On-line archiveren met DocuOnline gekoppeld met Twinfield

Transcriptie

1 On-line archiveren met DocuOnline gekoppeld met Twinfield Het verwerken van inkoopfacturen met en zonder regelinformatie. Het automatisch boeken in Twinfield. Het verwerken van elk willekeurig document digitaal of gescand. Zoals: Word, Excel, PowerPoint, etc. Het archiveren van Outlook, Gmail, Hotmail etc. Het werken met workflow gerichte document processen. Het verwijderen van documenten op basis van de levensduur, (Retentie en Destructie R&D). Compliant met fiscale-, wet- en regelgeving. Het eenvoudig samenwerken met uw administatie en/of accountantskantoor. Het digitaal archief DocuOnline Archive met de Twinfield koppeling geeft de mogelijkheid om alle financieel gerichte documenten op te slaan en in te zien vanuit de Twinfield applicatie. Om documenten te plaatsen in DocuOnline Archive en de koppeling naar Twinfield te creëren wordt gebruik gemaakt van DocuOnline Mail & Invoices. DocuOnline Mail & Invoices is de innovatieve cloud oplossing voor het automatisch verwerken en plaatsen van gedigitaliseerde documenten in het digitaal archief DocuOnline. Daarnaast kan DocuOnline ook het voorstel genereren voor de gewenste financiële boeking in Twinfield. Eén van de unieke eigenschappen van DocuOnline Mail & Invoices is het 100% boekings voorstel 1. Naast het automatisch plaatsen van het document in het digitaal archief en het maken van de koppeling in Twinfield biedt DocuOnline ook de functionaliteit om dit handmatig te doen. De gebruiker kan met PaperVision Capture Desktop de documenten optimaal en kwalitatief uitstekend digitaliseren en de documenten dynamisch middels FTP aanbieden aan DocuOnline. Ook kan gebruik gemaakt worden van aanwezige scan software en/of apparatuur zoals een MFP of MFC. In deze situatie worden de documenten ook middels een upload aan DocuOnline aangeboden. Voorbeeldscherm: in dit voorbeeld is bij de transactie door op de button Display INK Orgineel te klikken de factuur uit het archief beveiligd opgehaald en wordt getoond in de DocuOnline Viewer. Pagina 1 of 7

2 Uitgangspunt is dat DocuOnline Mail & Invoices het door de gebruiker gedigitaliseerde document verwerkt. DocuOnline Mail & Invoices herkent de inkoopfactuur en haar bijlagen. Door haar ingebouwde herken technologie en intelligentie (data recognition, extractie en kwalificatie) worden de documenten gecategoriseerd en dient deze informatie als basis voor het automatisch plaatsen in het digitaal archief. Daarnaast wordt het financieel boekingsvoorstel gemaakt. De voorstelboeking wordt gemaakt op basis van de tegenrekening welke aan de betreffende crediteurenrekening is gekoppeld. Deze boekingsvoorstellen kunnen op twee manieren in Twinfield worden geboekt: Als Twinfield concept boeking; Als boekings voorstel in de DocuOnline Archive Workflow waarna na goedkeuring de boeking in Twinfield wordt gemaakt. Als uitbreiding op deze verwerking kan DocuOnline Mail & Invoices ook de zogenaamde artikel-regel informatie/line-items verwerken. Heeft u van een leverancier digitale inkoopfacturen ontvangen dan kunnen deze op dezelfde wijze worden aangeboden aan DocuOnline Mail & Invoices. Documenten Microsoft Office documenten Papieren documenten Digitale documenten zoals PDF s printouput Scan applicatie MFP /MFC copieër De documentflow en de koppeling naar Twinfield. Naast de financiële documenten kunt u in het DocuOnline archief alle documenten opslaan. Het unieke voordeel is dat u bij een dispuut over een inkoopfactuur alle relevante correspondentie en documentatie kunt koppelen en als compleet dossier in Twinfield kan worden opgeroepen. Het digitaal archief DocuOnline voldoet in al haar facetten aan de fiscale bewaarplicht waarbij de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst en de inhoud van de gegevens, integriteit van de inhoud) van de betreffende documenten en haar transacties gewaarborgd is. Het digitaal archief DocuOnline kent de unieke Retentie & Destructie Categorieën wat u de mogelijkheid biedt de actuele waarde van het document gerelateerd aan de financiële transactie te bepalen waarna de fiscale bewaartermijn automatisch ingaat. Elk financieel gericht document, in het bijzonder inkoopfacturen, worden ten behoeve van de digitale duurzaamheid omgezet naar PDF/A en full-tekst geïndexeerd. Dit laatste geeft u de mogelijkheid om Google-like in DocuOnline Archive op de inhoudelijkheid van het document te zoeken. Het maandelijkse abonnement bestaat uit een combinatie van DocuOnline Archive Shared en Dedicated aangevuld met de DocuOnline Mail & Invoices. Voor de prijzen en condities verwijzen wij u naar de documentatie van DocuOnline Archive Shared en Dedicated. Pagina 2 of 7

3 Prijsoverzicht DocuOnline Mail & Invoices per administratie per archief: 2 leveranciers facturen per dag facturen per maand facturen per jaar 3 Scan upload met ftp in euro centen met voorstel journaalpost 4 Images per aangeleverd 5 Images/scans 100% herkenning en voorstel journaalpost 6 Factuurregel informatie 7 Bijlage bij de factuur per pagina 8 Minimum bedrag per maand 9 Scannen per pagina inclusief ontnieten en voorbereiding , , , , , , , , De minimale opstart kosten bedragen 350,00 euro per administratie. Hiervoor wordt het DocuOnline Mail & Invoices systeem ingericht en vindt een afstemming plaats m.b.t. tot de gewenste journalisering. DocuOnline behoudt zicht het recht voor deze opstartkosten te wijzigen na overleg met en na goedkeuring door opdrachtgever. De genoemde prijzen zijn excl. BTW en worden maandelijks gefactureerd met bijbehorende rapportage. De betaling vindt plaats via automatische incasso. De maandelijkse kosten van DocuOnline Archive zijn niet in bovenstaande prijzen opgenomen. Opmerkingen: Wat is de definitie van een factuur en of credit factuur Onder een factuur wordt verstaan een document A4 legal letter of kleiner staand of liggend uit 1 of meerdere pagina s twee zijdig gescand al dan niet voorzien van bijlagen. Heeft u vragen of afwijkingen vraag onze DocuOnline helpdesk tel. +31(0) of naar: helpdesk@docuonline.eu Wat wordt herkend op de factuur per leverancier? Standaard worden de volgende velden op de factuur herkend: Document soort : factuur/credit factuur. Binnen deze soorten wordt de onderverdeling gemaakt naar kosten-, handelsen projectfactuur. Kostenfacturen zijn die facturen waarbij de boeking een tegenrekening heeft welke vast is gelegd in het crediteuren stambestand en waardoor de journaalpost gestandaardiseerd kan worden aangemaakt. Voorbeeld van kosten facturen zijn de normale terugkerende rekeningen zoals telefoon, representatie, verzekeringen, kantinekosten etc. Handelsfacturen zijn facturen waarbij voorraadrekeningen goederenontvangst inkoopopdrachten etc., worden gebruikt om de inkopen te boeken. Dan wel dat de regelinformatie automatisch verwerkt dient te worden. Projectfacturen zijn facturen die betrekking hebben op bijvoorbeeld investeringen, leasecontracten, abonnementen etc. Waarbij sprake is van al dan niet handmatige verbijzondering naar kostenplaats, kostenkostendrager of vooraf vastgestelde kosten verdeelstaat. In voorkomende situaties kan de boeking naar kostenplaats, kostendrager of kosten verdeelstaat ook adhoc zijn. DocuOnline is de Software as a Service (Saas) implementatie van PaperVision Enterprise de bewezen archief oplossing van Digitech Systems Inc. uit de Verenigde Staten. In de Verenigde Staten wordt dezelfde oplossing DocuOnline onder de naam ImageSilo ruim 13 jaar geïmplementeerd en heeft tienduizenden tevreden gebruikers Pagina 3 of 7

4 Standaard te herkennen velden op de factuur: Leverancier; Land (voor de BTW boeking); Inkoopfactuur nummer; Inkoopfactuur datum; Uw inkoop nummer; Subtotaal; BTW 0, laag en hoog; Totaal generaal. Indien meer velden gewenst zijn dan is dit mogelijk al dan niet tegen extra kosten. De talen voor de factuur herkenning die momenteel gesupport worden zijn Nederlands, Vlaams, Frans, Duits, Engels, Spaans, Portugees en Italiaans. Heeft u facturen uit andere landen dan is dit een vraag voor de DocuOnline helpdesk en wordt dit ingeregeld. De herkenning is standaard beperkt tot het Europees computerschrift, het alfabet A-Z, 0-9 en special characters en voor zover noodzakelijk logoherkenning. Hoe wordt de factuur aan het archief aangeboden Elke factuur met bijlagen, indien van toepassing, wordt in PDF/A gesloten, fulltext geïndexeerd aan het archief aangeboden. Dit Inclusief de relevante metadata en journaalpost informatie. Voor detail informatie verwijzen wij u naar de bijlage archief indeling. Verklaring van de kolommen op het prijs overzicht 1. Image/scans 100% herkenning en voorstel journaalpost (boeking). Zie punt Het leveranciers bestand. Periodiek afhankelijk van de aanleverfrequentie van de te verwerken facturen wordt het stambestand crediteuren en grootboek in DocuOnline Mail & Invoices bijgewerkt. Het aantal leveranciers is per maandelijks factuur volume gelimiteerd tot het aangegeven aantal, zie eerste kolom van de prijslijst. Daarboven dient een inleer- en beheers bedrag betaald te worden van 3,50 euro per leverancier (factuurlayout). Indien de leverancier (factuurlayout) niet aanwezig is in uw stambestand crediteuren en u als opdrachtgever het toestaat maken wij deze aan in uw administratie. Als u geen toestemming geeft wordt er geen journaalpost aangemaakt en ontvangt u een mancolijst. 3. Scan upload met ftp in eurocenten met voorstel journaalpost (boeking). De facturen en bijlagen worden verwerkt en er wordt standaard een journaalpost aangemaakt en als conceptboeking in Twinfield geplaatst. De uiteindelijke verwerking blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Boekingen op kostenplaats, kostendrager (dimensies), project en investering etc., blijven de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. 4. Image per aangeleverd. U kunt de scan naar een aan uw administratie toegewezen adres mailen waarna wij de verwerking uitvoeren. De extra kosten van de verwerking zijn in de factuurkosten verwerkt. Bij electronisch facturering door uw leverancier dienen de PDF-images aangemaakt te zijn door een administratief systeem. Voor meer informatie zie de voorwaarde voor 100% herkenning DocuOnline Mail & Invoices. 5. Image/scans 100% herkenning en voorstel journaalpost (boeking). De 100% herkenning geldt onder de strikte voorwaarde dat de scans gemaakt zijn met PaperVision Capture Desktop en dat in Twinfield de respectievelijke tegenrekeningen bij de crediteur zijn ingevuld. Onze boekhoudkundig medewerkers creëren journaalposten die niet automatisch kunnen worden aangemaakt al dan niet in overleg met opdrachtgever. Pagina 4 of 7

5 Project facturen welke op kostenplaats en kostendrager of dimensies geboekt moeten worden hebben een toeslag op de standaardprijs per factuur. De meerkosten per factuur per geäutomatiseerde boeking bedragen 0,31 eurocent. Dit is inclusief het inrichten van de eerste boekingsgang. Eventuele wijzigen van de inrichting bedragen per mutatie 2,50 euro. De meerkosten, per handmatige boeking per factuur bedragen 1,55 euro. Project facturen met een gestandaardiseerde kostenverdeelstaat hebben een toeslag op de standaardprijs per factuur. De meer kosten per factuur per geäutomatiseerde boeking bedragen 0,31 eurocent. Dit is inclusief het inrichten van de eerste boekingsgang. Eventuele wijzigen van de inrichting bedragen per mutatie 2,50 euro. De meerkosten, per handmatige boeking per factuur bedragen 1,55 euro. 6. Factuurregel informatie. Het herkennen van factuurregel informatie is een standaardfunctie van DocuOnline Mail & Invoices, vraag naar de relevante documentatie bij de DocuOnline helpdesk tel: +31(0) of naar: 7. Bijlage bij de factuur per pagina. Eventuele bijlage worden herkend en als niet gecategoriseerde bijlage toegevoegd aan de factuur en in de Pdf/A ingesloten. Wilt u de bijlage als losse documenten, dan kan dit met het documentype bijlage en de metadata van de factuur. Hiervoor geldt een meerprijs van 0,035 eurocent per paginazijde. Voor de verdere mogelijkheden vraag de DocuOnline helpdesk tel: +31(0) of naar: helpdesk@docuonline.eu 8. Minimum bedrag per maand. Het minimumbedrag is de minimale maandabonnement gerelateerd aan het aantal leveranciers in combinatie met het aantal facturen. 9. Scannen per pagina inclusief ontnieten en voorbereiden. Indien inkoopfacturen door DocuOnline gescand worden dan zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: De inkoopfacturen met bijbehorende bijlage(n) worden aangeleverd bij DocuOnline op het kantoor Voltastraat 23-1, 1446 VA Purmerend; Een DocuOnline medewerker opent de enveloppe, ontniet en maakt de inkoopfacturen plus bijlage scanklaar; Na het scannen wordt de orginele documenten in de betreffende scanbatch in een map, archiefdoos afgelegd. Deze map/doos wordt bij ons in een fysiek archief bewaard, 1 maal per periode (week, maand, kwartaal) worden de map(pen)/doos(zen) aan de opdrachtgever verstuurd. Deze verzendkosten zijn niet in de scanprijs opgenomen; De kosten van de archiefdoos(zen) worden op de maandfactuur doorbelast. Niet Nederlandse facturen Er wordt een opslagpercentage gehanteerd indien het aantal buitenlandse facturen standaard meer als 20% van het maandelijks totaal aantal aangeleverde inkoopfacturen bedraagt. Voor inkoopfacturen binnen de 27 landen van de Europese Gemeenschap gelden de volgende opslagpercentages: Voor leveranciers binnen de EEG geldt dat de btw nummer controle niet door DocuOnline wordt uitgevoerd, dit is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Indien meer als 5 % van het maandelijks totaal aantal aangeleverde inkoopfacturen leveranciers betreft buiten de Europese gemeenschap dan dienen er afspraken gemaakt te worden over de herkenning en de verwerking. Indien er meer inkoopfacturen aangeboden dan het geldige abonnement, dan worden de kosten berekend volgens tarief per document van dat abonnement tot de volgende staffel. Percentage Nederlandse inkoopfacturen Opslag percentage Pagina 5 of 7

6 Wat is de verwerkingstijd De aangeboden documenten worden direct automatisch verwerkt na uploaden naar ons datacenter. Eventuele onvolkomenheden worden gedurende kantooruren gecorrigeerd van 9.00 tot uur. De doorlooptijd bedraagt maximaal 24 uur na ontvangst van de door u digitaal aangeleverde scans. Indien DocuOnline voor u scant is de maximale verwerkingstijd 48 uur. Een abonnement wordt aangegaan voor een periode van tenminste 12 maanden. Verantwoordelijkheid DocuOnline is verantwoordelijk voor de inkoopfacturen en haar bijlagen nadat deze ontvangen zijn middels sftp op één van onze computersystemen op basis waarvan u een ontvangst bevestiging middels wordt toegestuurd. De verantwoordelijkheid eindigt op het moment dat de boeking als journaalpost in concept is gemaakt in uw administratie en het document is opgeslagen met de bijbehorende metadata in DocuOnline Archive. Voor meer informatie ga naar of vraag uw leverancier. Ook kunt u contact opnemen met RaamProducts of naar: sales@raamproducts.com of tel. +31(0) Voltastraat 23-1, 1446 VA Purmerend. Alle genoemde prijzen zijn excl. btw en indien van toepassing zonder reis- en verblijfskosten. Prijswijzigingen voorbehouden. Vraag naar de laatste versie en de DocuOnline abonnementsvoorwaarden. Pagina 6 of 7

7 Twinfield standaard archief indeling: nr. veldnaam specificaties 1 document ID geeft systeem 2 administratie 25 alphnum 3 boekjaar XXXX 4 crediteurennummer 16 alphnum 5 crediteurennaam 25 alphnum 6 adres 1 25 alphnum 7 adres 2 25 alphnum 8 postcode 25 alphnum 9 plaats 25 alphnum 10 land 25 alphnum 11 contactpersoon 25 alphnum 12 kvk nummer 13 bankrekeningnummer 14 btw nummer leverancier 15 factuurdatum dd-mm-yyyy 16 factuurnummer 16 alphnum 17 inkoop ordernummer 16 alphnum 18 scandatum dd-mm-yyyy 19 ontvangst datum en tijd dd-mm-yyyy uren-minuten-sec-nano 20 datum conversie pfd/a dd-mm-yyyy uren-minuten-sec-nano 21 datum toevoegen archief dd-mm-yyyy uren-minuten-sec-nano 22 doosnummer 16 alphnum 23 batchnummer job-batch-volgnummer 24 valuta 3 alpha (iso) 25 subtotaal XXX.XXX.XXX,XX 26 btw 0 XXX.XXX.XXX,XX 27 btw l XXX.XXX.XXX,XX 28 btw h XXX.XXX.XXX,XX 29 diverse btw XXX.XXX.XXX,XX 30 emballage, etc. XXX.XXX.XXX,XX 31 totaal generaal XXX.XXX.XXX,XX 32 geboekt ja/nee 33 geboekt bevestigd ja/nee 34 betalingskorting XXX.XXX.XXX,XX 35 boekstuknummer 16 nummeriek conform admin/acc kantoor 36 bewaar categorieën 37 ip-nummer 38 opmerkingen 39 opmerkingen 40 opmerkingen 41 opmerkingen Opmerking: De layouts kunnen aangepast worden aan uw specifieke bedrijfswensen, voor meer informatie neem contact op met de DocuOnline helpdesk. Tel: +31(0) of naar: helpdesk@docuonline.eu Voor meer informatie ga naar Ook kunt u contact opnemen met RaamProducts of naar sales@raamproducts.com of tel: +31(0) Copyright DocuOnline. All rights reserved. All mentioned names, brand- and or product names belong to their respective owners. No part of this document may be reproduced in any form either electronic or mechanical (including photo copy, recording, or information storage and retrieval) or used for commercial purposes such as training without the written consent of DocuOnline. The content can change without notice. Always check for the latest version on RaamProducts and DocuOnline are registered trade names of Raam B.V. Bank account ABNAMRO: Chamber of Commerce number NoordWest-Holland. The general delivery- and payment conditions are valid on all our deliveries and deposited at the Chamber of Commerce NoordWest-Holland V1.3 Pagina 7 of 7