Vooraf. Artikel 1 Vergaderingen en vergaderorde HUISHOUDELIJK REGLEMENT. Brede Sociaal Maatschappelijke Raad gemeente Doesburg

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Brede Sociaal Maatschappelijke Raad gemeente Doesburg Vooraf De Brede Sociaal Maatschappelijke Raad (BSMR) van de gemeente Doesburg adviseert het College van Burgemeester en Wethouders betreffende de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Wet werk en Bijstand (Wwb), de Wet investeren in jongeren (Wij), de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers/gewezen zelfstandigen (Ioaw/Ioaz), het ouderenbeleid en aanpalende terreinen zoals het minimabeleid en de Wet sociale werkvoorziening (Wsw). Dit adviseren over beleid en uitvoering kan zowel gevraagd als ongevraagd gebeuren en is gebaseerd op de Verordening Brede Sociaal Maatschappelijke Raad Doesburg. Het huishoudelijk reglement beschrijft de werkwijze en de verantwoordelijkheid Een afschrift van dit vastgestelde reglement wordt aan het College van Burgemeester en Wethouders aangeboden. Artikel 1 Vergaderingen en vergaderorde 1. De BSMR vergadert in principe elke tweede maandag van de maand met uitzondering van de maanden juli en augustus. Wanneer de tweede maandag van de maand samenvalt met een algemene feestdag, wordt de betreffende vergadering verplaatst naar de eerste maandag van de maand. 2. Een vergadering wordt minimaal 7 dagen van tevoren aangekondigd, de dag van de vergadering niet meegerekend. De uitnodiging bevat een agenda en vermeldt datum, tijdstip en plaats van de vergadering. 3. Bijbehorende vergaderstukken en het verslag van de vorige vergadering worden ook minimaal 7 dagen voor de vergadering aan de leden aangeboden. 4. Ieder lid mag onderwerpen ter agendering voorstellen aan het dagelijks bestuur (DB) van de BSMR. Dergelijke agendapunten moeten minimaal 8 dagen voor de vergadering schriftelijk worden ingediend bij de secretaris. 5. Ieder lid mag tijdens een vergadering een voorstel over de vergaderorde doen. 6. De notulen worden na vaststelling ondertekend door de voorzitter en de secretaris. De secretaris archiveert de vastgestelde en ondertekende notulen. 7. De BSMR kan overleggen en besluiten nemen als minimaal tweederde van de zittende leden of stemgerechtigde plaatsvervangende leden aanwezig is. Is dat niet het geval, dan moet binnen een week een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. Hierin kan ongeacht het aantal aanwezige leden over agendapunten uit de voorgaande vergadering overlegd of besloten worden. 8. Indien men als lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, moet dit vooraf worden gemeld aan de secretaris. 9. Het afwezige lid benadert zelf een benoemd plaatsvervangend lid en meldt vooraf aan de secretaris wie van de plaatsvervangend leden zijn of haar plaats in de betreffende vergadering inneemt. 10. In de vergadering moeten altijd de volgende agendapunten aan de orde komen: opening, mededelingen, vaststellen agenda en verslag vorige vergadering, ingekomen stukken, rondvraag en sluiting. 11. De adviesraad kan het DB verzoeken om personen vanwege hun deskundigheid op een bepaald terrein, de vergadering bij te laten wonen. Deze deskundige heeft geen stemrecht. huishoudelijk reglement BSMR Doesburg 1 /

2 Artikel 2 Besluitvorming, stemrecht en stemprocedure 1. De BSMR streeft naar breed gedragen overeenstemming (consensus) in de besluitvorming. Als er geen sprake is van consensus zal er, rekening houdend met onderstaande bepalingen, gestemd worden. 2. De BSMR beslist bij volstrekte meerderheid van stemmen. 3. Voor een geldige stemming is de aanwezigheid van minimaal tweederde van de zittende leden of stemgerechtigde plaatsvervangende leden noodzakelijk, uitgezonderd de situatie als beschreven in artikel 1 lid 7 tweede zin. 4. De BSMR stemt mondeling, behalve wanneer een van de leden schriftelijke stemming verlangt. Over personen wordt schriftelijk gestemd. 5. Iedere aanwezige stemgerechtigde heeft het recht op het uitbrengen van één stem. 6. De benoemde, onafhankelijke voorzitter is niet stemgerechtigd. 7. Een plaatsvervangend lid is slechts stemgerechtigd, bij vervanging van een bij de vergadering afwezig lid (zie artikel 1 lid 9). 8. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 9. Wanneer er evenveel voor- als tegenstemmers zijn (staken van stemmen) wordt het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Bij een dan eventueel opnieuw staken van de stemmen, wordt het voorstel verworpen. Artikel 3 Verdeling van functies en taken 1. De benoemde leden van de BSMR wijzen in onderling overleg en zo nodig via stemming uit hun midden aan: een plaatsvervangend voorzitter; een secretaris; een penningmeester. 2. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het dagelijks bestuur (DB) van de BSMR. De functie van plaatsvervangend voorzitter wordt bij voorkeur bekleed door de secretaris of de penningmeester. Is dit niet het geval, dan maakt ook de plaatsvervangend voorzitter deel uit van het DB. 3. Het DB is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken betreffende het functioneren 4. Secretaris, penningmeester en plaatsvervangend voorzitter, zijn lid van de BSMR en hebben hetzelfde stemrecht als een gewoon lid. 5. Met inachtneming van de in de gemeentelijke verordening vastgelegde zittingsduur, is er geen beperking aan de duur van het bekleden van een van de bovengenoemde functies. Tegen het eind van ieder kalenderjaar, uiterlijk in de laatste vergadering van het jaar, evalueren de leden van de BSMR de functieverdeling. In onderling overleg en zo nodig via stemming wordt de functieverdeling voor het volgende jaar bepaald. 6. Het bekleden van een functie eindigt in ieder geval bij de beëindiging van het lidmaatschap 7. Een rooster van aftreden wordt zodanig opgesteld dat de leden die de genoemde drie functies bekleden niet allemaal tegelijk aftreden. 8. Naast de genoemde functies kunnen specifieke taken aan leden van de BSMR worden toebedeeld. huishoudelijk reglement BSMR Doesburg 2 /

3 Artikel 4 Taken van de benoemde, onafhankelijke voorzitter Tot de taken van de voorzitter behoort: 1. Het samen met de secretaris opstellen van de agenda en het samen met de secretaris zorg dragen voor de verzending van uitnodiging, agenda en vergaderstukken voor vergaderingen 2. Het leiden van de vergadering van het BSMR volgens de ter vergadering vastgestelde agenda. 3. Het peilen van meningen en het melden van uitslagen van stemmingen. 4. Het schorsen van de vergadering. 5. Het handhaven van de orde. 6. Het in zijn of haar waarde laten van ieder lid. 7. Het tot zijn of haar recht laten komen van ieder lid. 8. Het tekenen van stukken die namens de BSMR worden verzonden. 9. Het naar buiten toe vertegenwoordigen 10. Al het overige dat in het belang is van het goed functioneren Artikel 5 Taken van de plaatsvervangende voorzitter Tot de taken van de plaatsvervangende voorzitter behoort: 1. Het vervangen van de voorzitter, bij diens afwezigheid. Artikel 6 Taken van de secretaris Tot de taken van de secretaris behoort: 1. Het samen met de voorzitter opstellen van de agenda en het samen met de voorzitter zorg dragen voor de verzending van uitnodiging, agenda en vergaderstukken voor vergaderingen 2. Het maken van de notulen waarin de volgende elementen zijn opgenomen: a. de namen van de aanwezige en de afwezige leden; b. een opgave van de inhoud van de ingekomen stukken; c. een verslag van de beraadslagingen en gemaakte opmerkingen; d. de meningen van de leden over behandelde zaken en de uitslag van gehouden e. stemmingen met vermelding van de namen van de leden die bij mondelinge stemmingen zich voor of tegen verklaarden. De notulen worden binnen twee weken na de vergaderdatum aan de leden toegezonden. 3. Het bewaken van de voortgang en afhandeling van de uitgebrachte adviezen. 4. Het zorgen voor een zorgvuldige afhandeling van brieven en adviezen. 5. Het zorgen voor tijdige publicatie van alle openbare BSMR-documenten in de relevante media. 6. Het zorgen voor het archief, met inbegrip van de registratie van ingekomen en verzonden post. 7. Het uiterlijk in de maand mei van het lopende jaar opstellen van een verslag van de activiteiten van de BSMR in het afgelopen kalenderjaar. 8. Het ter goedkeuring aan de BSMR voorleggen van het jaarverslag. huishoudelijk reglement BSMR Doesburg 3 /

4 Artikel 7 Taken van de penningmeester Tot de taken van de penningmeester behoort: 1. Het beheren van de financiële middelen 2. Het controleren en, samen met de voorzitter, accorderen van de declaraties van de leden. 3. Het indienen van de door voorzitter en penningmeester geaccordeerde declaraties bij de Gemeente Doesburg. 4. Het regelmatig informeren van de leden over de stand van zaken met betrekking tot gemaakte kosten (indien van toepassing in relatie tot het beschikbare budget). 5. Het uiterlijk in de maand mei van het lopende jaar opstellen van een financieel verslag van de kosten en baten van de BSMR in het afgelopen kalenderjaar. 6. Het uiterlijk in de maand november van het lopende jaar opstellen van een begroting voor de BSMR voor het komende kalenderjaar. 7. Het ter goedkeuring van de BSMR voorleggen van begroting en financieel jaarverslag. Artikel 8 Vertrouwelijkheid, geheimhouding en integriteit 1. De BSMR stelt een voor alle leden en plaatsvervangend leden geldende gedragscode op. Artikel 9 Werkgroepen 1. De BSMR kan voor het uitvoeren van een deel van haar werkzaamheden werkgroepen instellen. 2. Het DB van de BSMR installeert en coördineert de werkgroepen. 3. Een werkgroep bestaat uit minimaal twee ter zake kundige leden. 4. Een werkgroep stelt een voorlopig advies op, dat wordt ingebracht bij het DB. 5. Het DB legt de voorlopige adviezen, al of niet voorzien van een zienswijze voor aan de BSMR. Artikel 9 Rooster van aftreden 1. De BSMR stelt een rooster van aftreden voor leden en plaatsvervangend leden op waarbij de bepalingen in de gemeentelijke verordening en de bepalingen in dit huishoudelijk reglement in acht worden genomen. huishoudelijk reglement BSMR Doesburg 4 /

5 Artikel 10 Schorsing De BSMR kan een lid of plaatsvervangend lid voor schorsing of ontheffing voordragen bij het College van Burgemeester en Wethouders. Alvorens tot een schorsings- of ontheffingsverzoek van een lid wordt overgegaan, vindt hoor en wederhoor plaats. Daartoe kan de BSMR een derde, onafhankelijke partij inschakelen. De BSMR kan leden laten schorsen vanwege: 1) handelen in strijd met de gemeentelijke verordening of het huishoudelijk reglement; 2) optreden namens de BSMR zonder machtiging hiertoe; 3) herhaaldelijk verstoren van de vergaderorde. Een verzoek tot schorsing of ontheffing dient te worden gedragen door een meerderheid van tweederde van de leden of stemgerechtigde plaatsvervangende leden Het betreffende lid wordt persoonlijk op de hoogte gesteld van de schorsing of ontheffing en van de redenen daarvan. Artikel 11 Slotbepalingen 1. Dit reglement wordt vastgesteld in de eerste reguliere vergadering van de BSMR gemeente Doesburg. 2. Op voorstellen tot wijziging van dit reglement zijn de artikelen 1 en 2 van dit reglement van toepassing, 3. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de vergadering conform artikel Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari Dit reglement wordt ter kennis gebracht van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Doesburg. Namens de BSMR gemeente Doesburg, d.d. 9 januari 2012, L.Cohen, voorzitter G.Bieleman, secretaris huishoudelijk reglement BSMR Doesburg 5 /