Instructie legalisatie- en verificatieprocedure Nederlandse vertegenwoordigingen in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek

Transcriptie

1 BUZ Instructie legalisatie- en verificatieprocedure Nederlandse vertegenwoordigingen in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek 24 augustus 2000/Nr. DPC/CJ 221 De Minister van Buitenlandse Zaken, Besluit: Artikel 1 Voor de werkwijze inzake legalisatie en verificatie in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek geldt de als bijlage bij dit besluit gevoegde instructie. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 september Dit besluit wordt met de bijlage in de Staatscourant gepubliceerd. De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze, de waarnemend Directeur-Generaal Europese Samenwerking, P.P. van Wulfften Palthe. Bijlage Instructie van de Minister van Buitenlandse Zaken van 24 augustus 2000 inzake de werkwijze ten aanzien van de legalisatie- en verificatieprocedure ten behoeve van de Nederlandse vertegenwoordigingen in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek Op 7 maart 1996 wees de Minister van Buitenlandse Zaken de landen Ghana, Nigeria, Pakistan, India en de Dominicaanse Republiek aan als probleemlanden op het gebied van het schriftelijk bewijs. Dit houdt in dat alle documenten die vanaf 1 april 1996 bij de Nederlandse vertegenwoordigingen in deze landen ter legalisatie worden aangeboden, verplicht inhoudelijk geverifieerd moeten worden. De maatregel is genomen toen duidelijk werd dat een groot deel van de in voornoemde landen afgegeven documenten vals, vervalst of inhoudelijk onjuist was. Dit is een ernstig probleem voor de waarborg van de juiste gegevens in de registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsadministratie en de vreemdelingendiensten. De maatregel tot verplichte verificatie is begin 1998 geëvalueerd en effectief bevonden. Hieronder volgt thans de instructie inzake de legalisatie- en verificatieprocedure voor de Nederlandse vertegenwoordigingen in bovengenoemde landen. 1. Begrippen (zie ook bijgevoegd schema: bijlage) 1.1 Vals Een document is vals als het in zijn totaliteit is nagemaakt of volledig verzonnen. 1.2 Vervalst Als er in een document een gegeven (welk gegeven dan ook) onbevoegd is veranderd, dan is dat document vervalst. Uitgangspunt is dat een document door de bevoegde autoriteit in de juiste vorm en met de juiste inhoud wordt afgegeven. Als er na de datum van afgifte door een onbevoegde iets in de bestaande gegevens is veranderd, dan noemen we het een vervalsing. Het kan ook voorkomen dat er gegevens worden weggelakt of geradeerd. 1.3 Niet rechtsgeldig naar lokaal recht a. Procedures niet op de juiste wijze gevolgd In Ghana geldt bij dubbele registratie dat de eerste registratie geldig is. Alle latere registraties zijn naar lokaal recht niet geldig en de documenten gebaseerd op deze latere registraties kunnen dus niet gelegaliseerd worden. Ook kan het zijn dat de voorgeschreven procedure niet op de juiste wijze of niet volledig is gevolgd. Het document dat op deze manier tot stand is gekomen is dan niet rechtsgeldig naar lokaal recht. Voorbeeld: Voor een late entry is rechterlijke toestemming vereist. Uit het register van geboorten blijkt op geen enkele manier dat die toestemming aanwezig is. b. Geldigheid verstreken Een document kan ook een bepaalde periode geldig zijn. Is de termijn verstreken dan is het niet meer geldig naar lokaal recht. Voorbeeld: een verklaring van ongehuwd zijn is in Nigeria slechts drie maanden geldig. De verklaring dient dan ook binnen drie maanden na de datum van afgifte bij de post ter legalisatie te worden ingediend. c. Onbevoegd afgegeven/opgemaakt Een document is onbevoegd opgemaakt of afgegeven als de afgevende ambtenaar in kwestie niet bevoegd was om dat te doen. Als voorbeeld kan dienen de functionaris die niets mag verklaren over geboorten die vóór een bepaalde tijd hebben plaatsgevonden en hij doet het toch. Het kan ook zijn dat het register is gemanipuleerd (geboorteregistratie aan toegevoegd) en op basis daarvan is een afschrift of uittreksel afgegeven. d. Administratieve fout Er is sprake van een administratieve fout als een ambtenaar/functionaris iets verkeerd heeft gedaan. Als bij controle blijkt dat bepaalde kolommen in het afschrift/uittreksel niet zijn ingevuld, terwijl ze in het register wel zijn ingevuld, dan komt het document niet overeen met de registers. Het kan voorkomen dat een stempel of handtekening ontbreekt op het afschrift/uittreksel. Vaak is dan sprake van een administratieve fout, oftewel de ambtenaar in kwestie heeft iets vergeten/verkeerd gedaan. Indien een document deze gebreken vertoont dient de aanvrager in eerste instantie in de gelegenheid te worden gesteld om de administratieve fout door de bevoegde functionaris te laten corrigeren. Indien betrokkene geen correctie wil laten uitvoeren, moet het document voor legalisatie worden geweigerd. Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 1

2 1.4 Gerede twijfel omtrent de juistheid van de inhoud a. Juistheid van de inhoud is niet controleerbaar Een gegeven is niet controleerbaar als er op geen enkele manier iets over de betreffende persoon kan worden vastgesteld. Dit komt met name voor bij late entries. Voorbeelden: Er is geen enkele bron aanwezig en dus kan de inhoud niet worden bevestigd. Er zijn wel bronnen aanwezig, maar daarin worden de persoonsgegevens van de aanvrager niet weergegeven (bijvoorbeeld: de naam van betrokkene komt wel in een schoolregister voor maar er is geen geboortedatum) In het geval dat betrokkene zelf te weinig informatie bij indiening van de aanvraag heeft verstrekt (en ook niet meer gegevens wil verstrekken), maar heeft aangegeven dat hij zijn aanvraag toch wil laten behandelen, kan legalisatie tevens op grond van de oncontroleerbaarheid van gegevens worden geweigerd. b. De schriftelijke onafhankelijke bronnen leveren tegenstrijdigheden op Er bestaat gerede twijfel omtrent de inhoud van een document als de schriftelijke onafhankelijke bronnen andere gegevens vermelden dan de gegevens in de voor legalisatie overgelegde akte. c. Verklaringen leveren tegenstrijdigheden op Verklaringen van naaste familieleden kunnen veel gewicht in de schaal leggen en er voor zorgen dat er gerede twijfel ontstaat omtrent de inhoud van een document. Voorbeeld: Tijdens een interview verklaren zowel de moeder als de oma van een kind dat het kind niet in Islamabad, maar in Rawalpindi is geboren. Indien er door meerdere personen uit de directe omgeving van betrokkene tegenstrijdige informatie met betrekking tot bijvoorbeeld de geboortedatum van betrokkene wordt gegeven, kan dit tevens leiden tot gerede twijfel omtrent de juistheid van de geboortedatum. Legalisatie is in dat geval dan ook niet mogelijk. N.B. Authentiek/Niet authentiek Volgens het Nederlands bewijsrecht is een buitenlands brondocument nooit authentiek. Deze term moet dan ook niet gebruikt worden in correspondentie. We spreken in dit geval van een bevoegd afgegeven brondocument. Een buitenlands document kan door een Nederlandse rechter wel worden gelijkgesteld met een Nederlandse authentieke akte. 2. Begrip legalisatie 2.1 Wat is legalisatie? Met betrekking tot legalisatie bestaat (nog) geen algemene wettelijke regeling. (Daaraan wordt op dit moment wel gewerkt door DJZ/BR en DPC/CJ). Op geen enkele plaats in het Nederlandse recht is te vinden wat precies onder legalisatie moet worden verstaan. Het begrip legalisatie is derhalve wettelijk niet gedefinieerd. Legalisatie is een ondertekende verklaring van een daartoe aangestelde ambtenaar of functionaris omtrent de identiteit en de bevoegdheid van de persoon die een stuk heeft voorzien van zijn handtekening (eventueel kan dat ook met betrekking tot het zegel of stempel op het stuk) (blz. 22, Legalisatie en verificatie van documenten, VUGA). Met andere woorden, we controleren niet alleen de handtekening maar ook de bevoegdheid van de functionaris die het document heeft afgegeven. Het toetsingsmateriaal (handtekeningen en bevoegdheden legalisatieambtenaren van lokale Ministerie van Buitenlandse Zaken) dient aanwezig te zijn op de post. Tevens moet dit materiaal up-to-date zijn. 2.2 Doel van legalisatie Het doel van legalisatie is simpel gezegd het stuk bruikbaar maken voor het rechtsverkeer in een ander land. Als we echter wat verder kijken, dan zien we dat het erom gaat dat het voor de ontvangende autoriteit mogelijk is een stuk te accepteren zonder dat hij de afgevende autoriteit kent. De ontvangende autoriteit moet rechtszekerheid hebben/krijgen over het document waaraan hij een rechtsgevolg moet geven. Legalisatie van buitenlandse documenten heeft het bewijsrechtelijke gevolg dat de documenten waarop de legalisatie wordt geplaatst, binnen de Nederlandse rechtsorde bewijskracht krijgen. Die bewijskracht geldt in al die gevallen waarin naar Nederlands recht overlegging van gelegaliseerde documenten voorgeschreven of van belang is. De bewijskracht heeft dan betrekking op het feitencomplex dat uit de documenten blijkt. Omgekeerd heeft een weigering van legalisatie het gevolg dat buitenlandse documenten waaraan de legalisatie is onthouden, bewijskracht missen en als zodanig binnen de Nederlandse rechtsorde in feite waardeloos zijn. Een beslissing tot legalisatie van de Nederlandse overheid kan worden gezien als een waarmerk waardoor buitenlandse documenten waarop het waarmerk is geplaatst in de Nederlandse rechtsorde bruikbaar worden, en wordt geacht rechtsgevolgen te (kunnen) hebben. Een beslissing omtrent de legalisatie is dan ook een rechtshandeling van publiekrechtelijke aard. 2.3 Grondslag van legalisatie Grondslag van de bevoegdheid tot legalisatie is het soevereine gezag van een staat over zijn eigen territoir. Hetzelfde soevereine gezag houdt ook de bevoegdheid tot een voorafgaand verificatieonderzoek in. Of ook daadwerkelijk onderzoeken kunnen worden uitgevoerd in het buitenland is afhankelijk van de toestemming van de betreffende buitenlandse autoriteiten. Uitgaande van het bestaan van genoemde bevoegdheid wordt aangenomen dat die bevoegdheid, als uitvloeisel van de zorg voor het internationale documentenverkeer en de internationale betrekkingen, berust bij de Minister van Buitenlandse Zaken. 2.4 Beveiliging legalisatiestempels/handtekening Legalisatiestempels Om te voorkomen dat legalisatiestempels worden nagemaakt of onrechtmatig gebruikt, spreekt het voor zich dat de stempels alleen door bevoegde personen worden gebruikt. Daarnaast moeten de stempels na gebruik worden opgeborgen in de kluis. Handtekening De persoonlijke veiligheid van de ambassade- of consulaatmedewerkers vormt op enkele posten een serieus probleem. Ter bescherming van de functionaris die een weigeringsbeschikking ondertekent, is het derhalve Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 2

3 mogelijk om in plaats van het vermelden van de functie, volledige naam en handtekening te volstaan met de vermelding van een functie (bijv. Hoofd Consulaire Zaken) met een paraaf. Wel moet zijn verzekerd dat intern kenbaar blijft wie de (negatieve) beschikking heeft geparafeerd. Uiteraard moet degene die ondertekend heeft, hiertoe bevoegd zijn (mandaatregeling). 2.5 Legalisatie lokale Ministerie van Buitenlandse Zaken Het komt voor dat het lokale Ministerie van Buitenlandse Zaken een legalisatiestempel gebruikt met de zinsnede the Ministry is not responsible for the contents of this document. Documenten met deze tekst mogen niet in behandeling worden genomen. Aangezien de lokale autoriteiten geen verantwoordelijkheid willen nemen voor de inhoud van hun eigen documenten, hoeft Nederland die verantwoordelijkheid ook niet te nemen. 3. Aanvraag legalisatie 3.1 Aanvraagformulieren Het aanvraagformulier is de basis voor het verificatieonderzoek. Daarom is het zo belangrijk dat dit formulier volledig en nauwkeurig door de aanvrager wordt ingevuld en met ondersteunende informatie wordt aangeboden tezamen met de te legaliseren documenten. Als de aanvrager alle relevante gegevens heeft verstrekt (gevraagd en ongevraagd), waarmee de overheid bevestiging kan krijgen van de in de documenten aangegeven (rechts)feiten, dan zal in de regel het verificatieonderzoek snel kunnen worden voltooid. Het is aan betrokkene om zoveel mogelijk bewijsstukken over te leggen of ijkpunten aan te geven aan de hand waarvan zijn geschiedenis kan worden vastgesteld of gecontroleerd en die de (rechts)feiten bevestigen of ondersteunen. N.B. De aanvrager dient zelf, bij de Nederlandse instantie waarvoor de documenten benodigd zijn, na te gaan welke documenten er gelegaliseerd moeten worden. 3.2 Inhoud aanvraagformulieren De inhoud van de aanvraagformulieren in de vijf probleemlanden is hetzelfde. Het formulier kan worden onderverdeeld in: checklist, general information concerning the application, information on person (for each person involved, an application form should be filled in. For example: 1 x marriage certificate, 2 x information on person), non marriage certificate/declaration, marriage certificate, dissolution certificate, death certificate. Aan de hand van de checklist kan de post onder andere zien of er reeds eerder een aanvraag is gedaan. Het belang van het overleggen van de goede stukken op het juiste moment blijkt o.a. uit een uitspraak van de rechtbank te s-gravenhage van 29 december 1993, waarin wordt bepaald dat wanneer iemand een optieverklaring heeft afgelegd ter verkrijging van het Nederlanderschap en later blijkt dat het bij de optie overgelegde uittreksel uit het geboorteregister vals, vervalst of inhoudelijk onjuist was, dan moet worden aangenomen dat de optie zonder rechtsgevolgen is gebleven. Oftewel de persoon in kwestie wordt geacht nooit de Nederlandse nationaliteit te hebben verkregen. Daarbij heeft de rechtbank vervolgens bepaald dat elke andere akte, die wel juist is, maar die niet bij het afleggen van de optieverklaring is overgelegd, buiten beschouwing kan blijven. Indien wordt aangetoond dat een document vals, vervalst of inhoudelijk onjuist is dan wel niet rechtsgeldig naar lokaal recht, is de Nederlandse administratie bevoegd daaraan consequenties te verbinden. Later overgelegde documenten, die eventueel wel in orde zijn, mogen buiten beschouwing blijven. 3.3 Toelichting bij het aanvraagformulier Brochure Algemene informatie ten aanzien van de verificatie- en legalisatieprocedure Instructie voor het invullen van de aanvraagformulieren 3.4 Wie kan een aanvraag indienen? Betrokkene zelf. Dit mag zowel in persoon als schriftelijk Via een gemachtigd familielid/kennis. Hiervoor is een volmacht noodzakelijk Via een advocaat N.B. Indien de aanvrager een advocaat inschakelt, verloopt alle correspondentie altijd via deze advocaat. Brieven van de lokale tussenpersoon dienen niet inhoudelijk te worden beantwoord. Volstaan kan worden met een brief waarin wordt vermeld dat correspondentie via de advocaat van betrokkene dient te verlopen. 4. Beoordelen verzoek tot legalisatie 4.1 Controleren van de aanvraagformulieren Een post dient alleen een volledige aanvraag in behandeling te nemen. Indien een aanvraag per post wordt ontvangen, maar niet volledig is, dient een kopie van het aanvraagformulier retour te worden gezonden met daarbij een brief waarin een termijn wordt gesteld waarbinnen de aanvrager de aanvraag kan aanvullen. De originele stukken van de aanvraag dienen op de post te worden aangehouden. Indien de aanvraag onvoldoende wordt aangevuld of de gestelde termijn ongebruikt verstrijkt, zendt de post na de in de brief gestelde termijn aan de aanvrager het besluit houdende de weigering om de aanvraag in behandeling te nemen. Bij dit besluit worden de originele stukken van de aanvraag geretourneerd aan de aanvrager. Indien aan de balie een onvolledige aanvraag wordt ingediend, kunnen de stukken direct worden teruggegeven met het verzoek de aanvraag aan te vullen. Indien de aanvrager wenst dat de reeds overgelegde stukken worden aangehouden, dient de hiervoor beschreven procedure te worden gevolgd waarbij de aanvrager schriftelijk een termijn wordt gesteld. Indien betrokkene aangeeft niet over meer gegevens te beschikken, kan de aanvraag slechts in behandeling worden genomen als hij hiervoor tekent. Vgl. paragraaf 7.4: Het ontbreken van een geboorteakte bij indiening van de aanvraag leidt tot het buiten behandeling stellen van de aanvraag. 4.2 Controleren van documenten a. Marginale toetsing van de vorm en het uiterlijk van het document. Bij het goed bekijken van een document kunnen vaak al afwijkingen worden geconstateerd. Als regelmatig documenten van een bepaald land worden Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 3

4 bekeken, vallen vreemde dingen snel op. Dit kan bijvoorbeeld zijn: De handtekening van de afgevende autoriteit is misschien wat bibberig of wijkt af (veel groter of kleiner dan anders); Verschillende kleuren stempelinkt gebruikt; Stempels van verschillende instanties waarbij exact dezelfde stempelinkt is gebruikt; Een stempel is heel onduidelijk; De kleuren van het document wijken af van het bekende; De vorm wijkt af; In de voorbedrukte tekst van het document staan spel- of drukfouten. b. Komen de persoonsgegevens op het te legaliseren document overeen met die op het aanvraagformulier? c. Zijn de documenten gelegaliseerd door het lokale Ministerie van Buitenlandse Zaken (uitzonderingen daargelaten)? d. Is het document rechtsgeldig naar lokaal recht? (Bijv. indien een verklaring van ongehuwd zijn naar lokaal recht slechts drie maanden geldig is, dient het document na deze termijn niet door de ambassade ingenomen te worden) Aan aktes van de burgerlijke stand kunnen geen eisen worden gesteld. De lokale autoriteiten bepalen de vorm en inhoud. Als er in een akte echter een bepaalde ruimte is gereserveerd voor de invulling van bepaalde (persoons)gegevens en dit niet door de lokale autoriteit is gedaan (bijv. Pakistaanse geboorteakte: geen naam moeder ingevuld), dient dit te geschieden voordat de aanvraag in behandeling wordt genomen. Indien een akte van de lokale burgerlijke stand wordt aangeboden en de lokale functionaris bij een keuzemogelijkheid (bijv. naam vader/naam moeder in geboorteakte) slechts één gegeven heeft ingevuld, dient de post de aanvrager erop te wijzen dat Nederlandse instanties door het gebrek aan een bepaald gegeven de akte niet hoeven te accepteren. Het is aan betrokkene om te beslissen de akte alsnog door de lokale ambtenaar van de burgerlijke stand te laten aanvullen. Indien betrokkene erop staat dat de aanvraag toch in behandeling wordt genomen, dient hij hiervoor te tekenen. e. Controleren van eigen verklaringen: Worden de juiste gegevens genoemd? Voorbeelden: Ongehuwdverklaring (in de vorm van een affidavit afgelegd door de aanvrager zelf of een derde) dient de volgende gegevens te bevatten: Volledige naam betrokkene, geboortedatum en -plaats, naam declarant en relatie betrokkene met declarant. In dergelijke verklaringen dienen bijv. niet de kinderen vermeld te worden. Nigeria: Declaration of Age: vermelding volledige naam betrokkene, geboortedatum en -plaats, volledige afstamming (naam vader én moeder), naam declarant en relatie betrokkene met declarant. Wordt er niet te veel informatie in een eigen verklaring gezet? Een eigen verklaring dient slechts die informatie te bevatten die betrekking heeft op één bepaald rechtsfeit. Indien betrokkene erop staat dat een verklaring met meerdere gegevens (die geen betrekking hebben op het rechtsfeit waarop de verklaring is gericht) in behandeling wordt genomen, dient geen onderzoek te worden ingesteld naar de overbodige informatie, maar enkel naar het rechtsfeit waarop de verklaring gericht is. Bij legalisatie dient een voorbehoud op het betreffende document gemaakt te worden. Voorbehoud: Legalisatie van de (noemen verklaring m.b.t....) beperkt zich tot vaststelling van (noemen feit dat wordt vastgesteld). Voorbeeld: Een ongehuwdverklaring bevat naast de vermelding van de burgerlijke staat tevens informatie over de kinderen van betrokkene. Daar het verificatieonderzoek m.b.t. een ongehuwdverklaring uitsluitend gericht dient te zijn op de burgerlijke staat (na vaststelling identiteit), zou het document bij bevestiging van de burgerlijke staat gelegaliseerd kunnen worden. Omdat er geen onderzoek ingesteld hoeft te worden naar de informatie omtrent het vaderschap/moederschap, alsmede de informatie over de kinderen, dient bij legalisatie het volgende voorbehoud gemaakt te worden. Voorbehoud: Legalisatie van de ongehuwdverklaring beperkt zich tot vaststelling van de burgerlijke staat. f. Is het document recent; wat is recent? In Nederland gelden verschillende regels met betrekking tot de geldigheid van documenten. Nederlandse instanties nemen meestal geen documenten in ontvangst die ouder zijn dan een (half) jaar. De post stelt zelf geen eisen t.a.v. de ouderdom van het document, maar richt zich op de eisen van de Nederlandse instanties. Het is de taak/plicht van de post om de mensen hierop te wijzen. Het is de verantwoordelijkheid van betrokkene zelf om bij de betreffende Nederlandse instantie te informeren hoe oud zijn document mag zijn. Indien betrokkene er op staat dat een document ouder dan een (half) jaar toch wordt ingenomen en gelegaliseerd, dient hij hiervoor te tekenen. Voor de goede orde, het gaat dus niet om de registratiedatum van de rechtsfeiten, maar over de afgiftedatum van het afschrift/uittreksel. Bij het in ontvangst nemen van een aanvraag dient de post erop toe te zien dat het document van recente datum is. Het kan voorkomen dat het verificatieonderzoek geruime tijd in beslag heeft genomen, en dat het onderzochte document inmiddels ouder is dan een (half) jaar. Het document komt dan toch voor legalisatie in aanmerking en zal door de Nederlandse instanties worden geaccepteerd, omdat de legalisatie van recente datum is. 5. Aanvraag in behandeling nemen 5.1 Betaling/vertalingen Voor elk te legaliseren document worden leges berekend (NLG 300,- per document). Ten behoeve van de Nederlandse autoriteiten moet altijd het brondocument worden gelegaliseerd (indien zowel de vorm als de inhoud juist zijn). Het is niet voldoende slechts de vertaling te laten legaliseren. Het is aan betrokkene om aan te geven of hij een vertaling ook wil laten legaliseren. Dit is echter niet verplicht. Indien betrokkene aangeeft de vertaling te willen laten legaliseren, worden hiervoor de gebruikelijke Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 4

5 leges in rekening gebracht. (N.B. In sommige landen kunnen de brondocumenten zowel in de lokale taal als in het Engels worden afgegeven.) 5.2 Bevestiging van ontvangst/termijn verificatie Bevestiging van ontvangst aan indiener geven, waarin wordt aangegeven binnen welke termijn de beslissing op de aanvraag zal worden genomen. Op grond van de Awb zou de beslissing in beginsel binnen acht weken moeten worden genomen. In de praktijk is echter gebleken dat dit in de meeste gevallen onmogelijk is. Daarom wordt thans door de posten een afwijkende termijn gesteld waarbij tevens wordt aangegeven wat de reden van de langere (langer dan acht weken) termijn is. De Nationale Ombudsman acht het beleid t.a.v. de termijnoverschrijding in de probleemlanden overigens redelijk. Bijvoorbeeld:4 The legalisation department of this Embassy will take a decision on the request for legalisation within four months. Many factors relating to local conditions are relevant here: the distance to be travelled for an investigation; the availibility of persons to be interviewed; strikes; the accesibility of registers; the full cooperation of individuals and institutions; the complex nature of the case. Problems in any of these areas can delay the progress and conclusion of an investigation. N.B. Een aanvraag mag niet voor behandeling worden geweigerd, omdat er nog een bezwaarprocedure loopt t.a.v. eerdere legalisatieaanvragen door dezelfde persoon. Daar de aanvrager met de nieuwe aanvraag eigenlijk aangeeft dat de inhoud van de akte die voor legalisatie is geweigerd onjuist is, moet de post contact opnemen met DPC/BC. Deze afdeling zal contact opnemen met bezwaarde met het verzoek of het bezwaar door hem zal worden ingetrokken of dat door DPC/BC een beslissing op bezwaar moet worden genomen. 5.3 Uitzetten verificatie bij vertrouwenspersonen Het verificatieverzoek kan na de aanvraag worden uitgezet bij de vertrouwenspersoon. Daarbij is het belangrijk de juiste onderzoeksvragen te stellen en de juiste kopieën van documenten mee te geven. Ook aanwijzingen dienen aan de vertrouwenspersoon te worden medegedeeld. Hieronder volgt een aantal punten waar de post rekening mee dient te houden bij instructie van de vertrouwenspersoon. 1. Indien een geboorteakte voor legalisatie is geweigerd (na 1 april 1996) en betrokkene levert een nieuw uittreksel ter legalisatie aan waarin een (aantal) gegeven(s) op basis van de weigeringsgronden van de eerdere aanvraag is/zijn gewijzigd, dient de ambassade bij de nieuwe aanvraag gebruik te maken van het eerdere onderzoeksrapport en slechts onderzoek te doen naar de juistheid van de gewijzigde gegevens. Voor akten omtrent de burgerlijke staat geldt hetzelfde. Uiteraard dient bij deze laatste documenten wel een onderzoek te worden ingesteld naar de burgerlijke staat. 2. Indien tijdens verificatie van een document blijkt dat het document vals, vervalst of niet rechtsgeldig naar lokaal recht is, dient het onderzoek naar de inhoudelijke juistheid van het betreffende document toch voortgezet te worden. Indien inhoudelijke onjuistheden geconstateerd worden, dienen deze tevens in de weigeringsbeschikking opgenomen te worden. Voorbeeld: De geboorteakte is geweigerd voor legalisatie op grond van het feit dat het document vals is. Daarnaast bestaat gerede twijfel omtrent de geboortedatum, omdat door personen uit de directe omgeving van betrokkene tegenstrijdige verklaringen zijn afgelegd m.b.t. de geboortedatum. Het getuigt niet alleen van behoorlijk bestuur om de aanvrager op alle onjuistheden van een document te wijzen, maar zorgt er tevens voor dat de post bij een nieuwe aanvraag van betrokkene gebruik kan maken van het eerdere onderzoek naar de persoons- en afstammingsgegevens, etc. Oftewel, dit kan een tweede verificatieonderzoek besparen. 3. Indien betrokkene na 1 april 1996 een geboorteakte heeft laten legaliseren en de nieuwe voor legalisatie overgelegde akte is qua vorm en inhoud identiek aan de eerder gelegaliseerde akte, dan kan worden volstaan met een onderzoek bij het geboorteregister. Wel dient betrokkene de normale leges te betalen (NLG 300,- per document). Overige documenten dienen uiteraard wel inhoudelijk te worden geverifieerd. 4. Indien sprake is van een original entry en tijdens het verificatieonderzoek bij het bureau van de burgerlijke stand wordt geconstateerd dat de geboorteakte rechtsgeldig is naar lokaal recht en tevens niet vals of vervalst wordt bevonden, dient het verificatieonderzoek naar de inhoudelijke juistheid van de geboorteakte toch voortgezet te worden. Onderzoek in onafhankelijke bronnen en interviews met familieleden zouden de op grond van de aanwijzing probleemlanden in beginsel aanwezige twijfel t.a.v. de inhoud van een geboorteakte immers kunnen versterken. 5.4 Betaling leges in Nederland De betaling kan eventueel via de bankrekening van de post in Nederland lopen. Er wordt geen gebruik gemaakt van de bank- of girorekening van het Ministerie voor de betaling van legalisatie en verificatieverzoeken die op de post worden behandeld. Er bestaat geen bezwaar tegen om met vaste klanten (advocatenkantoren) afspraken te maken over de verrekening van kosten, bijvoorbeeld dat een kantoor een bepaald bedrag in depot stort op de Nederlandse bankrekening van de post en dat het kantoor bijvoorbeeld eenmaal per kwartaal een overzicht krijgt van de gemaakte kosten. 6. Begrip vertrouwenspersonen 6.1 Werving en controle Voor het verrichten van het verificatieonderzoek in het land van herkomst van de documenten worden lokale vertrouwenspersonen ingeschakeld. Zij hebben veldwerkers in dienst die op instructie van de vertrouwenspersonen onderzoek doen. De vertrouwenspersonen en hun veldwerkers vervullen een cruciale rol in het verificatieproces. Op basis van de door de vertrouwenspersoon opgestelde rapportage wordt namelijk een beslissing genomen op de aanvraag. Er worden zware eisen gesteld aan de selectie van deze vertrouwenspersonen en de selectie vindt dan ook heel zorgvuldig plaats. De betrouwbaarheid, integriteit, objectiviteit en deskundigheid van dergelijke personen moeten zijn gewaarborgd. Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 5

6 Met name in overleg met vertegenwoordigingen van andere Westerse landen kan dit worden besproken en kunnen ervaringen met bepaalde vertrouwenspersonen worden uitgewisseld. Getracht wordt over meer dan één vertrouwenspersoon te beschikken. Op deze manier kunnen regelmatig double checks plaatsvinden, dus de ene vertrouwenspersoon controleert het werk van de ander, zodat de zorgvuldigheid waarmee de onderzoeken worden uitgevoerd, wordt gewaarborgd. De vertrouwenspersonen leggen de bevindingen van het onderzoek vast in een schriftelijke rapportage aan de Nederlandse vertegenwoordiging. In deze rapportages dienen zij inzicht te geven in hun methoden van onderzoek, hun bronnen en de reden van de specifieke deskundigheid/betrouwbaarheid van deze bronnen. In legalisatiezaken die voor de Nederlandse bestuursrechter komen, spelen interviewverslagen een steeds belangrijkere rol. Met dit harde bewijs kan afwijkende informatie van de tegenpartij vaak door de staat worden weerlegd en kan de zorgvuldigheid waarmee onze Minister een beslissing heeft genomen, worden bevestigd. In landen als Nigeria en Ghana, waar een schrijfcultuur bestaat, is het over het algemeen mogelijk om interviewverslagen via onze vertrouwenspersoon te verkrijgen. In deze landen stellen we dan ook als eis dat interviews door de vertrouwenspersoon op papier worden gezet en door de geïnterviewde worden ondertekend. Indien de geïnterviewde het document niet wil ondertekenen (hetgeen niet vaak voorkomt) dient de vertrouwenspersoon dit in zijn onderzoeksrapport te vermelden. In India en Pakistan is het daarentegen vanwege culturele factoren en het grote aantal analfabeten vrijwel onmogelijk om over ondertekende interviewverslagen te beschikken. De vertrouwenspersonen van de posten in deze landen dienen dan ook op een andere manier duidelijk te maken wat er tijdens een interview is gezegd: zo volledig mogelijke weergave in het onderzoeksrapport. Mocht een vertrouwenspersoon toch kans zien om een interviewverslag te verkrijgen dan is dit uiteraard wenselijk. 6.2 Rol juridische adviseurs Het is aan te bevelen om naast de vertrouwenspersonen een lokale juridisch adviseur op consultancy basis in te schakelen. Naast het feit dat deze persoon goed op de hoogte is van de lokale wetgeving, biedt hij een waarborg voor de inhoudelijke en juridische juistheid van het vertrouwensrapport. Eventueel kan de juridisch adviseur de vertrouwenspersonen (mede) aansturen. 6.3 Veiligheid vertrouwenspersonen/veldwerkers Sinds het tarief voor legalisatie in de probleemlanden vanwege de verplichte verificatie sterk is verhoogd, doen geruchten de ronde dat vertrouwenspersonen of hun veldwerkers geld vragen aan de familieleden van de aanvragers of hen zelfs afpersen. Elke klacht wordt serieus genomen en dient grondig onderzocht te worden. De persoon die melding maakt van corruptie krijgt een klachtformulier toegezonden waarin gedetailleerd wordt gevraagd naar de aard van de klacht. Zonder voldoende gegevens is het onmogelijk een grondig onderzoek in te stellen. Klikbrieven over corruptie (zowel anoniem als ondertekend) dienen onderzocht te worden, tenzij er geen reden of mogelijkheid is om een onderzoek in te stellen. In dat geval dient de reden om niet te onderzoeken op de brief aangetekend te worden. Klikbrieven dienen in principe in het dossier van betrokkene te worden opgenomen. Er moet een apart dossier worden aangehouden met klikbrieven betreffende onbekende personen/ personen die niet bij naam genoemd worden. De klikbrief mag niet meewegen bij de beslissing op de aanvraag. Ter bescherming van de vertrouwenspersonen en de veldwerkers dient hun identiteit te allen tijde afgeschermd te worden. Ook aan advocaten dienen geen mededelingen te worden gedaan omtrent hun identiteit of kantoorgegevens. 7. Begrip verificatie 7.1 Wat is verificatie? Verificatie is het inhoudelijk controleren van documenten, om zodoende zekerheid te verkrijgen over de vorm en de inhoud van de documenten. Het onderzoek vindt plaats op basis van de te legaliseren documenten en de door betrokkene verstrekte informatie en ondersteunende documenten. Verificatie vindt slechts plaats als er twijfel bestaat aan de documenten of aan de legaliserende autoriteiten. De gegevens die moeten worden geverifieerd betreffen voornamelijk de persoonsgegevens, de burgerlijke staat, de gezinssamenstelling, gegevens omtrent het (gezins)inkomen en de relatie (afstamming) tot de ouders/kinderen. Voor al deze gegevens geldt dat ze door de aanvrager worden aangeleverd. De aanvrager is verantwoordelijk voor het indienen van voldoende correcte gegevens. De bewijslast om de twijfel ten aanzien van de ingediende documenten weg te nemen, berust bij de aanvrager. 7.2 Waarom verplichte verificatie in de probleemlanden? De maatregel tot aanwijzing van een vijftal probleemlanden is genomen toen duidelijk werd dat een groot deel van de in de bedoelde landen afgegeven documenten vals, vervalst of inhoudelijk onjuist was. Het is o.a. de taak van de Minister van Buitenlandse Zaken om ervoor te zorgen dat geen incorrecte documenten vanuit het buitenland de Nederlandse rechtsorde inkomen (in de registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsadministratie en de administratie van de vreemdelingendiensten). Kortom: verificatie is noodzakelijk om te voorkomen dat allerlei rechtshandelingen in Nederland worden verricht op basis van onjuiste documenten. Op basis van onjuiste gegevens kunnen bijvoorbeeld ten onrechte huwelijken worden voltrokken, kan ten onrechte kinderbijslag worden verkregen, kan ten onrechte gezinshereniging plaatsvinden of kan zelfs het Nederlanderschap ten onrechte worden verkregen. 7.3 Wat zegt een geboorteakte, bewijs van ongehuwd zijn, huwelijksakte, echtscheidingsbewijs en overlijdensakte? Een brondocument is een geschrift, opgemaakt overeenkomstig de ter plaatse geldende voorschriften, afgegeven door een bevoegde autoriteit, met relevante persoonsgegevens om te dienen tot bewijs van het betreffende feit. Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 6

7 geboorteakte Met een geboorteakte bewijs je dat een bepaald persoon op een bepaalde datum in een bepaalde plaats is geboren. Ook moet de afstamming blijken. In de Angelsaksische landen is het vrij eenvoudig om je naam te laten wijzigen. Deze wijziging wordt niet automatisch in de geboorteakte aangetekend. Als de naam in het paspoort niet overeenkomt met de naam in de geboorteakte, is meestal sprake van naamswijziging en dient betrokkene daar documenten van over te leggen. geboorteakte minderjarige Voor legalisatie van een geboorteakte van een minderjarige (<18 jaar) moet o.a. de afstamming vastgesteld worden. Tijdens het verificatieonderzoek kan hiervoor gebruik worden gemaakt van de persoonsgegevens van de ouders in het aanvraagformulier. Indien de vader/moeder van het kind over zijn/haar geboorteakte en/of huwelijksakte beschikt, kan dit als ondersteunend document worden aangeleverd. akte/verklaring van ongehuwd zijn Met een akte/verklaring van ongehuwd zijn kan uitsluitend de burgerlijke staat van een persoon op een bepaald moment worden bewezen. Het document kan verder voor geen enkel ander feit tot bewijs dienen. Indien uit een onderzoek naar voren komt dat de aanvrager thans niet meer ongehuwd is, maar dat wel was op het moment dat hij de verklaring aflegde, moet wel tot legalisatie van de verklaring van ongehuwd zijn worden overgegaan. Op het document dient te worden aangetekend dat betrokkene inmiddels gehuwd is. huwelijksakte Een huwelijksakte levert bewijs op over het feit dat er op een bepaalde datum en op een bepaalde plaats een huwelijk is voltrokken. Uiteraard worden de namen van de echtelieden genoemd in de huwelijksakte, maar de identiteit van de partijen kan niet aan de hand van de huwelijksakte worden vastgesteld. Dit gebeurt aan de hand van de bij de aanvraag ingediende geboorteakten. Indien tijdens een verificatieonderzoek blijkt dat de aanvrager niet meer gehuwd is, moet de huwelijksakte (indien de inhoud voor het overige juist is) gelegaliseerd worden. Voorwaarde is wel dat er geen twijfel bestaat of een huwelijk daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Opdat Nederlandse instanties niet verkeerd worden geïnformeerd, dient de post op het gelegaliseerde document een aantekening te maken met vermelding van de thans bestaande burgerlijke staat. Conclusie: Indien bij verificatie van een huwelijksakte blijkt dat de burgerlijke staat inmiddels veranderd is, mag deze verandering niet als weigeringsgrond dienen. Dit moet echter wel aangetekend worden op de akte. echtscheidingsbewijs De meeste landen hebben geen echtscheidingsakte doch slechts een uitspraak van de rechter (vonnis, beschikking). Aan deze uitspraak kan alleen worden ontleend dat een bepaald huwelijk op een bepaalde datum en op een bepaalde plaats door echtscheiding is ontbonden. Indien tijdens een verificatieonderzoek blijkt dat de aanvrager wederom in het huwelijk is getreden, moet het echtscheidingsbewijs (indien de inhoud voor het overige juist is) gelegaliseerd worden. Voorwaarde is wel dat er geen twijfel bestaat of de echtscheiding daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Opdat Nederlandse instanties niet verkeerd worden geïnformeerd, dient de post op het gelegaliseerde document een aantekening te maken met vermelding van de thans bestaande burgerlijke staat. Conclusie: Indien bij verificatie van een echtscheidingsbewijs blijkt dat de burgerlijke staat inmiddels veranderd is, mag deze verandering niet als weigeringsgrond dienen. Indien een echtscheidingsbewijs voor legalisatie wordt ingediend, hoeft slechts de aanvrager zelf een formulier (information on person) in te dienen. In de praktijk is namelijk gebleken dat het vaak niet mogelijk is om gegevens m.b.t. de ex-echtgeno(o)t(e) te verstrekken. Overigens dient een afschrift van de huwelijksakte van het ontbonden huwelijk als ondersteunend document te worden overgelegd. Voorbeeld: Indien de identiteit van meneer A n.a.v. het verificatieonderzoek wordt bevestigd en het echtscheidingsbewijs van meneer A en mevrouw B inhoudelijk juist wordt bevonden, kan tot legalisatie van het echtscheidingsbewijs worden overgegaan. De post dient echter een aantekening op het echtscheidingsbewijs te maken waaruit blijkt dat de identiteit van mevrouw B niet is geverifieerd. De akte kan wel gelegaliseerd worden omdat bewezen is, dat meneer A gescheiden is. Indien mevrouw B op een later tijdstip hetzelfde echtscheidingsbewijs voor legalisatie overlegt, hoeft er geen verificatieonderzoek plaats te vinden naar de echtscheiding (dit is immers al bij de aanvraag van meneer A gebeurd), maar wel naar identiteit van mevr B. Indien de identiteit van mevrouw B niet kan worden vastgesteld, mag de echtscheidingsakte in haar geval niet gelegaliseerd worden. De Nederlandse instantie waarvoor de echtscheidingsakte van meneer A benodigd was, dient vervolgens gemotiveerd te worden medegedeeld dat de identiteit van mevrouw B (echtgenote van meneer A) niet kon worden vastgesteld. (Het is aan de Nederlandse instantie om te bepalen of zij hieraan rechtsgevolgen voor meneer A verbindt.) overlijdensakte De overlijdensakte bewijst dat een persoon op een bepaalde datum op een bepaalde plaats is overleden. Het is in alle gevallen belangrijk er op te letten dat gegevens uitsluitend aan de juiste documenten worden ontleend. 7.4 Burgerlijke staat en identiteit Het verificatieonderzoek beoogt de gegevens die vermeld zijn in de aangeboden documenten vast te stellen. De belangrijkste, maar tevens moeilijkste taak is het vaststellen van de identiteit van de aanvrager. Voordat een akte met betrekking tot de burgerlijke staat (huwelijksakte, ongehuwdverklaring etc.) kan worden gelegaliseerd, dienen (naast vaststelling van de burgerlijke staat) de persoons- en afstammingsgegevens van betrokkene te worden bevestigd. Het aanvraagformulier vormt samen met de ondersteunende documenten de basis voor het identiteitsonderzoek. In tegenstelling tot eerder beleid is een gelegaliseerde geboorteakte geen voorwaarde voor legalisatie van een akte met betrekking tot de burgerlijke staat. Een geboorteakte moet echter nog wel ingeleverd worden. Voor vaststelling van de persoons- en Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 7

8 afstammingsgegevens blijft de geboorteakte noodzakelijk. In alle probleemlanden kan men bovendien een geboorteakte verkrijgen. Het niet overleggen van een geboorteakte betekent dat de aanvraag tot legalisatie van de akte betreffende de burgerlijke staat incompleet is en derhalve niet in behandeling kan worden genomen. U dient in dat geval een beschikking op te stellen tot buiten behandelingstelling van de aanvraag. Mocht tijdens een verificatieonderzoek geconstateerd worden dat de persoons- en afstammingsgegevens van betrokkene niet kunnen worden vastgesteld, dan kan niet tot legalisatie van de akte met betrekking tot de burgerlijke staat worden overgegaan. Een onjuiste registratiedatum van geboorte en/of twijfel aan de identiteit van de aangever zijn geen redenen voor twijfel aan de identiteit van de aanvrager. De akte betreffende de burgerlijke staat van de aanvrager komt voor legalisatie in aanmerking indien zijn persoons- en afstammingsgegevens voldoende zijn vastgesteld. In voorkomende gevallen kan een Nederlands paspoort of een afschrift van een geboorteakte ingeschreven bij de gemeente Den Haag (Bureau Bijzondere Akten) naast het buitenlands geboortebewijs als ondersteunend document worden ingediend. N.B. Nederlanders geboren in Nederland kunnen uiteraard volstaan met een Nederlands paspoort (komt m.n. voor in kader legalisatie huwelijksakte/echtscheidingsakte). 7.5 DNA Indien een belanghebbende het bestaan van een afstammingsrelatie onmogelijk kan aantonen door middel van documenten en daardoor in bewijsnood verkeert en de afstamming het enige gegeven is dat nog moet worden vastgesteld, kan de mogelijkheid worden geboden om op basis van vrijwilligheid een DNA-test (wangslijmvlies) te ondergaan. In beginsel dient betrokkene een beroep te doen op de instantie die om het schriftelijk bewijs van bepaalde rechtsfeiten vraagt (bijv. de IND of de SVB). Deze instantie dient te beoordelen en aan te geven of de uitslag van een DNA-onderzoek meeweegt in haar besluitvorming omtrent het dossier van belanghebbende. Vide circulaire van het Ministerie van Justitie, legalisatie en verificatie van Buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen, d.d. 12 januari Verificatieonderzoek 8.1 Instructie vertrouwenspersoon De vertrouwenspersonen dienen in ieder geval over een algemene instructie te beschikken betreffende de te onderzoeken gegevens en de wijze waarop dit in een rapport dient te worden verwerkt (overzichtelijk). 8.2 Tussentijds informatie opvragen In sommige onderzoeken is het noodzakelijk dat de aanvrager tussentijds wordt verzocht om aanvullende informatie te verstrekken (binnen een bepaalde termijn). Dit is mede afhankelijk van de informatie die betrokkene bij de indiening van de aanvraag heeft verstrekt en de bevindingen van het verificatieonderzoek. Voorbeeld: Betrokkene heeft een adres van zijn ouders opgegeven maar de routebeschrijving klopt niet. In dit geval kan betrokkene worden benaderd met het verzoek binnen bijv. twee weken de gevraagde informatie te verstrekken Voorbeeld: Betrokkene heeft op het aanvraagformulier geen schoolgegevens ingevuld. Tijdens het verificatieonderzoek blijkt dat betrokkene wel naar school is geweest. In dit geval dient betrokkene NIET in de gelegenheid te worden gesteld een en ander aan te vullen. Immers, de aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het indienen van een complete en correcte aanvraag. Op basis van het verificatierapport dient een beslissing te worden genomen. 8.3 Bij vertraging betrokkene informeren In de ontvangstbevestiging is een termijn gesteld waarbinnen de beslissing zal worden genomen. Slechts bij hoge uitzondering kan hiervan worden afgeweken (denk bijvoorbeeld aan onlusten in een land, waardoor verificatieonderzoek niet mogelijk is). In dit geval dient betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Hierbij moet duidelijk worden aangegeven wat de reden van de vertraging is en binnen welke termijn een beslissing te verwachten is. 9. Beoordelingen/beslissingen 9.1 Beoordeling rapportage Op basis van het vertrouwensrapport wordt een beslissing op de aanvraag genomen. Dit is het moeilijkste deel van het proces. Positieve en negatieve bevindingen en de waarde/gewicht van de informatie verkregen uit bepaalde bronnen dienen tegen elkaar te worden afgewogen. Concrete richtlijnen zijn moeilijk te geven. In ieder geval mogen negatieve vermoedens niet in een beschikking tot uitdrukking worden gebracht. Geboorteplaats Indien een akte na verificatie inhoudelijk juist wordt bevonden m.u.v. één gegeven dat niet relevant is voor de Nederlandse basisadministratie, kan in sommige gevallen tot legalisatie worden overgegaan. Met het niet relevante gegeven wordt bedoeld de wijk/het huisadres waar betrokkene is geboren. Uiteraard dient dan geen onduidelijkheid te bestaan over de plaats waar betrokkene is geboren. Voorbeeld: Geboorteplaats = General Hospital, Kumasi. Tijdens het verificatieonderzoek blijkt dat de aanvrager niet in het ziekenhuis is geboren, maar op het adres van zijn ouders in Kumasi. Aangezien voor de Nederlandse basisadministratie slechts de geboorteplaats, Kumasi, van belang is, kan tot legalisatie van de akte worden overgegaan (ervan uitgaande dat de overige gegevens juist zijn bevonden), als tenminste geen tegenstrijdige gegevens over die geboorteplaats naar voren komen. 9.2 Administratieve fouten Indien de inhoud van het document tijdens het verificatieonderzoek is vastgesteld, maar er een administratieve fout is gemaakt door de lokale autoriteiten, dan dient betrokkene de kans te worden gegeven dit alsnog te laten corrigeren. Voorbeeld: Registratie van een huwelijk bij het verkeerde registratiekantoor. 9.3 Nader onderzoek Indien uit de rapportage blijkt dat bepaalde bronnen niet zijn onderzocht (bijvoorbeeld: scholen dicht wegens vakantie) of dat er niet is ingegaan op feiten die tijdens het onderzoek naar voren zijn gekomen, moet een nader onderzoek worden Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 8

9 ingesteld. Een en ander is uiteraard afhankelijk van het gewicht van de reeds gevonden negatieve bevindingen omtrent de in de akte genoemde gegevens. 9.4 Weigeringsbeschikkingen Indien de beoordeling van het verificatierapport negatief is, worden de documenten voor legalisatie geweigerd. Hiervoor dient een weigeringsbeschikking te worden opgemaakt. In iedere beschikking dient te staan: 1. de datum van verzending/uitreiking; 2. de wijze van toezending: per post via koerier naar Nederland, per post in het land van vestiging van de Nederlandse vertegenwoordiging, uitgereikt in persoon, per fax (verzendingsbewijs in dossier); 3. aan wie verzonden/uitgereikt is: aan de Nederlandse advocaat in Nederland, of aan betrokkene, aan de lokale gemachtigde of lokale advocaat. Overeenkomstig artikel 2:6 van de Awb gebruiken bestuursorganen en onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen de Nederlandse taal, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. In afwijking van deze regel kan een andere taal worden gebruikt indien het gebruik daarvan doelmatiger is en de belangen van derden daardoor niet onevenredig worden geschaad. Sinds de inwerkingtreding van de Awb worden weigeringsbeschikkingen namens de Minister van Buitenlandse Zaken opgesteld in het Nederlands. Om de uniformiteit in de werkwijze van de posten te bewaken, dient de weigeringsbeschikking in het Nederlands te worden opgesteld. Ter informatie dient een bijlage te worden aangehecht waarin de bezwaarclausule in een vreemde taal (Engels, Frans of Spaans) wordt aangegeven. 9.5 Ongeldig maken geweigerde documenten Op het document dient te worden aangegeven dat het document inhoudelijk is geverifieerd en voor legalisatie is geweigerd. Hierbij moet ook een datum vermeld worden. Voor de goede orde: dit stempel dient op de achterkant van het document gezet te worden en niet door de gegevens. 9.6 Informeren Nederlandse instanties Indien documenten voor legalisatie worden geweigerd, dient de Nederlandse instantie waarvoor de documenten benodigd zijn hiervan op de hoogte te worden gesteld. In ieder geval dient zowel de gemeente als de Vreemdelingendienst op de hoogte te worden gesteld. Dit kan door middel van een kopie van de weigeringsbeschikking met daarbij een (zend)brief, waarin aangegeven wordt op welk adres betrokkene in Nederland woonachtig is en de reden van de legalisatieaanvraag. De voor legalisatie geweigerde originele documenten blijven in het dossier op de post. Deze documenten kunnen van groot belang zijn in de bezwaarprocedure. Ook kan het voorkomen dat de Minister een bezwaar gegrond verklaart en dat de documenten alsnog moeten worden gelegaliseerd. Aan de Nederlandse instanties kan worden gemeld dat de originele documenten zich op de ambassade bevinden en dat zij deze kunnen opvragen. Dit is van belang omdat het aan de Nederlandse instanties is om te beslissen of de documenten aan het Openbaar Ministerie worden voorgelegd en of er aangifte bij de politie wordt gedaan. Gelet op de brief van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken d.d. 15 december 1995 inzake documentfraude, gericht aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en het gemeentebestuur, t.a.v. het hoofd Burgerzaken en de daarbij gevoegde brief van de procureur-generaal bij het Gerechtshof van Leeuwarden d.d. 12 juli 1995 gericht aan alle hoofdofficieren van Justitie en fungerend hoofdofficieren in den lande, wordt er sterk op aangedrongen in alle gevallen aangifte te doen. In geen geval dienen de vertrouwensrapporten aan Nederlandse instanties (gemeenten, SVB, IND etc.) te worden gezonden. Dit in verband met de bronbescherming en bescherming van methoden en technieken. N.B. Indien Nederlandse instanties om een (nader/her)onderzoek hebben gevraagd (via DPC/CJ), dienen de conclusies in een individueel ambtsbericht te worden vermeld. Hiervoor geldt tevens bescherming van bronnen, methoden en technieken. 9.7 Opvragen geweigerde documenten door aanvrager (gemachtigde) De voor legalisatie geweigerde documenten mogen nooit aan betrokkene of diens gemachtigde worden teruggeven. Het komt echter af en toe voor dat de aanvrager zijn originele documenten na weigering opeist. Dergelijke verzoeken dienen te worden doorgezonden naar DPC/CJ. 9.8 Legalisatie Indien de beoordeling van het verificatierapport positief is, kunnen de documenten gelegaliseerd worden. Let bij de ondertekening van de legalisatie op de mandateringsregeling. Bij elkaar behorende documenten dienen officieel met ambassadestempel aan elkaar te worden gehecht, zodat het voor de Nederlandse instantie duidelijk is dat een en ander bij elkaar hoort. 9.9 Intrekking besluit tot legalisatie Indien er aanleiding is om een besluit tot legalisatie in te trekken, dient contact te worden opgenomen met DPC/BC. Deze afdeling zal, na bestudering van het dossier van betrokkene en in overleg met DPC/CJ, besluiten of daadwerkelijk tot intrekking van het eerdere besluit kan worden overgegaan. In het positieve geval zal DPC/BC tevens zorgdragen voor het opstellen van de beschikking Meldingsplicht aan Nederlandse instanties Indien tijdens het verificatieonderzoek wordt geconstateerd dat er sprake is van een strafbaar feit (bijv. schijnhuwelijk of bigamie), maar de documenten zijn inhoudelijk wel juist, kan dit feit niet als weigeringsgrond worden aangevoerd. De documenten dienen te worden gelegaliseerd. Wel dient de betreffende Nederlandse instantie waarvoor de documenten benodigd zijn van dit feit op de hoogte te worden gesteld. Het is aan de Nederlandse instantie om hieraan bepaalde consequenties te verbinden. 10. Ambtsberichten 10.1 Wat is een algemeen ambtsbericht? Een algemeen ambtsbericht is een officieel document waarin informatie wordt gegeven over de situatie in een bepaald land. Toegespitst op legalisatie en verificatie: een ambtsbericht uit een probleemland dient in te gaan op de lokale burgerlijke administratie. In het bericht wordt informatie opgenomen over geboorte, overlijden, huwe- Uit: Staatscourant 30 augustus 2000, nr. 167 / pag. 9 9