Afstudeerproduct Ken-je-cliënt -checklist. Studentnummer:

Transcriptie

1 Afstudeerproduct Ken-je-cliënt -checklist Naam auteur: Merel Mossou Studentnummer: Afstudeerorganisatie: Afstudeermentor: Eerste afstudeerdocente: Tweede afstudeerdocente: Opleiding: Onderwijsinstelling: Locatie: Seydlitz Notarissen Frits von Seydlitz Loes Hopmans Maud van Remortel HBO-Rechten Juridische Hogeschool Avans & Fontys s-hertogenbosch Plaats en datum: Breda, 7 januari 2019

2 Beschrijving afstudeerproduct Naar aanleiding van het praktijkgerichte juridisch onderzoek heb ik in overeenstemming met mijn afstudeermentor besloten om het afstudeerproduct in de vorm van een bondige en overzichtelijke checklist weer te geven. De gedachte achter de checklist is het ken-je-cliëntbeginsel. Indien je als notariskantoor goed in beeld hebt met welke cliënt je te maken hebt, kan het risico op eventuele witwaspraktijken en/of terrorismefinanciëringen voorkomen worden. Op basis van één van de belangrijkste conclusies uit het onderzoek is gebleken dat door de komst van de vele nieuwe verplichtingen steeds meer druk komt te staan op de uitoefening van de notarispraktijk. Seydlitz Notarissen zal veel tijd kwijt zijn aan het voldoen aan de nieuwe verplichtingen alvorens er kan worden overgegaan tot de oorspronkelijke dienstverlening zoals het passeren van een akte. Op grond van het vorenstaande probleem ben ik gaan nadenken op welke manier een afstudeerproduct hieraan kan bijdragen. Met behulp van een overzichtelijke en bondige checklist kan Seydlitz Notarissen ervoor zorgen dat er aan de op haar rustende verplichtingen, dus ook aan de huidige UBO-wet- en regelgeving, op een efficiënte wijze voldaan wordt. De checklist kan worden opgeslagen onder de juiste schijf op de computer van Seydlitz Notarissen, zodat deze voor elke medewerker beschikbaar is om te raadplegen.

3 Ken-je-cliënt - checklist Check 1: Is deze checklist van toepassing? Ja, indien advies/bijstand bij: o Het aan- of verkopen van registergoederen; o Het beheren van geld, effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, edelstenen of andere waarden; o Het oprichten of beheren van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen; o Het aan- of verkopen van aandelen, of het geheel/gedeeltelijk aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen, vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen; o Werkzaamheden op fiscaal gebied die vergelijkbaar zijn met de werkzaamheden van een belastingadviseur of daarmee vergelijkbare activiteiten die beroeps- of bedrijfsmatig worden verricht; o Het vestigen van een recht van hypotheek op een registergoed; of o Optreden in naam en voor rekening van een cliënt bij enigerlei financiële transactie of onroerende zaak transactie. Uitzondering= het eerste oriënterende gesprek! Check 2: Identificeer de cliënt + registreer identificatie cliënt Check 3: Verifieer de identiteit van de cliënt+ registreer verificatie Check 4: Bepaal wie de UBO is + registreer identificatie/verificatie (met behulp van een UBO-verklaring) UBO= natuurlijke pesoon die: B.V./ niet beursgenoteerde N.V. o > 25% aandelen; o > 25% eigendomsbelang; Kerkgenootschap o bij ontbinding de rechtsopvolger is o.g.v. de statuten; of o indien het bovenstaande niet van toepassing is: degene die bestuurder is Overige rechtspersonen o > 25% eigendomsbelang;

4 o > 25% feitelijke zeggenschap; Personenvennootschap o > 25% eigendomsbelang; o > 25% feitelijke zeggenschap; Trust o oprichter(s) is/zijn; o trustee(s) is/zijn; o protector(s) is/zijn; o begunstigde(n)/degene(n) in wiens belang de trust hoofdzakelijk is opgericht/werkzaam is; en o degene(n) die door eigendom of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de trust uitoefent/uitoefenen Check 5: Bepaal wie de pseudo-ubo is + registreer identificatie/verificatie pseudo-ubo o Indien de voorgaande check geen UBO oplevert o Pseudo-UBO= hoger leidinggevend personeel Check 6: Ga na of cliënt of (pseudo-) UBO een PEP is+ registreer uitkomst (met behulp van een PEP-verklaring) o PEP= natuurlijk persoon die een prominente publieke functie bekleedt of in de afgelopen twaalf maanden heeft bekleed, zoals: Staatshoofd, regeringsleider, (onder)minister en staatssecretaris; Parlementslid en lid van soortgelijk wetgevend orgaan; Lid van bestuurslichaam van politieke partij; Lid van hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijzen waartegen geen beroep openstaat, behalve in uitzonderlijke gevallen; Lid van rekenkamer of van raad van bestuur van centrale bank; Ambassadeur, zaakgelastigde en hoge officier van de strijdkrachten; Lid van het leidinggevend, toezichthoudend of bestuurslichaam van een staatsbedrijf; (plaatsvervangend) bestuurder en lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie

5 o o WEL: bepaalde familieleden en naast geassocieerden van een PEP zijn ook PEP + geen onderscheid tussen binnen- en buitenlandse PEP s NIET: middelbare of lagere ambtenaren vallen niet onder PEP Check 7: Maak een risico-inschatting (van het geografische risico, cliëntrisico of productrisico) op basis van de checks van hiervoor + registreer de risico-inschatting o Hoog Identificatie/verificatie cliënt zonder fysieke aanwezigheid; Dienstverlening aan PEP; (pseudo-)ubo van cliënt is PEP; of Cliënt die woonachtig/gevestigd is of zetel heeft in Afghanistan, Bosnië en Herzegovina, Guyana, Irak, Laos, Syrië, Uganda, Vanuatu, Jemen, Iran en Democratische Volksrepubliek Korea. o Midden o Laag Check 8: Monitor het risicoprofiel van cliënt+ doe onderzoek naar herkomst gelden + registreer research Check 9: Ga na of identificatie/verificatie van cliënt correct is uitgevoerd indien cliëntgegevens zijn overgenomen van een ander kantoor + registreer research Check 10: Ga na of er sprake is van een ongebruikelijke transactie + registreer research (en melding indien van toepassing) o Ongebruikelijke transactie= Transactie die aanleiding geeft om te veronderstellen dat deze verband kan houden met witwassen of financieren van terrorisme; Transactie van of ten behoeve van een (rechts)persoon die woonachtig of gevestigd is of zijn zetel heeft in Afghanistan, Bosnië en Herzegovina, Guyana, Irak, Laos, Syrië, Uganda, Vanuatu, Jemen, Iran en Democratische Volksrepubliek Korea Transactie voor een bedrag van ,- of meer, betaald in contanten, met cheques aan toonder, een vooraf betaald betaalinstrument of soortgelijke betaalmiddelen o Indien sprake van een ongebruikelijke transactieà melden bij FIU-Nederland.