Pop-up Business Center

Transcriptie

1 Vlaanderen FLANDERS INVESTMENT & TRADE is Internationaal Ondernemen Wedstrijd Pop-up Business Center Ontwerp een concept, voor een State of the Art reizende module, ter promotie van het Vlaamse bedrijfsleven in het buitenland. FLANDERSINVESTMENTANDTRADE.BE

2 2 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center SAMENVATTING VOORSTELLING FLANDERS INVESTMENT & TRADE De missie van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen, beter bekend als Flanders Investment & Trade of FIT, bestaat erin om, als element in de sociaal economische ontwikkeling in Vlaanderen, middels zijn binnen- en buitenlands netwerk, het internationaal ondernemen op een duurzame wijze te bevorderen door het aanbieden van kwalitatief hoogstaande en specifieke diensten aan alle ondernemingen in Vlaanderen teneinde deze bij alle facetten van het internationaal ondernemen te begeleiden, te ondersteunen en te stimuleren. Het agentschap heeft verder als missie het aantrekken van buitenlandse investeringen in Vlaanderen om een betekenisvolle bijdrage te leveren tot de internationale ontwikkeling van de Vlaamse economie. KADER WEDSTRIJD Flanders Investment & Trade (FIT) organiseert een wedstrijd om haar acties en events ter promotie van de Vlaamse export en het aantrekken van buitenlandse investeerders naar Vlaanderen toe meer kracht bij te zetten. De wedstrijd omvat het uitwerken van een concept waarmee FIT op buitenlandse activiteiten de nodige visibiliteit kan creëren om zodoende de Vlaamse bedrijven en de Vlaamse bedrijfswereld extra in de kijker te zetten. We denken hierbij aan een concept voor een module die dienst zal doen als business center en die helemaal op zichzelf als een locatie kan worden opgesteld. Het FIT business center zal als Pop-up locatie in verscheidene internationale contexten worden ingezet. Daarnaast moeten elementen uit de module ook afzonderlijk kunnen worden gebruikt in combinatie met andere actieformule s van FIT zoals economische zendingen, contact- en exportdagen, roadshows, beurzen en andere (zie bijlage 2). De wedstrijd past in het kader van de doelstellingen VIA en Pact 2020, waarbij gestreefd wordt naar een toename van het aantal exporterende KMO s, het vergroten van het Vlaamse export-marktaandeel en het verhogen van het aantal nieuwe, buitenlandse directe investeringen in Vlaanderen. Het uiteindelijke doel is: het bevorderen van business-to-business contacten tussen Vlaamse en buitenlandse bedrijven en organisaties Vlaanderen in het buitenland meer zichtbaarheid geven als handelsentiteit en investeringsland

3 FLANDERS INVESTMENT & TRADE er voor te zorgen dat Vlaanderen vaker in de shortlist van potentiële investeringslanden wordt opgenomen en nog meer Vlaamse bedrijven aanmoedigen om deel te nemen aan de FIT-acties en nog meer potentiële aankopers verleiden om in te gaan op de uitnodiging om Vlaamse bedrijven te ontdekken en te ontmoeten. Het trekken van de aandacht op Vlaanderen als ondernemings- en investeringsland en het bevorderen van business-to-business contacten willen we onder andere bereiken door als regio vernieuwend en verrassend naar buiten te komen. Het Vlaams Pop-up Business Center moet dé hotspot worden van het moment. Eens de potentiële klant aanwezig, willen we een kader creëren waarin de Vlaamse bedrijven contacten kunnen leggen, hun diensten en producten efficiënt kunnen voorstellen en hen de mogelijkheid bieden tot het voeren van diepgaande business gesprekken. Bij dit alles is ook het imago dat we uitstralen van primordiaal belang: Vlaanderen wil gekend worden als een innovatieve, technologische, creatieve, flexibele en veelzijdige regio met een uniek logistiek netwerk waar het aangenaam is om te leven en zaken te doen. De look & feel van de module moet passen binnen het kader van het nieuw merkbeleid van Vlaanderen. De afzonderlijke elementen moeten eveneens herkenbaar zijn. De module moet snel en eenvoudig op te bouwen en te transporteren zijn. De deelnemende Vlaamse bedrijven aan de FIT-acties dragen steeds bij in de kosten en wensen hun eigen product of dienst in de kijker te zetten. Het is van belang dat het concept ruimte biedt voor de identiteit van de deelnemende bedrijven maar dat de Vlaamse bedrijven toch ook als een geheel naar buiten treden. Vanwege de individuele doelstelling van elke Vlaamse ondernemer en de verscheidenheid in sectoren die gepromoot worden in het buitenland, denkt FIT aan een concept met schermen en/of projecties als centrale drager om individuele informatie aan bod te laten komen. Voor het uitwerken van de interface van de schermen zal een apart bestek worden opgemaakt. Belangrijk is verder dat rekening wordt gehouden met het feit dat het concept toepasbaar moet zijn op zowel zeer grote (inkleding van een hotel bijvoorbeeld) als zeer kleine events en ruimtes (bijvoorbeeld een 9m 2 ruimte). Omwille van de business dimensie in een internationaal kader wordt de voorkeur gegeven aan een stijlvolle, exclusieve look van het geheel, geschikt om zakenrelaties op een State of the Art -manier te ontvangen. Interactiviteit bevordert de participatie/verbondenheid van de bezoeker met Vlaanderen en

4 4 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center de aanwezigheid van (een) ludiek(e) element(en) bevordert(en) de sfeer. Beide eigenschappen zijn van toegevoegde waarde voor het welslagen van een actie/event. In haar ondersteunende en coördinerende rol van het bevorderen van de export, verleent FIT aan derden, die eenzelfde behoefte hebben om zich opvallend maar efficiënt te manifesteren in de internationale zakenmarkt, de mogelijkheid om van deze module gebruik te maken. Hiertoe behoren o.a. de sectorfederaties en andere overheidsinstellingen met wie FIT een samenwerkingsakkoord heeft. De wedstrijd wordt mee gepromoot door Flanders DC, Design Vlaanderen, Toerisme Vlaanderen en een aantal sectorfederaties. DE WEDSTRIJD VERLOOPT IN 2 FASES. De wedstrijd is een ontwerpenwedstrijd zoals vormgegeven in de regelgeving overheidsopdrachten (zie verder punt 2.3) en bestaat uit twee fasen. De eerste fase behelst: een kandidaatstelling voor het bedenken van een projectvisie, het insturen van een concept met een aantal schetsontwerpen die samen één geheel vormen en een prijsindicatie van de verschillende elementen. De jury zal uit de deelnemende inzendingen 3 tot 5 laureaten kiezen die aan fase twee kunnen deelnemen. De 3 tot 5 laureaten uit fase één zullen elk euro prijzengeld ontvangen. De tweede fase omvat: het beantwoorden van vragen van de jury op het in fase 1 voorgestelde concept, het uitwerken op papier of elektronisch van enkele praktische toepassingen van het voorgestelde concept (Business Center Milaan 2015, Invest promotie op Institute of Directors London, aanwezigheid Business of Design Week HongKong, aankleding lobby van een hotel meer info zie wedstrijdreglement, bijlage 7), een voorstel voor aanpassing van het Vlaamse concept naar een Belgische of Europese context, een concrete prijsberekening van het concept voor een nader te bepalen actie en kostprijsberekeningen van de afzonderlijke elementen,

5 FLANDERS INVESTMENT & TRADE een aanzet tot een draai- of logboek voor de implementatie van de diverse onderdelen van de module en een nauwkeurige beschrijving van de technische aspecten. Het is de bedoeling dat uit fase 2 één winnaar naar voor komt. Het prijzengeld voor de uiteindelijke winnaar (met inbegrip van de vergoeding voor de intellectuele eigendom en het onbeperkt gebruik van het concept) bedraagt euro bovenop het prijzengeld van de eerste fase. Alle concrete informatie omtrent deze wedstrijd is te vinden op de website - Uitleg, reglement en bijlagen: - Inschrijvingsformulier infosessie: PopUpBusinessCenterDeelnameformulierInfosessie.pdf - Deelnameformulier wedstrijd : PopUpBusinessCenterDeelnameformulierWedstrijd.pdf Mondelinge toelichting kan telefonisch bekomen worden bij Erna Janssens( ) of bij Anneleen Baetens( ) of per via wedstrijdpopup@fitagency.be. BELANGRIJKE DATA: De wedstrijd Pop-up Business Center wordt bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen (op de website Met deze bekendmaking start de wedstrijd. Uiterlijke datum van indiening fase 1: maandag 8 september 2014, uur Uiterlijke datum van indiening fase 2: woensdag 12 november 2014, uur Infosessie: dinsdag 1 juli 2014, 9.30 uur op hoofdzetel FIT in Brussel. Bekendmaking van de finale winnaar van de wedstrijd Pop-up Business Center is voorzien voor dinsdag 2 december 2014.

6 6 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center WEDSTRIJDREGLEMENT 1. Initiatiefnemer De wedstrijd Pop-up Business Center wordt georganiseerd door het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen, beter bekend als Flanders Investment & Trade (FIT), Koning Albert II-laan 37, 1030 Brussel - België De wedstrijd loopt onder het voorzitterschap van Mevrouw Claire Tillekaerts, CEO van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen. 2. De opdracht 2.1. Omschrijving De deelnemers aan de wedstrijd worden gevraagd een concept uit te werken voor een module die hoofdzakelijk zal worden gebruikt ter promotie van de Vlaamse bedrijfswereld in het buitenland en de investeringsopportuniteiten in Vlaanderen. Deze module moet op zich kunnen functioneren maar elementen van de module moeten ook kunnen worden ingezet in combinatie met andere activiteiten zoals beursstand, zakenreis, seminaries, trefdagen, road shows, economische zendingen en andere acties en evenementen die overal ter wereld plaats vinden. Deze kunnen door gaan in een hotel, een congrescentrum, een exporuimte, een bedrijvencentrum of in een speciaal voor het event opgetrokken omgeving. Zowel de sterke exporttroeven van de Vlaamse sectoren en/of bedrijven, als de aantrekkelijkheid van Vlaanderen als investeringslocatie in het hart van Europa, moeten naar voor kunnen worden gebracht. De jury is op zoek naar: Een concept van een module die het beeld uitdraagt van een innovatieve, technologische en vooruitstrevende regio, creatief, flexibel en veelzijdig, met respect voor mens en natuur en waar het goed is om te leven en zaken te doen. Een beeld dat typisch is voor Vlaanderen, gemakkelijk herkenbaar, geloofwaardig. Een aandachts- en publiekstrekker : deze kan eventueel per sector verschillen. Het doel is dat wie er niet bij was de indruk moet hebben iets te hebben gemist. Bij voorkeur een spraakmakende ervaring en/of de beleving zodat er veel foto s en filmpjes van worden gemaakt en er veel over wordt gesproken. Een interactieve animatie: we willen in dialoog gaan met de bezoeker.

7 FLANDERS INVESTMENT & TRADE Een business-/facilitycenter dat moet toelaten om op de meest moderne manieren informatie uit te wisselen, contacten te leggen, te vergaderen en onderhandelingen te voeren. Al deze elementen samen moeten in een module worden gebundeld. Hieronder vindt u een schets ter illustratie van de inhoud met de elementen waarvoor wij een oplossing verwachten. Meer informatie hierover vindt u in bijlage 1: Toelichting bij het doel van de module en de te vervullen functies. De rechthoekige vorm van de module en de deelelementen dienen louter ter indicatie van de belangrijkheid van elk van de elementen. In realiteit mag u werken in het format dat u verkiest. Let wel dat de toepassing aanpasbaar moet zijn aan diverse oppervlaktes en hoogtes. Pop Up module/bouwdoos = alle elementen moeten afzonderlijk bruikbaar zijn. Dé blikvanger: geheel van elementen die Vlaanderen, sectoren en bedrijven op een interactieve, manier op de kaart zet B2B - pop-up module - place to be - creatief - innovatief interactief en indien mogelijk touch of humor moet imago van innovatieve regio (ook wetenschappelijk) onderbouwen. Branded toolkit: voor grote en kleine manifestaties Eet- en drink gelegenheid Extra idee: geen must Schermen, projectie- en andere boodschappenoverdragers: ondersteunend voor bedrijfspresentaties en/of animatie en/of infotheek van Vlaamse bedrijven, sectoren & producten Face to face meeting hubs die ondernemers en hun vertegenwoordigers helpen bij het concretiseren van onderhandelingen Open office voor alle Vlaamse bedrijven Tijdelijk FITsecretariaat Ruimte voor lounge - receptie défilé - lancering etc Het concept moet in die mate worden uitgedacht dat het Pop-up Business Center of een deelelement er van geen schade kan aanrichten aan de ruimtes waarin het wordt opgezet. Het moet snel op en af te bouwen zijn en mag geen impact hebben op de gastruimte waar het tijdelijk wordt ingepland. De verschillende afdelingen van FIT, de sectorfederaties en de exporterende bedrijven zorgen zelf voor de inhoud van hun boodschappen. Het voorgestelde concept moet een efficiënte omkadering bieden waarbinnen dit kan gebeuren Verplichte elementen Er zijn weinig opgelegde elementen maar met de hierna volgende zaken dient u rekening te houden in fase 1 & fase 2: Wat betreft de look & feel : het logo Flanders, State of the Art en de richtlijnen uit het merkboek Meer info hieromtrent vindt u op de website, onder de rubriek huisstijl

8 8 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center Informatiebron en werkmiddel: het scherm en/of de projectie(in de ruimste betekenis van het woord) Omdat het aantal sectoren die van dit concept gebruik zullen maken zeer uiteenlopend is (mode, farma, voeding, bouw, IT, toerisme,.), wordt geopteerd om ten volle gebruik te maken van de hedendaagse visuele technologie zodat: Zowel algemene als bedrijfsspecifieke boodschappen kunnen worden gegeven. Binnen een welomlijnd kader, met respect voor het nieuwe merkbeleid en het behoud van de eenheid van de Vlaamse promotionele module, federaties en/of bedrijven de boodschappen kunnen brengen die zij nodig achten voor het welslagen van hun deelname aan de actie of het event. Boodschappen snel en efficiënt kunnen aangepast worden in meerdere talen voor een zeer divers publiek. Extra of aangepaste informatie vanop afstand kan worden geraadpleegd. Alle Vlaamse bedrijven die wensen te exporteren kunnen worden gevonden op basis van diverse selectiecriteria. Deze zoekmodule moet op elk ogenblik, om het even waar ter wereld, door alle bedrijven en via alle applicaties van schermen kunnen worden geconsulteerd. Het doel hiervan is dat Vlaamse bedrijven gemakkelijk kunnen worden gevonden door potentiële buitenlandse aankopers, dat Vlaamse bedrijven hun producten en diensten professioneel kunnen voorstellen en dat ze efficiënt kunnen werken en vergaderen. Potentiële investeerders moeten Vlaanderen als aantrekkelijke regio die een oplossing biedt voor hun investeringsuidagingen. Daarnaast kan het scherm, indien dit past in uw ontworpen concept, nog voor andere doeleinden worden gebruikt zoals het aankleden of ondersteunen van een event. Schermen kunnen diverse vormen aannemen van ipad, tablet, table touchscreen over klassieke schermen en volledige wanden. In het budget dient te worden voorzien dat alle schermen lokaal zullen worden gehuurd. De inhoud van het scherm en het uitwerken van de interface maken deel uit van een afzonderlijk bestek. De deelnemers aan de wedstrijd moeten alleen nadenken over hoe schermen, in de ruimste betekenis van het woord, het meest efficiënt kunnen worden geïntegreerd in het concept van hun module. Verder kan u uw creativiteit de vrije loop laten gaan.

9 FLANDERS INVESTMENT & TRADE Bijlage 2 bevat een lijst Overzicht Productcatalogus Trade met de definities van de trade acties van FIT. De informatie over de wedstrijd is digitaal te vinden op de website: - Uitleg, reglement en bijlagen: Wettelijk Kader De wedstrijd Pop-up Business Center is een ontwerpenwedstrijd zoals vormgegeven in de regelgeving overheidsopdrachten. Relevante artikels voor de Ontwerpenwedstrijd: - artikels 3, 10 en 33, 1 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (verder: Wet Overheidsopdrachten) - artikels 140 t.e.m. 145 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (verder: KB Plaatsing). 3. Deelnamevoorwaarden Deze wedstrijd richt zich tot één ieder, bedrijf of individu, professioneel of student of een groepering van bedrijven of individuen, die zich aangesproken voelt en een visie heeft over hoe de Vlaamse ondernemer zich efficiënt en aantrekkelijk kan presenteren in het buitenland, hoe buitenlanders kunnen worden gemotiveerd om in Vlaanderen te investeren of hoe buitenlandse aankopers Vlaamse produkten kunnen ontdekken. Een deelnemer mag meerdere concepten indienen die allen moeten voldoen aan de vereisten van dit wedstrijdreglement, zoals o.a. omschreven in de punten 2.1 en 2.2 en in bijlage 1. Deze verschillende concepten worden beschouwd als vrije varianten (cfr. arts. 2, 10, 9, 1 en 54, 2 KB Plaatsing). De verschillende concepten worden elk met een afzonderlijke inzending ingediend. Deelname aan de wedstrijd is gratis.

10 10 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center Om in te schrijven gebruikt een deelnemer het deelnameformulier waardoor hij aangeeft het wedstrijdreglement te hebben gelezen en er zich mee akkoord verklaart. Indien een deelnemer uit meerdere individuen of organisaties bestaat, dienen zij zich allen akkoord te verklaren met het wedstrijdreglement en het deelnameformulier te ondertekenen. Dit wedstrijdreglement en het deelnameformulier zijn vrij downloadbaar op de website - Uitleg, reglement en bijlagen: - Deelnameformulier wedstrijd: PopUpBusinessCenterDeelnameformulierWedstrijd.pdf De deelnemers moeten voldoen aan het toegangsrecht (arts.58, 1, en 141, 1, 3 KB Plaatsing). Dit houdt in dat zij: niet in kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld of voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; niet in een aanloopprocedure naar of in staat verkeren van faillissement, vereffening of gerechtelijke reorganisatie; geen ernstige beroepsfouten hebben begaan; voldaan hebben aan hun verplichtingen inzake RSZ-bijdragen en aan hun fiscale verplichtingen; geen valse verklaringen hebben afgelegd bij het verstrekken van bovenstaande inlichtingen; zich niet in een geval van belangvermenging bevinden. Door deelname aan de wedstrijd en ondertekening van het deelnameformulier verklaart de deelnemer dat hij voldoet aan de vereisten van het toegangsrecht. Fase 2: Alleen laureaten uit fase 1 kunnen deelnemen aan fase 2. Laureaten uit fase 1 mogen voor de tweede fase hun team versterken of vervolledigen indien zij dat wensen. Op vraag van de laureaat(en) en mits duidelijke briefing kunnen de organisatoren het zoeken naar een partner voor fase 2 van de wedstrijd via hun media aankondigen, zonder garantie echter dat een geschikte partner zich kandidaat stelt.

11 FLANDERS INVESTMENT & TRADE 4. Aanvragen informatie + deelnameformulier De wedstrijd Pop-up Business Center wordt bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen (op de website Met deze bekendmaking start de wedstrijd. Na de verschijning van de wedstrijd in het Bulletin der Aanbestedingen zal alle informatie, het deelnameformulier, de projectdefinitie en de concrete acties eveneens te raadplegen en te downloaden zijn op de website De deelname aan de wedstrijd gebeurt door het indienen van een deelnameformulier en een inzending (projectvisie & conceptschetsen en begeleidende nota). Eventuele bijkomende informatie zal worden gepubliceerd via e-notification en na de bekendmaking er van in het Bulletin der Aanbestedingen, ook via de website van Flanders Investment & Trade. Mondelinge, telefonische toelichting kan bekomen worden bij Erna Janssens( ) of bij Anneleen Baetens( ). 5. Indienen inzendingen fase 1: projectvisie/conceptschetsen 5.1. Wijze van indienen. De inzendingen worden gestuurd of gebracht naar Flanders Investment & Trade, ter attentie van mevrouw Erna Janssens Wedstrijd Pop-up Business Center, Koning Albert II-laan 37, BE-1030 Brussel-België. Het indienen van inzendingen kan gebeuren op volgende manier: aangetekend per post met ontvangstbewijs per snelkoerier met trajectopvolging met aftekening voor ontvangst afgifte onder gesloten omslag tegen ontvangstbewijs onder voorbehoud van volledigheid van de inzending op de kantoren van Flanders Investment & Trade t.a.v. Erna Janssens of Anneleen Baetens, elke weekdag van 9 tot 12 en van 13 tot 17 uur tijdens de periode waarin de inzendingen kunnen worden ingediend.

12 12 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center inzendingen mogen ook elektronisch, via e-tendering : be/etendering/prepare.do?tile=selectauthentication&extws=vlaio-pop-up_201406_01- F12&userType=SUPPLIER&language=NL) ingestuurd worden. Alle documenten (inclusief schetsen en elektronisch uitgewerkte maquettes en modellen), met uitzondering van bewegende beelden, moeten in pdf-formaat worden ingediend. Elementen die niet in pdfformaat kunnen worden ingediend - bv. schetsen, elektronisch uitgewerkte maquettes en voorstellingen met bewegende beelden moeten met de standaard Microsoft Office Software of met gratis viewers kunnen worden geopend. Zendingen die niet leesbaar of niet te openen zijn, komen niet in aanmerking voor de titel van laureaat. Wie er aan twijfelt of de gebruikte software voor de opmaak van zijn documenten kan geopend worden, mag tot 5 werkdagen voor de uiterlijke datum van indiening, een test - dossier insturen. Voor tests en vragen omtrent ingestuurde test -dossiers kan u terecht bij Michaël Gyselinck op het nummer of op helpdesk@fitagency.be. Alle tests worden vertrouwelijk behandeld en worden niet doorgegeven aan leden van het wedstrijdcomité. Test inzendingen worden niet beschouwd als inzending voor de wedstrijd en worden dus niet aan het wedstrijddossier toegevoegd. Zij mogen geen werkelijke inhoud voor de wedstrijd bevatten Wanneer indienen uiterste datum van indienen voor fase 1 Inzendingen kunnen bij FIT worden ingediend tot uiterlijk maandag 8 september 2014, uur, uur waarop de inzendingen zullen worden geopend Hoe indienen - vorm van de inzending De inzending gebeurt als volgt: u stuurt ons: het ondertekende deelnemingsformulier in pdf-formaat met vermelding van het nummer van de bijlage en de naam voor elk ingestuurd element. de nodige schetsen, foto s of maquettes op papier of elektronisch om uw concept goed te begrijpen. Deze geven een concrete aanblik van uw idee op vlak van design, materiaal-/technologie- en ruimtegebruik. Gelieve een schaalindeling te voorzien die toelaat de grootte van de elementen in te schatten. Voor de branded toolkit zoekt FIT gepersonaliseerde elementen, uitgewerkt op basis van het nieuwe merkbeleid, die alle FIT acties extra herkenbaarheid en karakter geven. Het is de kers

13 FLANDERS INVESTMENT & TRADE op de taart. Alle ingestuurde documenten, maquettes, schetsen en eventueel andere elementen dienen de titel van het concept met naam en nummer zoals vermeld op het deelnameformulier te dragen. Voorbeeld: Concept Vlaanderen is Bijlage 1: Begeleidende tekst beknopte verantwoording. Alle documenten, met uitzondering van bewegende beelden, moeten in pdf-formaat worden ingediend. Een begeleidende tekst in pdf-formaat van maximum 2 pagina s met een beknopte verantwoording van de toegevoegde waarde van uw voorstel en wat u probeert te bewerkstelligen. Een grove prijsraming van de kostprijs van de diverse elementen in pdf-formaat. Het is van belang dat de voorstellen zoveel mogelijk voor zichzelf spreken. In deze fase zijn de wedstrijdorganisatoren op zoek naar een coherent en aantrekkelijk concept dat in zijn zuiverste vorm op een kleine oppervlakte kan worden toegepast en in zijn meest uitgebreide vorm de karakteristieken van een pop-up locatie in zich draagt op een centrale plaats in een wereldstad. Ontwerpen en schetsen worden na afloop van de wedstrijd niet terug bezorgd aan de deelnemers. 6. Indienen inzendingen fase 2: 6.1. Wijze van indienen Het indienen van de inzendingen voor fase 2 kan gebeuren op dezelfde wijze als deze voor fase 1: zie punt In elk geval dient een nieuw deelnameformulier te worden ingevuld, dat opnieuw helemaal wordt ingevuld en door alle deelnemers wordt ondertekend Wanneer indienen uiterste datum van indienen Alle voorwaarden zoals omschreven in artikel 5.2. blijven geldig met uitzondering van de datum van inzending. Inzendingen kunnen bij FIT ingediend worden tot uiterlijk woensdag 12 november 2014, uur.

14 14 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center 6.3. Hoe indienen - vorm van de inzending De deelnemers worden verondersteld alle documenten die zij in aanmerking wensen te laten komen voor fase 2 binnen te sturen samen met het deelnameformulier voor fase 2. Om misverstanden met eventuele updates te vermijden worden de ingestuurde documenten van fase 1 als niet bestaande beschouwd voor het tweede gedeelte van de wedstrijd. Stukken uit fase 1 die ook voor fase 2 van toepassing zijn, moeten dus opnieuw worden ingestuurd. Beschrijvende teksten en antwoorden op de vragen: graag in pdf-formaat en maximum 5 pagina s. Prijsramingen dienen te gebeuren in Excel formaat, waarvan een pdf wordt gemaakt. Voorstellen voor het logboek, waarin wordt uitgelegd hoe de module moet worden opgebouwd, zijn een combinatie van tekst en schets. Verplichte elementen fase 2: Voor fase 2 worden volgende elementen verwacht: het beantwoorden van vragen en opmerkingen van de jury op het in fase 1 voorgestelde concept (hoofdzakelijk aangaande de efficiënte & praktische uitvoerbaarheid van de voorstellen), de bestaande of aangepaste schetsen en voorstellen uit fase 1, het uittekenen van vier praktische toepassingen van het voorgestelde concept om de brede inzetbaarheid van de idee te bewijzen:»» het aankleden en invullen van een 100m² seminar/eventruimte op de Wereldexpo 2015 te Milaan met als centraal thema: Feeding the Planet, Energy for Life,»» het aankleden van een 12m 2 ruimte op de jaarlijkse conventie van het Institute of Directors in the Royal Albert Hall te Londen (UK),»» een voorstel voor aanwezigheid op de Business of Design Week te HongKong,»» een voorstel voor een aankleding van een hotel/restaurant in een wereldstad, (meer info over deze acties zie bijlage 7). een concrete prijsberekening voor de uitvoering van de voorstellen van bovenstaande acties(zie bijlage) met nauwkeurige beschrijving van de technische aspecten: beschrijving van de materialen en specificaties i.v.m. formaten, gewicht en volume,

15 FLANDERS INVESTMENT & TRADE een voorstel voor aanpassing van het Vlaamse concept naar een Belgisch of Europees kader en een aanzet tot een draai-/logboek met technische tekeningen voor de opbouw en installatie van de module en een prijsberekening voor de volledige uitwerking van het logboek Verdediging van de concepten De laureaten uit fase 1 die hun kans wagen in fase 2 krijgen de mogelijkheid om hun project mondeling uiteen te zetten en te verdedigen. De geplande data voor de verdediging door de laureaten van hun projecten voor fase 2 zijn woensdag 19 en donderdag 20 november Deze data zullen later nog worden bevestigd. 7. Geldigheid inzending, uitsluiting deelname Volgende inzendingen worden uitgesloten van deelname: inzendingen zonder deelnameformulier, inzendingen waarbij elke afzonderlijke deelnemer zich niet onvoorwaardelijk akkoord heeft verklaard met het volledige wedstrijdreglement, laattijdige inzendingen, projecten die kunnen worden beschouwd als plagiaat en/of inzendingen die niet beantwoorden aan één of meer van de vormelijke en/of inhoudelijke modaliteiten vermeld onder de artikelen 2, 3, 5 en Intellectuele eigendom Reproductierecht ingediende documenten: Elke deelnemer behoudt het auteursrecht van de door hem/haar ingediende documenten. Door zijn/haar deelname verleent de deelnemer aan de initiatiefnemer een gratis en vrij te gebruiken reproductierecht dat onder meer kan aangewend worden voor publicatie(s) zowel in drukvorm als digitaal, tentoonstellingen e.a. Gebruiksrecht concepten laureaten en winnaar : FIT verkrijgt de intellectuele eigendom van het voorgestelde concept, alsook het recht dit

16 16 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center te deponeren, te laten registreren en te laten beschermen. FIT heeft bijgevolg het recht om de concepten of een gedeelte ervan, na betaling van het prijzengeld door FIT, onbeperkt aan te passen, te dupliceren en te gebruiken tijdens hun acties/events. Zelfs indien laureaten uit fase 1 niet wensen deel te nemen aan fase 2, om het even om welke reden, of uitgesloten zijn van deelname worden de intellectuele eigendom van hun gelauwerde ideeën automatisch overgedragen voor gebruik aan de organisatoren en hun partners, met als vergoeding de euro prijzengeld waarvan sprake in dit wedstrijdreglement. Het prijzengeld bevat de vergoeding voor de intellectuele eigendomsrechten. FIT behoudt zich het recht voor om het bekroonde concept door derden te laten uitwerken. Het toewijzen van de uitvoering van de module of een deel ervan gebeurt met naleving van de regelgeving overheidsopdrachten Evengoed is het mogelijk dat in fase 2 meer dan één winnaar wordt bekroond indien de organisatoren elementen uit meer dan één concept wensen te gebruiken. In dat geval kunnen deze elementen door de organisator vrij worden gecombineerd. Inbreuken op rechten van derden: De deelnemer aan de wedstrijd Pop-up Business Center verklaart dat hij/zij met het deelnemende concept geen inbreuk maakt op enig recht van derden: auteursrecht, recht van tekening, merk of model, publicatierecht of andere rechten. Het concept en de praktische toepassingen voldoen, voor zover van toepassing, aan de wettelijke veiligheidsvoorschriften. FIT noch de partners noch de wedstrijdjury aanvaarden enige aansprakelijkheid in deze. De deelnemer vrijwaart FIT, de partners en de wedstrijdjury van aansprakelijkheid van derden en de gevolgen er van. Indien blijkt dat een laureaat uit fase 1 of de winnaar van fase 2 inbreuken op het recht van derden heeft gepleegd, zal het gewonnen prijzengeld door FIT onmiddellijk worden terug gevorderd.

17 FLANDERS INVESTMENT & TRADE 9. Prijzen Laureaten fase 1 projectvisie/concept : ontvangen euro (btw inclusief) per winnende inzending. De jury zal uit de deelnemende inzendingen 3 tot 5 laureaten kiezen die aan ronde twee kunnen deelnemen. Deze mogen zich voortaan Laureaat van de wedstrijd Pop-up Business Center van Flanders Investment & Trade noemen. De winnaar van fase 2 concept, praktische toepassingen, prijsberekening & logboek is de uiteindelijke winnaar van de wedstrijd. Hij/zij ontvangt euro (btw inclusief) bovenop het prijzengeld van fase 1. Indien de jury twee ideeën wenst te combineren, ontvangen 2 winnaars elk euro. De winnaar van de wedstrijd zal door FIT en de partners in de kijker gezet worden in de eigen mediakanalen. Een persbericht naar de reguliere pers is voorzien. De uitbetaling van het prijzengeld gebeurt door overschrijving op het rekeningnummer dat wordt vermeld op het deelnameformulier. Het staat de jury vrij om één of meer prijzen niet toe te kennen indien de jury van oordeel is dat onvoldoende inzendingen in aanmerking komen voor de toekenning van een prijs. 10. Taal De voertaal van de wedstrijd is het Nederlands. Alle ingediende documenten dienen te worden opgesteld in het Nederlands. Bijkomende talen mogen op de documenten voorkomen, voor zover ze de leesbaarheid van de documenten en van de Nederlandse teksten niet in het gedrang brengen.

18 18 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center 11. Beoordelingscriteria De hieronder omschreven beoordelingscriteria zullen door de jury worden gehanteerd bij de beoordeling van de inzendingen en de aanduiding van de laureaten. Het ingediende ontwerp moet tegemoet komen aan een combinatie van factoren. Hieronder bevinden de criteria met, ter indicatie, een aantal IN FASE 1 ZIJN DE BEOORDELINGSCRITERIA: OP 100 PUNTEN Innovativiteit: 20 punten Wordt het beeld van een innovatieve, technologische en vooruitstrevende regio opgehangen? Worden eigentijdse elementen gebruikt?... Creativiteit: 20 punten Originaliteit Wow factor - verrassingselement Aantrekkelijkheid in de ogen van buitenlandse aankopers of investeerders Touch of humour... Interactiviteit: 15 punten Stimulering contactname Informatie opvragen, downloaden en delen Mogelijkheid om iets te doen/iets te beleven... Branding: 15 punten Komt Vlaanderen als een aantrekkelijke zakenregio tot uiting? Aanwezigheid van typisch Vlaamse elementen Toepassing van het nieuwe Vlaamse merkenbeleid Bouwen aan een sterk merk Coherentie tussen de diverse elementen Memorability: blijft de module/het event in het geheugen hangen?... Efficiëntie in gebruik: 10 punten Zal aanzetten tot het leggen van meer contacten Maakt betere en persoonlijke contacten mogelijk Sectorfederaties en ondernemingen kunnen hun eigen boodschappen kwijt

19 FLANDERS INVESTMENT & TRADE Flexibel voor diverse toepassingen en ruimtes Gemak van opstellen en verhuizen bouwpakket... Duurzaamheid: 10 punten Duurzaamheid van de gebruikte materialen Respect voor mens en milieu... Kostprijsraming: 10 punten Voor fase 1 kunnen de ontwerpen niet mondeling worden verdedigd. IN FASE 2 ZIJN DE BEOORDELINGSCRITERIA: OP 100 PUNTEN Imago & Werking: 40 punten Branding - Creativiteit - Innovatie - Interactiviteit - Duurzaamheid - Netwerkmogelijheden -... Functionaliteit: 25 punten Praktische uitwerking diverse manifestaties - Efficiëntie in gebruik - Opbouw & transport -... Budget: 25 punten Globale kostprijs/kostprijs per unit - Kostprijs opzetten module op locatie - Budgetvriendelijkheid -... Logboek & Prijsberekening logboek: 10 punten De deelnemer met de hoogste totale score is winnaar op voorwaarde dat voor elk van de drie eerste criteria afzonderlijk, minimum 30% (van de punten) wordt behaald. Vooraleer de wedstrijdjury haar beoordeling geeft, zullen de deelnemers aan fase 2 hun projecten individueel mondeling kunnen toelichten en verdedigen. De presentatiedagen zijn voorzien op woensdag 19 en donderdag 20 november De mondelinge verdediging is aanbevolen doch niet verplicht.

20 20 Wedstrijdreglement Pop-up Business Center 12. Jurering De jury bestaat uit vijf of meer deskundigen aangesteld door FIT en heeft beslissingsbevoegdheid. Fase 1: De jury zal bestaan uit een selecte groep van betrokken verantwoordelijken van FIT en een aantal externe deskundigen waaronder bedrijven en/of sectorfederaties en professionelen uit de event/beurssector. Elk jurylid mag voor zichzelf bepalen of hij zelf beslist over de punten of zijn achterban wenst te betrekken bij zijn jurering. Het gewicht van een jurylid in de totale beoordeling wordt hierdoor niet beïnvloed. In het geval een jurylid zijn achterban laat meestemmen, is hij/zij vrij om dit naar best vermogen te organiseren. Voor elk criterium dient een beoordeling te worden gegeven. De totale score per jurylid bestaat uit de som van de scores van de afzonderlijke criteria. De inzendingen worden beoordeeld volgens de criteria vermeld onder 11 en rekening houdend met de doelstelling en de algemene briefing. De 3 deelnemers met de hoogste totale score zijn laureaat. Het jurycomité behoudt zich het recht voor om nog twee andere extra laureaten aan te duiden voor deelname aan fase 2 op basis van een aantal sterke punten in hun project. De uitspraak van de jury is onherroepelijk en bindend. Fase 2: Alle deelnemers starten opnieuw met nul punten. De jury zal bestaan uit een selecte groep van betrokken verantwoordelijken van FIT en een aantal externe deskundigen waaronder bedrijven en/of sectorfederaties en professionelen uit de event/beurssector onder het voorzitterschap van Mevrouw Claire Tillekaerts, CEO van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen. De deelnemer met de hoogste totale score is winnaar op voorwaarde dat voor elk van de drie eerste criteria afzonderlijk, minimum 30% (van de punten) wordt behaald. De jury van fase 2 behoudt zich het recht voor een tweede winnaar aan te duiden indien zou blijken dat ofwel twee projecten zeer gelijkwaardig zijn, of dat twee projecten aanvullend zijn en de jury ervan overtuigd is dat zij samen het beeld van het ondernemende Vlaanderen nog sterker zullen maken.