Handboek kwaliteit kwaliteit

Transcriptie

1 Handboek kwaliteit kwaliteit

2 Inhoudsopgave 0 Inhoudsopgave Inleiding 1. Missie, Visie en Doelstellingen Ondernemingsraad 2. Taken en bevoegdheden 2.1 taakstelling/bevoegdheden dagelijks bestuur 2.2 specifieke taken van de voorzitter/waarnemend voorzitter 2.3 specifieke taken en bevoegdheden van de ambtelijk secretaris 2.4 competenties van de individuele OR-leden 2.5 rechten van de OR-commissies 3. Middelen/faciliteiten 4. Werkprocessen 4.1 instemmings- en adviesproces in stappen 4.2 stappenplan onbekend (voorbereidend) thema of initiatiefvoorstel 4.3 planning en controlecyclus 4.4 criteria voorstellen Raad van Bestuur 5. Communicatie 5.1 communicatie tijdens OR-vergaderingen 5.2 communicatie met de Raad van Bestuur 5.3 communicatie m.b.t. instemmings verzoeken en adviesaanvragen 5.4 communicatie tussen de OR en de OR-commissies

3 5.5 communicatie tussen de OR en de achterban 5.6 externe communicatie 6. Achterbanprocessen 6.1 hoe raadpleegt de achterban de OR 6.2 hoe raadpleegt de OR de achterban 7. Nieuwe OR-leden en commissieleden 7.1 inwerken nieuwe OR-leden 7.2 inwerken nieuwe commissieleden (niet OR-leden) 7.3 sollicitatieprocedure niet OR-leden in OR-commissies 11 Bijlages Bijlage 1 Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) voor OR-leden Bijlage 2 Uitwerking SMART-methode Bijlage 3 het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) Bijlage 4 Checklisten voor observatie van de vergaderingen 8. Overige afspraken binnen de OR 8.1 notulen OR-vergadering 8.2 regulier overleg 8.3 bespoedigen besluitvorming 8.4 claimen instemming/advies 8.5 rol ambtelijk secretaris in OR-commissies 8.6 uitwerking deelname OR in sollicitatieprocedures 9. Aandachtspunten voor de toekomst 9.1 Functiewaardering Gezondheidszorg (F.W.G. 3.0) 9.2 Interne Bezwaren Commissie (I.B.C.) 10. Toetsing handboek kwaliteit

4 Deze éénmaster heet Resnova en wordt door cliënten van ASVZ gerenoveerd.

5 Inleiding De Ondernemingsraad van ASVZ, een dienstverlenende organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking in Zuid West Nederland, heeft een Handboek Kwaliteit geschreven. De Ondernemingsraad heeft dit handboek opgesteld omdat wij vinden dat er, naast kwaliteitseisen binnen de organisatie, ook eisen gesteld moeten worden aan Ondernemingsraden en/of OR-leden. Een handboek is nooit af, maar een doorlopend proces. Daarom is er gekozen voor een losbladig systeem, zodat pagina s eenvoudig aangevuld en gewijzigd kunnen worden. Het handboek is toegespitst op de situatie binnen ASVZ, maar het is heel gemakkelijk te vertalen naar de situatie van andere Ondernemingsraden.

6 1 Missie, visie en doelstellingen Het instellen van een OR is volgens de wet in het belang van het goed functioneren van de organisatie in al haar doelstellingen.

7 Missie Het instellen van een OR is volgens de wet in het belang van het goed functioneren van de organisatie in al haar doelstellingen. Daartoe heeft de ondernemingsraad volgens de wet een tweeledige taak: het plegen van overleg met de Raad van Bestuur en het vertegenwoordigen van de werknemers (belangenbehartiging). Visie De OR geeft vorm aan medezeggenschap door mee te sturen in beleid, door zich pro-actief op te stellen en door open te communiceren met de achterban en Raad van Bestuur. Doelstellingen Het personeel heeft prioriteit (sociaal beleid, arbobeleid en financieel beleid), waarbij de OR standvastig grenzen aangeeft, zodat zij voldoende tijd en mogelijkheden heeft en neemt om gedegen besluiten te nemen. De OR toetst en controleert het beleid van de Raad van Bestuur ten dienste van de werknemers. De OR bevordert de betrokkenheid en de medezeggenschap van werknemers bij het beleid van het organisatieonderdeel waar zij werkzaam zijn en bij het beleid van de organisatie als geheel. Uitgangspunt bij dit alles is de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). - de OR heeft een dusdanige communicatie met de Raad van Bestuur dat ze zich serieus genomen voelt en dat ze bij machte is om te onderhandelen met de Raad van Bestuur; - de OR wil de algehele belangen van de medewerkers en de belangen van diverse groepen medewerkers behartigen en wil dit helder communiceren naar de achterban. - de OR wil transparant zijn voor de achterban; - de OR wil ingezette veranderingen op zorgvuldige wijze controleren en evalueren, waarbij dilemma s in de zorg bespreekbaar gemaakt worden; - de OR wil voldoende ontplooiingsmogelijkheden voor medewerkers waarborgen; - de OR wil erop toezien dat de arbeidsomstandigheden van de medewerkers ten minste voldoen aan de wettelijke normen. Bolderhoeve locatie Merwebolder te Sliedrecht

8 2 Taken Missie,Visie en & Bevoegdheden Doelstellingen Locatie Vincentius te Udenhout

9 2.1 Taakstelling/bevoegdheden dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, waarnemend voorzitter en ambtelijk secretaris. Taken van het dagelijks bestuur zijn: - deelname in de agendacommissie van de OR en de agendacommissie met de Raad van Bestuur; - het stellen van prioriteiten met betrekking tot de agendering; - het beoordelen van instemmingsverzoeken/ adviesaanvragen, toetsing op tijd, vormvoorschriften en afspreken welke commissie/werkgroep het oppakt. - het onderzoeken van de kwaliteit van de OR-leden middels het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) van de OR-leden; - het bijhouden van de plan- en controlecyclus middels het jaarplan; - verantwoordelijkheid voor de toetsing en evaluatie van de jaarplannen (ook van de OR-commissies); - het vertegenwoordigen van de OR richting externe instanties. 2.2 Specifieke taken van de voorzitter/ waarnemend voorzitter - het voorzitterschap tijdens de OR-vergaderingen en beurtelings met de Raad van Bestuur tijdens de Overlegvergaderingen; - het vertegenwoordigen van de OR binnen en buiten de organisatie, tenzij anders afgesproken. Bij afwezigheid van de voorzitter worden deze taken overgenomen door de waarnemend voorzitter. Indien beiden afwezig zijn kiest de OR uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergade ring. Als de verkiezing van een voorzitter en/ of waarnemend voorzitter op de agenda staat, zullen de OR-leden die zich kandidaat willen stellen dit minstens één week van te voren aan moeten geven, opdat alle OR-leden (ook degenen die niet tijdens de vergadering aanwezig kunnen zijn) hun keuze kunnen aangeven. Tijdens de vergadering wordt schriftelijk en anoniem gestemd. In dit Handboek Kwaliteit dient daar waar de voorzitter genoemd wordt waarnemend voorzitter gelezen te worden indien de voorzitter afwezig is. 2.3 Specifieke taken en bevoegdheden van de ambtelijk secretaris De ambtelijk secretaris is werkzaam ter ondersteuning van de OR. De benoeming vindt plaats op voordracht van de OR door de Raad van Bestuur. De ambtelijk secretaris is verantwoording verschuldigd aan de voorzitter van de OR. De taken van de ambtelijk secretaris zijn vastgelegd in een door de OR en Raad van Bestuur vastgestelde taakomschrijving. Deze is als bijlage bij het reglement van de OR gevoegd.

10 2.4 Competenties van de individuele OR-leden De OR heeft als geheel één hoofddoel t.w. de belangenbehartiging van de medewerkers. Om dit doel te bereiken zijn de volgende competenties/vaardigheden nodig binnen de OR: - kennis hebben van de organisatie; - gebruikmaken van de vergadertechnieken in de breedste zin van het woord; - procesmatig werken middels BOB- en SMART-methode; - besluitvaardig werken (besluiten durven nemen); - kritisch kijken (naar jezelf, naar anderen en naar de OR) en dit bespreekbaar (durven te) maken; - genomen beslissingen en eigen mening durven/kunnen beargumenteren vanuit de OR positie naar je achterban toe; - profilering van OR naar achterban (opdat de achterban weet waar/bij wie men met vragen terecht kan); - prioriteiten stellen; - kennis hebben van de WOR en CAO. Er mag binnen de OR een onevenredige taakverdeling zijn. Onderzoek kwaliteit OR-leden - Het dagelijks bestuur van de OR onderzoekt per individueel OR-lid de interesses, de kwaliteiten, wat verder ontwikkeld zal worden, wat hiervoor nodig is (b.v. scholing) en hoe de kwaliteiten het beste naar voren kunnen komen. - De uitkomsten hiervan worden opgenomen in een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP), zie hiervoor bijlage 1 bij dit handboek. - Aan de hand hiervan wordt binnen het dagelijks bestuur van de OR afgesproken hoe de kwaliteiten, die met betrokkenen besproken zijn, het beste gebruikt kunnen worden. - Dit voorstel wordt besproken met de betreffende personen. Onderzoek kwaliteit gehele OR De individuele competenties van de ORleden vormen gezamenlijk de OR. De kwaliteit van de gehele OR kun je daarom ook niet opsplitsen in óf alleen OR óf alleen OR leden. De Belbin-testmethode of een andere testmethode kan mogelijk ter ondersteuning bij de POP-gesprekken gebruikt worden. Verbeterpunten kwaliteit gehele OR: - OR-leden geven hun individuele motivatie waarom ze wel of geen instemming hebben verleend, wel/geen positief advies hebben gegeven. - Naar de Raad van Bestuur duidelijk beschrijven welk advies/instemming gegeven wordt en de motivatie van de OR daarover. Het is belangrijk daarin positieve dingen te benoemen. - Kritisch kijken naar de vraagstellingen die de OR verstuurt, of ze niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn. - Het kort verslag moet zo geschreven worden dat het leesbaar en begrijpelijk is voor iedereen werkzaam in de organisatie. - 2 x per jaar in OR-vergadering thema s aan de orde laten komen. Verdieping van bepaalde onderwerpen aangaande de kwaliteit van de gehele OR wordt hierin besproken.

11 - Evaluatiemomenten structureel agenderen; deze moeten schriftelijk voorbereid worden door de OR-leden. Meetbare kwaliteitspunten: - Er zijn algemene bepalingen (bron: WOR en OR-reglement) waaraan een OR moet voldoen. We toetsen via de: - Algemene bepalingen - SMART-methode (zie bijlage 2) - BOB methode (zie bijlage 3) 2.5 Rechten van de OR-commissies - Overlegrecht over de specifiek voor de betreffende commissie te behandelen onderwerpen. - Recht op (mondelinge en schriftelijke) ondersteuning door deskundigen. - Recht op informatie van de Raad van Bestuur en/of deskundigen onder meer: - alle informatie die nodig is voor het overleg; - alle informatie die voortvloeit uit het instemmings- of adviesrecht. - Recht om gevraagd en ongevraagd advies aan de OR uit te brengen over de commissies aangaande aangelegenheden. - De commissies controleren of de besluiten conform de afspraken zijn uitgevoerd. De commissies hebben op grond van de WOR niet de bevoegdheid tot het voeren van rechtsgedingen. Ook hebben de commissies geen mandaat om besluiten te nemen; besluitvorming vindt alleen plaats in de vergadering van de OR. De commissie sociaal beleid behandelt alle regelingen en beleid op het gebied van arbeidsvoorwaarden. De VGWM-commissie behandelt de uitvoering van het beleid/ regelingen op het gebied van verzuim en gezondheid. Met betrekking tot nieuwe notities/regelingen zal binnen de OR kortgesloten worden welke commissie welk deel zal behandelen. Niet OR-leden hebben in de commissie dezelfde taken en bevoegdheden als ORleden.

12 3 Middelen en faciliteiten

13 De OR beschikt over een ambtelijk secretaris (24 uur per week) en een secretaresse OR (9 uur per week). Een vergoeding voor de voor het OR-werk daadwerkelijk gemaakte uren (inclusief de daadwerkelijk gemaakte reistijd) van alle ORen commissieleden wordt uit het OR-budget overgemaakt naar de kostenplaats van hun werkplek. OR-tijd = werktijd! Dit geldt ook voor de gevolgde cursussen (exclusief lunchtijd en tijd voor diner en overnachting). Ieder OR- en commissielid levert na afloop van iedere maand een tijdregistratieformulier bij de ambtelijk secretaris van de OR in. Het dagelijks bestuur registreert en controleert het aantal uur dat een lid werkzaam is voor of namens de OR. Het aantal werkzame uren per lid wordt maandelijks (uiterlijk 10 kalenderdagen na het verstrijken van een maand) aan de afdeling F&I gerapporteerd. Het declareren van de reiskosten, gemaakt ten behoeve van het OR-werk, dient te geschieden middels het in de organisatie bekende reiskostendeclaratieformulier en dient ondertekend te worden door de voorzitter of ambtelijk secretaris. Het aantal uren voor onderling beraad en overleg en het aantal dagen voor scholing worden door de Raad van Bestuur en de OR in onderling overleg vastgesteld op een zodanig aantal als de leden van de OR en de leden van de commissies voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig hebben. Alles is geheel conform de WOR georganiseerd. De OR stelt jaarlijks een scholingsplan op. Ieder nieuw OR-lid heeft recht op een introductiecursus (WOR-cursus) en heeft recht op het mentorschap. (zie hiervoor Hoofdstuk 7: inwerken nieuwe OR-leden). Tuincentrum t Stekske locatie Vincentius Udenhout

14 4 Werkprocessen

15 4.1. Instemmings- en adviesproces in stappen 1. Met de Raad van Bestuur aan de hand van het jaarplan van de organisatie kijken welke aanvragen wanneer te verwachten zijn. 2. Afspraken maken met Raad van Bestuur over het traject: tijdspad, procedure, het inzetten van deskundigen, evt. opsplitsing in deeladviezen. Hierbij pro-actief te werk gaan en de tijd nemen die nodig is. 3. Beoordelen door dagelijks bestuur van instemmingsverzoeken/adviesaanvragen, toetsing op tijd, vormvoorschriften en afspreken welke commissie/werkgroep het oppakt of dat de totale OR het zal behandelen. 4. Beoordelen door OR of commissies de inhoud van het voorgenomen besluit: checklist gebruiken, benodigde informatie vaststellen, besluiten wel/niet deskundigen, besluiten hoe achterban in te schakelen. 5. In OR- dan wel commissievergadering moet op basis van de SMART-methode de verdere strategie bepaald worden (de uitwerking van de SMART-methode vindt u in bijlage 2). Verder moeten de vragen concreet geformuleerd worden op basis van inhoud en raadpleging deskundigen en achterban. Dit schip staat er vanaf de opening van de Merwebolder in Sliedrecht en is ontworpen door Frank Nix. 6. Eerste overleg met de Raad van Bestuur: alert zijn op vraag- en antwoordspel. 7. Advies of instemming dan wel geen instemming met motivatie formuleren of eventueel een tweede overlegronde vaststellen. 8. Besluit van de Raad van Bestuur doornemen en vaststellen in welke mate het afwijkt van het advies/instemming (wat is de motivering). 9. Mogelijkheid onderzoeken van eventuele beroepsprocedure dan wel nietigheid. 10. Procesevaluatie: hoe is het proces verlopen. 11. Doorsluizen naar de jaarcyclus: nagaan hoe de uitvoering is geschied (evaluatie) Stappenplan onbekend (voorbereidend) thema of initiatiefvoorstel 1. Bekijken of het onderwerp op de agenda geplaatst moet worden aan de hand van een aantal criteria (zie hieronder uitgewerkt); feiten verzamelen. 2. Niet op de agenda: onderwerp afhandelen en eventueel terugkoppelen naar bron. 3. Wel op de agenda: besluiten wat de OR er mee wil doen. Indien het een groot onderwerp is: moet het gesplitst worden en eventueel taakverdeling maken naar de commissie of in te stellen werkgroep. Besluiten wat te doen met de signalen. 4. Commissie/werkgroep doet voorstel aan de OR: wel/niet initiatiefvoorstel van maken. 5. Indien een initiatiefvoorstel: uitwerken in commissie/werkgroep, aankondigen in

16 agendacommissie, als agendapunt plaatsen voor overlegvergadering al dan niet met toesturing van de betreffende stukken. 6. Overlegvergadering: de woordvoerder van de commissie/werkgroep geeft een toelichting. 7. Na besluit van de Raad van Bestuur: de motieven toetsen. 8. OR besluit tot uitvoering of bekijkt verdere strategie. 9. Controle op uitvoering via de jaarcyclus. Criteria voor het plaatsen van een onderwerp op de agenda. Allereerst afvragen of de lijn (medewerker > leidinggevende) gevolgd is. Zo niet, dan doorverwijzen naar de lijn. Indien wel, dan bekijken of het onderwerp op de agenda geplaatst kan of moet worden aan de hand van de volgende criteria: - is het een breed gedragen probleem? - bestaat er rechtsongelijkheid binnen de onderdelen van de organisatie? - is het een onderwerp dat al bij wet of CAO geregeld is? (eventueel deskundigen bevragen) - is het een vraag/opmerking die frequent voorkomt? (is het een incidenteel of chronisch probleem, wat zijn de gevolgen van het probleem) - is het een toetsbaar probleem? (dus geen beleving van een individuele medewerker) Uiteindelijk bepaalt de OR gezamenlijk of het onderwerp op de agenda geplaatst wordt. 4.3 Planning en controlecyclus - Het verzamelen van onderwerpen die de OR via de Raad van Bestuur dient te ontvangen aan de hand van informatie uit het jaarplan van de organisatie, het informeel overleg, de mededelingen uit de Overlegvergadering, besprekingen van hoofden van dienst, de notulen van het sectormanagersoverleg en externe bronnen. - Na het verzamelen van de items dient de OR pro-actief te vragen in de Overlegvergadering naar een tijdspad m.b.t. het onderwerp. 4.4 Criteria voorstellen Raad van Bestuur De OR gebruikt de volgende criteria om de voorstellen van de Raad van Bestuur te beoordelen : - Wat is de motivatie? - Is de regeling haalbaar/uitvoerbaar? - Is het een goede regeling voor het personeel? - Is er een tijdspad aangegeven? - Hoe wordt de invoering van de regeling in de organisatie gecommuniceerd? - Wanneer vindt er een evaluatie plaats?

17 Locatie Portland te Rhoon

18 5 Communicatie

19 5.1 Communicatie tijdens ORvergaderingen - De voorzitter opent de vergadering en noemt de namen van degenen, die zich afwezig hebben gemeld. - De agenda wordt vastgesteld en gecontroleerd wordt of de BOB en observator beschikbaar zijn. Eventuele onderwerpen worden aan de agenda toegevoegd of geschrapt en gevraagd wordt of alle onderwerpen voor een ieder duidelijk zijn. Desgewenst wordt duidelijkheid verschaft. - Tijdens het agendapunt informatie vanuit verschillende info-bronnen wordt alleen informatie verstrekt en vindt geen discussie plaats; indien discussie noodzakelijk is dient van het onderwerp een agendapunt gemaakt te worden. - Bij het agendapunt ingekomen post benoemt de ambtelijk secretaris de punten waar eventueel nader op ingegaan kan/ dient te worden. Duidelijkheid over andere poststukken kan door de ORleden gevraagd worden. Als er bij een poststuk nadere discussie gewenst is, zal dit onderwerp geagendeerd worden voor de eerstvolgende OR-vergadering (indien er geen tijdsdruk is). - Bij het bespreken van de thema s zal de BOB-methode gebruikt worden (Beeld- Een stukje handvaardigheid gemaakt door cliënten van Vincentius vorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming); zie hiervoor bijlage 3 bij dit handboek. - In geval van persoonlijke dan wel functionele betrokkenheid van de voorzitter bij een bepaald onderwerp wordt het voorzitterschap overgenomen door de waarnemend voorzitter. In geval van persoonlijke dan wel functionele betrokkenheid van een individueel OR-lid kan het betreffende lid zich terugtrekken uit de vergadering. - De evaluatie vindt plaats voor de rondvraag door een observator: zowel op de inhoud als op het proces tijdens de vergadering. - Aan de hand van de korte evaluatieverslagjes vindt iedere 6 maanden een uitgebreide evaluatie plaats. - Tijdens de rondvraag dient ook geen discussie plaats te vinden. Als dit wel nodig blijkt te zijn zal van het betreffende onderwerp een agendapunt gemaakt worden. - Ten aanzien van de vergaderdiscipline: - hand opsteken bij het woord willen hebben; - geen onder-onsjes; - goed voorbereiden; - elkaar laten uitpraten. - Er wordt een actielijst aan de notulen toegevoegd, die iedere OR-vergadering na bespreking van de notulen doorgenomen zal worden. - Afmeldingen voor de vergaderingen: per naar ambtelijk secretaris vóór uur op de betreffende vergaderdag. Indien men geen beschikking heeft over of pas na uur de afmelding kan doorgeven, dan via de

20 mobiele telefoon van de voorzitter of ambtelijk secretaris. Eventuele vragen, opmerkingen of stem ter besluitvorming met betrekking tot bepaalde onderwerpen op de agenda dienen indien mogelijk door de afwezigen voor de vergadering aan de ambtelijk secretaris doorgegeven te worden. - Tijdens de vergaderingen moeten de ORleden in principe hun mobiele telefoon uitzetten. - De checklist voor observatiepunten voor OR-vergaderingen treft u aan in bijlage Communicatie met de Raad van Bestuur. Communicatie tijdens de Overlegvergaderingen - Ieder OR-lid kan vragen stellen aan de Raad van Bestuur. In de OR-vergadering voorafgaand aan de Overlegvergadering worden de te stellen vragen verdeeld onder de OR-leden (dit kunnen zowel vragen naar aanleiding van een onderwerp zijn, als vragen voor de rondvraag). Voordelen: Ieder OR-lid wordt actief betrokken bij de vergadering en is daardoor mede verantwoordelijk voor het goede verloop van de vergadering. Niet alleen OR-leden die makkelijk praten zullen aan het woord komen, maar ook leden die nu nog moeite hebben het woord te voeren in de Overlegvergadering. De Raad van Bestuur zal minder geneigd zijn om met 1 lid te gaan discussiëren of zich op individuele leden te richten. - De OR-leden gaan niet met elkaar in discussie; met de Raad van Bestuur kan wel een discussie aangegaan worden. - Indien discussie binnen de OR nodig blijkt te zijn, zal het onderwerp teruggenomen worden naar de eerstvolgende OR-vergadering. Informeel overleg met de Raad van Bestuur Tweemaal per jaar is er een informeel overleg met de Raad van Bestuur. Hiervan worden geen notulen gemaakt. Doel van het overleg is in vrijheid zonder last en ruggespraak te kunnen discussiëren over belangrijke thema s. Geen overlegvergadering algemene gang van zaken (zie WOR) De OR kiest niet voor een overlegvergadering algemene gang van zaken omdat de Raad van Bestuur alle mededelingen in de gewone overlegvergaderingen doet; het risico bestaat dat ze dergelijke mededelingen gaan sparen voor de vergadering algemene gang van zaken, waardoor de OR veel later op de hoogte gesteld wordt. De OR moet alert zijn op de mededelingen van de Raad van Bestuur en met de Raad van Bestuur afspreken wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming wordt betrokken. Daarom zijn de mededelingen van de Raad van Bestuur in de overlegvergadering een vast agendapunt tijdens de OR-vergaderingen ten behoeve van eventueel daarop te baseren actiepunten.

21 - Als de Raad van Bestuur iets onder embargo meedeelt, moet er een tijdslimiet voor de duur van het embargo afgesproken worden; de reden van het embargo dient goed beargumenteerd te worden. Voor mededelingen buiten de notulen geldt geen embargo. - Aan de hand van een checklist zal na afloop van de Overlegvergadering een procesevaluatie binnen de OR plaatsvinden. Hiervan zal een verslagje gemaakt worden, maar het zal niet in de notulen van de Overlegvergadering worden opgenomen. - Aan de hand van de korte evaluatieverslagjes vindt iedere 6 maanden een uitgebreide evaluatie plaats. - Er wordt een actielijst aan de notulen toegevoegd, die iedere Overlegvergadering na bespreking van de notulen doorgenomen zal worden. - Tijdens de vergaderingen moeten de Deze spaarvarkentjes zijn gemaakt door cliënten van atelier Hodeka te Sliedrecht

22 deelnemers aan de vergadering in principe hun mobiele telefoon uitzetten. - De checklist voor observatiepunten voor Overlegvergaderingen treft u aan in bijlage Communicatie m.b.t. instemmingsverzoeken en adviesaanvragen - Na ontvangst wordt het betreffende instemmingsverzoek/adviesaanvraag voor ieder OR-lid gekopieerd en voor de betreffende commissieleden. Het dagelijks bestuur van de OR bepaalt aan de hand van het onderwerp welke commissie dit is of bepaalt dat het onderwerp door de gehele OR dient te worden behandeld. Hiervoor wordt het BOB-model (zie bijlage 3) gebruikt. - Het instemmingsverzoek/adviesaanvraag wordt behandeld in de eerstvolgende ORof commissievergadering. Beeldvorming vindt hier plaats. - Als een onderwerp in een commissievergadering wordt besproken dan dienen de vragen en opmerkingen van OR-leden, die geen zitting hebben in deze commissie, minimaal 1 week vóór de eerste bijeenkomst van de commissie ingeleverd te worden bij de contactpersoon van de betreffende commissie. - Vragen en opmerkingen vanuit OR en de commissies worden via het secretariaat van de OR naar de Raad van Bestuur gestuurd. - Eventueel benodigde informatie wordt door de OR of de commissies bij deskundigen aangevraagd. - De antwoorden van de Raad van Bestuur worden wederom voor ieder OR-lid en betreffende commissieleden gekopieerd en worden besproken binnen de ORvergadering of commissievergadering en in de eerstvolgende Overlegvergadering. - Tenslotte vindt in de OR-vergadering, op basis van eventueel advies van de commissie, besluitvorming plaats. - De Raad van Bestuur wordt schriftelijk van het door de OR gemotiveerde besluit op de hoogte gesteld. 5.4 Communicatie tussen de OR en de OR-commissies - Zie communicatie m.b.t. instemmingsverzoeken/adviesaanvragen. - De jaarplanning van de commissies wordt gemaakt aan de hand van het jaarwerkplan van de OR. - De notulen van de commissievergaderingen worden verspreid onder alle OR-leden en de niet OR-leden van de betreffende commissie. 5.5 Communicatie tussen de OR en de achterban Hiervoor is een apart hoofdstuk gemaakt. Zie hoofdstuk Externe communicatie Het dagelijks bestuur vertegenwoordigt de OR formeel buiten de organisatie. Uitzonderingen hierop zijn binnen de OR afgesproken overlegvormen (deelname in Provinciaal Overleg Ondernemingsraden (POO) en OndernemingsRaden Netwerk (ORN) en eventuele andere bijeenkomsten waarvoor de OR officieel is uitgenodigd). Individuele OR-leden, die door de media

23 benaderd worden, dienen dus te allen tijde door te verwijzen naar het dagelijks bestuur en dienen het dagelijks bestuur per direct op de hoogte te stellen van de betreffende situatie. Het dagelijks bestuur van de OR dient de Raad van Bestuur hierover altijd te informeren.

24 6 Achterbanprocessen

25 6.1 Hoe verloopt de communicatie van de achterban naar de OR Hoe krijgt de achterban thema s op de agenda? Schriftelijk via OR lid Telefoon Reactie/vragenformulier Brief Intranet Teambezoek Via contactpersoon Via het eigen netwerk: Het OR lid is verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met de achterban werkzaam op de eigen voorziening. Hierbij kan het OR lid gebruik maken van zelf te zoeken contactpersonen. Elk OR lid moet zorgen voor naamsbekendheid om een netwerk op te bouwen of in stand te houden. Binnen de locatie waar je werkt is dat waarschijnlijk geen probleem. Als je een beperkte werkkring hebt, kom je niet overal en kunnen contactpersonen op de omringende locaties hulp bieden. Op welke wijze zet de OR de onderwerpen van de achterban op de agenda? - De OR onderzoekt of het een individueel of collectief onderwerp is. - Het dagelijks bestuur bepaalt na overleg met de OR of het onderwerp op de agenda komt. Dit beeld is gemaakt in atelier BijZONder te Udenhout Ook kan de achterban een algemene personeelsvergadering aanvragen bij de OR. Criteria: 1. het verzoek moet uitgaan van 30 of meer medewerkers; 2. de aanvraag moet schriftelijk of via worden ingediend; 3. de lijn moet gevolgd zijn; 4. de procedures moeten goed doorlopen zijn; 5. de uit te schrijven vergadering heeft een informatief karakter; 6. de OR is vertegenwoordigd met minimaal 2 personen; 7. er vindt verslaglegging plaats. Wat te doen als medewerkers (niet OR -leden) het verzoek indienen om een ORen/of overlegvergadering te bezoeken? - Met betrekking tot de OR-vergadering kunnen medewerkers (maximaal 4) de vergadering in principe als toehoorder bijwonen. De OR-vergaderingen zijn wel openbaar, maar men heeft geen spreekrecht. Behalve als de medewerkers speciaal uitgenodigd worden om een mening te geven of vragen te beantwoorden in een vergadering. Bij meerdere medewerkers (minimaal 30) kan er een algemene personeelsvergadering gehouden worden over een thema (niet over de werkwijze van de OR). - Met betrekking tot de overlegvergadering is het van belang er vanuit te gaan dat er twee partijen op gelijkwaardige wijze verantwoordelijk zijn voor deze vergadering. Daarom moeten de Raad

26 van Bestuur en de OR gezamenlijk afspraken maken over de gang van zaken bij de overlegvergadering. Als er een verzoek binnenkomt voor het bijwonen van een vergadering dient per gebeurtenis hierover door OR en Raad van Bestuur te worden besloten. De medewerkers kunnen dus niet eisen aanwezig te zijn; ze kunnen wel een verzoek doen. Klachten van medewerkers over de organisatie, zowel schriftelijke als mondelinge, zullen gebundeld worden en alleen als signaal schriftelijk doorgegeven worden aan de Raad van Bestuur zonder vermelding van naam en werkplek van de betreffende medewerker. De medewerkers worden door de OR altijd doorverwezen in de lijn, naar P&O, de vertrouwenspersoon, mediator of klachtencommissie en kunnen altijd zelf beslissen hun brief door te sturen naar de Raad van Bestuur. 6.2 Hoe verloopt de communicatie van de OR naar de achterban - Blad OR Informatie of abonnement - Netwerk OR-lid - Teambezoek - Jaarverslag OR - OR-stukje in de Krant - Via de contactpersoon - Intranetsite OR Het dagelijks bestuur schat in of instemmingsverzoeken/adviesaanvragen wel of niet voor achterbanraadpleging op intranet worden geplaatst. Mogelijke thema s zijn: - Terugkomende thema s (jaarverslagen, begroting, communicatie etc) - Thema s op gebied van arbeidsvoorwaarden - Thema s op gebied van arbeidsomstandigheden - Thema s op gebied van VGWM - Beleidsaspecten - Initiatiefvoorstellen - Adviesaanvragen - Instemmingsverzoeken De OR bepaalt naar aanleiding van signalen vanuit de achterban welke thema s actueel zijn. Afspraken bezoek teamoverleg Minimaal eenmaal per zittingsperiode doet de OR het voorstel aan teamleiders om een bezoek te brengen aan hun teamoverleg. Het team dat bezoek van OR-leden op prijs stelt geeft mogelijke data/tijdstippen door aan de ambtelijk secretaris. In de eerstvolgende OR-vergadering vindt er een verdeling plaats onder de OR-leden. In principe doen alle OR-leden hieraan mee. Eén of twee OR-leden vertellen tijdens dit bezoek het een en ander over de OR. Aan de hand van de volgende vooraf toegestuurde vragen inventariseren de betreffende OR-leden de ideeën en wensen van de teamleden: 1. Hoe worden jullie geïnformeerd door de OR? 2. Weten jullie wanneer, bij wie of waar jullie terecht kunnen? 3. Hoe zouden jullie geïnformeerd willen worden? 4. Hoe kan de OR het contact onderhouden? 5. Vinden jullie de OR belangrijk en waarom? 6. Hebben jullie behoefte aan meer contact of een andere vorm van contact? Hebben jullie hier ideeën over? 7. Wie van jullie zou eventueel contactpersoon willen zijn? De betreffende OR-leden doen mondeling verslag van hun bezoek in de OR-vergadering en dienen een schriftelijk verslag in bij de ambtelijk secretaris. De PR-commissie evalueert deze verslagen en bespreekt deze zo nodig binnen de OR. Nog een mogelijkheid is het bezoeken van werkoverlegvormen, maar dat vergt erg veel tijd van de leden en is niet eenvoudig te organiseren.