aan de planning houd, opdrachten zijn wel op tijd af, maar ik heb liever dat ik 1 of 2 dagen voor de planning de taak afrond. Ik hou weinig rekening met tijd is geld. Ik doe alles op een rustige en ontspannen manier. Sterk: - Ik wil altijd het beste van het beste resultaat. En daarom doe ik er liever wat langer over en dat het goed is dan andersom. Procesverslag J.Perk Page 11 10/4/2010

12 C o n c l u s i e De gehele opdrcaht, de ondersteunende colleges, workshops e consulten zin mij bevallen en ik kan deze Minor zeker aanraden aan de toekomstige studenten. Ik ben zelf tevreden over mijn handelingen en zoals ik kan opmaken uit de feedback die ik van mijn teamgenoten heb gekregen, waren hun ook wel tevreden over mij. Ze hadden weinig op te merken tijdens de besprekingen van de formulieren die we toen moesten invullen. Het enige waar ze me wel op wezen was dat ik wat duidelijker in mijn standpunten moet zijn, daar moet ik dan wel aan gaan werken. Ik moet gewoon veel duidelijker/directer naar ze zijn. Ik moet gewoon niet om het standpunt heen draaien, gewoon direct laten weten wat ik nou precies bedoel. Dan weten mijn teamgenoten ook tenminste waar ze aan toe zijn. Met het resultaat van het rapport ben ik uiteindelijk tevreden mee. En ik weet dat mijn team daar hetzelfde over denkt. Ik denk dat we als groep goed met elkaar overlegd hebben wat we allemaal moesten doen en welke stappen we hiervoor zouden ondernemen. En iedereen heeft die taken goed uitgevoerd dus heeft dat tot het gewenste resultaat geleid. Het werken aan het rapport is zeer plesant op mij overgekomen. De team bestond zowel uit doeners en denkers. We vulden elkaar goed aan, iemand die dacht spoorde een ander persoon wee aan om iets te doen/ondernemen. hierdoor was er van een juiste samenstelling en vulden we elkaar aan. Wat volgende keer beslist anders moet is het houden aan de deadlines en de sancties die daarop staan. het contract is niet echt negeleefd, hierdoor konden teamleden ook niet bestraft worden op het niet houden aan de punten die in het contract zijn opgenomen. Door het niet halen van alle deadlines zijn we wat in tijdsnood gekomen. door tijdsnood worden stukken wat sneller goedgekeurd en worden bepaalde punten over het hoofd gezien. de neiging om bepaalde delen af te raffelen was groot, zo was de spellingscontrole niet helemaal juist uitgevoerd. T ips and tops Mijn tips voor mezelf en anderen: - De planning is het grootste middel wat je kan redden en wat je kan breken. Meer aandacht besteden aan de planning - Teamwork is ook heel belangrijk. Sommige punten waren goed op elkaar afgestemd wat niet voor een vertraging zorgte. - Afspraken nakomen is iets dat zeker moet gebeuren. Dit is bij ons ook wel eens mis gegaan. Dit moet ook zeker niet onderschat worden. Procesverslag J.Perk Page 12 10/4/2010