SELECTIELIJST PRODUCTSCHAP ZUIVEL VERSIE TER INZAGE (VERSIE 7)

Transcriptie

1 SELECTIELIJST PRODUCTSCHAP ZUIVEL 2000 VERSIE TER INZAGE (VERSIE 7) Productschap Zuivel Louis Braillelaan 80 Postbus AT Zoetermeer contactpersoon: Lisette van der Kallen januari Selectielijst Productschap Zuivel

2 1. Afkortingen Inleiding Selectiedoelstelling van het rapport...5 Kader en afbakening... 5 Beschrijving PZ... 5 Gerelateerde organisaties... 6 Publiekrechtelijke Bedrijfsorganisatie... 7 Instelling en benoeming: Productschap Zuivel en bestuur Productschap Zuivel... 7 Indeling van het rapport... 8 Beschrijving handelingen... 8 Toelichting waardering handelingen... 8 Leeswijzer Algemene handelingen Ten bate van de sector Oordeel Kroonbenoeming voorzitter Instelling en benoeming: commissie ex artikel 92 en Beleid Vergaderingen Begroting en jaarrekening Innen van heffingen en fondsenbeheer Verordeningen Registreren van ondernemingen Verbetering van de sector Informatieverschaffing Onderzoek Commissies ex art. 92 en Vertegenwoordiging en gezamenlijke belangenbehartiging Advies Vrijstelling en ontheffing Controle Bezwaar en beroep Klachten Ten bate van de eigen organisatie Vaststellen van bevoegdheden en werkwijze Administratieve organisatie en organisatieontwikkeling Financieel beheer Facilitair Personeel Personeelsbeleid Pensioen Ondernemingsraad Facilitaire aangelegenheden Automatisering, informatievoorziening en archiefbeheer Huisvesting Interne faciliteiten Internationaal Inleiding Europese Gemeenschap Internationale organisaties Codex Alimentarius januari Selectielijst Productschap Zuivel

3 6. Medebewind Inleiding Medebewindstaken EG-Landbouwregelingen Delegatie / mandaat Zuivelproducten Uitvoering EG-Landbouwregelingen Commissie Officiële Nederlandse Zuivelnoteringen Verordeningen Certificaten, vergunningen en verklaringen Rechten en heffingen Restitutie Gedenatureerd mager melkpoeder Schoolmelk Melkquotering Melkpremie Extra betaling melkveehouders Europese statistieken Bezwaar en beroep Sancties Informeren en verantwoorden Overleg Medebewind gebaseerd op nationale regelgeving Ureumbepaling Financiën en administratie Financiering medebewindstaken Betaalorgaan PZ Controle Administratie Wet- en regelgeving Wetten Verordeningen en besluiten Overzicht Commissies ex. artikel 92 en 109 Wbo Bronnen Jaarverslagen Websites Interviews januari Selectielijst Productschap Zuivel

4 1. AFKORTINGEN AMvB art. Awb CBS COGO EC EG EOGFL EU EZ FAO GLB GOA HACCP HPA KKM LNV OR PBO PIVOT PfP PLW PVE PVV PZ RIO SER Stb. SZW Wbo WHO WOB Algemene Maatregel van Bestuur Artikel Algemene wet bestuursrecht Centraal Bureau voor de Statistiek Centraal Orgaan Georganiseerd Overleg Europese Commissie Europese Gemeenschap Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw Europese Unie (Ministerie van) Economische Zaken Food and Agriculture Organisation Gemeenschappelijk Landbouw Beleid College Gezamenlijke Overleg Arbeidsvoorwaarden PBO-sector Hazard Analysis Critical Control Points Hoofdproductschap Akkerbouwproducten Keten Kwaliteit Melk (Ministerie van) Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit Ondernemingsraad Publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn Pensioenfonds Productschappen Productschappencommissie Levensmiddelenwetgeving Productschappen voor Vee, Vlees en Eieren Productschap voor Vee en Vlees Productschap Zuivel Rapport Institutioneel Onderzoek Sociaal-Economische Raad Staatsblad (jaar, nummer) (Ministerie van) Sociale Zaken en Werkgelegenheid Wet op de Bedrijfsorganisatie World Health Organisation Wet Openbaarheid van Bestuur januari Selectielijst Productschap Zuivel

5 2. INLEIDING 2.1. Selectiedoelstelling van het rapport Deze selectielijst is een selectielijst zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid van Archiefbesluit De doelstelling bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in de selectielijst toegepast op het betreffende beleidsterrein. Dit document is een instrument voor het waarderen en selecteren van het archief van Productschap Zuivel (PZ). Het is gebaseerd op een door PZ uitgevoerd onderzoek naar de eigen organisatie, waarvan de resultaten in dit document zijn opgenomen. Hiervoor zijn de werkprocessen en bevoegdheden van het PZ gevat in zogenaamde handelingen. Om deze te achterhalen is gebruik gemaakt van relevante wet- en regelgeving, maar ook van jaarverslagen, internet en de aanwezige kennis bij het PZ zelf Kader en afbakening Deze selectielijst is het resultaat van een institutioneel onderzoek dat in de periode van september 2004 t/m 2011 is verricht bij het PZ. Het onderzoek beslaat de periode vanaf 2000 tot heden. De huidige situatie bij het PZ fungeerde als uitgangspunt bij de opzet van deze selectielijst. Bij de handeling is tussen haakjes vermeld het jaar dat de handeling is begonnen zodat deze kennis niet verloren gaat. De archieven tot 2000 zijn op basis van een vernietigingslijst geordend en vernietigd (Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van lichamen ingesteld op grond van het Tweede Hoofdstuk van de Wet op de Bedrijfsorganisatie, Stcrt. 18 juni 1979 nr. 115, zie bijlage 1). Deze ordening is met het toenmalige Algemeen Rijksarchief afgestemd. Documenten tot 2000 die voor overdracht aan het Nationaal Archief in aanmerking komen, worden gereed gemaakt voor overdracht. Deze selectielijst wordt toegepast op het archief van het PZ vanaf Bij dit onderzoek is niet uitgegaan van een beleidsterrein, maar is er gekozen voor een op de organisatie gericht onderzoek: PZ en zijn takenpakket staan centraal. Wel is er gebruik gemaakt van de RIO met raakvlakken van dit takenpakket. Het betreft de volgende RIO: De Sociaal-Economische Raad. Een institutioneel onderzoek naar de taken en handelingen van de SER, (PIVOT-rapport nummer 58) Beschrijving PZ Het PZ is een bedrijfslichaam dat deel uitmaakt van het stelsel van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie (PBO). De PBO kwam in de jaren 50 van de vorige eeuw tot stand op basis van de Wet op de bedrijfsorganisatie (Wbo). Het PZ is voor het eerst in 1956 bij wet ingesteld (Instellingswet Productschap Zuivel). In 1996 werd als gevolg van een wijziging van de Wbo PZ opnieuw ingesteld bij verordening van de SER (Instellingsverordening Productschap Zuivel, Stcrt. 12 april 1996, nr. 72). Een volgende instelling als gevolg van een wijziging van de Wbo vond in 2003 plaats. Deze wetwijzing bepaalde dat de instelling bij AMvB diende te gebeuren (Koninklijk Besluit van 3 juni 2003 (Stb. 2003, 252)). PZ valt als PBO volledig onder de werking van de Archiefwet januari Selectielijst Productschap Zuivel

6 Het PZ verricht zijn werkzaamheden voor de zuivelsector. In het bestuur van het productschap zijn ondernemers en werknemers vertegenwoordigd die werkzaam zijn in alle geledingen van de zuivelsector: melkveehouderij, industrie, groot- en detailhandel. De Wbo omschrijft als taak van bedrijfslichamen:...een het algemeen belang dienende bedrijfsuitoefening door de ondernemingen, waarvoor zij zijn ingesteld, te bevorderen, alsmede het gemeenschappelijk belang van die ondernemingen en van de daarbij betrokken personen te behartigen (art. 71 Wbo). Sector De zuivelsector is één van de grootste en meest vitale landbouwsectoren in Nederland. De sector wordt gekenmerkt door een hoge mate van specialisatie, horizontale concentratie, verticale integratie en een toenemende internationalisering. Komend vanuit de positie van een zware Europese marktordening werkt de sector aan een versterking van de marktpositie in samenhang met de liberalisering van het Europees marktbeleid. De belangenbehartiging van de sector verloopt primair via de private organisaties. Het productschap heeft daarbij een ondersteunende rol, waarbij het een bijzondere plaats inneemt door de aan zijn wettelijke status verbonden verordenende en heffingsbevoegdheid en de mogelijkheid om regelingen uit te voeren voor de overheid. Dit wordt met de term medebewind aangeduid. Kader Het productschap ondersteunt de zuivelsector op basis van het PBO-instrumentarium van regelgeving en heffingen en vormt daardoor een platform voor de sector; Het productschap levert meerwaarde op basis van specialisatie, deskundigheid, efficiency en servicegerichtheid en is zo onderdeel van de gehele sector. Doelstellingen Het bevorderen van een duurzame concurrentiepositie en de kwaliteit van ondernemerschap, arbeid en product; Het bevorderen van voedselveiligheid, diergezondheid en milieukwaliteit. Taken over de periode Markt en maatschappij: marktinformatie, voorlichting over sector en producten, bevordering duurzaamheid, arbeidsaangelegenheden; Diergezondheid en voedselveiligheid: monitoring en bestrijding dierziekten, regelgeving, toezicht en monitoring boerderijmelk, normalisatie; Onderzoek en innovatie: melkveehouderij, diergezondheid en -welzijn, milieu; Medebewind: melkquotering, in- en uitvoerregelingen, schoolmelk, ureumbepaling Gerelateerde organisaties Op het terrein waarop PZ actief is, spelen ook andere partijen een rol. Hieronder worden deze globaal beschreven: Productschap Vee en Vlees Het PZ en het Productschap Vee en Vlees hebben de Commissie Diergezondheid en -kwaliteit Runderen PZ PVV ingesteld. Zie 4.1.2, en 9. Vakminister Het kan zijn dat handelingen door verschillende ministers worden uitgevoerd: zo kunnen de ministers van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en/of van Economische Zaken een handeling zelfstandig of naast de minister van Landbouw mede uitvoeren. Het gaat hierbij om algemene regelingen die door wisselende ministers wordt uitgevoerd januari Selectielijst Productschap Zuivel

7 Sociaal-Economische Raad (SER) Als toporgaan, dat boven alle product- en bedrijfschappen staat, heeft de SER verordenende en toezichthoudende bevoegdheden ten aanzien van de bedrijfslichamen. Ondernemersorganisaties/Werknemersorganisaties Ondernemers- en werknemersorganisaties benoemen de (plv.) bestuursleden van het PZ. Een gedetailleerde beschrijving van de PZ-organisatie wordt gegeven in de selectielijst zelf, per onderwerp/categorie handelingen Publiekrechtelijke Bedrijfsorganisatie Sinds de totstandkoming van de Wet op de bedrijfsorganisatie in 1950 is in Nederland een stelsel van product- en bedrijfschappen ontstaan, aangeduid met de term publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie (PBO). Productschappen zijn zogeheten verticale bedrijfslichamen, die bedrijven in een bedrijfskolom (van grondstof tot eindproduct) of delen daarvan omvatten. Bedrijfschappen zijn horizontale lichamen, die bedrijven bevatten met een soortgelijke functie. Hoewel het oorspronkelijk wel de bedoeling was, is het PBO-stelsel niet dekkend voor het gehele bedrijfsleven. De PBO is een bijzondere vorm van sociaal-economische sturing, ordening en belangenbehartiging. Bedrijfslichamen hebben op een breed terrein taken en bevoegdheden, die worden ondersteund door de publiekrechtelijke status. Dit wil zeggen dat de organisaties de mogelijkheid hebben om ten bate van de sector dwingende verordeningen en heffingen op te leggen. Daarnaast kan de overheid de medewerking van een PBO vorderen. Een minister kan bijvoorbeeld bevoegdheden aan een bedrijfslichaam mandateren of delegeren. In veel gevallen werken vooral productschappen mee aan de uitvoering van nationale regelingen en aan de omzetting van Europese richtlijnen in nationale regelingen (medebewind). Het bestuur van een bedrijfslichaam bestaat uit vertegenwoordigers van werkgevers- en werknemersorganisaties. Aan de top van het PBO-stelsel staat de Sociaal-Economische Raad (SER). Als toporgaan heeft de SER verordenende en toezichthoudende bevoegdheden op alle bedrijfslichamen. Daarnaast fungeert de SER als adviesorgaan voor de regering op het terrein van het sociaaleconomisch beleid Instelling en benoeming: Productschap Zuivel en bestuur Productschap Zuivel Met de wijziging van de Wbo van 1999 (art ) werd de instelling van bedrijfslichamen bij AMvB geregeld. De instelling vond in 2003 plaats. Onderstaande handelingen zijn overgenomen uit andere RIO s. Ten aanzien van deze handelingen wordt opgemerkt dat zij in deze selectielijst zijn vermeld om een compleet overzicht te geven van het PZ. De SER wijst ondernemers- en werkgeversorganisaties aan die leden van het bestuur en hun plaatsvervangers kunnen benoemen. (a.) Actor: Sociaal-Economische Raad Handeling: Het aanwijzen van ondernemers- en werknemersorganisaties die (plv.) leden van het bestuur van het PZ mogen benoemen. Periode: (1992) Bron: Handelingen 85 en 86, RIO Sociaal Economische Raad (nr. 58) Product: AmvB, Besluit januari Selectielijst Productschap Zuivel

8 (b.) Actor: Ondernemersorganisaties Werknemersorganisaties Handeling: Het benoemen van leden en hun plaatsvervangers van het bestuur van PZ. Periode: (1956) Bron: Handelingen 87 en 88, RIO Sociaal Economische Raad (nr. 58) Product: Besluit 2.3. Indeling van het rapport De selectielijst is in een aantal onderdelen op te splitsen: De lijst van handelingen die door het PZ uitgevoerd worden: Volgens de Wbo mag PZ bepaalde taken uitvoeren. Het PZ hoeft deze taken niet uit te voeren, maar is hiervoor wel gerechtigd ( 4). De lijst van internationale handelingen: Ook op het internationale vlak verricht het PZ taken. De lijst van handelingen die in medebewind worden uitgevoerd: Bij of krachtens een wet kan het PZ worden opgedragen om bepaalde taken in delegatie of mandaat uit te voeren. Dit wordt medebewind genoemd Beschrijving handelingen De handelingen staan omschreven in een zogenaamd handelingenblok. Een dergelijk blok ziet er als volgt uit: (nr.) Dit is het nummer van de handeling. Dit nummer is uniek voor de betreffende handeling. Actor: Hier staat het orgaan dat formeel verantwoordelijk is voor de uitvoering van de handeling. Het heeft bijvoorbeeld de bevoegdheid tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van delegatie. Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor vervult ter invulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In praktijk komt een handeling vaak overeen met een procedure of een werkproces. Periode: Hier staat het tijdvak vermeld, waarin de handeling wordt verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld, wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het rapport nog steeds uitgevoerd. In deze selectielijst is gekozen om ook het daadwerkelijke beginjaar van de handeling tussen haakjes te vermelden en zonder haakjes het beginjaar van toepassing van deze selectielijst op de handeling, bv. (1956-) Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd, waaruit de handeling is geformuleerd. Product: Hier staat het product vermeld, waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De opgegeven opsommingen van producten zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld. Opmerking: Hier wordt aanvullende informatie gegeven die met het oog op de handeling van belang is of kan zijn. Waardering: Geeft aan welke selectiebeslissingen genomen moeten worden ten aanzien van de neerslag van de handeling Toelichting waardering handelingen Bij de selectie van handelingen is een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied van toepassing is. In het schema zijn alleen de criteria opgenomen voor handelingen waarvan de neerslag overgedragen dient te worden aan het Nationaal Archief. Deze handelingen worden gewaardeerd met Bewaren (B), gevolgd door het nummer van januari Selectielijst Productschap Zuivel

9 het criterium. De neerslag van handelingen die niet aan die selectiecriteria voldoen, zal niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met Vernietigen (V). De neerslag die uit deze handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen. De in de lijst genoemde termijnen worden voor wat zaaksgewijs geordende archiefbescheiden betreft geacht in te gaan na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren, te rekenen vanaf het jongste document in het dossier. Handelingen die worden gewaardeerd met B (bewaren). Algemeen selectiecriteria B1 B2 B3 B4 B5 B6 Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, evenals het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en selecteren van de doeleinden en de instrumenten. Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces en de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet zondermeer consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren ter publicatie. Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd januari Selectielijst Productschap Zuivel

10 2.3.3 Leeswijzer Voor het gebruikmaken van deze selectielijst zijn de volgende aanwijzingen van belang: Als de actor Productschap Zuivel is, kan hiermee ook het bestuur van, de voorzitter van of de secretaris van bedoeld worden. De handelingen zijn positief geformuleerd. Dit betekent dat de handeling het verlenen van een vergunning ook de stukken betreffende de afwijzing of beëindiging van de vergunning omvat en dat de stukken betreffende de terugvordering van steun behoren bij de handeling het toekennen van steun. Het hoofdstuk Algemene handelingen bevat alle handelingen, uitgezonderd de handelingen in medebewind, die het PZ volgens de wet mag uitvoeren. Dit betekent niet automatisch dat het PZ de handeling ook daadwerkelijk uitvoert. De handelingen die het PZ uitvoert in het kader van medebewind, zijn terug te vinden in het hoofdstuk Medebewind. Indien de uitoefening van twee of meerdere handelingen zo zeer met elkaar verweven is, dat er geen duidelijke scheidslijn tussen documenten is aan te brengen, dient gekozen te worden voor de handeling met de langste bewaartermijn. Het ministerie dat over landbouwaangelegenheden gaat is in de loop van de jaren nog al eens van naam veranderd. In de selectielijst wordt met de minister van Landbouw bedoeld de minister die landbouwaangelegenheden in zijn portefeuille had ook al werd die portefeuille anders aangeduid januari Selectielijst Productschap Zuivel

11 3. ALGEMENE HANDELINGEN In dit hoofdstuk staan alle handelingen die het PZ uitvoert ten bate van de ondernemingen waarvoor het is ingesteld of ten bate van de eigen organisatie Ten bate van de sector Hieronder staan de handelingen die het PZ uitoefent ten bate van de eigen sector. Dit heeft onder andere betrekking op: het bij verordening opleggen van heffingen, het instellen van fondsen of het initiëren van onderzoek Oordeel Kroonbenoeming voorzitter Gezien het belang van de functie en de positie van de voorzitter benoemt de Kroon de voorzitter. Het bestuur van het Productschap Zuivel wordt sinds 1999 in de gelegenheid gesteld om een voordracht voor de benoeming van de voorzitter te doen. (1.) Handeling: Het doen van een voordracht voor de benoeming van de voorzitter van het Productschap Zuivel. Periode: (1999 -) Grondslag: Wbo, artikel 78, eerste lid Product: Voordracht Waardering: B Instelling en benoeming: commissie ex artikel 92 en 109 Het bestuur van het PZ maakt gebruik van adviescommissies. Deze commissies zijn ingesteld krachtens artikel 92 Wbo jo. Het Reglement van Orde van het bestuur van het PZ of artikel 109 Wbo. Artikel 92 bepaalt dat het bestuur nadere regelen kan stellen betreffende zijn werkwijze. Het PZ heeft op grond van dit artikel adviescommissies ingesteld. Deze werkwijze geeft het bestuur mogelijkheden voor wat betreft de samenstelling van de commissies (vrije samenstelling). Artikel 109 geeft de besturen van bedrijfslichamen de mogelijkheid gezamenlijk een voorziening (bv. Commissie) in te stellen. Het Productschap Zuivel en het Productschap Vee en Vlees hebben krachtens dit artikel de commissie Diergezondheid en Kwaliteit Runderen ingesteld. (2.) Handeling: Het instellen van een commissie ex. art. 92 en 109 Wbo Grondslag: Wbo, art. 92 en 109 Product: Verordening, besluit Waardering: B Beleid Het PZ heeft een taak in het opstellen van beleid op zijn eigen werkterrein. Dit betreft beleid ten aanzien van: de koers van het PZ, het behartigen van belangen voor ondernemingen, besteding van gelden en het nemen van maatregelen ter verbetering van de sector januari Selectielijst Productschap Zuivel

12 (3.) Handeling: Het opstellen van beleid op het werkterrein van het PZ. Grondslag: Wbo, art. 71 Product: Meerjarenvisies, (beleids)nota s Waardering: B 1 & 2 Het PZ dient zich ten aanzien van zijn beleid zowel naar de sector, de SER als naar de rijksoverheid te verantwoorden. (4.) Handeling: Het afleggen van verantwoording van beleid naar de vakminister, de SER en naar de ondernemingen, waarvoor het PZ is ingesteld. Bron: Wbo, art. 137 Product: Jaarverslagen, nota s Opmerking: Deze handeling betreft niet de verantwoording over medebewind. Waardering: B Vergaderingen Het (dagelijks) bestuur van het PZ houdt openbare en besloten vergaderingen over de koers en de activiteiten (sector- en organisatiegericht) van het PZ. Daarnaast vindt er intern overleg plaats. De commissies houden vergaderingen over onderwerpen waarvoor zij zijn ingesteld. (5.) Handeling: Het houden van bestuursvergaderingen. Bron: Jaarverslagen Product: Agenda s, notulen, bijlagen bij agenda s Waardering: B 5 (6.) / Commissies ex art. 92. en art. 109 Handeling: Het houden van commissievergaderingen. Bron: Jaarverslagen Product: Agenda s, notulen, bijlagen bij agenda s Waardering: B 5 (7.) Handeling: Het houden van intern overleg januari Selectielijst Productschap Zuivel

13 Bron: Product: Opmerking: Waardering: Interview Agenda s, notulen Overleg management team PZ, managementteam afdeling informatie, managementteam afdeling marktregelingen en ad hoc vormen van intern overleg met uitzondering van handeling 5, 6 en 44. V; 5 jaar Begroting en jaarrekening Het dagelijks bestuur van het PZ biedt het bestuur jaarlijks een begroting en een jaarrekening aan. De begroting bevat de inkomsten en uitgaven voor het komende kalenderjaar. De jaarrekening vermeldt de inkomsten, de uitgaven en de verantwoording over het afgelopen kalenderjaar. De begroting wordt bij verordening vastgesteld door het bestuur. De verordening behoeft de goedkeuring van de SER. Het bestuur stelt de jaarrekening bij besluit vast. Het besluit behoeft de instemming van de SER. (8.) Handeling: Het jaarlijks vaststellen van de begroting en de jaarrekening. Gondslag: Wbo, art. 118, 119, 123, 124, 125 Verordening Financiën Bedrijfslichaam 1999 [SER] Verordening Financiën Bedrijfslichaam 2011 [SER] Product: Begroting, jaarrekening Waardering: V; 7 jaar na accountantsverklaring NB. Van de jaarrekeningen van de begroting blijft elk één eindexemplaar bewaard Innen van heffingen en fondsenbeheer Het PZ legt voor de financiering van de eigen organisatie en de ingestelde fondsen heffingen op aan ondernemingen in de sector. (9.) Actor: Handeling: Productschap Zuivel Het innen van administratieve en bestemmingsheffingen en het beheren van fondsen. Grondslag: Wbo, art. 126 Instellingswet Productschap Zuivel Instellingsverordening Produktschap Zuivel Instellingsbesluit Productschap Zuivel Zuivelverordening 1999, Inning heffingen Zuivelverordening 2003, Administratieve bepalingen Product: Waardering: Heffingsnota V; 7 jaar Verordeningen Het PZ kan bij verordening regels vaststellen voor de ondernemingen, waarvoor het is ingesteld. Verordeningen zijn algemeen verbindende voorschriften en kunnen worden vastgesteld voor een scala aan activiteiten (art. 93 Wbo). Voorbeelden zijn: Voortbrenging en afzet van zuivelproducten; Borging en inrichting van bedrijfsprocessen. (10.) januari Selectielijst Productschap Zuivel

14 Actor: Handeling: Productschap Zuivel Het bij verordening vaststellen van regels voor de ondernemingen waarvoor het PZ is ingesteld. Periode: ( ) Grondslag: Wbo, art. 93 Instellingswet Productschap Zuivel Instellingsverordening Produktschap Zuivel Instellingsbesluit Productschap Zuivel Product: Opmerking: Waardering: B 1 & 5 Verordeningen PZ, goedkeuringsbesluiten SER en vakminister Verordeningen worden goedgekeurd door de SER en/of de vakminister. Het PZ mag fondsen instellen waaruit gelden aangewend kunnen worden voor diverse activiteiten, zoals onderzoek, promotie en diergezondheid. Voorbeelden van fondsen zijn: fonds gezondheidszorg runderen fonds melkveehouderij fonds bevordering afzet boerderijzuivel (11.) Handeling: Het bij verordening instellen van fondsen. Grondslag: Wbo, art. 93, tweede lid onder g Instellingswet Productschap Zuivel Instellingsverordening Produktschap Zuivel Instellingsbesluit Productschap Zuivel Product: Verordening PZ en goedkeuringsbesluit SER Opmerking: Verordeningen worden goedgekeurd door de SER. Waardering: B 1 & 5 Het PZ legt heffingen op aan de ondernemingen waarvoor ze zijn ingesteld. De administratieve heffing worden aangewend voor de financiering van de huishoudelijke taken van het PZ. Bestemmingsheffingen worden aangewend voor specifieke doelen ten bate van de sector. (12.) Actor: Handeling: Productschap Zuivel Het bij verordening vaststellen van administratieve en bestemmingsheffingen. Periode: ( ) Grondslag: Wbo, art. 126 Instellingswet Productschap Zuivel Instellingsverordening Produktschap Zuivel Instellingsbesluit Productschap Zuivel Product: Verordening, goedkeuringsbesluiten SER en vakminister Opmerking: Verordeningen worden goedgekeurd door SER en/of vakminister. Waardering: B 1 & Registreren van ondernemingen Het PZ treft regelingen voor de registratie van ondernemingen, waarvoor het is ingesteld. De bedoeling van de registratie is het hebben van een overzicht van de ondernemingen die werkzaamheden verrichten op het werkterrein van het PZ januari Selectielijst Productschap Zuivel

15 (13.) Actor: Handeling: Productschap Zuivel Het registreren van ondernemingen die werkzaamheden verrichten op het werkterrein van het PZ. Periode: (1956) Grondslag: Wbo, art. 93, tweede lid onder a. Instellingswet Productschap Zuivel Instellingsverordening Produktschap Zuivel Instellingsbesluit Productschap Zuivel Zuivelverordening 1961, Registratie bedrijfsgenoten Zuivelverordening 1986, Registratie boerderijzuivelbereiders Zuivelverordening 2003, Administratieve bepalingen Product: Papieren dossier, registratie in Connect, het relatiebeheersysteem van PZ Waardering: V; 2 jaar na uitschrijving register Verbetering van de sector Het PZ behartigt belangen voor de ondernemingen waarvoor het is ingesteld. Het belang van die ondernemingen uit zich in het versterken en/of verbeteren van de sector. In grote lijnen komen de activiteiten op dit terrein op het volgende neer: Kwaliteitsverbetering en voedselveiligheid; Technologisch onderzoek; Onderzoek melkveehouderij; Verbetering van arbeidsmarkt en omstandigheden. Verbetering van de sector kan in grote en minder grote projecten tot uiting komen, evenals in kort- en langlopende projecten of in onderzoeken. Voorbeelden van grote en langlopende projecten zijn KKM, HACCP en de Onderzoeksvisie Melkveehouderij. Deelname aan en het faciliteren van organisaties als het NEN, via de Normcommissie melk en zuivelproducten. (14.) Handeling: Het initiëren en/of uitwerken van activiteiten ter verbetering of versterking van de sector. Grondslag: Wbo, artikel 71 Product: Dossiers met subsidietoekenningen, hygiënecodes boerderijzuivelbereiding en kleinschalige detailhandel Opmerking: Dit betreft onder andere: Kwaliteitsverbetering en voedselveiligheid; Technologisch onderzoek; Onderzoek melkveehouderij; Verbetering van arbeidsmarkt en omstandigheden. PZ voert in deze dossiers het secretariaat. Waardering: B 1 & 5 In bijzondere omstandigheden zoals bij een MKZ-uitbraak of de verontreiniging van melk met dioxine kan PZ een calamiteitendossier aanleggen. (15.) Handeling: Het aanleggen van dossiers bij calamiteiten januari Selectielijst Productschap Zuivel

16 Bron: Interview Product: Calamiteitendossiers Waardering: B Informatieverschaffing Het PZ geeft informatie over regelingen ten aanzien van zuivelproducten. Tevens worden vertegenwoordigers van landen die zijn toegetreden tot de EU door medewerkers van het PZ geïnformeerd. Hiervoor kunnen medewerkers uitgezonden worden naar het desbetreffende land. Een voorbeeld hiervan is de samenwerking met instanties in Polen, Hongarije, Estland en Tsjechië. (16.) Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten over regelgeving voor zuivelproducten en veterinaire aangelegenheden. Beantwoorden van vragen burgers en bedrijven. Product: Circulaires, losbladige regelingen, website, presentaties, documentatie, brieven Waardering: V; 2 jaar na vervallen NB. van het gedrukte materiaal wordt één eindexemplaar bewaard (B5) De informatie uit de digitale omgeving wordt op hoofdlijnen in de papieren publicaties vastgelegd. Tevens worden statistische gegevens verzameld uit de zuivelsector en onder andere bewerkt voor het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). (17.) Handeling: Het verzamelen en verstrekken van statistische gegevens. Product: Statistieken, publicatie Statistisch Jaaroverzicht Opmerking: Betreft onder andere de verstrekking van gegevens aan het CBS. Waardering: V; 10 jaar NB. van het gedrukte materiaal wordt één eindexemplaar bewaard (B5) De informatie uit de digitale omgeving wordt op hoofdlijnen in de papieren publicaties vastgelegd. Wanneer burgers of ondernemingen om specifieke informatie vragen over de beleidsvorming van het PZ, kunnen ze een beroep doen op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). (18.) Handeling: Het behandelen van verzoeken tot openbaarmaking op basis van de Wob. Periode: Grondslag: Wet openbaarheid van bestuur Product: Correspondentie, besluiten Waardering: V; 5 jaar na afhandeling van het verzoek januari Selectielijst Productschap Zuivel

17 Onderzoek Het PZ initieert en financiert onderzoeken op het terrein van de zuivelproducten en de ondernemingen waarvoor het is ingesteld. De onderzoeken horen bij de handeling waarvoor het onderzoek wordt uitgevoerd. De hier bedoelde handelingen kunnen gebruikt worden bij onderzoeken, waarvoor geen handeling is geformuleerd. (19.) Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van een onderzoek op het werkterrein van het PZ. Bron: Interview Product: Gegunde offerte, brieven, rapporten, nota s Waardering: B 1 & 2 Niet gegunde offertes V; 1 jaar na accountantscontrole betreffende jaar (20.) Handeling: Het begeleiden van onderzoek op het werkterrein van het PZ. Bron: Interview Product: Notities, notulen, brieven Waardering: V; 5 jaar na afsluiting van het desbetreffende onderzoek (21.) Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens voor onderzoek op het werkterrein het PZ. Bron: Interview Product: Rapporten Waardering: V; 5 jaar na afsluiting van het desbetreffende onderzoek (22.) Handeling: Het financieren van onderzoek op het werkterrein van het PZ. Bron: Interview Product: Subsidietoekenning, rekeningen Waardering: V; 7 jaar Commissies ex art. 92 en 109 De werkzaamheden van deze commissies bestrijken een breed terrein. In de meeste gevallen komt het neer op het geven van advies aan het bestuur of het uitvoeren van beleid onder verantwoording van het bestuur. Voorbeelden van dergelijke commissie zijn de productenadviescommissies, de Commissie Melkveehouderij en de Commissie DKR. Zie hoofdstuk 8 voor een compleet overzicht januari Selectielijst Productschap Zuivel

18 (23.) /Commissies ex art. 92 en 109 Handeling: Het geven van advies aan het PZ-bestuur en/of het mede uitvoeren van beleid voor diverse aangelegenheden. Bron: Jaarverslagen Product: Advies, rapporten, correspondentie Waardering: B 1 & 5 advies en rapporten V 5; correspondentie Vertegenwoordiging en gezamenlijke belangenbehartiging Het PZ voert overleg met externe organisaties. Dit kunnen andere productschappen zijn, maar ook andere organisaties. Zo voert PZ overleg binnen de Deskundigencommissie boerderijmelk en het Afstemmingsoverleg Detailhandel HACCP. (24.) Handeling: Het vertegenwoordigen van het PZ in externe organisaties, commissies en besturen. Bron: Jaarverslagen Product: Verslag, vergaderstukken Opmerking: Deze handeling betreft niet de vertegenwoordiging in commissies op internationaal niveau. PZ is geen dossierhouder. Waardering: V; 5 jaar Advies Het Productschap Zuivel brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan de minister van Landbouw en de SER ten aanzien van aangelegenheden waarvoor het Productschap Zuivel is ingesteld. Adviezen horen bij de handeling, waarvoor het advies werd opgesteld. De hier bedoelde handeling kan gebruikt worden voor de adviezen waarvoor geen handeling is geformuleerd. (25.) Handeling: Het adviseren van de minister van Landbouw en de SER Periode: ( ) Product: Advies Waardering: B 1 & 3 De Wbo geeft bedrijfslichamen de mogelijkheid om samenwerkingsverbanden aan te gaan. Hierdoor kunnen afspraken gemaakt worden over die delen van het werkterrein die aan elkaar grenzen of elkaar overlappen. De SER kan de samenwerking echter ook opleggen. Een voorbeeld van een samenwerkingsverband is de Commissie Diergezondheid en -kwaliteit Runderen PZ PVV die door het Productschap Zuivel en het Productschap Vee en Vlees is ingesteld. (26.) Actor: Handeling: Productschap Zuivel Het gezamenlijk met andere productschappen treffen van januari Selectielijst Productschap Zuivel

19 voorzieningen voor de gemeenschappelijke behartiging van belangen. Periode: (1956) Bron: Wbo, art. 109 en 115 Product: Verslagen, adviezen Opmerking: Hiervoor is de goedkeuring van de SER vereist. PZ is dossierhouder voor de PZ-inbreng. Waardering: B 5 Productschappen kunnen ook onderling, of samen met andere organisaties, besluiten samenwerkingen aan te gaan. In 2003 kwamen het PZ, de Productschappen Vee, Vlees en Eieren en het Productschap Diervoeder met FNV Bondgenoten en de CNV BedrijvenBond het project Vernieuwde Samenwerking overeen. Een ander voorbeeld is de Productschappencommissie Levensmiddelenwetgeving (PLW). De PLW is ingesteld door het College van Voorzitters Productschappen. (27.) Handeling: Het gezamenlijk met andere productschappen of organisaties treffen van voorzieningen voor de gemeenschappelijke behartiging van belangen. Bron: Interview Product: Verslagen, adviezen Opmerking: Hier ligt geen juridische basis aan ten grondslag. PZ kan dossierhouder zijn. Bij de PLW is HPA dossierhouder. Waardering: B 5 in geval PZ dossierhouder is. V, 5 jaar in geval PZ geen dossierhouder is Vrijstelling en ontheffing Het PZ kan vrijstellingen en ontheffingen verlenen op onder andere de bepalingen in een verordening. De vrijstelling of ontheffing kan bijvoorbeeld verleend zijn ten aanzien van: het betalen van een geldsom of de verplichting tot het hebben van een verklaring c.q. vergunning (bv. bij de regeling voor de uitbetaling van boerderijmelk). Stukken betreffende de verlening van vrijstelling of ontheffing horen bij de handeling, waarvoor de vrijstelling of ontheffing verleend is. De hier bedoelde handeling kan gebruikt worden voor vrijstellingen of ontheffingen, waarvoor geen handeling is geformuleerd. (28.) Handeling: Het verlenen van vrijstellingen of ontheffingen. Product: Vrijstelling, ontheffing Waardering: V; 5 jaar na aflopen van de vrijstelling of ontheffing Controle Het PZ voert controles uit op hetgeen het in verordeningen heeft vastgesteld. Het PZ kan opdracht geven aan externe controle-instanties voor het uitvoeren van de controles, zoals het COKZ. Rapportages van controles horen bij de handeling, waarvoor de controle werd uitgevoerd, bijvoorbeeld de controle op de uitvoering van de regelgeving voor de uitbetaling van boerderijmelk. Onderhavige handeling kan gebruikt worden voor de controles waarvoor geen handeling is geformuleerd januari Selectielijst Productschap Zuivel

20 (29.) Handeling: Het (laten) uitvoeren van controles bij ondernemingen. Grondslag: De desbetreffende regeling Product: Controleovereenkomst, rapporten Waardering: V; 7jaar NB. Controleovereenkomst: V; 10 jaar na einde overeenkomst Bezwaar en beroep Op grond van de Awb is het mogelijk in bezwaar of beroep te gaan tegen een beslissing van het PZ. Het PZ zal in deze gevallen de procedure volgen, zoals die wordt omschreven in de Awb, hoofdstuk 6 en 7. Een belanghebbende kan tegen de beslissing op bezwaar door het PZ in beroep gaan bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven. (30.) Handeling: Het beslissen op bezwaar tegen een besluit van het PZ. Grondslag: Algemene wet bestuursrecht Product: Beslissing op bezwaar Waardering: V; 10 jaar (31.) Handeling: Het voeren van verweer in beroepsprocedures voor het College van Beroep voor het bedrijfsleven. Grondslag: Algemene wet bestuursrecht Wet bestuursrechtspraak bedrijfsorganisatie Product: Verweerschrift, uitspraak College van Beroep voor het bedrijfsleven Waardering: V; 10 jaar Klachten Eenieder kan schriftelijk of mondeling bij het PZ zijn beklag doen over gedragingen door de medewerkers van het PZ. De klachten worden behandeld door de klachtenadviseur end e klachtencoördinator. De procedure voor de afhandeling staat beschreven in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), hoofdstuk 9 en sinds 2007 in de Verordening PZ 2007, Klachtenregeling. (32.) Handeling: Het behandelen van klachten. Grondslag: Algemene wet bestuursrecht Verordening PZ 2007, Klachtenregeling Product: Correspondentie, notities Waardering: V; 5 jaar na afhandeling klacht januari Selectielijst Productschap Zuivel

21 Eventueel kan een klacht worden ingediend bij de Nationale Ombudsman of bij een tot onderzoeken van een klacht bevoegde commissie uit de Staten-Generaal. In dat geval zal het PZ verzocht worden de benodigde informatie voor het onderzoek te leveren. (33.) Handeling: Het informeren van tot onderzoek van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten-Generaal en de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten. Grondslag: Grondwet Wet Nationale ombudsman Product: Correspondentie, notities Waardering: V; 5 jaar na afhandeling klacht 3.2. Ten bate van de eigen organisatie Hieronder staan de handelingen die het PZ uitoefent ten bate van de eigen organisatie. Dit heeft onder andere betrekking op: het vaststellen van bevoegdheden, de inrichting van de organisatie en het financiële beheer Vaststellen van bevoegdheden en werkwijze Het PZ stelt verordeningen en besluiten vast voor de werkwijze van organen, uitoefening van bevoegdheden en inrichting van het secretariaat. Hierin wordt de uitoefening van bevoegdheden (delegatie en mandaat) van door bestuur, dagelijks bestuur, voorzitter, secretaris en medewerkers vastgelegd. (34.) Handeling: Het vaststellen van regels voor de werkwijze van organen, uitoefening van bevoegdheden en inrichting van het secretariaat. Grondslag: Wbo, art. 92, 95 en 98 Product: Verordening, besluit Waardering: B Administratieve organisatie en organisatieontwikkeling Om de taakuitvoering door het PZ-secretariaat zo effectief mogelijk te laten verlopen, moet deze organisatie zo doelmatig mogelijk worden ingericht. Hiertoe worden beleid en regels opgesteld voor de organisatiestructuur en bedrijfsvoering. Eveneens wordt hieronder verstaan: Het opstellen van handboeken Administratieve Organisatie. Het beoordelen en toetsen van procedures, processen en structuren. Het evalueren van reorganisatie- en veranderingsprocessen. (35.) Handeling: Het vaststellen van en uitvoeren van regels betreffende organisatiestructuur en bedrijfsvoering. Periode: (1956-) Bron: Interview Product: Rapporten, handboeken AO Waardering: V; 5 jaar na wijziging januari Selectielijst Productschap Zuivel

22 3.2.3 Financieel beheer Het PZ voert een financieel beheer. Hieronder vallen onder meer: Het opstellen van beleid betreffende financieel en begrotingsbeheer. Het zorgdragen voor ordelijk en controleerbaar financieel beheer. Het opstellen van regels voor contractbeheer en verantwoorden van het gevoerde contractbeheer. Het opstellen van regels betreffende het verlenen van voorschotten. Het opstellen van regels betreffende kasbeheer. Het opstellen van beleid en beheren van financiële systemen. (36.) Handeling: Het vaststellen en uitvoeren van regels betreffende financieel beheer. Grondslag: Wbo, art. 123 Product: Financiële bescheiden, grootboeken, bank- en giroafschriften Waardering: V; 7 jaar (37.) Handeling: Het uitvoeren van accountantscontrole op het financieel beheer. Product: Accountverklaring en managementletters Waardering: V; 7 jaar januari Selectielijst Productschap Zuivel

23 4. FACILITAIR 4.1. Personeel Personeelsbeleid Over vaststelling, wijziging, aanvulling en intrekking van arbeidsvoorwaarden wordt overleg gepleegd met gezamenlijke werkgevers- en werknemersorganisaties. Dit zijn door de SER representatief geachte organisaties. Tot 1976 bestond georganiseerd overleg over lonen en andere arbeidsvoorwaarden voor de productschappen binnen het Centraal Orgaan Georganiseerd Overleg (COGO). Met ingang van 1977 vond voor alle bedrijfslichamen overleg plaats binnen het College Gezamenlijke Overleg Arbeidsvoorwaarden PBO-sector (GOA). Het GOA adviseerde de SER en de product- en bedrijfschappen, waarmee tevens een harmonisatie van arbeidsvoorwaarden in de PBO-sector werd nagestreefd. De adviezen van het GOA werden over het algemeen door de bedrijfslichamen overgenomen in een door het schap vastgestelde verordening. Sinds 2003 is er een collectieve arbeidsovereenkomst voor werknemers in dienst van de productschappen, bedrijfschappen en de Sociaal-Economische Raad. Deze CAO wordt afgesloten door de Werkgeversvereniging PBO, FNV Bondgenoten, CNV Dienstenbond en De Unie. (38.) Handeling: Het bij verordening vaststellen van regels over indienstneming en ontslag, alsmede het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel. Periode: Grondslag: Wbo, art. 86, derde lid en art. 123 Bron: Interview Product: Verordeningen Opmerking: Verordeningen worden goedgekeurd door de SER. Waardering: B 1 & 5 Met de CAO van 2003 is een einde gekomen aan het bij verordening vaststellen van arbeidsvoorwaarden. PZ neemt deel in de Werkgeversvereniging PBO. Deze vereniging vertegenwoordigt de werkgevers in het CAO-overleg. (39.) Handeling: Deelnemen aan de Werkgeversvereniging PBO voor de afsluiting van een CAO. Periode: Bron: Interview Product: Agenda s, notulen, correspondentie Opmerking: CAO loopt 1 jaar. De Werkgeversvereniging draagt zorg voor het archief. Waardering: V; 3 jaar Bij het personeelsbeleid (verzuim, opleiding etc.) beschikt PZ binnen afgesproken marges over de ruimte voor het vaststellen van het beleid. (40.) Actor: Productschap Zuivel januari Selectielijst Productschap Zuivel

24 Handeling: Het opstellen van personeelsbeleid. Bron: Interview Product: Beleidsnota s Waardering: V; 10 jaar (41.) Handeling: Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid. Bron: Interview Product: Personeelsdossiers en personeelsadministratie Waardering: Loonbelastingverklaring, loonadministratie en loonstaat: V; 7 jaar Na pensioengerechtigde leeftijd of na uitdiensttreding gehele dossier: V; 10 jaar Pensioen Pensioenfonds Productschappen Het Pensioenfonds Productschappen (PfP) heeft tot taak een fonds te beheren waaruit pensioenen aan oud-medewerkers van de productschappen worden uitgekeerd. Het fonds kent een bestuur en een raad van toezicht, bemensd vanuit de productschappen (benoemd door de gezamenlijke werkgevers en werknemers) en de gepensioneerden. In het bestuur en/of in de raad kan gedurende een bestuursperiode een vertegenwoordiger van het PZ zitting hebben. In periodes waarin dat het geval is, valt dat onder deze handeling. (42.) Handeling: Zitting hebben in het bestuur of de raad van toezicht in het Pensioenfonds Productschappen (PfP). Bron: Interview Jaarverslagen Product: Correspondentie, vergaderstukken Waardering: V; 10 jaar Ondernemingsraad De ondernemingsraad (OR) van het PZ trad in 1981 in werking. De OR adviseert de bestuurder (hier: directie) van het PZ. De OR heeft advies- en instemmingsrecht. (43.) Handeling: Het instellen van een ondernemingsraad voor het PZ. Periode: (1981 -) Grondslag: Wet op de ondernemingsraden Product: Reglement Ondernemingsraad Waardering: B 4 (44.) Handeling: Het voeren van overleg tussen de ondernemingsraad en bestuurder. Periode: (1981 -) januari Selectielijst Productschap Zuivel

25 Grondslag: Wet op de ondernemingsraden Product: Agenda s en verslagen, vergaderstukken Waardering: B 4 (45.) Actor: Handeling: Ondernemingsraad Het uitvoeren van OR-werkzaamheden (verkiezingen, benoemen van leden en instellen van commissies, gevraagd en ongevraagd adviseren van de bestuurder ten aanzien van alle zaken aangaande het bedrijf en het personeel, houden van vergaderingen). Periode: (1981 -) Grondslag: Reglement Ondernemingsraad 2000 Reglement Ondernemingsraad 2010 Wet op de ondernemingsraden Product: Waardering: Documentatie verkiezing, adviesnota s, vergaderstukken V; 5 jaar 4.2. Facilitaire aangelegenheden Automatisering, informatievoorziening en archiefbeheer Het PZ treft voorzieningen voor automatisering, informatievoorziening en telecommunicatie. (46.) Handeling: Het opstellen van beleid voor automatisering, documentaire informatievoorziening en telecommunicatie. Bron: Interview Opmerking: Hieronder valt o.a. documentatie, bibliotheek, postbezorging Product: Beleidsnotities Waardering: V; 5 jaar (47.) Handeling: Het verzorgen van automatisering, documentaire informatievoorziening en telecommunicatie. Bron: Interview Waardering: V; 5 jaar m.u.v. de broncodes: V 50 jaar Elke (overheids)organisatie met publiekrechtelijke taken dient te beschikken over beheersregels ten aanzien van archiefbescheiden. Het PZ heeft in 2001 een verordening vastgesteld ten aanzien hiervan. Archiefbeheer omvat het geheel aan activiteiten betreffende verzorging, ordening, toegang, selectie, vernietiging, vervreemding, vervanging en overdracht van archiefbescheiden. (48.) Actor: Handeling: Productschap Zuivel Het opstellen van regels voor archiefbeheer, alsmede het opstellen van verklaringen betreffende vernietiging, vervreemding, vervanging en overdracht van archiefbescheiden januari Selectielijst Productschap Zuivel

26 Periode: (1996 -) Grondslag: Archiefwet 1995, art. 3, 4, 5, 7, 8 en 12 Archiefbesluit 1995, art. 14 PZ-Besluit beheersregels archiefbescheiden, 2001 Product: Verordeningen, besluiten, verklaringen Waardering: B 1 & 5 eindproducten V; 2 jaar voorbereidende stukken na vaststelling eindproduct (49.) Handeling: Het uitvoeren van regels voor archiefbeheer. Periode: (1996 -) Grondslag: Archiefwet 1995, art. 3, 4, 7, 8, 12 en 13 Product: SDI (Structuurplan Documentaire Informatievoorziening), ordeningsplannen Opmerking: Hieronder vallen ook zaken als de inrichting van de archiefruimte. Waardering: V; 2 jaar na vaststelling nieuw plan/wijziging/verandering m.u.v. ordeningsplannen (B5) Huisvesting Het Productschap Zuivel en het Productschap Vee, Vlees en Eieren zijn vanaf 1968 samen in één gebouw gehuisvest. Het PZ maakt met PVE afspraken over de huisvesting en regelt de uitvoering van de afspraken. Onder uitvoering wordt verstaan: verzorgen en begeleiden van bouwkundige activiteiten en onderhoudswerkzaamheden, verstrekken, in stand houden en inrichten van technische bedrijfsbenodigdheden, ruimtes en netwerken, nemen van maatregelen op het gebied van beveiliging van mensen, gebouwen, bedrijfsruimten, middelen en goederen (onder andere het toegangscontrolesysteem), aanschaffen, onderhouden, repareren en gebruiken van goederen. Hierbij wordt onder andere rekening gehouden met bouwbesluiten, ARBO- en milieuwetgeving, veiligheids- en gezondheidsbesluiten, brandweer-, politie- en gemeentelijke verordeningen. (50.) Handeling: Het verzorgen van huisvesting. Bron: Interview Product: Notities, contracten, correspondentie Waardering: V; 5 jaar na wijziging/verandering/aanpassing (51.) Handeling: Het opstellen van een (raam-)overeenkomst. Bron: Interview Product: Overeenkomst, correspondentie Waardering: V; 7 jaar na einde overeenkomst januari Selectielijst Productschap Zuivel