ONDERNEMINGSPLAN VERA Autonoom Provinciebedrijf

Transcriptie

1 ONDERNEMINGSPLAN 2010 VERA Autonoom Provinciebedrijf Raad van bestuur van 12 januari 2010

2 Inhoud INHOUD 2 INLEIDING...4 STAND VAN DE ICT...5 DE LOKALE OPENBARE SECTOR...7 DE ANDERE OVERHEDEN...9 Europa...9 Europese Dienstenrichtlijn...9 Europees actieplan Jaarlijkse benchmarking...10 België 10 Federale overheid...11 Vlaamse overheid...11 DE OPDRACHT VAN VERA...12 ACTIVITEITEN...13 Kenniscentrum...13 Consultancy...13 Content-integrator...13 Gezamenlijke aankopen / aanbestedingen...14 Communicatiemiddelen...15 VERA wordt netwerkintegrator...15 Internettoegang en Groupware (AgendaWeb)...16 Netwerktelefonie (VERAfoon)...16 Intranet Suite...18 Het intranet-concept...18 Intranetportaal en onderdelen van de suite VERAweb en Digitaal Sociaal Huis...18 Integratie van andere toepassingen

3 Extranet Suite...20 e-raden...20 LIPS 20 Integratie van andere componenten

4 Inleiding De statuten en de eerste beheersovereenkomst van VERA werden tien jaar geleden, op 30 mei 2000 door het provinciebestuur van Vlaams-Brabant goedgekeurd, waarna begonnen werd met het aanwerven van het eerste personeel. De aansluiting van lokale besturen op een provinciaal netwerk was reeds daarvoor van start gegaan op initiatief van de directie informatica, maar in het najaar van 2000 ging de VERA-organisatie zelf definitief aan het werk als autonoom provinciebedrijf. In 2010 zal dit op een passende wijze gevierd worden. Ook op een andere manier is 2010 een uitzonderlijk jaar. Belangrijke lessen die getrokken kunnen worden uit de afwikkeling van het project Digitaal Sociaal Huis (DSH) en uit het overleg met de mandatarissen dat in 2009 werd opgestart, zullen in dit jaar in praktijk worden gebracht. Uit een analyse van de factoren die het succes van het DSH veroorzaakt hebben, komen enkele krachtlijnen naar voor. Ten eerste beantwoordde het initiatief aan een onmiddellijke behoefte die groeide door een naderende deadline in een Vlaams decreet. Welnu, er zijn nog dergelijke verplichtingen, die door Europese richtlijnen of door Vlaamse of federale regelgeving op uitvoering liggen te wachten. Ten tweede was bij het DSH de werkbesparing door samen te werken direct zichtbaar. In plaats van 250 tot 300 diensten zelf te moeten beschrijven, werd dit aantal door het werk onder 40 sociale huizen te verdelen, teruggebracht tot slechts enkele. Wanneer vanaf 2010 ook de externe actoren, te beginnen bij de CAW s, zelf hun producten beginnen te onderhouden in de catalogus van een lokaal sociaal huis, zal de meerwaarde van dit project als content-integrator (meer dan als technologie-project) nog uitdrukkelijker voelbaar worden. En tenslotte was het duidelijk dat de integratie met de Rechtenverkenner van de Vlaamse Gemeenschap een meerwaarde creëerde. Het DSH stond niet alléén maar creëerde extra waarde door de koppeling met andere projecten. In 2010 zullen nog meer dergelijke kansen benut worden, in afwachting dat het mede door VERA gestarte initiatief Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC) hopelijk in 2011 online beschikbaar komt. Tijdens het mandatarissenoverleg en ook daarbuiten vragen lokale besturen reeds enige tijd dat VERA leiding geeft inzake egovernment. Maar ze vragen ook eenvoudige zaken, zoals voor hen gezamenlijke aanbestedingen op te zetten. In 2010 zal VERA niet alleen nadrukkelijker leiderschap tonen maar zullen ook de aanbestedingen die VERA zelf zal opstarten opengesteld worden voor afname door de lokale besturen in Vlaams-Brabant. 4

5 Stand van de ICT De economie verkeert wereldwijd sedert halfweg 2008 in een crisis en er is vooralsnog weinig zekerheid over een blijvend herstel. De oorzaak was deze keer niet de ICT-sector maar een in Amerika ontstaan grootschalig vastgoed- en bankenfaillissement. Bij de pogingen om de economie te doen herleven wordt ook zelden over ICT gesproken. Blijkbaar gaat men ervan uit dat alle bedrijven voldoende in automatisering geïnvesteerd hebben, en het leggen van de nadruk op een internetstrategie lijkt dan weer ongepast, zo kort na de vorige grote crisis die veroorzaakt was door het knappen van de wereldwijde internet bubble 1. De strijd die nu wordt opgevoerd lijkt eerder een wedstrijd te worden om de alternatieve energiemarkt en de groene technologiesector te domineren. Veel bedrijven zijn echter vooral begaan met hun overlevingskansen. Zij zoeken nieuwe klanten en nieuwe markten, nieuwe en goedkopere toelevering, willen besparen op energie en grijpen naar marketinginitiatieven om het verschil te maken met de concurrentie. Op het vlak van ICT starten weinig bedrijven grote projecten op - integendeel, geplande initiatieven worden vaak nog wat uitgesteld, net zoals nieuwe hardware-aankopen. Het personeel dat bij dergelijke softwareprojecten en bij de verkoop en installatie van hardware betrokken zou worden, begon meestal reeds voor zijn ontslag ander werk te zoeken. Maar omdat de sector op zichzelf niet in vraag wordt gesteld, houden de ICT-bedrijven zelf relatief goed stand. Kwalitatief personeel wordt aan boord gehouden. Het soort personeel dat VERA ook zoekt komt hierdoor niet ter beschikking op de arbeidsmarkt. In 2009 reageerden grote hoeveelheden kandidaten op onze vacatures, maar er was slechts een zeer kleine selectie van personeel met het gewenste profiel. Hetzelfde wordt opgemerkt door de lokale besturen, die zich van lieverlee soms tevreden moeten stellen met minder gekwalificeerd en onervaren personeel. Op de ICT-markt zoeken grote bedrijven naar samenwerking en naar overnamekansen. Een van VERA s grote merken, Sun MicroSystems, staat reeds geruime tijd klaar om door Oracle, een andere wereldspeler, ingepalmd te worden. In de ICT-sector in de ruime zin werd het nieuws gedomineerd door de groei van de mobiele en de sociale producten. De iphone en de Blackberry zijn de Zwitserse-zakmessen van tegenwoordig en worden meer als mobiele PC gebruikt dan als telefoon. Aan gewone PC s werd door crisisbewuste mensen geen grof geld meer uitgegeven zoals voorheen, ten voordele van de spotgoedkope netbook, die nog altijd evenveel power heeft als de drie jaar oude PC die vervangen moest worden. De social networks worden ook mobieler. Was 2007 nog helemaal Second Life en MySpace, en zag 2008 de doorbraak van Facebook, sociale netwerken waar je voor aan de PC moest gaan zitten, 2009 werd door Twitter veroverd met een simpele gsm en sms-berichtjes van niet meer dan 140 karakters. Hiermee zijn de toepassingen ook aan het verhuizen van de desktop naar het internet, dat dan the cloud wordt genoemd. Rond Twitter zijn door een wereldwijde community van jonge programmeurs (vaak nog scholieren) en talloze bedrijfjes duizenden toepassingen gebouwd en al zijn die doorgaans niet bruikbaar op de professionele markt, het fenomeen is toch tekenend voor deze tijd. Google ontwikkelt een alternatief voor de Microsoft Office-suite, dat alleen online beschikbaar is. Bij lokale besturen groeit de vraag naar de virtuele desktop, waarbij de software op een server draait en op de PC van de gebruiker alleen nog de illusie van een desktop wordt afgebeeld. Op het vlak van de bedrijfstoepassingen is het typisch voor een crisisperiode dat men aandacht heeft voor het beheer van de klantenportefeuille met een CRM (Customer Relations Management)-applicatie, dat versnippering en overlap in de bestaande toepassingen wordt bestreden met oefeningen in informatiearchitectuur, en dat men zoekt naar oordeelkundiger beheer van mensen en middelen door servers samen te voegen en zelfs de volledige informatica van meerdere afdelingen, soms van meerdere bedrijven, samen te brengen in zogenaamde shared service centers (SSC s). Voorgaande elementen maken dat na Web 2.0 zich nu ook Web 3.0 aandient. Web 1.0 werd beschouwd als het web van de statische informatie, Web 2.0 als het internet waarbij de interactie door de computergebruiker zelf centraal staat. Web 3.0 verwijst naar het intelligente internet, waarbij internettoepassingen meer op elkaar zijn afgestemd, kunnen samengaan of geïntegreerd kunnen worden. Diverse internettoepassingen opereren dan minder onafhankelijk van elkaar waardoor zoeken en distribueren worden vergemakkelijkt. Gekoppeld aan het met mobiele media internet overal 1 Openspatten van de internetzeepbel :

6 principe verwacht men van Web 3.0 een nog meer verregaande verinternetwerking van samenleving en economie. 6

7 De lokale openbare sector De lokale besturen zijn in Vlaanderen nog niet aan Shared Service Centers toe, of aan het herdoordenken van hun informatie-architectuur Nederland, de Skandinavische en de Angelsaksische landen gaan ons ook daarin traditiegetrouw voor. Nochtans zijn de meeste bestuurders zich bewust van de crisis, waarvan zij weten dat die misschien wel met vertraging maar onafwendbaar op hen afkomt, en waarmee ze in hun beleid nu reeds rekening moeten houden. Het tweejaarlijkse overleg van VERA met de lokale mandatarissen, dat in februari 2010 afgerond wordt, levert in dit verband duidelijke vingerwijzingen. Er blijkt ruime belangstelling te bestaan voor een eventuele neutrale audit door VERA, waarbij per bestuur een globaal overzicht en een high-level evaluatie wordt gemaakt van de stand van hun informatica. Lokale besturen zien VERA als de objectieve en deskundige partner bij een dergelijke oefening maar durven zelfs verder gaan, en dringen aan op een strategie om vooruitziende besturen te ondersteunen bij hun weerstand tegen de zo duidelijk in hun sector aanwezige vendor-lock-in. Het eerste probleem van de lokale sector is echter de aanwezige ICT-kennis. Gemiddeld heeft een bestuur minder dan één voltijds persoon ter beschikking voor het beheer van zijn informatica. Het scholingsniveau is gemiddeld lager dan bachelor (graduaat). De on-the-job training stelt niet veel voor en budgetten en tijd voor structurele bijscholing zijn niet voorhanden. De informatica-verantwoordelijken worden ook onvoldoende aangestuurd, steunen meestal op vertrouwensrelaties met hun leveranciers bij het bepalen van hun keuze en komen zelden toe aan andere activiteiten dan nazorg en administratie. Hun kennis veroudert extra snel in een ICT-wereld waar het vanzelf al onmogelijk is om voldoende kennis voor elk deeldomein (netwerk, systemen, toepassingen) bij één individu aan te treffen. Lokale besturen hebben duidelijk de middelen en de kennis niet om de belangrijkste ICT-producten die ze gebruiken objectief te selecteren. In de regel kiest het bestuur een ICT-partner (en deze keuze gaat slechts tussen vier leveranciers 2 ) waarmee ze een raamovereenkomst afsluiten. Van deze leverancier nemen ze dan hun grote backoffice-toepassingen af. Het voordeel is dat de meestal gesloten toepassingen 3 wel informatie kunnen uitwisselen met de andere gesloten toepassingen van dezelfde leverancier. Het nadeel is dat geen ondersteuning wordt geleverd (of tegen een veel te hoge prijs) voor integratie met toepassingen van derden. Om aan dit overduidelijk vendor-lock-in scenario te ontsnappen, wordt door vooruitstrevende mandatarissen gekeken naar de hogere overheid, die uitwisselingsformaten zou kunnen opleggen, of naar instellingen als VERA, die hiervoor praktische oplossingen zouden kunnen uitwerken. Het minste wat VERA voor lokale besturen kan doen wordt gesteld is onze openbare aanbestedingen zo ruim op te vatten dat ook zij daarop kunnen afnemen. Niet alleen voor producten zoals hardware maar ook voor toepassingen. Reeds jaren worden in dit verband vragen gesteld naar de mogelijkheden om een goed werkend klachten- en meldingenloket online aan te bieden, zoals wij het Digitaal Sociaal Huis (DSH) online hebben aangeboden. Het DSH-loket is een goed voorbeeld van wat zij willen, zoals ook het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) als online toepassing goed scoort. De lokale besturen werken hard aan de verbetering van hun dienstverlening. Vele hebben al hun visie hierop geformuleerd en vertaald naar beleid en actieplannen. De burger betaalt handen vol belastingen en zij verdienen een eigentijdse efficiënte dienstverlening van hun overheid. De plannen reiken doorgaans nog niet zover dat de persoonlijke dienstverlening ook online kan verlopen. Zij ontwikkelen hun frontoffice - hun loketten, hun telefonisch onthaal en hun e-loketten - tot de toegangspoort voor de hele overheid. Maar aan het online uitreiken van de attesten, aan het automatisch genereren van een bericht dat naar burgers wordt verstuurd wanneer hun paspoort binnenkort verloopt, of hun rijbewijs vernieuwd moet worden, is men helaas nog niet toe. Het Digitaal Sociaal Huis illustreert waar de overheid nu wel aan toe is. Het systeem werkt voor zowel het gemeentebestuur als het OCMW. Het wordt een instrument van onschatbare waarde aan het loket, op elk kantoor waar de telefoon wordt opgenomen, en voor de burgers die in staat zijn om de informatie online te benaderen. Zeker wanneer niet slechts de sociale producten, maar alle producten 2 De vier klassieke leveranciers van de lokale besturen zijn Cipal, Cevi (/Logins), Schaubroeck en Remmicom, waarbij deze laatste geen toepassingen heeft voor de OCMW s 3 Gesloten toepassingen kunnen niet gekoppeld worden aan toepassingen van andere leveranciers of van andere merken, in tegenstelling tot open toepassingen 7

8 van de overheid, ook van de andere overheden, erin opgenomen zullen zijn, kan dit het platform gebruikt worden om de volgende stappen te zetten in de ontwikkeling van de elektronische overheid. De volgende stap zal zijn dat de overheden de controle aan het publiek zullen geven, dat de burger online aan het beleid zal participeren. Hiervoor moet een platform gecreëerd worden, dat bij VERA begint bij onze extranet suite. Besturen moeten controle geven aan de mensen. We denken teveel dat overheden magneten zijn en dat iedereen daarheen komt. Dat is verkeerd gedacht. De overheid moet daar naartoe gaan waar de mensen zijn. De overheid moet ook leren dat de massamarkt dood is. Online is elke burger een nichemarkt. De dienstverlening van de toekomst zal dus in vergaande mate gepersonaliseerd zijn. 8

9 De andere overheden Europa Europese Dienstenrichtlijn In 2010 zal de Europese Dienstenrichtlijn (EDRL) 4 ook de lokale besturen enigszins bezighouden. Door deze regelgeving wil Europa het de ondernemers eenvoudiger maken om hun diensten in alle lidstaten aan te bieden zonder protectionistische administratieve hindernissen te moeten overwinnen en uiteindelijk zonder in elk afzonderlijk land voor hetzelfde (bijvoorbeeld de milieuwetgeving) een aparte procedure te moeten doorlopen. De Dienstenrichtlijn verplicht alle overheden om hun procedures en formaliteiten voor (buitenlandse) dienstverleners op één plaats te ontsluiten. In België heeft men hiertoe aan een portaalsite gewerkt (die eind 2009 nog niet klaar is), waarvoor de informatie wordt verzameld op een gemeenschappelijk federaal-vlaams platform. Dat platform bevat alle formaliteiten die een dienstverlener dient te vervullen op federaal en Vlaams niveau. Niet alle gemeentelijke formaliteiten kunnen beschikbaar gesteld worden via de federale portaalsite. Voor het lokale niveau zijn er in op dit samenwerkingsplatform slechts drie generieke productomschrijvingen voorzien: de vestigings- en uitbatingsvergunning voor nachtwinkels en/of private bureaus voor telecommunicatie, en de terrasvergunning. De Vlaamse Gemeenschap heeft zijn samenwerking met het gemeenschappelijk project Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC) 5 in het teken gesteld van deze Dienstenrichtlijn. Het is duidelijk dat de verplichtingen die in dit verband ontstaan voor lokale besturen, door de productencatalogus die nu reeds gebruikt wordt voor het Digitaal Sociaal Huis opgevangen kunnen worden. Europees actieplan In de tweede helft van 2010 zal een Europees actieplan, gebaseerd een gezamenlijke verklaring van de Europese bevoegde ministers die op 19 november 2009 in Malmö (DK) werd goedgekeurd 6, worden gelanceerd. De Europese Dienstenrichtlijn moet in hetzelfde perspectief bekeken worden, maar het actieplan zal wellicht financiële middelen vrijmaken voor concrete internationale projecten. De doelstelling van het nieuwe actieplan is de bedrijven en de burgers toegang te geven tot diensten die vormgegeven worden volgens hun eigen behoeften en tot informatie die beter toegankelijk is, zodat zij actiever betrokken kunnen worden bij de beleidsprocessen. Daarnaast moet de mobiliteit in Europa bevorderd worden door de egovernmentsystemen op elkaar af te stemmen, zodat iedere Europeaan zonder hindernissen overal in Europa kan ondernemen, studeren, werken, wonen en gepensioneerd zijn. Tenslotte moet de administratieve last verlaagd worden en de afhandeling van processen verbeterd. 4 richtlijn 2006/123/EG van het Europees Parlement en van de Raad van 12 december 2006 betreffende diensten op de interne markt 5 Initiatief ontstaan bij de opstart van het Digitaal Sociaal Huis van de provincie Vlaams-Brabant en financieel gedragen door VERA, de VVP, Cipal, Cevi en Antwerpen en in uitvoering bij de VVSG/V-ICT-OR met medewerking van de Vlaamse Gemeenschap 6 Persmededeling EU ministers: accessible, interactive and customised online public services in Europe by reference=ip/09/1738&format=html&aged=0&language=en&guilanguage=nl - Tekst van de gezamenlijke verklaring van de EU ministers: 9

10 Jaarlijkse benchmarking In het verslag van het achtste vergelijkend onderzoek (benchmarking) 7 naar de toestand op het vlak van egovernment in de 27 lidstaten (+4 kandidaat-lidstaten) dat in opdracht van Europa werd uitgevoerd, komt ons land bij geen van de deelaspecten (toegankelijkheid, gebruiksgemak, gebruikerstevredenheid, one stop shop en gebruikersgericht portaalontwerp) voor tussen de goed scorende landen. Globaal gaat ons land ook enkele plaatsen achteruit. Er werden 20 overheidsdiensten onderzocht. In bovenstaande tabel zijn de slecht scorende diensten Plaats / 31 Federaal Vlaams Lokaal Bouwen (registratie en vergunningen) 14 Openbare bibliotheek 27 Adresverandering 17 Milieuvergunning 15 Openbare aanbesteding 27 opgenomen die ook of uitsluitend door lokale besturen worden aangeboden, en waar een bovenlokale impuls nuttig zou kunnen zijn. De eerste kolom (plaats op 31) is een indicatie van de inspanning die nog geleverd moet worden. België Het zal niet alleen in ons land zijn dat een deel van de overheidsdienstverlening afgehandeld wordt door verschillende bestuursniveaus of door verschillende instanties binnen één bestuursniveau, en dat dit een probleem vormt voor een coherent egovernment. Het probleem met België is niet zozeer de bevoegdheidsverdeling maar de afwezigheid van centrale aansturing vanuit een overkoepelend niveau, met meer aandacht voor een integrale benadering van ICT-vernieuwingen en egovernment. Er bestaat noch bij de federale, noch bij de Vlaamse overheid een egovernment masterplan dat ook de lokale overheden insluit. De hogere overheden zijn in de eerste plaats met hun eigen organisatie bezig, al rekenen ze voor sommige projecten op de medewerking van de lokale besturen. Dat is het geval voor de Kruispuntbanken van de federale overheid, en voor ruimtelijke ordening (GIS) bij de Vlaamse overheid. De lokale besturen geven anderzijds de indruk het vermogen van de hogere overheid te overschatten om aan egovernment-vernieuwing sturing te geven. Zij wachten op iets waarvan ze ook weten of sterk vermoeden dat het er voorlopig toch niet komt. Voorbarige aankondigingen, zoals de recente mededeling dat Vlaanderen een soort Smals 8 zal oprichten waar de lokale besturen mee van kunnen genieten, werken eerder verlammend dan stimulerend. Voor de rest lijken de hogere overheden eerder rechtstreeks diensten voor de burgers en het bedrijfsleven te willen ontwikkelen, dan de lokale besturen hierbij actief te betrekken. 7 Smarter, Faster, Better egovernment : 8th Benchmark Measurement, November Smals ( ondersteunt en begeleidt de instellingen in de sociale sector en de sector van de gezondheidszorg - en andere overheidsdiensten op hun vraag - bij hun informatiebeheer zodat zij aan hun gebruikers een effectieve en efficiënte dienstverlening kunnen verstrekken. Bij Smals werken meer dan informatici. 10

11 Federale overheid De egovernment inspanning van de federale overheid is enerzijds ingegeven door de paramaters van de Europese jaarlijkse benchmarks (zie hierboven ), en anderzijds door twee grote projecten: - de invoering van het Rijksregister en van de digitale identiteitskaart, waar België tot de early adopters behoorde; - de invoering van het unieke sociale-zekerheidsnummer, de SIS-kaart en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid een project dat ook op Europees vlak furore maakte. Het project Kruispuntbank van de Ondernemingen (KBO), door Vlaanderen aangevuld met eigen gegevens ( Verrijkte KBO, of VKBO) is minder geslaagd door de grote mate van vervuiling van de gegevens. Het is wel ongeveer de enige databank die nu voor hergebruik aan de lokale overheden wordt aangeboden. Er is bij Fedict 9 geen roadmap beschikbaar, waarop de lokale besturen zich zouden kunnen richten om hun eigen egovernment inspanningen te modelleren. Vlaamse overheid Corvé (de Vlaamse coördinatiecel voor egovernment) 10 wilde in 2006 samen met de provincies en de gemeenten de egovernmentprioriteiten vastleggen voor de komende jaren en richtte zich vooral - op projecten die een vereenvoudiging van de dienstverlening naar de bedrijven en burgers met zich meebrengen - op projecten die de integratie van (inter-)bestuurlijke gegevensuitwisseling bewerkstelligen. De uitkomst van dit onderzoek leidde tot het egovernmentdecreet van Dit betekende geen stap vooruit op het vlak van leidinggeven aan globaal egovernment in Vlaanderen; het continueerde gewoon de neiging om terug te plooien op de eigen backoffice. Het MAGDA-platform, dat zorgt voor de ontsluiting van authentieke gegevensbronnen (federale en Vlaamse) en de uitwisseling van gegevens, is in de eerste plaats een intern-vlaamse aangelegenheid. Hierdoor wordt het principe van het "éénmalig inzamelen, meervoudig (her)gebruiken van gegevens" stap voor stap gerealiseerd. Gegevens worden slechts één keer ingezameld bij burger of onderneming, wat een grote tijdswinst oplevert. Alle toepassingen die vervolgens gebruikmaken van deze gegevens beschikken steeds over de meest recente informatie. Positief aan deze ontwikkeling is dat Corvé toegang tot de op deze manier verrijkte databank van ondernemingen (VKBO) op een gestandaardiseerde manier openstelt voor de lokale besturen. Bovendien lijkt Corvé ook bereid om individuele projecten van lokale besturen, die hiervan gebruik maken, financieel te ondersteunen. Het verhogen van de kwaliteit van de databank, zoals in de provincie Antwerpen wordt gedaan met Europese subsidies wordt dan helaas weer niet opgevat als een opdracht van de Vlaamse Gemeenschap Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, BS

12 De opdracht van VERA VERA is een provinciaal initiatief en vormt als zodanig met betrekking tot materies van egovernment en organisatievernieuwing de natuurlijke verbinding tussen het lokale niveau en de hogere overheden. De opdracht van VERA in het tot stand komen van een duurzame ICT-omgeving is een mix van sensibiliseren, faciliteren, concreet aanbieden van oplossingen, en organiseren en coördineren van samenwerkingsprojecten. De opdracht is delicaat omdat het erop aankomt om neutraliteit te bewaren in het adviseren en technologische openheid te betrachten in de aangeboden vernieuwende en toekomstgerichte toepassingen. VERA neemt de rol op zich om concrete initiatieven te nemen, en om als autonoom provinciebedrijf een pioniersrol in de markt van diensten te blijven spelen. VERA zal het huidige aanbod dat bestaat uit het netwerk, internettoegang, en , aangevuld met voornamelijk groupware, e-raden, een web content management system en een platform voor IP-telefonie, blijven aanbieden en met de tijd laten mee-evolueren. Door het succes van het Digitaal Sociaal Huis, dat eind 2009 bij 40 Vlaams-Brabantse gemeenten (OCMW plus gemeentelijke sociale dienst) werd ingevoerd, werden bovendien nieuwe verwachtingen gewekt, waaraan een gepaste invulling moet worden gegeven. Volgens de mandatarissen met wie werd overlegd kan VERA hun verwachtingen vervullen op volgende vlakken: - sterkere centrale sturing op ICT-vernieuwingen dan nu het geval is, met meer aandacht voor een integrale benadering, centrale coördinatie van praktische randvoorwaarden (personeel, geld, organisatie, hard- en software, juridische gevolgen); - een samenwerkingsmodel invoeren voor egovernment dat een oplossing biedt voor de klassieke knelpunten van lokale besturen bij het doorvoeren van vernieuwingen; - behouden van een overzicht ten aanzien van de samenhang, onderlinge planning en samenwerkingsalternatieven; - de meer concrete uitwerking van de informaticacomponenten van vernieuwende regelgeving van Vlaanderen, federaal België en Europa; - concrete, direct bruikbare en zoveel mogelijk op de lokale beleidspraktijk afgestemde toepassingen die open zijn en met andere open toepassingen kunnen samenwerken. Deze nieuwe producten moeten in de eerste plaats aansluiten bij de organisatorische veranderingen die het gevolg zijn van wettelijke verplichtingen of van ontwikkelingen die vanzelf nodig zijn in dit evoluerend landschap. - ondersteuning op het vlak van informatiemanagement, van het uittekenen van de informatiearchitectuur, van het veranderen en hertekenen van bedrijfsprocessen, en van het vormgeven van egovernment beleidsplannen; - selectieve overnemen en online aanbieden van generieke bedrijfsprocessen. Dit zijn processen die weliswaar belangrijk zijn voor de organisatie maar niet zodanig specifiek dat ze alleen door het lokale bestuur zelf opgezet en beheerd kunnen worden; - een oplossing bieden voor de schaarste op de markt van informatici, voor de hoge marktprijs van deskundigen waarvoor het personeelsstatuut geen oplossing heeft, en voor de snel evoluerende kennisbehoefte die niet meer door een individuele en geïsoleerde informaticaverantwoordelijke opgevolgd kan worden; VERA zal de lokale overheden blijven ondersteunen met diensten en producten die een duurzaam en efficiënt management van interne en externe informatie en communicatie nastreven. 12

13 Activiteiten Kenniscentrum Consultancy Specifieke opdrachten In 2009 heeft VERA voor enkele besturen een globale ICT-audit uitgevoerd. Met een dergelijk compact onderzoek wordt aan het beleid een overzicht gegeven van de staat van de informatica bij het bestuur, en een indicatie van de bij voorrang aan te pakken knelpunten of te nemen maatregelen. Dit zijn opdrachten die tegen betaling worden uitgevoerd. In de regel wordt niet al het benodigde werk doorgerekend. Het hiervoor ingezette personeel combineert dit met andere activiteiten. Het zijn dezelfde personeelsleden die betrokken worden bij ad-hoc vragen voor assistentie, bijvoorbeeld bij het opstellen en afhandelen van aanbestedingen. Indien dergelijke opdrachten niet sterk in frequentie toenemen kan dit op dezelfde basis blijven gebeuren. Bij verdere toename zal het afhandelen van de procedure wel binnen de aangerekende tijd kunnen gebeuren, maar moet eventueel personeel worden aangeworven of personeel voor andere taken worden ingehuurd. Algemene informatica-ondersteuning Relatief kleine besturen met weinig complexe voorzieningen hebben geen voltijdse informaticus nodig. Door een informaticus te delen kunnen zij ook over de kennis en de inzet van een opgeleid persoon beschikken, bijvoorbeeld gedurende één of enkele dagen per week. Eind 2009 waren hiervoor lopende contracten voor 4,5 dagen per week. Meer consultancy kan aangeboden worden door een aan te werven personeelslid. Dergelijke functies zijn in het kader voorzien. In principe is gesteld dat, wanneer de dagtaak van een personeelslid 4 dagen per week kan worden ingevuld, een aanwerving kan gebeuren op niveau bachelor (B4). Gelet op de recente personeelsuitbreiding, wordt dit nog even uitgesteld. De kostprijs voor een dergelijk personeelslid zal gedekt worden door de voorziene inkomsten. Deze taak kan gecombineerd worden met andere taken van een ander (eventueel aan te werven) personeelslid, waardoor niet noodzakelijk 4 dagen per week ingevuld moeten worden. Content-integrator In het Digitaal Sociaal Huis (DSH) wordt informatie geïntegreerd die wordt bijgehouden in de Rechtenverkenner ( van de Vlaamse Gemeenschap, in de gebruikersdatabank van VERA (gebruikersbeheer.vera.be) en die er verder per product aan wordt toegevoegd. In 2010 zal deze informatie voor koppeling naar andere applicaties, zoals websites en backofficetoepassingen, beschikbaar worden gesteld door de invoering van een zogenaamde enterprise service bus (ESB) of broker. Dat is een toepassing die de output van de ene toepassing omzet in input voor een andere. Deze uitbreiding van onze voorzieningen werkt in twee richtingen. Vooreerst kan de informatie die in het DSH wordt onderhouden, ter beschikking worden gesteld voor andere toepassingen, van andere leveranciers of van VERA zelf. Een voorbeeld hiervan is de integratie van de DSH-websites in de gewone websites van de lokale besturen, of in de digitex-pagina s van de regionale TV-zender. Een ander voorbeeld is de koppeling met e-loketvoorzieningen van willekeurige leveranciers. Anderzijds kan deze zelfde ESB of broker gebruikt worden om informatie van andere bronnen over te nemen. Wanneer de federale overheid in het kader van de Europese Dienstenrichtlijn een aantal productbeschrijvingen centraal ter beschikking stelt (als webservice), kan hiermee gekoppeld worden (zie ). Hetzelfde geldt voor de informatie opgeslagen in de databank van de Interprovinciale Sociale Kaart, die wellicht in 2010 in een nieuwe versie in productie gaat. 13

14 Met Inforum, een initiatief voor het ontsluiten en toegankelijk maken van juridische informatie voor lokale besturen van de Vereniging van Steden en Gemeenten en Dexia, is een principeovereenkomst afgesloten om ook informatie uit hun databanken aan het aanbod van VERA als informatie- of contentintegrator toe te voegen. Gezamenlijke aankopen / aanbestedingen Gezamenlijke inkopen kunnen betere voorwaarden opleveren. Dit systeem neemt voornamelijk veel werk uit handen van mensen die er ook maar beperkte kennis en te weinig tijd voor hebben. Door samen te werken kunnen besturen beter en goedkoper complexe dossiers aanbesteden. In 2010 worden volgende aanbestedingen gepland door VERA, waarbij afname door de lokale besturen zal worden voorzien: - De hosting en de housing van onze servers wordt heraanbesteed. Dit gaat gepaard met een nieuwe, modernere benadering van hosting. De huidige computers in het datacenter van VERA zijn eigendom van VERA of worden gehuurd of geleased voor gebruik exclusief door VERA. In de toekomst zullen geen servers meer worden aangekocht door VERA, maar zal een server als een dienst worden bekeken. In feite zal servercapaciteit worden gevraagd die flexibel kan worden afgenomen. In een dergelijk scenario kunnen ook lokale besturen servers als een dienst bij de zelfde leverancier en tegen de voorwaarden die VERA bedingt, afnemen; - Om de servers op afstand te kunnen gebruiken moeten technische zaken worden voorzien, zoals virtualisatiesoftware, die ervoor zorgt dat niet alleen de servertoepassing op de server draait maar ook de gebruikerstoepassing (de client ), waarbij op de PC van de gebruiker, aan de andere kant van de netwerkverbinding, slechts een afbeelding wordt getoond van de client. Daarnaast kunnen, bij voldoende belangstelling, aankopen gepland worden voor meer alledaagse en eenvoudiger zaken, zoals computers, smartphones en zelfs telefoontarieven. 14

15 Communicatiemiddelen VERA wordt netwerkintegrator Om de aard van het VERA-netwerk te begrijpen moet men het verschil kennen tussen - een betrouwbaar en beheerd netwerk specifiek voor zakelijk verkeer, dat bovendien ook op het internet aangesloten is - een netwerk dat opgebouwd wordt met internetaansluitingen en waarover ook zakelijk verkeer wordt gestuurd. Op het eerste soort netwerk worden garanties van beschikbaarheid gegeven, en kan men zelfs tegen betaling garanties van een minimale bandbreedte, of van een gereserveerde bandbreedte, krijgen. De tweede soort netwerken biedt deze mogelijkheden niet. De VERA-backbone is een zakelijk netwerk. Tot 2009 werd hiervoor uitsluitend het BiLANbedrijvennetwerk van Belgacom gebruikt. Vanaf 2010 verandert heel wat op dit vlak. Ten eerste verandert het BiLAN-netwerk van verpakking en wordt het voortaan Explore genoemd. In deze verpakking zitten nu enkele nieuwe producten en ook hogere bandbreedtes. De laagste bandbreedtes gaan eruit. Vanaf begin 2010 wordt VERA ook aangesloten op het bedrijfsnetwerk van Telenet (dus niet op de huiskamerkabel ). Via Telenet zullen zowel supersnelle glasvezelaansluitingen aangeboden worden, als beheerde aansluitingen via kabeltechnologie. Eind 2009 is aan de 17 betrokken besturen in West-Brabant door hun partner en kabelbeheerder Infrax 12 een plan bekendgemaakt voor snelle aansluiting op het Infrax-netwerk, met doorverbinding naar VERA, via glasvezel en ADSL of kabel, met daarbovenop andere diensten. De Belgische spoorwegen hebben een plan aangekondigd voor besturen die dichtbij een spoorlijn gebouwen hebben. Het plan zou aansluiting op het netwerk (via glasvezel) omvatten en andere diensten. VERA zal aan deze differentiëring meewerken en zich opstellen als netwerk-integrator. Wij zullen elk bestuur kunnen ondersteunen om de beste en prijsgunstigste keuze te maken uit tenminste twee alternatieven. De VERA-backbone zal in eerste instantie bestaan uit de bedrijfsnetwerk-voorzieningen van Belgacom en Telenet, en indien daarover overeenstemming wordt bereikt ook Infrax en Syntigo 13. Traditioneel biedt VERA naast deze beheerde en bedrijfszekere omgeving ook nog robuuste punt-totpunt draadloze verbindingen aan en goedkope aansluitingen via beveiliging op een internetabonnement (ivpn en VERA Softkey Teleworker). In het kader van een consultancy-opdracht kan VERA taken en zorgen in verband met connectiviteit van een lokaal bestuur overnemen, zowel voor de externe communicatie als voor de veilige netwerkverbindingen tussen de verschillende locaties van een bestuur. Dit is een zo beperkt mogelijke inzet van personeel om tot een maximaal rendement te komen. Door aan te sluiten op het VERA-netwerk wordt bij de besturen ook globaal minder eigen apparatuur opgesteld. Zij sluiten niet telkens opnieuw aan op een ander netwerk, maar kunnen doorheen het netwerk van VERA naar PubliLink, naar het Rijksregister enzovoort. 12 De volgende gemeentehuizen zijn via glasvezel op de infrastructuur van Infrax ( aangesloten: Asse, Dilbeek, Galmaarden, Gooik, Herne, Grimbergen, Kampenhout, Lennik, Liedekerke, Machelen, Meise, Merchtem, Opwijk (Mazenzele), Pepingen, Roosdaal, Steenokkerzeel, Vilvoorde 13 Syntigo NV ( is het ICT filiaal van de NMBS. In 2009 verwierf Syntigo de glasvezelbackbone van de gsm-operator Scarlet, waarvan de abonnees door Belgacom/Proximus werden overgenomen; 15

16 Internettoegang VERA verdeelt onder de aangesloten besturen internettoegang in de vorm van capaciteit (bandbreedte) die wordt afgenomen van de federale overheid (Belnet 14 ), die de toestemming verleent om deze verder te verdelen aan openbare besturen. Vanaf 2010 is de minimum capaciteit van een aansluiting op Belnet verhoogd tot 100 Mbps. Aangezien het provinciebestuur van Vlaams-Brabant met dezelfde verplichte capaciteitsverhoging werd geconfronteerd, werd besloten beide aansluitingen onder één contract onder te brengen en de capaciteit onderling te verdelen. Dit gaat begin 2010 in voege. en Groupware (AgendaWeb) In 2009 werd het contract met de leverancier die verantwoordelijk was voor het beheer van de groupware-omgeving verbroken, nadat ten gevolge van het vertrek van deskundig personeel de service te zeer was teruggevallen. Om dringende redenen werd het beheer toevertrouwd aan een klein bedrijf uit Luxemburg, Paradigmo s.a. 15, dat bij het opnemen van de opdracht de volledige installatie heeft overgedaan. Paradigmo zal het beheer verder doen tot aan de gunning van deze opdracht in 2010, via een openbare aanbesteding. Het bestek omvat in eerste instantie de continuering van het beheer van deze dienstverlening. Aan de aanbieders zal tevens gevraagd worden om een plan voor te leggen voor het overnemen van het eigenaarschap van de dienst, wanneer de infrastructuur opnieuw aan vervanging toe is. Vanaf dat ogenblik zullen VERA en zijn klanten groupware diensten van de leverancier (kunnen) afnemen, en zal de leverancier dezelfde dienst ook buiten de provincie Vlaams-Brabant en aan andere klanten dan openbare besturen kunnen aanbieden. De kostprijs om de maildienst spamvrij te houden is de laatste jaren sterk gestegen. Spam maakt dan ook meer dan 95% uit van de ontvangen mails (vanuit het internet - de binnen het netwerk van VERA circulerende mail wordt buiten beschouwing gelaten). In 2010 zal de spamfiltering, wanneer deze dienst wordt aangeboden aan besturen die hun eigen mailserver gebruiken, aan de reële kostprijs worden aangepast. In 2009 werd eveneens een verdere uitbreiding van het aantal platforms waarop de groupware gebruikt kan worden, gerealiseerd. Oorspronkelijk was de mail alleen consulteerbaar met mail clients zoals Outlook Express en Outlook. Vanaf 2004 werd ook agendabeheer toegevoegd, en hiervoor moest Outlook worden gebruikt. Vanaf 2007 werd het mogelijk om de - en agendafunctie in een webbrowser te gebruiken en in een alternatieve client, Mozilla Thunderbird. Vanaf 2009 wordt ook een plugin geleverd voor smartphones, en worden voorgeïnstalleerde Blackberry s en Nokia s aangeboden. Deze dienst zal in 2010 verder op punt worden gesteld en eventueel uitgebreid. Netwerktelefonie (VERAfoon) VERA werkt samen met NextiraOne nv om netwerkgebaseerde IP-telefonie te organiseren voor op het netwerk aangesloten besturen. IP-telefonie is de verstgevorderde vorm van telefonie, die eigenlijk teruggebracht wordt tot een specifieke vorm van computergebruik. Het is, eenvoudig gesteld, bellen met computers. 14 Belnet ( is een verzelfstandigde overheidsdienst van de federale overheid, en biedt netwerkdiensten en Internettoegang aan grote overheidsdiensten, universiteiten, onderzoeksinstellingen en hogescholen, en aan openbare netwerken zoals VERA en Cipal;

17 Anderzijds lijkt Infrax dezelfde soort dienst te zullen aanbieden aan de 17 lokale besturen in het arrondissement Halle-Vilvoorde die lid zijn van deze intergemeentelijke samenwerking (zie hierboven Fout: Bron van verwijzing niet gevonden en de voetboot). In 2010 zal VERA zich op basis van deze elementen verder beraden over de koers van deze voorlopig beperkt succesvolle dienst. 17

18 Intranet Suite Het intranet-concept Besturen willen meer orde in de interne communicatie. Internet en zijn ingeburgerd maar nu wordt het tijd dat de organisatie meer structuur vertoont. Geen eilandjes zoals nu, tot op het niveau van de individuele PC. Men wil uiteindelijk de processen onder controle hebben. Dit zou men kunnen nastreven met de invoering van een intranet. Bij het opzetten van het Digitaal Sociaal Huis spreken we over twee omgevingen, de werkomgeving of werksite en de website-omgeving. De werkomgeving, waar de producten worden aangemaakt, goedgekeurd, aangevuld, toegewezen, enzovoort, wordt ook het intranet genoemd. Een intranet is een verzamelnaam voor allerlei toepassingen die de interne communicatie op orde brengen. Het is ook de benaming van de online omgeving, waar men toegang toe krijgt door zich aan te melden. Vanuit het Digitaal Sociaal Huis willen we stap voor stap het hele concept realiseren. Het Intranet dat VERA voor ogen heeft is volledig web-based, en zowel thuis als op kantoor beschikbaar. Er wordt geen server opgesteld in het bestuur. Aanmelden gebeurt met gebruikerscode en wachtwoord. De verbinding is beveiligd. Het is vlot doorzoekbaar met een eenvoudig zoekveld. Intranetportaal en onderdelen van de suite Om de intranet-suite aan de gebruiker te presenteren is een portaalplatform nodig. Eind 2009 was de stand van zaken, dat gekozen zou worden tussen de leidende portaalsoftwares van dit ogenblik, waarna in 2010 een leverancier zal worden geselecteerd om een door ons gekozen of een beter platform te installeren en te beheren. De gekozen portaal zal dan gebruikt worden om allerlei toepassingen in onder te brengen, zoals een module om (nieuws-)berichten te editeren en te beheren, een forumsoftware, een kalendermodule, enzovoort. Verder dient integratie van bestaande voorzieningen te gebeuren: de werksite van het Digitaal Sociaal Huis, het gebruikersbeheer van VERA, de groupware, e-raden, de beheeromgeving van de websites, enzovoort. Als invulling van de intranet-suite zal maar weinig onwikkeld worden. In onze reeds bestaande documentbeheeromgeving (ECMS) Alfresco zullen hooguit nieuwe documenttypes worden aangemaakt om een bepaalde soort documenten met de juiste metadata op te kunnen slaan. Voorbeelden hiervan zijn afbeeldingen, bestelbonnen, werkopdrachten, contracten, facturen enzovoort. Dit is eerder een inhoudelijke activiteit dan programmatuur. In een intranet kunnen verder toepassingen en externe databronnen (vb nieuwssites) worden geïntegreerd. Dergelijke zelfstandige toepassingen (evt van derden) kunnen ook binnen de intranetportaal worden gepresenteerd maar behoren niet tot de gewone te activeren modules. Voor bepaalde functies kunnen meerdere toepassingen, van verschillende leveranciers, in aanmerking worden genomen voor integratie. Daarom zal het een belangrijk kenmerk zijn van het intranet dat het open is voor elke leverancier die zelf open-ended toepassingen aanbiedt. VERAweb en Digitaal Sociaal Huis Ondertussen hebben we in 2009 een nieuwe productlijn opgestart, VERAweb met een productcatalogus (het digitaal sociaal huis) als eerste invulling. Dit project is op twee vlakken vernieuwend: het is een samenwerkingsproject met voorafgaand engagement, en het berust ook op inhoudelijke schaalvoordelen. Het is ons eerste project waarbij technologie ondergeschikt is aan de organisatie. 18

19 In de loop van 2010 zullen volgende uitbreidingen aan het Digitaal Sociaal Huis (DSH) toegevoegd worden: - opname van andere aanbieders (niet-overheden) uit de sociale sector (na de CAW s); - opname van andere gemeentelijke producten (diensten), per sector aan te pakken, te beginnen met de diensten die in het kader van de Europese Dienstenrichtlijn worden voorgeschreven (zie hierboven ); - opname van interne producten, zoals de rechtspositieregeling, arbeidsreglement en dergelijke in hetzelfde formaat als het DSH (bij voldoende belangstelling); - koppeling met het ESB-project (zie hierboven ) Inpassing in het project interbestuurlijke product- en dienstencatalogus (IPDC) is afhankelijk van het verloop van dit project en wordt niet verwacht voor Van zodra de intranetportaal beschikbaar komt, zal de werksite van het DSH erin geïntegreerd worden, tegelijk met het gebruikersbeheer. Twee andere componenten van de intranetsuite, het beheer van nieuwsitems en de forummodule, zullen op maat van het DSH kostenloos worden aangeboden. Integratie van andere toepassingen Er bestaan geen concrete plannen om andere toepassingen te (laten) ontwikkelen op het DSHplatform en te laten integreren in de intranet-omgeving. Dergelijke toepassingen, zoals een dossierbeheersysteem, of een hrm-pakket (voor het beheer van de loopbanen van het personeel), zijn perfect maakbaar met de voorhanden middelen, maar zullen niet zonder voorafgaand engagement van voldoende lokale besturen aangevat worden. 19

20 Extranet Suite Onder extranet verstaan we de communicatiemiddelen die aangeboden worden voor externe groepen in dit geval de personen die geen deel uitmaken van de interne bestuursadministratie, zoals de adviesraden en de bestuurders, en deelnemers aan gemengde werkgroepen (ambtenaren / derden). e-raden e-raden werd oorspronkelijk, in 2006, door onszelf ontwikkeld in LIPS-2. Het werd gepositioneerd als een middel om de communicatie van de gemeentelijke administratie met externe groepen, zoals het college, de raad, adviesraden, werkgroepen, te automatiseren. Documenten worden met e-raden niet meer als attachment via rondgestuurd, maar centraal op een server bij VERA in een beveiligde omgeving opgeslagen, en de personen die lid zijn van de e-raad worden door middel van een mail met een link naar het bestand geattendeerd. Voordelen van een dergelijk systeem: - documenten worden niet meer rondgestuurd over het internet (veiliger) - de mail wordt minder belast met bijvoegsels (attachments) (zuiniger) - iedereen beschikt over dezelfde versie (eenduidiger) - de behoefte om steeds maar af te drukken neemt af (milieuvriendelijker) - er ontstaat een doorbladerbaar archief voor nieuwe deelnemers (overzichtelijker). Sedert 2008 wordt deze dienst niet meer aangeboden met LIPS (ondertussen LIPS-3) maar met het Alfresco-platform. In 2010 zal het product gepositioneerd worden als onze extranetvoorziening, en als een uitbreiding op het groupware-aanbod (AgendaWeb). LIPS LIPS, het website-beheerplatform is in concessie aan de firma Lodgon uitbesteed. De gebruikte technologie is een moderne, open source Web-2.0 software, die over meer mogelijkheden beschikt dan de besturen gebruiken. De ervaring van de laatste jaren is dat potentiële klanten een website vragen maar een intranet bedoelen en een productcatalogus met e-loket, terwijl we juist voor die functionaliteiten een andere technologie hebben en verder aan het uitbouwen zijn. In 2010 zullen we de meeste voorzieningen die de besturen wel gebruiken, in de intranet-suite voorzien. We zullen dan ook gaandeweg de overeenkomstige functionaliteiten in de LIPS-omgeving vervangen door die in het intranet. Het betreft bijvoorbeeld de nieuwsmodule en de kalendermodule. Op den duur is geen specifiek CMS meer nodig om een website te beheren, maar zal de website tot stand komen als een filter op het intranet. In ons geval heet die filter de Enterprise Service Bus (ESB) (zie hoger ) Wij streven er dus naar om geen pure WebCMS meer aan te bieden. De in het intranet beheerde content zal opgepikt worden door de ESB en aangeboden op het web met een presentatielaag, zowel voor de websites die nu in LIPS beheerd worden, als voor de proto-websites van het DSH, als voor de websites die door derde partijen worden beheerd. Ook op dit vlak wordt VERA dus nog opener dan voorheen. Het is niet met zekerheid te zeggen of het nu gebruikte DaliCMS reeds in 2010 volledig vervangen kan worden. Integratie van andere componenten Er bestaan geen concrete plannen om andere toepassingen te (laten) ontwikkelen en te laten integreren in de extranet-omgeving. Dergelijke toepassingen, zoals een beheeromgeving voor meldingen- en klachtenafhandeling, of een notulenbeheersysteem (of digitaal college ), zijn perfect maakbaar met de voorhanden middelen, maar zullen niet zonder voorafgaand engagement van voldoende lokale besturen aangevat worden. 20