vzw TV WESTHOEK een vereniging met heel boeiende taken

Transcriptie

1 TV WESTHOEK vzw TV WESTHOEK een vereniging met heel boeiende taken De organisatie van de vzw omvat vele taken. Het gaat bij onze internet-televisie immers niet alleen om filmpjes maken en op een site plaatsen. De werking van de vzw is uitgebreid, en iedereen die zich geroepen voelt deel uit te maken van een tof televisie-gebeuren kan zijn steentje bijdragen tot een succes van onze internetzender. Sommige taken vragen specifieke vaardigheden, andere minder. Maar voor elke deeltak geldt: een goede inzet leidt tot resultaat. TV WESTHOEK is een vzw. We doen beroep op jouw engagement. Taken kunnen evenwel ondersteund worden met een onkostenvergoeding en/of vergoeding van de verplaatsingskosten. Dit wordt telkens vooraf goed besproken en vastgelegd. De uitzonderingen zijn de commerciële inspanningen. Hierbij wordt een commissie voorzien, in functie van de resultaten en via een commissienota aan de zelfstandige medewerkers (in hoofd- of bijberoep. De diverse taken worden door het bestuur van de vzw gecoördineerd. Om een goede communicatie te onderhouden wordt maandelijks overleg gepleegd met alle medewerkers. Bij een natje (en ook wel een droogje) worden alle uitgevoerde taken en uit te voeren taken besproken en gepland. Precieze locatie en datum leggen we nog in gezamenlijk overleg met zijn allen vast. Iedere taak is bijzonder waardevol voor de internetzender. Elke taak vormt een tandwieltje het geheel. Zo werkt elk een stukje mee aan het maken van een sterke internetzender. In een bijgaand document de internetzender TV WESTHOEK wordt de volledige werking en de doelstellingen van de televisiezender uitgelegd. U merkt ook op die manier waar uw inzet past in het geheel. Bepaalde taken zijn reeds ingevuld, zie ook bijgevoegd schema. In dit schema kun je trouwens ook jouw keuze(s) invullen. Voor vragen contacteer je Patrick ( 0476/ ). Bekijk ook je persoonlijke statuut. Ontvang je een vervangingsinkomen, dan kan het belangrijk zijn een aanvraag te doen aan de betreffende instantie. Ben je een zelfstandige, ga dan na of de taak van je voorkeur niet samenloopt met je zelfstandig statuut. Wederom: bij vragen contact Patrick. Het is duidelijk: waar hij staat kan ook zij komen. Bovendien merk je op het schema dat een Bepaalde taak gedragen kan worden door meer dan één persoon. In de toekomst komen er wellicht nog taken bij. Bijvoorbeeld: als we over een eigen lokaal beschikken zal dit ook nog diverse zaken met zich meebrengen. Maar: first things first.

2 1. Ondersteunende taken Rond het ganse gebeuren van de internetzender zijn er een aantal niet-filmische taken, zonder dewelke het resultaat nihil zou zijn. Bepaalde taken sluiten sterk aan bij het televisiegebeuren, andere liggen er wat verder van af, maar zijn daarom niet minder belangrijk Beheer van de adressenbestanden Via allerlei kanalen komen we bij TV WESTHOEK aan (post)adressen en adressen. Wij staan natuurlijk op de perslijsten en zo sturen veel gemeenten, organisatoren, verenigingen mails met informatie van hun activiteiten en uitnodigingen. Wanneer iemand ons een mail stuurt met de andere geadresseerden in CC en niet in BCC hebben we ook inzage in die adressen. We beschikken ondertussen ook over veel folders, flyers, en zo meer. Dit is een rijke bron aan adressen. In (gratis) week- en dagbladen vinden we veel informatie, waar tevens één of meer adressen bij horen. Waarom hebben we adressen nodig? (a) De adressen ontvangen allemaal onze tweewekelijkse nieuwsbrief. We hadden tot nu toe zo'n 3000 adressen, er komen er wekelijks nog bij. TV WESTHOEK beschikt over een speciale module om een nieuwsbrief digitaal te sturen naar dit groot adressenbestand. (b) De adressen zijn zeer waardevol voor de prospectie naar handelszaken, bedrijven, verenigingen, organisatoren, enzovoort, die kunnen intekenen voor een van onze formats: publireportage op schema, publireportage op maat, verenigingsfilm., plaatsing pancartes na video's. (c) De derde pijler van de internet-televisie is de verspreiding naar externe (portaal)sites, onder de term videoseeding. Het adressenbestand is een instant klare bron om de juiste groep aan geïnteresseerden te selecteren. Het adressenbestand staat op een plaats in the cloud. Zo kan iedereen die er nood aan heeft deze raadplegen voor de uitvoering van zijn taak Subsidiespeurder TV WESTHOEK is een vzw, met een duidelijk maatschappelijke doelstelling. Het ligt dan voor de hand dat de vereniging beroep zou moeten kunnen doen op werkingssubsidies en projectsubsidies. De subsidiespeurder gaat op zoek naar welke instanties welke projecten kunnen steunen. Hij maakt het aanvraagdossier in orde, conform de voorwaarden van de subsidies en de doelstellingen van de vzw. Hij volgt tevens de opmerkingen en/of goedkeuring van de subsidieverstrekker op en houdt de bedragen van subsidiëring versus eigen return in het oog Opmaak en versturen tweewekelijkse nieuwsbrieven TV WESTHOEK stuurt vanaf januari 2014 veertiendaags een nieuwsbrief naar al zijn contacten. TV WESTHOEK beschikt hiervoor over een sterke module die duizenden nieuwsbrieven in één keer kan sturen. TV WESTHOEK beschikt tevens over enkele duizenden adressen. De module bevat een software waarin de nieuwsbrief kan worden opgemaakt. Er kan tekst, foto's,

3 banners, links en dergelijke worden ingevoegd. De medewerker nieuwsbrieven ontvangt uit diverse richtingen (eindmontage videoreportages, planning reportages, commeciële medewerkers) het materiaal ( tekst, foto's, invoegcodes,..) om netjes in de nieuwsbrief te plaatsen. Dit gaat onder andere over de aankondiging van de gerealiseerde videoproducties. Maar ook de aankondiging van nog te realiseren reportages en presentaties. In de nieuwsbrief komt ook de wedstrijden en speciale acties Mails sturen ifv videoseeding voor een specifieke reportage Een van de pijlers van TV WESTHOEK is het verspreiden van de reportages, videopresentaties en documentaires naar alle externe sites die mogelijks betrokken of geïnteresseerd zijn in deze videoproducties. In een mail wordt meegedeeld dat we de reportage/presentatie/documentaire hebben gemaakt en op onze site hebben geplaatst. Tevens wordt vermeld dat deze met de invoegcode kosteloos en zonder verplichting kan overgenomen worden op hun websites, in hun sociale media en in hun nieuwsbrieven. Onze logo, bovenaan in beeld is een rechtstreekse promotie voor onze internetzender. We beschikken over een uitgebreid adressenbestand, waarin door de rubricering de gepaste adressen kunnen worden uitgeplukt. We opteren voorlopig om de videoseeding zoals hierboven beschreven te maken via de klassieke mailing. Het is belangrijk dat de videoseeding vrij snel volgt na de afwerking en plaatsing van de videoproductie. 1.5.Plaatsing van de animatiebanners bovenaan de website Op de website bovenaan staat een reeks van niet aanklikbare banners. Die fungeren ietwat als een lichtkrant. De partners AAA, AA en A verschijnen daar continu. We bieden een plaats in die banner ook aan handelszaken, organisatoren enz. De beheerder van de animatiebanner houdt het schema bij, welke banners in die week moeten worden geplaatst en hun volgorde. De losse banners worden aangeleverd vanuit de creatieve cel. Enkele banners zijn reeds enige tijd vooraf gemaakt, andere worden vers aangeleverd. De beheerder kan deze banners aaneen lassen en plaatst die tevens op de website Verzorgen van de uitgaande facturatie vzw De vzw moet inderdaad ook inkomsten genereren. Vereniging Zonder Winstdoel betekent immers dat de uitgaven vlot gedekt worden door inkomsten. Daarom zal de vzw prestaties factureren aan zijn 'klanten'. Gemeenten, organisaties,.. betalen voor het realiseren van reportages en aankondigfilms. De VZW stuurt ook een factuur voor de aanbrengen van de commerciële producties naar de videoproductiehuizen die de opdracht mochten uitvoeren. De VZW factureert ook de plaatsing van de commerciële pancartes naar de handelszaken en bedrijven. De taak bestaat erin alle getekende overeenkomsten bij te houden, de uitgevoerde opdrachten op te lijsten en te factureren bij afwerking.

4 1.7. Opvolging betalingen Alhoewel het meestal gaat om betrouwbare partners die reportages en dergelijk aanvragen, is het van levensbelang dat de openstaande facturen accuraat worden opgevolgd. Achterstallige betalingen zijn hoedanook zeer nadelig voor de vlotte werking van de vzw. Een vrijwilliger volgt dit nauwgezet op Opmaken R.K.V. nota's voor vrijwilligers en commissienota's commerciële resultaten Zoals vermeld worden zgn. kleine vergoedingen voorzien voor de vrijwilligers volgens voorafgaande afspraak. Voor sommigen komen daar forfaitaire verplaatsingsvergoedingen bij. Er moeten dus precieze commissienota's gemaakt worden op basis van de vaste regelingen en op basis van de opnamefiches. Het tekenen van een bestelbon voor een commerciële productie leidt tot het toekennen van een commissie, betaling door de klant leidt tot de uitbetaling van de commissie. De medewerker hiervoor verantwoordelijk verzorgt het overleg tussen de commerciële krachten, de videostudio en de boekhouding. 1.9.Prospectieve mails naar verenigingen TV WESTHOEK krijgt de vraag van verenigingen om hun initiatief via de internetzender bekend te maken. Zelf gaan we ook op zoek naar verenigingen, die zouden kunnen geïnteresseerd zijn. We bieden hen de formule van de pancartes achteraan de video. Ofwel staan zijn zelf in voor de verkoop bij hun contacten, sympathisanten, huisleveranciers, Ofwel geven ze leads door, zodat een commerciële medewerker van TV WESTHOEK kunnen aangesproken worden. Ze kunnen er evenwel ook voor kiezen géén publiciteit op hun videopresentatie te plaatsen, ze betalen dan zelf de volledige kosten aan de vzw. Omdat TV WESTHOEK niet btw-plichtig is, is ons aanbod zeer interessant voor particulieren, feitelijke verenigingen en vzw's die niet over een BTW-nummer beschikken (en dus geen BTW kunnen recupereren). Om de uitvoering van de pancartes en van de videopresentaties zinvol te laten verlopen, werken we met 'acties', waarbij verenigingen en initiatieven van gelijke aard worden aangeschreven ( via mail). De medewerker voor deze prospectie kan hiervoor volop beroep doen op het adressenbestand (post en mail) waarover TV WESTHOEK beschikt Doorlopend beheer van de spandoeken De VZW beschikt vanaf begin 2014 over vijftig spandoeken (met publiciteit van de AAA en AA partners). Het is de bedoeling dat de spandoeken opgehangen worden op de evenementen waar TV WESTHOEK een reportage zal maken. Daarnaast willen we ook een engagement vragen van o.a. de achttien gemeenten om op aantrekkelijke plaatsen de spandoeken vast of tijdelijk op te hangen. De beheerder van de spandoeken maakt een duidelijk overzicht welke spandoeken op vaste locaties zullen hangen, welke spandoeken moeten opgehangen worden bij evenementen (per tijdstip en per locatie) voor evenementen waar TV WESTHOEK aan het werk zal zijn en welke spandoeken losweg ter beschikking worden gesteld voor tijdelijke ophanging op andere activiteiten.

5 De beheerder van de spandoeken bekijkt wie van de gemeente/organisator/... de spandoeken zal komen ophalen en terugbrengen op een afgesproken adres en tijdstip (bij iemand van de vzw). De beheerder bekijkt wie van de confraters bij de vzw de spandoeken kan brengen én ophalen op een specifieke activiteit. De vijftig spandoeken dragen publiciteit van de AAA en AA partners. Het is dus belangrijk dat de verspreiding maximaal is en dat er duidelijk aan de partners kan meegedeeld worden waar en wanneer de spandoeken voor het publiek zichtbaar waren.

6 2. Contacten i.f.v. aanvragen reportages 2.1. Contacten met de gemeenten De achttien gemeenten kunnen reportages laten maken van de evenementen die zijn organiseren of waar ze hun medewerking aan verlenen. In verhouding tot hun aantal inwoners krijgen ze een aantal reportages (tussen twee en vijf per jaar) gratis. Er is een verdeling opgemaakt, zoadat er 51 gratis reportages zijn. Buiten dit aanbod zijn hun reportages betalend. Om de opname van de reportages vlot te laten verlopen is een opnamefiche gemaakt: waar gaat het door, wie kan ter plaatse een kort interview geven, waar kan er geparkeerd worden,.. allemaal praktische afspraken, zodat de cameraman vlot aan de slag kan. Om een goede werking te hebben wordt hiervoor het principe van één contact aan beide zijden geïnstalleerd. Er is één medewerker van TV WESTHOEK die met de respectievelijke 18 gemeenten overlegt, telkens via één persoon aangeduid binnen de gemeenten. Dit zal wellicht de schepen of de medewerker communicatie zijn, het kan ook schepen of hoofd toerisme of dergelijke zijn. De medewerker gaat op eerst overleggen met de medewerkers en verantwoordelijken op diverse niveaus in de 18 gemeenten. De formule voor de gratis reportages wordt uitgelegd. Tezelfdertijd wordt gesproken over de uitbreiding naar meer (betalende) reportages. Er wordt aangestuurd op één contactpersoon bij elke gemeente voor alle communicatie. Het lijkt interessant en logisch dat de medewerker de gemeenten, ook de eerste bezoeken doet. Men plakt op die manier een gezicht op TV WESTHOEK. Verdere activiteiten, zoals het onderhouden van de activiteiten kan van thuis uit en over mail Contacten met allerlei organisaties voor de opname van hun evenement. TV WESTHOEK maakt ook reportages van en voor diverse organisaties. Er is een prijs hiervoor vastgelegd, maar de organisator kan tevens zijn eigen sponsors plaatsen op pancartes achteraan de video. De vereniging krijgt ruimte voor publiciteit op vier pancartes gedurende drie secondes, achteraan de video. Deze pancartes zijn 1280x720 pixels (640x 360 op de videosite). Ze worden door de organisator 'verkocht' aan de prijs die ze zelf willen. TV WESTHOEK moet niets krijgen van deze opbrengsten. TV WESTHOEK factureert naast de prijs van de reportage een vast bedrag voor de volledige opmaak van de vier pancartes en de verwerking in de videoreportage.

7 3. Commerciële inspanningen De vzw heeft nood aan inkomsten. Er zijn enerzijds de betalende reportages, waarbij de aanvragen zonder commerciële inspanning binnenkomen. Er zijn ook de subsidies die de subsidiespeurder kan binnenhalen. De VZW verkoopt ook publicitaire reportages en formats. De realisatie wordt doorgeschoven naar externe videoproductiehuizen, maar de vzw ontvangt inkomsten voor de plaatsing en de verspreiding van de videopresentatie. De verkoper van de commerciële functie is een zelfstandige (in hoofd- of bijberoep) en ontvangt een commissieloon Verkoop video op schema TV WESTHOEK biedt handelszaken en bedrijven de mogelijkheid om deel te nemen aan een reeks reportages die de sterke toeristische, culturele, culinaire aspecten van de Westhoek laten zien. De format is sterk omdat de video's bekeken worden tot over gans Vlaanderen en verder. Bovendien kan de deelnemende zaak de groepsvideo ook gebruiken voor eigen promotie. TV WESTHOEK heeft commerciële krachten nodig die deze formules kunnen aanbieden in winkels, restaurants, logies, bedrijven, telkens aansluitend op het thema van de uitzending. Een paar voorbeelden: Valentijn in de Westhoek, lekker eten aan de Westkust, logeren in de rustige Westhoek,... De deelname is duidelijk omschreven (hoeveel opnametijd, duur afgewerkte video,..) en de prijs is vastgelegd, zodat het verkoopgesprek vlot verloopt Verkoop video op maat Een commerciële medewerker kan aan de handelszaak of het bedrijf ook eigen videopresentaties voorstellen. Deze video wordt volledige op maat gemaakt en het budget is dan ook projectgebonden. De verkoper krijgt een duidelijk schema mee voor de preproductie, de productie, de postproductie en de aflevering mee, zodat hij bij het verkoopgesprek de offerte zelf kan opmaken en overhandigen. De verkoper volgt tevens het ganse project op in al zijn stappen qua uitvoering Voorstel en uitleg en verkoop pancartes TV WESTHOEK kan een video-podium bieden aan verenigingen, zoals fanfares, dansgroepen, sportverenigingen, koren, jeugdclubs en nog veel meer. Ook particulier initiatieven zoals popgroepen en andere kunnen in aanmerking komen. De medewerker van de vzw prospecteert deze verenigingen via een mail. Hij bezoekt de verantwoordelijke van de vereniging uit voor een eerste gesprek, waarin de formules van sponsoring door pancartes wordt uitgelegd.. De vereniging kan zelf zijn publiciteit werven die TV WESTHOEK dan op pancartes achteraan de video plaatst. Of de vereniging geeft de verkoper een aantal leads die hij dan kan aanspreken voor

8 de publiciteit. Ofwel kiest de verenging ervoor om helemaal geen publiciteit te plaatsen? En dus de kosten voor de video zelf te dragen. De verkoper zal de. formules voorleggen, de verkoop van de pancartes uitvoeren of helpen organiseren Hij volgt de dossiers van de verenigingen op, geïnteresseerd zijn in hun eigen videopresentatie. Hij kan tevens aankondigingsfilms voorstellen ( voor komende evenementen) of een combinatie van beide formats Partners AAA AA A werven TV WESTHOEK biedt een grote tot zeer grote visibiliteit voor bedrijven en handelszaken die zich engageren tot partners van TV WESTHOEK. De formules AAA, AA en A zijn duidelijk beschreven in het dossier partnerschap. Het partnerschap omvat niet direct de realisatie van video's, zodat er geen beroep moet gedaan op externe videoproductiehuizen. De partners betalen rechtstreeks aan de vzw. Hun bijdrage zal ingezet worden voor de gratis reportages bij gemeenten en voor het aanvullen van het saldo bij gedeeltelijke (procentuele) subsidiëring.

9 4. Een team van cameramensen TV WESTHOEK doet beroep op een aantal cameramensen. Ze zijn vrijwilligers en ontvangen een correcte vergoeding ( R.K.V.) en hun verplaatsingskosten. Ze worden ingezet voor de opname van reportages van evenementen van gemeenten en ook van andere organisaties. Ze worden ingezet voor delen uit de verenigingsfilms TV WESTHOEK geeft een doorgedreven begeleiding voor de cameratechnieken, journalistieke formats en zo meer. 5. Een creatieve cel Enkele creatieve krachten maken diverse media die gebruikt worden op de televisiezender. Ze zijn medewerkers die enkele digitale technieken onder de knie hebben of deze willen aanleren en verder uitbouwen Opmaak animatiebanners bovenaan de animatiebanner bovenaan de website van TV WESTHOEK is een soort lichtkrant, waar de ene animatie de andere opvolgt. Creatie medewerkers ontvangen het bronmateriaal om de onderdelen, de concrete animaties te maken. Ze doen dit met Flash of met After Effects. Ze sturen hun 'losse' animaties door naar de beheerder van de animatiebanners zie ze zal aaneen lassen per week en plaatsen op de website bovenaan. Wie de vermelde software (nog) niet volop beheerst kan toch al aan de slag ( en ondertussen heel wat bijleren) aanmaak intro's en dergelijke voor de diverse formats Echte creatieveling kunnen zich binnen TV WESTHOEK helemaal uitleven in het maken van intro's, bumpers en outro's voor de diverse documentaires, reeksen met presentaties van verenigingen en 5.3. Aanmaak 2D/3D voor documentaires. Omdat verscheidene documentaires op TV WESTHOEK over historische feiten gaan (bv. Eerste Wereldoorlog) of refereren naar vroeger, worden er animaties en remakes gemaakt in 2D/3D. In ploeg worden deze stap voor stap uitgewerkt. Wie al wat digitaal ontwerp in de vingers heeft, komt hier volop aan zijn trekken. 6. Iets speciaals: documentaire research en redactie Het maken van de reportages, de verenigingsfilms, de commerciële films vormt voor de huidige ploeg geen probleem. TV WESTHOEK heeft wel nood aan ondersteuning voor de historische en andere documentaires.

10 Elke input naar teksten, elke aanbreng van fotomateriaal en naar eventueel filmmateriaal zal sterk bijdragen tot het welslagen binnen de ganse ploeg. Besluit: In dit document wordt een overzicht gegeven van de diverse taken die een vrijwilliger of een zelfstandige kan opnemen om van TV WESTHOEK een succes te maken. Ongetwijfeld zit er in dit pakket iets wat u kan aanspreken. TV WESTHOEK is een groots verhaal maar de opsplitsing in deze diverse deeltaken, zorgt ervoor dat elk die er een beetje tijd wil insteken en wat energie mee doet. De individuele taken sluiten naadloos op elkaar aan zodat we binnenkort van een echt TV WESTHOEK-team mogen spreken. Maak je selectie en geeft via mail door wat je interesseert. Bij de minste vraag of onduidelijkheid laat niet na Patrick te contacteren (info@tvwesthoek.be of 0476/ ). De Westhoek heeft nu zijn eigen 'televisie', waarbij niet alleen gemikt wordt op een publiek binnen de achttien gemeenten van de Westhoek, maar ook over gans Vlaanderen.. en verder. Wil je ook deel worden van dit mooi televisieverhaal?