Risicomanagement. Risicoanalyse en beheersing Samenwerkingsverband Passend onderwijs PO Eindhoven (PO3007)

Transcriptie

1 Risicomanagement Risicoanalyse en beheersing Samenwerkingsverband Passend onderwijs PO Eindhoven (PO3007) Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 1 van 8

2 Inleiding In deze notitie Risicomanagement hebben we een inventarisatie gemaakt van risico s voor het Samenwerkingsverband en de aan het samenwerkingsverband gerelateerde schoolbesturen. Er is immers een financiële verbondenheid tussen het en de aangesloten schoolbesturen. Besturingsfilosofie Voor het Samenwerkingsverband ligt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het onderwijs en de uitvoering van passend onderwijs ten principale bij de schoolbesturen. Het kiest er voor de schoolbesturen financieel optimaal te faciliteren, zodat alle scholen een steeds hoger niveau van basisondersteuning kunnen bieden aan kinderen. Dit betekent dat het bestuur van het het ondersteuningsbudget dat resteert na aftrek van de ondersteuningsmiddelen voor de leerlingen in het SBO en SO en na aftrek van de kosten voor overhead en organisatie, jaarlijks beschikbaar stelt aan de schoolbesturen. De verdeling van dit budget vindt plaats op basis van het aantal leerlingen per schoolbestuur in het basisonderwijs. Doelen Passend onderwijs Eindhoven De doelen heeft het Samenwerkingsverband beschreven in het Ondersteuningsplan Passend onderwijs PO Eindhoven. Een hoog niveau van basisondersteuning zodat zoveel mogelijk kinderen met een ondersteuningsvraag binnen de basisondersteuning geholpen worden, tenzij de ondersteuningsbehoefte van het kind een verwijzing naar SBO of SO vraagt. Ondersteuningsmiddelen zijn zoveel mogelijk beschikbaar voor het primaire proces. Een passende plek in het onderwijs voor ieder kind uit het. Het is doelmatig efficiënt ingericht met een beperkte overhead. Risicomanagement en - analyse Een risico is een onzeker voorval dat consequenties kan hebben voor het bereiken van de doelen van het Samenwerkingsverband of de continuïteit van het Samenwerkingsverband bedreigt. Doel van risicomanagement is risico s te inventariseren en zo veel mogelijk te beheersen. In deze notitie gaan we in op financiële risico s vanuit de begroting en bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband; baten, verplichte afdrachten en voorgenomen activiteiten. Tevens gaan we in op realisatierisico s die voortvloeien uit de door het samenwerkingsverband geformuleerde beleid en de uitvoering hiervan. Risicoanalyse is mede een onderbouwing voor de hoogte van de door het bestuur vastgestelde financiële buffer. Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 2 van 8

3 Samenvatting Het Samenwerkingsverband heeft te maken met een lichte krimp in het leerlingenaantal. Hiermee is rekening gehouden in de meerjarenbegroting. Door de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het onderwijs en de uitvoering van passend onderwijs ten principale bij de schoolbesturen te leggen loopt het risico s op het gebied van verantwoording (rechtmatige en doelmatige inzet middelen). Het samenwerkingsverband tracht dit risico zoveel als mogelijk te beperken door de uitgebreide jaarmonitor, hierin wordt een financieel verantwoordingsmodel opgenomen waarmee schoolbesturen de besteding van de ontvangen ondersteuningsmiddelen kunnen specificeren en verantwoorden. Het samenwerkingsverband heeft te maken met een negatieve verevening ondersteuningsmiddelen. Het saldo dat onder de schoolbesturen verdeeld wordt daalt van 6.799,351,- (2017) naar circa in 2021 (een daling van ,-). Hiermee is rekening gehouden in de meerjarenbegroting. Het samenwerkingsverband loopt hierop geen risico. Het samenwerkingsverband monitort aan de hand van gegevens aangeleverd door scholen (jaarmonitor) en gegevens vanuit OCW (o.a. Kijkglas) continue de leerlingenstromen. Met gebruikmaking van deze monitorgegevens komt het met een onderbouwde risicoanalyse waarbij risico s ook op schoolbestuursniveau uitgewerkt worden. Stijging in het verwijzingspercentage, de verevening en de toepassing van het bonus/malus systeem kunnen op schoolbestuursniveau een risico inhouden. Er is een lichte stijging in het aantal verwijzingen naar SBO en SO. Dit leidt tot een grotere afdracht aan de S(B)O scholen. Hiermee is in de meerjarenbegroting rekening gehouden. In de meerjarenbegroting wordt geanticipeerd op een daling plaatsen S(B)O. Indien deze uitblijft, lopen de aangesloten BaO-schoolbesturen risico (zeker in relatie met de negatieve verevening). Voor de continuïteit van het bestuur en bureau (bezetting, huisvesting en personele frictie) van het samenwerkingsverband én als liquiditeitsbuffer heeft het samenwerkingsverband gereserveerd. Om te voorkomen dat leerlingen (via onder-instroom en horizontale instroom verhuizing) moeilijk plaatsbaar zijn heeft het samenwerkingsverband een regeling risicoleerling ingesteld. Dit werkt goed Mogelijke redenen voor hogere aantallen S(B)O en hogere uitgaven kunnen zijn: Groei door meer verwijzingen naar SBO en SO vanuit de reguliere basisscholen; Groei door stijging aantal collectieve risicoleerlingen ; Groei vanuit voorschool (directe instroom); Groei omdat leerlingen met volledige vrijstelling 5a of uit de jeugdzorg (die niet in beeld zijn), een plek vinden binnen het funderend onderwijs (directe instroom); Groei in de afgifte categorie TLV Midden en Hoog. Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 3 van 8

4 Inhoudelijk maken de aangesloten schoolbesturen binnen het collectief van ons samenwerkingsverband beleid met als doelen: Niveau basisondersteuning BaO en ondersteuning SBO verhogen; Sturing op minder verwijzingen; Stimuleren actieve terugplaatsing SO-BaO, SO-SBO en SBO-BaO via herindicatieprocedure; Vanuit stepping-care bekleed het SBO een positie tussen BaO en SBO. Nadrukkelijke beleidskeuze Mogelijk inrichten voorportaal om regie te kunnen voeren op instroom en terugstroom (op- en afschalen). Sturing op minder directe (onder) instroom, vanuit jeugdzorg en vanuit residentiele instellingen S(B)O; Conclusie van deze risicoanalyse is dat als financiële buffer voldoende is om fricties in personeel en continuïteit af te dekken. Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 4 van 8

5 Risico Analyse Bij de analyse van risico s langs de lijn van de begroting is afgewogen of het een risico is voor het. Door het financiële verdeelmodel van het samenwerkingsverband, hebben begrotingsrisico s hun weerslag op de verdeling van de middelen en ontstaan hiermee dus mogelijk ook risico s voor de aangesloten schoolbesturen. Tevens kijken naar risico s naar aanleiding van beleidskeuzes, dan zijn dit met name risico s in de te behalen (inhoudelijke) doelen van het Samenwerkingsverband. Baten Krimp leerlingaantal. (Wijziging overheidsbekostiging wordt steeds tijdig aangekondigd en zal conform in meerjarenbegroting worden opgenomen.) voor Midden risico aangesloten BaO-besturen Zeker De leerlingprognose (lichte krimp) is opgenomen in begroting. Leerlingprognose / marktaandeel opnemen in begroting. Continuïteit bureau (overhead): Het aantal SBO- en SO-leerlingen op teldatum en/of peildatum is (onverwacht) zo hoog dat het de kosten van de overhead niet kan betalen. Vervangingskosten ziekte/uitval personeel en personele frictie bureau. voor besturen heeft bufferliquiditeit gesteld: jaarlijkse huisvesting; bedrijfsvoering; volledige vervanging van bureaupersoneel; ook voldoende voor frictie opvang. Indien baten overheid onvoldoende zijn, kan en zal het tekort verhalen op de schoolbesturen. Continuïteit bestuurlijk functioneren: Onkosten bestuur en fee bestuursleden. Bestuur wordt niet behoorlijk gecontroleerd. Bestuur functioneert niet goed c.q. is niet slagvaardig. Midden risico Aanwezig heeft bufferliquiditeit gesteld: bestuurskosten. Scheiding toezicht (ALV) is geregeld. Bestuur hanteert Code Goed bestuur. Bestuurders handelen in gezamenlijk belang en zoeken actief naar afstemming en samenwerking. Monitor bedrijfsvoering: Het hanteert geen of slecht systeem voor monitoring financiële bedrijfsvoering en kwaliteitszorg. Nihil Financiële en doelmatige jaarmonitor is in gebruik en afgestemd op inspectiecriteria. Schoolbesturen leggen verantwoording af over besteding middelen. Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 5 van 8

6 Verplichte afdracht S(B)O: Het aantal SBO- en SO-leerlingen op teldatum (okt.) en groeidatum (feb.) is gelijk of hoger dan verwacht. Bij een blijvend hoog percentage deelname kan zelfs een directe korting op de lumpsum van de schoolbesturen aan de orde zijn (verwijzer betaalt). Hoog risico voor Niet behalen doelen heeft regeling risicoleerling ingesteld om bepaalde kosten collectief te nemen. Voor leerlingen met zowel onderwijs- als zorgvragen gestructureerd overleg met de gemeenten voeren over OZA (grijs gebied). (Tevens kan een risico zijn dat bij actieve onttrekking van leerlingen uit de (jeugdzorg) dagbehandeling dat daarmee het % SO in de zware categorieën kan stijgen.) voor aangesloten BaO-besturen (m.n. eenpit) Schoolbesturen monitoren hun verwijzingen en maken passende beleidskeuzes en plegen reserveringen. Niveau basisondersteuning BaO en ondersteuning SBO verhogen. Sturing op minder verwijzingen Sturing op actieve herindicaties S(B)O om terugplaatsing te bevorderen. Mogelijk inrichten voorportalen om regie te kunnen voeren op instroom en terugstroom (op- en afschalen). Verplichte afdracht Bonus-malus S(B)O: Schoolbesturen betalen na verdeling middelen via het schoolmodel de eigen verwijzingen naar S(B)O. Midden risico besturen Aanwezig Aanwezig Dossieranalyse /school. Jaarmonitor Schoolbesturen monitoren hun verwijzingen en maken passende beleidskeuzes en plegen reserveringen Problemen bij aanmelding/inschrijving leerlingen. heeft beleid solidariteit bij risicoleerlingen. besturen Aanwezig Calculerend gedrag in de hand werken: pot risico leerlingen wordt steeds groter omdat BaO-scholen omweg gebruiken om financiële redenen: Verwijzingen naar SO via residentiele instellingen vallen onder solidariteit. Verwijzing van SBO naar SO vallen onder solidariteit. Verwijzing vanuit voorschool (ook MKD) naar S(B)O vallen onder solidariteit. besturen Analyse van schoolverloop van residentiele leerlingen en leerlingen die via MKD, SBO naar SO worden verwezen. Positie SBO in stepped-care model nader definiëren; kan nu leiden tot getrapte SO verwijzing. Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 6 van 8

7 Verplichte afdracht SO residentieel: Het heeft geen grip op residentieel geplaatste leerlingen. Dit is met name een risico op de peildata. Elk BaO-bestuur betaalt naar rato van het leerlingaantal een percentage van de bekostiging residentiele leerlingen. Hoog risico voor m.n. kleinere aangesloten BaO-besturen Redelijk Redelijk Kijkglazen (DUO) benutten. En bij twijfel residentiele partners aanspreken. Met scholen die residentiële leerlingen plaatsen afspraken maken over levering van maandelijkse informatieve overzichten (incl. prognose). Schoolbesturen ontvangen op basis van het aantal leerlingen per schoolbestuur middelen voor het realiseren van (verhogen van de) basisondersteuning plus het bieden van extra ondersteuning. Continuïteit Basis- en extra ondersteuning: Na afdracht voor de leerlingen in het SBO en SO en na aftrek van de kosten voor overhead/organisatie zijn er onvoldoende middelen beschikbaar. Leerlingen komen tekort. Midden risico : Realisatie doelen voor kleine schoolbesturen Risico s op niveau van een individueel schoolbestuur zijn altijd -breed bespreekbaar. Continuïteit verevening: Het PO Eindhoven heeft tot en met 2021 nog te maken met een negatieve verevening van 1.6 miljoen (tussen 2017 en 2021). Bij gelijkblijvende verwijzingspercentages, zal dit betekenen dat er gaandeweg minder zware ondersteuningsmiddelen te verdelen zijn. Hoog risico voor : Niet behalen doelen Hoog risico voor de aangesloten BaO-besturen op verminderde realisatie extra ondersteuning op de scholen Sturing op directe (onder) instroom. Schoolbesturen monitoren hun verwijzingen en maken passende beleidskeuzes en plegen reserveringen. Niveau basisondersteuning BaO en ondersteuning SBO verhogen. Sturing op minder verwijzingen. Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 7 van 8

8 De Wettelijke kaders: WPO vormen het ambitieniveau van het. Een te strakke hantering van dit uitgangspunt (vertraagde wetgeving) kan mogelijke praktijkproblemen en initiatieven in het kader van organiseren van Passend onderwijs in de weg staan. Partners houden zich te strak aan de wettelijke kaders en denken niet meer out of the box. Hoog risico (doelrealisatie) De wetgeving loopt altijd achter op praktijkproblematiek; daarom elkaar meer aanspreken op samenwerking (autonomie versus afstemming, verbinding en samenwerking). Bruggen bouwen tussen de peilers van het schoolmodel. Creëren nieuwe arrangementen. Recht- en Doelmatigheid: Er zijn geen duidelijke prestatieafspraken gemaakt. Het heeft geen zicht op doelmatige inzet van deze middelen en kan het hier in het Jaarverslag geen verantwoording over afleggen. Hier liggen ook risico s die mogelijk effecten hebben op groei SO en SBO plaatsen. Geen Geen Schoolbesturen leggen verantwoording af over besteding middelen. en schoolbesturen maken binnen allocatie middelen via schoolmodel afspraken over verantwoording. Het gaat dan om afspraken over gestelde doelen, bereikte resultaten, effect op doorontwikkeling van de basisondersteuning en realisatie extra ondersteuning. Wijziging Beleid financiële allocatie: Het hanteert een bonus-malus systeem waarbij de verwijzende school betaalt voor de S(B)O-plaatsing. Het kan het beleid veranderen en overgaan tot een volledig solidariteitsprincipe. Midden Risico voor sommige schoolbesturen Verandering van beleid in het ondersteuningsplan, kan alleen met goedkeuring/vaststelling bestuur, ALV en OPR. Wijziging Beleid groeiregeling: Het hanteert een ruime groeiregeling voor onze S(B)O plaatsen (volledige materiële en personele basis- en ondersteuningsbekostiging). Laag Risico voor SO- en SBObesturen Verandering van beleid in het ondersteuningsplan, kan alleen met goedkeuring/vaststelling bestuur, ALV en OPR. Verandering betekent relatief weinig voor bekostiging S(B)O.. Risicoanalyse Passend onderwijs PO Eindhoven, 25 maart 2017 definitieve versie Pagina 8 van 8