Inleiding LEAN-denken en LEAN-technieken. vrijdag 19 september Hans Crampe

Transcriptie

1 Inleiding LEAN-denken en LEAN-technieken vrijdag 19 september Hans Crampe

2 Deel 1: Inleiding

3 Management - het leven zoals het is

4 Verschillende invalshoeken van een containerbegrip

5 Opmars LEAN Opmars LEAN gezondheid en welzijn: ondersteunende processen Opmars LEAN in primaire zorgprocessen

6 Inleiding 1. MUDA - verwijderen van niet toegevoegde waarde: Hoe zorg ik ervoor dat wat ik doe zinvol is? Voorbeeld: loopafstanden verminderen. 2. MURA - afwijkingen beheersen (LEAN SIX SIGMA): Hoe zorg ik ervoor dat wat zinvol is, altijd goed verloopt? Voorbeeld: Poka Yoke technieken. 3. MURI - inspanningen beheersen (LEAN en AGILITY): Hoe zorg ik ervoor dat het eindresultaat beter is als ik een procesverbetering doorvoer? Voorbeeld: opleiding rugklachtenpreventie, meer tilliften.

7 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA

8 Oefeningen Oefening 1 a

9 Oefening 1 b

10 Oefening 2 a

11 Oefening 2 b

12 Resultaten Sneller en minder variatie; Minder fouten; Rustiger.

13 Feedback oefening

14 Feedback oefening

15 MUDA Transport van patiënten, bewoners, goederen, materialen, : Leeg karton; Een verzorgingskar klaarmaken in een decentrale berging; Verbedden van patiënten. Voorraad (Inventory) - waar dan ook in de organisatie: Het tellen van voorraden; Het zoeken in laden; Muda@home.

16 MUDA Beweging (Motion) - elke beweging van mensenlichamen (incl. buigen, tillen, draaien, reiken, ): Lopen naar de bedbel - in de verpleegpost; De sleutel ligt bij. Overproductie - meer doen dan werkelijk vereist is: De anamnese; Gegevens op bloedstalen; De overdracht; Steeklakens; Bedbad eerste dag postoperatief op IZ; Burelen schoonmaken van afwezige mensen; Briefjes hangen; Op meerdere plaatsen noteren. Waarom vaak overproductie? Vb: de fax, parameters, loonstrookjes, latexallergie

17

18 MUDA Defect - elk proces, product of service dat niet aan de specificaties voldoet: Hoe weet je dat het defect doorgegeven is? Hoe duurzaam herstel je het defect? Wachten op iets of iemand: Tot het maandag is op de aankoopdienst; Tot iemand getekend heeft. Extra verwerking - elk proces die het resultaat is van ontoereikende technologie, gevoelige materialen of kwaliteitspreventie: De lichtschakelaar; De derde bloedafname; The hidden factory.

19 The hidden factory

20 MUDA binnen administratie Onnodige s naar alle personeelsleden; Een vergadering beleggen (bv. Outlook, Doodle); Het bijhouden van massaal veel rekenbladen, tabellen, lijstjes, met allerlei informatie die ook in andere IT-systemen opgeslagen worden; Soms andere namen. Controleren Corrigeren Etikketeren In ontvangst nemen Inbrengen Klasseren Kopiëren Markeren Overschrijven Rangschikken Samenvoegen Sorteren Teruggeven Verdelen Verifiëren

21 Muda Soms is een frisblikoefening nodig: Foto s; Actief bevragen bij nieuwe medewerkers; De 30 seconden regel; o Procedure verdwenen bewoner; o Materiaal voor 5-puntfixatie rea; o Procedure op intranet. Stappenteller; Audit;

22 Enkele voorbeelden

25 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA 5S-methodiek

26 De 5S-methodiek (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke) 1. Selecteren: Met 3 kleuren op stap; Niet alleen echte rommel, maar ook duur materiaal. 2. Sorteren: Wat je meer nodig hebt, ligt dichter. 3. Schoonmaken: Iedereen is verantwoordelijk. Heel belangrijk bij deze stap is dat tijdens het schoonmaken defecten of gebreken kunnen naar voor komen die anders nooit ontdekt worden. 4. Standaardiseren: Procedures worden opgesteld en afspraken worden gemaakt. 5. Standhouden: Ook de voorgaande inspanningen zullen tot niets leiden indien de discipline ontbreekt om de methodiek te integreren in ons dagdagelijks denken.

27 De 5S-methodiek: valkuilen Een omgeving kan er georganiseerd uitzien, maar ben je zeker dat de juiste items op de juiste plaats liggen? Frequent gebruik: dichter of vlotter bereikbaar. Moet je de deur van de kast openen voor je weet wat erin ligt? Ruimte wordt optimaal gebruikt want de kasten zitten goed vol. Klantgerichtheid: vb. Colruyt.

28 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA 5S-methodiek Lay-out planning en spaghettidiagram

29 Lay-out planning en spaghettidiagram Optie 1: slager Optie 2: slager Chirurgisch dagziekenhuis - operatiekwartier

30 Dozen met aanvulling grijpvoorraad grijpvoorraad Lay-out planning grijpvoorraad Dozen met aanvulling grijpvoorraad

31

32 Lay-out planning en spaghettidiagram

34 Wekelijks vinden in het centrum 3 activiteiten plaats. Hiervoor heeft men gerief nodig uit de berging. Men kan per persoon 2 zaken dragen. 1. Een kookactiviteit ( 5 zaken nodig uit berging 1 en 4 zaken uit berging 2) 2. Een ontspanningsactiviteit ( 3 zaken nodig uit berging 1 en 4 zaken uit berging 2) 3. Een educatieve activiteit ( 5 zaken nodig uit berging 1 en 6 zaken uit berging 2) Berging 1 (18 m²) 10 meter Berging 2 (14 m²) 10 meter 10 meter Verpleegpost (20 m²) 10 meter Leefruimte (80 m²)

35 Lay-out planning en spaghettidiagram Is de oplossing niet duurder dan het probleem. Uitrekenen in km en dan in geld Voorbeeld: ik win 20 van de 33 km per jaar maar daarvoor heb ik rollend materieel nodig van 780 euro; Voorbeeld: 1 km stappen is ongeveer 10 euro per jaar. Overweeg the elephant paths of desire lines,

38 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA 5S-methodiek Lay-out planning en spaghettidiagram Wet van Parkinson

39 Toepassing Wet van Parkinson Leg beperking op in tijd, plaats, : Vergadertijd; Opslagruimte; Projecttijd Elektronische ruimte. Voorkomen dat het kan: Minder kasten; Hellende vlakken creëren;

40 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA 5S-methodiek Lay-out planning en spaghettidiagram Wet van Parkinson Visueel management

41 Lijnen visuele hulpmiddelen Lijnen Kanban - Two Bin systeem

42 Lijnen visuele hulpmiddelen

43 Hoe kan dit beter?

44 Waar stopt de trein?

45 Lijnen visuele hulpmiddelen Moeten wel duidelijk toereikend zijn:

46 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA 5S-methodiek Lay-out planning en spaghettidiagram Wet van Parkinson Visueel management Value stream mapping

47 Value stream mapping Denk klant: Voorbeeld: familie wordt uitgenodigd door de sociale dienst om uur omdat het klantgerichter is i.p.v. dit telefonisch af te handelen; Oncologisch dagziekenhuis; 4 maal op een dag te eten op 10 uur en dan 14 uur niets. Waarom is de zorg-en welzijn anders?

48 Het leven zoals het is: De verpleegkundige gaat rond met een broodbuffetwagen op de afdeling en biedt de keuzemogelijkheid aan via een broodbuffetwagen Welke patiënt ligt er in de kamer?

49 Wie is de patiënt? Een mucopatiënt moet gemotiveerd worden om 7 maal per dag te eten om voldoende calorieën en vochtinname te hebben. Een patiënt laat een maagring plaatsen en moet dringend gezonder leren eten. Een oncologische patiënt heeft ten gevolge van de chemotherapie erg veel moeten overgeven.

50 Waardecreatie door de ogen van de klant De klant kijkt naar de proxyvariabelen.

51 Wat bedoelen we met door de ogen van de klant? 1. Responsiviteit van de dienst: Ik heb 10 minuten op de bedpan gezeten voor mijn belletje beantwoord werd. 2. Toegankelijkheid van de dienst: Het was een doolhof. 3. Betrouwbaarheid van de dienst: Ik had een eenpersoonskamer gevraagd en niet gekregen, terwijl er kamers leegstonden op de gang. 4. Vriendelijkheid van de dienst: De nachtverpleegkundige was niet vriendelijk. 5. Communicatie van de dienst: Al die moeilijke woorden, ik begreep er niets van. 6. Geloofwaardigheid van de dienst: Zij hebben mijn bril en kunstgebit verloren. 7. Materiële aspecten van de dienst: Het bezoekerstoilet was erg vuil en de afdeling rook naar urine.

52 Welk niveau van klantgerichtheid willen we?

53 Niveau 1: geen ontevreden klanten Als ik geen ontevreden klanten wil (< 5 op 10), dan moet ik werken aan de zaken die mensen heel erg belangrijk vinden (must of dissatisfier).

54 Niveau 1: geen ontevreden klanten Welke behoeften vinden klanten heel belangrijk? Wat was uw slechtste ervaring? Wat zou u zeker veranderen in onze organisatie?

55 Niveau 1: geen ontevreden klanten Welke behoeften vinden klanten heel belangrijk? Wat was uw slechtste ervaring? Wat zou u zeker veranderen in onze organisatie?

56 Niveau 1: geen ontevreden klanten Welke behoeften vinden klanten heel belangrijk?

57 Niveau 2: tevreden klanten Als ik 7 of 8 op 10 wil, moet ik ook werken aan de zaken die klanten minder belangrijk vinden (satisfier).

58 Niveau 2: tevreden klanten Welke behoeften vinden klanten minder belangrijk? Wat maakte u tevreden? Wat vond u leuk en minder leuk in onze organisatie?

59 Niveau 2: tevreden klanten Welke behoeften vinden klanten minder belangrijk?

60 Niveau 3: extreem tevreden klanten Als ik 10 op 10 wil moet ik ook werken aan de zaken die klanten niet verwachten (delighted).

61 Niveau 3: extreem tevreden klanten Welke behoeften verwachten klanten niet??

62 Niveau 3: extreem tevreden klanten Welke behoeften verwachten klanten niet?

63 Niveau 3: extreem tevreden klanten Welke behoeften verwachten klanten niet?

64 Dus Het gewenste niveau van klantgerichtheid bepalen. De behoeften in kaart brengen. Zorgen dat iedereen op hetzelfde niveau werkt. Zijn we er klaar voor? Is het beleid consequent? Mag de schoonmaak vragen: Kan ik u helpen?. Heeft het onthaal de bevoegdheid om ja te zeggen? Vraagt dit een ander soort medewerker? Selectie: Zeker vanaf niveau 2 en 3.

65 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA 5S-methodiek Lay-out planning en spaghettidiagram Wet van Parkinson Visueel management Value stream mapping En nog tientallen andere.

66 Nog tientallen andere Onderhoud en kallibratie; Poolen en standaardisatie; Laat de klant-leverancier bepaalde zaken voor u doen; Takttijden;.

67 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA Deel 3: MURA (Six Sigma)

68 Het leven zoals het is De patiënt gaat naar de huisarts met liespijn. De patiënt meldt zich aan balie polikliniek. De patiënt meldt zich aan op de afdeling. De huisarts schrijft verwijsbrief. 1 De specialist onderzoekt de patiënt. De specialist regelt opname. De preoperatieve fiche wordt opgemaakt. De patiënt wordt geschoren. 3 Het secretariaat schrijft verwijsbrief. 2 De patiënt wordt naar OK gebracht. De patiënt wordt ingeschreven op OK. 4 De patiënt ondergaat anesthesie. De patiënt ondergaat operatie.

69 Six sigma 3,4 fouten per processen

70 Methoden om op te volgen Leestest; Kennistest; Gedragstest indicatoren; Dubbele controle; Poka Yoke.

71 Poka Yoke

72 Deel 1: Inleiding Deel 2: MUDA Deel 3: MURA (Six Sigma) Deel 4: En bij u?